НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ " ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА " кафедра " Інформаційна безпека" ЛЕКЦІЯ: " Ведення документів документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом "Для службового користування ". 2010 р. Питання лекції: Вступ. Зміст поняття " конфіденційна інформація, що є власністю держави ". 2. Сутність і особливості конфіденційного документообігу Приймання і облік документів з грифом для "Для службового користування"; Розмноження і розсилання ( відправлення документів )з грифом для "Для службового користування"; Формування виконаних документів у справи з грифом для "Для службового користування." Використання документів. Зняття грифа з грифом для "Для службового користування"; Відбір документів з грифом для "Для службового користування." для зберігання і знищення; Забезпечення схоронності документів з грифом для "Для службового користування." Перевірка їх наявності. 3. Центральний орган державної влади, функції якого пов"язані із захистом кофіденційної інормації, що є власністю держави. Висновки. Час: 6 годин Список рекомендованої літератури: - Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопода 1998р. № 1893 " Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави ". - Документаційне забезпечення робіт із захисту інформації з обмеженим доступом: Підручник// С.М. Головань, В.Б. Дудикевич, В.С. Зачипило, Л.Т. Пархуць, В.О. Хорошко , Л.М. Щербак - Львів : Видавництво Національний університет " Львівська політехніка," 2005 . - 288с. - Кофіденційний документообіг. Навчальний посібник. / За редакцією професора В.О.Хорошка / Укладачі А.Г. Габавич, С.М. Головань, С.І. Жлобін, В.О. Хорошко. -К.: ДУІКТ, 2005. - 264с. Загальне діловодство та ведення документів , що містять конфіденційну інформацію з грифом "Для службового користування ": Навчальний-методичний посібник. С.М. Головань - К: НАУ, 2003. - 92 с. Макаренко В.В. Правове регулювання захисту конфіденційної інформації, що є власністю держави: становлення, розвиток, проблемні питання // Право України, 2006 р. - № 1 - с.132-135 Правові основи захисту інформації з обмеженим доступом. Курс лекцій. Марущак А.І. - К.: КНТ, 2007. -208с. Вступ Національне законодавство передбачає низку правових норм, якими встановлюються обмеження щодо поширення інформації. На відміну від питань захисту секретної інформації, в якій було застосовано правові напрацювання ще радянських часів, законодавче регулювання захисту конфіденційної інформації в Україні розвинуте слабо і перебуває ще на початкових стадіях формування. Зі здобуттям незалежності Україн починає самостійно створювати і розвивати власну систему державних органів та національне законодавство. Одним з перших законодавчів актів, який закрепив право громадян на інформацію, заклав правові основи інформаційної діяльності був принятий 02 жовтня 1992 року Закон України " Про інформацію". Саме цим законом вперше було введено в обіг термін конфіденціальна інформація . Відповідно до ст. 28 Закону України " Про інформацію"інформація поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом. Інформація з обмеженим доступом - це відомості конфіденційного або таємного характера, правовий статус яких передбачений законодавством України, які визначені такими до встановлених юридичних процедур і право на обмеження доступу до яких надано власнику таких відомостей. Інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну і таємну ( ст.30 Закону України "Про інформацію" ).Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов. Таке визначення закріплене Законом України "Про інформацію ", але має недоліки. По-перше, у перелік суб"єктів права власності не включено державну, яка володіє також відомостями конфіденційного характеру. По-друге, визначення слід після слова "відомості" доповнити конструкцією "що не становлять передбаченої законом таємниці." Це пов"язано із встановленим законодавства поділом інформації з обмеженим доступом на таємну та конфіденційну. Конфіденційну інформацію можна поділити на таку, як яка є власністю держави, і конфіденційну, яка не належить державі. Ми з Вами будемо вивчати, як захищати конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Термін " конфіденційна інформація, що є власністю держави" вперше на законодавчому рівні рівні було застосовано в концепції ( Основах державної політики ) національної безпеки України, схваленої Постановою Верховної Ради України від 16 січня 1997 року № 3/97. Витік такої інформації визнавався однією з загроз національній безпеці вінформаційній сфері. На той час чинне законодавство не давало визначення данного терміну. Другим законодавчим актом, у якому застосовувався термін "конфіденційна інформація, що є власністю держави" став принятий 05 квітня 2001 року Кримінальний Кодекс України. Кримінальна відповідальність встановлювалась за передачу іноземній стороні конфіденційної іноформації, що є власністю держави, особою якій ці відомості були довірені у зв"язку з виконанням службових обов"язків ( ст. 330 ) Ця крімінальна-правово норма майже повністю відтворювала аналогічну норму, яка була закріплена у КК УРСР (1960 ). Зміст статті 330 практично залишився без змін. Лише 11 травня 2004 року до Закону України " Про інформацію " було внесено зміни, завдяки яким в в законодавче поле вписуються основи правового регулювання конфіденційної інформації, а саме доповнено статтю 30, згідно з якою інформація, що є власністю держави і знаходиться в користуванні органів державної влади органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, з метою її збереження може бути відповідно до закону встановлено обмежений доступ - надано статус конфіденційної. До конфіденційної інформації що є власністю держави і знаходиться в користуванні органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій всіх форм власності, не можуть бути віднесені відомості: про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту; про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, які сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян; про стан здоров"я населення, його життєвий рівень включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговання та соціальне забезпечення, а також про соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти, культури населення; стосовно стану справ із правами і свободами людини і громадянина, а також фактів їх порушень; про незаконні дії органів державної влади, місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб; інша інформація, доступ до якої відповідно до законів України та міжнародних договорів, згода на обов"язковість надано Верховною Радою України, не може бути обмежений.
Відповідно до Закону України " Про інформацію " порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять конфіденційну інформацію, і є власністю держави, визначається Кабінетом Міністрів України. З цією метою було затверджено Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, що є власністю держави ( Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 ). Інформація, що складає конфіденційну інформацію не існує сама по собі. Вона відображається в різних носіях, що можуть її зберігати, накопичувати, передавати. З їхньою допомогою здійснюється і використання інформації. У ДСТУ 3396.2-97 "Захист інформації.Технічний захист інформації. Терміни та визначення" утримується наступне визначення носія: Носій інформації - фізична особа або матеріальний об"єкт, у тому числі фізичне поле, у яких інформація знаходить своє відображення у виді символів, образів, сигналів, технічних рішень і прцесів . З цього визначення випливає: по-перше, що матеріальні об"єкти - це не тільки те, що можна побачити або доторкнутися, але й фізичні поля, а також мозок людини; по-друге, що інформація в носіях відображається не тільки символами, тобто літерами, цифрами, знаками, але й образами у виді малюнків, креслень, схем, інших знакових моделей, сигналами в фізичних полях, технічними процесами в технології виготовлення продукції. Таким чином конфіденційна інформація є свого роду складним поняттям, що включає різні носії з відповідною інформацією, і захист конфіденційної таємниці в підсумку зводиться до захисту її носіїв. Типи матеріальних об"єктів як носіїв інформації різні. Ними можуть бути магнітни стрічки, магнітні і лазерні диски, фото-, кіно-, відео- і аудіоплівки, різні види промислової продукції, технологічні процеси та інші. Але найбільш масовим типом носіїв є носії на паперовій основі. Інформація в них фіксується рукописними, машинописними, електронними, топографським способами у формі тексту, креслення, малюнка, формули, графіка, карти і т.п. У цих носіях інформація відображається у виді символів і образів. Така інформація відповідно до Закону України "Про інформацію" віднесена до розряду документованої інформації і являє собою різні види документів. Документи, що містять інформацію, що складають конфіденційну таємницю прийнято називати конфіденціними, а процеси виготовлення таких документів і організацію роботи з ними - конфіденційним діловодством. У данній лекції на основі вимог до захисту конфіденційної інформації і досвіду своєї роботи в області конфіденційного діловодства з достатньою повнотою розкроються всі питання, пов"язані зі створенням і обробкою конфіденційних документів СУТНІСТЬ І ОСОБЛИВОСТІ КОНФІДЕНЦІЙНОГО ДОКУМЕНТООБІГУ Конфіденційне діловодство варто визначати, як діяльність, що забезпечує документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами і захист, що утримується в цій інформації. При цьому під: документуванням інформації розуміється процес підготовки і виготовлення документів, - організацією роботи з документами їх облік, проходження, виконання, відправлення, класифікація, систематизація, підготовка для архівного збереження, знищення, режим збереження і звертання, перевірка наявності. До конфіденційних документів відносяться документи з обмеженим доступом, тобто такі документи, робота з якими допускається по спеціальному дозволу вповноважених на те осіб. Конфіденційне діловодство в цілому базується ни тих же принціпах, що і відкрите діловодство, але в той же час має відмінності, обумовлені конфіденційностью документованої інформації. Ці відмінності стосуються сфери конфіденційного діловодства й охоплюваних їм видів робіт з документами. Організація конфіденційного документообігу означає створення необхідних умов для виготовлення й одержання конфіденційних документів, організації роботи з ними і запобігання втрати і витоку документованої конфіденційної інформації. Організація конфіденційного діловодства включає створення підрозділу, що забезпечує виготовлення, облік, збереження, обробку і використання конфіденційних документів, установлення його статусу, структури, чисельного і посадового складу, розробку положення про підрозділ і посадових інструкцій співробітників, виділення для підрозділу службового приміщення, забезпечення необхідних умов праці, розробку або придбання нормативних документів і методичної літератури по организації і веденню конфіденційного діловодства, створення постійно діючої експертної комісії, оформлення допуску співробітників до службової таємниці і навчання певним правилам роботи з конфіденційними документами. Конфіденційне діловодство в силу невеликого в порівнянні з відкритим діловодством обсягу документів і з метою забезпечення умов для збереження конфіденційності документів повинне бути централізованим, тобто зосередженим у єдиному підрозділі підприємства. Підрозділ конфіденційного діловодства може бути самостійним структурним підрозділом підприємства, підлеглим безпосередньо керівникові підприємства. Найменування підрозділу конфденційного діловодства, його статус і, при необхідності, структуру визначає керівник підприємства, виходячи з обсягу конфіденційного діловодства і загальної структури підприємства. Підрозділ конфіденційного діловодства є складовою частиною системи захисту конфіденційної інформації, що є власністю держави, органом, що здійснює, координуючу і контролюючу роботу з конфіденційними документами. Він повинен розглядатися як структурний підрозділ, що безпосередньо бере участь в основній діяльності підприємства. При незначному обсязі конфіденційного діловодства спеціальний підрозділ конфіденційного діловодства може не створюватися. У цьому випадку видання, обробка і збереження конфіденційних документів покладасться на спеціально призначених наказом керівника підприємства кількох або одного співробітника управління справами ( канцелярію установи ). На цих осіб поширюються всі задачі, функції, права і відповідальність, які покладаються на підрозділ конфіденційного діловодства. Якщо ведення конфіденційного діловодства покладено на одного спвробітника, то для виконання окремих діловодних операцій, у яких потрібна участь двох осіб (перевірки наявності, знищення документів) необхідно залучати (краще на постійній основі) другого співробітника даного або іншого підрозділу, що має доступ до цих документів. Таке залучення оформляється наказом підприємства. Варто підкреслити, що з метою більш надійного забезпечення зберігання і конфіденційності документів на підрозділ конфіденційного діловодства або на спеціально виділених для ведення конфіденційного діловодства співробітників повинні бути покладені всі операції по друкуванню, обліку, розмноженню, збереженню, передачі, відправленню, систематизації, перевірці наявності і знищенню конфіденційних документів. Функції виконавців і користувачів конфіденційних документіву сфері виготовлення й обробки документів обмежуються підготовкою документів і їхнім виконанням. Основні задачі і функції підрозділу конфіденційного діловодства, а також права і відповідальність його керівника повинні бути закріплені в положенні про підрозділ, а обов'язкі, права, відповідальність співробітників підрозділу конфіденційного діловодства або спеціально призначених для ведення конфіденційного діловодства осіб - у посадових інструкціях, розроблювальних на конкретні посади. У посадових інструкціях встановлюються і кваліфікаційні вимоги до співробітників - утворення і стаж роботи на аналогічній посаді. Положення про підрозділ конфіденційного діловодства і посадові інструкції співробітників є організаційно-правовими документами, що регламентують статус підрозділу в цілому і кожного з його співробітників. При визначенні задач і функцій підрозділу конфіденційного діловодства необхідно виходити з того, що воно повинно не тільки організовувати і здійснювати документаційне забезпечення управлінської і виробничої діяльності підприємства, але і брати участь. у всіх заходах щодо запобігання втрати конфіденційних документів і витоку інформації, що утримується в них. Ця участь не обмежується розробкою і здійсненням відповідних заходів тільки в рамках підрозділу конфіденційного діловодства. Втрата і витік конфіденційної інформації в більшості випадків відбуваються з вини виконавців і користувачів конфіденційних документів, що порушують по різних причинах правила роботи з такими документами. Тому значна частина функцій підрозділу конфіденційного діловодства зв'язана з навчанням виконавців і користувачів правилам роботи з конфіденційними документами і здійсненням контролю за їхнім виконанням. Цим обумовлені і відповідні права підрозділу конфіденційного діловодства, у тому числі такі, як участь у підборі кадрів для роботи з конфіденційною інформацією, внесення пропозицій про відсторонення від конфіденційних робіт, заохочення і залучення до відовідальності виконавців і користувачів конфіденційних документів, участь у проведенні розслідувань по фактах втрати і витоку конфіденційної інформації. У цілому комплекс задач, функцій, прав і відповідальності підрозділу конфіденційного діловодства випливає на змісту його робіт, буде викладений у наступних лекціях. При розробці посадових інструкцій варто враховувати, по-перше, необхідність спеціалізації співробітників по окремих видах робіт, ще прискорює їхнє виконання і підвищує якість, і, по-друге, нормативи часу на роботи для того, щоб усі співробітники були завантажені рівномірно відповідно до посади і не було перенавантаженості, що негативно позначається на якості роботи. При встановленні кваліфікаційних вимог до посад необхідно мати на увазіе складність виконання деяких видів робіт, що вимагають спеціальної підготовки. На відповідним таким роботам посади випливає, як правило, призначати фахівців з вищою або середньою фаховою освітою в області захисту інформації. Співробітники підрозділу конфіденційного діловодства несуть відповідальність згідно законодавства та Інструкції про порядок обліку, зберігапння і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави за втрату конфіденційних документів або розголошення інформації, що утримується в них, тому в посадових інструкціях повинна бути встановлена персональна відповідальність співробітників за зберігання конфіденційних документів і інформації, що утримується в них. Співробітники можуть допускатися до роботи тільки після вивчення в частині, їх що стосується, вимог діючих на підприємстві нормативно-методичних документів з питань організації і ведення конфіденційного діловодства, забезпечення режиму конфіденційності проведених робіт і перевірки знань цих вимог відповідним керівником. Співробітники, які будуть працювати з документами з грифом " Для службового користування " в обов"язкову порядку підлягають ознайомленню під розписку з Постановою Кабінету Міністрів України від 17 листопада 2004 р. № 1893 " Про затвердження інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави ". Підрозділ конфіденційного діловодства повинен бути забезпечений службовим приміщенням для збереження конфіденційних документів і роботи співробітників підрозділу, а також приміщенням для виконавців, якщо робота з конфіденційними документами не дозволена в службових приміщеннях виконавців . У службовому приміщенні варто створювати і підтримувати необхідні умови праці, що включають сукупність компонентів, що забезпечують працездатність і здоров'я співробітників. Службове приміщення повинне забезпечувати необхідну площу на кожне робоче місце, бути оснащеним зручними меблями, а також устаткуванням і технічними засобами, включаючи ПЕОМ, для оперативного виготовлення, розмноження, обробки документів, надійного їхнього збереження, швидкого пошуку. Оброблення, зберігання, а також друкування документів " Для службового користування " та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій автоматизованій системі. Оснащення службового приміщення повинне передбачати виготовлення необхідних облікових журналів (карток), бланків документів печаток, штампів, а також придбання видаткових матеріалів (папера копіювальльної стрічки, спецблокнотов, зошитів та ін.). У службовому приміщенні необхідно мати засоби протипожежного захисту. Організація трудового процесу включає: розробку технологі виконання робіт, раціональне розміщення робочих місць співробітників установлення правильного режиму праці і відпочинку, забезпечення техніки безпеки. Технологія виконання робіт складається з опису змісту робіт у послідовності їхнього виконання. Вона може закріплюватися в інструкції з конфіденційного діловодства, технологічних картах, картах організації трудового процесу або інших документів. Раціональне розміщення робочих місць співробітників припускає їхня цінність технології виконання робіт, послідовності проходження документів, взаємозв'язкам між співробітниками. Воно повинно сприяти і забезпеченню персональної відповідальності за зберігання документів. Правильний режим праці і відпочинку вимагає раціонального розподілу навантаження протягом робочого дня, чергування праці і відпочинку, проведення, при необхідності, психофізичного розвантаження. Встановлення і підтримка здорового мікроклімату в колективі також сприяє підвищенню . продуктивності праці і збереженню здоров'я співробітників. Мікроклімат залежить не тільки від взаємин співробітників, але і від відношення керівника до співробітників. Неупередженість з боку керівника, рівномірне завантаження співробітників, надання їм допомоги, увага до їхніх побутових проблем, своєчасне усунення конфліктних ситуацій створюють сприятливий ґрунт діловодства, а також при відсутності підрозділу спеціально призначені для ведення конфіденційного діловодства особи повинні дати письмове зобов'язання по дотриманню режиму комерційної таємниці. Це зобов'язання фіксується в трудовому договорі (контракті) або спеціальній угоді про дотримання режиму службової таємниці. Співробітники можуть допускатися до роботи тільки після вивчення в частині, їх що стосується, вимог діючих на підприємстві нормативно-методичних документів з питань організації і ведення конфіденційного діловодства, забезпечення режиму конфіденційності проведених робіт і перевірки знань цих вимог відповідним керівником. Кожен співробітник підрозділу конфіденційного діловодства повинний бути забезпечений нормативно-методичними документами, що регулюють процес його діяльності і технологію виконання робіт. До них відносяться документи, що перелічуються в різних розділах даної книги, а також методична література: книги, брошури, журнали, шо дозволяють знайти відповіді на питання, не відбиті в нормативних документах. На робочих місцях варто мати і необхідні довідники, включаючи телефонні. Важливою складовою частиною організації конфіденційного діловодства є створення постійно діючої експертної комісії ( ЕК ). Експертні комісії утворюються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою Міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями. До їх складу включаються представники режимно-секретного сектору та інших структурних підрозділів із числа найбільш кваліфікованих фахівців. У разі потреби для участі в роботі експертної комісії можуть залучатись фахівці заінтересованих підприємств, установ, організацій ( за погодженням з їх керівниками ) із метою розгляду питань, що належать до їх компетенції. Рішення комісії оформлюється протоколом, який затверджується міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади , Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями. На підставі рішення експертної комісії інформація включається до переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Задачами такої комісії повинні бути: розробка переліку зведень, що складають службову таємницю; розробка переліку видаваних підприємством конфіденційних документів; зниження або зняття ступеня конфіденційності зведень і грифа конфіденційності документів; експертиза цінності конфіденційних документів з метою встановлення термінів їхнього збереження і добору документів на основі цих термінів для архівного збереження і знищення; проведення аналітичної роботи з запобігання витоку і втрати конфіденційної інформації. Головою комісії необхідно призначати одного з заступників керівника підприємства, допущеного до всіх конфіденційних документів. Ексертна комісія створюється наказом керівника підприємства і повинна працювати на постійній основі з заміною в необхідних випадках окремих її членів. Задачі, функції і порядок роботи комісії визначаються положенням про неї. На експертну комісію може бути покладене і проведення експертизи цінності відкритих документів для того, щоб вона могла оцінювати значення документів, що утворяться в діяльності підприємства, у їхній сукупності й у такий спосіб більш правильно визначати терміни їхнього збереження. : Порядок виготовлення конфіденційних документів, режим звертання з ними вимагають визначених знань, що повинні бути придбані до початку роботи з документами і постійно поповнюватися. З цією метою необхідно організувати різні форми навчання співробітників: технічне навчання, самостійну підготовку . Для проведення занять варто залучати не тільки співробітників підрозділу конфіденційного діловодства, але і керівників відповідних підрозділів підприємства, а також фахівців з конфіденційного діловодства, що працюють у відповідних науково-дослідних і навчальних закладах. Порядок обліку, одержання, використання, поширення, зберігання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять інформацію з грифом " Для службового користування ", що є власністю держави - установлює Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893. Переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію і яким надається гриф обмеженого доступу " Для службового користування " розробляється експертними комісіями, згідно з орієнтованими критеріями віднесення інформації до конфіденційної інформації, що є власністю держави і повинні відповідати таким вимогам: створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у володінні, користуванні чи розпорядженні організації; використовуватися з метою забезпечення національних інтересів держави; не належити до державної таємниці; у наслідок розголошення такої інформації можливе: порушення конституційних прав і свобод людини та громадянина; настання негативних наслідків у внутрішньополітичній, зовнішньополітичній, економічній, військовій, соціальній, гуманітарній, науково-технологічній, економічній, інформаційній сферах та сферах державної безпеки державного кордону; створення перешкод у роботі державних органів. Експертні комісії утворюються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями. До їх складу включаються представники режимно-секретного та інших структурних підрозділів із числа найбільш кваліфікованих фахівців. Рішення комісії оформляється протоколом. На підставі рішення експертної комісії інформація включається до переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Затверджуються переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають. Інформація вважається такою, що належить до категорії конфіденційної, з моменту прийняття рішення про це її власником чи уповноваженою ним особою. Володіння, користування або розпорядження інформацією на законних підставах особою, яка не є власником такої інформації, не дає їй права встановлювати або змінювати режим доступу до цієї інформації, якщо зазначена особа окремо не уповноважена на це власником інформації. Віднесення інформації до категорії конфіденційної є доцільним, якщо несанкціонований доступ до неї може завдати шкоди інтересам її власника або іншим особам, а також якщо не існує іншого способу захисту такої інформації. Інформація, віднесена до категорії конфіденційної, вважається конфіденційною безстроково, якщо термін дії обмеження доступу до неї не визначений власником такої інформації або обмеження доступу до зазначеної інформації не зняті у встановленому порядку. Обмеження доступу до інформації, що належить до категорії конфіденційної, вважаються такими, що зняті: з наступного дня після закінчення терміну дії обмеження доступу до інформації, що визначений власником такої інформації; з моменту прийняття відповідного рішення власником такої інформації; з моменту оприлюднення за згодою власника; з моменту надходження інформації до загальнодоступних баз даних за згодою її власника. Не може бути віднесена до категорії конфіденційної: інформація, приховування якої загрожує безпеці, життю та здоров’ю людей; інформація про стан довкілля, екологічної безпеки та захворюваності населення, якість харчових продуктів та предметів побуту, життєвий рівень населення, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, соціально-демографічні показники, стан освіти та культури, стан правопорядку; інформація про злочини та інші правопорушення, неправомірні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових осіб; інформація, яка відповідно до законів України та міжнародних договорів України не може бути віднесена до конфіденційної. На документах у правому верхньому куту першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі проставляють гриф “ Для службового користування ” і номер примірника, наприклад: Для службового користування Прим. №
Якщо гриф неможливо нанести безпосередньо на матеріальний носій інформації, він має бути наведений в супровідних документах. Керівники організацій несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування" ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом " Для службового користування ", а також контроль за дотриманням Постанови Кабінету Міністрі в України від 27 листопада 1998 р № 1853 покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організацій. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "Для службового користування" та випадкам втрат таких документів покладаються на режимно-секретні підрозділи організацій. Служба безпеки України здійснює контроль за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Виконавці, які працюють з документами з грифом “ Для службового користування ”, обов’язково ознайомлюються під розписку із Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Приймання і облік ( реєстрація ) Приймання і облік ( реєстрація ) документів з грифом "Для службового користування " здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації, приймає і розкриває у канцелярії працівник, якому доручена робота з такими документами. На документи з грифом "Для службового користування " поширюється вимога одноразової реєстрації. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документа, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі. У разі відсутності у пакетах (конвертах) документів або додатків до них складається акт у 2-х примірниках, один з яких надсилають відправнику для надіслання документів, яких не вистачає ( додаток 1 ). ( додаток 1 ) А К Т про відсутність вкладень у конверті ( пакеті) від________№________ ____________________ ( місце складання ) Цей акт складений на підставі інструкції про порядок зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, завідуючим канцелярією ( найменування організації , прізвище та ініціали ), у присутності ( посада, прізвище, ініціали ) про те , що під час розкриття конверта ( пакета ), надісланого ( найменування організації, що надіслала пакет ) не виявлено таких вкладень ( назви і номери документів, яких не виявлено ) .
