§ 9. Особовий листок з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів — це

обов'язковий документ особової справи працівників установ, ор­ганізацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його за­повнюють під час оформлення на роботу, для участі в певному конкурсі.

Реквізити особового листка такі:

1) назва виду документа;

2) прізвище, ім'я, по. батькові;

3) дата й місце народження;

4) відомості про освіту;

5) відомості про наукові ступені, вчені звання;

6) якими мовами володіє;

7) трудова діяльність;

8) державні нагороди;

9) зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки; Ю) відомості про родину;             10) паспортні дані;

12) домашня адреса;

13) особистий підпис;

14) дата заповнення документа.

Той, хто заповнює особовий листок, обов'язково мусить накле­їти свою фотокартку (місце для фотокартки визначено на бланку документа).

Нині в особовий листок з обліку кадрів не вносять відомостей про партійну, національну належність та про походження.

Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень.

Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів) обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту військовому квитку та ін.

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:

Рядок 1 —    зазначається прізвище, ім'я, по батькові (в називному

відмінку):

Голубченко Іван Петрович Рядок 2 —    заповнюється: «чол.» чи «жін.» Рядок 3 —    вказується рік, число (арабськими), місяць (прописом)

народження:

1949 28 червня Рядок 4 —    вказується повне найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (в родовому)

відповідно до записів у свідоцтві про народження:

селище Попори Талалаївського району Чернігівської

області Рядок 5—    вказується освіта:

вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади

або Вищі інженерні курси);

незакінчена вища (для осіб, які закінчили три повні курси вищого навчального закладу);   середня спеціальна (для осіб, які закінчили технікуми,

педагогічні, медичні, музичні, культурно-освітні та

прирівняні до них навчальні заклади);

середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);

незакінчена середня (для осіб, які закінчили 9 класів

загальноосвітньої школи).документація щодо особового складу

Найменування навчального закладу та його місце знаходження, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису у документі про освіту:

Київський університет імені Тараса Шевченка; філологічний факультет; 1992/1997; філолог, ви­кладач української мови та літератури; диплом АКІ №97008170

Рядок 6 — указується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею:

українською, російською — вільно, німецькою — читаю із словником

Рядок 7 —    вказується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук) з розшифруванням галузі науки та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «немає»: доктор технічних наук, професор; кандидат економічних наук, доцент.

Рядок 8 —    перелічуються назви опублікованих праць, заре­єстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року їх видання та реєстрації. Якщо таких немає, то робиться запис «не маю». Рядок 9 —    заносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці): місяць і рік (арабськими цифрами), посада (в називному відмінку), повне найменування під­приємства, установи, організації (в родовому від-*''; мінку):

01.1982 / 03.1993 спеціаліст І категорії відділу перепідготовки кадрів Сумського обласного центру соціальних служб для молоді;

09.1993 / 07.1998 студент Криворізького інженерно-будівельного інституту.

У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, орга­нізації» вказується повне найменування населеного пункту (в -називному відмінку), району, області (у родовому відмінку): м. Харків, село Киселівка Ковпаківського району Сумської області.

Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: / рядовий військової частини №1375;

командир роти військової частини №1617.

У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, орга­нізації» вказується населений пункт, район, область або військовий округ (флот):

м. Кіровоград, Одеський військовий округ. Рядок 10 — країни вказуються відповідно до назви, яку вони мали

під час перебування в них працівника.

У графі «Мета перебування» слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо:

10.1999 /12.1999 — Куба — службове відрядження. Рядок 11 —  записується дата нагородження, назва державної

нагороди:

16.05.1998 р, —   Почесна відзнака Президента

України. Рядок 12— запис повинен відповідати запису у військовому

квитку:

військовозобов'язаний, молодший лейтенант, технічні

війська ППО. Рядок 13—  вказується: одружений (неодружений), заміжня

(незаміжня), а також прізвища, імена, по батькові, рік

народження членів сім'ї, які проживають разом з

працівником:

Дружина— Свириденко Оксана Петрівна, 1954р.

