Вступ
Як відомо, мовою ділових паперів є офіційно-діловий стиль. Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом досліджень різних наукових дисциплін, тому зміст поняття “документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.
З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:
Письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.
Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо)
Достовірне історичне письмове джерело.
Матеріальний об’єкт в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка).
Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формулою.
Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку і використання їх, називається документалістикою.
Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.
Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.
2. Загальна характеристика документації з кадрових питань.
До організаційно-розпорядчих документів належить велика група, яку називають документацією з кадрових питань.
Розпорядча діяльність органу управління полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу, переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.
Документація з кадрових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.
Згідно із статтею КЗпП України робітники і службовці реалізують право на працю шляхом укладання трудового договору на підприємстві. Трудовий договір можу бути укладено як усно, так і в письмовій формі.
Документація по кадрах ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою можливістю і рядом особливостей документування і діловодства.
Щоб полегшити пошук інформації по кадрах, у великих установах заводять алфавітні картки на кожного працівника, у які заносять всі необхідні дані, що стосуються трудової діяльності. Окремі картотеки складаються на інженерно-технічних працівників і службовців, осіб з вищою і середньою спеціальною освітою, неповнолітніх, військовозобов’язаних, працівників із зниженою працездатністю. Ведуться також журнали по переміщенню кадрів. Усе це допомагає у навчанні. Складанні виду звітів, довідок, зведень до вищестоящих органів.
У документуванні з кадрових питань все ширше застосовують засоби оперативної техніки, що дає можливість кодувати велику кількість даних про робітників і службовців та спрощувати облік. Так, на багатьох підприємствах впроваджується автоматизований облік переміщення кадрів, контроль виконання наказів по кадрах.
2.1 Заяви
При вступі на роботу громадяни подіють письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, організацію чи установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду.
Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.
Реквізити заяви:
Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява).
Адресант (назва установи або посада та ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).
Назва виду документу.
Текст.
Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.
Дата
Підпис
Заява пишеться власноручно в одн6ому примірнику. Заява про прийняття на роботу складається у довільній формі, але практикою в ній вироблена схема побудови заяви, для якої характерні такі елементи: адресат, автор, місце проживання автора, назва виду документу, текст, підпис, дата. У заяві не прийнято писати прийменник “від”.
2.2. Накази
Значну підгрупу документі по кадрах становлять накази. Оформлення таких документів має свої особливості.
Наказ – це документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.
Кадровими наказами (щодо особового складу) оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. У заголовку такого наказу зазначають: “Щодо особового складу”. Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. До наказів по особовому складу залучають індекс “К” або “ВК”. На практиці набули широкого розповсюдження уніфіковані накази по кадрах.
Уніфікований наказ – це трафаретний документ, надрукований з обох сторін на бланку формату А4. Вони складені у вигляді таблиць. Їх форма на багатьох підприємствах розрахована на обробку засобами оперативної техніки.
До викладу тексту наказу існують певні вимоги:
У наказах про прийняття на роботу обов’язково зазначають:
а) на яку посаду;
б) до якого структурного підрозділу;
в) з якого числа оформляється на роботу;
г) вид прийняття на роботу (на постійне, тимчасову, за сумісництвом).
д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).
У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.
У наказах про надання відпустки вказують:
а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стан роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами)
б) загальна кількість робочих днів.
в) дата виходу у відпустку і повернення
г) період, за який надано відпустку.
У наказах про звільнення працівників зазначають:
а) дату звільнення
б) мотивування
Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.
Реквізити наказу:
Назва виду документу
Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника
Місце видання
Номер
Індекс
Дата
Заголовок до тексту
Текст, що складається з двох частин:
констатувальної, де констатуються та аналізуються факти;
розпорядчої, де подаються розпорядження, заохочення, стягнення.
Підпис керівника установи
Печатка
2.3. Трудова книжка
Трудова книжка – це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу. Тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається особливе значення. Порядок заповнення цього документа регламентується ст.48 Кодексу Законів про Працю України та іншими нормативними актами. При вступі на роботу трудова книжка заповнюється у 5-денний термін. До неї заносяться відомості про трудову діяльність та заохочення. Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, на якому працює працівник. Трудова книжка повертається у тому випадку, коли працівник звільняється з роботи. У разі втрати трудової книжки видається дублікат за місцем останньої роботи. Трудова книжка може видаватися працівникові з відділу кадрів на короткий час. Трудова книжка ведеться тільки за основним місцем роботи. . працівникам, які працюють по сумісництву, трудові книжки не ведуться. Особи, які вперше поступають на роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом, військовий квиток, а звільнені з місця позбавлення волі зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.
