Це службовий лист, що
додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу,
проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та
інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що
містить назви та перелік надісланих документів.
Наприклад:
Шановні пановеі
У відповідь на Ваше прохання
від... (дата) надсилаємо Вам нині чинний експортний прейскурант до кожного із
зразків ... (назва товару). Просимо повідомити, які саме зразки Ви
замовлятимете
Чекаємо на
відповідь.
З повагою...
Шановні добродії!
Як і було домовлено (як і
домовлялися), надсилаємо Вам такі документи:
РахуноК фактуру в двох
примірниках;
страховий поліс на (уму
рахунка плюс 10%, що покривають інфляційний (банковий, валютний, дефімційний) ризик;
повний комплект
коносамента, написаного (оформленого) на розпорядника з бланковим індосаментом
і з позначкою «фрахт оплачено» на суму...
Просимо підтвердити їх
отримання.
Залишаємося з повагою...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
1. На Ваше прохання
надсилаємо рахунок-фактуру за партію відвантаженого товару.
2. Для того щоб Ви мали
повне уявлення про можливості нашого підприємства, надсилаємо докладний
Ілюстрований рекламний проспект.
3. Надсилаємо Вам робочі
креслення.
4. Додаємо перелік нашої
нової продукції.
5. Надсилаємо Вам
страхові бланки, необхідні для того, щоб подати заяву про страховий випадок.
6. Надсилаємо Вам
страховий сертифікат.
7. На Ваше прохання
надсилаємо перелік страхових тарифів на повітряні перевезення вантажів.
8. Додаємо також
інформаційний бюлетень, у якому Ви зможете прочитати про умови лізингу.
9. Брошура, яку ми
додаємо до листа, містить інформацію про суми надбавок і знижень. У додатку
описано також переваги укладення довгострокового контракту.
10. Надсилаємо Вам копії
рахунків, термін оплати яких минув.
11. Просимо переглянути
останній каталог наших товарів і повідомити, які із пропонованих позицій Вас
зацікавили.
12. Сподіваємося, що Ви зацікавитеся ...
13. На Ваше прохання
надсилаємо список референтів, які можуть надати Вам потрібну (докладну)
інформацію про якість наших товарів.
14. Розраховуємо на
початок переговорів (співпраці) між нашими фірмами.
15. Будемо раді
налагодженню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.
16. Дозвольте
запропонувати Вам переглянути рекламні {проспекти й каталоги, в яких
представлені останні зразки виробленого нашою фірмою обладнання.
Це службовий листі в
якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із
певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової
кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою
залежить і його виконання. Наприклад:
Шановні добродії!
Ми співпрацюємо з Вами
уже впродовж року на основі оплати проти виставлених рахунків. Були б дуже
вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з
оплатою один раз на квартал.
Інші наші постачальники у
Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас позитивну
відповідь на наше прохання.
З повагою...
Шановні панове!
Звертаємося до Вас із проханням продати з нашого пакету
такі цінні папери:...
акцій за ціною ... Ліміт чинний до ... (дата).
Цінні папери необхідно
зняти з нашого депозитного рахунка.
Просимо також:
кредитувати еквівалент на наш рахунок. З пошаною...
Шановні панове!
Висловлюю найщирішу
вдячність за пропозицію бути Вашим представником у... (назва країни). Вважаю за
необхідне особисто обговорити з Вами питання про територію діяльності,
комісійні, гарантії захисту клієнтів. Хотів би запропонувати Вам дату
зустрічі:... (дата) о... годині.
Будьте ласкаві,
повідомте, чи влаштовує Вас дата і час зустрічі.
Залишаюся з пошаною...
Шановні...
Нещодавно ми збудували
овочепереробний комбінат, та, на жаль, у нас бракує коштів на придбання
обладнання для перероблення овочів.- Ми були б щира
вдячні, якби Ви надали нам довготерміновий кредит на суму 200 000 (двісті
тисяч) гривень. Додаємо до листа необхідні документи:
договір на придбання
обладнання;
техніко-економічне обгрунтування повернення кредиту.
Оскільки ця проблема потребує негайного розв'язання,^ переконливо просимо Вас відповісти якомога
швидше.
З повагою...
Шановні панове!
