1.ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ

У в діловодній сфері терміни та визначення вживаються в такому значенні:
автор – фізична особа, творчою працею якої створено документ (твір);
авторський аркуш – одиниця обсягу видання, що дорівнює 40 000 друкованих знаків чи 3 000 кв. см ілюстративного матеріалу, яка призначена для підрахунку обсягу праці авторів, укладачів, перекладачів, рецензентів;
адресат – одержувач;
адресант – відправник;
анотація – короткий виклад першоджерела;
аспект – точка зору, з якої провадиться пошук документа чи витяг з нього необхідних відомостей;
акт – це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстежень;
бланк – білий аркуш із частково надрукованим текстом і пробілами, що заповнюються актуальною інформацією, наприклад, бланки установи, анкетні бланки тощо;
брошура – книжкове видання обсягом від 4 до 48 сторінок;
видання – документ, який пройшов редакційно-видавниче опрацювання, віддрукований, містить інформацію, призначену для поширення і відповідає вимогам державних стандартів, інших нормативних документів щодо їхнього видавничого оформлення і поліграфічного виконання;
витяг – копія частини текстового документа;
вихідний документ – документ, відправлений з установи;
віза – підпис, що підтверджує факт ознайомлення посадової особи з документом;
вказівка – правовий акт, видаваний органом державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій і інших актів цього органу і вищих органів управління;
внутрішній документ – документ, призначений для використання тим установою, у якому він створений;
внутрішня адреса листа – найменування і адреса установи або прізвище і адреса особи, якій направлений лист;
вхідний документ – документ, що надійшов в установу;
гриф обмеження доступу – реквізит матеріального носія інформації з обмеженим доступом, який вказує на обмеження доступу до зазначеної інформації, а також відповідає категорії та виду інформації, яка зафіксована на конкретному матеріальному носієві;
гриф секретності – реквізит матеріального носія секретної інформації, що означає ступінь секретності даної інформації;
дата – число, місяць і рік складання чи підписання документа, зазначені на ньому арабськими цифрами;
депонування документів – установлений порядок їхнього збереження в довідково-інформаційному фонді;
директивний документ – документ, що містить обов'язкові до виконання вказівки вищих органів;
діловодство – діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності;
документація – сукупність документів з певного предмета;
документ – матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Під документом слід розуміти матеріальний об’єкт, що містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі;
довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти та різні обставини діяльності установи;
документообіг – 1) – рух документів в установі з моменту їхнього одержання чи створення до завершення виконання чи відправлення; 2) – кількість вхідних, внутрішніх і вихідних документів установи за визначений період часу;
досьє – документи, що відносяться до якої-небудь справи.
друк глибокий – спосіб друку, при якому зображення передається на папір заглибленими елементами друкарської форми. До глибокого друку належать рекельний глибокий друк, металографія та геліогравюра. Під час рекельного друку (який переважно іменують просто “глибоким”) фарба наноситься на всю поверхню друкарської форми, вкриваючи пробільні і друкуючі елементи (і заповнюючи заглиблення), а потім ракелем (тонкою сталевою пластиною із загостреним лезом) фарбу знімають з пробільних елементів, папір щільно притискують до форми і фарба з заглиблених друкуючих елементів переходить на нього;
способи друку – способи одержання зображення (відбитків), тотожного оригіналові, шляхом передачі під тиском фарби з друкарської форми на папір. Розрізняють, в залежності від розташування друкуючих і пробільних (не друкуючих) елементів, 3 основні види друку: високий, глибокий і плоский;
друк офсетний – один з видів плоского друку. Базується на принципі передачі фарби з друкарської форми на папір через еластичну проміжну поверхню, тобто фарба з друкарської форми потрапляє на циліндр, обтягнутий, приміром, гумою (зараз ці функції виконує офсетне полотнище), а вже звідси переносяться на папір. Друкарські форми спрацьовуються менше, що дозволяє друкувати великі тиражі зі значною швидкістю. Багатоколірні зображення передаються в чотири-вісім фарб;
друкований знак – елементарне графічне зображення тексту (літера, цифра, розділовий математичний чи інший знак) і кожний проміжок між словами;
дублетний документ – один з екземплярів розмноженого документа;
дублікат – екземпляр документа, складений замість відсутнього оригіналу і, що має однакову з ним юридичну силу;
