ТЕМА 5. Планування та контроль реалізації операційної функції організації
5.1. Планування операційної діяльності: загальна характеристика
Планування є найважливішою з функцій операційного менеджменту. У планах відображуються всі прийняті у сфері виробництва / операцій управлінські рішення, містяться обґрунтовані розрахунки обсягів виробництва продукції (надання послуг), наводиться економічна оцінка витрат та ресурсів та кінцевих результатів виробництва. Виробниче планування являє собою процес встановлення або уточнення та конкретизації виробничих цілей організації в цілому та структурних підрозділів її операційної системи, з’ясування засобів їх досягнення, термінів та послідовності реалізації, визначення потреб та розподілу ресурсів.
Виробничий план містить вказівки:
які завдання мають бути розв’язаними;
хто має розв’язувати те чи інше завдання;
у які терміни мають здійснюватися ті чи інші дії;
які ресурси слід виділити для розв’язання того чи іншого завдання.
Головними цілями виробничого планування є:
забезпечення цілеспрямованого розвитку організації в цілому та її операційної системи;
перспективна орієнтація та раннє розпізнавання проблем розвитку підприємства;
координація діяльності структурних підрозділів та працівників операційної системи організації;
створення об’єктивної бази для ефективного контролю виробництва;
стимулювання трудової активності працюючих;
інформаційне забезпечення працівників організації.

У ході складання планів керівники всіх ланок управління визначають загальну програму дій, встановлюють участь кожного підрозділу, відділу чи працівника у спільній діяльності, об’єднують окремі частини плану в єдину систему, координують роботу всіх розробників планів та опрацьовують рішення щодо спільної лінії поведінки в процесі виконання прийнятих планів. Основою для розробки зведеного плану та вибору лінії поведінки, єдиної для всіх виконавців, слугують принципи планування, серед яких основними є:
принцип необхідності або ж обов’язковості планування, який означає, що будь-яка діяльність, перш ніж почнеться її здійснення, має бути спланованою. Питання про необхідність планування в організації навіть не повинно поставати, оскільки відсутність планів має своїми наслідками тривалі вагання, помилковість чи необґрунтованість рішень, що приймаються, зайві витрати тощо. Тобто наявність програм та планів дій (простих чи складних, стислих чи розгорнутих, розроблених у розрахунку на довгий чи короткий термін) є беззаперечною необхідністю;
принцип безперервності – відповідно до нього процес планування повинен мати систематичний, послідовний та постійний характер, а плани, що розробляються, мають безперебійно надходити один на зміну іншому; безперервність процесу планування передбачає також і поступовий перехід від стратегічних планів до тактичних, а від тактичних – до оперативних;
принцип єдності, який наголошує на системному характері планування та вимагає взаємного узгодження планів усіх виробничих та функціональних підрозділів – будь-які зміни у планах одного з підрозділів обов’язково мають бути врахованими та відображеними у всіх інших планах;
принцип оптимальності передбачає вибір найкращого варіанту з декількох можливих альтернатив на всіх етапах планування; критеріями оптимальності різних планів можуть виступати мінімальні: трудомісткість, матеріаломісткість, часова тривалість виконуваних робіт, собівартість продукції тощо;
принцип точності – відповідно до цього принципу різні за характером плани мають розроблятися з адекватним ступенем деталізації – при розробці стратегічних та довгострокових планів цілком можливо обмежуватися узагальненим визначенням цілей та здійсненням наближених розрахунків, тоді як оперативне та короткострокове планування вимагає визначення планових показників з високим ступенем точності;
принцип гнучкості наголошує на тому, що плани не повинні бути директивно жорсткими; вони мають розроблятися таким чином, щоб при змінах у зовнішньому середовищі функціонування організації (за умов активізації конкурентів на ринку, появи нових технологій, стихійних лих чи інших форс-мажорних обставин) у них можна було б внести відповідні корективи; за для цього до будь-якого плану закладаються певні резерви (часу, коштів, потужностей тощо);
принцип ефективності вимагає розробки такого варіанту плану виробництва продукції та надання послуг, за якого при наявних ресурсних обмеженнях та існуючих організаційно-технічних умовах його реалізація забезпечить отримання найбільшого економічного ефекту (максимально можливого прибутку, мінімально можливих витрат ресурсів на виробництво одиниці продукції тощо).
Зміст основних процедур планування полягає в обробці та передаванні різноманітної інформації, яка надає кількісні та якісні характеристики явищам і процесам, що відбуваються в операційній системі організації. У планових розрахунках зазвичай оперують кількісними характеристиками, що зводяться в систематизовану певним чином сукупність показників. Характеристики, що не мають кількісних значень, а лише дають якісні ознаки стану чи процесу, використовують у плануванні виробництва значно рідше – разом із показниками вони виконують завдання економічного діагностування. Методичний апарат планування діяльності підприємства є надзвичайно багатим. Одну з найпоширеніших класифікацій методів планування наведено в табл. 5.1.