Один-із наших клієнтів
зробив запит на постачання великої партії'..: (назва
товару). На жаль, у нашому асортименті цього виробу немає, і ми хотіли б
попросити Вас зробити нашому клієнтові відповідну пропозицію, а також надіслати
копію листа нам. За Ваші послуги просимо нарахувати комісійні в розмірі...%.
Будь ласка, повідомте
нам, чи зможете Ви вже відвантажити замовлені товари і чи згодні із
запропонованими нами комісійними.
Щойно одержимо від Вас
позитивну відповідь, негайно повідомимо адресу нашого клієнта.
Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю між нашими
фірмами.
3 повагою і найкращими
побажаннями...
Шановні...!
Лає зацікавила нова
продукція, яку Ви рекламуєте, тому будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам
докладну інформацію та ілюстрований рекламний каталог.
Будемо раді співпрацювати
з Вами.
3 повагою...
типові мовні звороти
1. Просимо повідомити (надіслати, сплатити,
підтвердити, розглянути)...
2. Просимо при нагоді надіслати
нам рекламні матеріали.
3. Просимо передати нам
через Вашого представника рекламні проспекти й каталоги, що презентують Ваші
нові товари
4 Ми не виявили помилки в
нашому останньому рахунку від ... (дата). Будемо вдячні, якщо Ви проведете
повторну перевірку.
5. Просимо відвантажити
замовлені товари відразу, після їх виготовлення.
6. Будемо Вам вельми
вдячні, якщо Ви ...
7. Будь ласка, якомога
швидше телеграфуйте .нам відповідь.
8. Просимо Вас уважно
вивчити наші нові умови оплати, які викладено в Загальних умовах угоди (текст
документа додаємо), і дати остаточну відповідь.
9. Будемо раді, якщо Ви
погодитеся співпрацювати з нами.
10. Відповідно до п. І
нашого договору просимо Вас ...
11 Будьте ласкаві
оплатити .рахунок найближчим часом (терміново, без зволікань). .
12. Ми будемо дуже вдячні,'якщо Ви погодитеся продати нам, свої товари на
пробній основі. :
13с Будемо Вам
зобов'язані, якщо Ви розглянете наші поправки до...
14. Просимо надіслати
Ваші пропозиції та рекомендації до...
15. При нагоді просимо
Вас повідомити всі вихідні дані.
16. Просимо ознайомити
нас із технічними характеристиками... (назва товару).
17. Чи не могли б Ви
повідомити ціни На ... (назва товару)?
18. Нам було б приємно
дізнатися...
19. Зробіть ласку,
поверніть заповнені страхові документи.
20. Просимо негайно
повернути один примірник підписаного договору.
21. Просимо уважно,
перевірити доданий контракт.
22. Просимо підтвердити
свій приїзд на нараду.
23. Якщо Вас влаштовують
наші умови, телеграфуйте, будь ласка, відповідь про готовність підписати
контракт між нашими фірмами. Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо
успіхів.
24. Просимо якомога
швидше (найближчим часом) розглянути наші пропозиції і повідомити про своє
рішення.
25. Просимо Вас звернути
особливу увагу на...
26. Звертаємося до Вас із
проханням про невелику пожертву . У фонд...
27. Насамперед просимо
повідомити, які заходи могли б допомогти Вам подолати ці труднощі.
28. У зв'язку із
труднощами, що виникли, просимо відрядити до нас кількох досвідчених фахівців,
які могли б проконсультувати.,. Сподіваємося, що Ви
не відмовите нам у допомозі.
29. Було б добре, якби Ви
письмово підтвердили своє рішення.
30. Повідомте, будь
ласка, які з рекламованих товарів зацікавили Вас.
31. Будемо вдячні, якщо
Ви письмово повідомите нас про...
32. Переконливо просимо
Вас зателефонувати нам.
33. Будемо вдячні, якщо
Ви розглянете наші пропозиції1 найближчим часом і повідомите про своє рішення
за першої ж нагоди.
34. Якщо ця пропозиція
Вас не влаштовує, просимо зазначити причину.
35. Для нас дуже важливо
отримати докладну інформацію про фірму ... (назва), оскільки ми хотіли б
співпрацювати з нею.
36. Ви зробите нам
неоціненну послугу, якщо надасте об'єктивну інформацію про компанію ...
(назва).
37. Оскільки ця
інформація є дуже важливою для нас, будемо Вам вдячні за докладні пояснення.
38. Для підготовки
докладного звіту про виконану роботу нам необхідні... Ми хотіли б одержати Вашу
відповідь найближчим часом. Заздалегідь висловлюємо свою вдячність.
