Основою службового
документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його
написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.
Текст поділяється на
взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У
вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається
суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується
мета, заради якої складено документ.
Під час складання текстів
документів слід дотримуватися таких правил:
•ф Текст викладати від
третьої особи:
Комісія ухвалила... ; Інститут
просить... ; Ректорат клопочеться...
•ф Від першої особи
пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
•ф- Не вживати образних
виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
•ф Уживати стійкі
(стандартизовані) сполучення тилу. відповідно до, у зв
'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в
порядку.
•ф Використовувати
синтаксичні конструкції типу:
Доводимо до Вашого
відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку
надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; Узв 'язку з вказівкою...; Відповідно
до попередньої домовленості... ; Відповідно до Вашого прохання...
4- Дієприслівникові
звороти вживати на початку речення: Враховуючи... ; Беручи доуваги...;
Розглянувши...; Вважаючи...
Ф^ Використовувати мовні
засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола
читачів.
•Ф Уживати прямий порядок
слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними
словами; додатки — після опорного слова; вставні слова *— на початку речення).
Ф" Щоб не виявляти
гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на
пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції—Вами ще не висловлені пропозиції...
•ф Якщо ж важливо вказати
на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не
гарантує...
•Ф Уживати інфінітивні
конструкції: створити комісію; відкликати працівників...
•Ф У розпорядчих
документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...;
Пропоную...
•ф Використовувати
скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у
діловодстві за загальними правилами: р-н, об/І., км, напр., канд. філол. наук.
•Ф Віддавати перевагу
простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний;
високошановний; вельмишановний; високоповажний...
Організаційнотрозпорядчі документи оформляють на
папері формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210). Для зручності з обох боків
сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє —
20 мм; нижнє (для формату А4) — 19 мм; (для формату А5)—16мм.
На бланку друкується
тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо
текст документа займає більше однієї сторінки, -то на
другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох
рядків тексту.
Н ум е р а ц і я
сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація
сторінок починається з друнгої.
Якщо текст документа
друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього
поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менте
10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться
ніякі позначення.
Якщо текст друкується з
обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку,
а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
Р у б р й к а ц і я. Це
членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини
від іншої, а також використання заголовків, нумерації та іц.
Рубрикація є зовнішнім ви-Загальні вимоги до складання та оформлення документів
раженням композиційної будови ділового папера.
Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа.
Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.
А б з а ц — це відступ
управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а
також фрагмент тексту між двома такими відступами.
Вправа 10. Розкрийте
значення поданих слів за «Словником іншомовних слів».
Абзац, стандарт, штамп,
реквізит, бланк, копія, діловодство, гриф, кліше, резолюція, рубрикація,
індекс, формуляр.
Вправа 11. Прочитайте
текст. Визначте, який це документ: 1) за походженням; 2) за місцем виникнення;
3) за спрямуванням; 4) за найменуванням.
Друкарні видавництва
«Освіта» 65011, Одеса-11, вул. Польова, 10
Міністерство освіти і
науки України
Одеський педагогічний
університет 65032, Одеса-32, вул. М. Рильського, 6 тел. 54-02-13 02.03.95. №450
Про виготовлення бланків -індивідуальних планів роботи викладачів
Просимо виготовити бланки
індивідуальних планів роботи викладачів на папері видавництва у кількості 1
(однієї) тисячі штук протягом II кварталу 2000 року.
Оплату гарантуємо.
Ректор університету
Головний бухгалтер
(підпис) В. В. Могилко (підпис)
К. Л. Лук'янчук
Вправа 12. Прочитайте
текст. Назвіть основні реквізити цього документа.
Голові профспілкового
комітету ч . Вінницької середньої школи № 2
учителя української мови
і літератури Сніжок Л. В.,
яка проживає по вул. Б.
Грінченка, буд. 30,кв. 5
Заява
Прошу Вас
надати мені путівку до санаторію для лікування в період моєї відпустки
(серпень, 1999 р.).
До заяви
додаю довідку з лікувального закладу про необхідність лікування
серцево-судинного захворювання.
17.04.99
Підпис
Вправа 13. Складіть
речення із поданими словосполученнями. В яких документах їх можна використати?
