Поняття організації.
Термін “організація” застосовується досить широко в усіх сферах повсякденного життя кожної людини. Для більшості індивідів, безперечно, слово “організація” асоціюється перш за все з певною групою людей, об’єднаних між собою для виконання певних завдань. Також загальновідомо, що в межах кожної організації, незалежно від напрямків її діяльності та соціального складу, діють свої певні принципи роботи та правила поведінки її учасників. Так організацією можна назвати як малу посередницьку фірму, так і велике промислове підприємство, як “Клуб любителів пива”, так і політичну партію, як студентську групу, так і Верховну Раду України.
В теорії управління термін організації використовується принаймні в двох значеннях. В широкому сприйнятті організація розглядається як підприємство. Отже, організація – це функціонально-цільова сукупність людей, з притаманною їй соціальною структурою, каналами комунікацій, орієнтації, координації, управління і контролю, яка формується на основі розподілу праці, спеціалізацій функцій та ієрархиризованої системи взаємодії між індивідами, групами й структурними підрозділами для задоволення соціальних потреб індивідів та суспільства. Якщо говорити простіше, то організація – це свідомо координоване соціальне утворення з визначеними границями, що функціонує на відносно постійній основі для досягнення спільної для всіх її членів мети.
В вузькому розумінні організація – це процес означення найсуттєвіших зв’язків серед людей, задач і видів діяльності з метою інтеграції та координації організаційних ресурсів для ефективного виконання поставлених цілей. Організаційні процеси відрізняються соціальною сутністю, а взаємодія членів організації через організаційні процеси для досягнення єдиної спільної мети має бути чітко збалансованою.
Організації створюються й існують внаслідок того, що задана ціль не може бути досягнута однією людиною або навіть групою людьми, які працюватимуть незалежно та некоординовано. Менеджери займаються організаційною діяльністю, щоб виконати три речі:
по-перше, процес організації підвищує ефективність і якість роботи. Тільки в процесі організації можуть бути створені умови для досягнення синергії (спільної, об’єднаної та знеособленої енергії двох або більше людей, направленої на досягнення єдиної для всіх цих людей мети). Групи людей, які ефективно працюють разом, можуть зробити набагато більше, ніж якби вони працювали по одному;
по-друге, потреба в процесі організації зумовлена необхідністю встановлення відповідальності. Будь-які зусилля людей більш ефективні, коли вони розуміють свої специфічні обов’язки, добре орієнтуються у предметі своїх зобов’язань. Крім того дуже важливо, щоб кожна особа, знала перед ким вона має звітувати і хто буде доручати їй роботу та контролювати її виконання. Корисно також, щоб кожен робітник був ознайомлений зі структурою влади в організації. Взаємовідносини різних органів влади повинні бути зрозумілими всім, починаючи від робітників, що знаходяться на найнижчому щаблі організаційної піраміди, й закінчуючи вищим керівництвом;
по-третє, полегшення комунікацій. Формальна комунікація прямо слідує за структурою влади в організації. Так, коли людина знає, хто її керівник і якими підлеглими керує вона, то формальні лінії зв’язку встановлюються у двох напрямках. Цей процес охоплює всіх, тому існує комунікаційна лінія, що проходить згори до низу через усю організацію.
Сутність організації.
Особливістю суті організаційної та організаційної-виробничої системи є те, що перш за все її елементами виступають люди і “машини”. Крім того, виявляється, що більшість подібних систем перетворює одну множину ресурсів-вхід (матеріали, гроші) в іншу (товари, послуги). Тому така система звичайно включає чотири елементи: люди, машини, матеріали й гроші.
Для вивчення ефективності використання персоналу організацією можна застосувати три основні підходи. Перш за все можна покращувати початковий відбір працівників, або ж шляхом підвищення кваліфікації наявних працівників навчанням, чи використовуючи обидва методи. Вже давно визнано, що організація може розвиватися тільки за умови удосконалення кваліфікації кадрів. Саме особистість, її потенціальні здібності і таланти є невидимими цінностями, що не фігурують в балансах фірми, але в кінцевому рахунку визначають показники її діяльності. Крім того, значні кошти та час виділяються на сьогодні для здійснення відбору кадрів, з’являються спеціальні фірми, які консультують саме в цій області.
Набравши персонал, можна покращити показники роботи організації, підвищуючи ефективність її діяльності. За такого підходу переглядаються операції, що мають виконуватися, і здійснюються спроби покращення трудових показників працівників, які виконують вищезазначені операції. Такий підхід доречний при аналізі виробничої діяльності.
