НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ " ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА " кафедра " Інформаційна безпека" ЛЕКЦІЯ: "Вимоги до ведення загального діловодства " 2010 р. Питання лекції: Вступ. Проектування і виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів; - правила офрмлення постійних і змінних реквізитів організаційно-розпорядчих документів; 2. Основні види організаційно - розпорядчих документів ( довідка, доповідна записка, наказ, пояснювальна записка, акт, протокол ). 3. Ділове листування. правила оформлення службових листів. 4. Складання номенклатури справ. зведена номенклатура справ установи. 5. Формування й оформлення справ. Висновки. Час: 6 годин Список рекомендованої літератури:
Законодавчі та нормативні акти: - Постанова Верховної Ради України " Про Державний Герб України"// Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 40. - Ст.592. - Постанова Кабінету Міністрів України від травня 2004 року № 655 " Про затвердження зразків та описів печатки, бланки і вивіски національного закладу( установи )". - Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 " Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" ( із змінами згідно до Постановами Кабінету Міністрів України № 1577 від 77 листопада 2001 р., № 1106 від 17 липня 2003 р., № 1173 від 28 липня 2003 р.). Стандарти і класифікатори: - ДСТУ 4163-2003 р. Державна уніфікована система документації . Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. Видання офіційне. - К.:Держстандарт України, 2003. - 21 с. Література: - С.М. Головань, В.Б. Дудикевич, В.С. Зачипило, Л.Т. Пархуць, В.О. Хорошко , Л.М. Щербак Документаційне забезпечення робіт із захисту інформації з обмеженим доступом, Підручник.- Львів : Видавництво Національний університет " Львівська політехніка," 2005 . 288с. - А.Н. Діденко Сучасне діловодство. Навч. Посібник. - 4-е вид. - Київ; Либідь, 204. - 384 с. - Кірічок О.Г., Корбутяк В.І., Процюк В.К., Дубич К.В. Документовання у менеджменті: Підручник: Вид. 2-ге, перероб. - Київ: Центр навчальної літератури, 2005. - 216 с. Гончарова Н.І.Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 260 с. Вступ Важливою галуззю діяльності суспільства є ділова сфера, яка полягає у встановленні партнерських контактів між закладами, установами, підприємствами, а також у налагоджуванні приватних стосунків між людьми. Така діяльність реалізується за допомогою документів - носіїв відповідної інформації. Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні фіксується. Це обов"язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в в сучасних умовах отрумувати, зберігати і передавати інформацію можна лише зафіксувавши її попередньо. Особливості сучасного діловодства, насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп"ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи. Дотримання стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ - це свідчення культури виконавця. В лекції узагальнено й систематизовано теоритичний матеріал із діловодства і на конкретних прикладах показано, як правильно скласти й оформити той чи інший документ. На основі чинних державних стандартів подано правила складання та оформлення службових документів, порядок ведення загального діловодства - приймання, реєстрації, облік, передання на розгляд керівництву та виконавцям, відправлення, зберігання, видачі, перевірки наявності та знищення документів, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яка має гриф обмеження доступу “Для службового користування” та “Таємно”. Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи. Підставою для прийняття розпорядчих документів в установах є: Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій; - потреба у правовому регулюванні діяльності. Діловодство- це діяльність, яка охопляє питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Документ ( з лат. "спосіб доказу", " повчальний приклад ") - це матеріальний об"єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведенному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу ( ДСТУ 2732-94" Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення "). Класифікація документів - це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками схожості і відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмету чи до напрямку діяльності людини. Документи класифікуються за такими ознаками: спосіб фіксації інформації; зміст; назва; вид; складність; місце складання; термін виконання; походження; гласність; юридична сила; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та ін. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: письмові, до яких належать усі рукописні і друковані документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки; графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів. Це графіки, рисунки, малюнки, мапи, схеми тощо; фото - і кінодокументи – такі, що створені способом фотографування і кінематографії. Це кіно - і фотоплівки, фотокартки; фотодокументи – такі, що створюються за допомогою звукозаписування і відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення нарад, семінарів, засідань тощо). Оформляють документи на папері,магнітних носіях тощо. За змістом документи поділяють на: організаційно-розпорядчі; фінансово-розрахункові; постачально-збутові та ін. Організаційно-розпорядчі документи - це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Документи, які належать до організаційно-розпорядчих документів, можна умовно поділити на такі групи: організаційні ( положення, інструкції, правила; статути тощо ); розпорядчі ( постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо); довідково-інформаційні ( довідки, протоколи, акти, службові листи, звіти, доповіді тощо); з кадрових питань ( заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки тощо); особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо ). За видами документи поділяють на : типові, трафаретні, індивідуальні. Типові що розробляються вищими органами влади для підвідомчих організацій з однородними функціями й мають обов"язковий характер. Трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом : незмінювавана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи тепер найпоширеніші, оскільке на їх складання та опрацюванні економиться час. Індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні записки, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За найменуванням: накази, положення, протоколи, листи, телеграми, довідки, інструкції, правила. За походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові документи готують установи та службові особи, які їх представляють. Особисті документи – окремі особи поза сферою їх службової діяльності. За місцем походження: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, чинні лише в установі, де їх складено і не виходять за її межі. До зовнішніх – ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами (вхідні і вихідні документи). За формою: стандартні (типові) та індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язковими правилами (типові листи, інструкції, положення). Індивідуальні документи створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій. За строками виконання: звичайні і термінові (з позначкою “Терміново” і ті, що виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником). За напрямком: вхідні, вихідні та інвентарного обліку. За стадіями створення: оригінали, копії. Листуючись з установами у справах, завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Копія – документ в якому точно відтворено інформацію документа, а також усі його зовнішні ознаки або частину їх, і відповідним чином оформлено. Є такі види копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір), витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена) і дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу); За строками зберігання: документи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років) зберігання; За юридичною силою : справжні ( істинні) та фальшиві ( підроблені ). Справжні документи готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають чинні і нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь- яких причин. Фальшиві в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. Документи, які видають на підставі розпорядчих документів вищої установи, обов’язково мають посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків. Закон України “Про інформацію”, визначив режим доступу до інформації, поділивши її на відкриту та інформацію з обмеженим доступом, яка за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну та таємну (документи, що мають ступені секретності: “особливої важливості”, “цілком таємно”, “таємно”, та конфіденційна інформація, що є власністю держави і має гриф обмеження доступу “Для службового користування”). Порядок одержання, використання, поширення, зберігання та знищення документів, які містять: відкриту інформацію, визначають державні стандарти, індивідуальні інструкції з діловодства в установах, що регламентують правила створення та оформлення документів. Відповідальність за організацію діловодства в установі несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря (далі – канцелярія). В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально призначену для цього особу; з грифом “Для службового користування”, установлює Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. Робота з документами, що мають гриф “Для службового користування”, покладається на канцелярію; з грифом “особливої важливості”, “цілком таємно”, “ таємно”, установлює “Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях”, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 02.10.20003 № 1561-12. Контролюють нерозголошення відомостей, що містяться в документах з грифом “Для службового користування”, режимно-секретні органи установ. Проектування і виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів Всі службові документи повинні оформлюватись на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов"язковим додержанням таких правил: встановлюються два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік не перевищує 200 одиниць; бланки кожного виду повинні виготовляться на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів ( реквізит - обов"язковий інформаційний елемент, властивий певному документу). Кутове розташування реквізитів вважається більш економічним з точки зору корисного використання робочої поверхні аркуша. Вся постійна інформація на такому бланку зосереджується ліворуч від нульового положення, тобто від краю лівого берега. Поздовжнє розташування реквізитів заголовної частини продовжується до меж правого берега. Реквізити розміщуються у встановлених межах з припущенням + 3 мм реквізити заголовка розміщуються центрованим ( початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі ) або прапоровим ( кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі ) способом; бланки повинні виготовлятись друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравих тонів; Такі технічні обмеження дозволяють розробити єдині підходи до загального вигляду офіційних бланків, основними з яких є : загальний бланк; бланк конкретного документу; бланк листа; Таким чином, бланк документа - це стандартний аркуш з попередньо відтвореною на ньому постійною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для внесення змінної інформації. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Як правило, загальний бланк документа розробляється і тиражується в кожній установі в кількості достатній для оформлення більшості управлінських документів. На основі загального бланку установи та організації можуть розроблені бланки конкретних видів документів. Бланк національного закладу (установи виготовляється на аркуші форматом А4 ( 210х297 міліметрів ) і Ф5 (148х210 міліметрів) Такі формати документів найбільш поширені, що відповідає міжнародним правилам, а також можливостям технічних приладів, традиційно використовуваних у сфері управління. Корисна площа стандартного аркуша передбачає умовний на активну зону і береги (поля ). Активна зона заповнюється інформацією, яка потребує швидкого і безперешкодного сприймання візуально або технічним пристроєм. Берег ( поле )- це вільна площа документа від зовнішнього краю аркуша до реквізиту. Для управлінських документів встановлені такі береги (поля): лівий берег - 30 міліметрів ( призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для зберігання документа в технічних засобах ) ; правий берег - 10 міліметрів ( це резерв, залишений задля збереження тексту документа ); верхний берег - 20 міліметрів ( призначено для проставлення сорінок, нанесення реквізитів 1,4,5 ); нижній берег - 20 міліметрів ( для нанесення реквізитів 29, 30, 31). Згідно з Постанова Кабінету Міністрів України від 22 травня 2004 р. № 655" Про затвердження зразків та описів печатки, бланка і вивіски національного закладу (установи)" має друкуватись на аркуші формат А4( 210х297 ), посередині аркуша вгорі розміщується зображення малого Державного Герба України (тризуба) завширшки 12 міліметрів, завтовшки 17 міліметрів, під яким центровим способом розміщується напис " Україна " , нижче - повне найменування центрального органа виконавчої влади, до сфери якого належить національний заклад ( установа ), найменування національного закладу ( установи ).
Напис " Україна " виконується шрифтом академічної гарнітури, кеглем 12 прописним, напівжирним. Написи найменувань центрального органа виконавчої влади та національного закладу виконується шрифтом академічної гарнітури, кеглем 14 прописним , напівжирним.
Під текстом зазначається індекс підприємства зв"язку, поштова адреса та номер телефону національного закладу( установи ) ( шрифт літературної гарнітури, кегль 10 рядковий, світлий).
Написи відокремлюються від чистого поля аркуша двома рисками - спочатку жирною, нижче тонкою. Під рисками у лівому верхньому кутку чистого поля аркуша розміщуються два рядки для дати та індексу вхідного документа, а також для посилання на індекс і дату вхідного документа. Відстань від верхнього обрізу аркуша до двох рисок повинна становити не більш ніж 70 міліметрів. Виготовлені бланки установи обліковуються, а їх використання підлягає суворому контролю. З метою такого контролю на нижньому березі із зворотної сторони аркуша бланку проставляють порядковий номер документа друкованим способом або за допомогою механічного нумератора. (Приклад 1 )
Розширення ділових партнерських зв"язків з іншими державами обумовлює необхідність виготовлення бланків, надрукованих двома мовами: державною та відповідно іноземною. Вміщення на бланку інформація викладається спочатку державною мовою і після цього дублюється іноземною з повторенням кожного реквізиту. Для таких бланків передбачено ріжкове розташування реківзитів: ліворуч розміщуються реквізити українськлю мовою, праворуч іноземною. (Приклад 2 )
УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ Генеральному директору УКРАЇНИ Московского станко- КИЇВСЬКЕ ВИРОБНИЧЕ строительного завода ОБ"ЄДНАННЯ "АГАТ " им. В.П. Михайловского вул. Миру, 19, м. Київ, 02990; г-ну Закревскому В.С. тел. 435-55-67, факс 044 645-55-40
УКРАИНА ул. Янтарная, 23/5 МИНИСТЕРСТВО ЕКОНОМИКИ г. Москва ,123837 УКРАИНИ КИЕВСКОЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ "АГАТ" ул. Мира, 19,г. Киев, 02990; тел. 435-55-67, факс 044 645-55-40 ____ №_________ на №________________ Правила оформлення постійних і змінних реквізитів організаційно-розпорядчих документів Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка. ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити ( ДСТУ 2732-94). Державним стандартом України 4163 - 2003 "Державна система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" визначена максимальна кількість реквізитів, здатних задовольнити укладачів організаційно-розпорядчих документів з будь-яких питань. На сьогодні ця кількість складає 32 реквізити. 1 - Державний герб України, герб Автономної Республіки Крим, герби міст України; 2 - емблема організації, або товарний знак; - зображення нагород; - коди організації; - код форми документа; постіні - найменування організації вищого рівня; - найменування організації; - найменування структурного підрозділу організації; - довідкові дані про організацію; - назва виду документа; - дата документа; - реєстраційний індекс документа; - посилання на реєстраційний індекс і дату; - місце складання або видання; - гриф обмеження доступу до документа; - адресат; - гриф затвердження документа; - резолюція; - заголовок до тексту; - відмітка про контроль; змінні - текст документа; - відмітка про наявність документа;змінні - підпис; - гриф погодження документа; - візи погодження документів; - печатка; відбиток печатки; - відмітка про засвідчення копій; - прізвище виконавця,, номер його телефону; - відмітка про виконання документа і направлення його до справи; - відмітка про створення документа в електронній формі; - відмітка про надходження документа до організації; – запис про державну реєстрацію.
