СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ І ФОРМУВАННЯ СПРАВ: інструкція до практичної роботи №2 з курсу “Документаційне забезпечення робіт, пов’язаних з захистом інформації з обмеженим доступом” для студентів базового напрямку 6.1601“Інформаційна безпека” Укл.: В.С. Байдаков, Ю.М. Наконечний, - Львів: НУЛП, 2008.- с.
Укладачі: В.С. Байдаков, ст. викладач;
Ю.М. Наконечний, к.т.н., доцент.
Відповідальний за випуск:
І.Я. Тишик, ст. викладач.
Рецензент: В.М. Максимович, д.т.н., професор.
Практична робота № 4
СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ І ФОРМУВАННЯ СПРАВ.
Мета роботи - оволодіти навичкою складання номенклатури справ структурного підрозділу та
зведеної номенклатури справ установи;
- ознайомитись з загальними правилами та вимогами до оформлення справ та їх
збереженням;
- опрацювати матеріал лекції і ознайомитись з літературою, яка має відношення до
даної роботи.
Студент повинен:
знати : - вимоги по складанню номенклатури справ структурного підрозділу та установи;
- порядок формування номенклатури справ;
- порядок обліку і зберігання номенклатури справ;
- порядок передачі номенклатури справ до архіву;
- відомчий перелік строків зберігання документів і справ;
- порядок оформлення, узгодження і затвердження номенклатури справ;
- вимоги до формування справ у діловодстві;
вміти: - складати та оформлювати номенклатуру справ структурного підрозділу та установи;
- користуватись номенклатурою справ структурного підрозділу та установи;
- оформлювати справи.
Питання для обговорення :
1. Вимоги до складання номенклатури справ;
2. Порядок розробки номенклатури справ;
3. Види номенклатури справ їх призначення та особливості;
4. Принципи побудови номенклатури справ;
5. Формування справ ( основні вимоги до оформлення справ ).
Завдання для виконання практичної роботи:
Підготувати зразок номенклатури справ структурного підрозділу відповідно до Постанови
Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 " Про затвердження Примірної
інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді
міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"
2. Підготувати зразок зведеної номенклатури справ установи відповідно до Постанови Кабінету
Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 " Про затвердження Примірної інструкції з
діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів
Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"
3. Оформити справу ( обкладинку справи ) установи відповідно до Постанови Кабінету
Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 " Про затвердження Примірної інструкції з
діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів
Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"
Доповідь ( реферат ):
Номенклатура справ, її роль та значення для організації зберігання та пошуку документів;
Порядок складання, узгодження та затвердження номенклатури справ. Індивідуальні, зведені і типові номенклатури справ.
Формування та оформлення справ.
Список рекомендованої літератури:
- Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153
" Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних
органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"
(із змінами згідно до Постановами Кабінету Міністрів України
№ 1577 від 77 листопада 2001 р.
№ 1106 від 17 липня 2003 р.
№ 1173 від 28 липня 2003 р.).
- Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1853
" Про затвердження Інструкції про порядок обліку і зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави "
(із змінами згідно до Постановами Кабінету Міністрів України
№ 1547 від 17 листопада 2004 р.
№ 1000 від 19 липня 2006 р. ).
- Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1988 р.
№ 41" Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів";
- методичними рекомендаціями з розробки та застосування примірник та типових номенклатур справ. ( Повний текст цього видання опубліковано на офіційному сайті Державного комітету архівів України (www.archives.gov.ua);
- Примірна номенклатура справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних Адміністрацій (розроблена УкрНДІ архівної справи та документознавства у 2003 році й затверджена наказом Держкомархіву України від 18 лютого 2003 р. № 24 );
- Примірна номенклатура справ апарату районної державної адміністрації області,( розроблена УкрНДІ архівної справи та документознавства у 2004 році й затверджена наказом Держкомархіву України від 16 листопада 2004 р. № 122).
- Перелік документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання (схвалений Центральною експертно-перевірною комісією Держкомархіву України 22 листопада 2004 p., затверджений постановою Правління Нацбанку України від 08 грудня 2004 р. № 601 і зареєстрований у Міністерстві юстиції України 24 грудня 2004 р. за № 1646/10245 );
- Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності органів внутрішніх справ, навчальних закладів, підприємств, установ, організацій системи МВС України, із зазначенням строків зберігання документів і Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності внутрішніх військ МВС України, із зазначенням строків зберігання документів( розроблені у 2002 році, схвалені Центральною експертно-перевірною комісією Держкомархіву України 3 квітня 2002 р. й затверджені наказом МВС України 4 червня 2002 р. № 519 );
- Перелік документів, що утворюються в митних органах України, спеціалізованих митних установах та організаціях, із зазначенням строків зберігання ( схвалений Центральною експертно-перевірною комісією Держкомархіву України 14 грудня 2005 р. і затверджений наказом Держмитслужби України 13 січня 2006 р);.
- А.Г. Габович, С.М.Головань, С.І.Жлобін, В.О. Хорошко Конфіденційний документообіг. Навчальний посібник - Киів. Видавництво ДУІКТ, 2005 . - 266 с.
- С.М. Головань, В.Б. Дудикевич, В.С. Зачипило, Л.Т. Пархуць, В.О. Хорошко , Л.М. Щербак Документаційне забезпечення робіт із захисту інформації з обмеженим доступом, Підручник- Львів:Видавництво Національний університет " Львівська політехніка," 2005 . - 288с.
- А.Н. Діденко Сучасне діловодство Навч. Посібник. - 4-е вид. - Київ; Либідь, 204. - 384 с.
- Складаємо номенклатуру справ ж. "Довідник секретаря офіс менеджера." № 1 . 2007. с.5-9
Стислі теоретичні відомості.
Що таке номенклатура справ? Як правильно оформити цей документ? Навіщо взагалі він потрібен? Хто має його розробляти? До кого звертатися для схвалення та погодження номенклатури справ? . Як оформити справу ? Труднощів, по цих питаннях. як правило, виникає чимало, особливо якщо вперше доводиться працювати над цим важливими і разом з тим непростими документами . Тому пропонуємо Вам у практичній роботі дати відповіді на питання щодо складення, оформлення, погодження та затвердження номенклатури справ, як структурного підрозділу так і зведеної номенклатури справ установи.
Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ ( Постанова КМ України № 1153).
Розроблення номенклатури справ покладається на службу діловодства (управління справами, загальний відділ, відділ діловодства і контролю, канцелярію) підприємства, установи, організації.. На невеликому підприємстві функції такої служби може виконувати один працівник ( як правило, секретар), відповідальний за організацію діловодства.
Номенклатура справ є обов'язковим документом для кожного підприємства, щоб створити єдину систему формування справ, забезпечити їх облік, швидко розшукати його за змістом та видом, відібрати документи на державне зберігання.
Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування документів закріпляють в номенклатурі справ . Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які зазделегідь для них передбачено а отже, знайти потрібний документ буде не складно. Крім того номенклатура справ є показником індексів документів , що присвоюються під час реєстрації, оскільки індекс документа може містити індекс структурного підрозділу підприємства й номер за номенклатурою .
Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію справ, установлює терміни зберігання документів, використовується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом і є звітним документом архіву підприємства.
Існують три види номенклатур справ: примірна, типова та індивідуальна.
Примірні й типові номенклатури справ є нормативно-методичними посібниками для складання індивідуальної номенклатури справ підприємства.
Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи, і є нормативним актом.
Типова номенклатура справ для установ окремого регіону розробляється відповідним місцевим органом виконавчої влади, погоджується з експертно-перевірочною комісією відповідного державного архіву, затверджується керівником установи та державного архіву і підлягає державній реєстрації в місцевому органі Міністерства юстиції України.
Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Примірна номенклатура справ розробляється міністерствами іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірочною комісією Держкомархіву або експертно-перевірочною комісією відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора.
Звичайно, основну увагу необхідно приділити складанню саме індивідуальної номенклатури, яка включатиме заголовки лише тих справ, що ведуться на підприємстві, з урахуванням специфіки діяльності й формування справ конкретного підприємства. Втім, для підготовки цього документа стануть у пригоді існуючі примірні та типові номенклатури справ, що їх розробляють організації вищого рівня (міністерства, державні комітети, інші органи державної влади, центральні установи країни, великі корпорації, концерни, асоціації, товариства та компанії) для мережі підвідомчих організацій або дочірніх підприємств, однорідних за характером діяльності, з метою створення методичної основи раціональної організації діловодства, уніфікації заголовків однотипних справ та встановлення для них єдиних строків зберігання.
Типові і примірні номенклатури справ розробляють вищі установи для мережі установ, що належать до сфери їх управління і використовуються цими установами як посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