2.4. Особова картка
Особова картка – це документ, який служить для аналізу складу і обліку кадрів. Особова картка заводиться після того, як відділ кадрів одержав наказ про прийняття працівника на роботу. Заводиться вона на кожного працівника. Заповнюється особова картка тільки на підставі поданих документів (паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома). На підставі паспорта записуються прізвище, ім’я, по-батькові; рік та місце народження, домашню адресу, номер і серія паспорта, а також термін його дії, ким і коли виданий. На основі військового квитка записуються відомості про військовий облік. Записи про стаж роботи переносяться з трудової книжки. Обов’язкові в особовій картці – дата заповнення і підпис її власника. На зворотній стороні картки роблять відмітки про всі призначенні і переміщення на даному підприємстві, записують відпустки, а також проставляють дату, номер наказу. Особова картка зберігається у відділі кадрів.
2.5. Особовий листок з обліку кадрів
Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ що заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання. Він узагальнює автобіографічні відомості про громадянина шляхом фіксації їх у таблиці.
Реквізити особливого листка з обліку кадрів:
Назва виду документу
Прізвище, ім’я, по-батькові; дата і місце народження
Фотографія того, хто заповнює документ
Відомості про наукові ступені, вчені звання
Якими мовами володіє
Трудова діяльність
Державні нагороди
Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки
Відомості про родину
Паспортні дані
Домашня адреса
Особистий підпис
Дата заповнення
2.6. Трудова угода
Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником.
Трудова угода, укладені зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов’язків.
Реквізити трудової угоди:
Назва виду документу
Заголовок
Місце складання
Дата
Текст з переліком повноважень і зобов’язань сторін.
Юридичні адреси сторін
Підписи
Печатка установи
Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються безпосередньо на підприємстві.
2.7. Контракт
Контракт – це правовий документ, що засвідчує повну домовленість між підприємством, організацією чи установою і працівником про умови спільної виробничої і творчої діяльності. Згідно із Законами України “Про підприємство”, “Про власність” громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.
Реквізити контракту:
Назва виду документу із стислим зазначенням його призначення (на виконання обов’язків, на управління підприємством)
Дата й місце підписання
Орган, що наймає працівника
Посада, прізвище, ім’я, по-батькові того, кого наймають
Текст
Підписи сторін – укладачів контракту
Печатка. Що засвідчує підпис наймача.
Структура тексту:
Загальні положення
Функції та обов’язки керівника (фахівця)
Компетенція і права керівника (фахівця)
Матеріальне та соціально-побутове забезпечення фахівця
Відповідальність сторін, вирішення спорів.
Зміна і розірвання контракту
Адреси сторін та інші відомості
Контракт складається у двох примірниках – по одному для кожної сторони; про це зазначається у тексті контракту
2.8. Автобіографія
Автобіографія – це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.
Основні реквізити автобіографії:
Назва виду документу.
Текст, в якому зазначається:
прізвище, ім’я, по-батькові;
дата народження;
місце народження;
відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);
відомості про громадську роботу;
короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти)
Дата написання
Підпис
Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу
2.9. Характеристика
Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.
Реквізити характеристики:
Назва виду документу
Заголовок (прізвище, ім’я, по-батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо потрібно-місце проживання);
Текст, який містить такі відомості:
трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді);
ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);
моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);
висновки;
призначення характеристики (при потребі);
Дата складання
Підпис керівника установи
Печатка
Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.
2.10 Графік відпусток
Кожна організація чи установа перед початком кожного року зобов’язана складати графік відпусток. Проект його готує відділ кадрів, який попередньо погоджується з керівниками підрозділів. Графік відпусток погоджується і затверджується керівником підприємства і ознайомлюється з усіма працівниками.
2.11. Доручення
Доручення – це документ, який організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.
Залежно від суб’єкта, дії доручення поділяються на:
особисті (особа доручає особі);
офіційні (установа доручає особі чи установі);
Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.
Реквізити особистого доручення:
Назва виду документа
Текст
Дата
Підпис особи, яка склала доручення
Завірення підпису
Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.
