СЛУЖБОВІ ЛИСТИ: інструкція до практичної роботи №2 з курсу “Документаційне забезпечення робіт, пов’язаних з захистом інформації з обмеженим доступом” для студентів базового напрямку 6.1601“Інформаційна безпека” Укл.: В.С. Байдаков, Ю.М. Наконечний, - Львів: НУЛП, 2008.- с. Укладачі: В.С. Байдаков, ст. викладач; Ю.М. Наконечний, к.т.н., доцент. Відповідальний за випуск: І.Я. Тишик, ст. викладач. Рецензент: В.М. Максимович, д.т.н., професор. Практична робота № 3 СЛУЖБОВІ ЛИСТИ Мета роботи: - оволодіти навичкою складання службових листів; - ознайомитись з правилами та вимогами до складання службових листів. Студент повинен: знати: – вимоги керівних документів по складанню бланка службового листа; порядок написання, відправлення, отримання та зберігання службового листа; реквізити службового листа. вміти: – складати всі види службових листів; підготувати всі види службових листів, згідно з завданням.
Питання для обговорення: 1. Правила написання службових листів; оформлення листа; вимоги до тексту листа; етикет листування. Завдання для виконання практичної роботи: 1. Підготувати зразок оформлення листа відповіді оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів поздовжнє); 2. Підготувати зразок оформлення листа-відповіді оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів кутове флангове); 3. Підготувати зразок оформлення інформаційного листа оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів поздовжнє); 4. Підготувати зразок оформлення інформаційного листа оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів кутове флангове); 5. Підготувати зразок оформлення супровідного листа оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів поздовжнє); 6. Підготувати зразок оформлення супровідного листа оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів кутове флангове); 7. Підготувати зразок оформлення рекламного листа оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів поздовжнє); 8. Підготувати зразок оформлення рекламного листа оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів кутове флангове); 9. Підготувати зразок оформлення листа запрошення оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів поздовжнє); 10. Підготувати зразок оформлення листа запрошення оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів кутове флангове); 11. Підготувати зразок оформлення листа повідомлення оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів поздовжнє); 12. Підготувати зразок оформлення листа повідомлення оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів кутове флангове); 13. Підготувати зразок оформлення ініціативного листа і оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів поздовжнє); 14. Підготувати зразок оформлення ініціативного листа і оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів кутове флангове); 15. Підготувати зразок оформлення гарантійного листа оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів поздовжнє); 16. Підготувати зразок оформлення гарантійного листа оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів кутове флангове); 17. Підготувати зразок оформлення листа підтвердження оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів поздовжнє); 18. Підготувати зразок оформлення листа підтвердження оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів кутове флангове); 19. Підготувати зразок оформлення листа нагадування оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів поздовжнє); 20. Підготувати зразок оформлення листа нагадування оформленого на бланку формату А4, що відправляється і залишається в установі ( розташування реквізитів кутове флангове); Доповідь ( реферат ): Історія розвитку листа; Особливості підготовки й оформлення ділового листа; Правили і вимоги до ділового листа. Класифікація листів; Сучасний діловий лист. Порядок виконання роботи: Вивчити рекомендовану літературу і конспект лекції; 2. Підготувати зразки службових листів, згідно завдання. Список рекомендованої літератури: Законодавчі та нормативні акти: - Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 " Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" ( із змінами згідно до Постановами Кабінету Міністрів України № 1577 від 77 листопада 2001 р., № 1106 від 17 липня 2003 р., № 1173 від 28 липня 2003 р.). Стандарти і класифікатори: - ДСТУ 4163-2003 р. Державна уніфікована система документації . Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. Видання офіційне. - К.: Держстандарт України, 2003. - 21 с. Література: - С.М. Головань, В.Б. Дудикевич, В.С. Зачипило, Л.Т. Пархуць, В.О. Хорошко , Л.М. Щербак Документаційне забезпечення робіт із захисту інформації з обмеженим доступом, Підручник.- Львів : Видавництво Національний університет " Львівська політехніка," 2005 . 288с. - А.Н. Діденко Сучасне діловодство. Навч. Посібник. - 4-е вид. - Київ; Либідь, 204. - 384 с. - Кірічок О.Г., Корбутяк В.І., Процюк В.К., Дубич К.В. Документування у менеджменті: Підручник: Вид. 2-ге, перероб. - Київ: Центр навчальної літератури, 2005. - 216 с. Гончарова Н.І.Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 260 с. Стислі теоретичні відомості Листування - важлива складова сучасного ділового спілкування. Прийняття більшості управлінських рішень потребує наявності достатньої кількості інформації, яка надходить до установ у вигляді пропозицій, довідок, запитів та відповідей на них. У Примірній інструкції з діловодства ( Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 п. 2.9 ) зазначається:" Установа під час здійснення оперативних зв’язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами, може надсилати листи. Як правило, листи складають у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки, провести інструктування тощо. " За даними управлінської статистики, понад 50% усіх управлінських документів - це службові листи. Практично кожне третє управлінське рішення або комерційна угода на стадії їх підготовки, а потім виконання супроводжується листуванням. Лист засвідчує ставлення його автора до тієї чи іншої проблеми. Особистісний фактор загалом припустимий у прийнятті управлінських рішень але при письмовому їх оформленні, особливо при інформуванні зовнішніх організацій чи партнерів, слід дотримуватись певних етичних норм, ділового стилю, культури письмового спілкування. У практиці написання ділових листів відпрацьовані певні правила . По-перше, загальноприйнятою нормою припускається написання від руки тільки приватних листів. Кожна установа або фірма повинна мати відповідну організаційну техніку. По-друге, в управлінській практиці існує багато атрибутів, що безпосередньо чи опосередковано впливають на успіх у бізнесі: наявність офісу, персоналу, зовнішніх ознак установи (фірмовий знак , емблема), вивіски, штампа, печатки та бланків документів. Необхідно мати фірмовий бланк листа. Вже за його зовнішнім виглядом в адресата може скластись певне враження про адресанта. Адже ділове листування сьогодні - це не тільки традиційні паперові документи або їх, сучасні електронні аналоги: це ще й діловий імідж установи, який працює на неї не лише при особистому спілкуванні за столом переговорів, а й представляє її (на відстані без обов'язкової безпосередньої участі. По-третє, проблеми, пов'язані із складанням текстів ділових листів, обумовлені не тільки встановленими правилами й вимогами до такого роду документів, а її особистісними якостями, професіоналізмом, загальним культурно-освітнім рівнем. Існують численні види службових листів. Листування поділяється на офіційне й приватне. Приватне листування відноситься до епістолярного жанру, тобто письмового відображення особистого життя громадян. Предметом розгляду в межах досліджуваної проблематики є офіційні листи. У свою чергу офіційні листи можна поділити на відкриті службові листи і службові листи з помітками "особисто" або "конфіденційно". Такі помітки на конвертах чи безпосередньо на листах можуть мати два значення: або лист є суто особистим, або ж він містить інформацію обмеженого доступу. Таким чином, сфера, в межах якої здійснюється ділове листування, визначає його особливості й основні вимоги до нього.Виходячи з них, офіційне листування повинно: * вестись відповідно до чинного законодавства;* надходити від повноважних органів, установ, фірм і підписуватись компетентними особами; * мати зовнішні ознаки й структуру відповідного жанру ділового спілкування; * складатися грамотно, ретельно, без виправлень; * мати офіційно-діловий стиль викладу, включати переконливу аргументацію, точні й зрозумілі характеристики й висновки; * містити об'єктивні відомості про висвітлювані події і факти; супроводжуватись необхідними доказами, поясненнями, допоміжними матеріалами; * відповідати вимогам і правилам виготовлення документів на певних друкарських пристроях. Офіційний характер такого листування й етика ділового спілкування вимагають відповідної технічної якості документів, що забезпечується використанням відповідних друкарськихпристроїв. У складанні листів, що передаються через мережі електрозв'язку, а також електронною або звичайною поштою, є певні відмінності, що визначають структуру тексту, його композиційні особливості, мову, стиль і подання інформації.