Організація програми, підходи до організації програми
План
Організація програми 3
Підходи до організації програми:
Функціональна структура 7
Програмна структура 8
Матрична структура 9-10
1. Організація програми.
Як показано раніше, планування забезпечує учасникам програми розуміння цілей та опис робіт, які повинні бути виконані, створює основу для розподілу робіт між учасниками програми і призначення ресурсів.
Інакше кажучи план програми забезпечує структуру для організації робіт з її організації. Мета організації менеджменту програмою включає:
• забезпечення взаємодії;
• поділ ролей і відповідальності;
• визначення відповідальності за прийняття рішень;
• забезпечення ефективного розподілу інформації;
• забезпечення гнучкості використання ресурсів. Для забезпечення ефективної взаємодії необхідно:
• забезпечити взаємодію між менеджером проекту і функціональним менеджментом;
• встановити правила формальної взаємодії між учасниками програмі, Лінійні менеджери повинні забезпечувати програму ресурсами відповідно
до життєвого циклу таким чином, щоб менеджер програми може бути впевнений у доступності необхідних ресурсів. У рамках програми взаємодіють різні організації й окремі виконавці:
• внутрішні і зовнішні користувачі результатів програми;
• внутрішні і зовнішні постачальники ресурсів;
• внутрішні функціональні відділи, наприклад, бухгалтерія і т.д.
Для забезпечення ефективної взаємодії повинно бути чітко визначено:
• хто повинен приймати рішення;
• хто виконує ту чи іншу роботу:
• хто несе відповідальність за управлінські функції:
• хто одержує інформацію.
Рівні відповідальності і влади повинні бути чітко визначені не тільки для постійних членів програми, але її для виконавців чи організацій, що підтримують програму на окремих стадіях.
Організація програми включає визначення ключових фахівців, відповідальних за ухвалення рішення. Організаційна структура команди (колективу), що виконує програма, повинна передбачати можливість розподілу функцій прийняття рішень відповідно до їхньої природи (наприклад, технічні рішення приймаються технічними фахівцями). Відповідальність за ухвалення рішення повинна, в міру можливості, покладатися і на потенційних користувачів результатів програми.
У деяких програмах система комунікації допускається розсилання величезної кількості інформації всім учасникам програми. Надлишкові обсяги інформації ведуть в результаті до зниження інформованості учасників програми. Аналогічно наради, у яких бере участь занадто багато співробітників, перестають бути ефективними.
Розглядаючи проблему організації комунікації усередині програми, менеджер програми повинен:
• забезпечувати учасників програми лише необхідною для них інформацією в необхідний час:
• визначати канали комунікації заздалегідь;
• строго контролювати ефективність інформаційних каналів;
• надавати інформацію в оптимальній формі (узагальнені звіти, графіки, таблиці).
Програми виконуються нерідко постійною командою виконавців, що працює в рамках програми від початку і до кінця. У такому випадку менеджер програми обмежений у можливості регулювати кількість ресурсів у залежності від стадії життєвого циклу її обсягу робіт, не може залучити найбільше кваліфікованих фахівців для специфічних видів робіт.
Організація програми повинна залучати різні ресурси неї різних стадіях розробки програми у відповідності з наступними трьома принципами:
• забезпечувати найбільш кваліфікованими дія дамою виду робіт фахівцями.
• забезпечувати точним описом завдання для залучених фахівців.
• залучати виконавців у команду програми тільки на період, коли їхня кваліфікація необхідна.
Програми звичайно є складовою частиною діяльності більш великих організаційних структур. Результати організації програм спрямовані організацій-замовників. Виконання програми може здійснюватися в рамках одній чи декількох організацій. Таким чином, організаційна структура програми визначається як її цілями і змістом робіт так і структурами організацій, що беруть участь у програмі.
У будь-якому випадку концепція й організаційна структура програми повинні бути погоджені зі стратегічним планом розвитку організації і структурою організації виробництва.
