РОЗДІЛ 4. РЕВІЗІЯ РОЗРАХУНКІВ З ОПЛАТИ ПРАЦІ У ВІДДІЛІ ОСВІТИ ВОЛОДИМИР-ВОЛИНСЬКОЇ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ
4.1. Документування процесу ревізії розрахунків з оплати праці у відділі освіти Володимир-Волинської райдержадміністрації
Для проведення фінансово-господарського аудиту за бюджетний рік за конкретною бюджетною установою наказом керівника контрольно-ревізійного управління в області закріплюються державні аудитори.
Керівнику бюджетної установи, у якій проводитиметься фінансово-господарський аудит, не пізніше ніж за 10 календарних днів до його початку надсилається повідомлення про відповідальних за його здійснення посадових осіб.
Державний аудитор зобов'язаний пред'явити керівнику бюджетної установи своє службове посвідчення та направлення встановленого зразка.
Фінансово-господарський аудит відбувається у декілька етапів. Завданням першого етапу "Підготовка до проведення фінансово-господарського аудиту" є детальне ознайомлення з особливостями діяльності бюджетної установи, системи її бухгалтерського обліку, фінансової звітності і внутрішньогосподарського фінансового контролю, здійснення оцінки ризиків та підготовка програми проведення фінансово-господарського аудиту.
На цьому етапі державний аудитор зобов'язаний визначити систему факторів ризику (слабкі місця в управлінні фінансами та майном бюджетної установи, у здійсненні внутрішньогосподарського фінансового контролю), здійснити оцінку ризиків, за результатами оцінки ризиків скласти програму фінансово-господарського аудиту.
Програма аудиту затверджується керівником (заступником керівника) відповідного органу ДКРС і включає конкретні ризикові сфери діяльності, операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішньогосподарського контролю, ризики ІТ тощо, перелік суб'єктів господарювання (пов'язаних осіб), від яких доцільно отримати інформацію шляхом направлення запитів, проведення у них зустрічних перевірок (звірок) у встановленому законодавством порядку, конкретну мету аудиторської процедури чи її елемента (наприклад, під час вивчення системи бухгалтерського обліку досліджується облік основних засобів, однією конкретною метою цього дослідження є здійснення оцінки правильності визначення вартості основних засобів при їх придбанні, проведенні індексації їх вартості, тобто оцінка правильності визначення вартості основних засобів), обсяг аудиторських процедур за кожним фактором ризику, назву робочого документа, який складатиметься після виконання аудиторської процедури чи окремого її елемента, виконавця (конкретного державного аудитора), дату виконання аудиторських процедур, у тому числі обстежень в бюджетній установі, дату перегляду матеріалів вищестоящим керівником державного аудитора.
Завданням другого етапу "Проведення поточних аудиторських процедур" є підтвердження законності проведених операцій, достовірності їх відображення в бухгалтерському обліку та періодичній фінансовій звітності, а у разі виявлення недоліків чи порушень - надання керівництву бюджетної установи рекомендацій щодо їх усунення та моніторинг стану їх врахування.
Кожна здійснена державним аудитором аудиторська процедура відображається в Журналі обліку роботи державного аудитора.
У разі виявлення недоліків, ознак порушень чи порушень також складається довідка. У довідці, складеній за результатами поточних аудиторських процедур (у тому числі моніторингу, камеральної перевірки, обстеження), зазначаються документи, які містять недоліки чи ознаки порушень, а у разі виявлення порушень - по можливості, їх суть, сума та наслідки, а також рекомендації щодо усунення недоліків (порушень) та недопущення їх у подальшому.
У довідці мають бути додержані принципи об'єктивності і обґрунтованості, повноти і комплексності відображення всіх суттєвих обставин, які мають відношення до справи, чіткості, лаконічності, доступності і системності викладу.
Завданням III етапу "Дослідження річної фінансової звітності, документування результатів фінансово-господарського аудиту та реалізація його матеріалів" є підготовка висновку щодо достовірності річної фінансової звітності, складання, узгодження та підписання аудиторського звіту та реалізація результатів дослідження.