За способом передачі інформації листи поділяються на: * звичайні листи, що пересилаються в концертах поштою або за допомогою кур'єрського зв'язку; * листи-телеграми - повідомлення, що передаються через телеграфну мережу; * листи-факси, що надсилаються каналами факсимільного зв'язку у вигляді паперових копій основного листа; * листи - телефонограми - повідомлення, що передаються усно каналами телефонного зв'язку і записуються (друкується) одержувачем; * електронні листи, що передаються "електронною поштою" через систему зв'язку між ЕОМ у вигляді відеограми на екрані монітора або паперової копії, надрукованої напринтері. Текст ділового листа, як правило, висвітлює тільки одне питання, але така вимога не виключає багатоаспектності його змісту. Виходячи з цього, службові листи можна поділити на прості і складні. Прості листи мають бути викладені у вигляді зв'язного літературного тексту в логічній причинно-наслідковій послідовності. Вони нескладні для сприйняття, не викликаютьтруднощів при реєстрації, визначенні виконавців і подальшій систематизації. Складні листи можуть відображати багато підходів до розв'язання поставленого завдання, тому при їх оформленні можуть бути використані різноманітні форми викладу тексту. Це зв'язний літературний текст, таблиця, анкета, математичні викладки, розрахунки тощо. Композиційні особливості ділового листування вимагають професійних навичок при їх, опрацюванні в діловодстві установи. Якщо автору листа (адресанту) необхідно звернутись до одного й самого адресата з приводу кількох питань, доцільно скласти окремі листи-запити з кожного конкретного питання. Це не тільки спрощує технічне опрацювання листів в установі-адресаті, а й значною мірою гарантує якісний рівень і найкоротший термін розв'язання всіх питань, оскільки дозволяє більш чітко визначити виконавців і прискорити відповіді на письмові запити або завдання. За формально-діловодною ознакою ділові листи можна поділити на ініціативні листи і листи-відповіді. До ініціативних листів відносяться директивні листи, листи - запити (у т.ч. комерційні оферти), листи-пропозиції, листи-рекламації, листи-нагадування, листи-попередження, листи-запрошення, листи-повідомлення, супровідні листи, листи-заяви, листи-скарги та деякі інші. На більшість ініціативних листів установи - утримувачі дають відповідь у вигляді листів-підтверджень, листів-відгуків, листів-звітів, листів-довідок (у т.ч. аналітичних), листів-відмов, листів-погоджень і т. ін. Оформлення всіх видів і різновидів службових листів має багато спільного. Лист складається з окремих реквізитів, обов'язкових для всіх управлінських документів, і, крім того, включає деякі реквізити, властиві лише цій групі офіційних документів. Відповідно до ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядної документації. Вимоги до оформлення документів" при оформленні й опрацюванні службових листів використовуються такі реквізити: Реквізити службового листа: 11 – дата (проставляється у день підписання листа); 12 – індекс (проставляється у день підписання листа); 13 – посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях); 15 – гриф обмеження доступу до документа (проставляється у разі потреби); 16 - адресат; 18 – резолюція; 19 – заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату А4 (210х297 мм) невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 (148х210 мм) заголовок до тексту не наводиться); 20 – позначка про контроль; 21 – текст; 22 – позначка про наявність додатків; 23 – підпис; 24 – гриф погодження; 25 – візи(оформляються на примірнику адресата); 26 – відбиток печатки (проставляється у разі потреби); 28 – позначка про виконавця; 29 – позначка про виконання документа і направлення його до справи; 30 – позначка про перенесення даних на машинний носій; 31 – позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).
