Приложение 5
Пример памятки исполнителю о порядке оформления документов

Общество с ограниченной ответственностью «Оптител»
Памятка командированного
До начала командировки
Не забудьте получить в бухгалтерии или кадровой службе командировочное удостоверение. Проверьте, чтобы все необходимые графы удостоверения были заполнены.
Во время командировки
Все ваши расходы во время командировки должны быть подтверждены документами; неподтвержденные расходы вам не оплатят. Не выбрасывайте никакие документы, даже если считаете, что они вам не понадобятся, – предоставьте решение этого вопроса бухгалтерии.
Документы, подтверждающие расходы на проезд.
Сохраняйте все проездные документы (авиа-, железнодорожные и автобусные билеты). Если вы ехали на поезде, по окончании поездки не забудьте забрать билет у проводника. Если во время поездки вы пользовались постельными принадлежностями, потребуйте документ, подтверждающий оплату этой услуги.
Документы, подтверждающие расходы на проживание.
Выписываясь из гостиницы или общежития, не забудьте взять в регистратуре документы, подтверждающие стоимость проживания. Лучше всего, если вам выдадут гостиничный счет по форме № 3-Г или № 3-ГМ. При этом проследите, чтобы сумма налога на добавленную стоимость была выделена в гостиничном счете отдельной суммой.
Например, если в счете записано: «Итого: стоимость 944 руб., в том числе НДС», попросите записать: «Итого: стоимость 944 руб., в том числе НДС – 144 руб.».
Если же в гостинице вам оформили счет на другом бланке, дополнительно попросите выписать счет-фактуру.
Документы, подтверждающие цель командировки.
Сохраняйте все документы, имеющие отношение к служебному заданию (например, проект договора, план семинара и т. п.).
Перед отъездом не забудьте проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Проследите, чтобы эти отметки соответствовали дням проживания в гостинице.
По окончании командировки
В течение трех дней по возвращении из командировки заполните авансовый отчет (бланк можно взять в бухгалтерии) и приложите к нему все документы. Если вы не знаете, как заполнить ту или иную графу авансового отчета, проконсультируйтесь в бухгалтерии.