Результати фінансово-господарського аудиту відображаються в звіті, який повинен виключати можливість неоднозначного трактування будь-яких його положень і містити лише обґрунтовану та об'єктивну інформацію.
Аудиторський звіт складається з вступної частини, описової частини (результати аудиту), аудиторського висновку. У вступній частині наводяться ті самі загальні відомості, що і у вступній частині акта ревізії (додаток Ж) чи довідки про перевірку.
В описовій частині (результати аудиту) викладається процес дослідження: які операції, процеси, системи контролювалися; які аудиторські процедури застосовувалися та в яких обсягах; яких заходів вжито бюджетною установою для зміцнення фінансової дисципліни, виправлення бухгалтерського обліку та фінансової звітності, підвищення ефективності внутрішньогосподарського фінансового контролю; який позитивний ефект від запровадження таких заходів (якщо його можна встановити та виміряти). Незалежно від того, за чиєю ініціативою вжито такі заходи (бюджетної установи чи державного аудитора), в аудиторському звіті вони викладаються без посилання на рекомендації державного аудитора.
В аудиторському висновку, який є основним розділом аудиторського звіту, має міститися оцінка достовірності фінансової звітності бюджетної установи.
До висновків включаються лише ті недоліки і порушення, які були виявлені державним аудитором, але залишилися не усунутими (не відшкодованими) в поданій відповідним органам річній фінансовій звітності.
Узагальнення змісту етапів аудиту у розрізі стадій та їх документальне оформлення наведено на рис.4.1.
У випадку ревізії (перевірки) бюджетної установи з боку Рахункової палати документальне оформлення процесу ревізії певною мірою відрізняється з точки зору переліку документів, якими цей процес оформляється. Зокрема, перевірка проводиться відповідно до програми.
Проект програми розробляється у департаменті або іншому структурному підрозділі Рахункової палати під керівництвом члена Рахункової палати, відповідального за проведення перевірки, на підставі затверджених планів роботи Рахункової палати, її Колегії та рішень Колегії Рахункової палати про проведення позапланових перевірок.
Перед складанням програми перевірки член Рахункової палати, відповідальний за її проведення, організовує попереднє вивчення об'єктів та предмета перевірки.
За необхідності проводяться консультації з незалежними установами, організаціями та спеціалістами з метою виявлення досягнень у сфері, що перевіряється, і можливості їх застосування для удосконалення діяльності об'єктів перевірки.
За результатами попереднього вивчення членом Рахункової палати, відповідальним за проведення перевірки, складається програма перевірки, яка визначає мету перевірки, предмет перевірки, перелік конкретних питань, які будуть перевірятися та обумовлюють обсяг перевірки, об'єкт перевірки, терміни проведення перевірки та складання акта та звіту за її результатами, планові трудовитрати, склад контрольної групи суб'єкта перевірки.
Якщо метою перевірки передбачено визначення ефективності використання коштів, у програмі перевірки передбачаються критерії оцінки ефективності використання державних коштів.
Якщо під час проведення перевірки виникає потреба доповнення або скорочення програми перевірки, внесення відповідних змін проводиться у порядку, передбаченому для затвердження програми. Термін проведення перевірки може бути змінений членом Рахункової палати, відповідальним за проведення перевірки.
Перевірка здійснюється на основі доручення, яке підписується членом Рахункової палати, відповідальним за її проведення. У дорученні зазначається, мета та предмет перевірки, термін її проведення, склад контрольної групи суб'єкта перевірки.
Керівник контрольної групи суб'єкта перевірки перед початком проведення перевірки пред'являє доручення уповноваженій посадовій особі об'єкта перевірки.
При проведенні перевірки застосовуються:
1) аналіз методів організації роботи об'єкта перевірки;
2) аналіз результатів роботи об'єкта перевірки;
3) аналіз конкретних фактів та ситуацій, виявлених на об'єкті перевірки;
4) аналіз усіх наявних даних;
5) огляд документів.
