Управление конференцией

Роль председательствующих лиц

Существует параллель между ролью председателя конфе­ренции и футбольного рефери. У каждого из них одна и та же ответственная задача наблюдения за применением на­выков и приемов профессиональными игроками, каждый из которых хочет получить больше преимуществ, и на оп­ределенный промежуток времени он должен гарантировать, что игра проходит по правилам и что окончательное реше­ние устраивает всех участников. У него есть книга с прави­лами (правила процедуры), однако его полномочия, кото­рые теоретически считаются главенствующими, могут ока­заться бесполезными, если сам председатель, используя все свои навыки и дипломатичность, не сможет убедить учас­тников, что в их же интересах принимать и подчиняться его решениям. И председателю и рефери необходимы чув­ство справедливости, твердость, знание правил и умение чувствовать ситуацию; не говоря уже о невероятном спо­койствии, а временами и самообладании.

Функции председателя делятся на две категории: проце­дурные и основные.

1. Процедурные функции

(a) открытие, закрытие и объявление перерыва конферен­ции;

(b) вызов представителей на трибуну;

(c) ограничение выступлений по времени, если это необхо­димо или если так требуют правила;

(d) вынесение решения по вопросам соблюдения правил и процедуры конференции;

(e) призыв участников воздерживаться от неуместных за­мечаний;

(f) обеспечение работы конференции в обычном режиме.

2. Основные функции

(a) выполнение специальных функций, которые присутству­ющие оставляют на усмотрение председателя (напри­мер, выбор страны или членов в новую комиссию);

(b) выполнение роли посредника, способствующего дости­жению цели конференции. Эта функция может прини­мать следующие формы:

•   выделение времени для неофициальных дискуссий;

•   содействие неофициальным обсуждениям, в которых председатель не принимает участия;

•   проведение дискуссий с различными представителя­ми с целью поиска путей выхода из тупиковой ситу­ации;

•   поддержка дискуссии с индивидуальными предста­вителями, если в ней председатель может найти удов­летворительную для всех основу для выхода из тупи­кового положения.

Усиление влияния на международные отношения организаций, имеющих в составе большое количество участников, выявило необходимость и возможность для председателя играть более активную роль, чем прежде. Делегаты собираются не столько ради того, чтобы прорекламировать себя или страну, которую они представляют, сколько для поиска решений, не все из которых удовлетворяют интересам той или иной страны, но предлагают наиболее приемлемый вариант для всей органи­зации в целом. Делегаты стараются применять позитивную дипломатию, а председатель, зная об этих целях, имеет гораз­до больше возможностей передавать проекты резолюций на рассмотрение и, благодаря изобретению «электронного редак­тора», без всяких проволочек рассмотреть целый ряд исправ­ленных проектов, прежде чем будет выработана окончатель­ная версия, которая может и не быть единодушно поддержана всеми участниками, но против которой никто не будет готов возразить: речь идет о процессе нахождения консенсуса и в ко­нечном счете — единогласного решения.

Секретариат

Секретариат осуществляет административную поддержку кон­ференции, он не только помогает председателю и участникам, но также подготавливает и закрывает конференцию. Если сек­ретариат является постоянным, он выполняет административ­ные функции между сессиями, когда он может играть испол­нительную роль, действуя в соответствии с обычными или специальными директивами руководящего органа.

До начала конференции, когда уже определено место ее проведения, роль секретариата сводится к рассылке пригла­шений, подготовке протоколов, приемов, бронированию транспорта, обеспечению связи с местными властями и под­готовке конференц-зала вплоть до последнего микрофона, карандаша и кофейной чашки. Но кроме всего прочего сек­ретариат занимается подготовкой и распространением повес­тки (или проекта повестки) и иных сопутствующих докумен­тов, включая правила процедуры конференции.

Во время проведения конференции секретариат отвеча­ет за всевозможные административные вопросы, включая обеспечение переводчиками и ведение отчетов и протоко­лов заседаний в том количестве, какое определено предсе­дателем либо правилами процедуры. Значительное коли­чество документов должно находиться на руках участников на всех стадиях проведения конференции — особенно про­ектов резолюций и иных решений — и поэтому доступ­ность услуг машинисток требуется организовать на протя­жении всего рабочего дня. После окончания конференции, кроме простых обязанностей по уборке, у секретариата есть два важных задания: опубликование отчета (протоколов конференции), который первоначально выпускается в виде про­екта (почти всегда при применении стенографического отчета), чтобы участники могли исправить незначительные ошибки пунктуации, орфографии или грамматики (остав­ляя неизменной сущность выступлений), и исполнение различных решений, принятых на конференции.

Во многих случаях глава секретариата выполняет определенные функции, которые обозначены в правилах процедуры проведения конференции. В эти функции могут включаться предоставление периодических отчетов, сметы расходов и другие обязанности, относящиеся к сотрудникам секретариата.