Навіть маючи типову чи приблизну номенклатуру справ, кожна установа обов’язково має індивідуальну номенклатуру справ. Зазвичай, індивідуальна номенклатура справ установи складається з номенклатури справ структурних підрозділів.
Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, залучаючи фахівців, обов’язково погоджує її керівник архівного підрозділу установи. Керівник структурного підрозділу підписує номенклатуру.
Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбиранні на державне зберігання є “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1988 р. № 41 ( опублікований на сайті Верховної Ради України http://zakon.rada.gov.ua ).
Перед тим як скласти номенклатуру справ структурного підрозділу необхідно проаналізувати роботу структурного підрозділу зокрема, вивчити склад, зміст та кількість документів, що утворюються у процесі діяльності структурного підрозділу. Для цього слід використовувати джерела, що містять інформацію про мету і предмет діяльності, про завдання і функції, що має здійснювати структурний підрозділ ( установа ) . Такими джерелами є положення про структурний підрозділ ( статут підприємства ), посадові інструкції ( штатні розписи), плани та звіти, а також діючі переліки ( класифікатори ) документів зі строками зберігання.
Для виконання цього завдання можна, обрати один з двох шляхів.
Перший. Номенклатури справ структурних підрозділів розробляють працівники, відповідальні за діловодство у цих підрозділах, керівники відповідних структурних підрозділів підписують/підготовлені номенклатури, потім їх погоджують з експертними комісіями установи та з керівником архівного підрозділу підприємства. Після чого номенклатури справ усіх структурних підрозділів та первинних громадських організацій зводяться службою діловодства в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства.
Другий. Працівник (секретар, завідувач канцелярії, керівник служби діловодства тощо), відповідальний за підготовку номенклатури справ установи, зібравши пропозиції та вивчивши напрями діяльності, а також склад і зміст документів усіх без винятку структурних підрозділів, може самостійно підготувати проект зведеної номенклатури справ, а після затвердження розподілити її за розділами між структурними підрозділами.
Відзначимо, що саме перший шлях відповідає вимогам щодо розроблення номенклатур, але він може бути реалізований лише за наявності у структурних підрозділах працівників, здатних кваліфіковано скласти номенклатуру справ. Другий шлях не є унормованим, проте саме він найчастіше обирається на практиці.
ВИМОГИ ДО НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ.
До основних принципів побудови номенклатури справ належать:
єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;
застосування індексації документів;
стабільність індексів справ.
Номенклатуру справ складають на підставі:
положення про підприємство або статуту підприємства;
планів роботи й звітів про роботу;
штатних розкладів;
переліків документів;
класифікаторів;
номенклатур справ за попередні роки;
списків структурних підрозділів і кореспондентів;
описів справ постійного й тимчасового зберігання ( понад 10 років );
довідкових картотек.
До номенклатури справ уносять;
усі справи й документи, що відображають документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу;
справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності;
незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для дальшої роботи з ними №
всі довідкові картотеки документів.
До номенклатури справ не включають друковані видання, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші подібні матеріали.
Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу має відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Зазвичай, першою розміщують групу справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, ухвали тощо), планово-звітну документацію і листування. У групі листування першими розміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня.
Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов’язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.
У кінці діловодного року номенклатуру справ обов’язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство.
У номенклатурі справ протягом діловодного року в графі “Примітка” роблять відмітку про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ тощо ( додаток 1 ).
Якщо передбачену номенклатурою справу не було заведено, то після закінчення року в номенклатурі справ у графі “Примітка” роблять відмітку “Справу не заведено”, яку завіряє працівник, відповідальний за формування справ ( додаток 1 ).
Додаток 1
Затверджую
Начальник управління земельних
Ресурсів України у Львівській області
В.І. Масляк
" 03 " січня 2007 р.
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
Юридичного відділу на 2007 р.
Індекс справи
Заголовок справи (тому, частини)
Кількість справ (томів, частин)
Строк
зберігання
справи(тому, частини)
і номери статей
за переліком
Примітка