Застосування зазначених підходів здійснюється для виявлення порушень та недоліків у процедурах управління бюджетними коштами, забезпечення їх усунення, аналізу причин і умов таких порушень.
У ході перевірки суб'єкт перевірки здійснює збір доказів для обґрунтування висновків зроблених за результатами перевірки відповідно до поставленої мети перевірки та критеріїв оцінки ефективності використання бюджетних коштів.
Докази - це зібрана та задокументована інформація, яку використовує суб'єкт перевірки з метою обґрунтування результатів перевірки. Докази повинні бути достатніми та достовірними. Залежно від змісту, докази можуть бути матеріальними та документальними.
Внутрішні документальні докази отримуються на основі наявної в об'єкта перевірки фінансової документації, копій вихідних та вхідних документів, розпорядчих документів, планів, звітів про результати роботи, положень та посадових інструкцій, інших документів, які стосуються предмета перевірки.
Зовнішні документальні докази отримуються на основі документів, підготовлених вищестоячими та іншими органами, які мають безпосереднє відношення до діяльності об'єкта перевірки. Це можуть бути листи, службові записки, договори (контракти), звіти про результати аудиту, документи, отримані від третіх осіб тощо.
Усі копії та витяги з документів, інших матеріалів, які стосуються предмета перевірки, отримані членами контрольної групи суб'єкта перевірки, повинні бути засвідчені в установленому порядку. У разі необхідності копії, витяги з документів та інших матеріалів засвідчує уповноважена посадова особа об'єкта перевірки своїм підписом та печаткою.
У разі проведення огляду документів, предметів, іншого майна перевіряючий складає акт, у якому зазначається дата та місце складання акта, прізвище та посада перевіряю чого, прізвище та посада особи, в присутності якої проведено огляд, предмет огляду, факти та дані, які були з'ясовані в результаті огляду, підпис особи, що брала участь у огляді, підпис перевіряючого. Акт про проведення огляду долучається до акта перевірки.
За результатами перевірки складається акт, у якому зазначаються: підстава, мета, предмет, об'єкт/об'єкти перевірки, період, за який проводилася перевірка, склад контрольної групи суб'єкта перевірки, а також фактичний стан справ, виявлений на об'єкті, з наведенням доказів.
Акт перевірки складається у трьох примірниках та підписується уповноваженими посадовими особами об'єкта перевірка, а також усіма членами контрольної групи суб'єкта перевірки. Керівник контрольної групи суб'єкта перевірки підписує кожну сторінку акта та несе персональну відповідальність за об'єктивність та обґрунтованість акта перевірки. Інші члени контрольної групи суб'єкта перевірки несуть відповідальність у частині виконаного ними обсягу робіт.
Оцінка результатів перевірки подається у Звіті, який розглядається Колегією Рахункової палати. Звіт повинен містити достатній обсяг матеріалів та доказів, необхідних для обґрунтування результатів перевірки.
Висновок за результатами розгляду Звіту після затвердження його Колегією Рахункової палати направляється об'єкту перевірки. Про результати розгляду та вжиті об'єктом перевірки заходи останній інформує Рахункову палату.
У разі виявлення під час перевірки фактів нецільового використання бюджетних коштів, інших правопорушень за скоєння яких передбачена кримінальна чи адміністративна відповідальність, за рішенням Колегії Рахункової палати матеріали перевірки передаються до Генеральної прокуратури України, інших правоохоронних органів або до суду у визначеному законодавством порядку.
4.2. Методика проведення ревізії розрахунків з оплати праці у відділі освіти Володимир-Волинської райдержадміністрації
Завданням ревізії розрахунків з оплати праці є перевірка обґрунтованості асигнувань на заробітну плату, дотримання штатної дисципліни, дотримання трудової дисципліни, обґрунтованості встановлення надбавок і доплат, правильності розрахунку середнього заробітку, дотримання порядку нарахування і сплати обов’язкових платежів.