Завідуючий канцелярією ( підпис ) Прізвище та ініціали Документи з грифом “ Для службового користування ”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилають адресатові. У разі надходження документів з грифом “ Для службового користування ” у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом “ Для службового користування ”. Їх обліковують за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників, при цьому до реєстраційного номера додається позначка "ДСК" . Усі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередньо розглядає документи керівник канцелярії установи або інша уповноважена особа відповідно до розподілу обов’язків між працівниками. Облік документів та видань з грифом “ Для службового користування ” ведуть у журналі обліку документів та видань з грифом “ Для службового користування ” або на картці обліку документів та видань з грифом “ Для службового користування ” зазвичай окремо від обліку іншої кореспонденції ( додаток 2). додаток 2 Дата надход-ження та індекс доку-мента Дата та індекс доку-мента Звідки надійшов або куди надісланий Вид документа та короткий зміст Кіл-ть сторін. Кількість номерів примірників Кому надісланий на виконання Відмітка про контроль та термін виконан-ня Дата і підпис Номер справи до якої підшито документ Відмітка про знищення примітка
документа документа
отримання повернення
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Облік магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” ведуть окремо від обліку паперових носіїв інформації у журналі обліку магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” або на картці обліку магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” ( додаток 3). додаток 3 Дата надход-ження Дата документа Звідки надійшов або куди надісланий Короткий зміст Кількість номери примірників магнітного носія Кому надісланий на виконання Відмітка про контроль та термін виконання Дата і підпис Відмітка про знищення примітка
отримання повернення
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці роблять запис про кількість сторінок у журналі, який підписує працівник канцелярії та завіряє печаткою “ Для пакетів ” ( додаток 4 ). додаток 4 Якщо обсяг документів і магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” незначний, дозволяється вести їх облік разом з іншою документацією. При цьому на картці або в журналі до реєстраційного номера додається позначка “ДСК”. Проходження документів і магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” слід своєчасно відображати на картках або в журналах. На кожному зареєстрованому документі, а також супроводжувальному листі до видання та магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” проставляють штамп, у якому зазначають найменування установи, реєстраційний номер документа з позначкою “ДСК” та дату його надходження. Тираж видань з грифом “ Для службового користування ”, одержаний для розсилання, реєструється за одним вихідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом “ Для службового користування ” Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номерами цього документа (видання), про що роблять позначку на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірника, що був розмножений раніше Розмноження і розсилання (відправлення) документів Розмножують документи з грифом “ Для службового користування ” у друкарні або на розмножувальних апаратах з дозволу керівника установи (структурного підрозділу) за підписаним ним замовленням на розмножувальну роботу під контролем канцелярії. Для розмноження документів використовують техніку, що обладнана технічними засобами захисту інформації. Відповідальність за випуск документів з грифом “ Для службового користування ”, що тиражуються, несуть керівники установи (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються. Документи з грифом “ Для службового користування ”, одержані від сторонніх установ, можуть бути розмножені тільки за їхньою згодою. Облік розмножених документів ведуть за кількістю їх примірників. У друкарнях та в підрозділах розмножувальної техніки облік документів з грифом “ Для службового користування ”, що розмножують у незначному обсязі, можна робити в одному журналі разом з іншими документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка “ДСК ”. Друкують документи з грифом “ Для службового користування ” у друкарському підрозділі організації. При друкуванні документів до реєстраційного номера документа додається позначка “ДСК ”. Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "Для службового користування та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБУ атестату відповідності комплексної системи захисту в цій АС вимогам щодо захисту інформації . Виписки з документів з грифом “ Для службового користування ” працівники установи, де перебувають документи, роблять з дозволу керівника установи (структурного підрозділу). На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначають кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, друкарки, дату друкування документа і номер службового телефону виконавця. Наприклад: Надрук. 2 прим. Прим. № 1 - СБУ у Львівській області Прим. № 2 -в справу Вик. Примаченко Друк. Колосова 05.07.01 644 44 49 Надруковані й підписані документи з грифом “ Для службового користування ” разом з їх чернетками та варіантами передають для реєстрації працівникові канцелярії, який веде їх облік. Чернетки і варіанти знищують виконавець і працівник канцелярії, про що на копії вихідного документа робиться запис: “ Чернетки і варіанти знищені. Дата (число, місяць рік). Підписи ”. Пересилають документи з грифом “ Для службового користування ” до інших установ рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єрами установ. Доставляють документи представники інших організацій на підставі письмового доручення. Документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ”, що розсилаються, слід вкладати у конверти або упаковувати, щоб виключити можливість доступу до них. Конверти повинні бути світлонепроникливими. На пакеті або конверті зазначають адресу і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з позначкою “ДСК”. На пакетах або конвертах з грифом “ Для службового користування ” забороняється зазначати прізвища і посади керівників установ (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів( додаток 5 ) додаток 5 11. 06. 2007 Для службового користування Конвертував Звідки : Головне управління Державного казначейства України у Львівській області вул. К. Левицького, 18 м. Львів 79005 обл. № 340-дск Кому: Начальнику Управління Служби безпеки України у Львівській області вул. Вітовського, 55 м. Львів 79003 Пакет заклеюється силікатним клеєм і прошивається хрест-навхрест через середину нитками або металевими скріпками з охопленням усіх клапанів. Нитки зав’язуються в центрі зворотного боку пакета, на вузол прошивання накладається паперова наклейка з цигаркової бумаги з відбиткою печатки установи. Наклейка повинна бути на 3-4 мм більше розміру відбитки печатки. Наклейка накладається так, щоб захоплювала всі клапани пакета в середині, кінці ниток не знаходились під наклейкою, вузол прошивання був нею закритий. При прошиванні металевими склепками паперова наклейка накладається на загнуті кінці скріпок. Наклейка зверху покривається тонким шаром силікатного клею, щоб утворилася склоподібна прозора плівка. Розмір плівки повинен бути на 1-2 мм більше паперової наклейки ( додаток 6 ). Пакети з конфіденційними документами можуть доставлятись через спецзв’язок або поштове відділення Міністерства зв’язку. Можливе відправлення пакетів і фельд’єгерським зв’язком. Пересилання пакетів фельд’єгерським і спеціальним зв’язком здійснюється на договірній основі. додаток 6
При пересиланні кореспонденції фельд’єгерським або спеціальним зв’язком складається в необхідній кількості реєстр, останній екземпляр якого залишається в установі ( додаток 7 ) додаток 7 РЕЄСТР № 27 На відправлення, здані в : Львівспец зв’язок Від правник : ГУДК у Львівській області Договір № 119 Ліцензія № ЛВ-2-2006-173 Дійсна до 12. 12. 2009 " 10 " червня 2007 р.
З а п о в н ю є в і д п р а в н и к З а п о в н ю є п р а ц і в н и к ПСЗ
№ з/п Куди адресоване відправлення (пункт призначення, район, область) Кому (докладне найменування адресата) №№ зазначені на відправленнях Важливість Вага відправлення Сума плати за пересилання № прийняття відправлень
1 2 3 4 5 6 7 8
1
м. Київ вул. Панфіловців,1
м. Київ, Панфіловців,1
35-дск
дск
ЗАБОРОНЕНИХ ДЛЯ ПЕРЕСИЛАННЯ ВКЛАДЕНЬ НЕМАЄ Разом _____1 (один)__пакет___________________________________________________________ ( прописом ) Місце Печатки Підпис відправника В. Байдаков По даному реєстру прийнято_______________________________________________________ відправлень ( прописом ) одержано__________________________ грн._________________коп. квитанція № ________________ ( прописом ) "_____ " _______________2007 р. год._________ хв._________ Підпис працівника ПСЗ Місце Штампа 1. 3 Складання номенклатури справ з грифом "Для службового користування " Документи з грифом “ Для службового користування після їх виконання формують у справи. Порядок формування цих справ передбачається зведеними номенклатурами справ установи. У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включають всі довідкові та реєстраційні картки і журнали на документи з грифом "Для службового користування". Номенклатура справ з грифом "Для службового користування " складається відповідно до Переліку типових документів, що готується в процесі діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ організацій із зазначенням термінів зберігання документів, який затверджується Держкомархівом та відповідних відомчих (галузевих ) переліків документів. Номенклатура справ з грифом " Для службового користування " це оформлений у встановленому порядку систематизований перелік найменувань справ, які створюються в установі, із вказівкою їхніх індексів, термінів збереження й осіб яким надане право користування справами. Таким чином, номенклатура справ з грифом " Для службового користування ", визначаючи найменування (заголовки) справ і виступаючи тим самим у ролі плану розподілу виконаних документів по справах, одночасно встановлює індекси і терміни збереження, і є складовою частиною дозвільної системи доступу до конфіденційної інформації з грифом " Для службового користування. Разом з тим номенклатура є й обліковим документом для заведених конфіденційних справ з грифом " Для службового користування ". Крім того, вона використовується для перевірки наявності конфіденційних справ, може бути використана як схеми побудови довідкової картотеки по документах і складання описів справ постійного і довгострокового (понад 10 років) збереження, переданих в архів підприємства. Номенклатура справ з грифом " Для службового користування " повинна бути самостійним документом, її не слід поєднувати з номенклатурою відкритих справ, тому що склад граф цих номенклатур має істотні розходження. Номенклатура конфіденційних справ з грифом " Для службового користування " розробляється для підприємства в цілому (зведена номенклатура справ). Вона складається на кожен рік (наприкінці поточного року на наступний рік ) підрозділом конфіденційного діловодства на основі письмових пропозицій структурних підрозділів установи. До розробки номенклатури повинні залучатися кваліфіковані фахівці, що мають доступ до відповідних конфіденційних документів і добре знаючі напрямки діяльності установи, характер його зв'язків з іншими підприємствами, склад конфіденційних документів з грифом " Для службового користування ", плани робіт на майбутній рік. Номенклатура підписується керівником підрозділом конфіденційного діловодства ( начальником канцелярії ) установи, візується керівниками зацікавлених структурних підрозділів, узгоджується з архівом установи, розглядається на засіданні постійно діючої експертної комісії підприємства і затверджується керівником установи. Такий порядок повинен бути при первісній розробці номенклатури конфіденційних справ з грифом " Для службового користування " і у випадку її значної переробки (істотна зміна заголовків справ, включення великої кількості нових справ, розширення списку осіб, допущених до справ). Якщо таких змін нема, то на кожен наступний рік ( до 5 років) номенклатура передруковується (з можливими незначними змінами), підписується керівником підрозділу конфіденційного діловодства, затверджується керівником підприємства і вводиться в дію без вище перерахованих погоджень. Номенклатура повинна мати відповідний гриф конфіденційності, видаватися в двох екземплярах і реєструватися в журналі обліку виданих документів з грифом " Для службового користування". Перший екземпляр номенклатури зберігається в підрозділі конфіденційного діловодства і по закінченні року підшивається в спеціальну справу, другий передається в архів установи. Після затвердження номенклатури справ можливі протягом року зміни в неї вносяться керівником підрозділу конфіденційного діловодства (із прославленням підпису ) на підставі доповідних записок керівників підрозділів установи. Передбачені номенклатурою справ, справи з грифом " Для службового користування " повинні охоплювати всі управлінські конфіденційні документи з грифом " Для службового користування ", що передбачається видати або одержати підприємством. У номенклатуру включається також справа з номенклатурою справ, журнали усіх видів обліку конфіденційних документів з грифом " Для службового користування ", справи з реєстрами, квитанціями і розписками на відправлені документи незалежно від того, мають або не мають вони гриф конфіденційності. Крім того, у номенклатуру включаються конфіденційні справи з грифом " Для службового користування ", що надійшли з інших підприємств: закриті справи минулих років - у номенклатуру справ відповідного року, незакриті - у номенклатуру справ поточного року. Справи, що ведуться протягом декількох років (перехідні справи), вносяться в номенклатуру справ кожного року з моменту їхнього закладу до закриття. У номенклатуру не включаються документи, зареєстровані за журналом обліку документів виділеного збереження. Плановане угруповання документів у справи закріплюються в номенклатурі в заголовках справ. Заголовки повинні в узагальненому виді правильно і чітко відображати склад і зміст документів, що підлягають угрупованню в справу. Не допускаються заголовки типу " Загальна (різна) переписка", "Керівні матеріали" і їм подібні, котрі не розкривають зміст. При складанні заголовків справ з грифом " Для службового користування " необхідно передбачати: - угруповання документів у справу по одному питанню (за винятком розпорядницьких документів і протоколів); - роздільне угрупування документів постійного, довгострокового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) термінів збереження; - угруповання документів з врахуванням розподілу обов'язків між співробітниками підприємства, що дозволяє значною мірою запобігати ознайомленню користувачів з документами, що не мають до них відносини по роду виконуваної роботи; - угрупування розпорядницьких документів по видах документів ( накази, вказівки, постанови, розпорядження, рішення); - угрупування наказів по підприємстві по трьох справах: по основній діяльності, особовому складу (при наявності конфіденційних наказів ) і оперативним питанням; - угрупування документів колегій і інших колегіальних органів у дві справи: протоколи і рішення; документи до засідань (порядок денний, доповіді, довідки, висновки, проекти рішень і ін.); - угрупування додатків до документів разом з документами, до яких вони відносяться (виключення допускається для великих за обсягом додатків, для яких можуть передбачатися окремі справи); - угрупування планів, звітів, кошторисів, лімітів, титульних списків і інших планово - звітних документів окремо від їхніх проектів; - угрупування документів по плануванню поточного року окремо від документів по плануванню наступного року. Систематизація конфіденційних справ у номенклатурі повинна провадитися з врахуванням їх важливості і взаємозв'язку, що прискорює пошук документів. Справи з планами і звітами розташовуються в послідовності термінів їхнього збереження: слідом за справами з річними планами (звітами) повинні вноситися справи з квартальними, а потім з місячними планами (звітами). Справи з перепискою по одному питанню, що розрізняються між собою кореспондентською ознакою, розташовуються за алфавітом кореспондентів, а справи з документами, що розрізняються географічною ознакою - за алфавітом населених пунктів.
При значній кількості справ доцільно групувати їх у номенклатурі по розділах, що відповідають найменуванням структурних підрозділів або основних напрямків (питанням) діяльності підприємства. Кожному розділові привласнюється номер, наприклад: 02 - Плановий відділ (при структурній схемі), 14 - Фінансування (при виробничо-галузевій схемі). Справа з номенклатурою конфіденційних справ, конфіденційні і відкриті журнали (картотеки) обліку конфіденційних документів, а також відкриті справи з матеріалами на конфіденційні документи (реєстри, квитанції, розписки на відправлені документи, акти перевірок наявності документів і ін.) містяться наприкінці номенклатури, що не має розподілу по розділах, а при наявності розділів у розділі, що відповідає назві підрозділу конфіденційного діловодства при структурній побудови номенклатури справ.
Кожній справі привласнюється самостійний цифровий індекс, що складається з номера структурного підрозділу ( при структурній схемі побудови номенклатури) або номера напрямку (при виробничо-галузевій схемі) і через тире порядкового номера справи в межах кожного розділу, наприклад: 01-01, 01-02, 02-01 і т.д. У номенклатурі, що не має розподілу на розділи, замість індексу справи проставляється його порядковий номер за номенклатурою. Номенклатура конфіденційних справ має наступну форму приклад 9.
При закладі справ, не передбачених номенклатурою, вони вносяться у відповідний розділ номенклатури в день закладу. Справи, що надійшли з інших підприємств, вносяться у відповідні розділи номенклатури з проставлянням дат їхнього фактичного закладу і - для закінчених справ - дат закриття. Якщо передбачене номенклатурою справа не була заведена, то по закінченні року в графі 9 проставляється відмітка " Справа не заводилося". Після закінчення року в номенклатурі зазначається кількість заведених справ постійного і тимчасового зберігання та перехідних на наступний рік. 1.4 Формування виконаних документів у справи
Документи з грифом “ Для службового користування ” після їх виконання формують у справи. Порядок формування цих справ передбачається зведеними номенклатурами справ установи. У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включають всі довідкові та реєстраційні картки і журнали на документи з грифом "Для службового користування" . Документи з грифом “ Для службового користування ” залежно від виробничої потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими документами з того самого питання. Якщо в установі створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом “ Для службового користування ” та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ “ Індекс справи ” до номера справи з документами з грифом “ Для службового користування ” додається позначка “ДСК”. Якщо документ з грифом “ Для службового користування ” додається до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставлять позначку “ДСК”, а до номенклатури справ вносять відповідні зміни. В установах, у яких створюють незначну кількість документів з грифом “ Для службового користування ” загальною номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком “ Документи з грифом “ Для службового користування ”. Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляють позначку “ЕК” (експертна комісія). Після закінчення діловодного року справи “ Документи з грифом “ Для службового користування ” переглядають постійні члени експертної комісії установи та у разі потреби приймають рішення про переоформлення документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формують в окрему справу, якій надають окремий заголовок і яку додатково включають до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишають у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ. Якщо у справі документи з грифом “ Для службового користування ” містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переоформлятися. Термін зберігання такої справи встановлюють відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка “ЕК” у графі номенклатури справ “ Термін зберігання ” закреслюють і зазначають уточнений термін зберігання. Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства. Справи з документами без грифа обмеження доступу, у яких накопичуються окремі документи з грифом “ Для службового користування ”, слід віднести до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і на титульному аркуші цих справ також проставляють гриф “ Для службового користування ”, а в загальну номенклатуру справ вносять відповідні уточнення. Кожна справа повинна мати не більш 250 аркушів. При більшій кількості аркушів заводиться новий том, який повинен мати той самий індекс і заголовок даної справи. Формування справ провадиться шляхом підшивки документів в обкладинки. Вилучення за якимись причинами документа зі справи дозволяється керівником підрозділу конфіденційного діловодства. Замість вилучених документів у справу вкладається довідка-заступник наступної форми: ДОВІДКА-ЗАСТУПНИК Документ № _____ від "____" _________ 200__ на _____арк. зі справи виключений і ___________________________________________________________________________________ ( вказується нове місце знаходження документа; при підшивці в іншу справу - індекс справи номер тому й аркушів; при відправленні - куди спрямований, постійно або тимчасово, найменування, номер і дату супровідного документа; при знищенні - номер і дата акта про знищення ) Підстава:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ( підпис ініціали, особи що робила вилучення, дата ) Оформлення конфіденційної справи включає опис справи на обкладинці, проставляння на внутрішній стороні обкладинки ініціалів і прізвищ осіб, допущених до справи, заклад картки обліку видачі справи, заповнення опису справи, складання завірчого напису, прошивання справи. На обкладинці вказуються : гриф конфіденційності справи; назва підприємства; назва структурного підрозділу; індекс ( номер справи ); крайні дати документів у справі, що повинні відповідати датам видання або надходження раннього і самого пізнього документів; кількість аркушів ( без аркушів опису документів опису ); термін збереження і номера статей по переліку документів із вказівкою термінів збереження.