39. Вибачте за додаткові
турботи. Чи не були б Ви настільки люб'язні, щоб надати нам письмові пояснення
про...
40. Будемо вдячні, якщо
Ваш представник приїде, щоб виконати необхідну процедуру...
41. Просимо Вас
дотримуватися всіх пунктів нашої угоди та виконувати замовлення клієнтів на
належному рівні.
42. Просимо Вас уважно
вивчити цього листа, прислухатися до наших порад і вжити всіх необхідних
заходів, щоб розв'язати проблему, яка виникла,
43. Просимо уважно
переглянути й перевірити усі списки оплачених рахунків.
44. Просимо надати нам
...% зниження на постачання матеріалів та обладнання для будівництва
(спорудження)... (назва об'єкта).
Лист-прохання неодмішю потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа,
ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви
вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:
Шановні панове!
Висловлюємо щиру подяку
за пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.
Уважно вивчивши
запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у
будівництві ... (назва об'єкта), що здійснюватиметься в період з... по... р.
Ще раз дякуємо за
пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою. .
З повагою і найкращими
побажаннями...
Шановні панове!
У листі від... (дата) Ви
звернулися із проханням змінити умову оплати за ... (назва товару). Ми
переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на
аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.
Маємо надію, що нові
умови задовольнять Вас.
З повагою ...
Шановні панове!
Дякуємо Вам за надіслані
доповнення та зауваження до проекту договору про будівництво банку. Вивчивши
їх, ми визнали їх істотними, погоджуємося з ними і готові внести їх до тексту
договору.
Користуючись нагодою, ми
хотіли б ще раз наголосити, що відповідно до проекту нашого договору про
будівництво банку Підрядник бере на себе цілковиту відповідальність за
організацію і виконання всіх будівельних робіт.
Будівельні роботи
виконуватимуться місцевими фірмами, які найматимуться на умовах субпідряду.
Виконання робіт кон-Щ>олюватимуть
висококваліфіковані фахівці, вартість послуг яких передбачено умовами договору.
Просимо Вас якнайшвидше
розглянути листа і, якщо у проекті договору більше немає пунктів, що викликали
б у Вас сумніви;
Повідомити нас про
готовність підписати договір між нашими підприємствами.
Сподіваємося на Швидку
відповідь.
3 повагою...
Певна річ, ви не завжди можете задовольнити
прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у .співпраці.
Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і
доброзичливою. Ваше завдання — переконати адресата в тому, що у вас не було
іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити
слова, які відчутно пом'якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль,
шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щире жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.
Отже, відмову можна
сформулювати так:
Шановні панове!
Ми уважновивчили
Ваші зауваження та доповненнядо проекту контракту про
будівництво поліклініки в ... році на умовах «під ключ».
На превеликий жаль,
повинні повідомити, що не можемо погодитися на Вашу пропозицію. Цезумовлено такими причинами:
І: Запропоновані Вами 5%
від вартості контракту на мобілізаційні витрати — сума у 4 рази менша від зазначеної
у проекті контракту і не може покрити наші витрати на підготовчі роботи.
2.8% від вартості
контракту у вільно конвертованій валюті є недостатньою сумою, щоб придбати все
необхідне для будівництва обладнання. 12 %, що зазначені у проекті контракту, враховують
не лише вартість обладнання за світовими цінами, ай
вартість фрахту, страхування, а також наші витрати на організацію закупівлі та
постачання обладнання на будівельний майданчик. На підтвердження обґрунтованості нашої позиції
до листа додаєлю докладні розрахунки обсягів
мобілізаційних витрат.
Висловлюємо сподівання,
що, зваживши на зазначені вище факти. Ви погодитеся на наші умови підписання
контракту.
Залишаємося з повагою.
Шановні...! Щиро дякуємо
за запит від... (дата) на постачання ... (назва
товару).
На жаль, зараз ми не
маємо змоги прийняти Вашу пропозицію і здійснити постачання ... (назва товару),
оскільки потрібні Вам товари вже продані за попередніми замовленнями на
поточний місяць.
Щиро жалкуємо, що не
можемо виконати Ваше замовлення^ Сподіваємося на
взаємовигідну співпрацю в майбутньому. -'-
3 повагою і побажанням успіхів.
Вельмишановний пане...