Такий перелік реквізитів є результатом узагальнення багаторічного досвіду управлінської діяльності і обумовлений необхідностю інтеграції у світову систему обміну управлінською інформацією. В управлінській діяльності не існує такого виду організаційно - розпорядчого документа, в якому всі реквізити використовувались однозначно. Цей перелік є максимальним і воднораз універсальним, оскільки, оскільки для кожного виду документа ( наказ, протокол, вказівка і т.д. ) добираються реквізити, які відрізняють один документ від іншого залежно від константації або директивного прийняття ним тих чи інших управлінських рішень. Схема розташування реквізитів і маж зон на форматі А4 кутового і повздовжнього бланку подано на прикладах 3, 4. Виходячи з цього, реквізити можна поділити на постійні та змінні.
Постійні реквізити складають заготовочну частину документа і, як правило, довгий час можуть бути незмінними ( наприклад, назва установи, емблема, довідкові дані тощо), використовуючись при виготовленні бланків, штампів, печаток. Змінні реквізити ( підпис, текст, дата тощо ) оформлюють у кожному конкретному випадку, відповідно до конкретних завдань управління і в залежності від обраної форми чи виду документа ( акт, наказ, рішення та т.ін. ). Існують певні правила, що визначають інформаційну насиченість, регламентують стилістику і граматику постійних реквізитів організаційно - розпорядчих документів. 1. Державний герб - виконується на бланках документів відповідно до Положення про Державний ГербУкраїни та Герб Автономної Республіки Крим ( Постанова Верховної Ради України " Про державний Герб України" ), на верхньому березі документа. Зображення державного герба в центрі аркуша передбачене для бланків із продовжнім розташуванням реквізитів і двомовних бланків. Ліворуч державний герб розміщується на бланках ріжкового зразка. Діаментр зображення не повинен переввищувати 17 мм. 2. Зображення емблеми організації або товарного знака. Емблемою організації може бути знак обслуговання, призначений для розрізнення фірм, товаровиробників, юридичних осіб і т.ін. Емблема повинна бути зареєстрована у відповідному повноважному органі і має відповідати вимогам Закону України " Про охорону прав на знаки для товарів і послуг ", прийнятого Верховною Радою України 15 грудня 1993 р. Товарний знак ( емблема ) реєструється на ім"я організації чи юридичної особи, що здійснює підприємницьку діяльність, іпідтверджується посвідченням або свдотством, яке містить зображення знака з тестовим супроводом, що пояснює символічний зміст його складових або цілого зображення. На бланках установ недержавної власності, які не містять зображення державного герба, емблему доцільно розміщувати на верхньому березі документа. Розміри емблеми, в залежності від їх розташування, можуть коливатися від 17 до 22 у діаметрі, а колірна гама має відповідати натуральним кольорам засвідченого зразка емблеми. 3. Зображення нагород. Зображення нагород на бланках документів регулюються чинним законодавством країни. Вони розміщуються на лівому березі бланку. Відомості про наявність нагород вміщуються на бланку один раз: у вигляді зображення або в письмовій форм, наприклад: ОРДЕНА ЯРОСЛАВА МУДРОГО Центр досліджень науково-технічного розвитку або Центр досліджень науково-технічного розвитку 4. Код організації. Проставляється у верхньому правому ріжку документа відповідно доЄдиного державного реєстра підприємств і організацій України ( ЄДРПОУ). Кожній організації, що функціонує в Україні, присвоюється код, який складається з семизначного числа і в певних ситуаціях може виступати його довідковим кодом замість адреси. 5. Код форми документа по загальному класифікатору управлінської документації ( ЗКУД ) залежить від виду конкретного документа і має таку структуру: ХХ Х Х ХХ Х Х
захисний код порядковий номер форми код назви документа код управлінського завдання код підсистеми документації код системи документації Назва організації вищого рівня. Якщо установа має галузеву чи функціональну підпорядкованість із чітко визначеною структурою, то її бланк обов"язково повинен містити назву установи вищого рівня, наприклад: МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ або ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ У бланках організацій, підпорядкованих одночасно двом органам державного управління або органу державного управління і громадській організації, вказуються обидва ці органи, як організації вищого рівня, наприклад: КИЇВСЬКА ДЕРЖАВНА МІСЬКА АДМІНІСТРАЦІЯ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ КУЛЬТУРИ І МІСТЕЦТВ 7. Назва організації. Назва організації, яка виступає автором документа, повинна відповідати назві, зазначенній в статутних документах. Вона відтворюється повністю жирним шрифтом літературною або художньою гарнітурою, наприклад: ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ або ДЕРЖАВНА КОМПАНІЯ З ЕКСПОТУ ТА ІМПОРТУ ПРОДУКЦІЇ І ПОСЛУГ ВІЙСЬКОВОГО ТА СПЕЦІАЛЬНОГО ПРИЗНАЧЕННЯ 8. Назва структурного підрозділу організації. Установи підприємства і організації, що складаються з багатьох структурних підрозділів і виконують широке коло завдань, згідно із статутними документами мають право вступати в самостійні ділові стосунки з іншими установами або партнерами. Для прискорення процесу укладання відповідних угод, за рішенням організацій або керівництва вищого рівня, можуть бути виготовлені окремі бланки її структурних підрозділів, територіальних відділень, філій або окремих посадових осіб, наприклад: НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ НАУК УКРАЇНИ ПРЕЗИДІЯ АКАДЕМІК - ЕКСПЕРТ 9. Довідкові дані про організацію. Містять поштову адресу та інші відомості зокрема номери телефонів, факсів, телексів, адреси електронної пошти. Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу. Довідкові дані про установу набираються шрифтом висотою від 6-12 кеглів. Цей реквізит зазначається лише на бланках листів, наприклад: пр. Перемоги, 30, м. Київ,01201, Україна т. 223-45-34, т.факс 221-90-23, рах. у київському банку "Сяйво", № 546123456", МФО 1563456 10. Назва виду документа ( наказ, розпорядження, рішення ) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким іємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен грамотично узгоджуватись з назвою документа, формуватись за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання " про що ?", " чого ? ". Наприклад : наказ ( про що ? ) про створення установи; протокол ( чого ? ) засідання експертної комісії. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм, повідомлень, листів 11. Дата документа. Дата документа є обов"язковим елементом засвідчення або фіксування фактів і подій у процесі їх докуметовання. Дата пов"язує документ з певним відрізком часу, відзначаючи початок або завершення дії, вказуючи на час прийняття або виконання рішення. Цей реквізит проставляється нижче назви документа, поряд із реєстраційним індексом, у спеціально відведеному місці. Дата вказується арабськими цифрами і розміщується в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. ( наприклад : 21.08.2007 або 21.08.07 ). У нормативно правових актах і фінансових документах використовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати ( 12 вересня 2007 р.). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. ( 3 квітня 2072 року слід писати: 03.04.07 ). Датою службового документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом – дата його прийняття; для документа, що затверджується – дата затвердження. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Обов"язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов"язані з їх проходженням та виконанням ( резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи ). Таким чином, дата документа є його обов"язковим реквізитом, обумовленим юридичною вимогою, і виступає основною пошуковою ознакою, використовучись при посиланні на документ разом з його назвою і реєстраційним номером. 12. Реєстраційний номер документа. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Індекси вхідних і створюваних документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, які реєструються і відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою та розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців, наприклад: 415/14/27 415 – порядковий реєстраційний номер документа, 14 – індекс справи за номенклатурою справ,в якій знаходиться документ; 27 – підрозділ. 13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь. Цей реквізит розташований у бланковій частині документа нижче реєстраційного, на спеціально відведоному місці, наприклад: на № 18-13/07 від 09.07.07 14. Місце складання або видання включає в себе назву міста чи іншого населеного пункту, де видається документ, наприклад: м. Львів 15. Гриф обмеження доступу до документа визначає коло осіб, яким дозволено доступ до ознайомлення із змістом документа і позначається: - не для друку; комерційна таємниця; для службового користування; таємно, цілком таємно, особливої важливості. Роставляється безпосередньо на документах у верхній частині праворуч без лапок друкованим способом або за допомогою відповідного штампу. 16. Адресат. На багатьох видах службових документів ( листах,доповідних записках, довідках, вказівках ) проставляється назва адресата, тобто установи або особи, якій вони направляються, тому даний реквізит повинен містити сукупність точних і повних даних, на основі яких документ може бути доставлений за призначенням. Цей реквізит може містити таку максимальну кількість елементів: назва організації - адресата ( у називному відмінку ); назва структурного підрозділу ( у називному відмінку ); назва посади одержувача ( у давальному відмінку ); прізвище та ініціали ( у давальному відмінку ); поштова адреса. Кожна із зазначених складових друкується з нового рядка на відстані 2 міжрядкових інтервалів. Максимальна довжина рядка не повинна перевищувати 80 мм і заходити на праву межу текстового берега. Розділові знакизнаки ( коми і крапки не ставляться ). У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад: Державне казначейство України Фінансово-економічне управління або Міністерство охорони здоров"я України Головне лікувальне управління У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад: Президенту Української спілки промисловців і підприємців Діденко М.К. Якщо документ надсилається багатьом однорідним організаціям , адресат може зазначатись узагальнено, наприклад: Директорам обласних Державних архівів, міст Києва і Секастополя Якщо документ надсилається фізичній особі, то зазначається її ім"я, по батькові і прізвище в називному відмінку, після чого вказується адреса. В разі потреби до прізвища адресата можуть додаватись почесні звання, вчені ступені тощо, наприклад: Народному артисту України Гриб Івану Семеновичу
вул. Левицького, 9 кв. 5 м. Київ, 01001, Україна 17. Гриф затвердження документа. Затвердження документа є одним із способів його юридичного посилення або засвідчення. Засвідчення оригіналів управлінських документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження і проставлення печатки. Документи затверджуються післяїх підписання. Затвердженню підлягають не всі документи, що створюються в в межах установи. Факт затвердження має своєю метою санкціонувати зміст документа або поширити ( спрямувати його дію на певне коло установ, організацій тощо). Перелік документів, які мають обов"язково затверджуватися, встановлюється в кожній установі, організації у відповідності з її повноваженнями і конкретними управлінськими завданнями. Такий перлік складається згідно з Примірним переліком ( Постанова Кабінету Міністрів України від 17.10.1997р № 1153 . Додаток 12 до п.4.6.10 ) з урахуванням традіций документування управлінської діяльності в певній установі. Гриф затвердження складається з таких основних елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ ( без лапок ) , назва посади, особистий підпис посадової особи, що затверджує документ, її ініціали і призвище, дата затвердження, наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр фінансів України ( підпис ) А.К. Маршук 27. 07. 2007 Якщо документ затверджується окремим нормативним актом ( постановою, наказом, рішенням тощо ), то гриф затвердження має такі елементи : слово ЗАТВЕРДЖЕНО ( без лапок ), назва нормактивного документа в називному відмінку, наприклад ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Ректора університету Від 30.07.2007. № 45 При необхідності додаткового засвідчення орігіналу документа або засвідченні спільних документів на гриф затвердження може ставитись відбиток печатки відповідної організації. 18. Резолюція – це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.При складанні тексту резолюції необхідно дотримуватись такої схеми: Резолюція пишеться безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на зворотній стороні першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці, такий аркуш ( бланк ) із резолюцією слід обліковувати разом з документом як додаток. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата, наприклад : Навроцькому В.В. Прошу підготувати проект програми комп"ютерного забезпечення документообігу до 20.08.2007 ( підпис ) 15.08.2007 У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. 