Написи на обкладинках повинні провадитись чітко, світлостійким чорнилом або тушшю. Обкладинка справи має наступну форму додаток 10 . додаток 10
Для службового користування
УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ Ж У Р Н А Л № 17-12 видачі автентифікаційних дискет користувачам АС Розпочато: 08. 01. 2007 р. Закінчено: 27. 12. 2007 р. На 10 аркушах Термін зберігання: 1 р.
м. ЛЬВІВ
У справах з документами з грифом “ Для службового користування ” мають бути внутрішні описи ( додаток 11 ).
додаток 11 ВНУТРІШНИЙ ОПИС документів, які знаходяться в справі № 17 -06 за 2007 р. Мережа підприємств, організацій, установ, військових частин які фінансуються з державного бюджету та зміни до них № з/п Дата та номер документа Номер примірника Заголовок документу Номери аркушів справи Відмітка про вилучення документа із справи, його місце знаходження
вхідного підготовленого
1 2 3 4 5 6 7
2 0 0 7 рік
1.
2.
Всього до опису внесено _____ документів на ____ арк. Реєстрацію закінчено порядковим номером___ головний спеціаліст С.М. Макарова
Одночасно заводиться картка обліку видачі справи, що має наступну форму : К А Р Т К А справ та видань, що видаються з грифом "" Для службового користування" Обліку видачі справи № 17-06 Звіти підприємств, установ, організацій, військових частин, які фінансуються з державного бюджету № з/п номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок підрозділ і прізвище співробітника розписка і дата примітка
отримання повернення
Картка вкладається в паперову кишеню, що приклеєна до внутрішньої сторони обкладинки справи. Аркуші справи нумеруються. Нумерація аркушів проводиться при підшивці документів арабськими цифрами чорним графічним олівцем у правому верхньому куті листа без порушень тексту документа. При закритті справи на окремому чистому листі складається завірчий напис за такою формою:
У справі підшито, пронумеровано, та скріплено печаткою: 119 ( сто дев'ятнадцять) аркушів. Внутрішній опис документів на 3 ( трьох ) аркушах Аркуші №№ ________ літерні. Головний спеціаліст _________ С. М. Макарова 1.5 Використання документів. Зняття грифа" Для службового користування" Для роботи із справами з грифом “ Для службового користування ” допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з канцелярією, а до документів – згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівника установи (структурного підрозділу). Працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом “ Для службового користування ” визначає керівник установи. Забороняється користуватися відомостями із документів з грифом “ Для службового користування ” для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах тощо. Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави каналами зв’язку здійснюють лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації. Під час користування відкритим радіозв’язком забороняється передавати відомості обмеженого поширення. Такі відомості можуть передаватись за допомогою дротового зв’язку з прославленням на документах і телеграмах штампа " Серія П". Представники інших установ допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом “ Для службового користування ” з дозволу керівників установ (структурних підрозділів), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту установи, в якій вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується. Виписки з документів і видань з грифом “ Для службового користування ”, що містять відомості обмеженого поширення, роблять у зошитах, які мають аналогічний гриф і після закінчення роботи надсилають на адресу установи, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом “ Для службового користування ”. Видання з грифом “ Для службового користування ” включають тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики. Справи і видання з грифом “ Для службового користування ” видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються з грифом “ Для службового користування ” , що має таку форму: К А Р Т К А справ та видань, що видаються з грифом " Для службового користування " Назва справи або видання_____________________________________________________ № п/п Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок Підрозділ і прізвище співробітника Розписка і дата примітка
отримання повернення
1 2 3 4 5 6
Ознайомлення представників засобів масової інформації із документами з грифом “ Для службового користування ” та передання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівників установ, які надали зазначеним документам гриф “ Для службового користування ”. Такі документи попередньо розглядають експертні комісії, які приймають письмові рішення про доцільність передавання або можливість зняття грифа “ Для службового користування ”, якщо на момент ознайомлення або передавання відомостей, що містяться у документах, втратили первісне значення. Якщо в документах з грифом “ Для службового користування ” містяться відомості, що належать до компетенції інших установ, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації можливе лише за письмовою згодою цих організацій. Забороняється надсилати за кордон видання з грифом “ Для службового користування ” у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо. Зняття грифа" Для службового користування" Забезпечення скасування грифу обмеження доступу покладається на особу, яка надала зазначений гриф відповідному матеріальному носієві конфіденційної інформації, або на її правонаступника. Рішення про зняття грифу “ Для службового користування ” приймається експертною комісією установи – автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включають представників канцелярії, режимно-секретного органу та інших структурних підрозділів установи. Рішення комісії оформляють актом, що складають за довільною формою, його обов’язково затверджує керівник установи. В акті перелічують заголовки та номери за описами справ з яких знімають гриф “ Для службового користування ”додаток 12 додаток 12 ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник Головного управління Державного казначейства України у Львівській області Л.В. Панкевич " " 2007 р. АКТ № 1 матеріальних носіїв інформації "Для службового користування" , яким скасовано гриф "Для службового користування" в Головному управлінню Державного казначейства у Львівській області № п/п Назва матеріального носія секретної інформації Обліковий номер і дата реєстрації Посада, П.І.Б. посадової особи, яка надала гриф " ДСК " Місце знаходження матеріального носія секретної інформації ( том)
2 0 0 6 р.
1. Супровідний лист про зміни до розпису асигнувань Державного бюджету на 2006 р. 2 дск 07.02.06 Заст. нач. від. Зозуля С.Ю. Спр.07-07 т.1 с.25 Гриф скасовано
2. Витяг з повідомлення № 1075 про зміни до річного розпису асигнувань Державного бюджету на 2006 р. 3 дск 07.02 Заст. нач. від Зозуля С.Ю. Спр.07-07 т.1 с.26 Гриф скасовано
3. Витяг з повідомлення № 1075 про зміни помісячного розпису асигнувань спеціаль-ного фонду Державного бюджету на 2006 р. 4 дск 07.02.06 Заст. нач. від Зозуля С.Ю. Спр.07-07 т.1 с.27 Гриф скасовано
4. Витяг з повідомлення № 1075 про зміни розпису асигнувань загального фонду Державного бюджету на 2006 р. 5 дск 07.02.06 Заст. нач. від Зозуля С.Ю Спр.07-07 т.1 с.28 Гриф скасовано
Голова експертної комісії Когут П.Я. Дрозд Ю.Р Дзюба Н.Т. Куркова В.С. Мамчур М.В. Секретар експертної комісії Макарова С. М
Гриф “ Для службового користування ” погашають штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифу. 10.1.2007р. АКТ № 1 " Для службового користування " прим. № 1 Аналогічні відмітки вносяться до опису справ і номенклатури справ. Про зняття грифу обмеження доступу повідомляють усі установи, яким був надісланий цей документ (видання) додаток 13 додаток 13
УКРАЇНА ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ 79005, м. Львів, вул. К. Левицького, 18, тел. (0322) 76-77-71. Факс 225-53-11 23 січня 2007 р. № 17- 34 Командиру військової частини 4941 В. Сужнику Про зміну грифу матеріальних носіїв інформації "Для службового користування " З метою проведення роботи щодо зміни грифа матеріальних носіїв інформації " Для службового користування", підготовлених у Головному управлінні Державного казначейства України у Львівській області та направлених на Вашу адресу в 2006 році, надсилаємо повідомлення про перелік документів, яким скасовано гриф секретності, відповідно до акту № 1 від 12.01.2007 р. Додаток : Повідомлення про перелік документів, яким скасовано гриф " Для службового користування" Головним управлінням Державного казначейства України у Львівській області, відповідно до акту № 1 від 12.03.07 на 2-х аркушах - тільки адресату. Начальник В.В. Карпенко Вик. Макарова С.М Тел. 247-12-61 П О В І Д О М Л Е Н Н Я про перелік документів, яким скасовано гриф " Для службового користування Головним управлінням Державного казначейства України у Львівській області відповідно до акту № 1 від 11.01.07 № п/п
Назва матеріального носія секретної інформації Обл. номер і дата реєстрації Підстава Гриф секретності
Попередній Наданий
1 Супровідний лист про зміни до розпису асигнувань Державного бюджету на 2006 рік 2-дск 28.07.06 Акт ЕК від 12. 03. 07 № 1 Для службового користування Гриф скасовано
2 Витяг з повідомлення № 145 про зміни помісячного розпису асигнувань загального фонду державного бюджету на 2006 рік. 117 дск 28. 07. 06 Акт ЕК від 12. 03. 07 № 1 Для службового користування Гриф скасовано
30 Витяг з повідомлення № 199 про зміни річного розпису асигнувань загального фонду державного бюджету на 2006 рік. 128 дск 19. 08. 05 Акт ЕК від 12. 03. 07 № 1 Для службового користування Гриф скасовано
Головний спеціаліст В.М. Макарова 1.6 Відбір документів для зберігання і знищення Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом “ Для службового користування ”, розгляд і затвердження її результатів здійснюють відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльність експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу установи передають в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом “ Для службового користування ”, включають в опис справ постійного зберігання разом з іншими справами, що містять відкриту інформацію постійного зберігання, приклад 14 приклад 14 Для службового користування Прим. єдиний Фонд № ЗАТВЕРДЖУЮ Опис № 2 Начальник Головного управління Справ постійного терміну зберігання Державного казначейства України 3а 2006 рік у Львівській області Л.В. Панкевич " ___"____________2007 .№ з/п Індекс справи
Заголовок справи ( тому) Строк зберігання справи, тому. Стаття за переліком Дата заведення ( закінчен.) справи , тому Кількість аркушів у справі, томі примітка
2 0 0 5 рік
1. 19 Номенклатура таємних та для службового користування справ по управлінню ДКУ у Львівській області на 2005 р. Постійно ст.33 Переліку 1997р. ст.330 1561-12 08.01.04 29.12.04 7
Всього за 2005 рік зареєстровано 1 ( один ) документ. Головний спеціаліст по режимно-секретній роботі В.С. Макарова
2 0 0 6 рік
2. 19 Номенклатура таємних та для службового користування справ по управлінню ДКУ у Львівській області на 2005-2006 р. Постійно ст.33 Переліку 1997р. ст.330 1561-12 04.01.05 28.12.06
Всього за 2006 рік зареєстровано 1 ( один ) документ. Головний спеціаліст по режимно-секретній роботі В.С. Макарова
До цього розділу внесено 2 ( два ) документа з 1 по 2 номер Опис уклав : головний спеціаліст режимно-секретної роботи __________ В.С. Макарова підпис ініціали та прізвище Головний спеціаліст режимно-секретної роботи _____________ В.С. Макарова підпис ініціали та прізвище " СХВАЛЕНО " Протокол № 1 Експертної комісії Головного управління Державного казначейства України у Львівській області від " " ________________ 2007 року Включені в дійсний опис справи і документи прийняв Найменування посади працівника архіву установи _____________ В.Д. Деркач
На справах з документами, що мають гриф “ Для службового користування ” з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися, їхню передачу до архівного підрозділу здійснюють за номенклатурами справ. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення опису справ і обкладинки, складання описів справ) здійснюють згідно з правилами, встановленими Держкомархівом України. 1.6.1 Знищення документів Після затвердження описів справ і документів постійного терміну збереження складається акт про виділення справ і документів з грифом “Для службового користування” за відповідний період до знищення, у який включаються відібрані ЕК для знищення справи, окремі документи зі справ і документи виділеного збереження додаток 15 Кожна справа, кожен документ і обліковий журнал (картотека) з грифом “ Для службового користування ” вносяться в акт окремою позицією і повинні відповідати даним про них, зафіксованим у протоколі ЕК і облікових формах. Якщо справа складається з декількох томів, то кожний з них включається в акт окремою позицією, а в графі 3 замість другого і наступного томів пишеться: "Те ж, т ", з додаванням номера тому. При внесенні в акт справ, з яких перед знищенням були вилучені окремі документи, у графі 6 вказується фактична кількість аркушів, що залишилася в справі. Перед знищенням включених в акт справ, документів і облікових журналів з грифом “ Для службового користування ” перевіряється відповідність даних акта з записам у протоколі ЕК, номенклатурі справ, журналі обліку документів виділеного збереження, на обкладинках і в завірчих аркушах справ і документів виділеного збереження, в описах документів справи (по документах, вилученим зі справи). Аркуші й облікові картки прораховуються, складені документи розвертаються. Відповідність даних завіряється в акті підписами осіб, що перевіряли перевіряли. Знищення справ, документів і облікових журналів (картотек) повинно провадитися шляхом спалювання або за допомогою паперорізної машини. При знищенні документів поза територією підприємства, доставка їх до місця знищення провадиться на службовому транспорті і приймаються міри, що виключають доступ до документів сторонніх осіб. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ”, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню разом з іншими справами, які не мають грифа обмеження доступу, відібраними для знищення. При цьому у графі “ Заголовок справ ” після номерів цих справ проставляють відмітку “ДСК”. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ” перед тим як здавати на переробку як макулатуру, треба обов’язково подрібнити до стану, що унеможливлює іх прочитання . Після знищення матеріалів з грифом “ Для службового користування ” в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) роблять відмітку "Знищено. Акт №___ від (число, місяць, рік)". Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищують без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання. додаток 15 ЗАТВЕРДЖУЮ ________________________ посада керівника організації _____________________________ прізвище та ініціали ________________________ підпис, дата АКТ про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню в ( найменування організації ) від _________ №___________ ______________________ ( місце складання ) На підставі__________________________________________________________________________________________ ( назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх збереження ) _____________________________________________________________________________________________________ відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи фонду № _____________________________________________________________________________________________________ ( найменування фонду ) № з/п Заголовок справи ( документа) Дата справи (документа) або крайні дати справ, документів Номери описів, номенклатур за рік ( роки) Індекс справи (тому ) за номенклатурою або номер справи за описом Кількість справ ( томів) Термін зберігання справи (тому) і номер статей за переліком Примітка
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Переписка про постачання сировини 2005 2 03-14-дск 1 2 р. ст. 48
20. Лист про укладення договору 2005 2 140 -дск 1 2р. ст. 19
Всього підлягає знищенню 20 ( двадцять ) справ за 2005 рік (цифрами та літерами ) СХВАЛЕНО : Протокол від 11.01.2007 р. № 1 Експертизу проводив __________________ _____________ ______________________ ( посада особи ) ( підпис ) ( прізвище та ініціали ) Дата ____________ Включені в акт справи і документи звірені з записами в протоколі ЕК, акті й облікових формах В.М. Макарова Справи і документи знищені шляхом спалення. В.М. Макарова Відмітки про знищення справ і документів у номенклатурі справ, журналі обліку документів виділеного збереження й в описах документів зроблені. В.М. Макарова Після знищення матеріалів з грифом “ Для службового користування ” в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) роблять відмітку " Знищено. Акт №___ від (число, місяць, рік) ". Складання акта про виділення до знищення справ і документів і проставляння в облікових формах оцінок про їхнє знищення здійснюється співробітником підрозділу конфіденційного діловодства установи. У перевірці правильності включення в акт справ і документів і в їхньому фізичному знищенні, крім цього співробітника, повинен брати участь працівник підрозділу секретного діловодства . 1.7 Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності Для забезпечення фізичної схоронності документів з грифом "Для службового користування " і запобігання витоку інформації, що утримується в них, повинен бути встановлений спеціальний режим їхнього збереження. Приміщення підрозділу конфіденційного діловодства, призначені для цілодобового збереження конфіденційних документів і справ, з метою забезпечення додаткових гарантій від стороннього проникнення в них повинні бути відповідно обладнані. Вхід у такі приміщення необхідно строго регламентувати. Крім керівника підприємства і співробітників, що мають пряме відношення до обробки і збереження документів з грифом " Для службового користування " у приміщення можуть допускатися особи, що забезпечують їхнє обслуговування. Вікна приміщень повинні мати надійні засоби захисту, що виключають можливість проникнення в приміщення сторонніх осіб. Якщо приміщення розташоване на першому або останньому поверсі, або поруч з ними знаходяться пожежні сходи, балкони, ринви або інші які-небудь прибудови з допомогою яких можна проникнути в приміщення, то для запобігання проникнення, вікна додатково захищаються металевими ґратами з замком які при необхідності розкриваються. По закінченні робочого дня двері необхідно не тільки замикати, але й опечатувати печаткою підрозділу (або співробітника підрозділу) конфіденційного діловодства. Печатка проставляється на тонкий шар пластиліну або спеціальної мастики таким чином, щоб відбиток неможливо було зняти і відновити. Перед відмиканням дверей перевіряється схоронність відбитка печатки і цілісність. При виявленні спроб проникнення в приміщення потрібно негайно довести до відома службу охорони і доповісти керівникові підприємства. До ухвалення рішення керівником підприємства приміщення не відкриваються і забезпечуються фізичною охороною. Для запобігання несанкціонованого входу в приміщення протягом робочого дня на двері можуть встановлюватися електромеханічні або електронні замки. Документи з грифом " Для службового користування " повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах ), які надійно замикаються та опечатуються по закінченні робочого дня співробітниками, відповідальними за облік і збереження документів з грифом " Для службового користування " . Вхідні двері, вікна приміщень, а також сейфи, шафи і стелажі варто оснастити охоронною сигналізацією, зв'язаною зі службою охорони підприємства або службою позавідомчої охорони. Приміщення, у яких для фіксації, обробки, збереження, відтворення і передачі конфіденційної документованої інформації використовуються електронно-обчислювальні машини, електронні множні апарати й інші технічні засоби, що створюють електромагнітні випромінювання, необхідно обладнати додатковими приладами захисту, що запобігають перехопленню суперником електромагнітних сигналів, що несуть конфіденційну інформацію. У цих цілях доцільно здобувати сертифіковані технічні засоби обробки інформації, що відповідають вимогам по захисту конфіденційної інформації від її витоку. Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом " Для службового користування" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій автоматизованій системі вимогам щодо захисту інформації. Ключі від приміщення, металевих ґрат на вікнах, сейфів, шаф де зберігаються документи з грифом " Для службового користування " повинні бути в наявності у 2-х екземплярах - робочі і запасні. Запасні екземпляри ключів можуть зберігатися в опечатаних їхніми власниками пеналах , в службі охорони. Робочі екземпляри ключів від сейфів, шаф у неробочий час можуть зберігатися в опечатаному пеналі в службі охорони установи, з внесенням відповідних даних в журналі передачі-прийому під охорону приміщень і пеналів із ключами. У випадку втрати робочих або запасних екземплярів ключів про це негайно ставиться до відома керівника установи та режимно-секретний підрозділ. Усі сейфи, шафи і стелажі, встановлені в приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства й у службових кімнатах виконавців, у яких цілодобово, або в робочий час, зберігаються конфіденційні документи, а також ключі від них, повинні враховуватися підрозділом конфіденційного діловодства . Щорічно повинна проводитися перевірка фактичної наявності ключів від сховищ. При виникненні надзвичайної ситуації співробітники підрозділу конфіденційного діловодства повинні негайно викликати пожежну команду або відповідну аварійну службу, повідомити керівника підприємства, вжити заходів до ліквідації надзвичайної ситуації, а при неможливості ліквідації забезпечити охорону документів власними силами, а також силами охорони установи і почати евакуацію документів у заздалегідь визначне місце. Справи з грифом “ Для службового користування ”, видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ того самого дня. Окремі справи з грифом “ Для службового користування ” з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу установи можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умов повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання. Документи з грифом “ Для службового користування ” передавати іншим співробітникам можна тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку. Забороняється вилучати із справ або переміщати документи з грифом “ Для службового користування ” з однієї справи до іншої без дозволу канцелярії. Про всі проведені вилучення або переміщення документів роблять відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи. Забороняється виносити документи з грифом “ Для службового користування ” за межі службових приміщень установи. В разі службової необхідності, керівник установи ( структурного підрозділу ) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення установи документи з грифом “ Для службового користування ” для їх погодження, підписання тощо в установах, що знаходяться в межах одного населеного пункту. Особам, відрядженим до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом “ Для службового користування ”. Ці матеріали слід заздалегідь надіслати на адресу установи за місцем відрядження працівника (вкладені у конверт або упаковані, щоб виключити можливість доступу до них). В окремих випадках з дозволу керівника установи, дозволяється перевозити документи з грифом “ Для службового користування ” до іншого населеного пункту, якщо у складі групи є не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), які мають виконувати роботу з документами в іншому населеному пункті. У разі зміни працівника, відповідального за облік і зберігання документів ( справ ) з грифом “ Для службового користування ” складають за довільною формою акт приймання-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником установи (структурного підрозділу). Перевірка наявності документів з грифом “ Для службового користування ” Перевірка наявності документів з грифом “ Для службового користування ” здійснюється щорічно комісією, яка призначається наказом керівника установи. До складу цієї комісії обов’язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівник режимно-секретного органу додаток 16. Додаток 16 Для службового користування Прим. єдиний
УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ У ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ 79005, м. Львів, вул. К. Левицького, 18, тел. (0322) 76-77-71 Н А К А З 10. 01. 2007 р. 2- ДСК № 1 Про перевірку наявності документів з грифом "Для службового користування" Відповідно до ст. 61 про перевірку наявності документів і справ з грифом " Для службового користування" (отримання, відправлення, розмноження та знищення), та звірку реєстраційних даних із фактичною наявністю документів за 2006 рік відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893, Н А К А З У Ю : Створити комісію з працівників управління, яким надано допуск до державної таємниці за відповідною формою, в наступному складі: Голова комісії : Марусяк М.А. - заступник начальника Головного управління; Члени комісії: Дудко Ю.Р. - начальник управління інформаційних технологій; Шевчук О.В - заступник начальника відділу обслуговання установ правоохоронних органів та силових структур ; Ткач М.В. - головний казначей відділу обслуговання установ правоохоронних органів та силових структур ; Ткачук О.М. - головний спеціаліст сектору захисту інформації; Макарова В.С. - головний спеціаліст режимно-секретнoї роботі. Комісії 25 -27 січня 2007 року провести перевірку наявності документів і справ з грифом " Для службового користування" (отримання, відправлення, розмноження та знищення) Головного управління Державного казначейства України у Львівській області, про що скласти відповідний акт. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою. Начальник Л. В. Панкевич У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів з грифом "Для службового користування," перевірка їх наявності здійснюється один раз на п’ять років. Результати перевірки наявності оформляються актом додаток 17. додаток 17 ЗАТВЕРДЖУЮ ________________________ посада керівника організації _____________________________ прізвище та ініціали ________________________ підпис, дата АКТ перевірки наявності та стану документів і справ в ( найменування організації ) від _________ №___________ ______________________ ( місце складання ) Акт на підставі наказу від _____ № ______ комісією: Голова комісії: ( посада, прізвище, ініціали ). Члени комісії: ( посада, прізвище, ініціали ). Перевіркою встановлено: Усього за номенклатурою справ налічується ______ справ, з них в наявності _______. Не виявлено________ ( індекси, номери документів, справ, видань ). 2. Знайдено не внесених до журналів обліку документів ( справ, видань )__________. 3. Характеристика стану документів, справ та видань:_____________________________ ___________________________________________________________________________ Рішення керівника канцелярії ( архівного підрозділу за результатами перевірки ) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Голова комісії: ( прізвище, ініціали ). Члени комісії: ( прізвище, ініціали ). Про факти втрати документів з грифом " Для службового користування " або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до керівника установи, режимно-секретного підрозділу та канцелярії, а також письмово повідомляються органи СБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів. Для розслідування факту втрати документів з грифом "Для службового користування " або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника організації призначається комісія, висновок якої затверджується керівником організації. Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого керівником установи. Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання, після затвердження їх керівником установи, передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом " Для службового користування ", а також інших порушень Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством. Центральний орган державної влади, функції якого пов"язані із захистом кофіденційної інормації, що є власністю держави. Вреголювання питань, пов"язаних з обігом конфіденційної інформації, що є власністю держави, на рівні постанови Кабінету Міністрів України не призвело до вирішення данного питання в цілому. Лиша 11 травня 2004 року до Закону України " Про інформацію " було внесено зміни, завдяки яким в законодавче поле вписувалися основи правового регулювання конфіденційної інформації, а саме: - доповнено статтю 30, згідно з якою інформація, що є власністю держави, і знаходиться в користуванні органів державної влади чи місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, з метою її збереження може бути відповідно до закону встановлено обмежений доступ - надано статус конфіденційної. Порядок обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, що містять зазначену інформацію, визначається Кабінетом Міністрів України. Визначено категорії інформації, які не можуть бути віднесені до конфіденційної; статтю 47 " Відповідальність за порушення законодавства про інформацію доповнено абзацом такого змісту : порушення порядку обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави". Одночасно із змінами до до Закону України " Про інформацію" було внесено зміни до Кодексу України про адміністративні правопорушення, до Закону України "Про службу безпеки України ". Аналіз чинного законодавства дозволяє зробити висновок, що Служба безпеки України є єдиним правоохоронним органом, який наділений необхідним правовим інструментарієм щодо забезпечен-ня захисту конфіденційної інформації : - з метою пошуку і фіксації фактичних даних про передачу або збирання відомостей, що становлять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави, Служба безпеки України уповноважена проводити оперативно-розшукову діяльність; до послідності Служби безпеки України віднесено розслідування злочину передбаченою ст.330 Кримінального кодексу України " передача або збирання відомостей, що становлять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави "; - уповноважені посадови особи Служби безпеки України мають право складати адміністративні протоколи за порушення передбачені статею 212-5 Кодексу України про адміністративні правопорушення " Порушення обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв , які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави"; Державну службу спеціального зв"язку та захисту інформації наділено контрольно-наглядовими, регулятивними та дозвільно-реєстраційними повноваженнями з технічного та криптографічного захисту конфіденційної інформації, що є власністю держави. Крім цього, відповідно до Закону України "Про службу безпеки України " остання зобов"язана брати участь у розробці і здійснення заходів щодо забезпечення конфіденційної інформації ( п.7ст.24 ). А згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 17.11.2004 р. № 1547 ( доповнення до Постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 ) Служба безпеки України: контролює обіг документів, які містять конфіденційну інформацію; погоджує ( спільно з Держкомархівом України ) відомчі інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів і справ, видань та інших матеріальних носіїв, які її містять; про факти втрати документів з грифом " для службового користування " або розголошення таких відомостей організації зобов"язані письмово повідомляти Службу безпеки України. Виходячи з зазначеного, Службу безпеки фактично визнано спеціально уповноваженим органом державної влади у сфері захисту конфіденційної інформації.