1
2
3
4
5

06. Юридичний відділ

06-01
Закони України ( для відома та керівництва в роботі)
1
Доки не мене потреба ст. 1-б
Перехідна
ведеться з 2003р.

06-02
Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України
( для відома та керівництва в роботі)
1
Доки не мене потреба ст. 1-б


06-03
Укази і розпорядження Президента України; постанови Верховної Ради України( для відома та керівництва в роботі)

1
Доки не мене потреба ст. 1-б
Перехідна
ведеться з 2003р.

06-04
Листи, інструкції, роз’яснення, накази Управління земельних ресурсів України
1
Доки не мене потреба ст. 1-б


06-05
Листування з Управління земельних ресурсів України з правових питань
1
10 р. ст.68


06-06
Листування з відділенням земельних ресурсів у Львівській області
1
10 р. ст.68


06-07
Листи ,скарги ,0 заяви громадян, громадських організацій та документи про їх розгляд і виконання
1
5 р. ст. 28-б


06-08-01
Претензії вихідні ( листи )
1
1р. ст.74


06-08-02
Претензії вхідні ( листи)
1
1 р. ст.74


06-10
Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, підприємствами, установами з правових питань
1
10 р. ст.68
Перехідна
ведеться з 2004р.

06-11
Справи, що розглядаються в місцевих судах
1
3 р. ЕК


06-12
Плани роботи відділу на квартал
1
3 р. ст.18-б


06-13
Довіреності на право представництва у судах
1
Доки не мене потреба


06-14
Положення про управління земельних ресурсів України у Львівській області, свідоцтво про державну реєстрацію у
1
Доки не мене потреба


Начальник юридичного сектору М.Д. Григоров
Номенклатуру справ щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядають, аналізують і уточнюють. Після внесення змін вона передруковується та затверджується керівником установи (структурного підрозділу) та вводиться в дію з 01 січня нового року.
Номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.
Як виняток, якщо цього вимагає специфіка роботи структурного підрозділу, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи розкладають в окремі справи згідно з номенклатурою. В одній справі документи постійного, в іншій – документи тимчасового терміну зберігання. Слід включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності. Якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводять нову справу обов’язково вносячи її найменування та строк зберігання в чинну номенклатуру справ. Документи, створені за допомогою автоматизованої системи, групують у справи на загальних підставах. У справі має бути не більше 250 аркушів формату А4 (210х297 мм) і 30…40 мм завтовшки.
Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах.
З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
Якщо справи зберігають у структурному підрозділі, схоронність документів і справ забезпечує керівник структурного підрозділу і посадові особи, відповідальні за діловодство. Справи обов’язково мають зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що зачиняються. Документи, створені за допомогою автоматизованої системи, зберігаються на загальних підставах.
Зведена номенклатура справ: принципи створення
Зведена номенклатура справ установи складається з номенклатур справ його структурних підрозділів і містить заголовки всіх справ , заведених в установі. За потреби до зведеної номенклатури справ складають довідковий апарат: пояснення, зміст, список скорочень. Довідковий апарат може вміщуватися або на початку, або в кінці номенклатури справ ( додаток 2).
Додаток 2
Зведена номенклатура справ установи
ЗМІСТ
01 - Загальний відділ ……………………………… 1-3
02 - Планово-економічний відділ…………………… 4-6
03 - Відділ маркетингу і продажу…………………… 7-10
04 - Відділ інформаційних систем…………………… 11-15
05 - Відділ кадрів……………………………………… 16-21
06 - Юридичний відділ……………………………….. 22-25
07 - Фінансовий відділ………………………………… 26-29
08 - Господарський відділ……………………………. 30-33
09 - Транспортний відділ………………………………34-37
010 -Режимно-секретний сектор………………………38
011- Профспілковий комітет…………………………. 39-40
Для складання зведеної номенклатури справ можна застосувати структурний чи функціональний принцип побудови її змісту.
Структурний принцип використовується в основному на великих та середніх підприємствах. Назви розділів зведеної номенклатури справ, побудованої за структурним принципом, мають відповідати назвам структурних підрозділів, наприклад:
01 - Загальний відділ
02 - Планово-економічний відділ
03 - Відділ маркетингу і продажу
04 - Відділ інформаційних систем
05 - Відділ кадрів
06 - Юридичний відділ
07 - Фінансовий відділ
08 - Господарський відділ
09 - Транспортний відділ
010 -Режимно-секретний сектор
011- Профспілковий комітет
При цьому першим розділом, як правило, зазначається служба діловодства (управління справами, загальний відділ, відділ діловодства або канцелярія), а потім всі інші структурні підрозділи відповідно до штатного розпису. Останніми завжди зазначаються первинні громадські організації (профспілки та ін.), що діють на підприємстві.
Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується на невеликих підприємствах, що не мають структури, найчастіше тих, що є суб'єктами підприємницької діяльності недержавної власності. Розділи такої номенклатури справ відображають функції і/або напрями діяльності цього підприємства, наприклад:
01 - Керівництво
02 - Планування та прогнозування
03 - Організація виробничої діяльності
04 - Облік та звітність
05 - Робота з кадрами
06 -Адміністративно-господарське обслуговування
Зведена номенклатура справ підприємства, як правило, складається у чотирьох примірниках:
перший (недоторканний) примірник зберігається у справах служби діловодства підприємства;
другий — передається до архівного підрозділу підприємства для контролю за формуванням справ;
третій — надсилається до державного архіву, з яким погоджувалася номенклатура справ;
четвертий примірник є робочим документом і розподіляється за розділами між структурними підрозділами підприємства.
Підприємства недержавної форми власності, які не передають документи на зберігання до державного архіву, можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох примірниках, а якщо вони не мають структурного поділу — у двох примірниках.
Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ підприємства та номенклатури справ усіх його структурних підрозділів обов'язково закриваються підсумковим записом, в якому зазначаються категорії та кількість фактично заведених за рік справ. Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують працівники, відповідальні за діловодство у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діловодства. Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) у свою чергу зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівнику архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.
Один раз на п'ять років або ж за наявності істотних змін у структурі чи напрямах діяльності підприємства зведена номенклатура справ підлягає перескладанню та повторному погодженню з відповідним державним архівом. ( додаток 3 )
Додаток 3
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник управління земельних
ресурсів України у Львівській області
П.В. Гордійчук
" 04 "січня 2007 року
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ УПРАВЛІННЯ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ на 2007 р.
Індекс справи
Заголовок справи (тому, частини)
Кількість справ (томів, частин)
Строк
зберігання
справи(тому, частини)
і номери статей
за переліком
Примітки