Відповідно до постанови
міністерства; відчуваючи гостру потребу; нагадуємо Вам; комісія для складання
резолюції; після закінчення строку повноважень; з багатьох причин; наказ по
університету; як виняток.
Вправа 14. Перекладіть
українською мовою.
В любом
случае; визирование
документа; загодя побеспоко-иться; лицевой счет; отпуск
по болезни; приняться за работу; ис-полнительньш документ;
предпринимательская дєятельность;
доход с оборога; законодательство
о труде; безналичннй расчет; вакантная должность; введение закона; вступительньш взнос; ввиду вьішеизложенного;
ввиду того что; больничньїй лист.
Вправа 15. Знайдіть
помилки у побудові словосполучень. Запишіть правильні варіанти.
Попадати в скрутне
становище; згідно розпорядження; відповідно з постановою; виключення з правил;
прийняти участь; повістка денна; дякую Вас; вести себе; прийняти заходи; особовий
приклад; любе питання; згідно наказу.
Вправа 16. Складіть
речення із поданими нижче словами. Запам'ятайте їх значення.
Відомість — відомість;
об'єднання — об'єднання.
Довідка. Відомість — документ;
відомість — звістка, популярність; об 'єднання — організація;
об 'єднання — дія.Загальні
вимоги до складання та оформлення документів
Запитання і завдання для
самоконтролю
1. Що таке документ?
2. Які виділяються види
документів: 1) за найменуваннями; 2) за походженням; 3) за місцем виникнення;
4) за призначенням; 5) за напрямом; 6) за формою; 7) за строкам^
виконання; 8) за ступенем гласності; 9) за стадіями створення?
3. Коли роблять виписку з
документа?
4. З яких елементів
складається документ? Як ці елементи називаються?
5. Що таке формуляр?
6. Назвіть основні
реквізити документів за державним стандартом.
7. Які основні правила
оформлення документів? •
8. Які основні способи
засвідчення документа?
9. Коли відбувається
затвердження документа? *
10. Яких правил слід
дотримуватися під час складання тексту документів?
11. Наведіть приклади
стійких (трафаретних) сполучень.
12. Які правила
оформлення сторінок документа?
Уваго! Культура мовлення!
Звертання
Дорогі друзі! Дорогий
друже!
Громадянине (громадянко)!
Пане (добродію)! Пані
(добродійко)!
Панове!
Товаришу (товаришко)!
Товариші!
Високоповажний...
Вельмишановний...
Глибокошановний пане (їм 'я та по батькові)
Шановна громадо!
Шановні добродії!
Шановні колеги!
Люди добрі!
Мамо! Тату! Дідусю!
Бабусю! Тітонька! Дядечку! Юначе! Дівчино!
Діти!
Дорогий (милий, любий)!
Друзі!
Господарю!
Вибачте, що турбую Вас!
Послухайте, будь ласка!
Можна Вас на хвилинку?
Правильно
вжити заходів
брати (взяти) участь
погодити
вплинути
порядок денний
пропозиція (порада,
вказівка)
вирішити, розв'язати
боротися
заходи
такі члени групи:
не можна визнати
задовільним
незабаром
не з'являються на заняття
прошу надати мені
відпустку треба направити
Неправильно прийняти
заходи прийняти участь прискорити погодження здійснити вплив повістка
денна ' предложення І* _ забезпечити
рішення v проводити боротьбу міроприємства
слідуючі члени групи: не може бути визнаним
задовільним у самий найближчий час мають місце випадки неявки ' на заняття
прошу Вашого дозволу про надання мені відпустки повинен бути направлений
присутні одностайно схвалили одностайне схвалення дістала пропозиція про
прийняття до неухильного виконання згідно наказу згідно розпорядження ц
відповідно з постановою ', керуючий
пропозицію неухильно виконувати відповідно до наказу згідно з розпорядженням
відповідно до постанови керівник Зопом'ятойте
відповідники стійких вирозів
не знати, з якої причини
негайно, без затримки
без докорів сумління
безвідмовно
без поблажливості
не соромлячись
без упину
без шкоди
марна праця
кидати напризволяще
бу'ти родичем
мати добру репутацію
без вйдимой
причини
беззадержки
без зазрения
сбвести
без отказа
без снисхождения
без стеснения
без удержу
без ущерба
• бесполезньш труд бросйть
на произвбл судьбй бьіть в родстве бьіть на хорошем счету
Документація щодо
особового складу