До першої групи, яку складають постійні реквізити, відноситься бланк листа. Інша його назва фірмовий бланк. З точки зору термінології це некоректно, але по суті в більшості випадків правильно. Бланк листа як носій тексту при службовому листуванні виконує ще й роль візитної картки установи або фірми. Дуже важливу роль відіграє візуальне сприйняття фірмового бланка установи-адресата як можливого ділового партнера. Якщо мова йде про державну установу, то офіційний характер листа засвідчується зображенням державного герба як основного символу повноважень і гарантії. Фірмові ж бланки установ недержавної форми власності часто містять зображення логотипів, товарних знаків, знаків обслуговування. Поширення таких візуальних ознак на офіційні бланки установ потребує більш глибокого вивчення питань, пов'язаних із їх походженням, використанням і захистом. Здавалось би, чого простіше - написати листа, але існують певні канони у написанні ділових листів, недотримання яких може не тільки негативно позначитись на Вашому особистомупрестижі чи престижі Вашої фірми, а й стати перешкодою на шляху укладання вигідних контрактів і тим самим завдати істотних матеріальних збитків Вам і Вашій фірмі. Об'єктом особливої уваги при цьому є складання тексту листа. Текст листа - головний елемент документа. Його складання потребує наявності об'єктивних відомостей про стан справ, події, факти, пропозиції тощо, які є предметом документування, оскільки голошиїми вимогами до тексту документа є достовірність і об'єктивність його змісту, повнота інформації, а також нейтральність тону і максимальна стислість. Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відбивають реальний стан речей. Автор має чітко усвідомлювати, що і з якою метою він хоче повідомити в листі, і що є відправною точкою цієї його дії. Точність документа досягається недопущенням подвійного тлумачення вміщених у ньому висловів та окремих слів. З цією метою слід уникати використання специфічних зворотів, жаргонних висловів, зайвих скорочень і навіть не пояснених заздалегідь завуальованих слів і кодів. Повним може вважатись такий текст ділового листа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Для цього автор має чітко визначити мету свого звертання до адресата, що може полягати в очікуванні: * певної прогнозованої реакції на висловлені пропозиції, висновки тощо; * запланованої відповіді або початку конкретних дій, спонукальним мотивом, до яких стало дане повідомлення. Стислий текст це такий, у якому відсутні смислові повтори, зловживання епітетами, порівнянними, неологізмами, а також надмірно довгі розмірковування, далекі від суті справи. Тільки у складних листах, які вимагають значного обсягу інформації для аналізу управлінської ситуації чи обґрунтування певної точки зору, припускається більш поширений і описовий виклад тексту. Хоча для таких управлінських ситуацій передбачені інші види документів - протоколи ( де особисті думки працівників фіксуються в тексті виступів і доповідей, що додаються), доповідні записки ( аналітичного та інформаційного характеру), звіти. Переконливим є такий текст, який поєднує в собі достовірність, точність, повноту й стиль (тон, .мотив) викладу, що переконують адресата сприйняти інформацію як поштовх до дії. Текст ділового листа складається з таких частин: вступу, основного змісту, висновків. У вступі, як правило, вказуються привід, мотивація, причина написання листа або дається обґрунтування проблем, завдань тощо. Все частіше у практиці ділового листування у вступній частині тексту використовуються форми ввічливого звертання до офіційних осіб або колективів. Слід зазначити, що цей обов'язковий елемент вступу при оформленні ділових листів раніше використовували лише в комерційному листуванні або в листах-запрошеннях. Зміни в суспільстві, і насамперед у економіці країни, все більше посилюють особистісний фактор в управлінні і, таким чином, стає більш аргументованим використання шанобливого звертання як обов'язкової складової першої композиційної частини листа. При зверненні до адресата враховують його посадовий ранг, сферу діяльності і деякі інші моменти. Найбільш узагальненою формою звертання можна вважати таку: Шановний (ім'я та по батькові)! Шановний Ігорю Михайловичу! Шановний пане…….. Вельмишановний професоре…….. Назву адресата друкують на початку листа справа, без абзацного відступу, жирним шрифтом Times New Roman 13 пунктів, з лівим вирівнюванням, ширина назви адресата не повинна перевищувати від правого поля основного тексту. Звернення друкується жирним