Ковалюк Ю. , МО-31
Звіт №1
«Конференція»
У чому суть проблеми? Які управлінські упущення призвели до її виникнення?
Основною причиною виникнення проблемної ситуації на підприємстві під час підготовки до конференції була відсутність програми дій, яка б регламентувала порядок підготовки до конференції та її проведення. На нараді з питань підготовки конференції не було визначено ні цілей ні основних завдань. Директор компанії мав би ініціювати роботу над цим, адже саме від чіткості, ясності і зрозумілості цілі залежить раціональне планування та виконання роботи підлеглими. Відповідно наступною помилкою стала повна відсутність розподілу роботи над підготовкою конференції між групами співробітників, встановлення окремих завдань, не було встановлено пріоритетних напрямків роботи команди відносно конкретної цілі. Причиною цього стало неналежне адміністрування „соціального” організму, що виражалось також через відсутність точно визначених повноважень
Опишіть зміст адміністрування соціального організму підприємства. Які зміни керівництву даної компанії слід змінти?
Анрі Файоль виділив 6 функцій менеджменту. Хоча адміністративна функція лише одна з шести інших, але вона займає досить вагоме місце в веденні бізнесу, оскільки своїм предметом має передбачення, організацію, розпорядництво, узгодження і контроль.
Адміністрування соціального організму є необхідним для будь-якого підприємства. Вона є відносно простим на маленькому підприємстві і ускладнюється у міру зростання підприємства, росту чисельності персоналу. Це правило є також дійсним для розвитку і вдосконалення будь-яких інших соціальних організмів.
Адміністрування соціального організму передбачає наступний перелік обов'язків:
1) сформулювати програму дій, у якій соціальний і матеріальний організми приводяться у відповідність до завдань і можливостей підприємства;
спостерігати за виконанням програми;
встановити єдине, компетентне та енергійне керівнщтво;
сприяти ефективному добору персоналу, - енергійних і компетентних людей для роботи на посадах керівників окремих служб, на посадах фунціонерів та виконавців;
точно визначити повноваження;
об 'єднувати роботу, узгоджувати зусилля членів колективу;
ясно, чітко і точно формулювати рішення;
заохочувати відповідальність та ініціативу;
справедливо і вчасно винагороджувати працівників;
запобігати помилкам і непорозумінням;
примушувати дотримуватися дисципліни;
досягати того, щоб приватні інтереси підпорядковувалися інтересам підприємства;
звертати особливу увагу на єдність розпорядництва;
встановити дієвий контроль;
15) боротися з надмірною регламентацією, бюрократичним формалізмом, паперовою тяганиною тощо.
Щодо складової адміністрування – розпорядництва, то головним його завданням є задіяти побудований „соціальний” організм, тобто ініціювати та мотивувати працю. Це також не було здійснено, тому що з ситуації видно, що на організацію конференції не вистачало працівників, і ще спочатку потрібно було подбати про залучення всіх, а особливо компетентних в питаннях конференції осіб, наприклад, таких як Оксана, яка раніше працювала у відділі по роботі з представництвами, що прямо стосується конференції. Відмовивши на прохання Ольги про допомогу, Оксана, в принципі, поступила справедливо, тому що вона не зобов’язана тратити свій вільний час на роботу, якщо вищим керівництвом раніше не було обумовлено про її участь в підготовці до конференції.
Узгодження має своєю метою надати можливість кожному елементу соціального організму виконувати свою окрему роль в узгодженні з іншими елементами, тобто колектив має працювати як єдине ціле. Для організації такої об’єднаної цілеспрямованої праці як у Ольги так і тим більше у її помічника офіс-менеджера Віри не було досвіду. Через що в період підготовки в офісі був хаос, хоча бачачи це, Ольга вважала, що це лише на перший погляд і всі сумлінно виконують свої обов’язки.
Мета контролю полягає в перевірці, чи все виконується згідно з прийнятою програмою, відданими наказами і встановленими принципами. З «адміністративного» погляду контроль має засвідчити, що програма існує, застосовується, підтримуються на потрібному рівні; що соціальний організм у належному стані, розпорядництво здійснюється згідно з прийнятими принципами, адміністративні вказівки виконані, і все правильно функціонує. Контроль за підготовкою до конференції також ніким не проводився, тому що фактично контролювати хаос не зміг би ніхто, ні Віра, ні Ольга, ні директор. Не кажучи вже про директора, навіть Ольга, яка безпосередньо роздавала обов’язки між працівниками не контролювала за перебігом та терміном виконання роботи.
Оскільки головною причиною виникнення ситуації було відсутність програми проведення конференції. То перш за все, директору потрібно її сформулювати та визначити відповідальну та компетентну особу, яка донесе ціль до виконавців та буде безпосередньо займатись проведенням заходу. Тобто в принципі потрібно сформувати програму дій, а саме чітку лінію поведінки, якої треба дотримуватись, окреслити послідовність етапів, які потрібно пройти, засоби, які доведеться використовувати та способи досягнення бажаного результату. Адже, знаючи програму дій та свої можливості працівники будуть чітко виконувати поставлені перед ними обов’язки.
Програма дій має ще й ту перевагу, що вона встановлює єдність поглядів і отже, довіру вищої влади, що вершить долю підприємства.
Програма дій:
1.Формулювання програми підготовки до конференції.
2.Визначення відповідального за проведення заходу та надання йому певних повноважень.
3. Донесення мети програми до персоналу.
4.Розробка календарного плану робіт з вказанням виконавців та терміну , погодження його з головним директором та головним бухгалтером для узгодження фінансового плану.
5. Встановлення критеріїв оцінки роботи на кожному етапі і загалом.
6. Мотивування працівників (моральне і матеріальне).
7.Періодичне звітування відповідального за проведення заходу перед директором про виконання запланованих робіт, проблемні ситуації, недоліки, суперечки.
8.Контроль за виконанням покладених на працівників обов’язків.
Висновки
Для хорошого результату будь-якої роботи потрібно заохочувати, стимулювати, мотивувати персонал різними способами та методами, які зможуть забезпечити підвищення інтенсивності, продуктивності та якості праці. Ці стимулювання можуть бути матеріальними та адміністративними. Тому що, коли людина знає, що вона отримає якусь винагороду за свою роботу, то вона працює старанно та віддається цій роботі повністю.
Відповідно за кожною роботою потрібно здійснювати контроль. Адже все, що не вимірюється - не контролюється, все що не є контрольованим - не є керованим. Тобто для хорошого результату роботи потрібен хороший нагляд. Це не означає, що потрібно весь час стояти над працівниками і слідкувати за їхньою роботою, для цього достатньо вести звітність про результати роботи кожного із працівників, яка подаватиметься на огляд керівнику в певний, зазначений день.
З цієї роботи я зрозуміла, що перед тим як щось починати робити, потрібно добре обдумати, спланувати, визначити необхідні складові, які зможуть забезпечити нам хороший кінцевий результат нашої справи, а вже потім починати роботу. Тоді ми зможемо бути впевнені в успішній реалізації наших задумів.