В організаційній структурі програми можуть бути виділені три основних рівні:
• на концептуальному рівні: визначаються основні принципи взаємодії визначаються основні принципи взаємодії і роз'яснюється ступінь участі різних учасників програми; встановлюються взаємодії на рівні організацій, відділів і менеджменту;
• на рівні стратегії: визначається відповідальність за досягнення ключових подій, організаційними елементами можуть бути організації, відділи, ключові менеджери;
• на рівні виконання робіт: визначається відповідальність за виконання окремих робіт, призначаються виконавці і підтримуючі ресурси.
Управлінські рішення, прийняті на різних рівнях програми, вимагають участі менеджменту і виконавців, що займають відповідні ступені в організаційній структурі організації.
На рівні концептуального планування й управління програми основну роль відіграють менеджери вищої ланки організації, що приймають рішення щодо цілей і пріоритетів програм, обсягів фінансування і ресурсного забезпечення. Даний рівень менеджменту відіграє ключову роль на передінвестиційній стадії програми, коли приймаються рішення щодо програми в цілому.
На стадії планування і запуску програми управлінські рішення стосуються стратегії досягнення цілей програми і центр менеджменту переміщається на стратегічний організаційний рівень.
На стадії реалізації програми основна маса управлінських рішень стосується оперативного планування технічної реалізації і тактики виконання завдань. Головну роль на стадіях, виконання відіграє, організація роботи команди програми.
Вибираючи організаційну форму менеджменту програмою, необхідно відповісти на два основних питання.
Чи потрібно учасників програми звільнити від їхніх повсякденних обов'язків і перевести в окреме приміщення, чи треба їм знаходишся на своїх робочих місцях, розділяючи свій робочий час між поточними справами і роботами за програмою? Іншими словами, чи повинні роботи з програми бути ізольовані від поточного виробничого процесу в компанії чи інтегровані з ним?
Чи повинна організаційна структура програми бути наближена до функціональної структури організації або базуватися на незалежній моделі?
2.1. Функціональна структура
Звичайно виділяють три основних підходи до організації програми:
• функціональна структура;
• програмна структура;
• матрична структура;
Функціональна і програмна структури являють собою два протилежних підходи до організації програми.
Функціональна структура допускає використання існуючої функціональної ієрархічної структури організації. Пакети робіт програми розподіляються між функціональними підрозділами. Менеджери підрозділів забезпечують виконання доручених їм завдань і несуть відповідальність за результати завдань, поставлених перед підрозділом. Менеджер програми здійснює лише загальну координацію робіт.
Недоліком даного підходу є те, що менеджери різних відділів можуть мати різне уявлення про пріоритет тієї чи іншої програми, що може вести до затримки робіт окремими підрозділами.
Функціональна організаційна структура організації на практиці часто трансформується в більш адаптивні типи структур, що можуть бути легко модифіковані відповідно до змін навколишнього середовища і потреб самої організації. У великих організаціях, наприклад, часто застосовується дивізіональна форма організації менеджменту. Основними типами дивізіонального підходу до організації менеджменту є:
• дивізіонально-регіональна структура:
• дивізіонально-продуктова структура;
• дивізіонально-технологічна структура.
Використання дивізіональної структури менеджменту не рятує від необхідності спеціалізованої організації менеджменту програми, хоча і має визначені особливості вирішення даного завдання, пов'язані зі спеціалізацією і відносною незалежністю дивізіонів.
2.2.Програмна структура.
Програмна структура допускає, що комплекс робіт програми розробляється незалежно від ієрархічної структури організації. Менеджер програми керує виділеною йому командою, а функціональні менеджери не мають, впливу на персонал програми.