Третій підхід до покращення показників діяльності членів організації передбачає зміну середовища, в якому протікає ця діяльність: покращення трудових показників за рахунок зміни фізичних умов праці, психологічного і соціального клімату, в яких протікає робота. Поведінка людини піддається побічному регулюванню шляхом зміни системи стимуляції і порядку службового підпорядкування, взаємовідносин між керівниками і підлеглими, а також наданням працюючим можливостей для відпочинку і додаткових пільг.
Другою важливою складовою організації є машини (обладнання, устаткування інші засоби праці). Питання розробки конструкцій, виготовлення та обслуговування окремих машин, об’єднання всіх машин в єдиний технологічний комплекс, конструювання, виготовлення та обслуговування окремих машин, призначених для виконання різних технологічних операцій і процесів, є сферою діяльності класичних технічних дисциплін – механіки, хімії, будівельної техніки, електротехніки тощо. Традиційний підхід усіх цих дисциплін полягає в спробі синтезувати оптимальний технологічний комплекс шляхом об’єднання індивідуально сконструйованих машин, кожна з яких вважається найкращої з точки зору функцій, для виконання яких вона призначена. Подібний підхід може призвести до серйозних помилок при недостатньому врахуванні психологічного фактора – індивідуальних особливостей людини.
Важливу роль в організаційній системі відіграє надходження грошових коштів. Отримання інформації, необхідної для підтримання грошового обороту, є задачею бухгалтерського обліку, а оцінка якості надходжень, як правило, входить до функції аудитора.
Люди як елемент повинні бути здатними реагувати на дії один одного і на поведінку оточуючого середовища, використовуючи дані безпосереднього спостереження, або інформацію, отриману від тих, хто веде таке спостереження. Відповідно саме комунікації об’єднують частини системи і забезпечують її контакт з оточуючим середовищем.
Кібернетики стверджують, що в кінцевому рахунку будь-яку систему (в тому числі таку, що складається з людей) контролює та частина системи, яка має найбільшу гнучкість і варіабельність – найбільшу кількість степенів свободи. Тому не випадково в умовах ринку виживають і успішно працюють найгнучкіші організації, здатні діяти по моделі розвитку “зміни-адаптація”. Кожний господарюючий суб’єкт – досить складна організаційна система просторово-часового втілення, повна внутрішнього життя й різноманітних контактів з зовнішнім світом. Кожному господарюючому суб’єкту властиві свої задачі, свої прийоми та методи. Господарюючий суб’єкт – якісно визначена система, механізм, спосіб дії, а взятий як єдність якості і втілення цієї якості в системі, механізмі, способі дії – це спосіб господарювання, що забезпечує ефективну життєдіяльність в конкретних умовах існування.
Суттєвим в організаційній системі є те, що елементи мають бути взаємопов’язаними (взаємозалежними, взаємодіючими). Найрізноманітніші частини можуть бути об’єднані в “ціле”, але це “ціле” ще не система, доки не сформовано деякий дієвий організм. Будь-яка система може розглядатися як підсистема деякої крупнішої системи. Так карбюратор є підсистемою автомобільно двигуна і підсистемою самого автомобіля. Система перебуває у постійній взаємодії із зовнішнім середовищем як сукупність усіх елементів. Зміни властивостей останніх впливають на систему, а також на ті об’єкти, чиї властивості змінюються в результаті поведінки системи.
Для того, щоб зрозуміти, як система виконує свою функцію, необхідно знати, як всі її елементи взаємопов’язані один з одним і як сама вона пов’язана з системою, яка утворює її зовнішнє середовище. Наприклад, що зрозуміти, як годинники відміряють час, необхідно вивчити механізм поєднання їх частин одна з одною, і з’ясувати, яким чином вони показують час, тобто дослідити взаємовідносини між годинниками і користувачем.
При цьому виникаю два важливих питання. Як встановити межі системи? Що вважати відповідними їй підсистемами? Відповідь на обидва питання залежить від мети аналізу, і неправильні відповіді можуть призвести до помилок.
Суперечки що до організаційних систем носять не тільки академічний характер. Занадто широке вивчення системи для локальних цілей – це марнотратство, а занадто вузьке може призвести до наступного підвищення ефективності одної підсистеми за рахунок інших. Якщо деяка система прагне досягти певних цілей з мінімумом затрат, то навряд чи вдасться це зробити мінімізувавши затрати кожної окремої підсистеми, так як мінімізація затрат в цілому може вимагати їх збільшення для якоїсь одної підсистеми.
