Ведення документів з грифом "Для службового користування ": інструкція до практичної роботи №2 з курсу “Документаційне забезпечення робіт, пов’язаних з захистом інформації з обмеженим доступом” для студентів базового напрямку 6.1601“Інформаційна безпека” Укл.: В.С. Байдаков, Ю.М. Наконечний, - Львів: НУЛП, 2008.- с.
Укладачі: В.С. Байдаков, ст. викладач;
Ю.М. Наконечний, к.т.н., доцент.
Відповідальний за випуск:
І.Я. Тишик, ст. викладач.
Рецензент: В.М. Максимович, д.т.н., професор.
Практична № 5
Ведення документів з грифом "Для службового користування "
Мета роботи: - ознайомитись з правилами та вимогами складання документів з грифом
"Для службового користування ".
Студент повинен:
ЗНАТИ: - порядок складання, відправлення, отримання та зберігання документів з
грифом " Для службового користування";
ВМІТИ: - складати всі види службових документів з грифом " Для службового
користування";
Питання для обговорення:
1. Приймання та облік документів з грифом " Для службового користування";
2. Розмноження і розсилання (відправлення ) документів з грифом " Для службового
користування ";
3. Формування виконаних документів у справи з грифом " Для службового
користування";
4. Використання документів. Зняття грифа" Для службового користування ";
5. Відбір документів з грифом „ Для службового користування” для зберігання та
знищення;
6. Забезпечення схоронності документів з грифом " Для службового користування".
Перевірка їх наявності;
Завдання для виконання практичної роботи:
1. Підготувати зразок оформлення листа відповіді оформленого на бланку формату А4,
з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє);
2. Підготувати зразок оформлення інформаційного листа оформленого на бланку формату А4,
з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє);
3. Підготувати зразок оформлення супровідного листа оформленого на бланку формату А4,
з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє);
4. Підготувати зразок оформлення листа повідомлення оформленого на бланку формату А4,
з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє);
5. Підготувати зразок оформлення гарантійного листа оформленого на бланку формату А4,
з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє);
6. Підготувати зразок оформлення наказу оформленого на бланку формату А4, з грифом
"Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє);
7. Підготувати зразок оформлення протоколу оформленого на бланку формату А4,
з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє);
Доповідь ( реферат ):
Історія виникнення конфіденційного діловодства;
ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ РОБОТИ:
1. Вивчити рекомендовану літературу і конспект лекції;
2. Підготувати зразки службових документів, згідно завдання.
Список рекомендованої літератури:
- Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998р. № 1893 " Про затвердження
Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та
інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є
власністю держави ".
- Документаційне забезпечення робіт із захисту інформації з обмеженим доступом:
Підручник// С.М. Головань, В.Б. Дудикевич, В.С. Зачепило, Л.Т. Пархуць, В.О. Хорошко ,
Л.М. Щербак - Львів : Видавництво Національний університет " Львівська політехніка," 2005 .
- 288с.
- Конфіденційний документообіг. Навчальний посібник. / За редакцією професора В.О.Хорошка /
Укладачі А.Г. Габавич, С.М. Головань, С.І. Жлобін, В.О. Хорошко. -К.: ДУІКТ, 2005. - 264с.
- Загальне діловодство та ведення документів , що містять конфіденційну інформацію з грифом "Для службового користування ": Навчальний-методичний посібник. С.М. Головань - К: НАУ, 2003. - 92 с.
Стислі теоретичні відомості
Порядок обліку, одержання, використання, поширення, зберігання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять інформацію з грифом " Для службового користування ", що є власністю держави - установлює Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.
Переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію і яким надається гриф обмеженого доступу " Для службового користування " розробляється експертними комісіями згідно з орієнтованими критеріями віднесення інформації до конфіденційної інформації, що є власністю держави і повинні відповідати таким вимогам:
створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у володінні, користуванні
чи розпорядженні організації;
використовуватися з метою забезпечення національних інтересів держави;
неналежати до державної таємниці;
внаслідок розголошення такої інформації можливе:
порушення конституційних прав і свобод людини та громадянина;
настання негативних наслідків у внутрішньополітичній, зовнішньополітичній, економічній, військовій, соціальній, гуманітарній, науково-технологічній, економічній, інформаційній сферах та сферах державної безпеки державного кордону;
створення перешкод у роботі державних органів.
Експертні комісії утворюються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями. До їх складу включаються представники режимно-секретного та інших структурних підрозділів із числа найбільш кваліфікованих фахівців. Рішення комісії оформляється протоколом. На підставі рішення експертної комісії інформація включається до переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.
Затверджуються переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають.
Інформація вважається такою, що належить до категорії конфіденційної, з моменту прийняття рішення про це її власником чи уповноваженою ним особою. Володіння, користування або розпорядження інформацією на законних підставах особою, яка не є власником такої інформації, не дає їй права встановлювати або змінювати режим доступу до цієї інформації, якщо зазначена особа окремо не уповноважена на це власником інформації.
Віднесення інформації до категорії конфіденційної є доцільним, якщо несанкціонований доступ до неї може завдати шкоди інтересам її власника або іншим особам, а також якщо не існує іншого способу захисту такої інформації. Інформація, віднесена до категорії конфіденційної, вважається конфіденційною безстроково, якщо термін дії обмеження доступу до неї не визначений власником такої інформації або обмеження доступу до зазначеної інформації не зняті у встановленому порядку.
Обмеження доступу до інформації, що належить до категорії конфіденційної, вважаються такими, що зняті:
? з наступного дня після закінчення терміну дії обмеження доступу до інформації, що визначений власником такої інформації;
? з моменту прийняття відповідного рішення власником такої інформації;
? з моменту оприлюднення за згодою власника;
? з моменту надходження інформації до загальнодоступних баз даних за згодою її власника.
Не може бути віднесена до категорії конфіденційної:
? інформація, приховування якої загрожує безпеці, життю та здоров’ю людей;
? інформація про стан довкілля, екологічної безпеки та захворюваності населення, якість харчових продуктів та предметів побуту, життєвий рівень населення, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, соціально-демографічні показники, стан освіти та культури, стан
? правопорядку;
? інформація про злочини та інші правопорушення, неправомірні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових осіб;
? інформація, яка відповідно до законів України та міжнародних договорів України не може бути віднесена до конфіденційної.
На документах у правому верхньому куті першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі проставляють гриф “ Для службового користування ” і номер примірника, наприклад:
Для службового користування
Прим. №


Якщо гриф неможливо нанести безпосередньо на матеріальний носій інформації, він має бути наведений в супровідних документах.
Керівники організацій несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування" Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування ", а також контроль за дотриманням Постанови Кабінету Міністрі в України від27 листопада 1998 р № 1853 покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організацій.
Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "Для службового користування" та випадкам втрат таких документів покладаються на режимно-секретні підрозділи організацій.
Служба безпеки України здійснює контроль за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.
Виконавці, які працюють з документами з грифом “ Для службового користування ”, обов’язково ознайомлюються під розписку із Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

1.1. Приймання і облік ( реєстрація )
Приймання і облік (реєстрація ) документів з грифом "Для службового користування " здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації, приймає і розкриває у канцелярії працівник, якому доручена робота з такими документами. На документи з грифом "Для службового користування ", поширюється вимога одноразової реєстрації. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документа, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі. У разі відсутності у пакетах (конвертах) документів або додатків до них складається акт у 2-х примірниках, один з яких надсилають відправнику для надіслання документів, яких не вистачає ( додаток 1 ).
Додаток 1
А К Т
про відсутність вкладень у конверті ( пакеті)
від________№________
____________________
( місце складання )
Цей акт складений на підставі інструкції про порядок зберігання і використання документів,
справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію,
що є власністю держави, завідувачем канцелярією ( найменування організації , прізвище та
ініціали ), у присутності ( посада ,прізвище, ініціали ) про те , що під час розкриття конверта
( пакета ), надісланого ( найменування організації, що надіслала пакет ) не виявлено таких
вкладень ( назви і номери документів, яких не виявлено ) .
Завідувач канцелярією ( підпис ) Прізвище та ініціали

Документи з грифом “ Для службового користування ”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилають адресатові.
У разі надходження документів з грифом “ Для службового користування ” у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.
Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом “ Для службового користування ”. Їх обліковують за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників, при цьому до реєстраційного номера додається позначка "ДСК" .
Усі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередньо розглядає документи керівник канцелярії установи або інша уповноважена особа відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.