19. Заголовок до тексту, незалежно від виду документа, повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким, точно передавати зміст тексту, та грамотно узгоджуватись з назвою документа, наприклад наказ ( про що? ) Про заохочення; протокол (чого?) Засідання вченої ради. Заголовок до тексту документа оформлюється ліворуч , нижче реквізиту " місце складання ", або обмежувальних позначок до реквізитів " реєстраційний індекс " і " посилання на реєстраційний індекс і дату ", без лапок і будь-яких розділових знаків у кінці фрази. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. 20. Відмітка про контроль. Головним завданням контролю за виконанням є забезпечення реалізації прйнятих управлінських рішень у встановлени строки. Оскільки більшість управлінських рішень оформляється у вигляді документів, контроль за їх виконанням об"єктивно існує як контроль за виконанням певних документів.Об"єктами контролю можуть виступати не лише документи директивних органів і ті, що включені в перелік із зазначенням строків виконання, а й окремі завдання, доручення, прохання, зафіксовані в організаційно-розпорядчому документі. Контрольну функцію можна вважати однією з основних у ціклі документаційного забезпечення будь-якої системи управління Початком і закінченням терміну виконання документа є дати реєстрації його надходження або підписання і дата завершення виконання. Про взяття документа на контроль – на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово “Контроль” або літера “К” (проставляється штамп “К”). Контроль за виконанням документів включає такі види робіт: постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольних документів; перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів; інформування керівника про хід та підсумки виконання документів; повідомлення про хід і підсумки виконання документів; зняття документів з контролю; формування картотеки виконаних документів. За автоматизованої форми контролю пошук необхідної інформації здійснюється за видами документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і реєстраційно-контрольних картках робиться помітка про зняття з контролю. 21. Текст документа. Найбільш трудоміскою частиною оформлення службової частини документа є виклад його тексту, який має чітко й переконливо відображати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки. Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину ( доказ ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа. В основній частині викладається докази, пояснення, міркування. У закінченні вказують мету документа, наприклад: В період з 15.08.2007 по 18.06. 2007 комісія здійснила перевірку фінансового стану модельної агенції " Мішель"/ вступ /. За час функціонування цієї організації до неї надійшли матеріальні цінності вартістю 30000( тридцять тисяч) гривень,які не прийняті на баланс / доказ /. Вважаємо за необхідне протягом трьох діб оформити матеріальні цінності відповідно до інструкцій Мінфіну України / висновок /. У розпорядчих документах організацій, що функціонують на засадах єдиноначальності, текст викладається від першої особи однини: НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ПРОШУ і т.ін. У розпорядчих документах організацій з колегіальною формою управління текст викладається від третьої особи однини або множини, наприклад: ПОСТАНОВЛЯЄ, ВИРІШИВ, ПРОПОНУЄМ, СЛУХАЛИ, УХВАЛИЛИ тощо. Тексти документів, якими встановлюються права і обов"язки ( положення, правила, інструкції ), а також актів, звітів, довідок формулюються від третьої особи однини або множини, наприклад: комерційний директор має право; комісія встановила, інститут розробив і т. ін. У листуванні доцільно викладати текст від першої особи множини: вважаємо за необхідне; надсилаємо на розгляд; запрошуємо на презентацію. 22. Відмітка про наявність додатків дає стислу інформацію про документи, що супроводжують або пояснюють певний документний комплекс. Вони в більшості випадків важливіші, ніж сам документ, до якого вони додаються. Додатки можуть пояснювати окремі питання або аргументувати появу нового документа. Наявність додатків зазначається в тексті документа або після нього перед підписом. Назва додатка в тексті основного документа повинна відповідати назві самого документа, що до нього додається. . Додатки до документів можуть бути трьох видів: додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами ( додатки до розпорядчих документів ); додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа; додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом. Додатки повинні оформляться на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад: Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової роботи організації праці в установі за формою, зазначеною у додатку 1 Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатку, наприклад: Додаток до наказу Міністра освіти України 10. 09. 07, № 19 У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицевій стороні останнього аркуша додатку. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів оформлюються у такому порядку: якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформлюється за такою формою: Додаток : на 5 арк. у 2 прим.; - якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту їз зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад: Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на ІІ квартал 2007 р. на 5 арк. у 2 прим.; 2. Графік розвантажувальних робіт на ІІІ квартал 2007 р.на 2 арк. в 1 прим.; якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність документу оформлюється таким чином: Додаток: Висновок санітарно-епідемілогічної комісії від 25.03.07, № 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.; - якщо додатки зброшуровані ( книги, журнали ), кількість аркушів не зазначається; - при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до опису на 3 арк; - якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатку документа оформлюється за формою: Додаток : на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу. 23. Підпис - обов"язковий елемент будь якого документа. Підписання організаційно-розпорядчих документів полягає у проставленні керівником або іншою посадовою особою, у компентенцію якої входить дане коло питань, свого підпису. Право підписування певних видів документів конкретними посадовцями закріпляються нормативним актом ( положенням, інструкцією), що поширюються на діяльність певної управлінської структури. В організаціях, які функціонують на засадах єдиноначальності, на документах вимагається наявність одного підпису. Два підписи проставляються на документах колегіальних органів. Так, постанови, рішення, протоколи підписують голова і секретар колегіального органу. Кількома підписами ( голови і членів комісії ) засвідчується акт. Реквізит підпис складається, по-перше, з найменування посади особи, яка підписує документ. Якщо документ підготовлено на бланку, посада вказується у скороченому вигляді, а якщо він надрукований на звичайному аркуші паперу, то реквізит "Підпис" включає повну назву посади. Крім того до реквізиту входять особистий підпис та його розшифрування( ініціали та прізвище) . Реквізит оформлюється після тексту документа або відмітки про наявність додатків біля краю лівого берега з дотриманням правил орфографії ), наприклад: І спосіб - підписання документа керівником установи керівником установи, оформленого не на бланку: Начальник Головного управління Державного казначейства України у Львівській області Л.В. Панкевич ІІ спосіб - підписання документа, оформленого на бланку керівником установи : Начальник Л.В. Панкевич ІІІ спосіб - підписання документа двома посадовими особами: Начальник Л.В. Панкевич Головний бухгалтер Б.І. Хомічак або Голова В.Г. Динесенко Секретар Т.М. Ніколаєва ІV спосіб - підписання колективного документа -акта: Голова комісії В.Г. Динесенко Члени комісії Б.І. Хомічак Т.М. Ніколаєва У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки орігінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа , відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обв"язки або її заступник. При цьому обов"язково зазначається посада особи, яка підписала документ і її прізвище ( В.о., заступник ), наприклад: В.о. начальника В.Г. Динесенко Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади 24. Гриф погодження документа. Попереднє погодження проекту документа є однією з відповідальних управлінських дій. Воно полягає у з"ясуванні правильності фіксування в документі прийнятих рішень , їх доцільності та ефективності, правомірності і достатності з урахуванням інтересів інших причетних до даного питання установ.Факт погодження документа засвідчується спеціальним грифом. Найчастіше цей гриф використовується для фіксування погодження документа з зацікавленими установами, громадськими організаціями та органами контролю, а також з установами вищого рівня управління. Гриф погодження розміщується нижче реквізиту " Підпис." Він включає слово ПОГОДЖЕНО ( без лапок), назву посади особи, яка здійснює погодження документа ( в тому числі назву організації, особистий підпис ініціали і прізвище, дату погодження ), наприклад: ПОГОДЖЕНО Заступник Міністра закордонних справ України ____________ С. Л. Горенко 25. Віза. Внутрішне погодження документа оформлюється візою.В управлінській практиці візування документа здійснюється на етапі підготовки документа фахівцями або керівниками структурних підрозділів, що що безпосередньо впливають на хід роз"язання питань задукоментованих у певному інформаційному носії. Візи проставляються безпосередньо на документі під реквізитом " Підпис " як на лицьовому , так і на зворотньому боці останнього аркуша документа. Віза проставляється на примірниках документів, що залишаються в установі. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменуванняпосади цієї особи, наприклад: Начальник юридичного відділу ( підпис ) О.Р. Глушко 23.08.2007 26. Відбиток печатки. У деяких випадках і в разі необхідності особливого засвідчення оригіналу документа на ньму проставляється печатка з відбитком Державного Герба України. Така печатка використовується для підтвердження прав певних осіб, фіксування грошових або матеріальних цінностей, засвідчення конкретних правових актів. В кожній установі використовуються два види печаток: - печатка з зображенням Державного Герба України; - печатка без нього ( печатка структурного підрозділу, печатка канцелярії ). Печатка проставляється таким чином, щоб її відбиток захоплював кілька літер найменування посади особи яка підписала документ, наприклад: Начальник к Панкевич Л.В. Панкевич 27. Відмітка про засвідчення копії. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або керівника структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній. Копіюванням вважається: розмноження вхідних документів поточного року; вхідних, підготовлених документів за минулі роки; всіх документів, що знаходяться на зберіганні. Копію документа виготовляють рукописним, друкувальним засобами або з застосуванням автоматизованої системи та засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і друкувальними засобами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчуються підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Відмітка “Копія” зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа. На витягах з документів після назви документа пишеться слово “Витяг”. Напис про засвідчення документа складається зі слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставлення її нижче реквізиту “Підпис”. 28. Прізвище виконавця і номер його телефона. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому боці документа, в лівому ніжному ріжку або на зворотньому боці останнього аркуша документа, наприклад: В.С. Кравченко 274-45-66 29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи. Цей реквізит проставляється на нижньому лівому полі першого аркуша документа . Відмітка про виконання документа і направлення його до справи свідчить про те , що робота над документом завершена. Цей реквізит складається із стислої довідки про виконання, слів " до справи " з зазначенням індексу справи, до якої він буде надкладений, дати виконання і підпису виконавця, що працював над документом, або керівника підрозділу, наприклад: До справи № 01-15 Відповідь надано 12.08.07 Головний спеціаліст ( підпис ) В.Г. Жук 12.08.07 30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій. Реквізит містить ім"я файла, код оператора, а також інші пошукові данні, передбачені для внутрішного використання в організації. Реквізит проставляється в центрі першого аркуша документа з його лицьового боку на нижньому березі, наприклад: Інформацію перенесено на машинний носій ( підпис) В.Д. Калатии 290.08.07 або // server \ doc| s\ public\ dep 08 \ file 01/ dok c \ viddil \ zon doc \ 2007\ lyst 7 dok Відмітка про перенесення документа до установи. Відмітка містить скорочену назву установи, організації, що отримала документ, і дату його надходження. Відмітка про надходження робиться від руки чи за допомогою регістраційного штампа. Відбиток штампа містить, крім назви організації та дати надходження, індекс документа. Відмітка про надходження роташовується праворуч на нижньому полі першої сторінки документа, наприклад: ГУДКУ у Львівській області 22 серпня 2007 вх.14-19/ 471 Запис про державну реєстрацію. Проставляється в Міністерстві юстиції України на нормативних актах, які відповідно до Указу Президента України " Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" від 03жовтня 1992 р. № 493 вносяться до державного реєстра. Організація, якою виданий нормативний акт, повинна передбачити в оформленні документа вільне місце розміром 6х10см у верхньому правому ріжку після реєстраційного номера або грифу затвердження документа для проставлення запису про державну реєстрацію, наприклад: ЗАРЕЄСТРОВАНО В Міністерстві України 19 вересня 2007 р. за № 209/304 Керівник реєструвального органу ( підпис) Зразок опрацьованого організаційно-розпорядчого документа ( листа запрошення ) з схемою розташування реквізитів приклад 5 Основні види організаційно-розпорядчих документів Д О В І Д К А ДОВІДКА - це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій . Довідки поділяють на дві групи: що містять інформацію про факти й події службового характеру; що засвідчують якийсь юридичний факт. Найчисленнішою є друга група довідок. Їх видають заінтересованим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання ( приклад № 1 ) тощо. Приклад № 1
