Вступ
Цінний той керівник, що знає свою справу, уміє добре управляти і домагатися поставлених цілей, незалежно від його зовнішності й освіти. Це головний стандарт дійсного керівника. Але навіть при наявності усіх вище перерахованих навичок керівник не буде успішним якщо він не буде правильно організовувати свій час і робочий день. Адже такий ресурс як час коштує на ряду з багатьма іншими ресурсами: людьми, фінансами і сировиною. Менеджер завжди знаходиться в трьох вимірах у дійсному, минулому і майбутньому. Час - не можна нагромадити, умножити або передати. Він проходить безповоротно. На жаль в Росії з давніх часів склалося уявлення про керівника, як про людину з мінімальною кількістю вільного часу, і чим менше часу мав керівник, тим більше значною персоною він здавався. Але насправді це лише говорить про низький рівень самоменеджменту, що являє собою послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практика, для того щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.
Тут було б доречно процитувати висловлення різних авторів про значення часу: Алан Лекейн: «Той, хто дозволяє плинути своєму часу, випускає з рук своє життя; той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя»; Пітер Друкер: «Час - самий обмежений капітал, і якщо не можеш їм розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим»; Ульріх Зиверт: «Уміння розпоряджатися часом поряд із правильним керівництвом і технікою впливу на людей виступає чинником, що визначає Ваш успіх і невдачу».
Таким чином, ми можемо сміло сказати, що успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічних розмірів, але і від того, як він розпоряджається самим цінним надбанням - часом.
1. Постановка мети.
Це аналіз і формування особистих цілей.
Значення постановки цілей
Саме в постановці цілей містяться ази діяльності підприємств і його успішне майбутнє. Мета описує кінцевий результат. Необхідно усвідомлювати, що тут розуміється ні те, що ми робимо, а те заради чого ми це робимо. Мета - це свого роду виклик, що спонукає до дій. Навіть найкращий засіб роботи безнадійний, якщо ми заздалегідь чітко не намітимо те, чого ми хочемо. У свою чергу, щоб поставити ці цілі треба думати про майбутнє. Ціль дає ясність про те, у якому напрямку необхідно рухатися. Без них можна загубитися в дрібницях і зійти з вірного шляху.
Постановка цілей - це тимчасовий процес, оскільки в плині діяльності підприємства може з'ясуватися, що ті або інші параметри змінилися, що призводить до необхідності зміни мети. Для самоменеджменту фундаментальне значення має усвідомлення того, куди ми хочемо прийти і куди потрапити не хочемо, а також не потрапити туди куди нас хочуть призвести інші. Якщо в керівника існує усвідомлена ціль, то туди ж спрямовані й усі сили керівника, тобто цілі служать концентрації сил на важливих напрямках. "Випадкові успіхи гарні, але рідкісні. Заплановані успіхи краще, оскільки вони керовані і трапляються частіше".
Постановка мети Життєві цілі Сильні та слабі сторони. Ситуація, оточення Практичні цілі Знаходження цілей (аналіз цілей) Ситуаційний аналіз Що я можу? Формування цілей (планування цілей)
Знаходження цілей.
Для того, щоб домогтися успіху необхідно правильно вибрати мету. Для цього можуть використовуватися різноманітні технології. Необхідно відповісти для себе на такі питання:
- Яких цілей Ви хочете досягти?
- чи узгоджуються вони між собою?
- чи існують так називана вища ціль і визначені проміжні цілі на шляху до головного?
- Знаєте чи Ви, що Ви самі можете зробити для цього (сильні сторони) і над чим Вам ще треба працювати (слабкі сторони)? Одним словом, необхідно домогтися ястності мети.
Ситуаційний аналіз
Аналіз цілей Чого я хочу? Бажаємі цілі Ситуаційний аналіз Що я можу? Сильні й слабкі сторони розвивати Позбавитися Процес постановки цілей Аналіз "ціль - засіб" Формування цілей (планування цілей) Практичні цілі (цілі дій) Являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що варто заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони). Шляхом аналізу своїх спроможностей ми визначаємо, що взагалі ми можемо учинити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей ви розташовуєте. Мова йде про подальший розвиток цього потенціалу. З іншого боку, ми повинні ясно уявляти собі свої слабості, щоб уникати дій, що можуть сприяти прояву подібних «якостей», або вжити заходів до рятунку від цих хиб. Можливо також упорядкування балансу своїх найбільших невдач і поразок і виділення, слідством відсутності яких якостей вони були. «Знати свої слабості - значить зміцнювати свої сильні сторони».