Облік документів та видань з грифом “ Для службового користування ” ведуть у журналі обліку документів та видань з грифом “ Для службового користування ” або на картці обліку документів та видань з грифом “ Для службового користування ” зазвичай окремо від обліку іншої кореспонденції ( додаток 2).
Додаток 2
Дата
надходження та індекс документа
Дата та індекс документа
Звідки надійшовабо
куди надісланий
Вид документа
та
короткий
зміст
Кіл-ть сторін.
Кількість номерів
примірників
Кому надісланий
на виконання
Відмітка про контроль та термін виконання
Дата і підпис
Номер справи до якої підшито
документ
Відмітка про знищення
примітка





документа
документа



отримання
повернення



















1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

Облік магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” ведуть окремо від обліку паперових носіїв інформації у журналі обліку магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” або на картці обліку магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” ( додаток 3).
Додаток 3
Дата
надходження
Дата документа
Звідки надійшов або
куди надісланий
Короткий
зміст
Кількість номери примірників
магнітного носія
Кому надісланий
на виконання
Відмітка
про
контроль
та термін
виконання
Дата і
підпис
Відмітка про знищення
примітка








отримання
повернення



1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11













Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній облікованій сторінці роблять запис про кількість сторінок у журналі, який підписує працівник канцелярії та завіряє печаткою “ Для пакетів ” ( додаток 4 ).
Додаток 4

Якщо обсяг документів і магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” незначний, дозволяється вести їх облік разом з іншою документацією. При цьому на картці або в журналі до реєстраційного номера додається позначка “ДСК”.
Проходження документів і магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” слід своєчасно відображати на картках або в журналах.
На кожному зареєстрованому документі, а також супроводжувальному листі до видання та магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” проставляють штамп, у якому зазначають найменування установи, реєстраційний номер документа з позначкою “ДСК” та дату його надходження.

Тираж видань з грифом “ Для службового користування ”, одержаний для розсилання, реєструється за одним вихідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом “ Для службового користування ”
Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номерами цього документа (видання), про що роблять позначку на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірника, що був розмножений раніше
1.2. Розмноження і розсилання (відправлення) документів
Розмножують документи з грифом “ Для службового користування ” у друкарні або на розмножувальних апаратах з дозволу керівника установи (структурного підрозділу) за підписаним ним замовленням на розмножувальну роботу під контролем канцелярії. Для розмноження документів використовують техніку, що обладнана технічними засобами захисту інформації.
Відповідальність за випуск документів з грифом “ Для службового користування ”, що тиражуються, несуть керівники установи (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються. Документи з грифом “ Для службового користування ”, одержані від сторонніх установ, можуть бути розмножені тільки за їхньою згодою. Облік розмножених документів ведуть за кількістю їх примірників. У друкарнях та в підрозділах розмножувальної техніки облік документів з грифом “ Для службового користування ”, що розмножують у незначному обсязі, можна робити в одному журналі разом з іншими документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка “ДСК ”.
Друкують документи з грифом “ Для службового користування ” у друкарському підрозділі організації. При друкуванні документів до реєстраційного номера документа додається позначка “ДСК ”.
Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "Для службового користування та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБУ атестату відповідності комплексної системи захисту в цій АС вимогам щодо захисту інформації .
Виписки з документів з грифом “ Для службового користування ” працівники установи, де перебувають документи, роблять з дозволу керівника установи (структурного підрозділу).
На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначають кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, друкарки, дату друкування документа і номер службового телефону виконавця. Наприклад:
Надрук. 2 прим.
Прим. № 1 - СБУ у Львівській області
Прим. № 2 -в справу
Вик. Примаченко
Друк. Колосова
05.07.01
644 44 49
Надруковані й підписані документи з грифом “ Для службового користування ” разом з їх чернетками та варіантами передають для реєстрації працівникові канцелярії, який веде їх облік. Чернетки і варіанти знищують виконавець і працівник канцелярії, про що на копії вихідного документа робиться запис: “ Чернетки і варіанти знищені. Дата (число, місяць рік). Підписи ”.
Пересилають документи з грифом “ Для службового користування ” до інших установ рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єрами установ.
Доставляють документи представники інших організацій на підставі письмового доручення.
Документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ”, що розсилаються, слід вкладати у конверти або упаковувати, щоб виключити можливість доступу до них. Конверти повинні бути світлонепроникливими. На пакеті або конверті зазначають адресу і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з позначкою “ДСК”.
На пакетах або конвертах з грифом “ Для службового користування ” забороняється зазначати прізвища і посади керівників установ (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів( додаток 5 )
Додаток 5
11. 06. 2007 Для службового користування
Конвертував
Звідки : Головне управління Державного казначейства України
у Львівській області
вул. К. Левицького, 18
м. Львів
79005
обл. № 340-дск

Кому: Начальнику Управління Служби безпеки України
у Львівській області
вул. Вітовського, 55
м. Львів
79003
Пакет заклеюється силікатним клеєм і прошивається хрест-навхрест через середину нитками або металевими скріпками з охопленням усіх клапанів. Нитки зав’язуються в центрі зворотного боку пакета, на вузол прошивання накладається паперова наклейка з цигаркового паперу з відбиткою печатки установи. Наклейка повинна бути на 3-4 мм більше розміру відбитки печатки. Наклейка накладається так, щоб захоплювала всі клапани пакета в середині, кінці ниток не знаходились під наклейкою, вузол прошивання був нею закритий. При прошиванні металевими склепками паперова наклейка накладається на загнуті кінці скріпок. Наклейка зверху покривається тонким шаром силікатного клею, щоб утворилася склоподібна прозора плівка. Розмір плівки повинен бути на 1-2 мм більше паперової наклейки ( додаток 6 ).
Пакети з конфіденційними документами можуть доставлятись через спецзв’язок або поштове відділення Міністерства зв’язку. Можливе відправлення пакетів і фельд’єгерським зв’язком. Пересилання пакетів фельд’єгерським і спеціальним зв’язком здійснюється на договірній основі.
Додаток 6

При пересиланні кореспонденції фельд’єгерським або спеціальним зв’язком складається в необхідній кількості реєстр, останній екземпляр якого залишається в установі ( додаток 7 )
Додаток 7
РЕЄСТР № 27
На відправлення, здані в : Львівспец зв’язок
Від правник : ГУДК у Львівській області
Договір № 119 Ліцензія № ЛВ-2-2006-173 Дійсна до 12. 12. 2009
" 10 " червня 2007 р.

З а п о в н ю є в і д п р а в н и к
З а п о в н ю є п р а ц і в н и к ПСЗ

№
з/п
Куди адресоване
відправлення
(пункт призначення,
район, область)
Кому
(докладне найменування адресата)
№№
зазначені на відправленнях
Важливість
Вага
відправлення
Сума плати
за пересилання
№ прийняття
відправлень

1
2
3
4
5
6
7
8


1

м. Київ
вул. Панфіловців,1

м. Київ,
Панфіловців,1

35-дск

дск





ЗАБОРОНЕНИХ ДЛЯ ПЕРЕСИЛАННЯ ВКЛАДЕНЬ НЕМАЄ
Разом _____1 (один)__пакет___________________________________________________________
( прописом )
Місце
Печатки Підпис відправника В. Байдаков
По даному реєстру прийнято_______________________________________________________ відправлень
( прописом )
одержано__________________________ грн._________________коп. квитанція № ________________
( прописом )
"_____ " _______________2007 р. год._________ хв._________ Підпис працівника ПСЗ
Місце
Штампа
1.3 Складання номенклатури справ з грифом "Для службового користування "