УКРАЇНА Міністерство освіти України Вінницький технічний університет ім. С.П. Корольова Вечірні підготовчі курси 89015, м. Вінниця, вул. К. Левицького, 18, тел. (0322) 72-78-71. Факс 92-44-98 Д О В І Д К А 23.07. 2007 р. м. Вінниця № 55 -ВК Семенюк Віктор Петрович навчається на четвертому курсі денного відділення за спеціальністю " Виробництво напівпровідникових приладів". Видана для подання до Вінницького міського відділу соціального забезпечення. Директор __________ Д.М. Гнатюк Підпис Оскільки ситуації, з приводу яких видаються довідки, досить типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в котрих частину тексту віддруковано й позначено місце для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по-батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видається. РЕКВІЗИТИ ДОВІДКИ: 10 - назва виду документа ( ДОВІДКА ); 11 - дата ( проставляють дату підписання ); 12 - індекс ( проставляють у день підписання ); 14 - місце складання чи видання; 16 - адресат ( не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред’являється довідка ); 19 - заголовок до тексту ( зазначають у разі потреби); 21 - текст; 22 - позначка про наявність додатків; 23 - підпис( якщо довідка має фінансово матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підпису є керівник установи та головний бухгалтер ); 26 - відбиток печатки ( проставляють як правило, коли довідка виходить за межі установи ); 28 - позначка про виконавця ( оформляють у разі потреби ). Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити й подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних бланках, а ті що подаються в межах установ на чистих аркушах паперу формату Ф4 або Ф5 ( залежно від обсягу тексту ). У довідці необхідно об’єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки. Доповідними, пояснювальними і службовими записками інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася. Д О П О ВІ Д Н І З А П И С К И ДОПОВІДНА ЗАПИСКА - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події й факти, котрі мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить висновки й пропозиції. Доповідні записки можуть готуватись як з власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної записки - спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини : в п е р ш і й - констатувальній ( описовій ) - наводять факти або описують ситуацію, а в д р у г і й - викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно. Тексту доповідної записки передує заголовок. Доповідні записки поділяються на такі групи: звітні; інформаційні; ініціативні. Оформлення цих документів залежить від адресатів . Внутрішні доповідні записки оформлюють на чистому аркуші паперу від руки ( приклад. № 2 ). Зовнішні доповідні записки ( що виходять за межі установи ) оформлюють на загальних бланках або спеціальних бланках формату А4 або А5 ( залежно від обсягу тексту ) з кутовим або поздовжнім розташуванням постійних реквізитів. приклад № 2 Генеральному директорові Кінофірми " Дніпр Лтд " п. Малишеву В.С. комерційного директора Кольцова В.В. Доповідна записка Згідно з розпорядженням 10.04.2007р. № 22 мене було відряджено до м. Севастополя для укладення договору із Севастопольським військовим пароплавством про оренду двох крейсерських катерів, одного ракетоносця для зйомок фільму з робочою назвою " Відбиток часу". Доручення виконав. Вся замовлена техніка передається в оренду кінофірмі на період з 15 по 20.06.2007 р. Додаток: договір від 27.04.2007 № 32/56. 30.04.2007 р. ( підпис В.А. Цуркало) РЕКВІЗИТИ ЗОВНІШНЬОЇ ДОПОВІДНОЇ ЗАПИСКИ: 10 - назва виду документа ( ДОПОВІДНА ЗАПИСКА); 11 - дата ( проставляється у день підписання ); 12 - індекс ( проставляється у день підписання ); 14 - місце складання чи видання; 16 - адресат; 19 - заголовок до тексту; 21 - текст; 22 - позначка про наявність додатка ( оформлюють у разі потреби ); 23 - підпис. П О С Н Ю В А Л Ь Н І З А П И С К И ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА - це службовий документ, в якому поясняється зміст окремих положень основного документа ( плану, звіту проекту тощо ) чи причин якихось подій, фактів, провин. За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи: записки, що супроводжують основний документ ( план, звіт ) і пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформляють на загальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці, оформленій машинописним способом ; записки з приводу якийсь випадків, ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників ( приклад № 3) тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспрацьовані докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки. Приклад № 3 Ректорові Полтавського медичного університету п. Суховієнко С.М. викладача психології Грищенко С.І. Пояснювальна записка Лекцію з психології, яку я мала прочитати для групи № 23 17.02.2007 р. на третій парі, прочитано 19.02.2007 р. на четвертій парі у зв’язку з тим, що студенти зазначеної групи проходили медичний огляд у Замостянській РЛК. 19.02.2007 р. ( підпис С.І Грищенко ) Аналогічно складають і оформлюються службові записки. Якщо записка скеровується за межі установи, її оформлюють на бланку і реєструють(приклад № 4). приклад № 4 Мале приватне підприємство " Дінол" м. Рівне, вул. Струтинської, 12, тел. 62-02-02. Факс 92-41-38 код ЗКПО 12123422, р/р 2600322535654 в Укрексімбанку м. Рівне 24.03.2007 р. № 25/45 Начальнику Державної податкової інспекції у м. Рівне Сосновському В.В. Пояснювальна записка У зв’язку з відсутністю заборгованості по податках до державного бюджету та державних цільових фондів просимо відновити операції на нашому розрахунковому рахунку 2600322535654 в Укрексімбанку м. Рівне МФО № 23, який був помилково заблокований 22.03.07р. розпорядженням ДПІ у м. Рівне за № 667. Директор ( підпис) М.О. Мартинюк Головний бухгалтер ( підпис) Л.М. Тимошик А К Т И АКТ - це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акту й однією, але спеціально вповноваженою особою ревізором, інспектором. Акти складають за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ, випробовування нових виробів та зразків ( додаток № 5 ), експертизі на новизну раціоналізаторських пропозицій, прийманні об’єктів до експлуатації, здаванні документів на знищення й т. д. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи. Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції. В актах указують документи, що визначають повноваження осіб, які його склали. Кількість примірників акта визначається нормативними документами або практичними потребами. Особа, котра повинна підписати акт, але має якийсь зауваження, підписує його, зробивши відповідний запис ( про окрему незгоду тощо ). Свою думку ця особа викладає на окремому аркуші-додатку ( невелике за обсягом зауваження можна навести нижче від підписів осіб, які склали акт ). Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням термінів виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що із змістом акта він ознайомлений. Для деяких видів актів ( акти державної приймальної комісії, акти про направлення на знищення документальних матеріалів і т. ін. ) нормативними документами затверджено спеціальну форму, змінювати яку не можна. Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті. В актах проставляють дату заактування факту чи події ( якщо комісія працювала кілька днів, то вказується останній день роботи ). Одна із особливостей акта полягає в тому, що перед текстом ( нижче від заголовка до тексту ) зазначають підставу, яку оформляють за зразком реквізиту 22. Текст акта складається з двох частин : вступної й констатувальної. Вступна частина будується за такою схемою: Складено комісією….; Присутні…. Якщо акт складено комісією, то замість слова присутні друкують: Голова комісії, потім - члени комісії, зазначають їхні посади, прізвища та ініціали. Прізвища членів комісії наводять в алфавітному порядку, нумерують арабськими цифрами і друкують через 1,5 інтервала. У констатувальній частині викладають цілі мету і завдання, суть і характер здійсненої комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилась робота, фіксують установлені факти. В разі потреби роблять висновки та вносять пропозиції стосовно виявлених фактів. Як правило акти складають у трьох примірниках: перший - направляють до вищої організації; другий - керівникові організації; третій - підшивають у справу. Оформлюють акт на чистих аркушах паперу або на спеціальних бланках установи. РЕКВІЗИТИ АКТУ: 10 - назва виду документа ( А К Т ); 11 - дата; 12 - індекс; 14 - місце складання чи видання; 17 - гриф затвердження ( оформлюють у разі потреби ); 19 - заголовок до тексту; підстава ( оформляють за зразком реквізиту 22 ) 21 - текст; 22 - позначка про наявність додатків; 23 - підпис ( спочатку друкують : Голова й розшифрування підпису голови; нижче, через 2 інтервали, друкують Члени комісії й розшифрування підписів у алфавітному порядку прізвищ у стовпчик через 1,5 інтервала, приклад 6 ). Приклад. № 6 ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник управління (підпис) В.К. Руденко 12. 07. 2007 р. А К Т 12. 07. 2007 р. № 12 м. Київ Про визначення продуктивності сортувальної машини УСМ-12 Підстава : наказ Голови Державного комітету зв’язку та інформації України 10. 07. 2007р.№ 56 Складено комісією: Голова : головний спеціаліст управління Рудник В.В. Члени комісії: 1. Завідуючий лабораторією обладнання підприємства Державного комітету зв’язку та інформації України Василько В.С. Старший науковий співробітник лабораторії Вішенський С.В. Головний інженер ВО " Киівзв’язок" Бортник С.М. Головний механік заводу "Сигнал" м. Дніпропетровська Степанишин С.А. У період з 09 по 11.07.2007 р. комісія провела роботу з метою визначення продуктивності сортувальної машини УСМ-12. Перевірка здійснювалась в п’яти режимах. роботи машини. На підставі аналізу результатів перевірки відповідно до " Методичних указівок визначення основних техніко-економічних показників нової техніки " комісія з’ясувала, що продуктивність сортувальної машини УСМ-12 становить 21 000 ( двадцять одну тисячу ) одиниць конвертів ( листів ) на 1 ( одну ) годину. Комісія пропонує розпочати серійне виробництво сортувальної машини УСМ-12 на заводі " Сигнал " м. Дніпропетровська. Складено в трьох примірниках: 1-й прим. - Управлінню нової техніки та обладнання Державного комітету зв’язку та інформації України; 2-й прим. - заводу "Сигнал" м. Дніпропетровська; 3-й прим. - Бухгалтерії Державного комітету зв’язку та інформації України. Голова комісії: ( підпис ) В.В. Рудник Члени комісії: ( підпис ) В.С Василько ( підпис ) С.В. Вішенський . ( підпис ) С.М. Бортник ( підпис ) С.А. Степанишин П Р О Т О К О Л И Протокол - це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів. Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота , в ході якої складають низку документів, що супроджують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорення питань, проекти рішень ( постанов ) із кожного питання порядку денного засідання, веде протокол технічний секретар або обрана особа. Оформлюють протокол на чистих аркушах паперу або на спеціальних бланках установи. Протоколи поділяються на такі групи: Стислі, де фіксується лише ухвала; Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад.. Стенографічні, де усі виступи записані дослівно. АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО " ОРАНТА" П Р О Т О К О Л 18.09.07 Київ № 4 Засідання Ради директорів Голова - Клименко Д.Н. Секретар - Волощенко С.Г. Присутні: Громов А.В. , Зайчук С.К. , Коновалов В.Ш. , Нурмухамедова С.Н. Порядок денний: Про організацію та відкриття філії Товариства "Оранта" в м. Львові ( доповідач - генеральний директор Громов А.В. ). Слухали: Громова А.В. - текст доповіді додається. Виступили: Коновалов В.Ш. - Справді, необхідність відкриття філії нашого товариства у Львові постало вже давно. Для цього є всі умови, але, на жаль, немає відповідної документації. Над цим треба попрацювати й найближчим часом розглянути проекти. Нурмухамедова С.Н. - Необхідно доопрацювати бізнес - план Товариства, враховуючи зміни в штатному розкладі, нових партнерів, а також зауваження, висловлені п. Громовим А.В. Ухвалили: Підготувати необхідні документи для організації та відкриття філії Товариства "Оранта" в м. Львові до 29.09.07 р. ( відповідальний - Зайчук С.К. ). Доопрацювати бізнес-план філії Товариства з урахуванням доповнень Нурмухамедової С.Н. і Громова А.В. до 29.09.07 р. ( Відповідальний - Коновалов В.Ш. ).