електронне видання – опрацьований редакцією й випущений у світ твір або документ, фізичною формою існування якого є або магнітний (магнітна стрічка, магнітний диск), або оптичний (оптичний диск), або магнітний носій інформації, або поєднання цих носіїв з іншими носіями інформації (наприклад, з папером) і для повного або часткового відтворення інформації якого обов’язково використовується електронний пристрій. Вихідні відомості електронних видань повинні містити інформацію про тип носія, фізичний формат запису, операційну систему, обсяг запису (у мегабайтах);
жирний шрифт – шрифт з найтовстішими штрихами, який серед зразків цього ж кегля дає найчорніший відбиток (внутрішньолітерний просвіт вужчий від товщини основного штриха);
журнал реєстрації – упорядкована сукупність реєстраційних записів, кожен з яких заноситься за фактом здійснення події;
заява – документ, що містить прохання чи пропозицію особи (осіб) установі чи посадовій особі, наприклад, про прийом на роботу, про надання відпустки і тощо;
засекречування матеріальних носіїв інформації – введення у встановленому законодавством порядку обмежень на поширення та доступ до конкретної секретної інформації шляхом надання відповідного грифа секретності документам, виробам або іншим матеріальним носіям цієї інформації;
звід відомостей, що становлять державну таємницю – акт, в якому зведено переліки відомостей, що згідно з рішеннями державних експертів з питань таємниць становлять державну таємницю у сферах визначених Законом України “Про державну таємницю”;
звіт – документ, що містить відомості про підготовку, проведення і підсумки виконання планів, завдань, відряджень і інших заходів, що представляється установі вищого рівня чи посадовій особі;
індекси – умовні позначки, що надаються документам у процесі обліку (реєстрації) і виконання;
індекс справи – порядковий номер справи за номенклатурою й умовна позначка структурної одиниці установи, що проставляються на обкладинці справи;
індексація – проставлення індексів;
інструкція – це документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, технологічні, науково-технічні та інші спеціальні аспекти діяльності установи (їхніх підрозділів та служб);
кегель – розмір шрифту в друкарських пунктах, який визначається відстанню між верхньою і нижньою гранями літери, тобто включає висоту літери і заплечиків;
книга – книжкове видання обсягом понад 48 сторінок;
книжкове видання – видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу будь-якого формату в обкладинці чи оправі;
конфіденційна інформація – це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов;
копія – точне відтворення оригіналу;
літографія – найстаріший вид плоского друку. В його основі – властивість літографського каменю по-різному сприймати жир і воду. На шліфовану поверхню каменю жирною літографською тушшю або спеціальним літографським олівцем наносять малюнок, після чого камінь обробляють розчином азотної кислоти. Місця, де була туш, стають друкуючими елементами, а місця, витравлені кислотою, – пробілами. За допомогою спеціального переробного паперу малюнок розмножують у необхідній кількості. Тепер замість каменю застосовують цинкові або алюмінієві пластинки;
лист – узагальнене найменування різних по змісту документів, що є способом спілкування між установами, приватними особами;
листівка (буклет) – книжкове видання обсягом до 4 сторінок;
металографія – один з видів глибокого друку. Друкарською формою тут є гравюра на металі. Відбитки виготовляються чіткими, високохудожніми;
наказ – це правовий акт, що його видає керівник установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних і оперативних завдань, які поставлено перед даною установою;
напівжирний шрифт – шрифт зі збільшеною товщиною штрихів, який серед зразків цього ж кегля дає середній відбиток між світлим і жирним (відношення внутрішньо-літерного просвіту до товщини основного штриха коливається від 1:1 до 1:1,5);
номенклатура справ – систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, близькі за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання;
номенклатура посад – визначений керівником установи перелік посад працівників, які підлягають оформленню на допуск до державної таємниці для роботи з інформацією, що має ступені секретності “особливої важливості”, “цілком таємно” та “таємно”;
номер вхідного листа – реєстраційний номер документа, що проставляється адресатом;
номер вихідного листа – реєстраційний номер документа, що проставляється відправником;
нормативні документи – документи, в яких встановлюються будь-які правила, норми;
опис – юридично оформлений перелік документів;
оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи і, якщо треба, завірений печаткою;
оригінал документа – 1) документ офіційного походження в остаточній редакції, засвідчений відповідним чином. 2) рукопис;
апір – матеріал, що одержують після просушування особливої паперової маси у вигляді тонкого аркуша.