- Аналіз «ціль - засіб»
У процесі аналізу необхідні для досягнення бажаних цілей засобу (особисті, фінансові, тимчасові ресурси) дорівнюються з реальною ситуацією.
Формулювання цілей.
Це останній щабель при постановки цілей. Це конкретне формулювання практичних цілей для наступної стадії планування. «Встановити терміни - сформулювати результати». При цьому необхідно пам'ятати про фізичний стан, здоров'я, про самоосвіту і про своє культурне просвітництво. Необхідно не брати на себе занадто багато і встановлювати також короткострокові цілі, узгоджені з досягненням своїх довгострокових глобальних цілей.
2. Планування.
Розробка планів і альтернативних варіантів своєї діяльності. Планування означає підготування до реалізації цілей і упорядкування часу. Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи складається в тому, що планування часу приносить виграш у часу, практичний досвід говорить, що час затрачений на планування призводить до скорочення часу на використання й у кінцевому рахунку призводить до економії часу в цілому. Але при цьому не можна вважати те, що чим більше часу ми витрачаємо на планування, тим більше часу ми заощадимо. В часу, як у багатьох інших процесів, колись наступає оптимум, після якого подальше планування не має змісту. Але все ж, як я думаю, якщо приділяти хоча б 10 хвилин у день, то можна з заощаджувати до 2-х годин.
Принципи і правила планування часу.
Щоб правильно виконувати свої функції і досягати цілей ми насамперед повинні чітко уявити собі свій бюджет часу і сукупність своїх задач. Тоді ми будемо готові передоручати менше важливі справи і зменшувати їхнє число. При плануванні варто притримуватися деяких основних правил:
1) При упорядкуванні плану дня краще лишити 40% робочого часу вільним. Тобто 60% - запланований час, 20% - непередбачений час, 20% - спонтанний час.
2) Необхідно документувати витрачений час. При цьому треба вказувати як і на що воно було витрачено. Т.о. ми має постійне уявлення про витрату свого часу і досвід як основу для майбутньої потреби в часу.
3) Зведення задач воєдино - план дій. Щоб скласти гарний план необхідно мати уявлення про майбутні справи, до приклада розділити їх на довгострокові, средні- і короткострокової справи.
4) Регулярність - системність - послідовність.
5) Реалістичне планування. Необхідно планувати лише той об‘єм задач із яким ми реально можемо справитися.
Пристосування План життя Пристосування Річні підсумоки Квартальні підсумки Місячні підсумки Звіти неділі Звіт дня Плани на декілька років вперед Підрозділяється на Квартальні плани Місячні плани Декадні плани Плани на день Порівняння "план-факт": перепровірка результатів Система планування часу
Як ми бачимо початком служить план на декілька років вперед. Він виводиться з плану життя. Після того, як складений план на найближчі декілька років ми може скласти план на рік. При цьому треба стежити за тим, щоб випадково не займатися більш пізніми справами. Далі складається квартальний план, що служить інструментом контролю за річним. Враховані в місячному плані задачі і цілі переносяться з квартального плану місяця, що закінчився - Декадний план - це ще більш детальний, точний прогноз майбутнього періоду. "Денний план являє собою останню й одночасно найважливіший щабель у системі планування часу, конкретне втілення (реалізацію) поставлених цілей"! Денний план будується на основі декадного плану
Упорядкування планів дня за допомогою методу "Альп".
Цей метод включає 5 стадій: а) упорядкування завдань;
б) оцінка тривалості акцій;
в) резервування часу (у співвідношенні 60:40);
г) прийняття рішень по пріоритетах і передоручень;
д) контроль (облік незробленого)
Щоденник часу - є найважливішим робочим засобом щоденник є гарним інструментом планування, довідником і інструментом контролю.
Необхідно завжди перевіряти ще раз свої плани і змінювати їх , якщо вони надаються не здійсненими або не дозволяють досягти поставленої цілі до терміна.
3. Прийняття рішень.
Прийняти рішення - це значити встановити пріоритетність. Воно припускає вибір першочергових справ і задач.