Голова: ( підпис ) Д.Н. Клименко Секретар: ( підпис ) С.Г. Волощенко РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ: 10 - назва виду документа ( ПРОТОКОЛ ); 11 - дата ( зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписання протоколу ); 12 - індекс ( становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестись протягом календарного року, навчального року чи від виборів до виборів ); 14 - місце складання або видання; 17 - гриф затвердження ( оформляють , якщо протокол підлягає затвердженню); 19 - заголовок до тексту ( Засідання комісії, Наради директорів, Зборів студентської ради ); 21 - текст; Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвище й ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній фіксують перебіг засідання колегіального органу ( додаток № ). Н А К А З И НАКАЗ - це правовий акт , який видає керівник установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даною установою. Якщо наказ видає вища інстанція, то він може стосуватися широкого кола організацій і посадових осіб. Складання й оформлення наказу регламентується інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне й всебічне вирішення питання. Проект наказу слід обов’язково погоджувати з усіма заінтересованими особами даної установи. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність. Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: як звичайно, це право мають керівники установи їхні перші заступники, а також посадові особи відповідно до їхніх повноважень і компетенції. Накази видають на підставі й з метою виконання чинних законів, указів, постанов, і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник установи може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції. Скасувати наказ може тільки вповноважена особа чи інстанція. Накази бувають: нормативними; індивідуальними. Наприклад, наказ керівника установи про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним ( безособовим ), оскільки стосується не конкретних осіб, а всього колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер. За призначенням накази поділяють на три види : накази з питань основної діяльності; накази з особового складу; накази з оперативних питань. Такий поділ одного виду документа на три різновиди: по-перше - обумовлений організаційними потребами управління; по-друге - пов’язаний із різним порядком оформлення цих наказів; по-третє - виходить із терміну зберігання кожного з цих документів. Так, накази з основної діяльності зберігаються постійно установою або передаються на зберігання державним архівним установам; накази з особового складу зберігаються в установі 75 років, а до державних архівних установ передаються при докорінній реорганізації або ліквідації установи - фондоутворювача; накази з оперативних питань зберігаються установою від 3 до 5 років.( Перелік типових документів, що створюються в процесі функціонування органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів - Офіційний вісник України від 08.10.1998 р. № 36 ст.16 ). Накази з питань основної діяльності видаються при створенні, реорганізації ліквідації установи та її структурних підрозділів, а також при затверджені положень, посадових інструкцій, перспективних і фінансових планів та змін до них, капітального будівництва, здачі споруджених об’єктів, матеріально-технічного постачання, списання застарілих пристроїв та обладнання тощо. ( Приклад № 7) Накази з особового складу стосуються переважно питань прийому ( призначення ) на посаду, звільнення, різного роду переміщень ( з однієї посади на іншу, у зв’язку з направленням на цільове навчання, оформлення декретної відпустки, зміни прізвища, а також службових заохочень). Проект наказу з особового складу готується фахівцями служб кадрового забезпечення певного органу управління. Особливістю оформлення такого наказу є відсутність так званої констатуючої частини та основного розпорядчого слова " наказую". Подібні накази будуються за такою схемою: прийом, звільнення, переміщення, заохочення. Кожна управлінська дія зазначається окремим пунктом, а розпорядчими словами виступають: ПРИЙНЯТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАГОРОДИТИ тощо. Наказ з особового складу обов’язково візується зацікавленими структурними підрозділами і посадовими особами та підписуються керівником установи. Номер наказу з особового складу доповнюються літерами ОС - особовий склад.(Приклад 8) Приклад 7
УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ 89015, м. Київ, вул. Б.Хмельницького, 18, тел. (044) 76-00-71. Факс 76-00-78 Н А К А З 23.05.2007 р. м. Київ № 11 Про затвердження посадових окладів Відповідно до Закону України " Про…….." та виходячи з ………………… Н А К А З У Ю: Встановити…………………………………………………………………….. Затвердити……………………………………………………………………… Відповідальним за додержання………………………………………………. Міністр підпис В.С. Байбаков Приклад № 8 Т У Р И С Т И Ч Н А А Г Е Н Ц І Я " О Р І О Н " Н А К А З 30.07.2007 м. КИЇВ № 65- ОС
Про прийняття на роботу та переведення на іншу посаду ПРИЙНЯТИ: 1.1 Яковенко Олену Михайлівну на посаду бухгалтера з 01.10.2007 року за контрактом. Підстава: заява Яковенко О.М. від 25.07.2007 р. 2. ПЕРЕВЕСТИ: 2.1. Ножак Богдана Семеновича з посади менеджера з рекламної діяльності на посаду старшого менеджера-екскурсовода з 01.10.2007 року із щомісячним окладом вісімсот гривень. Підстава: доповідна записка головного менеджера Ситник О.П. від 29.07.2007 р. і заява Ноджак Б. С. від 29.07.2007 р. Директор підпис А.А. Григоренко Накази з оперативних питань стосуються адміністративно-господарської діяльності установи і пов’язані з оформленням відряджень, наданням відпусток і дисциплінарними стягненнями. Текст такого наказу може складатися з двох частин - вступної і констатуючої - або тільки з однієї - костатуючої. Розпорядчими словами в таких наказах мають виступати: НАКАЗУЮ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ ( догану ) тощо. Накази з оперативних питань підписує керівник установи. Реєструються накази окремо від інших наказів, а до реєстраційного номера додається відповідно літера - ОП - оперативні. (Приклад 9 ) Приклад 9
УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ 89015, м. Київ, вул. Б.Хмельницького, 18, тел. (044) 76-00-71. Факс 76-00-78 Н А К А З 28.05.2007 р. м. Київ № 15-ОП Про відрядження на наукову конференцію ВІДРЯДИТИ до м. Львова з 01.06.2007 р. до 09.06.2007 р. на науково-практичну конференцію " Основні тенденції сучасного документаційного менеджменту " - Портнова Георгія Володимировича , заступника міністра ; - Сидорова Петра Сергійовича, начальника управління маркетингу; - Попову Ірину Михайлівну начальника відділу наукового прогнозування. Підстава: лист-запрошення Львівського науково-дослідного інституту від 20.05.2007 р. № 24/44 Міністр підпис В.С. Байбаков Накази оформляються на загальних, спеціальних бланках на аркушах паперу формату А4. Текст наказу складається з констатаційної і розпорядчої частини. Констатаційна частина містить такі елементи: вступ ( вказано причину видання наказу); доведення ( переказано основні факти ); висновок ( викладено мету видання наказу ) Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то в констатаційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу . Констатаційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень . Розпорядча частина починається словом " НАКАЗУЮ "; вона складається із пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальні за виконання. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу, наприклад " Контроль за виконанням наказу покладаю на …( залишаю за собою )". Текст повинен мати наказову форму викладу розпорядчої частини. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця та строком виконання. Наказ підписує керівник установи. Проект наказу погоджується із заступником керівника установи, куратором питань розглянутих у цьому документі, із юрисконсультом установи, що засвідчує узгодження цього документа з правовими актами та розпорядженнями вищих установ. РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ З ПИТАНЬ ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ: 10 - назва документа ( НАКАЗ ); 11 - дата ( проставляють у день підписання ); 12 - індекс ( проставляють у день підписання ); 14 - місце складання чи видання; 19 - заголовок до тексту; 20 - позначка про контроль ( проставляють у разі потреби ); 21 - текст; 23 - підпис; 24 - гриф погоджено; 25 - візи ( оформляються у разі потреби ); 26 - відбиток печатки ( проставляють у разі потреби ); 28 - позначка про виконання. Ділове листування Листування - важлива складова сучасного ділового спілкування. Прийняття більшості управлінських рішень потребує наявності достатньої кількості інформації, яка надходить до установ у вигляді пропозицій, довідок, запитів та відповідей на них. У Примірній інструкції з діловодства ( Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 п. 2.9 ) зазначається:" Установа під час здійснення оперативних зв"язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами, може надсилати листи. Як правило, листи складають у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументальний обмін інформацією, дати устні роз"яснення, вказівки, провести інструктування тощо. " За данними управлінської статистики, понад 50% усіх управлінських документів - це службові листи. Практично кожне треттє управлінське рішеня рішення або комерційна угода на стадії їх підготовки , а потім виконання супроводжується листуванням. Лист засвідчує ставлення його автора до тієї чи іншої проблеми. Особистісний фактор загалом припустимий у прийнятті управлінських рішень але при письмовій їх оформленні, особливо при інформуванні зовнішних організацій чи партнерів, слід дотримуватись певних етичних норм, ділового стилю, культури письмового спілкування. У практиці написання ділових листів відпрацьовані певні правила . По-перше, загальноприйнятою нормою припускається написання від руки тільки приватних листів. Кожна установа або фірма повинна мати відповідну організаційну техніку. По-друге, в управлінській практиці існує багато атрибутів, що безпосередньо чи опосередковано вплітають на успіх у бізнесі: наявність офісу, персоналу, зовнішніх ознак установи (фірмовий знак', емблема), вивіски, штампа, печатки та бланків документів. Необхідно мати фірмовий бланк листа. Вже за його зовнішнім виглядом в адресата може скластись певне враження про адресанта. Адже ділове листування сьогодні - це не тільки традиційні паперові документи або їх, сучасні електронні аналоги: це ще й діловий імідж установи, який працює па неї не лише при особистому спілкуванні за столом переговорів, а її представляє її (на відстані без обов'язкової безпосередньої участі. По-третє, проблеми, пов'язані із складанням текстів ділових листів, обумовлені не тільки встановленими правилами й вимогами до такого роду документів, а її особистісними якостями,професіоналізмом, загальним культурно-освітнім рівнем. Існують численні види службових листів. Листування поділяється на офіційне й приватне. Приватне листування відноситься до епістолярного жанру, тобто письмового відображення особистого життя громадян. Предметом розгляду в межах досліджуваної проблематики є офіційні листи. У свою чергу офіційні листи можна поділити на відкриті службові листи і службові листи з помітками "особисто" або "конфіденційно". Такі помітки на конвертах чи безпосередньо на листах можуть мати два значення: або лист є суто особистим, або ж він містить інформацію обмеженого доступу. Таким чином, сфера, в межах якої здійснюється ділове листування, визначає його особливості й основні вимоги до нього.Виходячи з них, офіційне листування повинно:* вестись відповідно до чинного законодавства;* надходити від повноважних органів, установ, фірм і підписуватись компетентними особами; * мати зовнішні ознаки й структуру відповідного жанру ділового спілкування; * складатися грамотно, ретельно, без виправлень; * мати офіційно-діловий стиль викладу, включати переконливу аргументацію, точні й зрозумілі характеристики й висновки; * містити об'єктивні відомості про висвітлюванні події у факти; супроводжуватись необхідними доказами, поясненнями, допоміжними матеріалами; * відповідати вимогам і правилам виготовлення документів на певних друкарських пристроях. Офіційний характер такого листування й етика ділового спілкування вимагають відповідної технічної якості документів, що забезпечується використанням відповідних друкарськихпристроїв. У складанні листів, що передаються через мережі електрозв'язку, а також електронною або звичайною поштою, є певні відмінності, що визначає структуру тексту, його композиційні особливості, мову, стиль і подання інформації.За способом передачі інформації листи поділяються на: * звичайні листи, що пересилаються в концертах поштою або за допомогою кур'єрського зв'язку; * листи-телеграми - повідомлення, що передаються через телеграфну мережу; листи-факси, що надсилаються каналами факсимільного зв'язку у вигляді паперових копій основного листа; листи-тепефонограми - повідомлення, що передаються усно каналами телефонного зв'язку і записуються (друкується) одержувачем; електронні листи, що передаються "електронною пош тою" через систему зв'язку між ЕОМ у вигляді відеограми на екрані монітора або паперової копії, надрукованої напринтері. Текст ділового листа, як правило, висвітлює тільки одне питання, але така вимога не виключає багатоаспектпості його змісту. Виходячи з цього, службові листи можна поділити на прості і складні. Прості листи мають бути викладені у вигляді зв'язного літературного тексту в логічній причинно-наслідковій послідовності. Вони нескладні для сприйняття, не викликаютьтруднощів при реєстрації, визначенні виконавців і подальшій систематизації. Складні листи можуть відображати багато підходів до розв'язання поставленого завдання, тому мри їх оформленні можуть бути використані різноманітні форми викладу тексту. Це зв'язний літературі І й й текст, таблиця, анкета,математичні викладки, розрахунки тощо. Композиційні особливості ділового листування вимагають професійних навичок при їх, опрацюванні в діловодстві установи. Якщо автору листа (адресанту) необхідно звернутись до одного й самого адресата з приводу кількох питань, доцільно скласти окремі листи-запити з кожного конкретного питання. Це не тільки спрощує технічне опрацювання листів в установі-адресаті, а й значною мірою гарантує якісний рівень і найкоротший термін розв'язання всіх питань, оскільки дозволяє більш чітко визначити виконавців і прискорити відповіді на письмові запити або завдання. За формально-діловодною ознакою ділові листи можна поділити на ініціативні листи (і листи-відповіді/ До ініціативних листів відносяться директивні листи,листи - запити (у т.ч. комерційні оферти), листи-пропозиції, листи-рекламації, листи-нагадування, листи-попередження, листи-запрошення, листи-повідомлення, супровідні листи, листи-заяви, листи-скарги та деякі інші. На більшість ініціативних листів установи - утримувачі дають відповідь у вигляді листів-підтверджень,листів-відгуків, листів-звітів, листів-довідок (у т.ч. анал-ітичних), листів-відмов, листів-погоджень і т.ін. Оформлення всіх видів і різновидів службових листів має багато спільного. Лист складається з окремих реквізитів, обов'язкових для всіх управлінських документів, і, крім того, включає деякі реквізити, властиві лише цій групі офіційних документів. Відповідно до ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядної документації. Вимоги до оформлення документів" при оформленні й опрацюванні службових листів використовуються такі реквізити: 01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим; 02 - зображення емблеми організації або товарного знака ( знака обслуговання) ; 03 - зображення нагород; 04 - код організації; 06 - назва організації вищого рівня; постійні 07 - назва організації; 08 - назва структурного підрозділу організації; 09 - довідкові дані про організацію;
