В большинстве дипломатических служб единственный сотрудник
(заместитель главы миссии) несет ответственность за координирование
политической и экономической деятельности миссии и все оплошности
администрации миссии. Он (или она) обеспечивает правильное координирование
работы различных отделов представительства; правильную организацию и состав
персонала; надежное и должное использование коммуникаций и зданий миссии.
Обеспечение благоустройства персонала является отдельным вопросом, и это важно,
так как, например, начинающие сотрудники миссии и те, которые не являются
членами дипломатического персонала, могут ощущать себя одинокими, что имеет
отрицательные последствия.
Одна из наиболее важных обязанностей администрации — сбор и обновление материалов по всем
местным вопросам, которые могут быть необходимы главе миссии или члену ее
персонала.
Такие материалы обычно включают:
(a) сведения о структуре Министерства
иностранных дел принимающего государства и любого другого ведомства или
учреждения, с которым имеет дело миссия; какими вопросами занимается каждое
подразделение; как получить интервью и к кому обратиться (или кого избегать);
(b) краткие сообщения о последних
событиях в стране пребывания;
Коммерческий и экономический отделы
(c) должностной
доклад, касающийся местных вопросов, важных для членов персонала: медицинские,
стоматологические, транспортные и спортивные условия, климат, условия
проживания, прислуга, школы, церкви и т.д. (эта информация должна быть
отправлена в соответствующий отдел кадров посылающей страны, занимающийся
персоналом, для инструктажа будущих членов миссии);
(d)
список персоналий, включающий в себя известных и предприимчивых людей, имеющих
влияние в политической, военной, административной, промышленной, коммерческой,
академической и социальной сфере.
Обладая такой информацией, прибывающий глава представительства
может быстро сориентироваться в местной ситуации и выбрать соответствующий
образ действий. В частности, он может сразу узнать, кто имеет большое значение
для интересов его страны, может избежать ошибок в контактах, лучше обустроить
свое пребывание.