ВИСНОВОК: Проблема законодавчого врегулювання відносин в сфері захисту конфіденційної інформації є одним з важливих завдань органів державної влади. Водночас його вирішення має носити комплексний характер. Врегулювання обігу даної категорії інформації пов"язується з необхідністю внесення змін до Законів України "Про інформацію", "Про Службу безпеки","Про державну таємницю й інших. Оскільки Закон України "Про інформацію" є базовимв інформаційній й приймався до набуття чинності діючої Конституції України, він містить суперечливі положення, які негативно впливають на розвиток й відповідне регулювання інших інститутів інформації з обмеженим доступом, включаючи й конфіденційну інформацію. Узв"язку з цим, існує потреба перегляду діючого Закону України "Про інформацію", розробки його новоїредакції, яка б врахувала ситуацію, що склалася не тільки з конфіденційною інформацією, а і зіншими видами інформації з обмеженим доступом. Запитання для самоконтролю: 1. Контроль за обігом документів, які містять із гриф "Для службового користування", що є власністю держави здійснюють: 1. начальник канцелярії, установи, організації; 2. режимно-секретний орган установи, організації; 3. керівник установи, організації; 4. Служба безпеки України; п. 4 ( вступ ) 2. До складу експертних комісій організацій включаються: 1. представник режимно-секретного підрозділу та начальники відділів установи ; 2. кваліфіковані фахівці установи; 3. представник режимно-секретного підрозділу та кваліфіковані спеціалісти установи ; ст. 2 3. Перелік відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф обмеження доступу " Для службового користування" розробляються: 1. державними експертами, згідно з орієнтованими критеріями віднесення інформації до конфіденційної; 2. експертними комісіями міністерств, центрального органу виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим, обласних, Київської та Севастопольської міськими держадміністраціями згідно з орієнтованими критеріями віднесення інформації до конфіденційної; ст. 2 3. Службою безпеки України, згідно з орієнтованими критеріями віднесення інформації до конфіденційної; 4. Якщо гриф " Для службового користування " неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації , то він має бути зазначений у: 1. супровідному документі; ст. 3 2. листі - підтвердженні; 3. листі - повідомлені ; 5. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування " на виданні визначається : 1. автором ( укладачем ) видання; 2. керівником, який підписав видання до друку; 3. автором ( укладачем ) видання і керівником, який підписав видання до друку; ст. 4 6. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування " на документі визначається: 1. виконавцем документа; 2. виконавцем та особою, що підписує документ; ст. 4 3. керівником організації, який підписав цей документ; 7. Керівники яких установ мають право зняти гриф "Для службового користування " з відповідних документів? 1. керівники міністерств, центральних органів виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, районних держадміністрацій, установ, організацій, які затвердили переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави; 2. керівники міністерств, центральних органів виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної республіки Крим , обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, які користуються переліком відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави; 3. керівники міністерств, центральних органів виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, які затвердили переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави; ст. 4 8. Відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів із грифом " Для службового користування " несуть: 1. керівники організацій; ст. 6 2. керівник канцелярії організацій; 3. керівник режимно-секретного органу організації; 9. Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів із грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог інструкції №1893 покладається: 1. керівників організацій; 2. режимно-секретні органи організацій; 3. канцелярії організацій; ст. 6 10. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом " Для службового користування " та випадкам втрат таких документів покладається на: 1. керівників організацій; 2. режимно-секретні органи організацій; ст. 7 3. канцелярії організацій; 4. виконавця, який розробив документ з грифом " Для службового користування ". 11. Співробітники організацій, які працюють із конфіденційними документами, що є власністю держави і мають гриф " Для службового користування" в обов’язковому порядку: 1. підлягають ознайомленню з Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893; 2. підлягають ознайомленню під розписку з Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893; 8 3. складають залік по знанню основних положень Постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.98 №1893; 12. Що забороняється працівникам організацій, які допущені до роботи з документами з грифом "Для службового користування"? 1. повідомляти письмово будь-кому про відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою; 2. повідомляти устно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою; ст. 8 3. повідомляти устно про відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою; 13. Ознайомлення співробітників організацій з Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893 "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави " здійснюють: 1. керівників організацій; 2. режимно-секретні органи організацій; 3. канцелярії організацій; ст. 9 14. Приймання та облік ( реєстрацію ) документів з грифом " Для службового користування " здійснюється: 1. режимно - секретним органом організації; 2. канцелярією організації; ст.10 3. структурним підрозділом установи, до якого надійшла кореспонденція; 15. Що перевірють працівники канцелярії у кореспонденції з грифом "Для службового користування"яка надійшла до установи? 1. номери, кількість сторінок та наявність додатків зазначених у супровідному листі; 2. кількість сторінок та примірників та наявність додатків зазначених у супровідному листі; 3. номери, кількість сторінок та примірників документів та наявність додатків, зазначених у супровідному листі; ст.11 16. Уразі відсутності у конвертах ( пакетах ) документів або додатків до них з грифом "Для службового користування ", що складається і скільки примірників? 1. акт у двох примірниках; ст.11 2. протокол у трьох примірниках; 3. лист - повідомлення у двох примірниках; 17. Що роблять з документами з грифом "Для службового користування", які надішли в установу помилково? 1. складається акт у двох примірниках, один з них надсилається відправнику разом з документами; 2. повертаються відправнику або пересилаються адресатові;ст.11 3. повідомляється СБУ, після чого відправляється адресатові; 18. Які документи з грифом "Для службового користування "підлягають реєстрації? 1. вхідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування"; 2. вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування"; ст.13 3. вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування"; 19. Як обліковуються документи з грифом " Для службового користування "? 1. за кількістю сторінок; ст.13 2. за кількістю примірників; 3. за кількістю сторінок та примірників; 20. Як обліковуються видання ( книги, брошури ) з грифом " Для службового користування "? 1. за кількістю примірників; 2. за кількістю примірників; ст.13 3. за кількістю сторінок та примірників; 4. за кількістю сторінок; 21. Як ведеться облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"? 1. облік ведеться в журналі разом з документами "Для службового користування; 2. облік ведеться в журналі разом з іншою несекретною документацією при цьому додається позачка "ДСК"; 3. облік ведеться в журналі окремо від від обліку паперових носіїв з грифом "Для службового користування";ст.14 22. У разі коли обсяг документів із грифом " Для службового користування " незначний чи дозволяється вести їх облік ( реєстрацію ) з іншою несекретною документацією? 1. не дозволяється; 2. на рішення керівника організації; 3. дозволяється, при цьому до документів додається позначка "ДСК " ; ст. 14 23. Що зазначається на останній обліченій сторінці робочого зошита, журнала з грифом "Для службового користування"? 1. робиться запис про кількість сторінок у журналі, якій підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою "Для пакетів"; ст.14 2. робиться запис про кількість сторінок у журналі, якій підписується працівником режимно-секретного підрозділу та завіряється печаткою цього підрозділу ( РСО ); 3. робиться запис про кількість сторінок у журналі, якій підписується начальником канцелярії та завіряється печаткою режимно-секретного підрозділу ( РСО); 24. Що саме проставляється на кожному зареєстрованому документі та супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" ? 1. штамп, у якому зазначається найменування організації та дата надходження документа; 2. штамп , у якому зазначається реєстраційний номер та дата надходження документа в організацію; 3. штамп, у якому зазначається найменування організації та реєстраційний номер документа; 4. штамп, у якому зазначається найменування організації, реєстраційний номер та дата надходження; с. 15 25. Як і де реєструється одержаний для розсилання тираж видання з грифом"Для службового користування"? 1. реєстується за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування"; ст. 16 2. реєстується за одним вхідним номером у журналі обліку вхідних документів (видань) з грифом "Для службового користування"; 3. реєстується за одним вхідним номером у пакетно-контрольному журналі з грифом "Для службового користування"; 26. Відповідальність за випуск документів з грифом " Для службового користування ", що тиражуються в установі, несуть: 1. керівник канцелярії організації у якій вони тиражуються; 2. керівник режимно-секретних підрозділу організацій у якому вони тиражуються ; 3. керівник установи ( структурного підрозду) у якому вони тиражуються; ст.17 27. Документи з грифом "Для службового користування " одержані від сторонніх організацій можуть бути розмножені тільки за згодою : 1. керівників організацій; 2. режимно-секретного підрозділу організації; 3. начальника канцелярії організації; 4. організації, що їх надіслала; ст.17 28. Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "Для службового користування" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, із використанням автоматизованої системи дозволяється тільки за: 1. наявності виданого в установленому порядку ДСТЗІ атестата відповідності комплексної системи захисту в цій автоматизованій системі вимогам щодо захисту інформації; ст. 18 2. умови технічного захисту автоматизованої системи та не підключення її до загальної мережі; 3. наявності проведеної роботи з технічного захисту автоматизованій системі; 29. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна зазначити: 1. кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця і дату друкування документа; 2. прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа; 3. кількість надрукованих примірників і датудрукування документа; 4. кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа; ст.18 30. Надруковані і підписані документи з грифом " Для службового користування " разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації: 1. співробітнику архівного підрозділу організації, який здійснює їх облік; 2. співробітнику канцелярії організації, який здійснює їх облік; ст.19 3. співробітнику режимно-секретного підрозділу організації, який здійснює їх облік; 31. Розмноження документів із грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з чого дозволу і під чим контролем? 1. керівника установи ( структурного підрозділу) під контролем канцелярії; ст. 21 2. керівника установи ( структурного підрозділу) під контролем режимно-секретного підрозділу; 3. начальника режимно-секретного підрозділу; 32. Розмноження документів із грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється за кількістю їх: 1. примірників; ст. 21 2. аркушів; 3. екземплярів; 33. За чиїм дозволом і згідно якого документу здійснюється розмноження документів із грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах? 1. начальника канцелярії організації за підписаними нарядами під контролем режимно-секретного підрозділу; 2. начальника організації ( структурного підрозділу) за підписаними нарядами під контролем канцелярії; ст.21 3. начальника режимно-секретного підрозділу за підписаними нарядамиї; 34. Чи дозволяється вести облік документів з грифом "Для службового користування" у друкарнях та відділах розмножувальної техніки, що тиражуються в незначному обсязі. в одному журналі разом з іншими несекретними документами? 1. не дозволяється; 2. дозволяється, при цьому до реєстраційного номера , чи назви документа додається позначка "ДСК"; ст.22 3. дозволяться, з дозволу начальника режимно-секретного підрозділу установи в окремому журналі підготовлених ( розмножених ) документів з грифом "Для службового користування"; 35. Після закінчення друкування документів з грифом " Для службового користування " у друкарні що саме складається і за чиїми підписами? 1. складається акт за підписами членів експертної комісії про те, що набір був розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені; 2. складається акт за підписами начальника режимно-секретного підрозділу і начальника канцелярії установи, що набір був розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені;. 3. складається акт за підписами замовника і виконавця, що набір був розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені; ст.23 4. пишетьяс доповідна записка про те, що набір розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені за підписами замовника і виконавця; 36. Чи дозволяється використовувати для розмноження документів з грифом "Для службового користування" розмножувальну техніку, що не обладнана технічними засобами захисту інформації? 1. забороняється; ст. 24 2. дозволяється за дозволом начальника технічного захисту інформації та керівника установи; 3. дозволяється за дозволом начальника режимно-секретного підрозділу та керівника установи; 37. На підставі якого документа здійснюється розсилання ( відправлення ) тиражу документів з грифом "Для службового користування" ? 1. рознарядок, підписаних керівником організації та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються; ст. 25 2. заявки підписаних керівником організації та керівником режимно-секретного підрозділу, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються; 3. доповідної записки, підписаного керівником організації, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються; 38. Як здійснюється пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України? 1. простим поштовими відправленнями; 2. рекомендованими або цінним поштовими відправленнями; ст. 26 3. на підставі письмового доручення; 39. На підставі яких документів здійснюється доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій? 1. письмового доручення; ст. 26 2. договору між установами; 3. інструкції; 40. Що зазначається на упаковці ( конверті ) з документами з грифом "Для службового користування"? 1. адреса і найменування одержувача та відправника, прізвища і посади керівника організації, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК"; 2. адреса і найменування одержувача та відправника, прізвища і посади керівника організації, позначка"ДСК"; 3. адреса і найменування одержувача та відправника, позначка "ДСК"; 4. адреса і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК"; ст. 27 41. Що забороняється зазначати на конвертах ( упаковках ) документів з грифом "Для службового користування"? 1. прізвища і посади керівників організацій ( структурних підрозділів ) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів; ст. 27 2. прізвища і посади керівника організації, номери вкладених документів ; 3. прізвища виконавців документа та найменування структурного підрозділу, а також номери вкладених документів "ДСК"; 42. Ознайомлення іноземних громадян з документами з грифом " Для службового користування ", а також передавання конфіденційної інформації здійснюється у порядку передбаченому: 1. Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними , затвердженою постановою кабінету Міністрів України від 22.05.96 р. № 558; 2. Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (інструкцію доповнено розділом згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 19.07.2006р. №1000); ст. 28 3. Інструкцією про порядок охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19.07.2006 р. № 1000) 43. Як здійснюється ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких документів? 1. за письмовим рішенням експертних комісій установи про доцільність передавання документів з грифом "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратилили первісне значення та за письмовим дозволом керівника організації, який затвердив перелік відомомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави; ст. 28 2. за письмовим рішенням експертних комісій установи про доцільність передавання документів з грифом "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратилили первісне значення; 3. за письмовим дозволом керівника організації, який затвердив перелік відомомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави; 44. Документи з грифом " Для службового користування " після виконання формуються в : 1. довідкову картотеку; 2. контрольно-довідкову картотеку; 3. справи; ст. 29 45. Чи дозволяється формувати документи з грифом "Для службового користування " разом з іншими документами з одного й того ж питання у справи? 1. не дозволяється; 2. дозволяється, на справі проставляється позначка " ДСК "; cт. 30 3. на рішення начальника канцелярії установи; 46. Що саме повинна мати кожна справа з документами " Для службового користування "? 1. внутрішні описи; ст. 31 2. список осіб, які мають право працювати з цією справою підписаний начальником канцелярії організації; 3. список осіб, які мають право працювати з цією справою підписаний начальником режимно-секретного підрозділу організації; 47. До роботи із справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ згідно із списками погодженими з: 1. режимно-секретним органом установи, організації; 2. керівником установи, організації; 3. канцелярією установи, організації; ст. 34 48. До роботи із документами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих документів згідно з: 1. вказівками, викладеними у резолюціях керівників; ст. 34 2. вказівками начальника канцелярії установи; 3. вказівками начальника режимно-секретного підрозділу організації; 49. Ким визначаються категорії працівників, які допускаються до роботи з виданням з грифом "Для службового користування"? 1. начальником режимно-секретного підрозділу установи, організації; 2. начальником канцелярії установи, організації; 3. керівником установи, організації; ст. 34 50. Які відомості забороняється передавати під час користування відкритим радіозв’язком? 1. відомості відкритого поширення; 2. відомості обмеженого поширення; ст. 36 3. відомості загального поширення; 51. Чи можна передавати відомості обмеженого поширення під час користування відкритим радіозв"язком? 1. не дозвольється передавати відомості обмеженого поширення під час користування відкритим радіозв"язком; 2. дозволяється передавати відомості обмеженого поширення за допомогою дротового зв"язку з проставленням на документахі телеграмах штампа"Серія П"; ст. 36 3. дозволяється за письмовим наказом керівника установи; 52. Які відомості, що можуть передаватись відкритим радіозв"язком забороняється вказувати під час користування відкритим радіозв"язком (дротовим зв'язком )? 1. телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів; посади адресатів і відправників; 3. телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів та посади адресатів і відправників;ст.36 53. Чи допускаютья представники інших організацій, які прибули у відрядження в установу, до ознайомлення з документами "Для службового користування"? 1. дозвіл до роботи з документами не надоється; 2. допускаються з дозволу начальника режимно-секретного підрозділу установи, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується; 3. допускаються з дозволу начальника канцелярії установи, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується; 4. допускаються з дозволу керівника установи, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується; ст. 37 54. Де роблять виписки з документів і видань з грифом "Для службового користування" представники інших організацій, які прибули в установу у відрядження? 1. до ознайомлення і роботи з документами "Для службового користуваннчя" представники інших організацій не допускаються; 2. у зареєстрованих зошитах, що мають гриф "Для службового користування,", які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, що надала дозвіл на ознайомлення і роботу з тими документами;с. 37 3. у своїх у зареєстрованих зошитах, що мають гриф "Для службового користування,", які вони превезли з собою; 55. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в: журналі обліку вхідних документів із грифом " Для службового користування"; 2. картці обліку справ і видань; ст. 38 3. пакетно-контрольному журнал ; 4. журналі реєстрації вхідних документів з грифом " Для службового користування"; 56. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" співробітниками організації, де перебувають документи, проводяться з дозволу: 1. начальника канцелярії організації; 2. начальника режимно-секретного підрозділу установи; 3. керівника організації( структурного підрозділу); ст. 39 57. Чи дозволяється копіювання документів з грифом "Для службового користування"для сторонніх організацій, одержаних від інших організацій? 1. копіювання не дозволяється; 2. копіювання здійснюється за погодженням з організацією-автором цих документів; с. 39 3. копіювання здійснюється за письмовим наказом керівника установи, до якого надійшли документи; 4. копіювання здійснюється за вказівкою начальника канцелярії під контролем працівника режимно- секретного органу установи, до якого надійшли ці документи; 58. Видача громадянам України видань з грифом "Для службового користування" у масових бібліотеках здійснюється за письмовим клопотанням керівників організацій. Протягом якого часу ці дозволи дійсні ? 1. 1-го місяця; 2. 6-ти місяців; 3. 12-ти місяців; ст. 41 59. Видача громадянам України видань з грифом "Для службового користування" у масових бібліотеках здійснюється за : 1. письмовим клопотанням керівників організацій, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи; ст. 41 2. письмовим клопотанням начальників канцелярій організацій, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи; 3. письмовим клопотанням керівників режимно-секретних підрозділів, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи; 60. Рішення про зняття грифа " Для службового користування " приймається експертною комісією організації-автора документа ( видання) чи правонаступника й оформляється: 1. наказом; 2. розпорядженням; 3. актом; ст. 44 4. протоколом; 61. Ким затверджується акт про зняття грифа для "Для службового користування"? начальником режимно-секретного підрозділу установи; начальником архіву установи; начальником канцелярії установи; 4. керівником установи; ст. 44 62. Які організації повідомляють про скасування грифа Для службового користування"? 1. про зняття грифа обмеження доступу повідомляють всі організації, яким надсилався цей документ; ст. 44. 2 про зняття грифа повідомляють СБУ; 3. про зняття грифу повідомляють; 63. Ким приймається рішення про зняття грифа "Для службового користування"? начальником архіву організації автора документа ( видання) чи правонаступника; начальником режимно-секретного підрозділу організації автора документа ( видання) чи правонаступника; 3. експертною комісією організації автора документа ( видання) чи правонаступника; ст. 44 4. керівником організації автора документа ( видання) чи правонаступника; 64. Що зазначають на обкладинках справ з яких знято гриф "Для службового користування"? 1. дата ат номер акта, що став підставою для зняття грифа; ст. 45 2. дата та номер протоколу експертної комісіі, що став підставою для зняття грифа; 3. дата та номер наказу керівника установи про зняття грифа; 65. Яка Постанова Кабінету Міністрів Укразни м визначає проведення експертизи цінності документів і справ з грифом "Для службового користування"? 1. Постанова Кабінету Міністрів України від 09.08.1993 р. № 611 "Про перелік відомостей, що не становлять державної таємниці"; 2. Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використанння документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави"; 3. Постанова Кабінета Міністів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 "Положення про принципи і крітерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду"; ст. 47 66. Які справи з документами з грифом "Для службового користування" передаються до архівного підрозділу за номенклатурою справ? 1. з терміном зберігання до 10 років; ст. 48 2. з терміном зберігання понад 10 років; 3. постійного терміну зберігання; 67. На які справи з грифом секретності " Для службового користування " описи не складаються? 1. з терміном зберігання до 5 років; 2. з терміном зберігання до 10 років; ст. 48 3. з терміном зберігання понад 10 років; 68. Чи можуть справи, видання з грифом "Для службового користування", які відібрані до знищення і не мають наукової, історіко-культурної цінності та втратили практичне значення включатися взагальний акт разом з іншими несекретними справами відібраними для знищення? 1. справи, видання з грифом "Для службового користування", які відібрані до знищення не можуть включатися у загальний акт; 2. справи, видання з грифом "Для службового користування", які відібрані до знищення можуть включатися у загальний акт з відміткою "ДСК"; ст. . 51 3. справи, видання з грифом "Для службового користування", які відібрані до знищення оформлюються окремим актом; 69. Яка робиться відмітка в облікових документах після знищення документів з грифом "Для службового користування? Знищено. Наказ № 34 від 10.09.08 р.; Знищено. Протокол № 34 від 10.09.08 р.; Знищено. Акт № 34 від 10.09.08 р.; ст. 53 70. Які документи з грифом "Для службового користування" знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах? 1. інформаційні бюлетні, інформаційні видання, телефонні та адресні довідники; ст. .53 2. чернетки та проекти документів з грифом "Для службового користування", а також довідково- інформаційна документація та література; 3. робочі зошити виконавців виконавців; 71. Якими працівниками установи робляться відмітки в облікових формах про знищення документів "Для службового користування" без акту ? Засвідчуються підписами виконавця і працівника відповідального за їх облік і зберігання; ст. 54 Засвідчуються підписами працівників режимно-секретного підрозділу відповідальних за їх облік і зберігання; 3. Засвідчуються підписами працівників канцелярії відповідальних за їх облік і зберігання ; 4. Засвідчуються підписами працівників архіву відповідальних за їх облік і зберігання; 72. Де зберігаються документи з грифом " Для службового користування"? 1. у службових приміщення, які надійно замикаються та опечатуються; 2. у службових приміщеннях у шафах ( сховищах ), які опечатуються; 3. у службових приміщених у шафах ( сховищах ), які надійно замикаються та опечатуються; ст. 55 73. Передача документів із грифом " Для службового користування " іншим співробітникам здійснюється: 1. за рішенням начальника структурного підрозділу організації; 2. здійснюється тільки з дозволу начальника організації; 3. здійснюється тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку; ст. 56 74. Чи дозволяється вилучення із справи або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої ? 1. вилучення із справи або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої забороняється; 2. вилучення із справи або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої дозволяється з дозволу канцелярії; ст. 57 3. вилучення із справи або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої дозволяється з дозволу начальника режимно-секретного підрозділу установи; 4. вилучення із справи або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої дозволяється, з дозволу начальника архіву установи; 75. Чи можна виносити документи з грифом "Для службового користування "за межі службових приміщень організації? 1. забороняється; 2. у разі потреби, з дозволу керівника організації для їх погодження, підписання в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту; ст 58 3. з дозволу начальника канцелярії установи організації для їх погодження, підписання в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту; 76. Чи дозволяється особам, які відряджені до інших населених пунктів мати при собі матеріали з грифом " Для службового користування " ? 1. забороняється ; ст. 59 2. дозволяється, у разі потреби, з дозволу керівника організації для їх погодження, підписання; 3. дозволяється, з дозволу начальника канцелярії організації для їх погодження, підписання; 77. Чи дозволяється перевезення документів з грифом " Для службового користування " до іншого населеного пункту? 1. забороняється ; 2. дозволяється, з дозволу керівника організації , за умови, що такі документи перевозяться групою в складі двох працівників, що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті; ст. 59 3. дозволяється, з дозволу начальника канцелярії організації, за умови, що такі документи перевозяться озброєним працівником; 78. Перевірка наявності документів із грифом "Для службового користування" здійснюється: 1. щоквартально, комісією, що призначена наказом керівника організації, установи; 2. щопівроку, комісією, що призначена наказом керівника організації, установи; 3. 1 раз на два роки комісією , що призначена наказом керівника організації, установи; 4. щорічно, комісією, що призначена наказом керівника організації, установи; ст.61 79. У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів із грифом " Для службового користування " перевірка їх наявності здійснюється : 1. один раз на рік; 2. один раз на три роки; 3. один раз на п'ять років; ст. 61 80. Про факти втрати документів із грифом "Для службового користування ", або розголошення відомостей, що містяться в них письмово повідомляють: 1. органи СБУ із зазначенням обставин утрати документів та вжитих заходів; ст. 62 2. режимно-секретний орган організації, установи вищого рівня із зазначенням обставин утрати документів та вжитих заходів; 3. органи МВС із зазначенням обставин утрати документів та вжитих заходів 81. Хто затверджує висновок комісії по розслідуванню факту втрати документів із грифом "Для службового користування", або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них містяться 1. начальник режимно-секретного підрозділу установи; 2. керівник установи; ст. 63 3. територіальний підрозділ Служба безпеки України; 82. В який підрозділ установи передається затверджений акт комісії про втрачені справи постійного зберігання з грифом "Для службового користування"? 1. канцелярію установи; 2. режимно-секретний підрозділ установи; 3. архівний підрозділ; ст. 63 83. Яку віповідальність несуть працівники установи заа порушення, що призвели до розголошення інформації " Для службового користування ", втрати, або незаконного знищення документів, а також інших вимог інструкції 1893 ? 1. згідно із законодавством; ст. 63 2. дисциплінарну; 3. зідно постанови Кабінету Міністрів України від 19.07.06 р. № 1000; № питання відповідь № питання відповідь № питання відповідь № питання відповідь
1 4 22 3 43 1 64 1
2 3 23 1 44 3 65 3
3 2 24 4 45 2 66 1
4 1 25 1 46 1 67 2
5 3 26 3 47 3 68 2
6 2 27 4 48 1 69 3
7 3 28 1 49 3 70 1
8 1 29 4 50 2 71 1
9 3 30 2 51 2 72 3
10 2 31 1 52 3 73 3
11 2 32 1 53 4 74 2
12 2 33 2 54 2 75 2
13 3 34 2 55 2 76 1
14 2 35 3 56 3 77 2
15 3 36 1 57 2 78 4
16 1 37 1 58 3 79 3
17 2 38 2 59 1 80 1
18 2 39 1 60 3 81 2
19 1 40 4 61 4 82 3
20 2 41 1 62 1 83 1
21 3 42 2 63 3
Практична Ведення документів з грифом "Для службового користування " Мета роботи: - ознайомитись з правилами та вимогами складання документів з грифом "Для службового користування ". Студент повинен: ЗНАТИ: - порядок складання, відправлення, отримання та зберігання документів з грифом " Для службового користування"; ВМІТИ: - складати всі види службових документів з грифом " Для службового користування"; ПИТАННЯ ДЛЯ ОБГОВОРЕННЯ: 1. Приймання та облік документів з грифом " Для службового користування"; 2. Розмноження і розсилання (відправлення ) документів з грифом " Для службового користування "; 3. Формування виконаних документів у справи з грифом " Для службового користування"; 4. Використання документів. Зняття грифа" Для службового користування "; 5. Відбір документів з грифом " Для службового користування" для зберігання та знищення; 6. Забезпечення схоронності документів з грифом " Для службового користування". Перевірка їх наявності; ЗАВДАННЯ ДЛЯ ВИКОНАННЯ ПРАКТИЧНОЇ РОБОТИ: 1. Підготувати зразок оформлення листа відповіді оформленого на бланку формату А4, з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє); 2. Підготувати зразок оформлення інформаційного листа оформленого на бланку формату А4, з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє); 3. Підготувати зразок оформлення супровідного листа оформленого на бланку формату А4, з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє); 4. Підготувати зразок оформлення листа повідомлення оформленого на бланку формату А4, з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє); 5. Підготувати зразок оформлення гарантійного листа оформленого на бланку формату А4, з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє); 6. Підготувати зразок оформлення наказу оформленого на бланку формату А4, з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє); 7. Підготувати зразок оформлення протоколу оформленого на бланку формату А4, з грифом "Для службового користування" ( розташування реквізитів поздовжнє); Доповідь ( реферат ): Історія виникнення конфіденційного діловодства; ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ РОБОТИ: Вивчити рекомендовану літературу і конспект лекції; Підготувати зразки службових документів, згідно завдання. Список рекомендованої літератури: - Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопода 1998р. № 1893 " Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави ". - Документаційне забезпечення робіт із захисту інформації з обмеженим доступом: Підручник// С.М. Головань, В.Б. Дудикевич, В.С. Зачепило, Л.Т. Пархуць, В.О. Хорошко , Л.М. Щербак - Львів : Видавництво Національний університет " Львівська політехніка," 2005 . - 288с. - Конфіденційний документообіг. Навчальний посібник. / За редакцією професора В.О.Хорошка / Укладачі А.Г. Габавич, С.М. Головань, С.І. Жлобін, В.О. Хорошко. -К.: ДУІКТ, 2005. - 264с. - Загальне діловодство та ведення документів , що містять конфіденційну інформацію з грифом "Для службового користування ": Навчальний-методичний посібник. С.М. Головань - К: НАУ, 2003. - 92 с. Стислі теоретичні відомості Порядок обліку, одержання, використання, поширення, зберігання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять інформацію з грифом " Для службового користування ", що є власністю держави - установлює Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893. Переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію і яким надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування" розробляється експертними комісіями, згідно з орієнтованими критеріями віднесення інформації до конфіденційної інформації, що є власністю держави і повинні відповідати таким вимогам: створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у володінні, користуванні чи розпорядженні організації; використовуватися з метою забезпечення національних інтересів держави; не належати до державної таємниці; у наслідок розголошення такої інформації можливе: порушення конституційних прав і свобод людини та громадянина; настання негативних наслідків у внутрішньополітичній, зовнішньополітичній, економічній, військовій, соціальній, гуманітарній, науково-технологічній, економічній, інформаційній сферах та сферах державної безпеки державного кордону; створення перешкод у роботі державних органів. Експертні комісії утворюються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями. До їх складу включаються представники режимно-секретного та інших структурних підрозділів із числа найбільш кваліфікованих фахівців. Рішення комісії оформляється протоколом. На підставі рішення експертної комісії інформація включається до переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Затверджуються переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають. Інформація вважається такою, що належить до категорії конфіденційної, з моменту прийняття рішення про це її власником чи уповноваженою ним особою. Володіння, користування або розпорядження інформацією на законних підставах особою, яка не є власником такої інформації, не дає їй права встановлювати або змінювати режим доступу до цієї інформації, якщо зазначена особа окремо не уповноважена на це власником інформації. Віднесення інформації до категорії конфіденційної є доцільним, якщо несанкціонований доступ до неї може завдати шкоди інтересам її власника або іншим особам, а також якщо не існує іншого способу захисту такої інформації. Інформація, віднесена до категорії конфіденційної, вважається конфіденційною безстроково, якщо термін дії обмеження доступу до неї не визначений власником такої інформації або обмеження доступу до зазначеної інформації не зняті у встановленому порядку. Обмеження доступу до інформації, що належить до категорії конфіденційної, вважаються такими, що зняті: з наступного дня після закінчення терміну дії обмеження доступу до інформації, що визначений власником такої інформації; з моменту прийняття відповідного рішення власником такої інформації; з моменту оприлюднення за згодою власника; з моменту надходження інформації до загальнодоступних баз даних за згодою її власника. Не може бути віднесена до категорії конфіденційної: інформація, приховування якої загрожує безпеці, життю та здоров’ю людей; інформація про стан довкілля, екологічної безпеки та захворюваності населення, якість харчових продуктів та предметів побуту, життєвий рівень населення, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, соціально-демографічні показники, стан освіти та культури, стан правопорядку; інформація про злочини та інші правопорушення, неправомірні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових осіб; інформація, яка відповідно до законів України та міжнародних договорів України не може бути віднесена до конфіденційної. На документах у правому верхньому куті першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі проставляють гриф “ Для службового користування ” і номер примірника, наприклад: Для службового користування Прим. №
Якщо гриф неможливо нанести безпосередньо на матеріальний носій інформації, він має бути наведений в супровідних документах. Керівники організацій несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування" ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом " Для службового користування ", а також контроль за дотриманням Постанови Кабінету Міністрі в України від 27 листопада 1998 р № 1853 покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організацій. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "Для службового користування" та випадкам втрат таких документів покладаються на режимно-секретні підрозділи організацій. Служба безпеки України здійснює контроль за обігом документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Виконавці, які працюють з документами з грифом “ Для службового користування ”, обов’язково ознайомлюються під розписку із Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.
1.1 Приймання і облік ( реєстрація ) документів Приймання і облік ( реєстрація ) документів з грифом "Для службового користування " здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації, приймає і розкриває у канцелярії працівник, якому доручена робота з такими документами. На документи з грифом "Для службового користування " поширюється вимога одноразової реєстрації. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документа, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі. У разі відсутності у пакетах (конвертах) документів або додатків до них складається акт у 2-х примірниках, один з яких надсилають відправнику для надіслання документів, яких не вистачає ( додаток 1 ). ( додаток 1 ) А К Т про відсутність вкладень у конверті ( пакеті) від________№________ ____________________ ( місце складання )
Цей акт складений на підставі інструкції про порядок зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, завідувачем канцелярією ( найменування організації , прізвище та ініціали ), у присутності ( посада, прізвище, ініціали ) про те , що під час розкриття конверта ( пакета ), надісланого ( найменування організації, що надіслала пакет ) не виявлено таких вкладень ( назви і номери документів, яких не виявлено ). .
Завідувач канцелярією ( підпис ) Прізвище та ініціали
Документи з грифом “ Для службового користування ”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилають адресатові. У разі надходження документів з грифом “ Для службового користування ” у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.
Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом “ Для службового користування ”. Їх обліковують за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників, при цьому до реєстраційного номера додається позначка "ДСК" . Усі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередньо розглядає документи керівник канцелярії установи або інша уповноважена особа відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.