Проблема управління організаційною системою полягає в тому, щоб виходячи зі знання умов в момент А передбачити стан системи в момент В і спосіб, яким цей стан буде досягнуто. Цього домогтися на практиці надзвичайно складно.
Існує два основні типи систем: закриті і відкриті. Закрита система має жорстко фіксовані границі, її дії відносно незалежні від зовнішнього середовища.
Відкрита система характеризується взаємодією із зовнішнім середовищем. Енергія, інформація, матеріали – це об’єкти обміну з зовнішнім середовищем через проникні границі системи. Така система не є само забезпечувальною, вона залежить від енергії, інформації і матеріалів, які поступають ззовні. Крім того, відкрита система повинна мати здатність призвичаюватися до змін у зовнішньому середовищі. Керівники в основному займаються відкритими системами. Виживання будь-якої організації залежить від зовнішнього світу.
Організації з точки зору суспільного виробництва являє собою уособлену в результаті суспільного розподілу праці частину виробничого (стосовно продукції або послуг) процесу, здатну самостійно або у взаємодії з іншими аналогічними системами задовольняти ті чи інші потреби потенціальних споживачів за допомогою вироблених цією системою товарів чи послуг (як комерційного, так і некомерційного характеру). Виникнення тієї чи іншої організації зумовлене виникненням, формуванням і стійкістю на ринку попиту на продукцію, підтвердженого платоспроможністю покупців.
Організаційна культура як частина сутності організації.
Організації, як відомо, існують для того щоб виробляти матеріальні блага та послуги. Це “виробництво” пов’язане в певний технологічний ланцюг як для матеріальних товарів, так і для надання послуг. Для приведення в дію усіх ланок цього ланцюга в будь-якій організації діє адміністративна система або система управління, у якій весь персонал виконує функції керівників і підлеглих. Однак, як уже зазначалося вище, діяльність організації не може здійснюватися тільки на основі технології або управлінської ієрархії, адже там діють люди, керуючись у своїй діяльності вони керуються якимись конкретними цінностями, здійснюючи певні обряди тощо. В цьому сенсі кожна організація являє собою культурний простір.
Кожна організація створюється для реалізації поставленої перед нею мети, для здійснення якоїсь Справи. (Тут під Справою треба розуміти певну діяльність організації по досягненні певної, поставленої перед нею, мети. Наприклад, виробництво для промислових підприємств, збут для посередницьких торгівельних фірм, задоволення певних матеріальних людських потреб для соціальних організацій, як державних, так і приватних тощо). Спосіб, яким здійснюється цілеспрямована діяльність організації, спосіб, яким ведеться Справа, надає організації індивідуальний окрас, персоніфікує її. З цих позицій культуру організації можна охарактеризувати як специфічну, характерну для даної організації систему зв’язків, дій, взаємодій та відносин, що здійснюються в рамках конкретної діяльності організації по досягненню мети, способу постановки і ведення Справи. В руслі такого підходу знаходиться й визначення організаційної культури, дане американським спеціалістом з управління Е. Н. Шейном: “Організаційна культура – являє собою набір прийомів і правил рішення проблеми зовнішньої адаптації і внутрішньої інтеграції робітників, правил, що виправдали себе в минулому і підтвердили свою актуальність сьогодні. Ці правила й прийоми являють собою відправний момент у виборі співробітниками придатного способі дій, аналізу та прийняття рішень. Члени організації не замислюються про їх зміст, вони розглядають їх як початково вірні”.
Зміст організаційної культури не є чимось надуманим або випадковим, а виробляється в ході практичної цілеспрямованої діяльності організації, як відповідь на проблеми, що ставить перед нею внутрішнє і зовнішнє середовище. Під внутрішнім середовищем фірми розуміють саму фірму й тих її ділових партнерів, з якими вона безпосередньо співпрацює або зіштовхується у процесі діяльності, а також цільову аудиторію фірми (органи державної влади і державного контролю за організаційною діяльністю, засоби масової інформації, поставники фірми, конкуренти, безпосередні споживачі товарів чи послуг тощо). Зовнішнє середовище для будь-якої організації представлене тими факторами, що впливають на її діяльність, і на які сама організація не в змозі прямо впливати. Сюди відносять політичну, економічну, демографічну, соціальну ситуацію в конкретній країні і в світі в цілому; також географічні, природні, кліматичні впливи.
