КОМПЛЕКСНА ОЦІНКА ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ Чупир В.Є. Українська державна академія залізничного транспорту Системний та достовірний облік робочого часу створює інформаційну базу для кількісного і якісного аналізу ефективної роботи персоналу підприємства. Актуальність проблеми. Відпрацьований працівниками час є основним та універсальним вимірником праці. Рівень обліку та аналіз використання робочого часу впливає на ефективність виробництва, стан трудової дисципліни та є одним з основних державних регуляторів. Недоліки в обліку робочого часу не тільки не дозволяють оцінити фактичні резерви економії праці, але іноді впливають на достовірність оцінювання діяльності всього підприємства. В сучасних умовах показники використання робочого часу, як свідчить практика, відіграють здебільшого негативну роль при оцінюванні господарської діяльності підприємства та його підрозділів. Іноді підприємства, цехи, підрозділи, найбільш повно реєструючи втрати робочого часу, програють у порівнянні з іншими підприємствами, цехами, підрозділами, де відсутній об’єктивний і повний облік. Особливо такий стан притаманний підприємствам залізничного транспорту з жорсткою системою вертикального управління, системою покарання керівників підрозділів за «некрасиві» показники. Виникла необхідність створити таку систему управління робочим часом, на яку б не впливала структура організації підприємства або галузі. Аналіз останніх наукових досліджень і публікацій. Питання достовірності обліку робочого часу є складовою організації виробництва та основним сегментом управлення персоналом. Останнім часом в літературі з’явились роботи, де обґрунтовано важливість цієї проблеми. Питання впливу показників, характеризуючи ефективність використання робочого часу на результати роботи висвітлено такими авторами: К.Х. Абдурахманов, Ю.Г. Одегов, Н.К. Акин шина, О.А. Башкатов, Н. Вишневская, В.К. Гупалов, Л.А. Лутай, В. Рутицкая, але причини втрат робочого часу та їх складові, вплив на ефективність роботи персоналу в літературі висвітлено недостатньо, не розглядаються питання повноти та достовірності обліку робочого часу (відпрацьованого та втрат). Мета роботи. Проаналізувати сучасний стан накопичення системної та достовірної інформації про склад робочого часу та розробити рекомендації про вдосконалення обліку робочого часу, як з позицій кількісних, так і якісних показників. Виклад основного матеріалу дослідження. Оперативний облік явок та неявок робітників з різних причин, наднормових годин, запізнень, передчасних залишень робочого місця та прогулів на всіх досліджених автором підприємствах ведуть в табелях обліку використання робочого часу. Табельний облік ведуть з метою контролю за трудовою дисципліною для розрахунку середньооблікової чисельності робітників за окремими категоріями, він є базовим документом для нарахування заробітної плати з погодинною оплатою праці [1]. Інформація, наведена в первинному документі - табелі обліку використання робочого часу, - використовується при складанні звітності: «Звіт про працю» (№ 1-ПВ); «Звіт про використання робочого часу» (№ 3-ПВ), але фактичні дані однаково занижують, що зумовлено низкою чинників: по-перше, недоліками в організації табельного обліку на досліджуваних підприємствах. Робітник, який відповідає за ведення табелю обліку використання, повинен на початку робочого дня (зміни) обходити робочі місця та відзначати відсутніх або перевіряти заповнення журналу явок на роботу. Після обов’язкової перерви обхід слід повторити, але це виконують дуже рідко, тому запізнення на робочі місця після перерви в обліку не показують, не включають в повному обсязі до обліку неявки з дозволу адміністрації. По-друге, має місце порушення вимог до обліку невиходів на роботу. Наприклад, цілозмінні невиходи на роботу з повним збереженням заробітної плати (відгули) в обліку показують як відпрацьований час. По-третє, відсутність організації обліку та звітності внутрішньозмінних втрат робочого часу. По-четверте, має місце приховування листів тимчасової непрацездатності, особливо якщо їх тривалість до п’яти робочих днів. Це пов’язано з тим, що в бухгалтерському обліку такі витрати списують на операційні витрати виробництва, як і нараховану заробітну плату, але розрахунок заробітної плати та оплата листів тимчасової непрацездатності згідно законодавству є різний. Якщо облік відпрацьованого часу на підприємстві автоматизовано, то мають місце всі вищенаведені чинники. Робітник може зареєструватись, але до роботи не приступити, або його зареєструє інший співробітник. Тому питання організації обліку та контролю за використанням робочого часу