Основна проблема даного підходу пов'язана з оптимальним завантаженням членів команди роботою, що відповідає їхній кваліфікації. Оскільки обсяг і зміст робіт змінюється під час ходу програми, команда програми, що має постійну кількість виконавців, може бути недовантажена чи перевантажена на визначених стадіях програми. Крім того, малоймовірно, що менеджер програми зможе одержати в команду найбільш кваліфікованих фахівців на повний термін програми (особливо якщо кілька аналогічних програм виконаються одночасно).
Варто підкреслити, що обидва цих підходи не є гнучкими. Комбінація них двох структур утворить матричну структуру управління, відповідно до якої виконавці, що належать функціональним відділам, тимчасово виділяються в підпорядкування менеджера програми і призначаються на виконання робіт програми.
2.3. Матрична структура
Матрична структура допускає, що всі співробітники організації доступні для виконання робіт програми. Менеджер програми має можливість обґрунтовано планувати призначення ресурсів на завдання.
Можуть бути виділені три різновиди матричної структури організації
• слабка матриця;
• збалансована матриця;
• тверда матриця.
Слабка матриця. Координатор програми відповідає за координацію завдань з програми, але має обмежену владу над ресурсами. Недоліком підходу є незбалансованість між високого відповідальністю і нестачею повноважень.
Збалансована матриця. Менеджер програми координує всі роботи і розділяє відповідальність за досягнення мсти з менеджерами функціональних підрозділів. Менеджер програми відповідає, за тимчасові і вартісні параметри завдань, функціональні менеджери — за зміст робіт і якість. Проблема даного підходу полягає в тім, що баланс відповідальності може бути порушений при посиленні влади тієї чи іншої сторони (програмного чи функціонального менеджменту).
Тверда матриця. Менеджер програми несе повну відповідальність за виконання завдань програми Менеджери підрозділів відповідають, за призначення персоналу на завдання програми. Менеджер програми в даному випадку має можливість здійснювати більш ефективний контроль над програмою, але вплив організації на результати програми слабшає.
Загалом, матрична форма організації програми вимагає більш чіткої і формалізованої системи комунікації, контролю і менеджменту.
Якщо як організаційний підхід використовується тверда матриця чи програмна структура, перед менеджером програми постає питання про розміщення персоналу програми Існує два протилежних підходи. Члени команди можуть бути цілком ізольовані від поточних операцій у підрозділах або продовжувати працювати на своїх робочих місцях.
Достоїнство створення ізольованої команди програми в тім. що персонал програми може цілком концентруватися на завданнях програми. Недолік: члени команди, концентруючись на завданнях програми, втрачають бачення завдань організації в цілому, а співробітники відділів, навпаки, виявляються ізольованими від завдань програми і можуть втратити до нього інтерес.
Ті чи інші організаційні підходи можуть бути більш ефективні для різних типів програм Функціональна структура організації ефективна для добре структурованих програм з чітко визначеними цілями, пакетами робіт і технологіями їхнього виконання і навпаки, програмна структура чи тверда матриця можуть виявитися більш ефективними для складних проектів, що мають високий ступінь невизначеності в змісті робіт і технологіях їхнього виконання.
У різних відділеннях організації можуть використовуватися різні організаційні структури в залежності від переважного типу виконуваних робіт.
Основна сила програмної концепції менеджменту полягає в делегуванні влади і покладанні відповідальності за досягнення цілей на. менеджера проекту і ключових членів команди. Основна проблема програмної концепції менеджменту криється в складності створення ефективної тимчасової системи управління, що повинна функціонувати разом з постійною системою менеджменту в організації.
Адміністратор і офіс-програми роблять менеджеру програми (проект-менеджеру) підтримку із збору інформації і виконання управлінських функцій. Менеджер програми забезпечує, інтеграцію основних учасників програми. Група контролю цілей програми забезпечує контроль і узгодження цілей програми зі стратегічними цілями організації. Група технічного контролю відповідає за відповідність технічних рішень і використовуваних технологій загальноприйнятим стандартам і стандартам організації.