11 - дата документа; 12 - реєстраційний індекс; 13 - посилання на реєстраційний індекс і дата документа, на який надсилається відповідь; 16 - адресат; 19 - заголовок до тексту документа; 20 - відмітка про контроль; 21 - текст документа; змінні 22 - відмітка про наявність додатка; 23 - підпис; 26 - відбиток печатки; 28 - прізвище виконавця і номер його телефону; 29 - відмітка про виконання документа і направлення його дро до справи; 30 - відмітка про наявність документа в електронній формі; 31 - відмітка про надходження документа до організації. До першої групи, яку складають постійні реквізити, відноситься бланк листа Інша його назва фірмовий бланк. З точки зору термінології це некоректно, але по суті в більшості випадків правильно. Бланк листа як носій тексту при службовому листуванні виконує ще й роль візитної картки установи або фірми. Дуже важливу роль відіграє візуальне сприйняття фірмового бланка установи-адресата як можливого ділового партнера. Якщо мова йде про державнуустанову, то офіційний характер листа засвідчується зображенням державного герба як основного символу повноважень і гарантії. Фірмові ж бланки установ недержавної форми власності часто містять зображення логотипів, товарних знаків, знаків обслуговування. Поширення таких візуальнихознак на офіційні бланки установ потребує більш глибокого вивчення питань, пов'язаних із їх походженням, використанням і захистом. Правила оформлення службових листів Здавалось би, чого простіше - написати листа, але існують пенні канони у написанні ділових листів, недотримання яких може не тільки негативно позначитись на Вашому особистомупрестижі чи престижі Вашої фірми, а й стати перешкодою на шляху укладання вигідних контрактів і тим самим завдати істотних матеріальних збитків Вам і Вашій фірмі. Об'єктом особливої уваги при цьому с: складання тексту листа. Текст листа - головний елемент документа. Його складання потребує наявності об'єктивних відомостей про стан справ, події, факти, пропозиції тощо, які є предметом доку-ментування, оскільки голошиїми вимогами до тексту документа є достовірність і об'єктивність його змісту, повно та інформації, а також нейтральність топу і максимальна стислість. Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відбивають реальний етап речей. Автор має чітко усвідомлювати, що і з якою метою він хоче повідомити в листі, і що є відправною точкою цієї його дії. Точність документа досягається недопущенням подвійного тлумачення вміщених у ньому висловів та окремих слів. З цією метою слід уникати використання специфічних зворотів, жаргонних висловів, зайвих скорочень і навіть не пояснених заздалегідь завуальованих слів і кодів. Повним може вважатись такий текст ділового листа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Для цього автор має чітко визначити метусвого звертання до адресата, що може полягати в очікуванні: певної прогнозованої реакції на висловлені пропозиції,висновки тощо; запланованої відповіді або початку конкретних дій, спонукальним мотивом, до яких стало дане повідомлення. Стислий і текст це такий, у якому відсутні смислові повтори, зловживання епітетами, порівнянними, неологізмами, а також надмірно довгі розмірковування, далекі від суті справи.Тільки у складних листах, які вимагають значного обсягу інформації для аналізу управлінської ситуації чи обґрунтування певної точки зору, припускається більш поширений і описовийвиклад тексту. Хоча для таких управлінських ситуацій передбачені інші види документів - протоколи (,де особисті думки працівників фіксуються в тексті виступів і доповідей, що дода-ються), доповідні записки ( аналітичного та інформаційного характеру), звіти. Переконливим є такий текст, який поєднує в собі достовірність, точність, повноту й стиль (тон, .мотив) викладу, що переконують адресата сприйняти інформацію як поштовх до дії. Текст ділового листа складається з таких частин: вступу, основного змісту, висновків. У вступі, як правило, вказуються привід, мотивація, причина написання листа або дається обґрунтування проблем, завдань тощо. Все частіше у практиці ділового листування у вступній час-тині тексту використовуються форми ввічливого звертання до офіційних осіб або колективів. Слід зазначити, що цей обов'язковий елемент вступу при оформленні ділових листів раніше використовували лише в комерційному листуванні або в листах-запрошеннях. Зміни в суспільстві, і насамперед у економіці країни, все більше посилюють особистісний фактор в управлінні і, таким чином, стає більш аргументованим використання шанобливого звертання як обов'язкової складової першої композиційної частини листа. При зверненні до адресата враховують його посадовий ранг, сферу діяльності і деякі інші моменти. Найбільш узагальненою формою звертання можна вважати таку: Шановний (ім'я та по батькові)! Шановний Ігоре Михайловичу! Шановний пане………… Вільмишановний професоре…….. Назву адресата друкуютьна початку листа справа, без абзацного відступу, ширним шрифтом Times New Roman 13 пунктів, з лівим вирівнюванням, Щирина назви адресата не повинна перевищувати від правого поля основного текста. Звернення друкується жирним шрифтом Times New Roman розміром 15 пунктів без абзацного відступу посередині абзацу.При звертанні до посадових осіб вищого рівня влади та управління допускається зазначення лише посади, наприклад: Шановний пане Президент! Шановний пане Міністр! У межах однієї сфери професійної діяльності звертання може мати такий вигляд: Шановні колеги! Після находження формули звертання до адресата і її оформлення у вступній частині ділового листа формулюється (аргументується) мета даного листа, тобто визначається тема ділового спілкування. Найбільш поширенними є дна варіанти: * посилання на ініціативний (директивний) нормативним акт або організаційно-розпорядчий документ, що став основою або приводом для листування;* констатація факту, події тощо. Приклад: Відповідно до Закону України "Про .............................. " та у зв'язку з ............... підготовлено проект постанови щодо ............. або: Інститут провів соціологічні дослідження відносно кількісних і якісних показників кондитерських виробів, що пропонуються закладами громадського харчування м. Києва Відповідно до Вашого листа від 14 квітня 2006 Перша фраза листа- дуже важлива , адже вона має переконати адресата у правельності написання листа. Якщо лист є відповіддю на запрошення, запитом, подякою, то вже в першому реченні доречно висловити вдячність: Вдячні Вам за запрошення……. Висловлюємо свою найщирішу вдячність за……. Щиро вдячні Вам за те…………………….. Дозвольте висловити нашу вдячність……… У листах-підтвердженнях варто використовуватитакими початковими фразами: Підтверджуємо свою згоду на………… Із вдячністю підтверджуємо отримання….. Ми отримали Вашого листа про…… і щиро Вам вдячні…………. У листах- проханнях початковими фразами можуть бути такі: Просимо Вас вишукати можливість віділення коштів……… Просимо Вас поспріяти у вирішенні проблеми ( питання )….. Звертаємось до Вас з проханням……………. У листах- нагадуваннях потрібно ввічливо, тактовноі, водночас, переконливо вказати на те,що наприклад, термін виконання документа минув: Дозвольте нагадати Вам……… Нагадуємо Вам…………… У повторних листах-нагадуваннях варто виявити категорійність і рішучість.Це можна зробити так: Повторно нагадуємо Вам…. Незважаючи нанеоднаразовинагадування та вжиті запобіжні заходи, Ви не подали інформацію щодо…… У листах повідомленнях доречною буде одна з таких фраз: Повідомляємо Вас…. Розглянувши Ваш лист, повідомляємо…… Цим листом повідомляємо, що………….. Доводимо до Вашого відома…………. Основний зміст листа з викладом, описом, поясненням подій і ситуацій та їх, аналізом, обґрунтуванням тощо. У більшості конкретних ситуацій ділового спілкування основнийлист може бути вичерпаний двома-трьома реченнями. Хоча іноді розкриття основного змісту потребує докладного розгляду питань за окремими пунктами, що може супроводжуватисьцифровими розрахунками, таблицями, схемами тощо. Такий детальним розгляд необхідно звести в єдине логічне ціле. Висновки це підсумок основного тексту, що, як правило,формулюється у вигляді пропозицій, вимог, прохань, відмов,нагадувань тощо. Ця частина починається одним із ключовихслів: "просимо", "повідомляємо", "направляємо", "рекомендуємо", "пропонуємо", "запрошуємо", "заперечуємо", " заперечуємо" та ін. Саме на основі цих опорних слів можна визначитивид ділового листа: "просимо" -- лист-прохання або запит; "повідомляємо" - лист-повідомлення; "направляємо" - супровідний лист; "рекомендуємо" лист-роз'яснення тощо. Негативний висновок (формулюється як заперечення пропозиції або прохання " вважаємо недоцільним", "не можемо забезпечити ", "не маємо" і т. ін. Вибір завершальних речень є також дужеважливим і залежить від змісту листа. У завершальній частині листа можна повторити подяку, висловлену на початку: Дозвольте ще раз подякувати Вам…… Наперед вдячні Вам за…….. Дякуємо за допомогу……… Доречно наприкінці листа запевнити адресата в тому , про що йшлося в тексті: Запевняємо, що наша співпраця буде плідною…………. Будемо ради співпрцювати з Вами……………. Запевняємо, що ми й надалі робитимемо все, щоб……….. Наприкінці листа можна висловити сподівання: Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас……….. Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам……… Щиро сподіваємося на Вашу фінансову підтримку………… Розраховуємо на тісну співпрацю…………….. Заключна частина - частина листа може завершуватись формулою ввічливості, якщо у вступі була використана (формула звертання. Ця (формула друкується на 2-3 рядки нижче тексту, з абзац, і відокремлюється від назви посади комою, наприклад,: З повагою, Президент компанії ________________________ В.Т. Вдович З повагою і найкращими побажаннями _________________ В.Т. Вдович З щирою повагою ( пошаною ) ___________________ В.Т. Вдович Іноді , виходячи з характеру управлінських проблем, використовують зворотний порядок викладу основних елементів тексту листа, а саме: спочатку викладають висновки, а потім обґрунтування. Така структура тексту, незалежно від будь-яких обставин, вважається некоректною відносно адресата, її слід уникати в практиці документування менеджменту. При підготовці і оформлені тексту службового листа слід дотримуватись таких основних правил: правильно і в певній послідовності розміщувати необхідні реквізити текст листа викладати від третьої особи, наприклад, : - комісія розглянула., - університет пропонує, інститут оголошує….. уживати стійкі словосполучення: - відповідно до……., у зв'язку………із метою….. у встановленому порядку…… уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до відома, ми Наголошуємо, що Відповідно до попередньої домовленостіВ порядку обміну досвідом У зв'язку з рішенням... уживати дієприслівникові звороти на початку речення:Враховуючи Вважаючи Беручи до уваги Розглянутий використовувати прямий порядок слів у реченні: підмет-присудок; означення - перед означуваними словами; додатки - після керуючого слова; вставні слова - на початку речення. заміна активної форми дієслова пасивною:неправильно - Ви не затвердили...правильно - Вами не, розглянуті…. уживати інфінітивні конструкції: Створити комісію Розглянути питання використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і є зрозумілими для широкого кола людей; не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій. Службові листи можуть виготовлятись на друкарських пристроях або за допомогою засобів обчислювальної техніки. Текст листа друкується чітким, контрастним шрифтом без виправлень: на бланках формату А-4 - через 1,5 інтервалу, на бланках формату А5 - через і інтервал. Реквізити документа відділяються один від одного 2-3 інтервалами. Так, наприклад, заголовок до тексту відділяється від самого тексту листа двома міжрядковими інтервалами, а реквізит "Підпис" - трьома.При друкуванні листів друковані знаки розміщуються на такій відстані від межі лівого берега: О - для друкування реквізитів "Заголовок до тексту","Текст" (без абзацу), "Відмітка про наявність додатків","Назва посади" у реквізиті "Підпис", "Прізвище виконавця та номер його телефону"; 5 друкованих знаків - для початку абзацу в тексті; 16, 24, 56 друкованих знаків - для оформлення таблиці трафаретних текстів;. 32 друкованих знаки - для реквізиту "Адресат"; 40 друкованих знаків - для реквізиту "Гриф обмеження доступу до документа"; 48 друкованих знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис". Службові листи як управлінські документи, що несуть інформацію, стилістика й зміст якої відбиває особисті якості автора та його професійний рівень, не можуть бути обмеженіпевним обсягом. Нумерація сторінок у листах починається з другої сторінки. Номери сторінок проставляють арабськими цифрами без будь-яких додаткових позначень (скорочення слова "сторінка" - стор., рисочки, крапки тощо) на верхньому березі аркуша посередині або ліворуч.