шрифтом Times New Roman розміром 15 пунктів без абзацного відступу посередині абзацу. При звертанні до посадових осіб вищого рівня влади та управління допускається зазначення лише посади, наприклад: Шановний пане Президент! Шановний пане Міністр! У межах однієї сфери професійної діяльності звертання може мати такий вигляд: Шановні колеги! Після находження формули звертання до адресата і її оформлення у вступній частині ділового листа формулюється (аргументується) мета даного листа, тобто визначається тема ділового спілкування. Найбільш поширеними є два варіанти: * посилання на ініціативний (директивний) нормативним акт або організаційно-розпорядчий документ, що став основою або приводом для листування;* констатація факту, події тощо. Приклад: Відповідно до Закону України "Про .............................. " та у зв'язку з ............... підготовлено проект постанови щодо ............. або: Інститут провів соціологічні дослідження відносно кількісних і якісних показників кондитерських виробів, що пропонуються закладами громадського харчування м. Києва Відповідно до Вашого листа від 14 квітня 2006 Перша фраза листа - дуже важлива , адже вона має переконати адресата у правильності написання листа. Якщо лист є відповіддю на запрошення, запитом, подякою, то вже в першому реченні доречно висловити вдячність: Вдячні Вам за запрошення……. Висловлюємо свою найщирішу вдячність за……. Щиро вдячні Вам за те…………………….. Дозвольте висловити нашу вдячність……… У листах-підтвердженнях варто використовувати такими початковими фразами: Підтверджуємо свою згоду на………… Із вдячністю підтверджуємо отримання….. Ми отримали Вашого листа про…… і щиро Вам вдячні…………. У листах - проханнях початковими фразами можуть бути такі: Просимо Вас вишукати можливість виділення коштів……… Просимо Вас посприяти у вирішенні проблеми ( питання )….. Звертаємось до Вас з проханням……………. У листах - нагадуваннях потрібно ввічливо, тактовно, і водночас, переконливо вказати на те, що наприклад, термін виконання документа минув: Дозвольте нагадати Вам……… Нагадуємо Вам…………… У повторних листах-нагадуваннях варто виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так: Повторно нагадуємо Вам…. Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ви не подали інформацію щодо…… У листах повідомленнях доречною буде одна з таких фраз: Повідомляємо Вас…. Розглянувши Ваш лист, повідомляємо…… Цим листом повідомляємо, що………….. Доводимо до Вашого відома…………. Основний зміст листа з викладом, описом, поясненням подій і ситуацій та їх, аналізом, обґрунтуванням тощо. У більшості конкретних ситуацій ділового спілкування основнийлист може бути вичерпаний двома-трьома реченнями. Хоча іноді розкриття основного змісту потребує докладного розгляду питань за окремими пунктами, що може супроводжуватисьцифровими розрахунками, таблицями, схемами тощо. Такий детальний розгляд необхідно звести в єдине логічне ціле. Висновки це підсумок основного тексту, що, як правило, формулюється у вигляді пропозицій, вимог, прохань, відмов, нагадувань тощо. Ця частина починається одним із ключовихслів: "просимо", "повідомляємо", "направляємо", "рекомендуємо", "пропонуємо", "запрошуємо", "заперечуємо", " заперечуємо" та ін. Саме на основі цих опорних слів можна визначитивид ділового листа: "просимо" -- лист-прохання або запит; "повідомляємо" - лист-повідомлення; "направляємо" - супровідний лист; "рекомендуємо" лист-роз'яснення тощо. Негативний висновок (формулюється як заперечення пропозиції або прохання " вважаємо недоцільним", "не можемо забезпечити ", "не маємо" і т. ін. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту листа. У завершальній частині листа можна повторити подяку, висловлену на початку: Дозвольте ще раз подякувати Вам…… Наперед вдячні Вам за…….. Дякуємо за допомогу……… Доречно наприкінці листа запевнити адресата в тому , про що йшлося в тексті: Запевняємо, що наша співпраця буде плідною…………. Будемо ради співпрацювати з Вами……………. Запевняємо, що ми й надалі робитимемо все, щоб……….. Наприкінці листа можна висловити сподівання: Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас……….. Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам……… Щиро сподіваємося на Вашу фінансову підтримку………… Розраховуємо на тісну співпрацю…………….. Заключна частина - частина листа може завершуватись формулою ввічливості, якщо у вступі була використана формула звертання. Ця формула друкується на 2-3 рядки нижче тексту, з абзацу, і відокремлюється від назви посади комою, наприклад,: З повагою, Президент компанії ________________________ В.