Вдячні за інтерес,
виявлений до нашої організації (установи, фірми). На превеликий жаль, змушені
повідомити Вам, що місце нашого генерального представника у... (назва країни) уже
зайняте. Просимо надіслати Ваш запит ще раз через... місяців.
Бажаємо успіхів...
Шановні панове!
Ми отримали Вашого листа
від... (дата), у якому Ви просите матеріально підтримати благодійний фонд «СвятоїМарії»: Дуже прикро, проте цього року в нас немає ані
найменшої змоги зробити навіть незначний благодійний внесок.
З повагою...
Шановний пане !
Дія контракту на
виконання Вами обов'язків менеджера з реклами завершується... (дата), Ми
розглянули Ваше прохання про Щюдовзкення контракту нанаступнийрік. Шкода, але Ваші методи роботи не дали
очікуваних результатів, і тому ми не зацікавлені в подальшій співпраці з Вами.
Бажаємо успіхів...
ТИПОВІ
МОВНІ ЗВОРОТИ
Загальна
відмова
1. Дуже шкода, але ми не
можемо задовольнити Вашого прохання з таких причин: ...
2. На жаль, повинні
повідомити Вас про неможливість ...
3. Шкода, але з огляду на
погіршання економічної ситуації ми не можемо ...
4. З прикрістю
повідомляємо, що не маємо змоги...
5. Щиро жалкуємо, проте
ситуація, що склалася, не дає нам можливості...
6. Нам дуже шкода, але у
зв'язку з наявністю кількох і досі не оплачених рахунків ми не можемо ...
7. Дуже прикро, проте
цього року в нас немає змоги ...
8. Вибачте, але ми не
можемо погодитися з ...
9. Змушені повідомити,
що, на жаль, не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання.
Відмова
в наданні пропозиції та зміні її умов
1. На жаль, маємо
повідомити Вам, що зараз у нашому розпорядженні немає виробів, які Вас
зацікавили.
2. У зв'язку зі зміною
становища на ринку ми більше не виготовляємо потрібних Вам товарів.
3. Змушені повідомити
Вам, що через технічні труднощі ми припинили виробництво цієї продукції.
4. Шкода, але у зв'язку з
оголошенням нового валютного коридору ми змушені підвищити ціни на наші товари.
5. На жаль, ми не можемо
прийняти Вашої пропозиції, оскільки не працюємо зараз за кордоном,
6. Вибачте, але ми не
можемо зараз задовольнити Ваше прохання.
7. Нам дуже прикро, але в
наших складських приміщеннях зараз немає зразків потрібної Вам продукції.
8. На жаль, ми не маємо
змоги здійснити пробне постачання, оскільки воно значно уповільнить виконання
нашої торговельної угоди. Розраховуємо на Ваше розуміння.
9. Дуже прикро, проте
змушені повідомити Вам, що не здійснюємо продаж своїх товарів на умовах пробної
закупівлі
10. На жаль, ми не можемо
прийняти умови постачання, які Ви нам пропонуєте в листі від ... (дата). Через
обмежену (незначну) площу наших складських приміщень постачання має бути
здійснено у кілька етапів— трьома партіями.
11. У цінах, зазначених у
нашій пропозиції, враховано всі деталі, тому ми, на жаль, не можемо
задовольнити Ваших вимог (побажань) щодо умов оплати й способу транспортування
товару.
12. Змушені повідомити,
що, на жаль, не можемо погодитися на експрес-постачання за наш рахунок, як того
бажаєте Ви. Наша пропозиція від... (дата) чинна лише на умовах, що вказані в
ній.
13. На жаль, ми змушені
відхилити Вашу пропозицію щодо способу упаковування...
14. Дуже шкода, але ми не
можемо прийняти й виконати Ваше замовлення, тому що зараз усі наші виробничі
потужності зайняті.
15. Нам дуже шкода, однак
через те, що Ви й досі не оплатили кількох рахунків, ми не'
можемо прийняти від Вас нове замовлення.
16. Шкода, але через
ускладнення економічної ситуації ми змушені відхилити Ваше замовлення.
17. З прикрістю
повідомляємо, що не маємо ані найменшої змоги задовольнити Ваше прохання про
анулювання замовлення від ... (дата), оскільки товари були відвантажені ще
вчора.