Облік документів та видань з грифом “ Для службового користування ” ведуть у журналі обліку документів та видань з грифом “ Для службового користування ” або на картці обліку документів та видань з грифом “ Для службового користування ” зазвичай окремо від обліку іншої кореспонденції ( додаток 2). додаток 2 Дата надход-ження та індекс доку-мента Дата та індекс доку-мента Звідки надійшов або куди надісланий Вид документа та короткий зміст Кіл-ть сторін. Кількість номерів примірників Кому надісланий на виконання Відмітка про контроль та термін виконан-ня Дата і підпис Номер справи до якої підшито документ Відмітка про знищення примітка
документа документа
отримання повернення
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Облік магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” ведуть окремо від обліку паперових носіїв інформації у журналі обліку магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” або на картці обліку магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” ( додаток 3). додаток 3 Дата надход-ження Дата документа Звідки надійшов або куди надісланий Короткий зміст Кількість номери примірників магнітного носія Кому надісланий на виконання Відмітка про контроль та термін виконання Дата і підпис Відмітка про знищення примітка
отримання повернення
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці роблять запис про кількість сторінок у журналі, який підписує працівник канцелярії та завіряє печаткою “ Для пакетів ” ( додаток 4 ). додаток 4 Якщо обсяг документів і магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” незначний, дозволяється вести їх облік разом з іншою документацією. При цьому на картці або в журналі до реєстраційного номера додається позначка “ДСК”. Проходження документів і магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” слід своєчасно відображати на картках або в журналах. На кожному зареєстрованому документі, а також супроводжувальному листі до видання та магнітних носіїв інформації з грифом “ Для службового користування ” проставляють штамп, у якому зазначають найменування установи, реєстраційний номер документа з позначкою “ДСК” та дату його надходження. Тираж видань з грифом “ Для службового користування ”, одержаний для розсилання, реєструється за одним вихідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом “ Для службового користування ” Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номерами цього документа (видання), про що роблять позначку на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірника, що був розмножений раніше 1.2 Розмноження і розсилання (відправлення) документів Розмножують документи з грифом “ Для службового користування ” у друкарні або на розмножувальних апаратах з дозволу керівника установи (структурного підрозділу) за підписаним ним замовленням на розмножувальну роботу під контролем канцелярії. Для розмноження документів використовують техніку, що обладнана технічними засобами захисту інформації. Відповідальність за випуск документів з грифом “ Для службового користування ”, що тиражуються, несуть керівники установи (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються. Документи з грифом “ Для службового користування ”, одержані від сторонніх установ, можуть бути розмножені тільки за їхньою згодою. Облік розмножених документів ведуть за кількістю їх примірників. У друкарнях та в підрозділах розмножувальної техніки облік документів з грифом “ Для службового користування ”, що розмножують у незначному обсязі, можна робити в одному журналі разом з іншими документами. При цьому, до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка “ДСК ”. Друкують документи з грифом “ Для службового користування ” у друкарському підрозділі організації. При друкуванні документів до реєстраційного номера документа додається позначка “ДСК ”. Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "Для службового користування та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБУ атестату відповідності комплексної системи захисту в цій АС вимогам щодо захисту інформації . Виписки з документів з грифом “ Для службового користування ” працівники установи, де перебувають документи, роблять з дозволу керівника установи (структурного підрозділу). На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначають кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, друкарки, дату друкування документа і номер службового телефону виконавця. Наприклад: Надрук. 2 прим. Прим. № 1 - СБУ у Львівській області Прим. № 2 -в справу Вик. Примаченко Друк. Колосова 05.07.01 644 44 49 Надруковані й підписані документи з грифом “ Для службового користування ” разом з їх чернетками та варіантами передають для реєстрації працівникові канцелярії, який веде їх облік. Чернетки і варіанти знищують виконавець і працівник канцелярії, про що на копії вихідного документа робиться запис: “ Чернетки і варіанти знищені. Дата (число, місяць рік). Підписи ”. Пересилають документи з грифом “ Для службового користування ” до інших установ рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єрами установ. Доставляють документи представники інших організацій на підставі письмового доручення. Документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ”, що розсилаються, слід вкладати у конверти або упаковувати, щоб виключити можливість доступу до них. Конверти повинні бути світлонепроникливими. На пакеті або конверті зазначають адресу і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з позначкою “ДСК”. На пакетах або конвертах з грифом “ Для службового користування ” забороняється зазначати прізвища і посади керівників установ (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів( додаток 5 ) додаток 5 11. 06. 2008 Для службового користування Конвертував Звідки : Головне управління Державного казначейства України у Львівській області вул. К. Левицького, 18 м. Львів 79005 обл. № 340-дск
Кому: Начальнику Управління Служби безпеки України у Львівській області вул. Вітовського, 55 м. Львів 79003 Пакет заклеюється силікатним клеєм і прошивається хрест-навхрест через середину нитками або металевими скріпками з охопленням усіх клапанів. Нитки зав’язуються в центрі зворотного боку пакета, на вузол прошивання накладається паперова наклейка з цигаркового паперу з відбиткою печатки установи. Наклейка повинна бути на 3-4 мм більше від розміру відбитку печатки. Наклейка накладається так, щоб захоплювала всі клапани пакета в середині, кінці ниток не знаходились під наклейкою, вузол прошивання був нею закритий. При прошиванні металевими скрепками паперова наклейка накладається на загнуті кінці скріпок. Наклейка зверху покривається тонким шаром силікатного клею, щоб утворилася склоподібна прозора плівка. Розмір плівки повинен бути на 1-2 мм більше паперової наклейки ( додаток 6 ). Пакети з конфіденційними документами можуть доставлятись через спецзв’язок або поштове відділення Міністерства зв’язку. Можливе відправлення пакетів і фельд’єгерським зв’язком. Пересилання пакетів фельд’єгерським і спеціальним зв’язком здійснюється на договірній основі. додаток 6
При пересиланні кореспонденції фельд’єгерським або спеціальним зв’язком складається в необхідній кількості реєстр, останній екземпляр якого залишається в установі ( додаток 7 ) додаток 7 РЕЄСТР № 27 На відправлення, здані в : Львівспец зв’язок Від правник : ГУДК у Львівській області Договір № 119 Ліцензія № ЛВ-2-2006-173 Дійсна до 12. 12. 2009 " 10 " червня 2007 р.
З а п о в н ю є в і д п р а в н и к З а п о в н ю є п р а ц і в н и к ПСЗ
№ з/п Куди адресоване відправлення (пункт призначення, район, область) Кому (докладне найменування адресата) №№ зазначені на відправленнях Важливість Вага відправлення Сума плати за пересилання № прийняття відправлень
1 2 3 4 5 6 7 8
1
м. Київ вул. Панфіловців,1
м. Київ, Панфіловців,1
35-дск
дск
ЗАБОРОНЕНИХ ДЛЯ ПЕРЕСИЛАННЯ ВКЛАДЕНЬ НЕМАЄ Разом _____1 (один)__пакет___________________________________________________________ ( прописом ) Місце Печатки Підпис відправника В. Байдаков По даному реєстру прийнято_______________________________________________________ відправлень ( прописом ) одержано__________________________ грн._________________коп. квитанція № ________________ ( прописом ) "_____ " _______________2007 р. год._________ хв._________ Підпис працівника ПСЗ Місце Штампа 1.3 Складання номенклатури справ з грифом "Для службового користування "
Документи з грифом “ Для службового користування після їх виконання формують у справи. Порядок формування цих справ передбачається зведеними номенклатурами справ установи. У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включають всі довідкові та реєстраційні картки і журнали на документи з грифом "Для службового користування". Номенклатура справ з грифом "Для службового користування " складається відповідно до Переліку типових документів, що готується в процесі діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ організацій із зазначенням термінів зберігання документів, який затверджується Держкомархівом та відповідних відомчих (галузевих ) переліків документів. Номенклатура справ з грифом " Для службового користування " - це оформлений у встановленому порядку систематизований перелік найменувань справ, які створюються в установі, із вказівкою їхніх індексів, термінів збереження й осіб, яким надане право користування справами. Таким чином, номенклатура справ з грифом " Для службового користування ", визначаючи найменування (заголовки) справ і виступаючи тим самим у ролі плану розподілу виконаних документів по справах, одночасно встановлює індекси і терміни збереження, і є складовою частиною дозвільної системи доступу до конфіденційної інформації з грифом " Для службового користування. Разом з тим номенклатура є й обліковим документом для заведених конфіденційних справ з грифом " Для службового користування ". Крім того, вона використовується для перевірки наявності конфіденційних справ, може бути використана як схеми побудови довідкової картотеки по документах і складання описів справ постійного і довгострокового (понад 10 років) збереження, переданих в архів підприємства. Номенклатура справ з грифом " Для службового користування " повинна бути самостійним документом, її не слід поєднувати з номенклатурою відкритих справ, тому що склад граф цих номенклатур має істотні розходження. Номенклатура конфіденційних справ з грифом " Для службового користування " розробляється для підприємства в цілому (зведена номенклатура справ). Вона складається на кожен рік (наприкінці поточного року на наступний рік ) підрозділом конфіденційного діловодства на основі письмових пропозицій структурних підрозділів установи. До розробки номенклатури повинні залучатися кваліфіковані фахівці, що мають доступ до відповідних конфіденційних документів і добре знаючі напрямки діяльності установи, характер його зв'язків з іншими підприємствами, склад конфіденційних документів з грифом " Для службового користування ", плани робіт на майбутній рік. Номенклатура підписується керівником підрозділом конфіденційного діловодства ( начальником канцелярії ) установи, візується керівниками зацікавлених структурних підрозділів, узгоджується з архівом установи, розглядається на засіданні постійно діючої експертної комісії підприємства і затверджується керівником установи. Такий порядок повинен бути при первісній розробці номенклатури конфіденційних справ з грифом " Для службового користування " і у випадку її значної переробки (істотна зміна заголовків справ, включення великої кількості нових справ, розширення списку осіб, допущених до справ). Якщо таких змін нема, то на кожен наступний рік ( до 5 років) номенклатура передруковується (з можливими незначними змінами), підписується керівником підрозділу конфіденційного діловодства, затверджується керівником підприємства і вводиться в дію без вище перерахованих погоджень. Номенклатура повинна мати відповідний гриф конфіденційності, видаватися в двох екземплярах і реєструватися в журналі обліку виданих документів з грифом " Для службового користування". Перший екземпляр номенклатури зберігається в підрозділі конфіденційного діловодства і по закінченні року підшивається в спеціальну справу, другий передається в архів установи. Після затвердження номенклатури справ можливі протягом року зміни в неї вносяться керівником підрозділу конфіденційного діловодства (із проставлянням підпису ) на підставі доповідних записок керівників підрозділів установи. Передбачені номенклатурою справ, справи з грифом " Для службового користування " повинні охоплювати всі управлінські конфіденційні документи з грифом " Для службового користування ", що передбачається видати або одержати підприємством. У номенклатуру включається також справа з номенклатурою справ, журнали усіх видів обліку конфіденційних документів з грифом " Для службового користування ", справи з реєстрами, квитанціями і розписками на відправлені документи незалежно від того, мають або не мають вони гриф конфіденційності. Крім того, у номенклатуру включаються конфіденційні справи з грифом " Для службового користування ", що надійшли з інших підприємств: закриті справи минулих років - у номенклатуру справ відповідного року, незакриті - у номенклатуру справ поточного року. Справи, що ведуться протягом декількох років (перехідні справи), вносяться в номенклатуру справ кожного року з моменту їхнього закладу до закриття. У номенклатуру не включаються документи, зареєстровані за журналом обліку документів виділеного збереження. Плановане групування документів у справи закріплюються в номенклатурі в заголовках справ. Заголовки повинні в узагальненому виді правильно і чітко відображати склад і зміст документів, що підлягають угрупованню в справу. Не допускаються заголовки типу " Загальна (різна) переписка", "Керівні матеріали" і їм подібні, котрі не розкривають зміст. При складанні заголовків справ з грифом " Для службового користування " необхідно передбачати: - угруповання документів у справу по одному питанню (за винятком розпорядницьких документів і протоколів); - роздільне угрупування документів постійного, довгострокового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) термінів збереження; - угруповання документів з врахуванням розподілу обов'язків між співробітниками підприємства, що дозволяє значною мірою запобігати ознайомленню користувачів з документами, що не мають до них відносини по роду виконуваної роботи; - угрупування розпорядницьких документів по видах документів ( накази, вказівки, постанови, розпорядження, рішення); - угрупування наказів по підприємстві по трьох справах: по основній діяльності, особовому складу (при наявності конфіденційних наказів ) і оперативним питанням; - угрупування документів колегій і інших колегіальних органів у дві справи: протоколи і рішення; документи до засідань (порядок денний, доповіді, довідки, висновки, проекти рішень і ін.); - угрупування додатків до документів разом з документами, до яких вони відносяться (виключення допускається для великих за обсягом додатків, для яких можуть передбачатися окремі справи); - угрупування планів, звітів, кошторисів, лімітів, титульних списків і інших планово - звітних документів окремо від їхніх проектів; - угрупування документів по плануванню поточного року окремо від документів по плануванню наступного року. Систематизація конфіденційних справ у номенклатурі повинна провадитися з врахуванням їх важливості і взаємозв'язку, що прискорює пошук документів. Справи з планами і звітами розташовуються в послідовності термінів їхнього збереження: слідом за справами з річними планами (звітами) повинні вноситися справи з квартальними, а потім з місячними планами (звітами). Справи з перепискою по одному питанню, що розрізняються між собою кореспондентською ознакою, розташовуються за алфавітом кореспондентів, а справи з документами, що розрізняються географічною ознакою - за алфавітом населених пунктів. При значній кількості справ доцільно групувати їх у номенклатурі по розділах, що відповідають найменуванням структурних підрозділів або основних напрямків (питанням) діяльності підприємства. Кожному розділові привласнюється номер, наприклад: 02 - Плановий відділ (при структурній схемі), 14 - Фінансування (при виробничо-галузевій схемі). Справа з номенклатурою конфіденційних справ, конфіденційні і відкриті журнали (картотеки) обліку конфіденційних документів, а також відкриті справи з матеріалами на конфіденційні документи (реєстри, квитанції, розписки на відправлені документи, акти перевірок наявності документів і ін.) містяться наприкінці номенклатури, що не має розподілу по розділах, а при наявності розділів у розділі, що відповідає назві підрозділу конфіденційного діловодства при структурній побудови номенклатури справ. Кожній справі присвоюється самостійний цифровий індекс, що складається з номера структурного підрозділу ( при структурній схемі побудови номенклатури) або номера напрямку (при виробничо-галузевій схемі) і через тире порядкового номера справи в межах кожного розділу, наприклад: 01-01, 01-02, 02-01 і т.д. У номенклатурі, що не має розподілу на розділи, замість індексу справи проставляється його порядковий номер за номенклатурою. Номенклатура конфіденційних справ має наступну форму. приклад 9.
При закладі справ, не передбачених номенклатурою, вони вносяться у відповідний розділ номенклатури в день закладу. Справи, що надійшли з інших підприємств, вносяться у відповідні розділи номенклатури з проставлянням дат їхнього фактичного закладу і - для закінчених справ - дат закриття. Якщо передбачене номенклатурою справа не була заведена, то по закінченні року в графі 9 проставляється відмітка " Справа не заводилося". Після закінчення року в номенклатурі зазначається кількість заведених справ постійного і тимчасового зберігання та перехідних на наступний рік. 1.4 Формування виконаних документів у справи
Документи з грифом “ Для службового користування ” після їх виконання формують у справи. Порядок формування цих справ передбачається зведеними номенклатурами справ установи. У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включають всі довідкові та реєстраційні картки і журнали на документи з грифом "Для службового користування" . Документи з грифом “ Для службового користування ” залежно від виробничої потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими документами з того самого питання. Якщо в установі створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом “ Для службового користування ” та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ “ Індекс справи ” до номера справи з документами з грифом “ Для службового користування ” додається позначка “ДСК”. Якщо документ з грифом “ Для службового користування ” додається до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставлять позначку “ДСК”, а до номенклатури справ вносять відповідні зміни. В установах, у яких створюють незначну кількість документів з грифом “ Для службового користування ” загальною номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком “ Документи з грифом “ Для службового користування ”. Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляють позначку “ЕК” (експертна комісія). Після закінчення діловодного року справи “ Документи з грифом “ Для службового користування ” переглядають постійні члени експертної комісії установи та у разі потреби приймають рішення про переоформлення документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формують в окрему справу, якій надають окремий заголовок і яку додатково включають до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишають у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ. Якщо у справі документи з грифом “ Для службового користування ” містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переоформлятися. Термін зберігання такої справи встановлюють відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка “ЕК” у графі номенклатури справ “ Термін зберігання ” закреслюють і зазначають уточнений термін зберігання. Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства. Справи з документами без грифа обмеження доступу, у яких накопичуються окремі документи з грифом “ Для службового користування ”, слід віднести до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і на титульному аркуші цих справ також проставляють гриф “ Для службового користування ”, а в загальну номенклатуру справ вносять відповідні уточнення. Кожна справа повинна мати не більш 250 аркушів. При більшій кількості аркушів заводиться новий том, який повинен мати той самий індекс і заголовок даної справи. Формування справ провадиться шляхом підшивки документів в обкладинки. Вилучення за якимись причинами документа зі справи дозволяється керівником підрозділу конфіденційного діловодства. Замість вилучених документів у справу вкладається довідка-заступник наступної форми: ДОВІДКА-ЗАСТУПНИК Документ № _____ від "____" _________ 200__ на _____арк. зі справи виключений і ___________________________________________________________________________________ ( вказується нове місце знаходження документа; при підшивці в іншу справу - індекс справи номер тому й аркушів; при відправленні - куди спрямований, постійно або тимчасово, найменування, номер і дату супровідного документа; при знищенні - номер і дата акта про знищення ) Підстава:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ( підпис ініціали, особи що робила вилучення, дата ) Оформлення конфіденційної справи включає опис справи на обкладинці, проставляння на внутрішній стороні обкладинки ініціалів і прізвищ осіб, допущених до справи, заклад картки обліку видачі справи, заповнення опису справи, складання завірчого напису, прошивання справи. На обкладинці вказуються : гриф конфіденційності справи; назва підприємства; назва структурного підрозділу; індекс ( номер справи ); крайні дати документів у справі, що повинні відповідати датам видання або надходження раннього і самого пізнього документів; кількість аркушів ( без аркушів опису документів опису ); термін збереження і номера статей по переліку документів із вказівкою термінів збереження. Написи на обкладинках повинні провадитись чітко, світлостійким чорнилом або тушшю. Обкладинка справи має наступну форму додаток 10 . додаток 10
Для службового користування
УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ Ж У Р Н А Л № 17-12 видачі автентифікаційних дискет користувачам АС Розпочато: 08. 01. 2007 р. Закінчено: 27. 12. 2007 р. На 10 аркушах Термін зберігання: 1 р.
м. ЛЬВІВ
У справах з документами з грифом “ Для службового користування ” мають бути внутрішні описи ( додаток 11 ). додаток 11 ВНУТРІШНИЙ ОПИС документів, які знаходяться в справі № 17 -06 за 2007 р. Мережа підприємств, організацій, установ, військових частин які фінансуються з державного бюджету та зміни до них № з/п Дата та номер документа Номер примірника Заголовок документу Номери аркушів справи Відмітка про вилучення документа із справи, його місце знаходження
вхідного підготовленого
1 2 3 4 5 6 7
2 0 0 7 рік
1.
2.
Всього до опису внесено _____ документів на ____ арк. Реєстрацію закінчено порядковим номером___ головний спеціаліст С.М. Макарова
Одночасно заводиться картка обліку видачі справи, що має наступну форму : К А Р Т К А справ та видань , що видаються з грифом "" Для службового користування" Обліку видачі справи № 17-06 Звіти підприємств, установ, організацій, військових частин, які фінансуються з державного бюджету № з/п номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок підрозділ і прізвище співробітника розписка і дата примітка
отримання повернення
Картка вкладається в паперову кишеню, що приклеєна до внутрішньої сторони обкладинки справи. Аркуші справи нумеруються. Нумерація аркушів проводиться при підшивці документів арабськими цифрами чорним графічним олівцем у правому верхньому куті листа без порушень тексту документа. При закритті справи на окремому чистому листі складається завірчий напис за такою формою:
У справі підшито, пронумеровано, та скріплено печаткою: 119 ( сто дев'ятнадцять) аркушів. Внутрішній опис документів на 3 ( трьох ) аркушах
Головний спеціаліст _________ С. М. Макарова 1.5 Використання документів. Зняття грифа" Для службового користування" Для роботи із справами з грифом “ Для службового користування ” допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з канцелярією, а до документів – згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівника установи (структурного підрозділу). Працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом “ Для службового користування ” визначає керівник установи. Забороняється користуватися відомостями із документів з грифом “ Для службового користування ” для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах тощо. Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави каналами зв’язку здійснюють лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації. Під час користування відкритим радіозв’язком забороняється передавати відомості обмеженого поширення. Такі відомості можуть передаватись за допомогою дротового зв’язку з проставлянням на документах і телеграмах штампа " Серія П". Представники інших установ допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом “ Для службового користування ” з дозволу керівників установ (структурних підрозділів), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту установи, в якій вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується. Виписки з документів і видань з грифом “ Для службового користування ”, що містять відомості обмеженого поширення, роблять у зошитах, які мають аналогічний гриф і після закінчення роботи надсилають на адресу установи, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом “ Для службового користування ”. Видання з грифом “ Для службового користування ” включають тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики. Справи і видання з грифом “ Для службового користування ” видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються з грифом “ Для службового користування ” , що має таку форму: К А Р Т К А справ та видань, що видаються з грифом " Для службового користування " Назва справи або видання_____________________________________________________ № п/п Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок Підрозділ і прізвище співробітника Розписка і дата примітка
отримання повернення
1 2 3 4 5 6
Ознайомлення представників засобів масової інформації із документами з грифом “ Для службового користування ” та передання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівників установ, які надали зазначеним документам гриф “ Для службового користування ”. Такі документи попередньо розглядають експертні комісії, які приймають письмові рішення про доцільність передавання або можливість зняття грифа “ Для службового користування ”, якщо на момент ознайомлення або передавання відомостей, що містяться у документах, втратили первісне значення. Якщо в документах з грифом “ Для службового користування ” містяться відомості, що належать до компетенції інших установ, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації можливе лише за письмовою згодою цих організацій. Забороняється надсилати за кордон видання з грифом “ Для службового користування ” у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо. 1.5.1 Зняття грифа" Для службового користування" Забезпечення скасування грифу обмеження доступу покладається на особу, яка надала зазначений гриф відповідному матеріальному носієві конфіденційної інформації, або на її правонаступника. Рішення про зняття грифу “ Для службового користування ” приймається експертною комісією установи – автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включають представників канцелярії, режимно-секретного органу та інших структурних підрозділів установи. Рішення комісії оформляють актом, що складають за довільною формою, його обов’язково затверджує керівник установи. В акті перелічують заголовки та номери за описами справ з яких знімають гриф “ Для службового користування ”додаток 12 додаток 12
ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник Головного управління Державного казначейства України у Львівській області Л.В. Панкевич " " 2008 р. АКТ № 1 матеріальних носіїв інформації "Для службового користування" , яким скасовано гриф "Для службового користування" в Головному управлінню Державного казначейства у Львівській області № п/п Назва матеріального носія секретної інформації Обліковий номер і дата реєстрації Посада, П.І.Б. посадової особи, яка надала гриф " ДСК " Місце знаходження матеріального носія секретної інформації ( том)
2 0 0 6 р.