Дочка— Свириденко Ольга Іванівна, 1978р. Рядок 14— вказується поштовий індекс; найменування населеного

пункту (в називному відмінку), району, області (в

родовому), вулиці, № будинку, № квартири, № домаш­нього телефону:

04020 м. Киї'в-20, вул. Прорізна, 15, кв. 12, тел. 229-

16-03

селище Самгородок Сквирського району Київської області.

Потім записується серія та № паспорта, дата видачі,

найменування органу, який його видав:

Ш-МА № 568152727.11.1986р. Шевченківським РУТУ

МВС України в м. Києві.

Особовий листок підписує працівник, вказуючи дату його заповнення.

Зразок особового  листка з обліку кадрів:

ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ

1. Прізвище ім'я

по батькові

2. Стать

3. Рік, число і м-ць народження

4. Місце народження

(село, місто, район, область)

5. Освіта

Найме­нування навчаль­ного за­кладу	Факуль­тет або відді­лення	Рік вступу	Рік закінчен­ня або вибуття	Якщо не закінчив, то з якого курсу   -вибув	Яку спеціальність здобув у результаті закінчення на­вчального закладу, номер диплома або свідоцтва

6. Якими мовами володієте і якою мірою

(читаєте і перекладаєте із словником, читаєте і можете розмовляти, володієте вільно)

7. Учений ступінь, учене звання ____________________

8, Які маєте наукові прані та винаходи

9. Виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військову службу, участь у партизанських загонах і роботу за су­місництвом)

При заповненні цього пункту установи, організації та підприємства необхідно іменувати так, як вони називалися у свій час, дані про військову службу записувати із зазначенням посади.

Місяць і рік			Посада із зазначенням підприємства, установи, організації		Місцезнаходження підприємства, установи, організації
вступу	звільнення
Перебування за кордоном (робота, службове відрядження тошо)
Місяць і рік				У якій країні		Мета перебування за кордоном
з якого часу		по який час

11. Які маєте державні нагороди      _____________

(вказати вид і дату одержання)

12. Відношення до військового обов'язку і військове звання

Склад  _____ Рід військ ____ (командний, адміністративний,

технічний та ін.) 13. Родинний стан на момент заповнення особового листка

(перелічити членів сім'ї із зазначенням року народження)

14. Домашня адреса

15. Паспорт: серія      №        виданий ______

найменування органу

дата    _____      __________

«     » _________ 199_ р. Особистий підпис (дата заповнення)

Працівник, який заповнює особовий листок, повинен про всі наступні зміни повідомляти за місцем роботи для внесення цих відомостей до його особової картки.

§ 10. Трудова книжка

Трудова книжка — це головний документ, що під­тверджує трудову діяльність громадян. Вона служить для встанов­лення загального, безперервного й спеціального стажу.

Під час оформлення на роботу трудова книжка заповнюється працівниками відділу кадрів у п'ятиденний термін. До неї зано­сяться відомості про трудову діяльність, переміщення, звільнення, заохочення працівника.

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів фірми, підприєм­ства, установи, де її власник працює, і повертається йому у зв'язку зі звільненням, виходом на пенсію. Працівник має право взяти тру­дову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою. Якщо влас­ник втрачає її, то дублікат видається за останнім місцем роботи.

Трудові книжки оформляються на всіх працівників підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, установ, селянських (фермерських господарств), сезонних і тимчасових працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Трудові книжки не оформляються на працівників, які працюють за сумісництвом, а також на умовах трудового договору у підприємців, що не є юридичними особами, а також на працівників, які працюють в окремих громадян з їх обслуговування (домашні робітниці, няньки, водії, охоронці та ін.)1.

Заповнення трудової книжки

Трудові книжки заповнюються українською мовою ручкою кульковою або з пером чорним, синім або фіолетовим чорнилом.

Записи про дати прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, присвоєння рангів державних службовців тощо, нагороди, заохочення, звільнення (2 графа) виконуються арабськими Цифрами (число, місяць — двозначними): 02.09.1994.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про

Загальне і кадрове діловодство: Збірник довідково-методичних матеріалів / Уп«р. Рожнов В. О. — К., 1996. — С. 49.

нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпо­рядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки про при­йняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнен­ня, власник трудової книжки повинен ознайомитися під розписку в особовій картці.