Реквізити офіційного доручення;
Штамп
Номер
Дата
Назва виду документу
Текст
Зразок підпису особи, якій видано доручення
Підпис керівника установи
Печатка
Текст доручення містить такі відомості:
прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи (в офіційному дорученні – назва установи), яка видає доручення;
прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи, якій видається доручення;
назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в якій особа здійснює свою діяльність;
напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість;
термін дії доручення;
назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, якій видається доручення.
2.12. Розписка
Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі і отримання документів, товарів, грошей.
Реквізити розписки:
Назва виду документа;
Текст, що містить:
прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;
прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка передала цінності;
у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами);
відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримує цінності
підстава передачі і отримання цінності;
Дата
Підпис особи, яка отримала цінності
Завірення підпису (у приватній розписці)
Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа – представник установи – отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.
3. Зразки оформлення документів
3.1 Зразок заяви про прийняття на роботу
Генеральному директорові закритого акціонерного товариства “Деревобуд”
Кравчуку В.С.
Ткача Андрія Петровича,
який мешкає за адресою:
вул. Франка, 76/50,
02183, м.Київ – 183,
Заява
Прошу зарахувати мене на посаду інженера деревообробного цеху.
Додаток:
Копія диплому про вищу освіту в 1 прим.
Трудова книжка.
Особовий листок з обліку кадрів в 1 прим.
15. 08. 96р. (підпис)
3.2. Зразок наказу щодо особового складу
ХАРКІВСЬКИЙ ПЕДАГОГІЧНИЙ
ІНСТИТУТ
НАКАЗ
18.06.95 №209-ВК
м. Харків
Щодо особового складу
ПРИЗНАЧИТИ:
ГРИГОРЕНКО Наталію Юхимівну на посаду асистента кафедри органічної хімії з 1 липня 1995 р., встановити посадовий оклад 120 грн.
ПІДСТАВА: заява Н.Ю. Григоренко з візами завідуючого кафедрою органічної хімії і декана географічного факультету.
НАДАТИ:
ОЛЕФІРЕНКО Ігорові Михайловичу, доценту кафедри психології чергову відпустку з 01.07.95р. по 28.07.95р. на 24 робочі дні за період роботи
ПІДСТАВА: графік відпусток і заява І.М.Олефіренка
ЗВІЛЬНИТИ:
КОВАЛЬЧУК Олену Василівну, лаборанта кафедри історії України із посади з 1 липня 1995 р. у зв’язку з виходом на пенсію
ПІДСТАВА: заява О.В.Ковальчук
Ректор (підпис) М.В.Васільєв
Зразок оформлення автобіографії
Автобіографія
Я, Прокопенко Марина Олександрівна, народилася 29 квітня 1978 року в м. Києві в родині військовослужбовця.
З 1985 по 1995 рік навчалася в загальноосвітній школі №50 м. Києва.
В 1995 році вступила до Українського державного педагогічного університету імені М.П.Драгоманаова на музично-педагогічний факультет денної форми навчання.
З 2000 року працюю викладачем музики в дитячій музичній школі №4 м.Києва.
Склад сім’ї:
Батько – Прокопенко Олександр Васильович, 1954 року народження, військовослужбовець.
Мати – Прокопенко Наталія Вікторівна, 1958 року народження, працює медсестрою в лікарні №9 м. Києва
Сестра – Прокопенко Надія Олександрівна, 1987 року народження, учениця дев’ятого класу загальноосвітньої школи №50 м. Києва
14 січня 2002р. (підпис)
3.4. Зразок оформлення характеристики
Характеристика
студентки педагогічного факультету
Макаренко Валентини Іванівни
1980 року народження
Макаренко В.І. навчається на другому курсі Національного університету імені Т.Г. Шевченка. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій кваліфікаційний рівень. За час навчання у вищому закладі освіти Макаренко В.І. зарекомендувала себе як хороший організатор під час підготовки посвяти у студенти першокурсників. З першого курсу працює над науковою темою, з якою виступала на звітно-науковій конференції студентів.
Макаренко В.І. виконує громадські доручення, є старостою 23-ї групи. Вимоглива до себе. Має повагу серед товаришів і викладачів факультету.
Характеристику видану за місцем вимоги.
Декан педагогічного факультету (підпис) Т.Р. Дубок