Т .Вдович З повагою і найкращими побажаннями _________________ В.Т .Вдович З щирою повагою ( пошаною ) ___________________ В.Т .Вдович Іноді, виходячи з характеру управлінських проблем, використовують зворотний порядок викладу основних елементів тексту листа, а саме: спочатку викладають висновки, а потім обґрунтування. Така структура тексту, незалежно від будь-яких обставин, вважається некоректною відносно адресата, її слід уникати в практиці документування менеджменту. При підготовці і оформлені тексту службового листа слід дотримуватись таких основних правил: правильно і в певній послідовності розміщувати необхідні реквізити текст листа викладати від третьої особи, наприклад, : - комісія розглянула., університет пропонує, інститут оголошує….. уживати стійкі словосполучення: - відповідно до……., у зв'язку………із метою….. уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до відома, ми Наголошуємо, що Відповідно до попередньої домовленостіВ порядку обміну досвідом У зв'язку з рішенням... уживати дієприслівникові звороти на початку речення:Враховуючи Вважаючи Беручи до уваги Розглянутий * використовувати прямий порядок слів у реченні: підмет-присудок; означення - перед означуваними словами; додатки - після керуючого слова; вставні слова - на початку речення. * заміна активної форми дієслова пасивною:неправильно - Ви не затвердили...правильно - Вами не, розглянуті…. * уживати інфінітивні конструкції: Створити комісію Розглянути питання використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і є зрозумілими для широкого кола людей; не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій. Службові листи можуть виготовлятись на друкарських пристроях або за допомогою засобів обчислювальної техніки. Текст листа друкується чітким, контрастним шрифтом без виправлень: на бланках формату А-4 - через 1,5 інтервалу, на бланках формату А5 - через і інтервал. Реквізити документа відділяються один від одного 2-3 інтервалами. Так, наприклад, заголовок до тексту відділяється від самого тексту листа двома міжрядковими інтервалами, а реквізит "Підпис" - трьома. При друкуванні листів друковані знаки розміщуються на такій відстані від межі лівого берега: О - для друкування реквізитів "Заголовок до тексту, "Текст" (без абзацу), "Відмітка про наявність додатків, "Назва посади" у реквізиті "Підпис", "Прізвище виконавця та номер його телефону"; 5 друкованих знаків - для початку абзацу в тексті; 16, 24, 56 друкованих знаків - для оформлення таблиці трафаретних текстів;. 32 друкованих знаки - для реквізиту "Адресат"; 40 друкованих знаків - для реквізиту "Гриф обмеження доступу до документа"; 48 друкованих знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис". Службові листи як управлінські документи, що несуть інформацію, стилістика й зміст якої відбиває особисті якості автора та його професійний рівень, не можуть бути обмежені певним обсягом. Нумерація сторінок у листах починається з другої сторінки. Номери сторінок проставляють арабськими цифрами без будь-яких додаткових позначень (скорочення слова "сторінка" - с., рисочки, крапки тощо) на верхньому березі аркуша посередині або ліворуч. Інформаційні листи - це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило , адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація , наведена в листах такого типу , має бути якомога ширшою. Адресанта можна зазначити узагальнено. Наприклад: Директорам навчально - Виробничих комбінатів Видавництво “ Ярославна” пропонує Вашій увазі нові книги, що вийдуть у світ протягом 2000 року: Кравченко С.Н. Народна мудрість. 240 с. 23 гри. Величко Т.Г. Машинопис. 200с. 25 грн. Книги можна придбати або замовити, надіславши листівку, за адресою: “Видавництву” Ярославна ( відділ реалізації) , вул. Б.Хмельницького, 5, м. Львів, 20012 Замовлені книги надсилаємо післяплатою, після виходу їх у світ. Телефони для довідок. 234-56-47, 234-59-34. Чекаємо на Ваші замовлення Директор М.В. Дзюба
Листи-відповіді – це службові листи, в котрих дають відповідь на інший лист. Текст таких листів має бути чітким та конкретним, у разі відмови обґрунтованим. Наприклад: Гр. Андрушко Повідомляємо, що документи Дашівської МТС Іллінецького району Вінницького області за 1948 - 1950 рр. До архіву на збереження не надходили., у зв'язку з чим підтвердити Ваш трудовий стаж за вказані роки не можемо. Директор архіву В.В. Проць
Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи (уточнити строк виконання, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами : " Надсилаємо," " Направляємо," " Відправляємо." У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються. Наприклад: Директору коледжу СЮ. Кондрин Направляємо Вам на рецензування рукопис " Програма курсу " Організація діловодства". Програма пропонується як типова для всіх коледжів діловодства. Відгук просимо надіслати до 20.10.2007року. Додаток: на 24 аркушах в одному примірнику. Ректор Б.Ю. Поплавський
Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, або спонукати їх скористуватися запрошенням. Наприклад: Директору будівельного коледжу В.Ю. Корки Київський історико-архівний інститут проводить семінарські заняття із секретарями директорів коледжів і професійно - технічних училищ за програмою "Зміст, структура та організація діловодства в навчальному закладі". Пропонуємо навчальний курс із таких дисциплін: Секретарська справа - 60 годин; Робота на персональному комп 'ютері - 60 годин; Оплата за курс навчання становить 300 гривень і здійснюється на початку занять. Наш розрахунковий рахунок № 000234876 у Львівському відділені Промбудбанку м. Київ, МФО 234456. Термін навчання з 01 по З0 серпня 2007р. Телефон для довідок 245-55-66, 245-58-35. З повагою, Директор В. С. Шульга
Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємства, установи чи організації. Починати ці листи можна з таких зворотів: " Просимо взяти участь у…", " Запрошуємо …," " Запрошуємо Вас…", "Щиро запрошуємо Вас…" , " Ми раді запросити Вас…." . Далі розкривається характер заходів, умови участі в ній, зазначають термін їх проведення. Наприклад: Директору агропромислового комплексу М. Городок О.О. Плющ Просимо Вас взяти участь у нараді директорів підприємств агропромислового комплексу Львівської області з питання переведення підприємств Городоцького району на госпрозрахунок. Нарада відбудеться 27 вересня 2007 року в конференц залі обласної Ради профспілок за адресою: вул. Центральна, 23, м. Львів, 29013. Реєстрація учасників з 9-30. Початок роботи о 10-00. Директор М.А. Квас
Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Наприклад: Ректору Національного університету "Львівська політехніка " проф. Ю.Рудавському Повідомляємо, що для будівництва нового корпусу історичного факультету Вам виділено 1 250 900 (один мільйон двісті п'ятдесят тисяч дев'ятсот грн. 00 коп.). Міністр освіти та науки В.К. Талак
Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресатові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді ( відмови) Дається обґрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися від імені керівника, керівництва, студентського колективу. Наприклад: Ректору Національного університету "Львівська політехніка " проф. Ю.Рудавському Під час проведення виробничої практики виявилося, що працювати в майстернях інституту неможливо, оскільки температура в приміщені становить +4С. Опалювання припинено з розпорядження представника районної комунальної служби через несплату інститутом комунальних послуг. Станом на 15.12.2007р. на розрахунковому рахунку інституту грошей немає. Просимо сприяти подачі теплоенергії до майстерень, аби можна було б продовжити проведення виробничої практики. Ректор інституту В.Л. Провозін
Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресата є на бланку, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписує керівник і головний бухгалтер установи. Наприклад: Директору магазину "ЯНТАР" В.С. Волошину Просимо відпустити за безготівковим розрахунком 26 ( двадцять шість) телевізорів " РАNАS0NIК".Наш розрахунковий рахунок № 000234698 у Харківському відділені банку " АВАЛЬ " м. Києва, МФО 344556. Начальник В.Г. Брагін Головний бухгалтер М.В. Мамчур
Листи-підтвердження – це службові листи, в котрих підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова" підтверджувати". Наприклад: Директору готельного комплексу "Свята Софія" О.Ю. Авраменко Підтверджуємо свою згоду на пайову участь у будівництві готельного комплексу " Свята Софія",Що здійснюватиметься в період з 01.07.2007р. по 01.12.2010р. в м. Києві на вул. Л. Українки.Директор О.В. Шахно
Своєчасність надсилання листів - підтверджень усуває необхідність підготовки й направлення листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю. Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення строку виконання якихось завдань, зобов’язань, проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Текст листів можуть складатись з одного - двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова "нагадувати". Наприклад: Директору готельного комплексу " Свята Софія" О.Ю. Авраменко Нагадуємо, що строк здачі першої черги будівництва закінчується 17.12.2007р.Просимо терміново повідомити про хід виконання робіт і пояснити причини затримки.Генеральний директор С.В. Білик