Питання прийняття рішень підвівся через появу в керівник проблем таких як: спроба виконання відразу великого об‘єму робіт, розпилення своїх сил на окремі не істотні, але необхідними справи, що здаються. І до кінця дня керівники дійде висновку, що вони проробили величезну роботу за цей день, але головні проблеми і справи залишилися не вирішеними. Багато керівників виправдуються говорячи, що вони змушені щодня робити багато важливих справ. Для того, щоб так не утворювалося необхідно обов'язково встановлювати пріоритети, що означає прийняти рішення про те, яким із задач варто надавати першорядне, другорядне і т.д. значення. Якщо слідувати цьому простому правилу, то можна досягти такого:
- додержуватися встановлені терміни;
- одержувати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;
- уникати конфліктів
- уникати стресових ситуацій і перевантажень. Чергу справ можна визначати за допомогою таких методів:
Принцип Парето (співвідношення 80:20)
Він означає, що усередині даної групи або множини окремі малі частини виявляють набагато велику значимість, чим це відповідає їх відносній питомій вазі в цій групі. Відповідно до цієї теорії можна зробити висновок стосовно для робочої ситуації керівника: за перші 20% що витрачається часу досягається 80% результатів. Інші 80% витраченого часу приносять лише 20% загального результату.
Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ.
Це техніка виходить із досвіду, що частки у відсотках більш важливих і менше важливих справ у сумі залишаються незмінними. За допомогою букв А, Б и В задачі підрозділяються на три класи, відповідно до їхньої значимості. Аналіз АБВ грунтується на таких трьох закономірностях:
- найважливіші задачі складають приблизно 15% усієї кількості справ, який займається керівник. Внесок цих задач для досягнення цілі складає біля 65%.
- На важливі задачі припадає біля 20% загального числа справ, значимість котрих також біля 20%.
- Менше важливі і несуттєві задачі складають біля 65% усіх справ, а у свою чергу значимість їх складає усього лише біля 15%. Щоб застосувати аналіз АБВ необхідно слідувати таким пунктам:
- скласти список усіх майбутніх задач.
- Систематизувати їх по важливості й установить чергу
- Пронумерувати ці задачі
- Оцінити свої задачі відповідно до категорії А,Б,В.
- Задача категорії А (15% усіх задач) не підлягають передоручити.
- Задача категорії Б (20% усіх задач) підлягають передорученню.
- задачі , що залишилися, маловажні і підлягають обов'язковому передорученню.
Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера
Цей принцип є простим допоміжним засобом у тих випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якій задачі віддати перевагу. Пріоритети встановлюються по таких критеріях як терміновість і важливість справи. Вони підрозділяються на 4 групи:
1) Термінові/ важливої справи - необхідно виконати їх самому керівнику.
2) Термінові/менше важливі справи
3) Менше термінові/важливі задачі. Необв‘язково виконувати їх відразу, але виконувати їх треба самому.
4) Менше термінові/ менше важливої справи. "Від задач менше термінових і несуттєвих варто утримуватися". Завдяки принципу Ейзенхауера можна істотно збільшити продуктивність, продуктивність і результативність.
Основи делегування.
Під делегуванням у загальному значенні розуміється передача задач своєму поідлеглому зі сфери діяльності самого керівника. Але при цьому начальник зберігає за собою відповідальність за керівництво, що не може бути делегована.
Передача задач або діяльності може здійснюватися на тривалий термін або обмежуватися разовими дорученнями.
Начальник Підлеглий Управлінська відповідальність (її делегування) Задачі Компетенція Функціональна відповідальність Начальник Підлеглий Управлінська відповідальність (її делегування) Задачі Компетенція Функціональна відповідальність Виконання
Доцільно відзначити переваги делегування:
- делегування допомагає керівнику визволити час для важливих задач і трохи розвантажитися;
- делегування сприяє використанню фахових знань і навичок робітників;
- Делегування стимулює розкриття спроможностей, самостійності і компитенції підлеглих;
- Делегування позитивно впливає на мотивацію праці співробітників.
Для того, щоб навчитися правильно делегувати необхідно ознайомитися і взяти до уваги такі правила:
- підібрати підхожих співробітників;
- розподілити сфери відповідальності;
- координувати виконання доручених задач;
- стимулювати і консультувати підлеглих;
- здійснювати контроль робочого процесу і результатів;
- давати оцінку своїм співробітникам;
- припиняти спроби зворотного або наступного делегування. Делегувати необхідно рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання і підготовчу роботу. Ні в якому разі не можна делегувати таку роботу як визначення цілей, керівництво співробітниками, задача високого ступеня ризику, і т.д.
4. Реалізація й організація.
Упорядкування розпорядку дня й організація трудового процесу з метою досягнення поставлених цілей.
Організація свого робочого дня повинна відповідати основному принципу: "Робота повинна підпорядковуватися мені, а не навпаки". Існує 25 правил, що можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.