За станом поверхні відрізняють: папір звичайний – має поверхню без покриття, тобто вона може бути шорсткою, поруватою (губчастою), машинної плавкості (сатинованою); крейдовий, хромовий папір для художнього друку – має облагороджену поверхню, вкриту шаром казеїну, каоліну або крейди, з виразною глянцевою або ж матовою структурою.
За товщиною відрізняють: напівкартон – товщиною більше 0,13 мм; грубий папір – товщиною 0,1…0,13 мм; папір середньої товщини – 0,07…0,1 мм; тонкий папір – товщиною 0,05…0,07 мм; шовковий папір – дуже тонкий і легкий; цигарковий папір;
папір конвертовий – узагальнена назва різних видів паперу, що спеціально використовується для друкування поштових конвертів (серед них: білий з сіруватим відтінком – офсетний № 2 та яскраво-білий поліпшеної якості – конвертний білий);
підпис – обов’язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує законність його. Ставиться підпис на знак підтвердження, засвідчення чого-небудь;
підпис на документі – підпис посадової особи чи автора документа, що засвідчує дійсність чи завіряє копію документа;
положення – 1) правовий акт, що встановлює основні правила організації і діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ нижчого рівня, організацій і підприємств. 2) звід правил, що регулюють визначену галузь державного управління, політичного, суспільного, культурного чи господарського життя;
проект документа – попередній варіант документа, призначений для розгляду;
протокол – документ, що містить послідовний запис ходу обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів;
примірник – кожна самостійна одиниця видавничої продукції (наприклад, одна книга, одна брошура, один номер журналу);
протокол – це документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях інших засіданнях колегіальних органів;
реєстрація – послуга, що забезпечує збирання і аналіз інформації щодо використання користувачем та процесами функцій і об’єктів, контрольованих комплексом засобів захисту;
реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження його шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ;
резолюція – записана на документі вказівка керівника установи щодо виконання документа;
реферат – короткий письмовий виклад першоджерела;
рішення – 1) правовий акт, прийнятий з метою рішення найбільш важливих питань. Рішеннями іменуються також спільні акти, видавані декількома неоднорідними органами – колегіальними і діючими на основі єдиноначальності, державними органами і громадськими організаціями і тощо. 2) документ, що містить висновок суду чи арбітражу за результатами розбору цивільної справи в суді чи спірного питання в арбітражі. 3) резолюція зборів, наради і тощо;
розпорядчі документи – документи, у яких фіксується рішення в установі адміністративних і організаційних питань;
розпорядження – 1) правовий акт, видаваний одноосібно керівником, з метою рішення оперативних питань. Як правило, має обмежений термін дії і стосується вузького кола посадових осіб і громадян. 2) вказівка;
реквізити – це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили;
секретне діловодство – діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами, що мають гриф секретності в процесі управлінської діяльності;
службова таємниця – це вид таємної інформації, який створюється в процесі поточної діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій і який охоплює відомості в сфері управління, внутрішньої та зовнішньої політики держави, економіки та фінансів, банківської діяльності, науки й техніки, зовнішніх відносин, охорони здоров’я, а також відомості у сфері оборони, державної політики, охорони правопорядку та в інших сферах державної діяльності, що не становлять інших видів таємної інформації, розголошення якої може завдати шкоди інтересам держави та суспільства;
справа – це сукупність документів або документи які стосуються одного питання чи дільниці діяльності й уміщені в окрему обкладинку;
статут – це юридичний акт, яким оформляється утворення установи, визначаються її структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими установами тощо;
якої завдає шкоди особі, суспільству і державі;
таємниця листування, телефонних розмов і телеграфної та іншої кореспонденції – це вид таємної інформації, який охоплює відомості, що передаються засобами зв’язку шляхом листування, телефонних розмов, телеграфної та іншої кореспонденції;
установа вищого рівня – установа, яка реалізує державну політику у відповідній сфері діяльності, керує дорученими сферами управління та координує діяльність підпорядкованих установ, що входять до сфери її управління;
фізична особа – громадянин, що є учасником цивільних правовідносин (носієм цивільних прав і обов'язків);
формування справи – це визначення належності документів до певної справи і систематизація документів усередині справи;
шрифт – друкарський комплект літер для відтворення алфавіту, розділових, математичних та інших знаків;
юридична особа – установа, підприємство чи організація