Вимоги до ведення загального діловодства
Запитання для самоконтролю:
Хто приймає документи, що надходять до установи?
Які конверти розкриває канцелярія?
У яких випадках конверти (пакети) зберігають і додають до документів?
Що є метою реєстрації документів?
Що є основним принципом реєстрації документів?
У яких випадках застосовується журнальна форма реєстрації, а коли карткова?
Який склад обов’язкових реквізитів при застосуванні автоматизованої системи?
Що забезпечують автоматизовані реєстраційні банки даних?
Що є метою попереднього розгляду документів?
10. Хто проводить попередній розгляд документів?
11. Для чого розробляють графік доставки кореспонденцій керівництву і структурним
підрозділам?
Складання та оформлення документів
Запитання для самоконтролю
Яких форматів треба використовувати бланки установи і папір для друку службових документів?
Що треба враховувати при виготовленні бланків?
Які поля повинні мати бланки та аркуші документів?
Які документи оформляють не на бланках?
З чого складаються тексти розпорядчих документів і листів?
Коли використовують форму таблиці?
З яких реквізитів складається таблиця?
З чого складається номер таблиці?
Як розмістити таблицю, якщо рядки або графи її виходять за межі формату сторінки?
Як починають заголовки і підзаголовки граф таблиці?
Вкажіть реквізити організаційно-розпорядчих документів та порядок їх розміщення?
Коли дозволяється подавати текст документа без заголовка?
Що є датою документа?
Наведіть елементи дати?
Хто і коли проставляє дату на документі?
З чого складаються індекси вхідних і вихідних документів?
У якому порядку розміщують складові частини індексу?
З чого складається індекс спільного нормативно-правового акта?
Що включає віза?
Де проставляють візу?
Де викладають зауваження і пропозиції до проекту документа?
Як оформляється зовнішнє погодження проектів документів?
За якою формою оформляють аркуш погодження?
Хто підписує документ?
З чого складається підпис документа?
Як підписується документ який надсилається одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи?
Як підписується документ, якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня?
Які документи підлягають затвердженню?
Як затверджують документ?
Де розміщують гриф затвердження документа?
Як треба проставляти печатку?
Що входить до реквізиту “Адресат”?
Де слід проставляти резолюцію?
З яких елементів складається резолюція?
Які роблять помітки під час проходження документа в установі?
Про що свідчить відмітка “До справи”?
З чого складається і де проставляється на документі відмітка про безпосереднього виконавця?
Як виготовляють і видають копію документів?
Де зазначають відмітку “Копія”?
З чого складається напис про засвідчення документа?
Види додатків до документів?
Як оформляють додатки до документів?
Які стандартні положення табулятора використовують під час друкування документів?
Де проставляють номери сторінок?
За якими правилами розмножують великі за обсягом документи у спеціалізованому підрозділі (розмножувальному підрозділі)?
Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
Запитання для самоконтролю
Коли обробляють і надсилають вихідні документи, зокрема виготовлені на автоматизованій електронно-обчислювальній системі?
Що слід обов’язково перевіряти при прийманні від виконавця вихідних документів?
Що проставляють на конверті з вихідними документами?
Як реєструють та надсилають вихідні документи?
Організація контролю за виконанням документів
Запитання для самоконтролю
Що є завданням контролю за виконанням документів?
Які документи підлягають контролю?
Яка особа є відповідальною за виконання документа?
Вкажіть терміни виконання документів (телеграм)?
Ким може бути змінений строк виконання документа?
Що включає контроль за виконанням документів?
Коли документ вважається виконаним?
Коли знімають документ з контролю?
Куди вносять дані про виконання документа і зняття його з контролю?
За допомогою чого можна контролювати виконання документів?
Яка особа може зняти документ з контролю?
Складання номенклатури і формування справ
Запитання для самоконтролю
Навіщо складається номенклатура справ?
Які є види номенклатури справ?
Яку номенклатуру справ кожна установа обов’язково має?
Яка посадова особа розробляє номенклатуру справ структурного підрозділу?
Що є основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбиранні на державне зберігання?
На підставі чого складають номенклатуру справ структурного підрозділу?
Коли групують документи у справи?
Чому має відповідати розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу?
Що має бути на кожній справі, включеній до номенклатури справ?
З чого складається індекс справ структурного підрозділу?
Що зазначають у підсумковому записі?
Що не включають до номенклатури справ?
Які відмітки роблять у номенклатурі справ протягом діловодного року?
Коли номенклатура справ підлягає перепогодженню з відповідним державним архівом?
Яких правил слід дотримуватися формуючи справи?
Скільки аркушів має бути у справі?
Що зазначається на корінцях обкладинок справ?
Де зберігаються справи?
Де зберігаються документи, створені за допомогою автоматизованої системи?
Підготовка справ до зберігання та використання
Запитання для самоконтролю
Що включає у себе підготовка документів до передачі в архівний підрозділ установи?
Мета створення постійної експертної комісії?
Коли проводять виділення документів для знищення і складання про це акта?
Як оформляють обкладинки справ постійного і тривалого строків зберігання?
Як роблять написи на обкладинках справ?
Хто складає описи справ структурного підрозділу?
Дотримуючись яких правил складають описи справ структурного підрозділу?
Що зазначають у підсумковому записі?
Оформлення документів про відрядження
Відповідно до чого здійснюють працівники службові відрядження?
Які документи передають керівникові установи до початку відрядження?
Що доповідає після повернення з відрядження працівник керівникові структурного підрозділу?
Механізація і автоматизація діловодних процесів
Запитання для самоконтролю
Як має здійснюватися механізація і автоматизація діловодних процесів?
Коли впроваджується механізація і автоматизація?
Який склад програмного забезпечення?
Що повинен забезпечувати комплекс технічних засобів?
Що необхідно враховувати під час впровадження нових технологій роботи з документами?