Правила початку дня:
1) починати день із позитивним настроєм;
2) добре поснідати і без поспіху на роботу;
3) починайте роботу з можливості в те саме час;
4) повторний огляд плану дня
5) спочатку - ключові задачі;
6) приступати без розкачки;
7) узгодити план дня із секретарем;
8) ранком займатися складними і важливими справами;
Правила основної частини дня:
9) Гарна підготовка до роботи;
10) Впливати на фіксацію термінів;
11) Уникати дій, що викликають обернену реакцію;
12) Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;
13) Уникати незапланованих імпульсивних дій;
14) Своєчасно робити паузи / дотримувати розміреного темпу;
15) Невеличкі однорідні задачі виконувати серіями;
16) Раціонально завершувати почате
17) Використовувати тимчасові проміжки;
18) Працювати антициклічно;
19) Викроювати спокійний час;
20) Контролювати час і плани;
Правила завершення робочого дня:
21) Завершити незроблене;
22) Контроль за результатами і самоконтроль;
23) План наступного дня;
24) Додому з гарним настроєм;
25) Щодня повинний мати свою кульмінацію.
Природний денний ритм
У різних людей різна психологія й організм. Внаслідок цього працездатність людей різноманітна в різноманітні періоди часу. Деякі люди продуктивніше працюють ранком, деякі в день, а деякі ввечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше. Просто пік працездатності в цих людей припадає на різні періоди дня. Абсолютні значення піка і спаду продуктивності індивідуально різняться, але що однаково для усіх людей - так це відносні, ритмічні коливання!
5. Контроль.
Самоконтроль і контроль результатів.
Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку -оптимізації трудового процесу. Всі перераховані вище функції самоменеджменту будуть не настільки ефективними якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три задачі:
- осмислення фізичного стану
- порівняння запланованого з досягнутим
- коригування по установлених відхиленнях
Ціліустановка План Корективи Контроль за процесом Факт Трудовий процес та результати Реалізація
Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перепонів.
Контроль за результатами праці (цільовий контроль) повинний у будь-якому випадку провадитися після виконання задачі (кінцевий контроль).
Наприкінці робочого дня необхідно контролювати і відбивати не тільки виконання поставлених цілей, але й особисту ситуацію.
"Той хто хоче себе по-справжньому розвантажити не може відмовитися від самоконтролю".
6. Інформація і комунікація.
Найважливіша фаза, тому що всі інші фази потребувають у ній. Інформація і комунікація складає серцевину самоменеджменту, навколо котрої постійно обертаються інші функції. На керівника щодня обрушується потік інформації з який йому припадає справлятися. У реальному житті керівник опрацьовує набагато більше інформації, чим це необхідно. Для того, щоб заощаджувати свій час керівнику необхідно розробити раціональний підхід до володіння інформацією.
Раціональне читання
Це важливо для керівника, оскільки раціоналізувати читання означає ліквідацію загубленого часу на безсистемне читання і порожню витрату засобів.
Раціональне читання Перед читанням Під час читання Після читання Відбір матеріалу для читання Вдосконалення методу читання Прискорення читання (техніка швидкого читання) Помітки Виписки SQ 3R - метод Незалежно від швидкості читання, можна шляхом цілеспрямованого, селективного читання заощадити масу часу.
Раціональне читання припускає насамперед визначення того треба чи цей матеріал читати взагалі, якщо так, то в якому об‘ємі.
1) при перегляді і читанні треба думати про те, яку інформацію ми хочемо з нього одержати;
2) треба переглянути назву глав і поділів, пробігти очима стислий зміст, а також передмову і вступ.
3) З'ясувати, що б ми хотіли прочитати більш інтенсивно.
4) Не затримуватися на примітках, частинах тексту, надрукованих дрібним шрифтом
5) Слідувати значеннєвому змісту й ідеї тексту, а не словам.
6) Відшукувати усілякі виділення і таблиці.
Читати можна також швидше якщо позбутися від шкідливих навичок і відтяжних чинників і удосконалювати методику читання. Необхідно також звикнути і до того, що важливі тексти потрібно не тільки читати, але й опрацьовувати після читання.
Також бажано розробити свою систему маркірувань і робити позначки, що вказують на важливість або якість того або іншого абзаца.
Можна виписувати важливі ідеї і думки, але лише найважливіше й у стислій формі.
Метод SQ 3R є методом 5-ти щаблів, що передбачають:
1. Огляд. Треба дізнатися яку інформацію несе книга в цілому.