Документи з грифом “ Для службового користування після їх виконання формують у справи. Порядок формування цих справ передбачається зведеними номенклатурами справ установи. У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включають всі довідкові та реєстраційні картки і журнали на документи з грифом "Для службового користування". Номенклатура справ з грифом "Для службового користування " складається відповідно до Переліку типових документів, що готується в процесі діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ організацій із зазначенням термінів зберігання документів, який затверджується Держкомархівом та відповідних відомчих (галузевих ) переліків документів.
Номенклатура справ з грифом " Для службового користування " це оформлений у встановленому порядку систематизований перелік найменувань справ, які створюються в установі, із вказівкою їхніх індексів, термінів збереження й осіб яким надане право користування справами.
Таким чином, номенклатура справ з грифом " Для службового користування ", визначаючи найменування (заголовки) справ і виступаючи тим самим у ролі плану розподілу виконаних документів по справах, одночасно встановлює індекси і терміни збереження, і є складовою частиною дозвільної системи доступу до конфіденційної інформації з грифом " Для службового користування. Разом з тим номенклатура є й обліковим документом для заведених конфіденційних справ з грифом " Для службового користування ". Крім того, вона використовується для перевірки наявності конфіденційних справ, може бути використана як схеми побудови довідкової картотеки по документах і складання описів справ постійного і довгострокового (понад 10 років) збереження, переданих в архів підприємства.
Номенклатура справ з грифом " Для службового користування " повинна бути самостійним документом, її не слід поєднувати з номенклатурою відкритих справ, тому що склад граф цих номенклатур має істотні розходження.
Номенклатура конфіденційних справ з грифом " Для службового користування " розробляється для підприємства в цілому (зведена номенклатура справ). Вона складається на кожен рік (наприкінці поточного року на наступний рік ) підрозділом конфіденційного діловодства на основі письмових пропозицій структурних підрозділів установи. До розробки номенклатури повинні залучатися кваліфіковані фахівці, що мають доступ до відповідних конфіденційних документів і добре знаючі напрямки діяльності установи, характер його зв'язків з іншими підприємствами, склад конфіденційних документів з грифом " Для службового користування ", плани робіт на майбутній рік. Номенклатура підписується керівником підрозділом конфіденційного діловодства ( начальником канцелярії ) установи, візується керівниками зацікавлених структурних підрозділів, узгоджується з архівом установи, розглядається на засіданні постійно діючої експертної комісії підприємства і затверджується керівником установи.
Такий порядок повинен бути при первісній розробці номенклатури конфіденційних справ з грифом " Для службового користування " і у випадку її значної переробки (істотна зміна заголовків справ, включення великої кількості нових справ, розширення списку осіб, допущених до справ). Якщо таких змін нема, то на кожен наступний рік ( до 5 років) номенклатура передруковується (з можливими незначними змінами), підписується керівником підрозділу конфіденційного діловодства, затверджується керівником підприємства і вводиться в дію без вище перерахованих погоджень. Номенклатура повинна мати відповідного грифа конфіденційності, видаватися в двох екземплярах і реєструватися в журналі обліку виданих документів з грифом
" Для службового користування". Перший екземпляр номенклатури зберігається в підрозділі конфіденційного діловодства і по закінченні року підшивається в спеціальну справу, другий передається в архів установи. Після затвердження номенклатури справ можливі протягом року зміни в неї вносяться керівником підрозділу конфіденційного діловодства (із проставлянням підпису ) на підставі доповідних записок керівників підрозділів установи.
Передбачені номенклатурою справ з грифом " Для службового користування ", справи повинні охоплювати всі управлінські конфіденційні документи з грифом " Для службового користування ", що передбачається видати або одержати підприємством. У номенклатуру включаються також справа з номенклатурою справ, журнали усіх видів обліку конфіденційних документів з грифом " Для службового користування ", справи з реєстрами, квитанціями і розписками на відправлені документи незалежно від того, мають або не мають вони гриф конфіденційності. Крім того, у номенклатуру включаються конфіденційні справи з грифом " Для службового користування ", що надійшли з інших підприємств: закриті справи минулих років - у номенклатуру справ відповідного року, незакриті - у номенклатуру справ поточного року.
Справи, що ведуться протягом декількох років (перехідні справи), вносяться в номенклатуру справ кожного року з моменту їхнього закладу до закриття.
У номенклатуру не включаються документи, зареєстровані за журналом обліку документів виділеного збереження.
Плановане групування документів у справи закріплюються в номенклатурі в заголовках справ. Заголовки повинні в узагальненому виді правильно і чітко відображати склад і зміст документів, що підлягають групованню в справу. Не допускаються заголовки типу « Загальна (різна) переписка», «Керівні матеріали» і їм подібні, котрі не розкривають зміст. При складанні заголовків справ з грифом « Для службового користування « необхідно передбачати:
- груповання документів у справу по одному питанню (за винятком розпорядницьких документів
і протоколів);
- роздільне групування документів постійного, довгострокового (понад 10 років) і тимчасового
(до 10 років) термінів збереження;
угруповання документів з врахуванням розподілу обов’язків між співробітниками підприємства,
що дозволяє значною мірою запобігати ознайомленню користувачів з документами, що не мають
до них відносини по роду виконуваної роботи;
- групування розпорядницьких документів по видах документів ( накази, вказівки, постанови,
розпорядження, рішення);
- групування наказів по підприємстві по трьох справах: по основній діяльності, особовому
складові (при наявності конфіденційних наказів ) і оперативним питанням;
- групування документів колегій і інших колегіальних органів у дві справи: протоколи і рішення;
документи до засідань (порядок денний, доповіді, довідки, висновки, проекти рішень і ін.);
- групування додатків до документів разом з документами, до яких вони відносяться (виключення
допускається для великих за обсягом додатків, для яких можуть передбачатися окремі справи);
- групування планів, звітів, кошторисів, лімітів, титульних списків і інших планово – звітних
документів окремо від їхніх проектів;
групування документів по плануванню поточного року окремо від документів по плануванню наступного року.
Систематизація конфіденційних справ у номенклатурі повинна провадитися з врахуванням їх важливості і взаємозв’язку, що прискорює пошук документів. Справи з планами і звітами розташовуються в послідовності термінів їхнього збереження: слідом за справами з річними планами (звітами) повинні вноситися справи з квартальними, а потім з місячними планами (звітами). Справи з перепискою по одному питанню, що розрізняються між собою кореспондентською ознакою, розташовуються за алфавітом кореспондентів, а справи з документами, що розрізняються географічною ознакою, - за алфавітом населених пунктів.
При значній кількості справ доцільно групувати їх у номенклатурі по розділах, що відповідають найменуванням структурних підрозділів або основних напрямків (питанням) діяльності підприємства. Кожному розділові привласнюється номер, наприклад: 02 – Плановий відділ (при структурній схемі), 14 – Фінансування (при виробничо-галузевій схемі).
Справа з номенклатурою конфіденційних справ, конфіденційні і відкриті журнали (картотеки) обліку конфіденційних документів, а також відкриті справи з матеріалами на конфіденційні документи (реєстри, квитанції, розписки на відправлені документи, акти перевірок наявності документів і ін.) містяться наприкінці номенклатури, що не має розподілу по розділах, а при наявності розділів у розділі, що відповідає назві підрозділу конфіденційного діловодства при структурній побудови номенклатури справ.
Кожній справі привласнюється самостійний цифровий індекс, що складається з номера структурного підрозділу ( при структурній схемі побудови номенклатури) або номера напрямку (при виробничо-галузевій схемі) і через тире порядкового номера справи в межах кожного розділу, наприклад: 01-01, 01-02, 02-01 і т.д. У номенклатурі, що не має розподілу на розділи, замість індексу справи проставляється його порядковий номер за номенклатурою.
Номенклатура конфіденційних справ має наступну форму (додаток 9).
При закладі справ, не передбачених номенклатурою, вони вносяться у відповідний розділ номенклатури в день закладу. Справи, що надійшли з інших підприємств, вносяться у відповідні розділи номенклатури з проставлянням дат їхнього фактичного закладу і – для закінчених справ – дат закриття. Якщо передбачене номенклатурою справа не була заведена, то по закінченні року в графі 9 проставляється оцінка: « Справа не заводилася». Після закінчення року в номенклатурі зазначається кількість заведених справ постійного і тимчасового зберігання та перехідних на наступний рік.
Додаток 8
Для службового користування
Прим. єдиний
“ З А Т В Е Р Д Ж У Ю ”
Начальник Головного управління
Державного казначейства України
у Львівській області
Панкевич Л.В.
“ ” Січня 2007 року
Н О М Е Н К Л А Т У Р А
справ “Для службового користування” по Головному управлінню
Державного казначейства України у Львівській області на 2007 р.
№
п/п
Гриф секретності
Назва справи
Посада, прізвище та ініціали працівника, якому надано допуск до справи
Номер тому
дата
Кількість аркушів
Термін зберігання
Відмітка про рух
Підпис працівника, який оформив закриття справи
Примітка






Заведення
Закінчення


Де зберігається, прізвище працівника відповідального за зберігання
Підпис і дата



1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

1.
дск
Журнал обліку журналів, картотек і завершених провадженням справ
Нач. Гол. упр.
Панкевич Л.В.
Перш. заст. нач.
Могиляк П.Я.
Заст. нач. ГУ
Зварич М.А.
Заст. нач. від.
Харко О.В.
17-1
04.01.2005р.

50
5 р.
ст. 330
1561-12
Кім. № 204, сейф № 10630014
Байдаков В.С.
10.01.2007р.

Перехідна ведеться з 2006 р.

2.
дск
Накази, постанови, розпорядження Державного казначейства України
Нач. Гол. упр.
Панкевич Л.В.
Перш. заст. нач.
Могиляк П.Я.
Заст. нач. ГУ
Зварич М.А.
17-2
12.12.1997р.


Постійно
Ст. 16 а переліку
1997р.
Кім. № 204, сейф № 10630014
Байдаков В.С.
10.01.2007р.

