ТЕМА 6. Забезпечення усталеного функціонування операційної системи 6.1. Ознаки стабільного функціонування операційної системи “Операційна система працює стабільно” – ці слова мають на меті акцентувати увагу на усталеності функціонування операційної системи, тобто – на її функціонуванні у нормативному (або так званому штатному) режимі. Встановлення, чи функціонує та чи інша операційна система стабільно, здійснюється в процесі реалізації управлінської функції “Контролювання”. Концептуальні етапи процесу підтримки стабільності функціонування операційної системи, графічно відображені на рис. 6.1, в цілому відповідають вже знайомим слухачам після вивчення основ курсу “Менеджмент” основним етапам процесу управлінського контролю, таким як: цілепокладання – встановлення цілей є іманентною складовою не лише управлінської функції “Планування”, але і функції “Контролювання”, оскільки саме цілі організації слугують основою для визначення стандартів для контролю (цьому етапові відповідає блок 1 Алгоритму процесу підтримки стабільності функціонування операційної системи, відображеного на рис. 6.1); встановлення стандартів, що будуть виступати нормативами для порівняння при здійсненні перевірки відповідності реального стану справ запланованому (цьому етапові відповідає блок 2 Алгоритму); вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації (цьому етапові відповідає блок 3 Алгоритму); порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами – нормативами (цьому етапові відповідає блок 4); встановлення наявності чи відсутності відхилень фактичних значень показників від нормативних; в разі наявності відхилень – встановлення дотримання чи порушення масштабів припустимих відхилень (цьому етапові відповідають блоки 5 та 7);
Мета – забезпечення стабільності функціонування операційної системи 1
Аналіз відповідності фактичних значень показників нормативним 4
Відхилення виявлені 7
Відхилення не виявлені 5
Перевірка нормативів на обґрунтованість 8
Нормативи не обґрун-товані 9
Нормативи обґрунтовані 10
Оцінка сильних та слабких сторін операційної системи; виявлення та аналіз суперечностей, що виникли в процесі функціонування операційної системи; визначення причин, що викликали відхилення від нормативного режиму функціонування 11
Визначення: - альтернативних варіантів дій щодо розв’язання суперечностей; - методів усунення причин порушення стабільності; - ефективності заходів, що пропонуються 12
Вибір: - варіанта дій; - конкретних заходів 13
Реалізація заходів 14
Висновок: операційна система усталено функціонує у нормативному режимі 6
Рис. 6.1. Алгоритм процесу підтримки стабільності функціонування операційної системи
реагування на відповідність чи невідповідність результатів порівняння – перегляд стандартів, коригувальні дії тощо (цьому етапові відповідають блоки 8-14); діагностування факту досягнення поставлених цілей (цьому етапові відповідає блок 6). Основною ознакою того, що операційна система функціонує у нормативному режимі є відповідність фактичних значень параметрів по критичних точках, обраних для контролю, їх нормативним значенням, або, принаймні, відповідність розмахів коливань фактичних значень параметрів заздалегідь визначеним межам припустимих відхилень. Виникає питання – а що ж являють собою зазначені критичні точки? Яким чином вони визначаються? Критичні точки для контролю та прийняття рішень щодо підтримки та подальшого забезпечення стабільності функціонування визначаються по наявних у кожній конкретній операційній системі вузьких місцях. У залежності від галузі, до якої належить підприємство, масштабів діяльності операційної системи, виду продукції, що нею виробляється та інших ситуаційних чинників вузькими місцями можуть бути ті чи інші: критичні або некритичні ресурси; операційні чи/та організаційно-управлінські процеси; структурні елементи операційної системи тощо. Контроль та “розшивка” вузьких місць мають здійснюватися в усіх трьох підсистемах – перетворення, забезпечення, управління – операційної системи організації (докладна характеристика підсистем надана у Темі 2 “Операційна система організації: структурно-процесна характеристика”). У підсистемі перетворення (інші назви – основна підсистема, підсистема трансформації, переробки, конверсії тощо) основними важелями підтримки стабільності функціонування операційної системи є тактичне та оперативне планування та контролювання перебігу основного виробництва, тобто продуктивної роботи, безпосередньо пов'язаної з перетворенням об’єктів операційної діяльності, що присутні на вході в операційну систему на кінцеві результати (продукцію, послуги). Докладна характеристика планування та контролю надана у Темі 5 “Планування та контроль реалізації операційної функції організації”. Підсистема забезпечення (або – допоміжна підсистема, підсистема підтримки, обслуговування тощо) здійснює функції, прямо не пов’язані з виробництвом кінцевої продукції або наданням послуг, але необхідні для забезпечення ефективної роботи підсистеми перетворення. Зрозуміло, що нормальний перебіг операційного процесу може відбуватися лише за умови безперебійного забезпечення його матеріалами, заготовками, інструментом, оснащенням, енергією, паливом; при підтримці устаткування у працездатному стані тощо. Комплекс цих робіт і формує зміст поняття “технічне обслуговування виробництва”, або “виробнича інфраструктура”. Виробнича інфраструктура – це комплекс цехів, господарств та служб підприємства, головне завдання яких полягає у забезпеченні стабільного функціонування основного виробництва (трансформаційної підсистеми операційної системи підприємства). Технічне обслуговування виробництва є найважливішою складовою системи обслуговування операційної діяльності в цілому (рис. 6._____). Технічне обслуговування виробництва включає функції з забезпечення належного технічного стану (готовності) засобів операційної діяльності. Для технічного обслуговування основного виробництва підприємства формують цілий комплекс так званих допоміжних служб чи господарств, зокрема: ремонтне; інструментальне; енергетичне; транспортне; постачальницько-складське тощо.