Джерелом ревізії розрахунків з оплати праці у бюджетній установі є такі документи:
- штатний розпис;
- накази про рух особового складу;
- особові картки працівників;
- табелі обліку відпрацьованого часу;
- листки непрацездатності;
- розрахунково-платіжні відомості:
- реєстри депонованої зарплати;
- меморіальний ордер № 5;
- дані синтетичного та аналітичного обліку за рахунком 66 “Розрахунки з оплати праці”;
- форми фінансової і статистичної звітності.
Ревізію витрачання коштів на оплату праці в бюджетній установі необхідно розпочинати з перевірки обґрунтованості затвердження асигнувань на заробітну плату працівників бюджетної установи, для чого ретельно перевірити правильність планування виробничих показників (за мережею, штатами і контингентом), а також застосування норм і нормативів у розрахунках.
У процесі перевірки щодо правильності планування видатків на оплату праці необхідно проаналізувати, чи дотримано вимоги постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2002р. № 228 “Про затвердження порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ” у частині наявності розрахунків сум видатків, внесених до кошторисів, доцільності запланованих видатків, правильності їх розподілу за економічною класифікацією.
Враховуючи те, що законами України про державний бюджет передбачено, що видатки на заробітну плату працівників бюджетних установ, а також нарахування на неї є захищеними статтями бюджету, під час перевірки виконання кошторисних - призначень бюджетної установи за КЕКВ 1110,1120 необхідно проаналізувати чи не відверталися кошти, надані на оплату праці за іншими напрямами і навпаки – чи не здійснювалась оплата праці за рахунок інших кодів економічної класифікації видатків.
На цьому етапі також необхідно встановити, чи не здійснюється планування та виплата заробітної плати за рахунок коштів загального фонду кошторису працівникам підрозділу бюджетної установи, які утримуються винятково за рахунок спеціальних коштів.
Поряд із зазначеною базовою нормою у перевірці правильності визначення фонду оплати праці є система оплати праці, запроваджена у бюджетній установі, тобто посадові оклади працівників бюджетних установ залежать від кваліфікаційного та освітнього рівня. Зокрема, загальною особливістю у формуванні посадових окладів працівників освіти є те, що відповідно до наказу Міністерства освіти від 20.08.1993р. № 310 “Про затвердження типового положення про атестацію педагогічних працівників України”, педагогічний персонал один раз на п’ять років підлягає атестації, за підсумками якої їм встановлюється кваліфікаційна категорія та відповідний посадовий оклад (ставка заробітної плати) в межах схеми посадових окладів.
Тому під час перевірки правильності встановлення посадових окладів у відділі освіти Володимир-Волинської РДА необхідно перевірити наявність підтвердного документа про присвоєння відповідної категорії (якщо це передбачено системою оплати правці), а також відповідність посадового окладу встановленій кваліфікаційній категорії.
Наступним етапом ревізії розрахунків з оплати праці є перевірка дотримання штатної дисципліни. Для цього необхідно здійснити зіставлення фактичного штату працівників зі штатним розписом, тобто перевірити чи не допускається утримання посад, не передбачених штатним розписом, оскільки штатним розписом визначається чисельність працівників, перелік і кількість посад, затверджених вищестоячою організацією.
Однак, для виконання окремих робіт на короткий час бюджетна установа може залучати осіб, які не перебувають у штаті установи. Такі працівники належать до нештатного (неспискового) складу.
При наявності таких працівників необхідно встановити такі фактори:
- чим обумовлено утримання нештатних працівників;
- чи не виконували вони обов’язки (роботу) штатних працівників, яким за неї здійснено оплату праці;
- чи укладено з працівниками нештатного складу трудові угоди;
- за рахунок яких джерел проведено оплату праці нештатних (за рахунок коштів загального чи спеціального фонду кошторису);
- чи дотримано порядку розцінок оплати праці в бюджетній установі;
- чи фактично виконано оплачену за нештатним складом роботу;
- чи дійсно нештатні працівники отримали зазначені за касою суми оплати праці.