1. Супровідний лист про зміни до розпису асигнувань Державного бюджету на 2006 р. 2 дск 07.02.06 Заст. нач. від. Зозуля С.Ю. Спр.07-07 т.1 с.25 Гриф скасовано
2. Витяг з повідомлення № 1075 про зміни до річного розпису асигнувань Державного бюджету на 2006 р. 3 дск 07.02 Заст. нач. від Зозуля С.Ю. Спр.07-07 т.1 с.26 Гриф скасовано
3. Витяг з повідомлення № 1075 про зміни помісячного розпису асигнувань спеціаль-ного фонду Державного бюджету на 2006 р. 4 дск 07.02.06 Заст. нач. від Зозуля С.Ю. Спр.07-07 т.1 с.27 Гриф скасовано
4. Витяг з повідомлення № 1075 про зміни розпису асигнувань загального фонду Державного бюджету на 2006 р. 5 дск 07.02.06 Заст. нач. від Зозуля С.Ю Спр.07-07 т.1 с.28 Гриф скасовано
Голова експертної комісії Когут П.Я. Дрозд Ю.Р Дзюба Н.Т. Куркова В.С. Мамчур М.В. Секретар експертної комісії Макарова С. М
Гриф “ Для службового користування ” погашають штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифу. 10.1.2007р. АКТ № 1 " Для службового користування " прим. № 1 Аналогічні відмітки вносяться до опису справ і номенклатури справ. Про зняття грифу обмеження доступу повідомляють усі установи, яким був надісланий цей документ (видання) додаток 13 додаток 13
УКРАЇНА ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ 79005, м. Львів, вул. К. Левицького, 18, тел. (0322) 76-77-71. Факс 225-53-11 23 січня 2007 р. № 17- 34 Командиру військової частини 4941 В. Сужнику Про зміну грифу матеріальних носіїв інформації "Для службового користування " З метою проведення роботи щодо зміни грифа матеріальних носіїв інформації " Для службового користування", підготовлених у Головному управлінні Державного казначейства України у Львівській області та направлених на Вашу адресу в 2006 році, надсилаємо повідомлення про перелік документів, яким скасовано гриф секретності, відповідно до акту № 1 від 12.01.2007 р. Додаток : Повідомлення про перелік документів, яким скасовано гриф " Для службового користування" Головним управлінням Державного казначейства України у Львівській області, відповідно до акту № 1 від 12.03.07 на 2-х аркушах - тільки адресату. Начальник В.В. Карпенко Вик. Макарова С.М Тел. 247-12-61 П О В І Д О М Л Е Н Н Я про перелік документів, яким скасовано гриф " Для службового користування Головним управлінням Державного казначейства України у Львівській області відповідно до акту № 1 від 11.01.07 № п/п
Назва матеріального носія секретної інформації Обл. номер і дата реєстрації Підстава Гриф секретності
Попередній Наданий
1 Супровідний лист про зміни до розпису асигнувань Державного бюджету на 2006 рік 2-дск 28.07.06 Акт ЕК від 12. 03. 07 № 1 Для службового користування Гриф скасовано
2 Витяг з повідомлення № 145 про зміни помісячного розпису асигнувань загального фонду державного бюджету на 2006 рік. 117 дск 28. 07. 06 Акт ЕК від 12. 03. 07 № 1 Для службового користування Гриф скасовано
30 Витяг з повідомлення № 199 про зміни річного розпису асигнувань загального фонду державного бюджету на 2006 рік. 128 дск 19. 08. 05 Акт ЕК від 12. 03. 07 № 1 Для службового користування Гриф скасовано
Головний спеціаліст В.М. Макарова 1.6 Відбір документів для зберігання і знищення Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом “ Для службового користування ”, розгляд і затвердження її результатів здійснюють відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльність експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу установи передають в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом “ Для службового користування ”, включають в опис справ постійного зберігання разом з іншими справами, що містять відкриту інформацію постійного зберігання, приклад 14 приклад 14 Для службового користування Прим. єдиний Фонд № ЗАТВЕРДЖУЮ Опис № 2 Начальник Головного управління Справ постійного терміну зберігання Державного казначейства України 3а 2006 рік у Львівській області Л.В. Панкевич " ___"____________2008 № з/п Індекс справи
Заголовок справи ( тому) Строк зберігання справи, тому. Стаття за переліком Дата заведення ( закінчен.) справи , тому Кількість аркушів у справі, томі примітка
2 0 0 5 рік
1. 19 Номенклатура таємних та для службового користування справ по управлінню ДКУ у Львівській області на 2005 р. Постійно ст.33 Переліку 1997р. ст.330 1561-12 08.01.04 29.12.04 7
Всього за 2005 рік зареєстровано 1 ( один ) документ. Головний спеціаліст по режимно-секретній роботі В.С. Макарова
2 0 0 6 рік
2. 19 Номенклатура таємних та для службового користування справ по управлінню ДКУ у Львівській області на 2005-2006 р. Постійно ст.33 Переліку 1997р. ст.330 1561-12 04.01.05 28.12.06
Всього за 2006 рік зареєстровано 1 ( один ) документ. Головний спеціаліст по режимно-секретній роботі В.С. Макарова
До цього розділу внесено 2 ( два ) документа з 1 по 2 номер Опис уклав : головний спеціаліст режимно-секретної роботи __________ В.С. Макарова підпис ініціали та прізвище Головний спеціаліст режимно-секретної роботи _____________ В.С. Макарова підпис ініціали та прізвище " СХВАЛЕНО " Протокол № 1 Експертної комісії Головного управління Державного казначейства України у Львівській області від " " ________________ 2008 року Включені в дійсний опис справи і документи прийняв Найменування посади працівника архіву установи _____________ В.Д. Деркач
На справах з документами, що мають гриф “ Для службового користування ” з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися, їхню передачу до архівного підрозділу здійснюють за номенклатурами справ. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення опису справ і обкладинки, складання описів справ) здійснюють згідно з правилами, встановленими Держкомархівом України. 1.6.1 Знищення документів Після затвердження описів справ і документів постійного терміну збереження складається акт про виділення справ і документів з грифом “Для службового користування” за відповідний період до знищення, у який включаються відібрані ЕК для знищення справи, окремі документи зі справ і документи виділеного збереження додаток 15
Кожна справа, кожен документ і обліковий журнал (картотека) з грифом “ Для службового користування ” вносяться в акт окремою позицією і повинні відповідати даним про них, зафіксованим у протоколі ЕК і облікових формах. Якщо справа складається з декількох томів, то кожний з них включається в акт окремою позицією, а в графі 3 замість другого і наступного томів пишеться: "Те ж, т ", з додаванням номера тому.
При внесенні в акт справ, з яких перед знищенням були вилучені окремі документи, у графі 6 вказується фактична кількість аркушів, що залишилася в справі.
Перед знищенням включених в акт справ, документів і облікових журналів з грифом “ Для службового користування ” перевіряється відповідність даних акта з записам у протоколі ЕК, номенклатурі справ, журналі обліку документів виділеного збереження, на обкладинках і в завірчих аркушах справ і документів виділеного збереження, в описах документів справи (по документах, вилученим зі справи). Аркуші й облікові картки прораховуються, складені документи розвертаються. Відповідність даних завіряється в акті підписами осіб, що перевіряли .
Знищення справ, документів і облікових журналів (картотек) повинно провадитися шляхом спалювання або за допомогою паперорізної машини.
При знищенні документів поза територією підприємства, доставка їх до місця знищення провадиться на службовому транспорті і приймаються міри, що виключають доступ до документів сторонніх осіб.
Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ”, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню разом з іншими справами, які не мають грифа обмеження доступу, відібраними для знищення. При цьому у графі “ Заголовок справ ” після номерів цих справ проставляють відмітку “ДСК”.
Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ Для службового користування ” перед тим як здавати на переробку як макулатуру, треба обов’язково подрібнити до стану, що унеможливлює іх прочитання .
Після знищення матеріалів з грифом “ Для службового користування ” в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) роблять відмітку "Знищено. Акт №___ від (число, місяць, рік)".
Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищують без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.
додаток 15 ЗАТВЕРДЖУЮ ________________________ посада керівника організації _____________________________ прізвище та ініціали ________________________ підпис, дата АКТ про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню в ( найменування організації ) від _________ №___________ ______________________ ( місце складання ) На підставі__________________________________________________________________________________________ ( назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх збереження ) _____________________________________________________________________________________________________ відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи фонду № _____________________________________________________________________________________________________ ( найменування фонду ) № з/п Заголовок справи ( документа) Дата справи (документа) або крайні дати справ, документів Номери описів, номенклатур за рік ( роки) Індекс справи (тому ) за номенклатурою або номер справи за описом Кількість справ ( томів) Термін зберігання справи (тому) і номер статей за переліком Примітка
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Переписка про постачання сировини 2005 2 03-14-дск 1 2 р. ст. 48
20. Лист про укладення договору 2005 2 140 -дск 1 2р. ст. 19
Всього підлягає знищенню 20 ( двадцять ) справ за 2005 рік (цифрами та літерами ) СХВАЛЕНО : Протокол від 11.01.2008 р. № 1 Експертизу проводив __________________ _____________ ______________________ ( посада особи ) ( підпис ) ( прізвище та ініціали ) Дата ____________ Включені в акт справи і документи звірені з записами в протоколі ЕК, акті й облікових формах В.М. Макарова Справи і документи знищені шляхом спалення. В.М. Макарова Відмітки про знищення справ і документів у номенклатурі справ, журналі обліку документів виділеного збереження й в описах документів зроблені. В.М. Макарова Після знищення матеріалів з грифом “ Для службового користування ” в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) роблять відмітку " Знищено. Акт №___ від (число, місяць, рік) ". Складання акта про виділення до знищення справ і документів і проставляння в облікових формах оцінок про їхнє знищення здійснюється співробітником підрозділу конфіденційного діловодства установи. У перевірці правильності включення в акт справ і документів і в їхньому фізичному знищенні, крім цього співробітника, повинен брати участь працівник підрозділу секретного діловодства . 1.7 Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності Для забезпечення фізичної схоронності документів з грифом "Для службового користування " і запобігання витоку інформації, що утримується в них, повинен бути встановлений спеціальний режим їхнього збереження.
Приміщення підрозділу конфіденційного діловодства, призначені для цілодобового збереження конфіденційних документів і справ, з метою забезпечення додаткових гарантій від стороннього проникнення в них повинні бути відповідно обладнані.
Вхід у такі приміщення необхідно строго регламентувати. Крім керівника підприємства і співробітників, що мають пряме відношення до обробки і збереження документів з грифом " Для службового користування " у приміщення можуть допускатися особи, що забезпечують їхнє обслуговування. Вікна приміщень повинні мати надійні засоби захисту, що виключають можливість проникнення в приміщення сторонніх осіб. Якщо приміщення розташоване на першому або останньому поверсі, або поруч з ними знаходяться пожежні сходи, балкони, ринви або інші які-небудь прибудови з допомогою яких можна проникнути в приміщення, то для запобігання проникнення, вікна додатково захищаються металевими ґратами з замком які при необхідності розкриваються.
По закінченні робочого дня двері необхідно не тільки замикати, але й опечатувати печаткою підрозділу (або співробітника підрозділу) конфіденційного діловодства. Печатка проставляється на тонкий шар пластиліну або спеціальної мастики таким чином, щоб відбиток неможливо було зняти і відновити. Перед відмиканням дверей перевіряється схоронність відбитка печатки і цілісність. При виявленні спроб проникнення в приміщення потрібно негайно довести до відома службу охорони і доповісти керівникові підприємства. До ухвалення рішення керівником підприємства приміщення не відкриваються і забезпечуються фізичною охороною.
Для запобігання несанкціонованого входу в приміщення протягом робочого дня на двері можуть встановлюватися електромеханічні або електронні замки. Документи з грифом " Для службового користування " повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах ), які надійно замикаються та опечатуються по закінченні робочого дня співробітниками, відповідальними за облік і збереження документів з грифом " Для службового користування " . Вхідні двері, вікна приміщень, а також сейфи, шафи і стелажі варто оснастити охоронною сигналізацією, зв'язаною зі службою охорони підприємства або службою позавідомчої охорони.
Приміщення, у яких для фіксації, обробки, збереження, відтворення і передачі конфіденційної документованої інформації використовуються електронно-обчислювальні машини, електронні множні апарати й інші технічні засоби, що створюють електромагнітні випромінювання, необхідно обладнати додатковими приладами захисту, що запобігають перехопленню суперником електромагнітних сигналів, що несуть конфіденційну інформацію. У цих цілях доцільно здобувати сертифіковані технічні засоби обробки інформації, що відповідають вимогам по захисту конфіденційної інформації від її витоку. Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом " Для службового користування" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій автоматизованій системі вимогам щодо захисту інформації. Ключі від приміщення, металевих ґрат на вікнах, сейфів, шаф де зберігаються документи з грифом " Для службового користування " повинні бути в наявності у 2-х екземплярах - робочі і запасні. Запасні екземпляри ключів можуть зберігатися в опечатаних їхніми власниками пеналах , в службі охорони. Робочі екземпляри ключів від сейфів, шаф у неробочий час можуть зберігатися в опечатаному пеналі в службі охорони установи, з внесенням відповідних даних в журналі передачі-прийому під охорону приміщень і пеналів із ключами. У випадку втрати робочих або запасних екземплярів ключів про це негайно ставиться до відома керівника установи та режимно-секретний підрозділ. Усі сейфи, шафи і стелажі, встановлені в приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства й у службових кімнатах виконавців, у яких цілодобово, або в робочий час, зберігаються конфіденційні документи, а також ключі від них, повинні враховуватися підрозділом конфіденційного діловодства . Щорічно повинна проводитися перевірка фактичної наявності ключів від сховищ. При виникненні надзвичайної ситуації співробітники підрозділу конфіденційного діловодства повинні негайно викликати пожежну команду або відповідну аварійну службу, повідомити керівника підприємства, вжити заходів до ліквідації надзвичайної ситуації, а при неможливості ліквідації забезпечити охорону документів власними силами, а також силами охорони установи і почати евакуацію документів у заздалегідь визначне місце. Справи з грифом “ Для службового користування ”, видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ того самого дня. Окремі справи з грифом “ Для службового користування ” з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу установи можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умов повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання. Документи з грифом “ Для службового користування ” передавати іншим співробітникам можна тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку. Забороняється вилучати із справ або переміщати документи з грифом “ Для службового користування ” з однієї справи до іншої без дозволу канцелярії. Про всі проведені вилучення або переміщення документів роблять відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи. Забороняється виносити документи з грифом “ Для службового користування ” за межі службових приміщень установи. В разі службової необхідності, керівник установи ( структурного підрозділу ) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення установи документи з грифом “ Для службового користування ” для їх погодження, підписання тощо в установах, що знаходяться в межах одного населеного пункту. Особам, відрядженим до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом “ Для службового користування ”. Ці матеріали слід заздалегідь надіслати на адресу установи за місцем відрядження працівника (вкладені у конверт або упаковані, щоб виключити можливість доступу до них). В окремих випадках з дозволу керівника установи, дозволяється перевозити документи з грифом “ Для службового користування ” до іншого населеного пункту, якщо у складі групи є не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), які мають виконувати роботу з документами в іншому населеному пункті. У разі зміни працівника, відповідального за облік і зберігання документів ( справ ) з грифом “ Для службового користування ” складають за довільною формою акт приймання-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником установи (структурного підрозділу).
1.7.1 Перевірка наявності документів з грифом “ Для службового користування ” Перевірка наявності документів з грифом “ Для службового користування ” здійснюється щорічно комісією, яка призначається наказом керівника установи. До складу цієї комісії обов’язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівник режимно-секретного органу додаток 16.