перехідна ведеться з 2006р.


1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13















Документи використані при складанні номенклатури:
1. Перелік типових документів що утворюються в органах державної влади та місцевого самоврядування, інших установах і підприємствах з зазначенням термінів зберігання.
2. Постанова Кабінету Міністрів України від 02 жовтня 2003 р. № 1561 – 12 “Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях”.
3. Наказ Служби Безпеки України від 12 серпня 2005 р. № 440 “Звіт відомостей, що становлять державну таємницю”.
Головний спеціаліст режимно-секретної роботи В.С. Байдаков
“СХВАЛЕНО”
протокол експертної комісії Головного управління Державного казначейства у Львівській області
Від “15” січня 2007 року
“ПОГОДЖЕНО”
протокол експертної комісії Державного архіву
від “ ” 2007 року


Підсумковий запис про категорію та кількість справ заведених у 2007 році
За строками зберігання усього вт.ч. таких, що переходять вт.ч. з позначкою ЕК
Постійного
Тимчасового ( до 10 років)
Перехідних
Головний спеціаліст режимно-секрктної роботи В.С. Байдаков
1.4 Формування виконаних документів у справи
Документи з грифом “ Для службового користування ” після їх виконання формують у справи. Порядок формування цих справ передбачається зведеними номенклатурами справ установи. У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включають всі довідкові та реєстраційні картки і журнали на документи з грифом "Для службового користування" .
Документи з грифом “ Для службового користування ” залежно від виробничої потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими документами з того самого питання. Якщо в установі створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом “ Для службового користування ” та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ “ Індекс справи ” до номера справи з документами з грифом “ Для службового користування ” додається позначка “ДСК”. Якщо документ з грифом “ Для службового користування ” додається до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставлять позначку “ДСК”, а до номенклатури справ вносять відповідні зміни.
В установах, у яких створюють незначну кількість документів з грифом “ Для службового користування ” загальною номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком “ Документи з грифом “ Для службового користування ”. Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляють позначку “ЕК” (експертна комісія).
Після закінчення діловодного року справи “ Документи з грифом “ Для службового користування ” переглядають постійні члени експертної комісії установи та у разі потреби приймають рішення про переоформлення документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формують в окрему справу, якій надають окремий заголовок і яку додатково включають до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишають у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Якщо у справі документи з грифом “ Для службового користування ” містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переоформлятися. Термін зберігання такої справи встановлюють відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка “ЕК” у графі номенклатури справ “ Термін зберігання ” закреслюють і зазначають уточнений термін зберігання.
Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.
Справи з документами без грифа обмеження доступу, у яких накопичуються окремі документи з грифом “ Для службового користування ”, слід віднести до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і на титульному аркуші цих справ також проставляють гриф “ Для службового користування ”, а в загальну номенклатуру справ вносять відповідні уточнення.
Кожна справа повинна мати не більш 250 аркушів. При більшій кількості аркушів заводиться новий том, який повинен мати той самий індекс і заголовок даної справи. Формування справ провадиться шляхом підшивки документів в обкладинки.
Вилучення за якимись причинами документи зі справи дозволяється керівником підрозділу конфіденційного діловодства. Замість вилучених документів у справу міститься довідка-заступник наступної форми:
ДОВІДКА-ЗАСТУПНИК
Документ № _____ від "____" _________ 200__ на _____арк. зі справи виключений і ___________________________________________________________________________________
( вказується нове місце знаходження документа; при підшивці в іншу справу - індекс справи номер тому й аркушів; при відправленні - куди спрямований, постійно або тимчасово, найменування, номер і дату супровідного документа; при знищенні - номер і дата акта про знищення )
Підстава:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
( підпис ініціали, особи що робила вилучення, дата )
Оформлення конфіденційної справи включає опис справи на обкладинці, проставляння на внутрішній стороні обкладинки ініціалів і прізвищ осіб, допущених до справи, заклад картки обліку видачі справи, заповнення опису справи, складання завірчого напису, прошивання справи.
На обкладинці вказуються :
гриф конфіденційності справи;
назва підприємства;
назва структурного підрозділу;
індекс ( номер справи );
крайні дати документів у справі, що повинні відповідати датам видання або надходження раннього і самого пізнього документів;
кількість аркушів ( без аркушів опису документів опису );
термін збереження і номера статей по переліку документів із вказівкою термінів збереження.
Написи на обкладинках повинні провадитись чітко, світлостійким чорнилом або тушшю.
Обкладинка справи має наступну форму додаток 10 .
Додаток 9
Для службового користування

УКРАЇНА
МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ
у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ
Ж У Р Н А Л № 17-12
видачі автентифікаційних дискет
користувачам АС
Розпочато: 08. 01. 2007 р.
Закінчено: 27. 12. 2007 р.
На 10 аркушах
Термін зберігання: 1 р.


м. ЛЬВІВ

У справах з документами з грифом “ Для службового користування ” мають бути внутрішні
описи ( додаток 11 ).
Додаток 10
ВНУТРІШНИЙ ОПИС
документів, які знаходяться в справі № 17 -06 за 2007 р.
Мережа підприємств, організацій, установ, військових частин які фінансуються з державного бюджету та зміни до них
№
зп
Дата та номер документа
Номер
примірника
Заголовокдокументу
Номери
аркушів
справи
Відмітка
про вилучення
документа із
справи, його
місце знаходження


вхідного
підготов-леного





1
2
3
4
5
6
7









2 0 0 7 рік

1.







2.







Всього до опису внесено _____ документів на ____ арк. Реєстрацію закінчено порядковим номером___
головний спеціаліст С.М. Макарова

Одночасно заводиться картка обліку видачі справи, що має наступну форму :
К А Р Т К А
справ та видань , що видаються з грифом "" Для службового користування"
Обліку видачі справи № 17-06
Звіти підприємств, установ, організацій, військових частин,
які фінансуються з державного бюджету
№
зп
номерсправиномерипримірниківвиданьтакількістьсторінок
підрозділіпрізвищеспівробітника
розписка і дата
примітка




отримання
повернення


















Картка міститься в паперову кишеню, що приклеєна до внутрішньої сторони обкладинки справи.
Аркуші справи нумеруються. Нумерацію аркушів проводиться при підшивці документів арабськими цифрами чорним графічним олівцем у правому верхньому куті листа без порушень тексту документа. При закритті справи на окремому чистому листі складається завірчий напис за такою формою:

Завірчий напис справи № _____ Т. №_______
у справі підшито, пронумеровано, та скріплено
печаткою: 119 ( сто дев'ятнадцять) аркушів.
Внутрішній опис документів на 3 ( трьох ) аркушах
Аркуші №№ ________ літерні.
Головний спеціаліст _________ С. М. Макарова
1.5 Використання документів. Зняття грифа" Для службового користування"
Для роботи із справами з грифом “ Для службового користування ” допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з канцелярією, а до документів – згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівника установи (структурного підрозділу). Працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом “ Для службового користування ”, визначає керівник установи.
Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом “ Для службового користування ” для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах тощо.
Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв’язку здійснюють лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації. Під час користування відкритим радіозв’язком забороняється передавати відомості обмеженого поширення. Такі відомості можуть передаватись за допомогою дротового зв’язку з прославленням на документах і телеграмах штампа " Серія П".
Представники інших установ допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом “ Для службового користування ” з дозволу керівників установ (структурних підрозділів), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту установи, у яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
Виписки з документів і видань з грифом “ Для службового користування ”, що містять відомості обмеженого поширення, роблять у зошитах, які мають аналогічний гриф, і після закінчення роботи надсилають на адресу установи, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом “ Для службового користування ”.
Видання з грифом “ Для службового користування ” включають тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики.
Справи і видання з грифом “ Для службового користування ” видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються з грифом “ Для службового користування ” , що має таку форму:
К А Р Т К А
справ та видань, що видаються з грифом
" Для службового користування "
Назва справи або видання_____________________________________________________
№
пп
Номерсправиномерипримірниківвиданьтакількістьсторінок
Підрозділ і прізвище співробітника
Розписка і дата
примітка




отримання
повернення


1
2
3
4
5
6









Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом “ Для службового користування ” та передання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівників установ, які надали зазначеним документам гриф “ Для службового користування ”.
Такі документи попередньо розглядають експертні комісії, які приймають письмові рішення про доцільність передавання або можливість зняття грифа “ Для службового користування ”, якщо на момент ознайомлення або передавання відомостей, що містяться у документах, втратили первісне значення.
Якщо в документах з грифом “ Для службового користування ” містяться відомості, що належать до компетенції інших установ, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації можливе лише за письмовою згодою цих організацій.
Забороняється надсилати за кордон видання з грифом “ Для службового користування ” у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.
1.5.1 Зняття грифа" Для службового користування"
Забезпечення скасування грифу обмеження доступу покладається на особу, яка надала зазначений гриф відповідному матеріальному носієві конфіденційної інформації, або на її правонаступнику.
Рішення про зняття грифу “ Для службового користування ” приймається експертною комісією установи – автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включають представників канцелярії, режимно-секретного органу та інших структурних підрозділів установи.
Рішення комісії оформляють актом, що складають за довільною формою, його обов’язково затверджує керівник установи. В акті перелічують заголовки та номери за описами справ, з яких знімають гриф “ Для службового користування ”додаток 12
Додаток 12
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник Головного управління
Державного казначейства України
у Львівській області
Л.В. Панкевич
" " 2007 р.
АКТ № 1
матеріальних носіїв інформації "Для службового користування" , яким скасовано гриф "Для службового користування" в Головному управлінню Державного казначейства у Львівській області
№
п/п
Назва матеріального носія секретної інформації
Обліковий номер
і дата реєстрації
Посада, П.І.Б. посадової особи, яка надала гриф
" ДСК "
Місце знаходження
матеріального носія секретної інформації
( том)


2 0 0 6 р.