Вироблений під впливом внутрішнього та зовнішнього середовища зміст організаційної культури діє досить довго, пройшовши випробування часом. Але для кожного конкретного члена організації цей зміст існує як щось дане. Таким чином культура організації виражає певні колективні уявлення про цілі і способи діяльності даної організації.
Французький дослідник організаційної культури Н. Де метр підкреслює, що культура організації – це система уявлень, символів, цінностей і зразків поведінки, яку розділяють усі її члени. Це означає, що в межах певної кожен пов’язаний загальним поглядом на те, що являє собою дана організація, яка її економічна та соціальна роль, яке місце вона займає по відношенню до конкурентів, які її обов’язки перед суспільством в цілому або конкретними людьми, з якими вона безпосередньо співпрацює і які не відносяться до самої організації тощо. Основна функція організаційної культури – створити відчуття ідентичності всіх членів організації, образ колективного “ми”.
Крім формування цих загальних поглядів культура організації забезпечує гармонізацію індивідуальних та колективних інтересів. У формах організаційної культури кожен член організації усвідомлює свою роль в системі, е, що від нього очікують і як найкращим чином він може відповісти на ці очікування. В свою чергу кожен знає, що він може очікувати від підприємства, якщо буде плідно виконувати свою місію. Нарешті, кожен знає або відчуває: в разі порушення ним писаних або неписаних норм організації, він буде покараний, і що ця загроза йде не тільки від керівництва, а й від його товаришів. Таким чином культура організації мобілізує енергію її членів і направляє на досягнення мети організації.
Формальний та неформальний бік організації як вираз її сутності.
Не можливо повністю розглянути сутність організації, не вдаючись до розгляду її структури. Важливість організації, а також її сутність як соціального-економічного явища випливає саме з організаційної структури. Структура організації – це фіксований взаємозв’язок між її підрозділами і працівниками. Організації в вузькому її розумінні, як сукупності певної кількості індивідів, з огляду на її структуру може бути формальною або неформальною.
Формальна організація – це попередньо спланована структура повноважень і функцій на основі сформованих взаємодій між компонентами організації. Така організація завжди носить сплановано директивний характер.
Результат організаційних зусиль фірми на рівні формальної організації може бути відображений на організаційній схемі – простому накресленні ліній і боксів, котрі показують, як організована фірма. Схема організації показує склад її лінійних секторів і функціональних одиниць. Бокси представляють види діяльності фірми і людей, які використовують їх. Лінії вказують на зв’язки між ними. Число горизонтальних рядів боксів вказує на те, скільки рівнів управління має організація.
Організаційна схема є своєрідним планом того, для чого призначені формальні зв’язки в певному періоді часу. Однак основною ознакою будь-якої організації є її динамічність і вона діє кожен день. Тому можуть бути деякі відхилення від того, що передбачено схемою.
Організаційна схема відображає заплановані, формальні зв’язки, необхідні для роботи організації. Але виконання роботи за часту вимагає незапланованих, нестандартних дій та рішень і покладається на неформальні зв’язки серед членів організації. Ці незаплановані зв’язки і види діяльності серед людей в організації, які прискорюють її роботу, називаються неформальною організацією.
Неформальна організація може утворюватися спонтанно або бути результатом мудрої політик і обережного маневрування серед деяких членів організації. Організаційна схема – це статичний малюнок, що складається з горизонтальних і вертикальних ліній. Неформальна організація динамічна й всілякі можливі зв’язки в середині неї дуже важко зобразити. В неформальній організації нема офіційного керівника, але у ній є лідери. Вона не має ієрархії влади, а зв’язки у ній – суспільні. В ній нема формальних правил, управляється неорганізаційна структура вільно, за допомогою суспільних норм.
Комунікаційна система неформальної організації носить назву “виноградного кетяга”. Така аналогія дуже точна, так як канали неформальних зв’язків прокладають свій шлях вгору, вниз і через формальну структуру організації. Найважливішим фактором ефективного функціонування неформальної організації є організаційна культура, сформована в кожній окремій організації. Така культура може формуватися як хаотично, залежно від персональних соціально-психологічних особливостей її учасників або за участю неформальних лідерів та під певним контролем керівників різних рівнів. Останній варіант є більш привабливим для організації з точки зору ефективності її діяльності по досягненні поставленої мети.