Додаток 16 Для службового користування Прим. єдиний
УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ У ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ 79005, м. Львів, вул. К. Левицького, 18, тел. (0322) 76-77-71 Н А К А З 10. 01. 2008 р. 2- ДСК № 1 Про перевірку наявності документів з грифом "Для службового користування" Відповідно до ст. 61 про перевірку наявності документів і справ з грифом " Для службового користування" (отримання, відправлення, розмноження та знищення), та звірку реєстраційних даних із фактичною наявністю документів за 2006 рік відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893,
Н А К А З У Ю : Створити комісію з працівників управління, яким надано допуск до державної таємниці за відповідною формою, в наступному складі: Голова комісії : Марусяк М.А. - заступник начальника Головного управління; Члени комісії: Дудко Ю.Р. - начальник управління інформаційних технологій; Шевчук О.В - заступник начальника відділу обслуговання установ правоохоронних органів та силових структур ; Ткач М.В. - головний казначей відділу обслуговання установ правоохоронних органів та силових структур ; Ткачук О.М. - головний спеціаліст сектору захисту інформації; Макарова В.С. - головний спеціаліст режимно-секретнoї роботі. Комісії 25 -27 січня 2008 року провести перевірку наявності документів і справ з грифом " Для службового користування" (отримання, відправлення, розмноження та знищення) Головного управління Державного казначейства України у Львівській області, про що скласти відповідний акт. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою. Начальник Л. В. Панкевич У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів з грифом "Для службового користування," перевірка їх наявності здійснюється один раз на п’ять років. Результати перевірки наявності оформляються актом додаток 17. додаток 17 ЗАТВЕРДЖУЮ ________________________ посада керівника організації _____________________________ прізвище та ініціали ________________________ підпис, дата АКТ перевірки наявності та стану документів і справ в ( найменування організації ) від _________ №___________ ______________________ ( місце складання ) Акт на підставі наказу від _____ № ______ комісією: Голова комісії: ( посада, прізвище, ініціали ). Члени комісії: ( посада, прізвище, ініціали ). Перевіркою встановлено: 1. Усього за номенклатурою справ налічується ______ справ, з них в наявності _______. Не виявлено________ ( індекси, номери документів, справ, видань ). 2. Знайдено не внесених до журналів обліку документів ( справ, видань )__________. 3. Характеристика стану документів, справ та видань:_____________________________ ___________________________________________________________________________ Рішення керівника канцелярії ( архівного підрозділу за результатами перевірки ) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Голова комісії: ( прізвище, ініціали ). Члени комісії: ( прізвище, ініціали ). Про факти втрати документів з грифом " Для службового користування " або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до керівника установи, режимно-секретного підрозділу та канцелярії, а також письмово повідомляються органи СБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів. Для розслідування факту втрати документів з грифом "Для службового користування " або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника організації призначається комісія, висновок якої затверджується керівником організації. Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого керівником установи. Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання, після затвердження їх керівником установи, передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом " Для службового користування ", а також інших порушень Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством. Запитання для самоконтролю: 1. Контроль за обігом документів, які містять із гриф "Для службового користування", що є власністю держави здійснюють: 1. начальник канцелярії, установи, організації; 2. режимно-секретний орган установи, організації; 3. керівник установи, організації; 4. Служба безпеки України; 2. До складу експертних комісій організацій включаються: 1. представник режимно-секретного підрозділу та начальники відділів установи ; 2. кваліфіковані фахівці установи; 3. представник режимно-секретного підрозділу та кваліфіковані спеціалісти установи ; 3. Перелік відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, і яким надається гриф обмеження доступу " Для службового користування" розробляються: 1. державними експертами, згідно з орієнтованими критеріями віднесення інформації до конфіденційної; 2. експертними комісіями міністерств, центрального органу виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим, обласних, Київської та Севастопольської міськими держадміністраціями згідно з орієнтованими критеріями віднесення інформації до конфіденційної; 3. Службою безпеки України, згідно з орієнтованими критеріями віднесення інформації до конфіденційної; 4. Якщо гриф " Для службового користування " неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації , то він має бути зазначений у: 1. супровідному документі; 2. листі - підтвердженні; 3. листі - повідомлені ; 5. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування " на виданні визначається : 1. автором ( укладачем ) видання; 2. керівником, який підписав видання до друку; 3. автором ( укладачем ) видання і керівником, який підписав видання до друку; 6. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування " на документі визначається: 1. виконавцем документа; 2. виконавцем та особою, що підписує документ; 3. керівником організації, який підписав цей документ; 7. Керівники яких установ мають право зняти гриф "Для службового користування " з відповідних документів? 1. керівники міністерств, центральних органів виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, районних держадміністрацій, установ, організацій, які затвердили переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави; 2. керівники міністерств, центральних органів виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної республіки Крим , обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, які користуються переліком відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави; 3. керівники міністерств, центральних органів виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, які затвердили переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави; 8. Відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів із грифом " Для службового користування " несуть: 1. керівники організацій; 2. керівник канцелярії організацій; 3. керівник режимно-секретного органу організації; 9. Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів із грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог інструкції №1893 покладається: 1. керівників організацій; 2. режимно-секретні органи організацій; 3. канцелярії організацій; 10. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом " Для службового користування " та випадкам втрат таких документів покладається на: 1. керівників організацій; 2. режимно-секретні органи організацій; 3. канцелярії організацій; 4. виконавця, який розробив документ з грифом " Для службового користування ". 11. Співробітники організацій, які працюють із конфіденційними документами, що є власністю держави і мають гриф " Для службового користування" в обов’язковому порядку: 1. підлягають ознайомленню з Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893; 2. підлягають ознайомленню під розписку з Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893; 3. складають залік по знанню основних положень Постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.98 №1893; 12. Що забороняється працівникам організацій, які допущені до роботи з документами з грифом "Для службового користування"? 1. повідомляти письмово будь-кому про відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою; 2. повідомляти устно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою; 3. повідомляти устно про відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою; 13. Ознайомлення співробітників організацій з Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893 "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави " здійснюють: 1. керівників організацій; 2. режимно-секретні органи організацій; 3. канцелярії організацій; 14. Приймання та облік ( реєстрацію ) документів з грифом " Для службового користування " здійснюється: 1. режимно - секретним органом організації; 2. канцелярією організації; 3. структурним підрозділом установи, до якого надійшла кореспонденція; 15. Що перевірють працівники канцелярії у кореспонденції з грифом "Для службового користування"яка надійшла до установи? 1. номери, кількість сторінок та наявність додатків зазначених у супровідному листі; 2. кількість сторінок та примірників та наявність додатків зазначених у супровідному листі; 3. номери, кількість сторінок та примірників документів та наявність додатків, зазначених у супровідному листі; 16. Уразі відсутності у конвертах ( пакетах ) документів або додатків до них з грифом "Для службового користування ", що складається і скільки примірників? 1. акт у двох примірниках; 2. протокол у трьох примірниках; 3. лист - повідомлення у двох примірниках; 17. Що роблять з документами з грифом "Для службового користування", які надішли в установу помилково? 1. складається акт у двох примірниках, один з них надсилається відправнику разом з документами; 2. повертаються відправнику або пересилаються адресатові; 3. повідомляється СБУ, після чого відправляється адресатові; 18. Які документи з грифом "Для службового користування "підлягають реєстрації? 1. вхідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування"; 2. вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування"; 3. вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування"; 19. Як обліковуються документи з грифом " Для службового користування "? 1. за кількістю сторінок; 2. за кількістю примірників; 3. за кількістю сторінок та примірників; 20. Як обліковуються видання ( книги, брошури ) з грифом " Для службового користування "? 1. за кількістю примірників; 2. за кількістю примірників; 3. за кількістю сторінок та примірників; 4. за кількістю сторінок; 21. Як ведеться облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"? 1. облік ведеться в журналі разом з документами "Для службового користування; 2. облік ведеться в журналі разом з іншою несекретною документацією при цьому додається позачка "ДСК"; 3. облік ведеться в журналі окремо від від обліку паперових носіїв з грифом "Для службового користування"; 22. У разі коли обсяг документів із грифом " Для службового користування " незначний чи дозволяється вести їх облік ( реєстрацію ) з іншою несекретною документацією? 1. не дозволяється; 2. на рішення керівника організації; 3. дозволяється, при цьому до документів додається позначка "ДСК "; 23. Що зазначається на останній обліченій сторінці робочого зошита, журнала з грифом "Для службового користування"? 1. робиться запис про кількість сторінок у журналі, якій підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою "Для пакетів"; 2. робиться запис про кількість сторінок у журналі, якій підписується працівником режимно-секретного підрозділу та завіряється печаткою цього підрозділу ( РСО ); 3. робиться запис про кількість сторінок у журналі, якій підписується начальником канцелярії та завіряється печаткою режимно-секретного підрозділу ( РСО); 24. Що саме проставляється на кожному зареєстрованому документі та супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" ? 1. штамп, у якому зазначається найменування організації та дата надходження документа; 2. штамп , у якому зазначається реєстраційний номер та дата надходження документа в організацію; 3. штамп, у якому зазначається найменування організації та реєстраційний номер документа; 4. штамп, у якому зазначається найменування організації, реєстраційний номер та дата надходження; 25. Як і де реєструється одержаний для розсилання тираж видання з грифом"Для службового користування"? 1. реєстується за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування"; 2. реєстується за одним вхідним номером у журналі обліку вхідних документів (видань) з грифом "Для службового користування"; 3. реєстується за одним вхідним номером у пакетно-контрольному журналі з грифом "Для службового користування"; 26. Відповідальність за випуск документів з грифом " Для службового користування ", що тиражуються в установі, несуть: 1. керівник канцелярії організації у якій вони тиражуються; 2. керівник режимно-секретних підрозділу організацій у якому вони тиражуються ; 3. керівник установи ( структурного підрозду) у якому вони тиражуються; 27. Документи з грифом "Для службового користування " одержані від сторонніх організацій можуть бути розмножені тільки за згодою : 1. керівників організацій; 2. режимно-секретного підрозділу організації; 3. начальника канцелярії організації; 4. організації, що їх надіслала; 28. Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "Для службового користування" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, із використанням автоматизованої системи дозволяється тільки за: 1. наявності виданого в установленому порядку ДСТЗІ атестата відповідності комплексної системи захисту в цій автоматизованій системі вимогам щодо захисту інформації; 2. умови технічного захисту автоматизованої системи та не підключення її до загальної мережі; 3. наявності проведеної роботи з технічного захисту автоматизованій системі; 29. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна зазначити: 1. кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця і дату друкування документа; 2. прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа; 3. кількість надрукованих примірників і датудрукування документа; 4. кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа; 30. Надруковані і підписані документи з грифом " Для службового користування " разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації: 1. співробітнику архівного підрозділу організації, який здійснює їх облік; 2. співробітнику канцелярії організації, який здійснює їх облік; 3. співробітнику режимно-секретного підрозділу організації, який здійснює їх облік; 31. Розмноження документів із грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з чого дозволу і під чим контролем? 1. керівника установи ( структурного підрозділу) під контролем канцелярії; 2. керівника установи ( структурного підрозділу) під контролем режимно-секретного підрозділу; 3. начальника режимно-секретного підрозділу; 32. Розмноження документів із грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється за кількістю їх: 1. примірників; 2. аркушів; 3. екземплярів; 33. За чиїм дозволом і згідно якого документу здійснюється розмноження документів із грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах? 1. начальника канцелярії організації за підписаними нарядами під контролем режимно-секретного підрозділу; 2. начальника організації ( структурного підрозділу) за підписаними нарядами під контролем канцелярії; 3. начальника режимно-секретного підрозділу за підписаними нарядамиї; 34. Чи дозволяється вести облік документів з грифом "Для службового користування" у друкарнях та відділах розмножувальної техніки, що тиражуються в незначному обсязі. в одному журналі разом з іншими несекретними документами? 1. не дозволяється; 2. дозволяється, при цьому до реєстраційного номера , чи назви документа додається позначка "ДСК"; 3. дозволяться, з дозволу начальника режимно-секретного підрозділу установи в окремому журналі підготовлених ( розмножених ) документів з грифом "Для службового користування"; 35. Після закінчення друкування документів з грифом " Для службового користування " у друкарні що саме складається і за чиїми підписами? 1. складається акт за підписами членів експертної комісії про те, що набір був розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені; 2. складається акт за підписами начальника режимно-секретного підрозділу і начальника канцелярії установи, що набір був розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені;. 3. складається акт за підписами замовника і виконавця, що набір був розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені; 4. пишетьяс доповідна записка про те, що набір розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені за підписами замовника і виконавця; 36. Чи дозволяється використовувати для розмноження документів з грифом "Для службового користування" розмножувальну техніку, що не обладнана технічними засобами захисту інформації? 1. забороняється; 2. дозволяється за дозволом начальника технічного захисту інформації та керівника установи; 3. дозволяється за дозволом начальника режимно-секретного підрозділу та керівника установи; 37. На підставі якого документа здійснюється розсилання ( відправлення ) тиражу документів з грифом "Для службового користування" ? 1. рознарядок, підписаних керівником організації та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються; 2. заявки підписаних керівником організації та керівником режимно-секретного підрозділу, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються; 3. доповідної записки, підписаного керівником організації, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються; 38. Як здійснюється пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України? 1. простим поштовими відправленнями; 2. рекомендованими або цінним поштовими відправленнями; 3. на підставі письмового доручення; 39. На підставі яких документів здійснюється доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій? 1. письмового доручення; 2. договору між установами; 3. інструкції; 40. Що зазначається на упаковці ( конверті ) з документами з грифом "Для службового користування"? 1. адреса і найменування одержувача та відправника, прізвища і посади керівника організації, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК"; 2. адреса і найменування одержувача та відправника, прізвища і посади керівника організації, позначка"ДСК"; 3. адреса і найменування одержувача та відправника, позначка "ДСК"; 4. адреса і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК"; 41. Що забороняється зазначати на конвертах ( упаковках ) документів з грифом "Для службового користування"? 1. прізвища і посади керівників організацій ( структурних підрозділів ) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів; 2. прізвища і посади керівника організації, номери вкладених документів ; 3. прізвища виконавців документа та найменування структурного підрозділу, а також номери вкладених документів "ДСК"; 42. Ознайомлення іноземних громадян з документами з грифом " Для службового користування ", а також передавання конфіденційної інформації здійснюється у порядку передбаченому: 1. Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними , затвердженою постановою кабінету Міністрів України від 22.05.96 р. № 558; 2. Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (інструкцію доповнено розділом згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 19.07.2006р. №1000); 3. Інструкцією про порядок охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19.07.2006 р. № 1000) 43. Як здійснюється ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких документів? 1. за письмовим рішенням експертних комісій установи про доцільність передавання документів з грифом "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратилили первісне значення та за письмовим дозволом керівника організації, який затвердив перелік відомомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави; 2. за письмовим рішенням експертних комісій установи про доцільність передавання документів з грифом "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратилили первісне значення; 3. за письмовим дозволом керівника організації, який затвердив перелік відомомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави; 44. Документи з грифом " Для службового користування " після виконання формуються в : 1. довідкову картотеку; 2. контрольно-довідкову картотеку; 3. справи; 45. Чи дозволяється формувати документи з грифом "Для службового користування " разом з іншими документами з одного й того ж питання у справи? 1. не дозволяється; 2. дозволяється, на справі проставляється позначка " ДСК "; 3. на рішення начальника канцелярії установи; 46. Що саме повинна мати кожна справа з документами " Для службового користування "? 1. внутрішні описи; 2. список осіб, які мають право працювати з цією справою підписаний начальником канцелярії організації; 3. список осіб, які мають право працювати з цією справою підписаний начальником режимно-секретного підрозділу організації; 47. До роботи із справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ згідно із списками погодженими з: 1. режимно-секретним органом установи, організації; 2. керівником установи, організації; 3. канцелярією установи, організації; 48. До роботи із документами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих документів згідно з: 1. вказівками, викладеними у резолюціях керівників; 2. вказівками начальника канцелярії установи; 3. вказівками начальника режимно-секретного підрозділу організації; 49. Ким визначаються категорії працівників, які допускаються до роботи з виданням з грифом "Для службового користування"? 1. начальником режимно-секретного підрозділу установи, організації; 2. начальником канцелярії установи, організації; 3. керівником установи, організації; 50. Які відомості забороняється передавати під час користування відкритим радіозв’язком? 1. відомості відкритого поширення; 2. відомості обмеженого поширення; 3. відомості загального поширення; 51. Чи можна передавати відомості обмеженого поширення під час користування відкритим радіозв"язком? 1. не дозвольється передавати відомості обмеженого поширення під час користування відкритим радіозв"язком; 2. дозволяється передавати відомості обмеженого поширення за допомогою дротового зв"язку з проставленням на документахі телеграмах штампа"Серія П"; 3. дозволяється за письмовим наказом керівника установи; 52. Які відомості, що можуть передаватись відкритим радіозв"язком забороняється вказувати під час користування відкритим радіозв"язком (дротовим зв'язком )? 1. телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів; посади адресатів і відправників; 3. телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів та посади адресатів і відправників; 53. Чи допускаютья представники інших організацій, які прибули у відрядження в установу, до ознайомлення з документами "Для службового користування"? 1. дозвіл до роботи з документами не надоється; 2. допускаються з дозволу начальника режимно-секретного підрозділу установи, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується; 3. допускаються з дозволу начальника канцелярії установи, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується; 4. допускаються з дозволу керівника установи, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується; 54. Де роблять виписки з документів і видань з грифом "Для службового користування" представники інших організацій, які прибули в установу у відрядження? 1. до ознайомлення і роботи з документами "Для службового користуваннчя" представники інших організацій не допускаються; 2. у зареєстрованих зошитах, що мають гриф "Для службового користування,", які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, що надала дозвіл на ознайомлення і роботу з тими документами;с. 37 3. у своїх у зареєстрованих зошитах, що мають гриф "Для службового користування,", які вони превезли з собою; 55. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в: журналі обліку вхідних документів із грифом " Для службового користування"; 2. картці обліку справ і видань; 3. пакетно-контрольному журнал ; 4. журналі реєстрації вхідних документів з грифом " Для службового користування"; 56. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" співробітниками організації, де перебувають документи, проводяться з дозволу: 1. начальника канцелярії організації; 2. начальника режимно-секретного підрозділу установи; 3. керівника організації( структурного підрозділу); 57. Чи дозволяється копіювання документів з грифом "Для службового користування"для сторонніх організацій, одержаних від інших організацій? 1. копіювання не дозволяється; 2. копіювання здійснюється за погодженням з організацією-автором цих документів; 3. копіювання здійснюється за письмовим наказом керівника установи, до якого надійшли документи; 4. копіювання здійснюється за вказівкою начальника канцелярії під контролем працівника режимно- секретного органу установи, до якого надійшли ці документи; 58. Видача громадянам України видань з грифом "Для службового користування" у масових бібліотеках здійснюється за письмовим клопотанням керівників організацій. Протягом якого часу ці дозволи дійсні ? 1. 1-го місяця; 2. 6-ти місяців; 3. 12-ти місяців; 59. Видача громадянам України видань з грифом "Для службового користування" у масових бібліотеках здійснюється за : 1. письмовим клопотанням керівників організацій, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи; 2. письмовим клопотанням начальників канцелярій організацій, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи; 3. письмовим клопотанням керівників режимно-секретних підрозділів, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи; 60. Рішення про зняття грифа " Для службового користування " приймається експертною комісією організації-автора документа ( видання) чи правонаступника й оформляється: 1. наказом; 2. розпорядженням; 3. актом; 4. протоколом; 61. Ким затверджується акт про зняття грифа для "Для службового користування"? начальником режимно-секретного підрозділу установи; начальником архіву установи; начальником канцелярії установи; 4. керівником установи; 62. Які організації повідомляють про скасування грифа Для службового користування"? 1. про зняття грифа обмеження доступу повідомляють всі організації, яким надсилався цей документ; 2 про зняття грифа повідомляють СБУ; 3. про зняття грифу повідомляють; 63. Ким приймається рішення про зняття грифа "Для службового користування"? начальником архіву організації автора документа ( видання) чи правонаступника; начальником режимно-секретного підрозділу організації автора документа ( видання) чи правонаступника; 3. експертною комісією організації автора документа ( видання) чи правонаступника; 4. керівником організації автора документа ( видання) чи правонаступника; 64. Що зазначають на обкладинках справ з яких знято гриф "Для службового користування"? 1. дата ат номер акта, що став підставою для зняття грифа; 2. дата та номер протоколу експертної комісіі, що став підставою для зняття грифа; 3. дата та номер наказу керівника установи про зняття грифа; 65. Яка Постанова Кабінету Міністрів Укразни м визначає проведення експертизи цінності документів і справ з грифом "Для службового користування"? 1. Постанова Кабінету Міністрів України від 09.08.1993 р. № 611 "Про перелік відомостей, що не становлять державної таємниці"; 2. Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використанння документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави"; 3. Постанова Кабінета Міністів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 "Положення про принципи і крітерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду"; 66. Які справи з документами з грифом "Для службового користування" передаються до архівного підрозділу за номенклатурою справ? 1. з терміном зберігання до 10 років; 2. з терміном зберігання понад 10 років; 3. постійного терміну зберігання; 67. На які справи з грифом секретності " Для службового користування " описи не складаються? 1. з терміном зберігання до 5 років; 2. з терміном зберігання до 10 років; 3. з терміном зберігання понад 10 років; 68. Чи можуть справи, видання з грифом "Для службового користування", які відібрані до знищення і не мають наукової, історіко-культурної цінності та втратили практичне значення включатися взагальний акт разом з іншими несекретними справами відібраними для знищення? 1. справи, видання з грифом "Для службового користування", які відібрані до знищення не можуть включатися у загальний акт; 2. справи, видання з грифом "Для службового користування", які відібрані до знищення можуть включатися у загальний акт з відміткою "ДСК"; 3. справи, видання з грифом "Для службового користування", які відібрані до знищення оформлюються окремим актом; 69. Яка робиться відмітка в облікових документах після знищення документів з грифом "Для службового користування? Знищено. Наказ № 34 від 10.09.08 р.; Знищено. Протокол № 34 від 10.09.08 р.; Знищено. Акт № 34 від 10.09.08 р.; 70. Які документи з грифом "Для службового користування" знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах? 1. інформаційні бюлетні, інформаційні видання, телефонні та адресні довідники; 2. чернетки та проекти документів з грифом "Для службового користування", а також довідково- інформаційна документація та література; 3. робочі зошити виконавців виконавців; 71. Якими працівниками установи робляться відмітки в облікових формах про знищення документів "Для службового користування" без акту ? Засвідчуються підписами виконавця і працівника відповідального за їх облік і зберігання; Засвідчуються підписами працівників режимно-секретного підрозділу відповідальних за їх облік і зберігання; 3. Засвідчуються підписами працівників канцелярії відповідальних за їх облік і зберігання ; 4. Засвідчуються підписами працівників архіву відповідальних за їх облік і зберігання; 72. Де зберігаються документи з грифом " Для службового користування"? 1. у службових приміщення, які надійно замикаються та опечатуються; 2. у службових приміщеннях у шафах ( сховищах ), які опечатуються; 3. у службових приміщених у шафах ( сховищах ), які надійно замикаються та опечатуються; 73. Передача документів із грифом " Для службового користування " іншим співробітникам здійснюється: 1. за рішенням начальника структурного підрозділу організації; 2. здійснюється тільки з дозволу начальника організації; 3. здійснюється тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку; 74. Чи дозволяється вилучення із справи або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої ? 1. вилучення із справи або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої забороняється; 2. вилучення із справи або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої дозволяється з дозволу канцелярії; 3. вилучення із справи або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої дозволяється з дозволу начальника режимно-секретного підрозділу установи; 4. вилучення із справи або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої дозволяється, з дозволу начальника архіву установи; 75. Чи можна виносити документи з грифом "Для службового користування "за межі службових приміщень організації? 1. забороняється; 2. у разі потреби, з дозволу керівника організації для їх погодження, підписання в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту; 3. з дозволу начальника канцелярії установи організації для їх погодження, підписання в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту; 76. Чи дозволяється особам, які відряджені до інших населених пунктів мати при собі матеріали з грифом " Для службового користування " ? 1. забороняється ; 2. дозволяється, у разі потреби, з дозволу керівника організації для їх погодження, підписання; 3. дозволяється, з дозволу начальника канцелярії організації для їх погодження, підписання; 77. Чи дозволяється перевезення документів з грифом " Для службового користування " до іншого населеного пункту? 1. забороняється ; 2. дозволяється, з дозволу керівника організації , за умови, що такі документи перевозяться групою в складі двох працівників, що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті; 3. дозволяється, з дозволу начальника канцелярії організації, за умови, що такі документи перевозяться озброєним працівником; 78. Перевірка наявності документів із грифом "Для службового користування" здійснюється: 1. щоквартально, комісією, що призначена наказом керівника організації, установи; 2. щопівроку, комісією, що призначена наказом керівника організації, установи; 3. 1 раз на два роки комісією , що призначена наказом керівника організації, установи; 4. щорічно, комісією, що призначена наказом керівника організації, установи; 79. У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів із грифом " Для службового користування " перевірка їх наявності здійснюється : 1. один раз на рік; 2. один раз на три роки; 3. один раз на п'ять років; 80. Про факти втрати документів із грифом "Для службового користування ", або розголошення відомостей, що містяться в них письмово повідомляють: 1. органи СБУ із зазначенням обставин утрати документів та вжитих заходів; 2. режимно-секретний орган організації, установи вищого рівня із зазначенням обставин утрати документів та вжитих заходів; 3. органи МВС із зазначенням обставин утрати документів та вжитих заходів 81. Хто затверджує висновок комісії по розслідуванню факту втрати документів із грифом "Для службового користування", або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них містяться 1. начальник режимно-секретного підрозділу установи; 2. керівник установи; 3. територіальний підрозділ Служба безпеки України; 82. В який підрозділ установи передається затверджений акт комісії про втрачені справи постійного зберігання з грифом "Для службового користування"? 1. канцелярію установи; 2. режимно-секретний підрозділ установи; 3. архівний підрозділ; 83. Яку віповідальність несуть працівники установи заа порушення, що призвели до розголошення інформації " Для службового користування ", втрати, або незаконного знищення документів, а також інших вимог інструкції 1893 ? 1. згідно із законодавством; 2. дисциплінарну; 3. зідно постанови Кабінету Міністрів України від 19.07.06 р. № 1000; № питання відповідь № питання відповідь № питання відповідь № питання відповідь