1.
Супровідний лист про зміни до розпису асигнувань Державного бюджету на 2006 р.
2 дск
07.02.06
Заст. нач. від.
Зозуля С.Ю.
Спр.07-07
т.1 с.25
Гриф
скасовано

2.
Витяг з повідомлення № 1075 про зміни до річного розпису асигнувань Державного бюджету на 2006 р.
3 дск
07.02
Заст. нач. від
Зозуля С.Ю.
Спр.07-07
т.1 с.26
Гриф
скасовано

3.
Витяг з повідомлення № 1075 про зміни помісячного розпису асигнувань спеціаль-ного фонду Державного бюджету на 2006 р.
4 дск
07.02.06
Заст. нач. від
Зозуля С.Ю.
Спр.07-07
т.1 с.27
Гриф скасовано

4.
Витяг з повідомлення № 1075 про зміни розпису асигнувань загального фонду Державного бюджету на 2006 р.
5 дск
07.02.06
Заст. нач. від
Зозуля С.Ю
Спр.07-07
т.1 с.28
Гриф скасовано

50.
Службова записка
56 дск
07.02.07
Заст. нач. від
Зозуля С.Ю.
Спр.07-07
т.1 с.29
Гриф скасовано


Голова експертної комісії Когут П.Я.
Дрозд Ю.Р
Дзюба Н.Т.
Куркова В.С.
Мамчур М.В.
Секретар експертної комісії Макарова С. М

Гриф “ Для службового користування ” погашають штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифу.
10.1.2007р. АКТ № 1
" Для службового користування "
прим. № 1
Аналогічні відмітки вносяться до опису справ і номенклатури справ.
Про зняття грифу обмеження доступу повідомляють усі установи, яким був надісланий цей документ (видання) додаток 13
Додаток 13

УКРАЇНА
ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ
у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ
79005, м. Львів, вул. К. Левицького, 18, тел. (0322) 76-77-71. Факс 225-53-11
23 січня 2007 р. № 17- 34 Командиру військової частини 4941
В. Сужнику
Про зміну грифу матеріальних носіїв
інформації "Для службового користування "
З метою проведення роботи щодо зміни грифа матеріальних носіїв інформації " Для службового користування", підготовлених у Головному управлінні Державного казначейства України у Львівській області та направлених на Вашу адресу в 2006 році, надсилаємо повідомлення про перелік документів, яким скасовано гриф секретності, відповідно до акту № 1 від 12.01.2007 р.
Додаток : Повідомлення про перелік документів, яким скасовано
гриф " Для службового користування" Головним
управлінням Державного казначейства України
у Львівській області, відповідно до акту № 1 від 12.03.07
на 2-х аркушах - тільки адресату.
Начальник В.В. Карпенко
Вик. Макарова С.М
Тел. 247-12-61
П О В І Д О М Л Е Н Н Я
про перелік документів, яким скасовано гриф " Для службового користування
Головним управлінням Державного казначейства України
у Львівській області відповідно до акту № 1 від 11.01.07
№
пп

Назваматеріальногоносіясекретноїінформації
Облномерідатареєстрації
Підстава
Гриф секретності





Попередній
Наданий

1
Супровідний лист про зміни до розпису асигнувань Державного бюджету на 2006 рік
2-дск
28.07.06
Акт ЕК від
12. 03. 07
№ 1
Для
службового користування
Гриф скасовано

2
Витяг з повідомлення № 145 про зміни помісячного розпису асигнувань загального фонду державного бюджету на 2006 рік.
117 дск
28. 07. 06
Акт ЕК від
12. 03. 07
№ 1
Для
службового користування
Гриф скасовано

30
Витяг з повідомлення № 199 про зміни річного розпису асигнувань загального фонду державного бюджету на 2006 рік.
128 дск
19. 08. 05
Акт ЕК від
12. 03. 07
№ 1
Для
службового користування
Гриф скасовано


Головний спеціаліст В.М. Макарова
1.6 Відбір документів для зберігання і знищення
Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом
“ Для службового користування ”, розгляд і затвердження її результатів здійснюють відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльність експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу установи передають в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом “ Для службового користування ”, включають в опис справ постійного зберігання разом з іншими справами, що містять відкриту інформацію постійного зберігання, додаток 14
Додаток 14
Для службового користування
Прим. єдиний
Фонд № ЗАТВЕРДЖУЮ
Опис № 2 Начальник Головного управління
Справ постійного терміну зберігання Державного казначейства України
3а 2006 рік у Львівській області
Л.В. Панкевич
" ___"____________2007
2007 р.№
з/п
Індекс справи
Заголовок справи ( тому)
Строк зберігання справи, тому.
Стаття за переліком
Дата
заведення
( закінчен.)
справи ,
тому
Кількість аркушів у справі, томі
примітка

2 0 0 5 рік

1.
19
Номенклатура таємних та для службового користування справ по управлінню ДКУ у Львівській області на 2005 р.
Постійно ст.33
Переліку 1997р.
ст.330 1561-12
08.01.04
29.12.04
7


Всього за 2005 рік зареєстровано 1 ( один ) документ. Головний спеціаліст по режимно-секретній роботі В.С. Макарова

2 0 0 6 рік

2.
19
Номенклатура таємних та для службового користування справ по управлінню ДКУ у Львівській області на 2005-2006 р.
Постійно ст.33
Переліку 1997р.
ст.330 1561-12
04.01.05
28.12.06



Всього за 2006 рік зареєстровано 1 ( один ) документ. Головний спеціаліст по режимно-секретній роботі В.С. Макарова

До цього розділу внесено 2 ( два ) документа з 1 по 2 номер
Опис уклав : головний спеціаліст режимно-секретної роботи __________ В.С. Макарова
підпис ініціали та прізвище
Головний спеціаліст режимно-секретної роботи _____________ В.С. Макарова
підпис ініціали та прізвище
" СХВАЛЕНО "
Протокол № 1 Експертної комісії
Головного управління Державного казначейства України
у Львівській області
від " " ________________ 2007 року
Включені в дійсний опис справи і документи прийняв
Найменування посади працівника архіву установи _____________ В.Д. Деркач
На справах з документами, що мають гриф “ Для службового користування ” з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися їхню передачу до архівного підрозділу здійснюють за номенклатурами справ. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення опису справ і обкладинки, складання описів справ) здійснюють згідно з правилами, встановленими Держкомархівом України.
1.6.1 Знищення документів
Після затвердження описів справ і документів постійного терміну збереження складається акт про виділення справ і документів з грифом “Для службового користування” за відповідний період до знищення, у який включаються відібрані ЕК для знищення справи, окремі документи зі справ і документи виділеного збереження додаток 15

Кожна справа, кожен документ і обліковий журнал (картотека) з грифом “ Для службового користування ” вносяться в акт окремою позицією і повинні відповідати даним про них, зафіксованим у протоколі ЕК і облікових формах. Якщо справа складається з декількох томів, то кожний з них включається в акт окремою позицією, а в графі 3 замість другого і наступного томів пишеться: "Те ж, т ", з додаванням номера тому.

При внесенні в акт справ, з яких перед знищенням були вилучені окремі документи, у графі 6 вказується фактична кількість аркушів, що залишилася в справі.

Перед знищенням включених в акт справ, документів і облікових журналів з грифом “ Для службового користування ” перевіряється відповідність даних акта із записам у протоколі ЕК, номенклатурі справ, журналі обліку документів виділеного збереження, на обкладинках і в завірчих аркушах справ і документів виділеного збереження, в описах документів справи (по документах, вилученим зі справи). Аркуші й облікові картки прораховуються, складені документи розвертаються. Відповідність даних завіряється в акті підписами осіб, що перевіряли.