є актуальними для кожного сучасного підприємства. В звіті про використання робочого часу (3-ПВ) показують фонд робочого часу: відпрацьовано (з них понаднормово) та не відпрацьовано всього, та за чинниками. Розглянемо детальніше втрати робочого часу та джерела їх реєстрації (табл. 1). Основним документом, де згруповано всі види неявок, є табель обліку робочого часу, але не всі позиції, які наведені в документі, можливо проконтролювати. Неявки з дозволу адміністрації, внутрішньозмінні простої, прогули, відсторонення від роботи за різними причинами фіксуються у внутрішньому документі - довідці, і система контролю за повнотою та строком їх заповнення цілком залежить від системи управління виробництвом. Таблиця 1. Неявки та втрати робочого часу відповідно до «Звіту про використання робочого часу» № 3-ПВ № Не відпрацьовано Джерелореєстрації Додатковаінформація Контрольна процедура
1 Щорічні відпустки (основна та додаткова) Табель обліку використання робочого часу Накази по особистому складу Відділ кадрів
2 Тимчасова непрацездатність Табель обліку використання робочого часу Листи тимчасової непрацездатності Комісія із затвердження листів
3 Навчальні відпустки та інші неявки, передбачені законодавством Табель обліку використання робочого часу Накази по особистому складу, розпо рядження Відділ кадрів
4 Неявки через тимчасове переведення для роботи на іншому підприємстві Табель обліку використання робочого часу Договір з іншим підприємством Адміністрація
5 Неявки з дозволу адміністрації Табель обліку використання робочого часу Законодавчийдокумент відсутній (довідка) Адміністрація
6 Відпустки за ініціативою адміністрації Табель обліку використання робочого часу Розпорядження Адміністрація
7 Неявки з переведенням на скорочений робочий день, тиждень Табель обліку використання робочого часу Розпорядження Адміністрація
Внутрішньозмінні - документ начальника підрозділу Довідка керівника підприємства Адміністрація
9 Масові невиходи на роботу (страйки) Список робітників Рішення профспілки Профспілка
10 Прогули З 01.01.09 входить до п.12 звіту № 3-ПВ Довідка керівника підприємства Адміністрація
11 Неявки у зв’язку з міжсезонням З 01.01.09 в Звіті відсутній - -
12 Інші причини Табель обліку використання робочого часу Довідка керівника підприємства Адміністрація
Звіт 3-ПВ містить однакову класифікацію неявок, хоча за економічним змістом, за їх впливом на виробництво вони зовсім різні. Такий підхід призводить до зрівняння всіх втрат, до їх однакової визначеності. Особливо слід встановити, які із всіх цілодобових неявок є за своїм економічним змістом втратами робочого часу. Очевидно, що не кожна неявка на роботу є втратою робочого часу. Наприклад, щорічні відпустки (основні й додаткові), навчальні відпустки та інші неявки, передбачені законодавством, неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням для роботи на інше підприємство є реалізацією соціальних досягнень суспільства, тому їх неможливо віднести до втрат робочого часу. Крім того, в структурі підприємства при збереженні чисельності це досить постійна величина, значення якої можна використовувати в стратегічному управлінні. Зовсім інша природа неявок на роботу через тимчасову непрацездатність, неявок з дозволу адміністрації. В літературі такі неявки характеризують по-різному. Деякі економісти неявки на роботу через тимчасову непрацездатність відносять до часу, який не використано з поважних причин, а неявки з дозволу адміністрації - до втрат робочого часу (Н.К. Акіншина, Н. Вишневская, Л.А. Лутай, Ю.Г. Одегов). Існують й інші погляди на це питання, неявки через тимчасову непрацездатність та з дозволу адміністрації відносять к втратам робочого часу (Г.А. Пруденський, В.К. Гупалов). Є також економісти, які неявки через тимчасову непрацездатність та з дозволу адміністрації включають до часу, невикористаного з поважних причин (О.А. Башкатов). У Франції найбільш поширено визначення втрат робочого часу, яке включає неявки через хворобу, материнство, нещасливі випадки, з дозволу керівництва [8, с. 165]. За структурою неявки через тимчасову непрацездатність включають неявки, пов’язані з простудою, шлунковими та іншими захворюваннями, а також з виробничим травматизмом, незадовільними умовами праці, побуту. Тому неявки через тимчасову непрацездатність слід класифікувати більш диференційовано. В бухгалтерському обліку нарахування за листами непрацездатності поділяються на перші п’ять днів, які списуються на витрати виробництва, і решту днів непрацездатності, які погашаються за рахунок фонду соціального страхування. Більш детально необхідно вивчити неявки з дозволу адміністрації. Вони мають місце в таких