Гриф секретності – реквізит матеріального носія секретної інф, що засвідчує ступінь секретності даної інф.
Державна таємниця – вид таємної інф, що охоплює відомості у сфері оборони економіки, науки і техніки, зовн. Відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоду нац. Безпеці України, які визнані в порядку, встановленому законом «Про державну таємницю».
Державний експерт з питань таємниці – посадова особа, уповноважена здійснювати, відповідно до вимог закону «Про державну таємницю» віднесення інф. до державної таємниці, зміну ступеня секретності.
Допуск до державної таємниці - оформлення права громадянина на допуск до секретної інф.
Доступ до державної таємниці – надання повноважної посадової особи дозволу громадянину на ознайомлення з конкретною секретною інф, та провадження діяльності, пов’язаною з держ. таємницею, цією посадовою особою, відповідно до її службових повноважень.
Засекречування матеріальних носіїв інф. – введення у встановленому законодавством порядком обмежень на поширення та доступ до секретної інф, шляхом надання відповідного грифу секретності документам, виробам, або інших матеріальним носіям цієї інф.
Звіт відомостей, що становлять державну таємницю(ЗВДТ) – акт, в якому зведено перелік відомостей, що згідно з рішень державних експертів з питань держ. таємниці становлять державну таємницю у визначених цим законом сферах.
Категорія режиму секретності – категорія, яка характеризує важливість, та обсяг відомостей, що становлять державну таємницю, які зосереджені в органах держ. влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, установах, організаціях.
Копіювання – розмноження вхідних документів одного поточного року
Охорона державної таємниці – комплекс організаційно-правових, інженерно технічних, криптографічних, та оперативно-розшукових заходів, спрямованих на запобігання розголошення секретної інф., та втрати їх матеріальних носіїв. Забезпечення охорони ДТ покладається на керівників установ.
Пропускний режим – сукупність правил, що визначають порядок входу, виходу осіб; вїзду виїзду транспортних засобів; внесення, винесення секретних виробів, документів, або інших матеріальних носіїв секретної інф. в режимне приміщення, а також заходи щодо реалізації зазначених правил.
Режимна зона – частина режимної території, яка визначена для провадження діяльності з інф. вищого ступеня секретності.
Режимне приміщення – приміщення, в якому проводяться секретні роботи.
Секретні документи – документи, що містять секретну інф. і на які нанесено обов’язкові реквізити: гриф секретності, реєстраційний номер.
Секретні роботи – провадження будь-якої роботи пов’язаною з державною таємницею.
Спец.дозвіл – документ, що засвідчує право організації на проведення секретних робіт
Ступінь секретності – (особливої важливості(30р), цілком таємно(10р), таємно(5р)) – категорія, яка характеризує важливість секретної інф, ступінь обмеження доступу до неї, та рівень її охорони державою.
Сховище матеріальних носіїв секретної інформації – сейф, металева шафа, споруда з відповідним рівнем захисту від НСД, призначені для постійного, або тимчасового зберігання матеріальних носіїв секретної інф.
Технічні засоби охорони – засоби виявлення порушень, керування доступом, зв’язку, спостереження, збирання,оброблення та надання інф, які використовуються в системі охорони режимних приміщень.


Для друку службових документів використовують бланки установи і папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).
Друкування документів на бланках та папері довільної форми не дозволяється.
Державну політику, щодо держ. таємниці, як складову засад внутрішньої і зовнішньої політики визначає ВРУ.
Президент України забезпечує національну безпеку.
РНБО контролює діяльність органів виконавчої влади у сфері охорони держ. таємниці.
КАБМІН – спрямовує, та контролює роботу міністерств, інших органів виконавчого влади.
Спеціально повноважним органом державної влади з питань охорони державної таємниці є СБУ.

Під реєстрацією секретних документів, інших матеріальних носіїв секретної інформації розуміється надання їм реєстраційного номера, шляхом нанесення на них умовного позначення, з подальшим записом відомостей про ці документи, або інші матеріальні носії у журналах за відповідною формою.
Реєстрація документів, що мають гриф секретності:
-попередній облік
- облік підготовлених вихідних секретних документів.
- облік пакетів
- облік вхідних секретних документів
- облік інвентарних документів
Попередня реєстрація - всі паперові носії, призначені для складання чернеток і проектів документів.
Реєстрація підготовлених вихідних документів - всі друковані (в тому числі виготовлені за допомогою АС) та рукописні документи, які пройшли реєстрацію за журналами (картками) попереднього обліку.
Реєстрація пакетів- всі одержані установою та зареєстровані у пакетно-контрольному журналі пакети та документи.
Реєстрація вхідних документів - одержані установою документи, які пройшли журнальний (картковий, автоматизований) облік вхідних документів.
Реєстрація документів інвентарного обліку - всі документи, які не підлягають підшиванню до справ, переведені з інших видів обліку або такі, яким надано номер за журналом інвентарного обліку технічних документів, журналом обліку секретних видань, журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів в момент їх створення (заведення) або надходження (після реєстрації в пакетно-контрольному журналі).
Документи «цілком таємно» і «таємно» можна реєструвати разом.
Для документів зі ступенем секретності “особливої важливості” заводяться окремі форми реєстрації з такими самими реквізитами.



