Суть проблеми та причини її виникнення.
Основними складовими функції управління є операції, які можна об’єднати у шість груп: технічні, комерційні, фінансові, охорона майна і осіб, облікові, адміністративні. Головною з них є функція адміністрування, тому наука про управління зосереджена саме на ній.
Суть проблеми, викладеної у задачі, полягає у непрофесійному виконанні адміністративної функції. Менеджер не розробив детальної програми дій, згідно якої б проводилася підготовка до конференції, не були розраховані часові рамки підготовки і не розподілені чітко обов’язки між кожним членом колективу, хоча і менеджеру здавалося, що всі працюють злагоджено, без хаосу.
Цікава і ситуація, що виникла між Ксенею та Ольгою. Велика частка непорозуміння між ними, на мою думку, основана на особистих непорозуміннях, можливо Ксенія хотіла показати свою зневагу до подруги і тому відмовилася від допомоги, або ж причина такої ситуації може лежати і в недобросовісному ставленні Оксани до своїх посадових обов’язків, лінню, небажанням жертвувати особистими інтересами заради інтересів компанії. Ще одним чинником відмови у допомозі може бути незадоволення заробітною платою і зневажання обов’язками через малу оплачуваність за виконувані завдання.
Менеджер Ольга не змогла правильно організувати конференцію, тому керівнику компанії, щоб цникнути подібних неприємних ситуацій у майбутньому, варто переглянути її можливість надалі займатися відповідними організаціями.
Складові адміністативної функції.
Головними складовими адміністративної функції організації є передбачення, організація, розпорядництво, узгодження і контроль.
Передбачення це насамперед підготовка майбутнього, у нашому випадку конференції. Насамперед необхідно проаналізувати можливості підприємства (матетіальні, трудові, фінансові, часові рамки), а потім розробити план на визначений період.
Організувати означає побудувати подвійний механізм на підприємстві: матеріальний і соціальний. Менеджер Ольга повинна була розприділити обов’язки між персоналом, організувати достатню забезпеченість матеріалами, інформацією і розуміння завдань.
Розпоряджатися – оцінити дії персоналу, запустити в дію виконання плану і забезпечити комфортну діяльність робітників.
Узгоджувати – обговорення з керівником можливості зміни показників підготовленого плану. Оскільки компанія значно запізнювалася із виконанням плану, то потрібно було узгодити це з вищим ккерівництвом і розробити додаткову програму дій у конкретній ситуації, можливо і посприяти вирішення суперечок шляхом впливу авторитету керівництва.
Контроль є останнім фактором процесу адміністрування, але одним із найголовніших. Саме на цю функцію покладена відповідальність за спостереженням щодо вчасності і ефективності виконання програми дій. І як показала практика саме ця функція не виконувалася Ольгою, оскільки вона в достатній мірі не проконтролювала дотримання вчасності виконання завдань персоналом.
Адміністрування соціального механізму.
Персонал організації, забезпечений необхідними матеріальними ресурсами та об’єднаний програмою дій більше спроможний виконати всі операції, що перед ним стоять. Саме тому на даному підприємстві необхідно розробити ряд змін, а саме:
– сформулювати програму дій, що роблять зрозумілими завдання для персоналу і є реально виконуваними;
вести постійне спостереження за виконанням програми;
встановити єдиного керівника, компетентного і енергійного, який вміє організувати і переконувати людей (персонал) виконувати свої завдання чатко і оперативно;
сприяти ефективному добору персоналу – необхідно обирати таких працівників, які зможуть відповідально поставитися до своїх обов’язків і будуть готовими виконувати понадурочні роботи, або працювати інтенсивніше аби встигнути виконати всі завдання у протягом робочого часу;
кожен працівник повинен знати свої повноваження, а якщо цього не досягнуто то і працювати вони будуть неефективно, хаотично, виконуючи багато зайвої і непотрібної роботи;
потрібно узгодити роботу членів колективу, адже всі обов’язки поєднані і взаємопов’язані (особливо якщо це підготовка конференції), треба підтримувати зв’язок між учасниками підготовки і координувати їх дії;
але одним із найголовніших чинників ефективної праці є матеріальне винагородження, тому щоб заохотити персонал плідно працювати необхідно розробити систему преміювання і оплати надурочних годин;
керівник процесу підготовки повинен запобігати помилкам, примушувати дотримуватися дисципліни і встановити дієвий контроль за виконанням завдань;
особисті інтереси працівників повинні підпорядковуватися інтересам компанії;
Поради щодо змін в організації, контролю і оцінки.
У компанії неоюхідно здійснити ряд змін аби привести проце організації подібних заходів у майбутньому до більш продуктивного і організованого.
Насамперед необхідно розробити систему матеріального стимулювання працівників, щоб збільшити їх зацікавленість у процвітанні організації, вчасному виконанні поставлених перед ними завдань. Починати зміни необхідно із керівництва, тому директор компанії має заохотити менеджера до плідної роботи, а той в свою чергу, узгодивши план дій з керівником підприємства заохотити, змотивувати і переконати підлеглих віддати всі зусилля на досягнення поставленого завдання.
Потім потрібно запровадити ефективний контроль за протіканням усіх процесів у організації, за підготовкою, роботою персоналу, дотримання ним своїх обов’язків і графіків праці. Запровадити звітування перед вищестоящим керівництвом про виконання програми дій, заплвнованої на даний період. Ефективне планування процесу це вже велика частина кінцевого успіху, але чималу частку несе і розуміння персоналом своїх обов’язків, тому необхідно чітко роз’яснити персоналу його обов’язки і необхідні поставлені перед ним завдання.