Знищення справ, документів і облікових журналів (картотек) повинно провадитися шляхом спалювання або за допомогою паперорізної машини.

При знищенні документів поза територією підприємства доставка їх до місця знищення провадиться на службовому транспорті і приймаються міри, що виключають доступ до документів сторонніх осіб.

Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ”, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню разом з іншими справами, які не мають грифа обмеження доступу, відібраними для знищення. При цьому у графі “ Заголовок справ ” після номерів цих справ проставляють відмітку “ДСК”.

Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ” перед тим як здавати на переробку як макулатуру, треба обов’язково подрібнюють до стану, що унеможливлює прочитання їх.

Після знищення матеріалів з грифом “ Для службового користування ” в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) роблять відмітку "Знищено. Акт №___ від (число, місяць, рік)".

Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищують без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.
Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ” перед тим як здавати на переробку як макулатуру, обов’язково подрібнюють до стану, що унеможливлює прочитання їх.
Додаток 15
ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________
посада керівника організації
_____________________________
прізвище та ініціали
________________________
підпис, дата
АКТ
про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню
в ( найменування організації )
від _________ №___________
______________________
( місце складання )
На підставі__________________________________________________________________________________________
( назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх збереження )
_____________________________________________________________________________________________________
відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи фонду №
_____________________________________________________________________________________________________
( найменування фонду )
№
з/п
Заголовок справи
( документа)
Дата справи
(документа) або крайні дати справ,
документів
Номери
описів,
номенклатур
за рік
( роки)
Індекс справи
(тому ) за номенклатурою або номер
справи
за описом
Кількість
справ ( томів)
Термін зберігання справи (тому)
і номер статей за переліком
Примітка

1
2
3
4
5
6
7
8

1
Переписка про постачання сировини
2005
2
03-14-дск
1
2 р. ст. 48


20.
Лист про укладення договору
2005
2
140 - дск
1
2р. ст. 19



Всього підлягає знищенню 20 ( двадцять ) справ за 2005 рік
(цифрами та літерами )
СХВАЛЕНО : Протокол від 11.01.2007 р. № 1
Експертизу проводив
__________________ _____________ ______________________
( посада особи ) ( підпис ) ( прізвище та ініціали )
Дата ____________
Включені в акт справи і документи звірені з записами в протоколі ЕК, акті й облікових формах
В.М. Макарова
Справи і документи знищені шляхом спалення.
В.М. Макарова
Відмітки про знищення справ і документів у номенклатурі справ, журналі обліку документів виділеного збереження й в описах документів зроблені.
В.М. Макарова

Після знищення матеріалів з грифом “ Для службового користування ” в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) роблять відмітку " Знищено. Акт №___ від (число, місяць, рік) ".
Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищують без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.
Складання акта про виділення до знищення справ і документів і проставляння в облікових формах оцінок про їхнє знищення здійснюються співробітником підрозділу конфіденційного діловодства установи. У перевірці правильності включення в акт справ і документів і в їхньому фізичному знищенні, крім цього співробітника, повинен брати участь працівник підрозділу секретного діловодства .
1.7 Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності

Для забезпечення фізичної схоронності документів з грифом " Для службового користування " і запобігання витоку інформації, що утримується в них, повинен бути встановлений спеціальний режим їхнього збереження.
Приміщення підрозділу конфіденційного діловодства, призначені для цілодобового збереження конфіденційних документів і справ, з метою забезпечення додаткових гарантій від стороннього проникнення в них.
Вхід у такі приміщення необхідно строго регламентувати. Крім керівника підприємства і співробітників, що мають пряме відношення до обробки і збереження документів з грифом " Для службового користування ", у приміщення можуть допускатися особи, що забезпечують їхнє обслуговування. Вікна приміщень повинні мати надійні засоби захисту, що виключають можливість проникнення в приміщення сторонніх осіб. Якщо приміщення розташоване на першому або останньому поверсі або поруч з ними знаходяться пожежні сход, балкони, ринви або інші які-небудь прибудови, з допомогою яких можна проникнути в приміщення, то для запобігання проникнення вікна додатково захищаються металевими ґратами з замком як при необхідності розкриваються.
По закінченні робочого дня двері необхідно не тільки замикати, але й опечатувати печаткою підрозділу (або співробітника підрозділу) конфіденційного діловодства. Печатка проставляється на тонкий шар пластиліну або спеціальної мастики таким чином, щоб відбиток неможливо було зняти і відновити. Перед відмиканням дверей перевіряється схоронність відбитка печатки і цілісність. При виявленні спроб проникнення в приміщення потрібно негайно довести до відома службу охорони і доповісти керівникові підприємства. До ухвалення рішення керівником підприємства приміщення не відкриваються і забезпечуються фізичною охороною.
Для запобігання несанкціонованого входу в приміщення протягом робочого дня на двері можуть встановлюватися електромеханічні або електронні замки. Документи з грифом " Для службового користування " повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах ( сховищах ), які надійно замикаються та опечатуються по закінченні робочого дня співробітниками, відповідальними за облік і збереження документів з грифом " Для службового користування " . Вхідні двері, вікна приміщень, а також сейфи, шафи і стелажі варто оснастити охоронною сигналізацією, зв'язаною зі службою охорони підприємства або службою позавідомчої охорони.
Приміщення, у яких для фіксації, обробки, збереження, відтворення і передачі конфіденційної документованої інформації використовуються електронно-обчислювальні машини, електронні множні апарати й інші технічні засоби, що створюють електромагнітні випромінювання, необхідно обладнати додатковими приладами захисту, що запобігають перехоплення суперником електромагнітних сигналів, що несуть конфіденційну інформацію. У цих цілях доцільно здобувати сертифіковані технічні засоби обробки інформації, що відповідають вимогам по захисту конфіденційної інформації від її витоку.
Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом " Для службового користування" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій автоматизованій системі вимогам щодо захисту інформації.
Ключі від приміщення, металевих ґрат на вікнах, сейфів, шаф де зберігаються документи з грифом " Для службового користування " повинні мати робочі і запасні екземпляри ключів.
Запасні екземпляри ключів можуть зберігатися в опечатаних їхніми власниками пеналах , в службі охорони. Робочі екземпляри ключів від сейфів, шаф у неробочий час можуть зберігатися в опечатаному пеналі в службі охорони установи, .з внесенням відповідних даних в журналі передачі-прийому під охорону приміщень і пеналів із ключами.
У випадку втрати робочих або запасних екземплярів ключів про це негайно ставиться до відома керівника установи та режимно-секретний підрозділ.
Усі сейфи, шафи і стелажі, встановлені в приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства й у службових кімнатах виконавців, у яких цілодобово або в робочий час зберігаються конфіденційні документи, а також ключі від них повинні враховуватися підрозділом конфіденційного діловодства по журналі обліку сховищ і ключів від них.
Щорічно повинна проводитися перевірка фактичної наявності ключів від сховищ.
При виникненні надзвичайної ситуації співробітники підрозділу конфіденційного діловодства повинні негайно викликати пожежну команду або відповідну аварійну службу, повідомити керівника підприємства, вжити заходів до ліквідації надзвичайної ситуації, а при неможливості ліквідації забезпечити охорону документів власними силами, а також силами охорони установи і почати евакуацію документів у заздалегідь визначне місце.
Справи з грифом “ Для службового користування ”, видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ того самого дня.
Окремі справи з грифом “ Для службового користування ” з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу установи можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умов повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.
Документи з грифом “ Для службового користування ” передавати іншим співробітникам можна тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.
Забороняється вилучати із справ або переміщати документи з грифом “ Для службового користування ” з однієї справи до іншої без дозволу канцелярії. Про всі проведені вилучення або переміщення документів роблять відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.
Забороняється виносити документи з грифом “ Для службового користування ” за межі службових приміщень установи.
Якщо треба, керівник установи (структурного підрозділу) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення установи документи з грифом “ Для службового користування ” для їх погодження, підписання тощо в установах, що знаходяться в межах одного населеного пункту.
Особам, відрядженим до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом “ Для службового користування ”. Ці матеріали слід заздалегідь надіслати на адресу установи за місцем відрядження працівника (вкладені у конверт або упаковані, щоб виключити можливість доступу до них).
В окремих випадках з дозволу керівника установи дозволяється перевозити документи з грифом “ Для службового користування ” до іншого населеного пункту, якщо у складі групи не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.
У разі зміни працівника, відповідального за облік і зберігання документів ( справ ) з грифом
“ Для службового користування ” складають за довільною формою акт приймання-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником установи (структурного підрозділу).

