Частина І. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ
Погашені первинні документи передають на збереження до поточного архіву, в якому вони зберігаються у спеціальних шафах під замком протягом звітного періоду (до кінця року).
Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостатність відображення у них даних лягає на осіб, які склали та підписали ці документи. Підприємство вживає усіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах.
Після закінчення звітного періоду всі документи передають під розписку на збереження до постійного архіву. За організацію збереження документів відповідає головний бухгалтер. Видають документи з архіву для користування іншими підрозділами підприємства тільки за дозволом головного бухгалтера.
Первинні документи з архіву видають за рішенням відповідних органів (органів прокуратури, слідчих органів, контрольно-ревізійної служби, державної податкової адміністрації) у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що їх вилучають. Обов'язковим є складання реєстру вилучених документів.
Термін збереження бухгалтерських документів у постійному архіві визначають типові й галузеві інструкції та лист Міністерства фінансів України №18-4141 від 29.07.97 р. „Про терміни зберігання бухгалтерських документів". Найчастіше цей термін становить 3 роки.
Після закінчення терміну зберігання та за умови проведення ревізії документів їх знищують, при тому складають акт на знищення документів, які не підлягають збереженню.
Документування є важливою частиною методу бухгалтерського обліку. На підставі даних первинних бухгалтерських документів проводиться контроль за правомірністю здійснення господарських операцій на підприємстві.
Класифікація бухгалтерських документів
Бухгалтерські документи класифікують (рис. 5.1.) за такими ознаками:
за місцем складання;
за призначенням;
за порядком складання;
за способом оформлення операцій;
за змістом.
За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні (оформлені на підприємстві) та зовнішні (отримані від партнерів та інших підприємств і установ).
За призначенням бухгалтерські документи поділяють на:
розпорядчі, які містять розпорядження на право здійснення операцій (доручення на отримання матеріальних цінностей, платіжне доручення, вимога тощо);