випадках, коли відповідно до КЗпП адміністрація підприємства надає робітникам короткострокові відпустки: - без збереження заробітної плати за сімейними обставинами, тривалістю не більш 15 календарних днів на рік; - довготривалі відпустки (за рішенням сторін); - додатковий вільний час, який надається згідно з колективним договором; - години відсутності на роботі у зв’язку зі стихійним лихом. Досить часто до категорії таких неявок відносять відпустки, які надають робітникам за години понаднормового часу, «відгули» та прогули. Такі неявки не пов’язані з необхідністю, і їх можна повністю усунути, тобто вони є прихованим резервом робочого часу. Значних збитків виробництву завдають втрати робочого часу через прогули. На всіх підприємствах без винятку є такі явища. Важливим резервом поліпшення використання робочого часу є скорочення плинності кадрів. Показник плинності кадрів на першій погляд на має прямого відношення до втрат робочого часу, але безпосередньо впливає на рівень втрат робочого часу. Очікування звільнення призводить до втрат робочого часу, тому що пов’язано з явними психологічними навантаженнями, час використовують на переговори з керівником, фахівцями, а в останній день робітник вже не працює зовсім. Таким чином, звільнення, окрім прямої шкоди, яка пов’язана зі зниженням продуктивності праці в період освоєння роботи новим робітником, а також організаційними витратами, які виникають в період, поки робоче місце залишається вільним, спричиняє приховані втрати робочого часу, які ніде не враховуються. Деякі проблеми виникають в зв’язку з наявністю на підприємстві цілодобових втрат. До таких втрат відносять простої, які оплачують відповідно до законодавства, людино-години простоїв працівників, які весь робочий день (зміну) не працювали й не були використані на інших роботах підприємства. Основними чинниками цілодобових втрат є помилки в менеджменті на рівні підприємства, регіону, держави, тому в Звіті (3-ПВ) такі втрати показують частково або не показують зовсім. Крім того, в Звіті (3-ПВ) вказуються відпустки за ініціативою адміністрації; неявки у зв’язку з переведенням на скорочений робочий день, тиждень, масові невиходи на роботу (страйки). Всі ці неявки є явними втратами робочого часу. В Звіті про використання робочого часу наведена значна кількість видів втрати робочого часу, причому такі втрати є різними за економічним змістом: втрати, які необхідні в зв’язку з фізіологією та психологією людини (відпустки) і затверджені законодавством; втрати, які необхідно скорочувати, але вони завжди існуватимуть (тимчасова непрацездатність, неявки з дозволу адміністрації та ін.); неявки, які необхідно ліквідувати (простої, масові невиходи на роботу, інші причини). На наш погляд, простий перелік таких неявок без урахування їх економічного змісту значно зменшує економічну цінність такого звіту. Згідно з офіціальними статистичними даними, у 2007 р. по Харківській області фонд робочого часу в середньому на одного штатного працівника складав 1958 годин. Кожним працівником області було відпрацьовано 1722 години, тобто 87,9% від фонду робочого часу, встановленого на цей період, а втрати робочого часу склали 29 годин. На транспорті в середньому фонд робочого часу склав 2057 годин на одного працівника, а відпрацьовано було 1777 годин, або 86,4% [10, с. 398]. Неявки в Звіті 3-ПВ необхідно згрупувати за їх економічним змістом, що дозволить не тільки накопичувати статистичну інформацію, але й використовувати її в оперативному управлінні. Крім кількісних показників, на наш погляд, до Звіту необхідно внести і якісні показники: - відпрацьовано одним робітником за період; - відпрацьовано одним робітником понаднормово за період; - відпрацьовано одним робітником за тиждень; - відпрацьовано одним робітником понаднормово за тиждень. За даними звіту показники можна розрахувати як відношення відпрацьовано (всього) до кількості працівників; відпрацьовано понаднормово до кількості працівників. Розрахунок якісних показників дозволить вирішити такі завдання: - максимально наблизити облік на підприємстві з використання робочого часу до встановленого законом (в Постанові про тривалість робочого часу наведена тривалість в годинах на кожний місяць); - відстежити динаміку змін у використанні робочого часу на кожному конкретному підприємстві, а саме надати надійну, неупереджену інформаційну базу для керівника; - наблизити інформаційні дані до міжнародної традиції, довести показники використання робочого часу до рівня зрозумілих та достовірно обґрунтованих для економістів, менеджерів праці в різних державах. Різниці тривалості робочого тижня в годинах - це прогнозний показник