Журнали:
Форми реєстрації (обліку) документів, які ведуть протягом календарного року і по закінченні його роблять підсумковий запис про кількість взятих на облік документів:
пакетно-контрольний журнал;
журнал (картка) обліку підготовлених документів;
журнал (картка) обліку вхідних документів з грифом секретності;
журнал обліку документів, видрукуваних у друкувальному підрозділі;
журнали обліку вхідних, видрукуваних вихідних і інвентарних документів;
журнал обліку розпорядчих документів;
журнал обліку видачі працівникам довідок про допуск;
журнал обліку осіб, які прибули у відрядження.
Виправлення в журналах ЗАБОРОНЯЄТЬСЯ!!!
У формах реєстрації (обліку) документів з грифом секретності заборонено робити підчищення та виправлення із застосуванням засобів типу коректурної рідини. Кожне виправлення, внесене працівником РСО засвідчується його підписом із зазначенням дати.
У журналах і картках обліку подають дані про обіг документів від часу їх одержання або підготовки до завершення виконання і підшивки до справи, відправлення адресатам, передання на архівне зберігання або знищення.
Всі журнали та картотеки обліку документів і виробів беруть на облік за журналом обліку журналів, картотек і завершених справ. Журнали та картотеки реєструють в момент їх заведення за окремими номерами.
Пакети:
При виявленні пошкодження конверта, пакет приймається з одночасним складанням акта в 2х примірниках, який підписується особою, яка доставила пакет, та співробітником, який приймає пакет. Один примірник надсилається до управління зв’язку.
При наявності в пакеті декількох документів, то вони реєструються під різними номерами!!!!
Супровідні листи, та додатки до вихідних документів реєструються за різними номерами, а вхідні документи і додатки до них – під одним номером!!!
На звороті кожного надрукованого примірника вказується реєстраційний номер, список адресатів, стаття ЗВДТ, термін його засекречування, прізвище виконавця, прізвище особи, яка друкувала, прізвище особи, яка надала гриф секретності, назва та реєстраційний номер матеріального носія, з якого друкувався документ, дата друкування, та телефон виконавця.
Приклад:
Обл25
Видруковано 2примірника
Прим N1 ______СБУ
Прим N2 ______в справу
Виконав і видрукував ІВАНОВ
Гриф «таємно» надав ПЕТРОВ (підпис)
ЗВДТ 1.2.1 – 5р
АС N1256
Дискета – 2Т
11.03.07
71-25-65

Оформлення конвертів




“
Закон про Держ.Таємницю”
Постанова Каб.Мін.у – 1561/12.
Інформація, що може бути віднесена до ДТ:
1) У сфері оборони.
2) У сфері економіки та науки.
3) У сфері зовн.відносин.
4) У сфері охорони держ.правопорядку.
Не відносять:
1) Про стан довкілля, харчових продуктів та предметів побуту.
2) Про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події.
3) Про стан здоров’я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, мед.обслуговування.
4) Про соціальні показники, стан правопорядку, освіту і культуру населення.
5) Про права і свободи громадянина.
6) Про незаконні дії органів держ.влади.

Інформація вважається ДТ з більш високим чи низьким ступенем секретності з часу опублікування відповідних змін до ЗВДТ.
В органах держ.влади, місцевого самоврядування, організаціях з метою розроблення та здійснення заходів щодо забезпечення режиму секретності та його додержання створюється РСО.
Це відбувається за погодженням СБУ. Призначення осіб на посади РСО також здійснюється за погодженням СБУ. РСО комплектується спеціалістами і прийняття тимчасових працівників не допускається.
Форми допуску:
1) Форма 1 – для роботи з інформацією, що має ступінь особливої секретності, ЦТ, Т.
2) Форма 2 – цілком таємно, таємно.
3) Форма 3 – таємно.
Форма 1 видається на 5 років, форма 2 – на 10 років, форма 3 – на 15 років. Форма 1 може бути надана дієздатним громадянам України віком від 18 років.
У разі перекладу на іншу мову, примірник реєструється під іншим номером.
При формуванні справ слід дотримуватися таких правил:
1) Групувати у справи тільки оригінали (якщо вони відсутні, то в засвідченому порядку – копії) правильно оформлених документів; не допускати включення чернових особистих документів.
2) Групувати у справи документи одного року.
3) Групувати в окремі справи документи постійного та тимчасового зберігання.
4) Включати документи до справи тільки одного питання, що становлять єдиний тематичний комплекс.(спочатку ініціативний документ, потім все інше)
5) Справа не повинна перевищувати 250 аркушів.
6) Документи мають бути в хронологічному або логічному порядку.
7) Формування відбувається згідно з Держ.Архівом.
8) Документи створені в АС
Є 3 ознаки групування справ:
- предметно-показникова(тематична)
- номінальна(за видами документів)
- кореспондентська(листування)
Розмноження документів відбувається за такими правилами:
1) Отримати наряд на розмноження документів з грифом секретності
2) Підібрати документи згідно з нарядом на розмноження та поставити облікові номери на
лицевій стороні, і внести документ в …
3) Перевірити нумерацію додатково розмножених примірників.
4) Поставити прозначки про взяття на облік.