Наступним кроком є перевірка дотримання трудової дисципліни, для чого слід вивчити розподіл обов’язків працівників та їх фактичне завантаження роботою.
При перевірці звертають увагу на ефективність використання робочого часу, для чого зіставляють фактично відпрацьований час з плановим та перевіряють табель обліку відпрацьованого часу. Типовими порушеннями обліку є табелювання робочих днів за період тимчасової непрацездатності або за період неявок на роботу без поважних причин.
При перевірці правильності нарахування погодинної заробітної плати до уваги беруть дані про фактично відпрацьований час і систему встановлених ставок. Типовими порушення на цій ділянці є неправильне відображення дати прийому на роботу або звільнення з роботи, завищення окладу, а також внесення в робочі дні періоду, за який потрібно було б нараховувати допомогу з тимчасової непрацездатності.
При перевірці правильності встановлення працівникам надбавок і доплат необхідно вивчити питання у частині наявності підстав для встановлення надбавок і доплат, правильність визначення розмірів і сум надбавок і доплат, законність джерел для виплати надбавок і доплат. Причому при ревізії на цьому етапі необхідно пам’ятати, що за наявності двох або більше однотипних звань, посадові оклади працівникам підвищуються за одним (вищим) званням.
Перевіркою встановлюють, чи не завищено доплати, які встановлюються у розмірі до 50% посадового окладу відсутніх працівників або за вакантною посадою, за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, за суміщення професій (посад), за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт, одночасно, зазначені види доплат не встановлюються керівникам бюджетних установ та їхнім заступникам.
Необхідно перевірити, чи не завищено доплати за роботу в нічний час, які встановлюються в розмірі до 40% годинної тарифної ставки (посадового окладу), якщо вищий розмір не визначено законодавством, за кожну годину роботи з 10 години вечора до 6 години ранку.
Також перевірці підлягає питання щодо встановлення надбавки за високі досягнення у праці, за виконання особливо важливої роботи (на термін її виконання), за складність, напруженість у роботі. Розмір таких надбавок не повинен перевищувати 50% посадового окладу для одного працівника.
Перевірка законності заохочувальних і компенсаційних виплат, яку необхідно здійснити на наступному етапі, полягає у тому, що на підставі аналізу наказів по установі необхідно визначити, чи скасовано або зменшено ці надбавки та премії тим працівникам, якими допущено погіршення якості роботи, порушення трудової дисципліни, несвоєчасне виконання поставлених завдань. уми незаконних виплат з оплати раці можуть бути спричинені неправильним визначенням середньоденної зарплати.
Ревізії підлягає питання щодо законності і правильності визначення розрахунку середнього заробітку для оплати відпусток, компенсації за невикористану відпустку, службових відряджень, вимушеного прогулу, вихідної допомоги у разі звільнення працівників тощо.
При проведенні ревізії видатків на оплату праці в обов’язковому порядку слід перевірити дотримання порядку нарахування і сплати обов’язкових платежів до фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування, та правильність утримань із сум заробітної плати.
Під час роботи над організацією та методикою проведення ревізії розрахунків з оплати праці бюджетної установи узагальнено порядок організації та документування процесу ревізії, наведено методику їх проведення.
На основі вищевикладеної інформації можна дійти висновку про те, що однією із найважливіших функцій управління виділяють контроль, зокрема внутрішній контролю у бюджетній установі, який є засобом зворотного зв’язку між об’єктом і суб’єктом управління та повинен передувати проведенню ревізії. Інформуючи про дійсний стан керованого об’єкта, фактичне виконання управлінського рішення, контроль дозволяє отримати інформацію, на основі якої здійснюється управління, оцінюється ефективність організаційних заходів; виявляється відповідність організації об’єкта цілям успішного виконання кошторису бюджетної установи, визначається якість підбору і розміщення кадрів.