майбутньої економічної стійкості. Якщо необхідно визначити, в якому напрямку розвивається економіка, слід простежити за змінами показника середньої кількості робочих годин на тиждень. Він тісно корелює із загальними даними по ВВП та змінами в особистих доходах громадян. Якщо тривалість робочого тижня зростає на протязі трьох послідовних місяців, це ознака того, що рівень найманих працівників зростатиме. Якщо ж кількість робочих годин зменшується, відбудеться скорочення штатів, зменшення рівня побутових витрат і як наслідок - зменшення виробництва. Показник тривалості робочого тижня точно реагує на зміни суспільного попиту на різні товари. Якщо цей рівень менший ніж 41 година, це може свідчити про початок економічної кризи, тоді як значення 41,5 та більше свідчить про прискорення темпів економічного розвитку. Кількість понаднормової роботи - це один з індикаторів майбутньої тенденції ВВП. В період економічної стабільності замість найма нових робітників компанії можуть просити своїх робітників робити понаднормово. Якщо цей показник стабільно зростає протягом хоча б трьох місяців, то компанія опиняється в ситуації тиску і необхідності розширення штатів. Понаднормові години - це недешеве задоволення для компанії, тому що при такому режимі робітники утомлюються і якість їхньої праці знижується. Цей показник в США коливається від 4 до 5 годин на тиждень [3, с. 27]. Особистий стан склався із внутрішньозмінними втратами. В Інструкції по заповненню звіту про використання робочого часу, затвердженій Державним комітетом статистики України № 467 відсутнє визначення таких втрат, вказано, що це простої, як і цілодобові (цілозмінні). В цілому, як свідчать дослідження автора, рівень таких втрат вищий за цілодобові і складає до 10,0% робочого часу. Внутрішньозмінні втрати робочого часу впливають на весь виробничий процес, знижують показники виробки, якість роботи, при цьому надійної системі реєстрації таких втрат немає. На наш погляд, якщо в звіті всі простої диференційовано на цілодобові та внутрішньозмінні, надійність інформації з обліку робочого часу значно поліпшиться. Аналіз інформаційної бази з використання робочого часу - Звіту 3-ПВ - свідчить, що дані, наведені в Звіті, потрібують уточнення як на рівні керівництва підприємством, так і на рівні держави. Висновки. Описано сучасну практику обліку і аналізу використання робочого часу та показано невирішені проблеми в цій області; обґрунтовано необхідність удосконалення методології вивчення ефективності використання робочого часу на сучасних підприємствах. Вдосконалено звіт про використання робочого часу; кількісні показники поділено за їх економічним змістом: неявки з поважних причин; втрати, які можливо скоротити; втрати, які потрібно усунути; якісні показники (відпрацьовано одним робітником за період; відпрацьовано одним робітником понаднормово за період; відпрацьовано одним робітником за тиждень; відпрацьовано одним робітником понаднормово за тиждень). Якісні показники дозволяють: максимально наблизити облік на підприємстві з використання робочого часу до законодавчо встановленого; відстежити динаміку змін у використанні робочого часу на конкретному підприємстві, а саме надати надійну, неупереджену інформаційну базу для керівника; наблизити інформаційні дані до міжнародної традиції. Список використаних джерел: Абдурахманов К.Х., Одегов Ю.Г. Управление трудовым потенциалом в условиях рыночной экономики / Ташкентский ин-т нар. хоз-ва. - Ташкент: Мехмат, 1991. - 186 с. Акиншина Н.К. Статистика труда: Учеб. пособие для вузов. - М.: Статистика, 1990. - 220 с. Баумоль Бернард. Секрети економічних показників: Приховані ключі до майбутніх економічних та інвестиційних можливостей / Пер. з англ.; За наук. ред. Г.В. Григораш. – Дніпропетровськ: Баланс Бізнес Букс, 2007. – 352 с. Башкатов О.А. Международная статистика труда. - М.: Дело и Сервис, 2001. - 207 с. Вишневская Н. Динамика рабочего времени: сравнительный анализ // Мировая экономика и международные отношения. - 2001. - № 2. - С. 61–72. Гупалов В.К. Управление рабочим временем. - М.: Финансы и статистика, 1998. - 240 с. Лутай Л.А. Дисципліна відносин: стратегія розвитку та механізм забезпечення : монографія: Донец. нац. ун-т економіки та торгівлі ім. М. Тугай-Барановського. - Донецьк: ДонНУЕТ, 2007. - 377 с. Ришар Ж. Аудит и анализ хозяйственной деятельности предприятия: Пер. с фр. под ред. Л.П. Белых. - М.: Аудит ЮНИТИ, 1997. - 375 с. Рутицкая В., Гребнева Е. Кадровый резерв // Менеджер по персоналу. - 2009. - № 1/2. - С. 64–67. Статистичний щорічник. Харківська область. - Х.: Головне управління статистики в Харківській області, 2008. - 588 с.