1
2
3
4
5

01-Загальний відділ

01-01
Закони, постанови , розпорядження Кабінету Міністрів
Та документи про їх виконання
1
Доки не мене потреба ст. 16, 36
Перехідне
ведеться 2004

01-02
Установчі документи (статут, положення)
1
Постійно ст. 31


01-03
Протоколи нарад
1
Постійно ст. 15


01-04
Штатний розклад
1
Постійно ст.46


01-05
Посадові інструкції про права та обов’язки посадових
осіб
1
3 р. ст. 50


02 - Планово-фінансовий відділ

02-01
Закони, постанови , розпорядження Кабінету Міністрів
Та документи про їх виконання
1
Доки не мене потреба ст. 16, 36


02-02
Листування з питань основної діяльності
1
3 р. ст.186


02-03
Посадові інструкції
1
3р. ст.50


02-04
Документи для службового користування
1
Доки не мене потреба (ЕК)


02-05
Річні плани роботи відділу
1
1рік ст154


05 Відділ кадрів

05-01
Укази, закони, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України
1
Доки не мене потреба с.16


05-02
Накази з основної діяльності. Копії
1
Доки не мене потреба с.16 а


05-03
Накази з особового складу
1
75 р. ст.16 б


05-04
Посадові інструкції з працівників структурних підрозділів
1
3 р.ст.50


05-05
Штатно-посадова книга
1
75 р. ст.525


06 - Юридичний відділ

06-01
Закони України ( для керівництва в роботі)
1
Доки не мене потреба ст. 1 -б


06-02
Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України
( для керівництва в роботі)
1
Доки не мене потреба ст. 1 -б


06-03
Листи, інструкції роз’яснення накази Міністерства земельних ресурсів України
1
Доки не мене потреба ст. 1 -б
Справу не
заведено

06-04
Листування з Міністерства земельних ресурсів України з правових питань
1
10 р. ст.68


06-05
Листування з відділеннями земельних ресурсів у Львівській області з правових питань
1
10 р. ст 68


06-06
Листи, скарги , заяви громадських організацій та документи про їх розгляд і виконання
1
5 р. ст.28-б