1.7.1 Перевірка наявності документів з грифом “ Для службового користування ”
Перевірка наявності документів з грифом “ Для службового користування ” здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом керівника установи. До складу цієї комісії обов’язково включають особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівник режимно-секретного органу додаток 16.
Додаток 16
Для службового користування
Прим. єдиний

УКРАЇНА
МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ
У ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ
79005, м. Львів, вул. К. Левицького, 18, тел. (0322) 76-77-71
Н А К А З
10. 01. 2007 р. 2- ДСК № 1
Про перевірку наявності документів
з грифом "Для службового користування"
Відповідно до ст. 61 про перевірку наявності документів і справ з грифом " Для службового користування" (отримання, відправлення, розмноження та знищення), та звірку реєстраційних даних із фактичною наявністю документів за 2006 рік відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893,

Н А К А З У Ю :
Створити комісію з працівників управління, яким надано допуск до державної таємниці
за відповідною формою, в наступному складі:
Голова комісії :
Марусяк М.А. - заступник начальника Головного управління;
Члени комісії:
Дудко Ю.Р. - начальник управління інформаційних технологій;
Шевчук О.В - заступник начальника відділу обслуговання установ правоохоронних
органів та силових структур ;
Ткач М.В. - головний казначей відділу обслуговання установ правоохоронних
органів та силових структур ;
Ткачук О.М. - головний спеціаліст сектору захисту інформації;
Макарова В.С. - головний спеціаліст режимно-секретнoї роботі.
Комісії 25 -27 січня 2007 року провести перевірку наявності документів і справ з грифом
" Для службового користування" (отримання, відправлення, розмноження та знищення)
Головного управління Державного казначейства України у Львівській області, про що скласти
відповідний акт.
Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Начальник Л. В. Панкевич
У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів з грифом "Для службового користування," перевірка їх наявності здійснюється один раз на п’ять років. Результати перевірки наявності оформляються актом додаток 17.
Додаток 17
ЗАТВЕРДЖУЮ
________________________
посада керівника організації
_____________________________
прізвище та ініціали
________________________
підпис, дата
АКТ
перевірки наявності та стану документів і справ
в ( найменування організації )
від _________ №___________
______________________
( місце складання )
Акт на підставі наказу від _____ № ______ комісією:
Голова комісії: ( посада, прізвище, ініціали ).
Члени комісії: ( посада, прізвище, ініціали ).
Перевіркою встановлено:
Усього за номенклатурою справ налічується ______ справ, з них в наявні _______.
Не виявлено________ ( індекси, номери документів, справ, видань ).
2. Знайдено не внесених до журналів обліку документів ( справ, видань )__________.
3. Характеристика стану документів, справ та видань:_____________________________
___________________________________________________________________________
Рішення керівника канцелярії ( архівного підрозділу за результатами перевірки )
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Голова комісії: ( прізвище, ініціали ).
Члени комісії: ( прізвище, ініціали ).
У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджено значна кількість документів з грифом “ Для службового користування ”, перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п’ять років. Результати перевірки оформляються актом перевірки наявності та стану документів і справ.
Про факти втрати документів з грифом " Для службового користування " або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до керівника установи, режимно-секретного підрозділу та канцелярії, а також письмово повідомляються органи СБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів. Для розслідування факту втрати документів з грифом "Для службового користування " або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника організації призначається комісія, висновок якої затверджується керівником організації. Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого керівником установи.
Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх керівником установи передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду.
За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом " Для службового користування ", а також інших порушень Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.
Запитання для самоконтролю:
1. До складу експертних комісій організацій включаються:
1. начальники відділів установи;
2. кваліфіковані спеціалісти установи;
3. представник РСО та кваліфіковані спеціалісти установи ;
2. Якщо гриф " Для службового користування " неможливо нанести безпосередньо на магнітний
носій інформації , то він має бути зазначений у:
1. супровідному листі;
2. листі-підтвердженні;
3. листі-повідомлені ;
3. Перелік відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким
надається гриф обмеження доступу " Для службового користування" розробляються:
1. державними експертами , згідно з орієнтованими критеріями віднесення інформації до
конфіденційної;
2. експертними комісіями міністерств, центрального органу виконавчої влади , Ради міністрів АР
Крим, обласних, Київської та Севастопольської міськими держадміністраціями згідно з
орієнтованими критеріями віднесення інформації до конфіденційної;
3. Службою безпеки України, згідно з орієнтованими критеріями віднесення інформації до
конфіденційної;
4. Контроль за обігом документів, які містять із гриф "Для службового користування" , що є
власністю держави здійснюють:
1. начальник канцелярії, установи, організації;
2. режимно-секретний орган установи, організації;
3. керівник установи, організації;
4. Служба безпеки України;
5. Необхідність поставлення грифа "Для службового користування " на виданні визначається :
1. автором ( укладачем ) видання;
2. керівником, який підписав видання до друку;
3. автором ( укладачем ) видання та керівником, який підписав видання до друку;
6. Необхідність поставлення грифа "Для службового користування " на документі визначається:
1. виконавцем документа;
2. виконавцем та особою, що підписує документ;
3. керівником організації, який підписав цей документ;
7. Відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання, розмноження та
використання документів із грифом " Для службового користування " несуть:
1. керівники організацій;
2. керівник канцелярії організацій;
3. керівник режимно-секретного органу організації;
8. Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів із грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог інструкції №1893 покладається:
1. керівників організацій;
2. режимно-секретні органи організацій;
3. канцелярії організацій;
9. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом " Для службового користування " та випадкам втрат таких документів покладається на:
1. керівників організацій;
2. режимно-секретні органи організацій;
3. канцелярії організацій;
4. виконавця, який розробив документ з грифом " Для службового користування ".
10. Співробітники організацій, які працюють із конфіденційними документами, що є власністю держави і мають гриф " Для службового користування" в обов’язковому порядку:
1. підлягають ознайомленню з Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893;
2. підлягають ознайомленню під розписку з Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893;
3. складають залік по знанню основних положень Постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.98
№1893;
11. Ознайомлення співробітників організацій з Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893 "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави " здійснюють:
1. керівників організацій;
2. режимно-секретні органи організацій;
3. канцелярії організацій;
12. Приймання та облік ( реєстрація ) документів з грифом " Для службового користування " здійснюється:
1. режимно - секретним органом організації;
2. канцелярією організації;
3. структурним підрозділом установи, до якого надійшла кореспонденція;
13. Уразі відсутності у конвертах документів Як обліковуються документи з грифом ""з грифом "Для службового користування", або додатків до них, що складається і скільки примірників?
1. акт у двох примірниках;
2. протокол у трьох примірниках;
3. лист - повідомлення у двох примірниках;
14. Як обліковуються документи з грифом " Для службового користування "?
1. за кількістю сторінок;
2. за кількістю примірників;
3. за кількістю сторінок та примірників;
15. Як обліковуються видання ( книги, брошури ) з грифом " Для службового користування "?
за кількістю сторінок;
1. за кількістю примірників;
2. за кількістю примірників;
3. за кількістю сторінок та примірників;
16. У разі коли обсяг документів із грифом " Для службового користування " незначний чи дозволяється вести їх облік ( реєстрацію ) з іншою несекретною документацією?
1. не дозволяється;
2. на рішення керівника організації;
3. дозволяється коли обсяг документів з грифом " Для службового користування" незначний , при цьому
до документів додається позначка "ДСК " ;
17. Які документи з грифом "Для службового користування" підлягають реєстрації ?
1. вхідні та вихідні документи з грифом "Для службового користування" ;
2. вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування" ;
3. вхідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування";
18. Що проставляється на кожному зареєстрованому документі та друкованому видання з грифом обмеження доступу "Для службового користування" ?
1. штамп, у якому зазначається найменування організації та дата надходження документа;
2. штамп , у якому зазначається реєстраційний номер та дата надходження документа в організацію;
3. штамп, у якому зазначається найменування організації та реєстраційний номер документа;
4. штамп, у якому зазначається найменування організації, реєстраційний номер та дата надходження;
19. Відповідальність за випуск документів з грифом " Для службового користування ", що тиражуються в установі, несуть:
1. керівники канцелярії організацій;
2. керівники режимно-секретних підрозділів організацій ;
3. керівники установ ( структурних підрозділів);
20. Документи з грифом "Для службового користування " одержані від сторонніх організацій можуть бути розмножені з дозволу :
1. керівників організацій ;
2. режимно-секретних підрозділів організацій;
3. начальників канцелярій організації;
4. організацій, що їх надіслала;
21. Оброблення, зберігання , а також друкування документів з грифом "Для службового користування" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, із використанням автоматизованої системи дозволяється тільки за:
1. наявності виданого в установленому порядку ДСТЗІ атестата відповідності комплексної системи захисту
2. умови технічного захисту автоматизованої системи не підключення її до загальної мережі;
3. наявності проведеної роботи з технічного захисту;
22. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна зазначити:
1. кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця і дату ;
2. прізвище виконавця, власне прізвище і дату;
3. кількість надрукованих примірників і дату
4. кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату ;
23. Надруковані і підписані документи з грифом " Для службового користування " разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації:
1. співробітнику архівного підрозділу організації, який здійснює їх облік;
2. співробітнику канцелярії організації, який здійснює їх облік;
3. співробітнику режимно-секретного підрозділу організації, який здійснює їх облік;
24. Розмноження документів із грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється за кількістю їх:
1. примірників;
2. аркушів;
екземплярів;
25. За чим дозволом і по якому документу здійснюється розмноження документів із грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах?
1. керівника канцелярії організації за підписаними нарядами під контролем режимно-секретного
підрозділу;
2. керівника організації ( структурного підрозділу) за підписаними нарядами під контролем
канцелярії;
3. керівника режимно-секретного підрозділу за підписаними нарядами під контролем канцелярії;
26. Після закінчення друкування документів з грифом " Для службового користування " у друкарні що складається і за чиїми підписами?
1. набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, про що складається протокол за
підписами членів експертної комісії ;
2. набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про
що складається акт за підписами замовника і виконавця;
3. набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про
що складається доповідна записка за підписами замовника і виконавця;
27. Розсилання ( відправлення ) тиражу документів з грифом " Для службового користування " здійснюється на підставі:
1. рознарядок, підписаних керівником організації та керівником канцелярії, із зазначенням облікових
номерів примірників, що розсилаються;
2. заявки підписаних керівником організації та керівником режимно-секретного підрозділу, із зазначенням
облікових номерів примірників, що розсилаються;
3. наказу, підписаного керівником організації , із зазначенням облікових номерів примірників, що
розсилаються;
4. акту підписаного керівником організації та керівником режимно-секретного підрозділу, із зазначенням
облікових номерів примірників, що розсилаються;
28. Ознайомлення іноземних громадян з документами з грифом " Для службового користування ", а також передавання конфіденційної інформації здійснюється у порядку передбаченому:
1. Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними , затвердженою постановою кабінету Міністрів України від 22.05.96 р. № 558;
2. Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших
матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави
(інструкцію доповнено розділом згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 19.07.2006р. №1000);
3. Інструкцією про порядок охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави, під час прийому
іноземних делегацій, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19.07.2006 р. № 1000)
29. Документи з грифом " Для службового користування " після виконання формуються в :
1. довідкову картотеку;
2. контрольно-довідкову картотеку;
3. справи ;
30. Чи дозволяється формувати документи з грифом "Для службового користування " разом з іншими документами з одного й того ж питання у справи?
1. не дозволяється;
2. дозволяється, на справі проставляється позначка " ДСК ";
3. на рішення начальника канцелярії установи;
31. Що повинна мати кожна справа з документами " Для службового користування "?
1. внутрішні описи;
2. список осіб , які мають право працювати з цією справою підписаний начальником канцелярії організації;
3. список осіб , які мають право працювати з цією справою підписаний начальником режимно-секретного
підрозділу організації;
32. До роботи із справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ згідно із списками погодженими з:
1. режимно-секретним органом установи, організації;
2. керівником установи, організації ;
3. канцелярією установи, організації ;
33. До роботи із документами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих документів згідно з:
1. вказівками, викладеними у резолюціях керівників;
2. вказівками начальника канцелярії установи;
3. вказівками начальника режимно-секретного підрозділу організації;
34. Під час користування дротовим зв'язком зазначаються лише:
1. телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів ;
посади адресатів і відправників
3. телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів та посади адресатів і відправників
35. Які відомості забороняється передавати під час користування відкритим радіозв’язком?
1. відомості відкритого поширення;
2. відомості обмеженого поширення;
3. відомості загального поширення;
36. Справи та видання з грифом " Для службового користування "видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в:
журналі обліку вхідних документів із грифом " Для службового користування";
2. картці обліку справ і видань;
3. пакетно-контрольному журналі ;
журналі реєстрації вхідних документів з грифом " Для службового користування";
37. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом " Для службового
користування " співробітниками організації, де перебувають документи, проводяться з дозволу:
1. начальника канцелярії організації;
2. начальника режимно-секретного підрозділу установи;
3. керівника організації( структурного підрозділу);
38. Видача громадянам України видань з грифом "Для службового користування" у масових бібліотеках здійснюється за письмовим клопотанням керівників організацій. Ці дозволи дійсні протягом:
1. 1-го місяця;
2. 6-ти місяців;
3. 12-ти місяців;
39. Видача громадянам України видань з грифом "Для службового користування" у масових бібліотеках здійснюється за :
1. письмовим клопотанням керівників організацій, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи;
2. письмовим клопотанням начальників канцелярій організацій, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи;
3. письмовим клопотанням керівників режимно-секретних підрозділів, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи;
40. Рішення про зняття грифа " Для службового користування " приймається експертною комісією організації-автора документа ( видання) чи правонаступника й оформляється:
1. наказом;
2. розпорядженням;
3. актом;
4. протоколом;
41. На які справи з грифом секретності " Для службового користування " описи не складаються?
1. з терміном зберігання до 5 років;
2. з терміном зберігання до 10 років;
3. з терміном зберігання понад 10 років;
42. Де зберігаються документи з грифом " Для службового користування" ?
1. у службових приміщення, які надійно замикаються та опечатуються ;
2. у службових приміщеннях у шафах ( сховищах ), які опечатуються;
3. у службових приміщених у шафах ( сховищах ), які надійно замикаються та опечатуються ;
43. Передача документів із грифом " Для службового користування " іншим співробітникам здійснюється:
1. за рішенням начальника структурного підрозділу організації;
2. здійснюється тільки з дозволу начальника організації;
3. здійснюється тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку;
44. Чи можна виносити документи з грифом "Для службового користування "за межі службових приміщень організації?
1. забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування " за межі організації;
2. у разі потреби, з дозволу керівника організації для їх погодження, підписання в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту;
3. з дозволу начальника канцелярії установи організації для їх погодження, підписання в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту;
45. Чи дозволяється особам, які відряджені до інших населених пунктів мати при собі матеріали з грифом " Для службового користування " ?
1. забороняється особам, які відряджені до інших населених пунктів мати при собі документи з грифом "Для службового користування " ;
2. дозволяється, у разі потреби, з дозволу керівника організації для їх погодження, підписання;
3. дозволяється, з дозволу начальника канцелярії організації для їх погодження, підписання;
46. Чи дозволяється перевезення документів з грифом " Для службового користування " до іншого населеного пункту?
1. забороняється перевезення документів з грифом " Для службового користування " до іншого населеного
пункту;
2. з дозволу керівника організації дозволяється перевезення документів з грифом " Для службового
користування " до іншого населеного пункту, за умови, що такі документи перевозяться групою в складі
двох працівників, що мають виконувати роботу -з ними в іншому населеному пункті;
3. з дозволу начальника канцелярії організації дозволяється перевезення документів з грифом " Для
службового користування " до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться
озброєним працівником;
47. Перевірка наявності документів із грифом "Для службового користування" здійснюється:
1. щоквартально комісією , що призначена наказом керівника організації, установи;
2. що півроку, комісією , що призначена наказом керівника організації, установи;
3. 1 раз на два роки комісією , що призначена наказом керівника організації, установи;
4. щорічно, комісією, що призначена наказом керівника організації, установи;
48. У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів із грифом
" Для службового користування " перевірка їх наявності здійснюється :
1. один раз на рік;
2. один раз на три роки;
3. один раз на п'ять років;
49. Про факти втрати документів із грифом „Для службового користування ,” або розголошення відомостей, що містяться в них письмово повідомляють:
1. керівника організації, установи з зазначенням обставин утрати документів;
2. органи СБУ з зазначенням обставин утрати документів та вжитих заходів;
3. режимно-секретний орган організації, установи вищого рівня з зазначенням обставин утрати
документів та вжитих заходів;
4. органи МВС з зазначенням обставин утрати документів та вжитих заходів
50. За порушення, що призвели до розголошення інформації „ Для службового користування ,” втрати, або незаконного знищення документів, а також інших вимог інструкції 1893 винні особи несуть відповідальність:
1. згідно із законодавством;
2. адміністративну та дисциплінарну;
3. адміністративну та кримінальну;