Запитання для самоконтролю: Службові листи служать засобом: 1. передачі розпоряджень; спілкування з установами та приватними особами; пояснення причин певного факту; 2. Текст службового листа повинен висвітлювати: два-три питання; одне-два питання; тільки одне питання; 3. Тон службового листа повинен бути: нейтральним; пасивним; активним; У тексті службового листа такі вирази , як " напевне," "як і раніше," " як відомо" : рекомендовано уникати; бажано використовувати; обов’язково слід використовувати; 5. Якщо лист є відповіддю, то той, хто її надіслав: вказує назву адресата ініціативного листа; вказує дату і номер ініціативного листа; вказує прізвище та ініціали керівника підприємства, яке видало ініціативний документ; 6. Словами " Надсилаємо," " Направляємо", " Повертаємо", "Додаємо" та інші починають: листи-повідомлення; листи - нагадування;+ супровідні листи; 7. Супровідний лист - документ, який : інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів; містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення; містить вказівку про наближення або закінчення терміну певного зобов’язання. 8. Лист-запрошення адресується: тільки конкретній особі; тільки закладам; як конкретній особі, так і закладам; 9. Спонукати адресата скористатися певними послугами є метою: листа-повідомлення; рекламного листа; листа нагадування; 10. Форма третьої особи при складанні гарантійного листа вживається лише тоді, коли: 1. листа адресовано певній організації; 2. листа адресовано до конкретної особи; 3. листа адресовано чи певній організації, чи конкретній особі; 11. Зміст документа залежить від ініціативного листа у : гарантійному листі; листі-підтвердженні; Листі відповіді; 12. Якому службовому листу не присвоюється індекс? листу-запиту; гарантійному листу; листу-відповіді; 13. Визначте правильно написаний індекс службового листа: 05 / 24 - 49; 05 - 24 / 49; 05 / 24 - 49; 14. Індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреси розташовують тільки: 1. на бланках телеграм; 2. на бланках листів; 3. на бланках договорів; 15. При адресуванні службового листа приватній особі: можна вказувати лише прізвище та ініціали;+ необхідно, крім прізвища, вказати і посаду; слід вказати місце роботи; 16. Назва документу наводиться в усіх службових документах, крім: листів; актів; протоколів; 17. Службове листування забороняється : між фірмами-конкурентами; між установами різних рівнів управління; між структурними підрозділами; 18. Якими бувають службові листи за способом передачі інформації? 1. прості та складні; 2. звичайні листи, листи-телеграми, листи-факси, електронні листи; 3. рукописні та друковані; 19. Якими бувають службові листи за змістом? прості і складні; звичайні і термінові; 3. ініціативні листи та листи відповіді; 20.Які бувають службові листи за формально-діловою ознакою? 1. прості і складні; 2. звичайні і термінові; 3. ініціативні листи та листи відповіді; 21. Які основні складові тексту службового листа? конкретність, об’єктивність; вступ, основний зміст, висновок; переконливість, точність; 22. Скільки постійних реквізитів бланку службового листа? 8; 9; 10; 23. Достовірним текст службового листа є тоді, коли: в ньому немає подвійного тлумачення слів; в ньому відсутні зайві слова; викладені в ньому факти відповідають дійсності; 24. Точним текст службового листа є тоді, коли: 1. в ньому немає подвійного тлумачення слів; 2. текст його веде до прийняття адресатом пропозицій; 3. в ньому вичерпано всі обставини справи; 25. Зміст службового листа складається з таких частин: преамбула, суть, закінчення; вступ основна частина, висновки; вступ, основна частина, суть питання; 26. У вступі службового листа укладачем викладається: привід, мотивація, причини написання службового листа; пояснення і міркування написання службового листа; викладається мета написання службового листа; 27. У основному змісті службового листа укладач викладає: історію питання написання службового листа; пояснення, міркування та аналіз написання службового листа; мету , заради якої складено службовий лист; 28. У висновку укладач службового листа викладає; історію питання; пояснення і міркування; пропозиції, вимоги, прохання, заради, якої складено службовий лист; 29. Стиль сучасного ділового письма - це: сукупність правил складання документів;+ сукупність реквізитів; сукупність вимог до оформлення документів;
