ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
Филиал в г. Брянске
Р Е Ф Е Р А Т
по дисциплине
ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
Тема: Документирование в деловом общении: служебные записки и визитные карточки
ВЫПОЛНИЛ(А)


СТУДЕНТ(КА)
3 курса (периферия)

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ
Финансы и кредит

№ ЗАЧ. КНИЖКИ


ПРЕПОДАВАТЕЛЬ
Шаров В.Д.


Брянск — 2006
Документирование в деловом общении: служебные записки и визитные карточки.
План.
Введение.
Краткая история развития служб документации. Схема ДКС.
Система документации и унифицированная система документации.
Суть унификации и стандартизации в производстве.
Виды деловых документов на предприятиях и в организациях.
4.1. Виды организационно-распорядительной документации обращающейся на предприятиях и организациях.
4.2. Каково назначение ГОСТ Р 6.30-97.
4.3. Что представляет собой формуляр организационно-распорядительной документации.
4.4. Состав реквизитов организационно-распорядительной документации.
4.5. Что собой представляет бланк документа.
4.6. Требования к оформлению реквизитов на поле углового штампа.
4.7. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа.
4.8. Перечень документов, подлежащих утверждению.
4.9 Перечень документов, на которых ставится гербовая печать.
Служебная записка.
5.1 Преимущества служебных записок как средства внутренней коммуникации.
5.2. Подготовка служебной записки.
5.3. Основные цели подготовки служебных записок.
5.4. Формат служебной записки.
Примеры служебных записок.
Визитная карточка.
6.1. История возникновения и развития визитной карточки.
6.2. Оформление визитных карточек. Правила оформления.
6.3. Пометки и надписи на визитных карточках.
6.4. Использование визитных карточек.
6.5. Поздравления.
6.6. Соболезнование.
6.7. Выражение благодарности.
6.8. Прощание.
6.9. Представление.
6.10. Приглашение на прием.
6.11. Перемена адреса.
6.12. Этикет визитных карточек. Правила вручения визитных карточек.
6.13. Хранение визитных карточек.
6.14. Виды визитных карточек.
Примеры визитных карточек.
Заключение.
Введение.
Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения
документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документ – это составленная в законном порядке бумага, которая служит письменным доказательством какого-либо события и подтверждает права на что-либо.
Документ – это основной способ доказательства спорных вопросов. Правильно составленный юридический документ служит гарантией успеха. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. В документах фиксируется информация, используемая в управлении предприятием, а деловая переписка служит универсальным средством общения во всем мире.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
Документ учреждения предприятий принято различать по видам деятельности, выделяют три наиболее крупные групп:
Организационно-распорядительная документация (ОРД).
Финансово-расчетная документация.
Снабженческо-сбытовая документация.
Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
Документирование включает:
Составление проекта документа.
Согласование проекта документа.
Проверку правильности оформления документа.
Утверждение документа руководителем.
Регистрацию.
Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов, которые закрепляются законодательными актами, единой государственной системой документации, инструкциями госбанка, ГОСТ и т.д.
Документная коммуникационная система (ДКС) – это подсистема социальной коммуникации, обеспечивает создание, обработку, хранение и распространение документной информации в обществе.
1. Краткая история развития служб документации.
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.
Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство
закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Этапы становления делопроизводства в России.
В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.
При Петре первом было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.
В начале XIX века коллегии были заменены министерствами,
коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось
исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.
В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.
В настоящее время сложившейся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.
2. Система документации и унифицированная система документации.
Любой документа функционирует совместно с другими документами.
Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной
сфере человеческой деятельности, называется системой документов.
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов,
созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).
3. Суть унификации и стандартизации в производстве.
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование.
Организация и управление характеризуется разнообразием и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную
для применения, оптимальных правил и требований по разработке и
оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов.
В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).
С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97.
Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной
документации.
4. Виды деловых документов на предприятиях и в организациях.
Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации,
классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности и др.
4.1. Виды организационно-распорядительной документации обр