06-07
Посадові інструкції
1
3 р. ст. 50


06-08
План роботи відділу
1
З р. ст. 18-б


011- Профспілковий комітет

011-01
Протоколи засідань профкому
1
Постійно ст.16


011-02
Документи про звітно-виборчі конференції
1
Постійно ст.16


Завідувач архіву М.В. Дзюба

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Протокол засідання ЕК державного архіву
ЕК Головного УДК України у Львівській області
у Львівській області
"25 " грудня 2006 № 8 " 03 " січня 2007

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2006 році в установі
Застрокамизберігання
Усього
У тому числі



таких, що переходять
з позначкою "ЕПК"

Постійного
14
10
4

Тимчасового (понад 10 років)
8
6
2

Тимчасового (до 10 років включно)
60
55
5

Разом
82
71
11

Завідувач архіву М.В. Дзюба
Формування справ
Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку ( ДСТУ 2732-94 ).
Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ ( Постанова КМ України 1153 ).
Справи формуються централізовано за місцем реєстрації документів, у канцелярії установи.
Правильне формування справи сприяє оперативному пошукові потрібних документів установи, схоронності їх, упорядкуванню діловодства.
Після того як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає " пам’яттю " установи, потреба в якій може виникти згодом. Таких документів нагромаджується багато. Тому, аби відпрацьовані документи можна било швидко вішукати в разі потреби, їх групують у справи. Яким надають найменування ( заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документа у справах . Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Заголовки справи складаються з:
? назви виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи);
? найменування установи та її структурного підрозділу, що є автором документа;
? найменування установи та її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи;
? короткого змісту документів справи;
? найменування регіону або країни, з якими пов’язаний зміст документів справи;
? дата періоду до якого належать документи справи;
? вказівки на наявність копій документів у справі.
Наприклад: “Листі, скарги, заяви громадських організацій та документи про їх розгляді виконання ” ( додаток 4 ).
Додаток 4

УКРАЇНА
МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ
у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ
ЮРИДИЧНИЙ ВІДДІЛ
СПРАВА № 14-06
Листи , скарги, заяви громадських
організацій та документи про їх розгляд і виконання
том 1
Розпочато: 08. 01. 2006 р.
Закінчено: 30. 06. 2006 р.
На 250 аркушах
Термін зберігання: 5 р.


м. ЛЬВІВ
На кожній справі, включеній до номенклатури справ, має бути умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справ структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. Якщо справа складається з томів (частин), індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо. В кожній справі повинно бути внутрішній опис документів, які є у справі, та підсумковий напис ( додаток 5 )
Додаток 5
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів, які знаходяться в справі № 14-06 за 2006 р.
Листи , скарги, заяви громадських організацій та документи про їх розгляд і виконання
том 1
№
з/п

Дата документу
Номер
примірника

Видтастислийзмістдокументів
Номериаркушів
справи
Відміткапровилученнядокументаісправийогомісцезнаходженняабопрознищення


вхідного
підготовле-ного





1
2
3
4
5
6
7

2 0 0 6 рік

1.
08.01.06
№ 5-11/4

1
Скарга гр. Дудко М.Фю
1-3


2.

12.01.2006
№ 14-065/10
2
Відповідь на скаргу гр. Дудко М.Ф.
4-6


40.
30.06.06.