Відмова
від пропозиції
1. Щиро дякую (вельми
вдячний) Вам за пропозицію працювати представником Вашої фірми в ... (назва
країни). Ваше визнання та схвалення моїх методів роботи дуже важливі для мене,
однак, на жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.
2. Я змушений відхилити
Вашу пропозицію, оскільки її умови мене не влаштовують.
3. На превеликий жаль, я
змушений відхилити Вашу пропозицію: мене не влаштовує територія, де я маю
працювати.
4. Вдячний за пропозицію,
та, на жаль, не можу прийняти її, оскільки вже працюю агентом з продажу
нерухомості в іншій фірмі.
5. Вдячний за цікаву
пропозицію, проте, на жаль, змушений відхилити її з особистих причин.
6. Втішений Вашою
пропозицією, та, на жаль, змушений відхилити її через сімейні обставини.Розділ
7. Мені прикро (шкода), що цього разу я не
зможу взяти |йасть у проведенні...
8. За станом здоров'я, на
жаль, я не можу працювати Вашим представником у ... області.
9. Через особисті причини
я не можу продовжити контракт на...
10. Я
дістав вигідну пропозицію про співпрацю від іншої фірми, тому не планую
продовжувати свій контракт з Вами.
Відмова
претендентові на місце роботи
1. Щиро жалкуємо, але
змушені повідомити, що право представляти нас уже передано іншій особі.
Вдячні за інтерес,
виявлений до нашої організації. З приємністю відзначаємо високу кваліфікацію,
засвідчену Вами на співбесіді. Однак, погодьтеся, Ваша спеціальна освіта не
відповідає нашим потребам.
2. Ми розглянули Ваше
прохання, та, на жаль, у нас зараз немає вакансії.
3. На жаль, змушені
повідомити, що всі вакансії рекламних агентів уже заповнені (зайняті).
4. Ваші вимоги щодо
заробітної плати, на жаль, неприйнятні для нас. Шкода, але змушені відмовити
Вам.
5. Посаду генерального
представника нашої фірми вже обіймає інша особа.
5. У зв'язку з тим, що ми
вже взяли на роботу власного продавця, не маємо потреби в торгових
представниках.
Відмова
в продовженні терміну контракту і (договору, угоди) та зміні їх умов
1. Ми уважно вивчили Ваше
прохання стосовно продовження контракту на наступний рік і змушені повідомити,
що, на жаль, не маємо змоги (не можемо) цього зробити. Вдячні Вам за співпрацю
і бажаємо всього найкращого.
2. У зв'язку із значним
скороченням кількості штатних працівників, ми, на жаль, не можемо продовжити
контракт із Вами.
3. Щиро жалкуємо, але
неприємна ситуація, що склалася під час виконання Вами договору, не дає нам
можливості продовжити термін його дії.
4. Дякуємо (вельми вдячні) за
співпрацю, та, на жаль, одовжити термін контракту з
Вами ми не можемо (плануємо). Змушені повідомити, що ми не зовсім задоволені
результатами Вашої роботи.
5. У зв'язку з тим, що Ви
нерідко (час від часу) припускаєтеся помилок, ми змушені відмовити Вам у
підписанні нового договору.
6. Вибачте, але ситуація,
що склалася, не дає нам змоги Продовжити контракт із Вами.
7. Дякуємо за надіслані
зауваження та доповнення до проекту договору. Розглянувши їх на засіданні...
на жаль, змушені повідомити, що не
можемо погодитися з редакцією деяких пунктів.
8. На нашу думку, в
обов'язки представника пана... (прізвище та ім'я) входить не лише оформлення
замовлень, а й надання покупцям консультаційних послуг...
9. До обов'язків
представника фірми входить також
регулярне відвідування
клієнтів на всій території його діяльності.
10. Стосовно виплати комісійної винагороди
наголошуємо, що
вона здійснюється лише
після отримання платежів від замовника.
11. Ми отримали Вашого листа від
... (дата), у якому Ви
вертаєтеся з проханням
змінити пункт ... договору. Шкодуємо,
але ми не маємо жодної
змоги задовольнити Ваше прохання.
Та це є кілька серйозних
причин: ... ,
12. Вважаємо,.що
до угоди не можна вносити пункт про ...
оскільки це суперечить
...
13. Шкода, але ми не
можемо погодитися з Вашою редакцією деяких пунктів проекту угоди.
14. Шкода, але зараз ми не маємо змоги змінити умови договору. ...