Діловодство
Загальні вимоги до оформлення ділової кореспонденції
План
Які є правила оформлення ділової кореспонденції.
Що входить до обов’язкових реквізитів спеціального бланка.
Які вставні слова пом’якшують тон спілкування.
1. Однією з форм ділового тексту є документ, зокрема ділова кореспонденція.
З роками склалися узвичаєні правила оформлення службової, урядової, приватної кореспонденції. Це і сувора нормативність і дотримання юридичних положень і також бездоганне володіння правилами української мови – графіки, орфографії й пунктуації.
Текст має бути логічним послідовним, диференційованим за сферами спілкування, відзначатися доведеністю структури, форми та викладу. Залежно від характеру основного змісту документа використовуються відповідні мовні структури із ретельно дібраними словами, що найточніше передають зміст документа.
2. Будь-яка ділова кореспонденція зазвичай готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов’язковими мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ.
Назва ставиться у називному відмінку. Якщо ж кореспонденція адресується конкретній особі, то посада і прізвище її пишуться в давальному відмінку.
3. У ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершується знаком оклику, текст починається з абзацу із великої літери.
Важливе значення має питання мовного етикету, особливо тепер, коли відбуваються зміни у виробничих відносинах окремих підприємств та установ. Це стосується переважно тих, хто займається складанням листів-прохань, листів-вимог, листів-презентацій, бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та приватними особами.
Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну.
Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції – Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені.
Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом’якшують тон спілкування.
Наприклад: На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії.
Займенник Ви в листах, офіційних документах пишеться з великої літери. Цим підкреслюється повага до адресата. Але надмірна ввічливість як і нав’язування своїх методів чи принципів у розв’язанні того чи іншого питання не сприяють позитивному результату.
Оформляємо лист. арх. 136 підручник Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець “Мова ділових паперів”.
Серед ділової кореспонденції важливе місце займає листування.
Лист – це узагальнення назва документів (лист-повідомлення, лист-подяка, лист-нагадування, лист-прохання, листи супровідні, рекламні), що пересилаються поштою.
Листи друкуються на друкарській машинці або набираються на комп’ютері. Особисті листи пишуться ще й від руки.
Щодо змісту службового листа має бути вступ, виклад, висновки й закінчення. Текст складається довільно.