1
Відповідь на заяву Лелеки С.В.
248-250



Всього до опису внесено 40 ( сорок ) документів на 250 ( двісті п’ятидесяти ) аркушах.
Реєстрацію закінчено порядковим номером 40 ( сорок )
Головний спеціаліст юридичного сектору В.А. Місько
Додаток 6
Всього в справі пронумеровано прошито та скріплено
печаткою 250 ( двісті п’ятдесят ) аркушів
Внутрішній опис на 2 (двох) аркушах;
Головний спеціаліст юридичного сектору В.А. Місько
Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил:
у справу підшивають документи , роботу з якими закінчено;
у справи підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку;
документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи ;
документи з одного питання підшивають в одну справу ( в кожній справі або томі має бути не більш 250 аркушів. Може бути кілька томів однієї справи );
до справи вносять лише один примірник документа;
кожний документ, унесений до справи, має бути належним чином оформлений ( містити позначку про виконання документа і направлення його до справи) ;
як правило, до справи вносяться документи одного календарного року;
у справу не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;
усередині справ документи розташовані у хронологічній ( номерній ) послідовності ( документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, можна розташовувати у зворотній хронологічній послідовності.);
На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані:
назва організації;
назва структурного підрозділу;
номер справи;
заголовок справи;
за який рік ( роки);
кількість аркушів;
термін зберігання ( згідно з Переліком).
Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює канцелярією установи.
З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях ї, у шафах і столах, що зачиняються.
Запитання для самоконтролю:
1. Номенклатура справ це:
1. систематизований перелік найменувань справ створених у діловодстві установи;
2. систематизований перелік найменувань справ створених у діловодстві установи, оформлений у
відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ ;
систематизований перелік найменувань справ із зазначенням строків зберігання справ ;
2. З якою метою складають номенклатуру справ ?
1. для створення в установі єдиної системи формування справ, швидкого розшуку документа за
його змістом та видом,
2. для створення в установі єдиної системи формування справ та відбору документів на державне
зберігання у процесі діловодства.
3. для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого
розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у
процесі діловодства.
3. Які є види номенклатуру справ ?
типова, примірна, індивідуальна;
структурна, фінансова, функціональна;
управлінська, уніфікована, факсимільна;
4. Якими установами розробляються типові та примірні номенклатури справ ?
органами вищого рівня, що належать до сфери управління установами;
головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України;
3. Кабінетом Міністрів України;
5. Яку номенклатуру справ повинна мати кожна установа?
1. типову;
2. примірну;
індивідуальну;
6. З чого складається номенклатура справ установи ?
з номенклатури справ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою;
з номенклатури справ однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації;
з номенклатури справ окремих структурних підрозділів;
7. Ким складається номенклатура структурного підрозділу ?
посадовою особою відповідальною за діловодство у структурному підрозділі;
канцелярією установи;
керівником структурного підрозділу;
8. Ким підписується номенклатура структурного підрозділу справ ?
1. посадовою особою відповідальною за діловодство у структурному підрозділі
керівником структурного підрозділу;
керівником канцелярії установи;
керівником архівного підрозділу установи;
9. Ким погоджується номенклатура справ структурного підрозділу ?
керівником структурного підрозділу;
керівником канцелярії установи;
керівником архівного підрозділу установи;
10. На підставі яких документів складається номенклатура справ структурного підрозділу ?
на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності структурного підрозділу;
на підставі вивчення керівних документів установи, та установ вищого рівня;
3. на підставі наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41;
11. Який вид номенклатури справ має рекомендаційний характер ?
1. типова;
2. примірна;
3. індивідуальна;
12. Коли документи, що надійшли до установи групують у справи ?
після реєстрації документів в установі;
після резолюції керівника установи;
після виконання документів;
13. Що є основною частиною заголовку справи, з якого вона заводиться?
виклад питання ( предмет ), з якого вона заводиться;
2. підтвердження факту, з якого вона заводиться;
3. історія питання, з якого вона ;
14. За яким принципом розміщаються справи у номенклатурі структурного підрозділу ?
справи ( документи ) органів вищого рівня, організаційно-розпорядчі документи установи
( накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування;
планово-звітна документація і листування; організаційно-розпорядчі документи установи
( накази, розпорядження, рішення тощо), справи ( документи ) органів вищого рівня:
організаційно-розпорядчі документи установи ( накази, розпорядження, рішення тощо), справи ( документи ) органів вищого рівня, планово-звітна документація і листування;
15. Що повинна мати кожна справа, яка включена до номенклатури справ ?
умовне позначення ( арабськими цифрами ) - індекс;
порядковий номер ( арабськими цифрами ) в межах структурного підрозділу;