Занесення відомостей про працівника

Відомості про працівника записуються на 1-й і 33-й сторінках (титульних аркушах) українською мовою.

Прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження указуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Зразок заповнення титульного аркуша

Герб України

ТРУДОВА КНИЖКА

Серія__ №

Прізвище	Омельченко
Ім'я	Петро
По батькові	Вікторович
Дата народження	26 травня 1970р.
	(число, місяць, рік)

Дата заповнення        20 вересня 1994р. Підпис власника книжки ____ М.П.

Підпис особи, відповідальної за видачу трудової книжки

Занесення відомостей про роботу

Записи, які характеризують трудову діяльність працівника, вносяться до розділу «Відомості про роботу» в такому порядку:

а) у графі 3, як заголовок, пишеться повне найменування підприємства, установи, організації;

б) у графі 1, під заголовком, пишеться порядковий номер запису;

в) у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;

г) у графі 3 записується найменування структурного підрозділу, а також роботи, професії або посади відповідно до найменування професій і посад, зазначених у «Єдиній державній класифікації професій всіх категорій працівників на підставі міжнародних стандартів»;

г) у графі 4 зазначається номер і дата наказу (розпорядження).

Зразок записів

Відомості про роботу

№ зЗапису		ДДата		Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт Закону)		На підставі чого внесено запис (документ, його дата, номер)
	чЧис­ло	мМі­сяць	рРік
1		2		3		4
Харківський обласний центр соціальних служб для молоді
1	5 25	22	1994		Призначено спеціалістом І категорії інфор­маційного відділу	Наказ №15 від 03.02.1994р.
2	11	04	1995		Переведено на посаду провідного спеціаліста науково-методичного відділу	Наказ №24-к від 10.04.1995р.

До занесення відомостей про прийняття на роботу в разі необхід­ності у графі 3 окремим рядком (до найменування підприємства, установи, організації) з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів записуються такі відомості:

 - про час служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби; .

- про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та під час виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики) і про час перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі (коли трудова книжка видається під час прийняття на роботу після закінчення навчального закладу);

- про час навчання в професійних навчально-виховних та інших закладах, в навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

- про роботу як членів колгоспу — в тому разі, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

- про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, втому числі за престарілим, який досягнув 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

- про період одержання допомоги через безробіття1;

- інші періоди, передбачені статтею 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення». Зразки записів

З 20.11.1992 р. по 20.11,1993 р. проходив строкову службу в Зброй­них Рилах України (запис у військовому квитку від 19.11.1993 р.).

З 11.09.1981 р. по 20.06.1986 р. навчався в інституті (диплом № 113237 від 20.06.1986 р. чи довідка навчального закладу).

313.07.1980 р. по 20.04.1983 р. здійснювала догляд за інвалідом І групи (довідка №14 від 20.04.1986 р. відділу соціального захисту населення виконкому Старокиївської районної Ради народних депу­татів м. Києва).

1 Запис про одержання допомоги через безробіття заноситься до трудової мижки органом державної служби зайнятості населення.

З 27.05.1989 р. встановлено стаж творчої діяльності (довідка се­кретаріату правління Спілки журналістів України від 20.09.1991 р. №187). .

З 10.02.1979р. по 10.02.1986р. проживала з чоловіком за місцем його служби без працевлаштування за спеціальністю (довідка вій­ськової частини №1213 від 10.02.1986 р. №337).

У випадку, коли працівник до прийняття на роботу на підпри­ємство, в установу, організацію не мав трудового стажу, в трудовій книжці у розділі «Відомості про роботу» робиться запис: До вступу на роботу трудового стажу не мав(ла).

До розділу «Відомості про роботу» вносяться також записи:

- про переведення на іншу постійну роботу на тому ж підпри­ємстві, в установі, організації;

- про присвоєння нового кваліфікаційного розряду, рангу (для державних службовців), перейменування посади, встановлення другої та інших професій;

- про прийняття присяги державного службовця;

- про призначення бригадиром і звільнення від керівництва бригадою;

- про звільнення;

Записи про тимчасові переведення або переміщення на іншу роботу у разі простою, виробничої потреби, інших випадках, передбачених законодавством, до трудової книжки не заносяться.