Склад та масштаби цих господарств, які власне, й утворюють виробничу інфраструктуру підприємства, визначаються особливостями основного виробництва, типом та розмірами підприємства, його виробничими зв’язками. Інструментальні служби та цехи підприємства повинні своєчасно забезпечувати виробництво інструментами та оснащенням високої якості при мінімальних витратах на їх виготовлення та експлуатацію. Від роботи інструментальних цехів та служб значною мірою залежать впровадження передових технологій, механізація трудомістких робіт, підвищення якості виробів та зниження їх собівартості. Ремонтні цехи та служби забезпечують робочий стан технологічного устаткування шляхом його ремонту та модернізації. Якісний ремонт устаткування збільшує терміни його служби, знижує втрати від простоїв та значно підвищує загальну ефективність роботи підприємства. Енергетичні цехи та служби забезпечують підприємство всіма видами енергії та організують раціональне її використання. Робота цих цехів та служб сприяє зростанню енергоозброєності праці та розвитку прогресивних технологічних процесів, що базуються на використанні енергії. Транспортні, постачальницькі та складські господарства та служби забезпечують своєчасне та комплектне надходження усіх матеріальних ресурсів, їх зберігання та рух у процесі виробництва. Від їх роботи залежать ритмічність виробничого процесу та економне використання матеріальних ресурсів. Усі ці цехи та служби прямо не приймають участі у створенні основної продукції підприємства, але своєю діяльністю сприяють нормальній роботі основних його цехів. Підсистема управління (або – керівна підсистема, підсистема планування і контролю, підсистема операційного менеджменту тощо) отримує від підсистем перетворення та забезпечення інформацію про поточний стан справ і характер їх функціонування, планує, організовує, контролює та координує їх роботу. Тим самим вона діє цілеспрямовано маючи на меті як забезпечення досягнення цілей операційної діяльності, так і підтримку стабільності функціонування операційної системи. Але не менш важливе значення мають і неформальні аспекти управління, пов’язані, в першу чергу, зі стилями керівництва, притаманними тим чи іншим операційним менеджерам, та домінуючий стиль керівництва операційною діяльністю в цілому. Оскільки стабільність функціонування операційної системи, її окремих підрозділів, відділів, дільниць значною мірою визначається стилем керівництва, тому управління має здійснюватися особистостями, які використовують управлінські прийоми та методи, що позитивно впливають на розвиток усієї організації та її операційної системи. Кожна людина (працівник, спеціаліст, керівник) має працювати, або мати засоби для існування. І у цьому виявляються економічні інтереси людей. Але разом із тим кожен має необхідність самовиразу, прагнення до задоволення соціальних потреб. Так, людина може відмовитися від переходу до іншої організації, де заробітна платня є вищою, якщо на підприємстві вона зайнята творчою роботою, що відкриває широкі можливості для самореалізації. Як правило, люди використовують організацію для досягнення власних цілей. Але особисті інтереси працівників мають бути узгодженими з цілями організації, в якій вони працюють, а їх діяльність – впорядкованою загальноорганізаційними правилами поведінки. Якщо інтереси організації в цілому, відповідного підрозділу та працівників суперечать одне одному, то така організація є “хворою”. Ефективність виробництва та стабільність управління багато в чому залежать від співпадіння цілей організації, операційної системи та працівників. Суміщення цих цілей та інтересів і вплив наявності чи відсутності загальних правил поведінки організації та працівників можна представити наступним чином - див. рис. 6.____. Для підвищення рівня стабільності управління операційною діяльністю необхідні: чітка цільова організація та взаємозв’язок спільних цілей підприємства, його операційної системи та працівників – підвищення продуктивності, якості роботи та якості продукції, що випускається, гнучкості управління; широке залучення працівників до прийняття управлінських рішень та управління операційною діяльністю, постійне підвищення кваліфікації працівників та спеціалістів з управління;
наявність ефективної стратегії розвитку управління виробництвом – при цьому заходи зі вдосконалення системи управління та стабілізації зайнятості мають розроблятися спільно представниками керівництва організації, цехів, профспілок та безпосередньо працівників.
Для розв’язку цих завдань керівництво організації та підрозділів операційної системи має виходити з наступних правил: виявляти готовність до підвищення ступеню впливу працівників на рішення проблем управління, включно з залученням працівників до прийняття рішень, з участю працівників у прибутках, програмах стабілізації зайнятості, підвищення якості та продуктивності роботи тощо; утворювати спільні робочі групи, в які повинні входити представники всіх категорій зацікавлених спеціалістів; при впровадженні нових форм та методів організації виробництва починати зі змін у системі управління, тобто сполучати оновлення виробництва зі впровадженням управлінських нововведень; впровадження нових інструментів, форм та методів управління доручати людям, які будуть використовувати їх у своїй повсякденній роботі; залучення працівників до управління пов’язувати з прогресивними організаційними змінами, такими, як впровадження системи управління виробництвом за принципом “Точно-вчасно”, системи управління якістю TQM, комплексної системи забезпечення високоякісної роботи устаткування тощо.