класифікатор структурного підрозділу;
16. З чого складається індекс справи структурного підрозділу ?
1. індексу структурного підрозділу ( за штатним розписом або класифікатором структурних
підрозділів) ;
2. індексу структурного підрозділу ( за штатним розписом або класифікатором структурних
підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу;
3. порядкового номера в межах підрозділу та вхідного номера документа;
17. У кінці ділового року номенклатура справ структурного підрозділу обов’язково:
закривається підсумковим записом;
закривається і передається в архівний підрозділ установи;
закривається і надсилається до відповідної державної установи, з якою погоджувалась примірники номенклатури справ;
18. Що зазначається у підсумковому записі номенклатури справ структурного підрозділу?
1. кількість перехідних справ;
2. кількість і категорії фактично заведених за рік справ;
3. кількість справ, яких треба передати в архів установи;
19. Яка посадова особа установи скріплює своїм підписом підсумковий запис у номенклатурі
справ структурного підрозділу ?
посадова особа відповідальна за діловодство у структурному підрозділі;
керівник структурного підрозділу;
керівник канцелярії установи;
4. керівник архівного підрозділу установи;
20. Зі скількох примірників складається номенклатура справ структурного підрозділу?
двох примірників;
трьох примірників;
чотирьох примірників;
21. Ким обов’язково погоджується номенклатура справ структурного підрозділу установи ?
1. начальником структурного підрозділу;
2. експертною комісією і керівником архівного підрозділу установи;
3. начальником канцелярії установи;
начальником структурного підрозділу та начальником канцелярії установи;
22. Який примірник номенклатури справ структурного підрозділу передається в канцелярію установи?
перший примірник;
другий примірник;
третій примірник;
23. Які принципи внутрішньої побудови можуть використовуватися під час складання зведеної номенклатури справ установи?
1. стандартний;
2. рекомендаційний;
3. структурний або функціональний ;
24. Коли використовується структурний принцип внутрішньої побудови зведеної номенклатури справ установи?
1. у разі чітко встановленої в установі структури;
2. у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами,
творчими колективами та окремими виконавцями;
3. у разі розподілу основних напрямів діяльності між творчими колективами та окремими
виконавцями;
25. Коли використовується функціональний принцип внутрішньої побудови зведеної номенклатури справ установи?
у разі чітко встановленої в установі структури;
у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами; творчими колективами та окремими виконавцями
3. у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами,
творчими колективами та окремими виконавцями;
26. Які документи не включаються до номенклатури справ ?
1. супровідні листи, протоколи, листи повідомлення ;
2. гарантійні листи, скарги, листи - нагадування;
3. друковані видання, брошури, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація
27. З ким погоджується зведена номенклатура справ установи ?
експертною комісією установи та експертно-перевірочною комісією відповідного державного архіву;
керівником установи;
3. установою вищого рівня;
28. Після чого керівник установи затверджує зведену номенклатуру справ установи?
1. після погодження з
2. після погодження з
3. після погодження з експертною комісією установи та експертно - перевірочною комісією
відповідного державного архіву;
29. У якій графі номенклатури справ структурного підрозділу та у зведеній номенклатурі справ установи протягом ділового року роблять відмітки про заведення і виключення нових справ, про перехідні справ?
1. у графі " примітка ";
2. у графі " індекс справ";
3. у графі " строк зберігання справи ( тому)";
У скількох примірниках складається зведена номенклатура справ установи?
двох примірниках;
2. трьох примірниках;
3. чотирьох примірниках;
4. п’яти примірниках;
31.Який примірник зведеної номенклатури справ установи надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ?
перший примірник;
другий примірник;
третій примірник;
четвертий примірник;
32. Коли зведена номенклатура справ установи підлягає повторному перескладанню і
перепогодженню з відповідним державним архівом?
щорічно;
один раз на 3 роки;
один раз на 5 років;
33. Яка правильна послідовність розташування заголовків справ у номенклатурі?
розпорядча документація, організаційна документація, планово-звітні документи, документи вищих органів управління, ділове листування;
документи вищих органів управління, організаційна документація, розпорядча документація,
планово-звітні документи, ділове листування;
документи вищих органів управління, розпорядча документація, організаційна документація, планово-звітні документи, ділове листування;
34. Визначте правильно написаний індекс справи?
1. 05-24;
2. 05/24
1- 5 - 24
35. Що повинна мати кожна справа, яка включена до номенклатури справ?
1. шифр;
2. індекс ;
3. заголовок ;
36. Якій підрозділ здійснює методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах?
1. архів установи;
2. канцелярія установи;
3. режимно-секретний орган;
37. Де зберігаються справи в установі ?
1. у архівному підрозділі установи;
2 у канцелярії установи;
3. у робочих кімнатах, у шафах, столах, що зачиняються;
38. Що зазначається на корінцях обкладинок справ?
1. гриф обмеженого доступу;
2. індекс за номенклатурою справ ;
3. заголовок справи;
39. Яких правил слід дотримуватись при формуванні справ?