Таблиця 5.1
Класифікація методів планування
Класифікаційна ознака
Метод планування

1. Вихідна позиція для розроблення плану
ресурсний (від можливостей);
цільовий (за потребою)

2. Принципи визначення планового показника
екстраполяційний (від досягнутого рівня);
інтерполяційний (від майбутнього кінцевого результату)

3. Спосіб розрахунку планового показника
статистичний;
факторний;
нормативний;
економіко-математичний

4. Варіантність розроблення плану
одноваріантний;
багатоваріантний

5. Форма подання планових розрахунків
текстовий;
табличний;
графічний;
логіко-структурний (сітьовий)


У залежності від мети, періоду, змісту планування, а також за іншими класифікаційними ознаками виділяють такі різновиди планування (табл. 5.2):

Таблиця 5.2
Класифікація видів виробничого планування
Класифікаційна ознака
Вид планування

1. Мета планування
стратегічне (цілі);
тактичне (засоби);
оперативне (шляхи реалізації)

2. Період планування
довгострокове;
середньострокове;
короткострокове

3. Зміст планування
продуктово-тематичне;
ресурсне;
календарне

4. Характер планування
дискретне;
безперервне

5. Стабільність планового горизонту
планування з постійним плановим горизонтом;
планування зі змінним плановим горизонтом

6. Рівень планування
планування діяльності операційної системи в цілому;
планування діяльності окремого підрозділу;
планування діяльності окремого виконавця