У випадку, коли тимчасове переведення здійснюється на роботу, яка дає право на пільгове пенсійне забезпечення, за проханням працівника це фіксується у трудовій книжці. Зразки записів

  17.03.1993   25.04.1994

            11.03.1992

Присвоєно 4 розряд слюсаря-сантехніка                                        Переведено на посаду провідного спеціаліста у відділ перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів Встановлено другу професію — електрозварник з присвоєнням З розряду і покладенням обов'язків з виконання електрозварювальних робіт в електроцеху

Наказ №12-к від 17.03.1993р.

Наказ №27-к від 23.04.1994р.

Наказ № 29-к від 10.03.1992р. Посвідчення №71 від 25.01.1993р.

     05.07.1993      Зараховано до комплексної бригади з одночасним суміщенням посад слюсаря-сантехніка 5 розряду та електрозварника 4 розряду

    09.09.1990     Призначено бригадиром бригади слюсарів-електромонтажників

    09.02.1994      Виконання робіт за другою

професією електрозварника 3 розряду припинено

    07.06.1994      Звільнено у зв'язку з невідповідністю займаній посаді внаслідок недостатньої кваліфікації, п. 2 ст. 40 КЗпП України

     03.05.1994      Звільнено у зв'язку з відмовою від переведення в іншу місцевість разом з підприємством п.6 ст.40 КЗпП України

Наказ №92-к від 03.07.1993р.

Наказ №72-к від 09.09.1990р.

Наказ № 8-к від 08.02.1992р.

Наказ №81 -к |їід 07.06.1994р.

Наказ № 63-к Іід 03.05.1994р.

У розділі «Відомості про роботу» робляться ще й такі записи:

- про відновлення в установленому порядку безперервного стажу роботи (для визначення допомоги з державного соціального страхування);

- про підсукування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу (в трудових книжках працівників, які зайняті н-а сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумувавші періодів сезонної роботи та збереження трудового стажу при поверненні в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви);

- про роботу осіб, які відбули виправні роботи без позбавлення волі (записи вносяться до трудової книжки після закінчення фактичного строку відбування покарання за довідками органів МВС України).

Зразки записів

      18.09.1993

Безперервний трудовий стаж відновлено з 01.09.1993 р.

Постанова президії ЦК профспілок працівників ву­гільної промисло­вості №67 від 16.09.1993р.

21.05.1995      Безперервний   трудовий   стаж   збе­рігається (такий запис робиться при  поверненні   працівника   в   установ-                              лений строк на сезонну роботу після

міжсезонної перерви)

     15.04.1993      Час   роботи   з    15.04.1991    р.    по         Най«а№17-к 15.04.1993 р. не зараховується у загальний  та  безперервний  трудовий стаж або:

15.04.1993    

 Час роботи з 15.04.1991 р. по Наказ№17-к 15.04.1993р. не зараховується у.                від 15.04.1993 р. безперервний трудовий стаж

Занесення відомостей про нагородження

У розділ «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України (відзнаками Президента України) в такому порядку:

у графі 3 — записується повне найменування підприємства, установи, організації;

у графі 1 — зазначається порядковий номер запису;

у графі 2—записується дата нагородження;

у графі З — записується, ким нагороджений працівник,'за які досягнення і якою нагородою;

у графі 4І-— зазначається підстава внесення запису з посиланням 'На дату і назву документа.

Зразок запису

   30.03.1994     Указом Президента України за видатні Указ Президента

досягнення у галузі будівельно-монтаж- України від

ного виробництва нагороджено Почес- 28.03.1994р.

ною відзнакою Президента України №457/51

Занесення відомостей про заохочення

У розділ "Відомості про заохочення" вносяться такі відомості:

- про заохочення за успіхи у праці (відповідно до затверджених Чудовим колективом правил внутрішнього трудового розпорядку та статуту про дисципліну);

- про інші заохочення, передбачені чинним законодавством;

- про відкриття, на які видано дипломи; винаходи та Раціоналізаторські пропозиції.

Порядок внесення записів про заохочення той же, що й про

нагороди.

До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою

оплати праці, та виплати, які мають постійний характер.