Інформаційні листи - це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило , адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація , наведена в листах такого типу , має бути якмога ширшою. Адресанта можна зазначити узагальнено. Наприклад:
Листи-відповіді – це службові листи, в котрих дають відповідь на інший лист. Текст таких листів має бути чітким та конкретним, у разі відмови обгрунтованим. Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи (уточнити строк виконання, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами : " Надсилаємо," " Направляємо," " Відправляємо." У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, шо направляються.
Рекламні листи – це ріновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, або спонукати їх скористуватися запрошенням.
Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підпрємства, установи чи організації. Починати ці листи можна з таких зворотів: " Просимо взяти участь у…", " Запрошуємо …," " Запрошуємо Вас…", "Щиро запршуємо Вас…" , " Ми раді запросити Вас…." . Далі розкривається характер заходів, умови участі вній, зазначають сроки їх проведення. Наприклад:
Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт.
Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресатові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді ( відмови) Дається обрунтування. Ініціативні листи можуть направлятисься відімені керівника, керівництва, студенського колекттиву.
Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресата є на бланку, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписує керівник і головний бухгалтер установи. Листи-підтвердження – це службові листи, в котрих підтверджується той чи інший факт, наприклад одерження переказів, вантажів, цінних паперів тощо.Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова" підтверджувати".
Своєчасність надсилання листів -підтверджень усуває необхідність підготовки й направлення листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю. Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення строку виконання якихось завдань, зобов’язань, проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Текст листів можуть складатись з одного- двох речень і починаються словами, утворентми від дієслова "нагадувати".
Номенклатура справ: принципи створення Що таке номенклатура справ? Як правильно оформити цей документ? Навіщо взагалі він потрібен? Хто має його розробляти? До кого звертатися для схвалення та погодження номенклатури справ? . Як оформити справу ? Труднощів, по цих питаннях,. як правило, виникає чимало, особливо якщо вперше доводиться працювати над цим важливими і разом з тим непростими документами . Тому пропонуємо Вам у практичній роботі дати відповіді на питання щодо складення, оформлення, погодження та затвердження номенклатури справ, як сруктурного підрозділу так і зведеної номенклатури справ установи. Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ ( Постанова КМ України № 1153). Розроблення номенклатури справ покладається на службу діловодства (управління справами, загальний відділ, відділ діловодства і контролю, канцелярію) підприємства, установи, організації.. На невеликому підприємстві функції такої служби може виконувати один працівник ( як правило, секретар), відповідальний за організацію діловодства. Номенклатура справ є обов'язковим документом для кожного підприємства, щоб створити єдину систему формування справ, забезпечити їх облік, швидко розшукати його за змістом та видом, відібрати документи на державне зберігання. Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування документів закріпляють в номенклатурі справ . Якщо номенклатуру справ складено правільно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які зазделегить для них предбачено а отже, знайти потрібний документ буде не складно. Крім того номенклатура справ є покажчиком індексів документів , що присвоються під час реєстрації, оскільки індекс документа може містити індекс структурного підрозділу підприємства й номер за номенклатурою . Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію справ, установлює терміни зберігання документів, використувується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом і є звітним документом архіву підприємства. Існують три види номенклатур справ: примірна, типова та індивідуальна. Примірни й типові номенклатури справ є нормативно-методичними посібниками для складання індивідуальної номенклатури справ підприємства. Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи, і є нормативним актом. Типова номенклатура справ для установ окремого регіону розробляється відповідним місцевим органом виконавчої влади, погоджується з експертно-перевірочною комісією відповідного державного архіву, затверджується керівником установи та державного архіву і підлягає державній реєстрації в місцевому органі Міністерства юстиції України. Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Примірна номенклатура справ розробляється міністерствами іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірочною комісією Держкомархіву або експертно-перевірочною комісією відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора. Звичайно, основну увагу необхідно приділити складанню саме індивідуальної номенклатури, яка включатиме заголовки лише тих справ, що ведуться на підприємстві, з урахуванням специфіки діяльності й формування справ конкретного підприємства. Втім, для підготовки цього документа стануть у пригоді існуючі примірні та типові номенклатури справ, що їх розробляють організації вищого рівня (міністерства, державні комітети, інші органи державної влади, центральні установи країни, великі корпорації, концерни, асоціації, товариства та компанії) для мережі підвідомчих організацій або дочірніх підприємств, однорідних за характером діяльності, з метою створення методичної основи раціональної організації діловодства, уніфікації заголовків однотипних справ та встановлення для них єдиних строків зберігання. Типові і примірні номенклатури справ розробляють вищі установи для мережі установ, що належать до сфери їх управління і використовуються цими установами як посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ. Навіть маючи типову чи примірну номенклатуру справ, кожна установа обов’язково має індивідуальну номенклатуру справ. Зазвичай, індивідуальна номенклатура справ установи складається з номенклатури справ структурних підрозділів. Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, залучаючи фахівців, обов’язково погоджує її керівник архівного підрозділу установи. Керівник структурного підрозділу підписує номенклатуру. Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбиранні на державне зберігання є “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1988 р. № 41 ( опублікований на сайті Верховної Ради України http://zakon.rada.gov.ua ). Перед як скласти номенклатуру справ структурного підрозділу необхідно праналізувати роботу стуктуруного підрозділу зокрема, вивчити склад, зміст та кількість документів, що утворюються у процесі діяльності структурного підрозділу. Для цього слід використовувати джерела, що містять інформацію про мету і предмет діяльності, про завдання і функції, що маєздійснювати структурний підрозділ ( установа ) . Такими джерелами є положення про стуктурний підрозділ ( статут підприємства ), посадові інструкції ( штатні розписи), плани та звіти, а також діючі переліки ( класифікатори ) документів зі строками зберігання. Для виконання цього завдання можна,обрати один з двох шляхів. Перший. Номенклатури справ структурних підрозділів розробляють працівники, відповідальні за діловодство у цих підрозділах, керівники відповідних структурних підрозділів підписують/підготовлені номенклатури, потім їх погоджують з експертними комісіями установи та з керівником архівного підрозділу підприємства. Після чого номенклатури справ усіх структурних підрозділів та первинних громадських організацій зводяться службою діловодства в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства. Другий. Працівник (секретар, завідувач канцелярії, керівник служби діловодства тощо), відповідальний за підготовку номенклатури справ установи, зібравши пропозиції та вивчивши напрями діяльності, а також склад і зміст документів усіх без винятку структурних підрозділів, може самостійно підготувати проект зведеної номенклатури справ, а після затвердження розподілити її за розділами між структурними підрозділами. Відзначимо, що саме перший шлях відповідає вимогам щодо розроблення номенклатур, але він може бути реалізований лише за наявності у структурних підрозділах працівників, здатних кваліфіковано скласти номенклатуру справ. Другий шлях не є унормованим, проте саме він найчастіше обирається на практиці. ВИМОГИ ДО НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ. До основних принципів побудови номенклатури справ належать: єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів; застосування індексації документів; стабільність індексів справ. Номенклатуру справ складають на підставі: положення про підприємство або статуту підприємства; планів роботи й звітів про роботу; штатних розкладів; переліків документів; класифікаторів; номенклатур спра вза попередні роки; списків стуктурних підрозділів і кориспондентів; описів справ постійного й тимчасового зберігання ( понад 10 років ); довідкових картотек. До номенклатури справ уносять; усі справи й документи, що відображають документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу; справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності; незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для дальшої роботи з ними№ всі довідкові картотеки документів. До номенклатури справ не включають друковані видання, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші подібні матеріали. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу має відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Зазвичай, першою розміщують групу справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, ухвали тощо), планово-звітну документацію і листування. У групі листування першими розміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов’язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ. У кінці діловодного року номенклатуру справ обов’язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство. У номенклатурі справ протягом діловодного року в графі “Примітка” роблять відмітку про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ тощо ( приклад 1 ). Якщо передбачену номенклатурою справу не було заведено, то після закінчення року в номенклатурі справ у графі “Примітка” роблять відмітку “Справу не заведено”, яку завіряє працівник, відповідальний за формування справ ( приклад 1 ). Затверджую Начальник управління земельних Ресурсув України у Львівській області В.І. Масляк " 03 " счня 2007 р. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ Юридичного відділу на 2007 р. Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи(тому, частини) і номери статей за переліком Примітка
1 2 3 4 5
06. Юридичний відділ
06-01 Закони України ( надіслани для відома та керівництва в роботі) 1 Доки не мене потреба ст. 1-б
06-02 Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України ( надіслани для відома та керівництва в роботі) 1 Доки не мене потреба ст. 1-б
06-03 Укази і розпорядження Президента України; постанови Верховної Ради України( надіслани для відома та керівництва в роботі)
1 Доки не мене потреба ст. 1-б Перехідна ведеться з 2003р.
06-04 Листи, інструкції, роз"яснення, накази Управління земельних ресурсів України 1 Доки не мене потреба ст. 1-б
06-05 Листування з Управління земельних ресурсів України з правових питань 1 10 р. ст.68
06-06 Листування з відділенням земельних ресурсів у Львівській області 1 10 р. ст.68
06-07 Листи ,скарги ,0 заяви громадян, громадських організацій та документи про їх розгляд і виконання 1 5 р. ст. 28-б
06-08-01 Претензії вихідні ( листи ) 1 1р. ст.74
06-08-02 Претензії вхідні ( листи) 1 1 р. ст.74
06-10 Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, підприємствами, установами з правових питань 1 10 р. ст.68 Перехідна ведеться з 2004р.