У процесі стратегічного планування здійснюється визначення головних цілей підприємства та формування стратегії їх досягнення, формулювання ключових завдань розвитку, з’ясування потреб у ресурсах, необхідних для реалізації обраної стратегії, розподіл ресурсів за стратегічними напрямками. У ході тактичного планування визначаються засоби досягнення стратегічних цілей; тактичні плани, що розробляються на рівні операційної системи, включають рішення щодо річних обсягів виробництва продукції, матеріально-технічного забезпечення виробництва, рівня запасів та ступеню залучення субпідряду тощо. Основним призначенням оперативного планування є визначення конкретних шляхів реалізації тактичних планів; оперативні плани завжди мають вузьку спрямованість, розробляються з високим ступенем деталізації, характеризуються великим розмаїттям застосовуваних прийомів та методів.
Довгострокове планування має на меті розробку планів, що охоплюють відносно великі проміжки часу (до п’яти років, а інколи і більше); середньострокові плани, як правило, розробляються у розрахунку на один рік, хоча в залежності від специфіки виду діяльності фірми та її розмірів вони можуть охоплювати період від 6 до 18 місяців; короткострокове планування передбачає розробку планів, термін реалізації яких не перевищує одного року, при цьому найбільш розповсюдженими є плани на період від одного до десяти робочих днів.
Хоча одним з основних принципів планування є принцип безперервності, тим не менше на практиці достатньо часто застосовується дискретний підхід, згідно якого процес планування носить переривчастий характер. За для наочності розглянемо дискретне планування на такому прикладі: перед плановим відділом підприємства поставлено завдання розробити план з виробництва продукції на наступний календарний рік з поквартальною розбивкою. Процес розробки плану буде розпочатим чітко у визначений термін (наприклад, у третьому кварталі поточного року). Завершиться він також у точно визначений термін (наприклад, наприкінці четвертого кварталу поточного року). І власне на цьому планова робота припиняється. Розроблений план буде мати директивний характер; він не буде переглядатися чи корегуватися жодним чином протягом періоду, на який розрахована його реалізація. Поновлення планового процесу відбудеться аж через рік, коли постане питання щодо розробки плану на наступний період. Графічна інтерпретація ситуації представлена на рис. 5.1.
Дискретне планування має свої переваги, і першу чергу це – економія на коштах, що їх потребує організація планової роботи у безперервному режимі. Але є і дуже великий мінус – якщо цей підхід буде застосовувати організація, що функціонує у турбулентному зовнішньому середовищі, то великим є ризик припинення її існування взагалі. І це цілком природно, оскільки динаміка зовнішніх змін достатньо швидко (можливо у четвертому кварталі, а може й раніше – у третьому чи другому, ба навіть у першому кварталі) перетворить розроблений план, за яким вже здійснює роботу операційна система, на красиву, але абсолютно нереалістичну конструкцію, яка не відповідає вимогам ситуації і яку лишається тільки відправити до сміттєвого кошика. А оскільки планову роботу за дискретним підходом буде поновлено лише для розробки плану на наступний період, весь залишок часу нинішнього року організація буде працювати не за планом, а просто навмання, що не є припустимим.
Безперервний підхід до організації процесу планування гарантує постійну наявність актуальних та реалістичних планів. При цьому безперервність аж ніяк не означає, що плановий процес триває день і ніч, не зупиняючись а ні на хвилину, а плановий відділ весь час видає все нові та найновіші плани, які відміняють усі попередні. Ні! Це абсолютно не так! Безперервність процесу планування передбачає дещо інше.
За для наочності розглянемо безперервне планування на такому прикладі: перед плановим відділом підприємства поставлено завдання розробити план з виробництва продукції на наступний календарний рік з поквартальною розбивкою. Процес розробки плану буде розпочатим чітко у визначений термін (наприклад, у третьому кварталі поточного року).
Завершиться він також у чітко визначений термін (наприклад, наприкінці четвертого кварталу поточного року). План виробничої діяльності на наступний рік з розбивкою на I-й, II-й, III-й та IV-й квартали буде розроблений.
Але на цьому плановий процес не припиниться. Вже у середині першого кварталу буде розроблятися нова версія плану з дотриманням все того ж планового горизонту в 1 рік та з тією самою розбивкою по кварталах; але розроблюваний план буде охоплювати вже II-й, III-й та IV-й квартали року, що триває, уточнюючи попередній варіант плану, а також I-й квартал майбутнього календарного року. А у середині другого кварталу буде розроблятися третя версія плану з дотриманням все того ж планового горизонту в 1 рік та з розбивкою по кварталах; ця версія плану буде вже охоплювати III-й та IV-й квартали року, що триває, та I-й та II-й квартали майбутнього календарного року.
Таким чином плановий горизонт тривалістю у 1 рік весь час буде зберігатися, плавно зсуваючись весь час уперед. Саме це дало підстави назвати зазначений підхід ковзним плануванням. Організація буде працювати постійно керуючись актуальними та реалістичними планами, що враховують усі зміни, які відбуваються у зовнішньому та внутрішньому середовищі її функціонування, а плановий процес набуває дійсно безперервного характеру. Графічна інтерпретація ситуації представлена на рис. 5.2.
Постійність планового горизонту означає, що весь час здійснюється розробка планів на один і той самий за тривалістю період. Графічна ілюстрація планування з постійним плановим горизонтом, який складає у наведених вище прикладах один рік, представлена на рис. 5.1 та 5.2.
Планування зі змінним плановим горизонтом зорієнтоване на розробку планів кожен раз на різні проміжки часу. Найрозповсюдженішим випадком тут є залишкове планування, яке застосовується при плануванні комплексів робіт із чітко визначеними термінами завершення, тобто – при плануванні проектів. Залишкове планування є різновидом ковзного планування, але плановий горизонт тут є не постійним, а весь час скорочуваним (див. рис. 5.3).