2. Постановка питань. Це критичне читання.
3. Читання. Цільове і концентроване сприйняття.
4. Узагальнення. Необхідно, щоб засвідчиться, що матеріал засвоєний.
5. Повторення. Завершальне повторення служить зведенню в єдине ціле окремі результати, отриманих у ході проробки тексту.
Раціональне проведення нарад.
Наради забирають у керівника й у підлеглих дуже велика частина робочого дня. Тому бажано провести аналіз точних витрат найближчої наради з урахуванням: витрат на підготування, заробітку учасників, додаткових індивідуальних витрат, накладних витрат, командировочних витрат і загубленого часу! «найкращі наради ті, що взагалі проводити не треба!» Порядок денний складайте з указівкою часу, необхідного для обговорення окремих тим. Для кожного пункту намічайте час відповідно до його значимості. Використовуйте для цього такий формуляр: «План обговорення».
"План обговорювання"
Тема____________________________________________________
Дата _________________________
Час ________ Місце проведення _____________________________
Документи для обговорювання ______________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Учасники _______________________________________________
________________________________________________________
Після наради
Повертайтеся, хоча б час від часу до ходу і результатів наради, що відбулася, наприклад шляхом опитуванння учасників: а) чи були достатньо ясні тема і ціль наради; б) чи одержали кожний з учасників порядок денний в) чи почалася нарада вчасно, чи дотримувалися порядок денний і регламент; г) чи була досягнута ціль наради; д) скільки часу була використано неефективно.
Варто складати іноді й укорочений протокол із найважливішими даними і результатами, що роздаються учасникам.
Контролюйте чи виконуються прийняті рішення усіма кого вони стосуються.
Невиконані задачі і невирішені проблеми повинні бути першим пунктом такого порядку денного.
Переговори по телефоні
Телефон є найбільше часто використовуваним засобом комунікації і найбільше частим джерелом перешкод. Але його можна і використовувати у виді інструмента раціональної інформації і комунікації.
Його можна використовувати також і в якості нового виду: «Інтернет». За допомогою телефонної лінії ми можемо з'єднатися до глобальної інформаційної мережі.
Цей вид послуг дає можливість відмінного обміну інформацією.
Раціональне ведення кореспонденції.
1) Підготуйте стандартні відповіді;
2) Намагайтеся писати резолюцію відразу, не накопичуя паперів;
3) Не захоплюйтеся розмноженням документів;
4) Своєчасно знищуйте архіви;
5) Довіряйте сектретарю в розборі пошти;
6) Удосконалюйте документообіг;
7) Прагніть до простої системи документообігу.
Висновок
Якщо проаналізувати все вище сказане, то можна мабуть зупинитися на такому:
Час - це унікальніший ресурс людини. Час - це не тільки кількість годин і хвилин, це ще насичені корисною роботою години і хвилини.
Уважно відноситься до того, що ми робимо. Деякі справи взагалі не варто робити.
Делегувати роботу іншим людям.
Віддавати звіт собі в тому, як ми витрачаємо свій час.
He засмучуватися тим, що в житті менеджера багато неупорядоченості
Робити все у свій час!
Ставити правильні цілі!
Постійно стежити за розпорядком дня!
Не забувати про поставлену ціль і йти до неї найкротшим шляхом!
Спланувати Свій день, тиждень і навіть місяць.
Не забувати про контроль зробленого.
З написаного вище можна зрозуміти, що від кожної людини потрібно серйозно і сумлінно підходити до організації свого робочого дня, розподілу часу, інакше людина ризикує потрапити в пастку, що готують йому час і самий же людина якщо не серйозно ставиться до розподілу часу. Таким чином, очевидно що розподіляти справи і час витрачений на них слідує так, щоб цього самого часу вистачало на усі справи, і звісно ж не варто забувати про відпочинок. Таким чином варто звернути увагу на класифікацію справ по ступені важливості, а також розподіленню кожного серйозного заходу, тобто засоби, що володіють визначеним ступенем важливості для вас. Не варто обходити увагою різноманітні допоміжні засоби організації свого часу , що допомагають, такі наприклад як: різноманітного роду органайзери, електронні записні книжки, кишенькові комп'ютери, і секретар. Незважаючи на те, що на цю тему написано багато книг і опублікована множина статей кожна людина повинна сама сказати собі: "Я не хочу більше витрачати час у порожню і я не хочу запізнюватись", тоді людина зробить самий важкий перший крок по дорозі до організованого життя.