06-11 Справи, що розглядаються в місцевих судах 1 3 р. ЕК
06-12 Посадові інструкції 1 3р. ст.50
06-13 Плани роботи відділу на квартал 1 3 р. ст.18-б
06-14 Довіреності на право представництва у судах 1 Доки не мене потреба
06-15 Положення пр управління земельних ресурсів України у Львівській області, свідотство про державну реєстрацію у 1 Доки не мене потреба
06-16 Індивідуальна номенклатура справ відділу 1 3 р. ст.89-б
Начальник юридичного сектору М.Д. Григоров Номенклатуру справ щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядають, аналізують і уточнюють. Після внесення змін вона передруковується та затверджується керівником установи (структурного підрозділу) та вводиться в дію з 01 січня нового року. Номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи. Як виняток, якщо цього вимагає специфіка роботи структурного підрозділу, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи розкладають в окремі справи згідно з номенклатурою. В одній справі документи постійного, в іншій – документи тимчасового терміну зберігання. Слід включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності. Якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводять нову справу обов’язково вносячи її найменування та строк зберігання в чинну номенклатуру справ. Документи, створені за допомогою автоматизованої системи, групують у справи на загальних підставах. У справі має бути не більше 250 аркушів формату А4 (210х297 мм) і 30…40 мм завтовшки. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. Якщо справи зберігають у структурному підрозділі, схоронність документів і справ забезпечує керівник структурного підрозділу і посадові особи, відповідальні за діловодство. Справи обов’язково мають зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що зачиняються. Документи, створені за допомогою автоматизованої системи, зберігаються на загальних підставах. Зведена номенклатура справ Зведена номенклатура справ установи складаєтьмс з номенклатур справ його структурних підрозділів і містить заголовки всіх справ , заведених в установі. За потреби до зведеної номенклатури справ складають довідковий апарат: пояснення, зміст, список скорочень. Довідковий апарат може вміщуватися або на початку, або в кінці номенклатури справ ( приклад 2). Зведена номенклатура справ установи ЗМІСТ 01 - Загальний відділ ……………………………… 1-3 02 - Планово-економічний відділ…………………… 4-6 03 - Відділ маркетингу і продажу…………………… 7-10 04 - Відділ інформаційних систем…………………… 11-15 05 - Відділ кадрів……………………………………… 16-21 06 - Юридичний відділ……………………………….. 22-25 07 - Фінансовий відділ………………………………… 26-29 08 - Господарський відділ……………………………. 30-33 09 - Транспортний відділ………………………………34-37 010 -Режимно-секретний сектор………………………38 011- Профспілковий комітет…………………………. 39-40 Для складання зведеної номенклатури справ можна застосувати структурний чи функціональний принцип побудови її змісту. Структурний принцип використовується в основному на великих та середніх підприємствах. Назви розділів зведеної номенклатури справ, побудованої за структурним принципом, мають відповідати назвам структурних підрозділів, наприклад: 01 - Загальний відділ 02 - Планово-економічний відділ 03 - Відділ маркетингу і продажу 04 - Відділ інформаційних систем 05 - Відділ кадрів 06 - Юридичний відділ 07 - Фінансовий відділ 08 - Господарський відділ 09 - Транспортний відділ 010 -Режимно-секретний сектор 011- Профспілковий комітет При цьому першим розділом, як правило, зазначається служба діловодства (управління справами, загальний відділ, відділ діловодства або канцелярія), а потім всі інші структурні підрозділи відповідно до штатного розпису. Останніми завжди зазначаються первинні громадські організації (профспілки та ін.), що діють на підприємстві. Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується на невеликих підприємствах, що не мають структури, найчастіше тих, що є суб'єктами підприємницької діяльності недержавної власності. Розділи такої номенклатури справ відображають функції і/або напрями діяльності цього підприємства, наприклад: 01 - Керівництво 02 - Планування та прогнозування 03 - Організація виробничої діяльності 04 - Облік та звітність 05 - Робота з кадрами 06 -Адміністративно-господарське обслуговування Зведена номенклатура справ підприємства, як правило, складається у чотирьох примірниках: перший (недоторканний) примірник зберігається у справах служби діловодства підприємства; другий — передається до архівного підрозділу підприємства для контролю за формуванням справ; третій — надсилається до державного архіву, з яким погоджувалася номенклатура справ; четвертий примірник є робочим документом і розподіляється за розділами між структурними підрозділами підприємства. Підприємства недержавної форми власності, які не передають документи на зберігання до державного архіву, можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох примірниках, а якщо вони не мають структурного поділу — у двох примірниках. Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ підприємства та номенклатури справ усіх його структурних підрозділів обов'язково закриваються підсумковим записом, в якому зазначаються категорії та кількість фактично заведених за рік справ. Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують працівники, відповідальні за діловодство у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діловодства. Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) у свою чергу зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівнику архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік. Один раз на п'ять років або ж за наявності істотних змін у структурі чи напрямах діяльності підприємства зведена номенклатура справ підлягає перескладанню та повторному погодженню з відповідним державним архівом. ( приклад 4 ) ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник управління земельних ресурсів України у Львівській області П.В. Гордійчук " 04 "січня 2007 року НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ УПРАВЛІННЯ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ на 2007 р. Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи(тому, частини) і номери статей за переліком Примітки
1 2 3 4 5
01-Загальний відділ
01-01 Закони, постанови , розпорядження Кабінету Міністрів Та документи про їх виконання 1 Доки не мене потреба ст. 16, 36 Перехіднаведеться з 2004
01-02 Установчі документи (статут, положення) 1 Постійно ст. 31
01-03 Протоколи нарад 1 Постійно ст. 15
01-04 Штатний розклад 1 Постійно ст.46
01-05 Посадові інстукції про права та обов"язки посадових осіб 1 3 р. ст. 50
02 - Планово-фінансовий відділ
02-01 Закони, постанови , розпорядження Кабінету Міністрів Та документи про їх виконання 1 Доки не мене потреба ст. 16, 36
02-02 Листування з питань основної діяльності 1 3 р. ст.186
02-03 Посадові інстукції 1 3р. ст.50
02-04 Документи для службового користування 1 Доки не мене потреба (ЕК)
05 Відділ кадрів
05-01 Укази, закони, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України 1 Доки не мене потреба с.16
05-02 Накази з основної діяльності. Копії 1 Доки не мене потреба с.16 а
05-03 Накази з особового складу 1 75 р. ст.16 б
05-04 Посадові інструкції з працівників структурних підрозділів 1 3 р.ст.50
06 - Юридичний відділ
06-01 Закони України ( надіслани для відома та керівництва в роботі) 1 Доки не мене потреба ст. 1 -б
06-02 Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України ( надіслани для відома та керівництва в роботі) 1 Доки не мене потреба ст. 1 -б
06-03 Листи, інструкції роз"яснення накази Міністерства земельних ресурсів України 1 Доки не мене потреба ст. 1 -б Справу не заведено
06-05 Листування з відділеннями земельних ресурсів у Львівській області з правових питань 1 10 р. ст 68
06-06 Листи, скарги , заяви громадських організацій та документи про їх розгляд і виконання 1 5 р. ст.28-б
06-07 Посадові інструкції 1 3 р. ст. 50
06-08 План роботи відділу 1 З р. ст. 18-б
011- Профспілковий комітет
011-01 Протоколи засідань профкому 1 Постійно ст.16
011-02 Документи про звітно-виборчі конеренції 1 Постійно ст.16
Завідувач архіву М.В. Дзюба ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Протокол засідання ЕК державного архіву ЕК Головного УДК України у Львівській області у Львівській області "25 " грудня 2006 № 8 " 03 " січня 2007
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2006 році в установі За строками зберігання Усього У тому числі
таких, що переходять з позначкою "ЕПК"
Постійного 14 10 4
Тимчасового (понад 10 років) 8 6 2
Тимчасового (до 10 років включно) 60 55 5
Разом 82 71 11
Завідувач архіву М.В. Дзюба Формування й оформлення справ Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладенку ( ДСТУ 2732-94 ). Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ ( Постанова КМ України 1153 ). Справи формуються централізовано за місцем реєстрації документів, у канцелярії установи. Правільне формування справи сприяє оперативному пошукові потрібних документів установи, схоронності їх, упорядкуванню діловодства. Після того як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі , він стає " пам"яттю " установи, потреба в якій може виникти згодом. Таких документів нагромаджується богато. Тому, аби відпрацьовані документи можна било швидко вішукати в разі потреби, їх групують у справи. Яким надають найменування ( заголовки), що в стислій узагальненій формі вітворюютьсклад і зміст документа у справах . Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться. Заголовки справи складаються з: ? назви виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи); ? найменування установи та її структурного підрозділу, що є автором документа; ? найменування установи та її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи; ? короткого змісту документів справи; ? найменування регіону або країни, з якими пов’язаний зміст документів справи; ? дата періоду до якого належать документи справи; ? вказівки на наявність копій документів у справі. Наприклад: “Листі, скарги, заяви громадських організацій та документи проїх розгляді виконання ” ( Приклад 4 ). На кожній справі, включеній до номенклатури справ, має бути умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справ структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. Якщо справа складається з томів (частин), індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо. В кожній справі повинно бути внутрішний опис документів, які є у справі, та підсумковий напис ( приклад 5 )
УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ ЮРИДИЧНИЙ ВІДДІЛ СПРАВА № 14-06 Листи , скарги, заяви громадських організацій та документи про їх розгляд і виконання том 1 Розпочато: 08. 01. 2006 р. Закінчено: 30. 06. 2006 р. На 250 аркушах Термін зберігання: 5 р.
м. ЛЬВІВ
ВНУТРІШНІЙ ОПИС документів, які знаходяться в справі № 14-06 за 2006 р. Листи , скарги, заяви громадських організацій та документи про їх розгляд і виконання том 1 № з/п
Дата документу Номер примірника
Вид та стислий зміст документів Номериаркушів справи Відміткапровилученнядокументаізсправийогомісцезнаходженняабопрознищення
вхідного підготовленого
1 2 3 4 5 6 7
2 0 0 6 рік
1. 08.01.06 № 5-11/4
1 Скарга гр. Дудко М.Ф. 1-3
2.
12.01.2006 № 14-065/10 2 Відповідь на скаргу гр. Дудко М.Ф. 4-6
40. 30.06.06.
1 Відповідь на заяву Лелеки С.В. 248-250
Вього до опису внесено 40 ( сорок ) документів на 250 ( двісті п"ятидесяти ) аркшах. Реєстрацію закінчено порядковим номером 40 ( сорок ) Головний спеціаліст юридичного сектору В.А. Місько Всього в справі пронумеровано прошито та скріплено печеткою 250 ( двісті п"ятьдесять ) аркушів Внутрішний опис на 2 (двух) аркушах; Головний спеціаліст юридичного сектору В.А. Місько Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил: у справу підшивають документи , роботу з якими закінчено; у справи підшивають орігінали чи копії, завірені в установленому порядку; документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи ; документи з одного питання підшивають в одну справу ( в кожній справі або томі має бути не більш 250 аркушів. Може бути кілька томів однієї справи ); до справи вносять лише один примірник документа; кожний документ, унесений до справи, має бути належним чином оформлений ( містити позначку про виконання документа інаправлення його до справи) ; як правило, до справи вносяться документи одного календарного року; у справу не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів; усередині справ документи розташовані у хронологічній ( номерній ) послідовності ( документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, можна розташовувати у зворотній хронологічній послідовності.); На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані: назва організації; назва структурного підрозділу; номенр справи; заголовок справи; за який рік ( роки); кількість аркушів; термін зберігання ( згідно з Переліком). Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює канцелярією установи. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях ї, у шафах і столах, що зачиняються. Висновок Сучасний економічний розвиток ставить суспільство перед необхідністю роз"язання комплексу проблем, пов"язаних перш за все з ефективним використанням достовірної, своєчасної і достатньої управлінської інформації. Комунікативний зв"язок між різними рівнями державного управління, суб"єктами та об"єктами підприємницької діяльності, міжнародними партнерами бузується на основі певних правил і вимог, що встановлюються відповідними нормативними документами. Попри значне поширення в сучасному світі електронних документів традиційний паперовий носій інформації залишається найбільш вживаним в управлінській практиці. До виконання здебільшого приймаються рішення з наявністю всіх візуальних атрибутів, що асоціюються з поняттям "документ". Питома вага паперових документів у сучасному діловодстві не тільки не зменшилась із впровадженням ком"ютерної техніки, а й впевно зростає. При цьому збільшується їх загальна маса. Вихід із цієї ситуації бачиться в підвищенні культури роботи з документами.
