МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОУ ВПО ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
Кафедра прикладной информатики
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине «Компьютерные информационные системы
бухгалтерского учета»
на тему:
Автоматизация бухгалтерского учета (на примере ЗАО «Милана»)
Преподаватель: Блинников А.Е.
Студент: Головина О. Н.
5 курс, Учетно-статистический
факультет, группа 2-е образование,
л.д. №07УБД60906
Орел
2009
Содержание
Введение
Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.
Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы является одной из наиболее важных задач. Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.
В работе рассмотрены вопросы, касающиеся автоматизации бухгалтерского учета сельскохозяйственного предприятия ЗАО «Милана».
1. Структурно-функциональная организация бухгалтерии
Структурно-функциональная организация бухгалтерии ЗАО «Милана» представлена на рис. 1.
SHAPE \* MERGEFORMAT Главный бухгалтер Бухгалтер Бухгалтер-кассир
Рис. 1. Структурно-функциональная организация бухгалтерии ЗАО «Милана».
Главный бухгалтер организует бухгалтерский учет на предприятии и осуществляет его контроль, составляет бухгалтерскую и налоговую отчетность, ведет учет финансовых результатов, производит расчеты по налогам и взносам во внебюджетные фонды.
Бухгалтер ведет учет материалов, основных средств, нематериальных активов, продукции, ее себестоимости и реализации.
Бухгалтер-кассир осуществляет ведение операций связанных с кассой и банком, занимается расчетами с персоналом по оплате труда и подотчетными лицами, а также расчетами с поставщиками и покупателями.
2. Используемые технические средства
Перечень используемых в ЗАО «Милана» технических средств и их основные показатели качества представлены в таблице 1.
Таблица 1
Перечень используемой вычислительной техники
Функционирование автоматизированной информационной системы на данном предприятии осуществляется с помощью локальной вычислительной сети. Сетевая технология основана на организации многоуровневых АРМ, установленных в различных подразделениях предприятия и организации связи между ними. Сетевая технология базируется на создании единого банка данных и применении различного технического оборудования, интегрированного в единое целое: сервер, рабочие станции и комплектующее оборудование. ЛВС имеет радиальную структуру, которая представлена на рис. 3.
SHAPE \* MERGEFORMAT СЕРВЕР АРМ зам.ген.директора по производству АРМ зам. ген. директора по финансовым вопросам АРМ генерального директора АРМ менеджера по кадрам АРМ бухгалтера-кассира АРМ бухгалтера АРМ главного бухгалтера
Рис. 3. Структура локальной вычислительной сети ЗАО «Милана».
СЕРВЕР осуществляет хранение общей базы данных и определяет полномочия и права каждого АРМа.
АРМ генерального директора обобщает информацию обо всей деятельности предприятия.
АРМ зам. ген. директора по финансовым вопросам обобщает информацию о поставщиках, покупателях и заключенных с ними договорами, осуществляет контроль за поступлением товаро-материальных ценностей и реализацией готовой продукции.
АРМ зам.ген.директора по производству обобщает информацию о заказчиках, о потребности и запасах материалов.
АРМ главного бухгалтера осуществляет обобщение всей учетной информации, ее анализ, составляет бухгалтерскую и налоговую отчетность, ведет учет финансовых результатов и их использования, и расчеты по налогам и взносам во внебюджетные фонды.
АРМ бухгалтера осуществляет учет наличия и движения материалов, основных средств, нематериальных активов, учет продукции, ее себестоимости и реализации.
АРМ бухгалтера-кассира предназначен для проведения всех расчетов по кассе и банку, расчетов с персоналом по оплате труда и подотчетными лицами, расчетов между фирмой и ее партнерами по доставке и продаже материалов и продукции.
АРМ менеджер по кадрам предоставляет информацию о движении кадров, оформляет документы общего и управленческого характера.
3. Изменение функций бухгалтера в связи с компьютеризацией бухгалтерского учета
Автоматизация обработки данных требует от бухгалтера знания ПК, умения пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ, а именно:
Знание основных блоков персонального компьютера; устройств, стандартно входящие в состав системного блока и их краткое назначение, и основные характеристики; навыки работы с ПК.
Знание периферийных устройств и умение с ними работать.
Навыки работы с операционной системой Windows.
Навыки работы c программой Word – профессиональный текстовый редактор.
Навыки работы c программой Excel – программа, специализированная для работы с таблицами.
Навыки работы в Интернете – всемирной компьютерной сети (глобальной), предоставляющей доступ к большому объему информационных ресурсов.
Навыки работы c электронной почтой, которая предоставляет возможность пересылать текстовые сообщения и любые файлы (в виде вложений). Для приема и отправки сообщений используются электронные почтовые ящики.
Навыки работы со специальными программами в области бухгалтерского учета, например, с функциональными компонентами технологической (программной) платформы «1С: Предприятие», в т.ч. «1С: Бухгалтерия».
Навыки работы со справочно-правовыми системами, например, «КонсультантПлюс», «Гарант».
Кроме всего прочего бухгалтер подготавливает к работе прикладные программы, проводит регулярное их обновление, работает с базами данных.
4. Перечень решаемых задач бухгалтерского учета с применением средств автоматизации обработки данных
Для бухгалтерии ЗАО «Милана» можно выделить следующий состав автоматизированных участков бухгалтерского учета.
Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе и банку, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с дебиторами и кредиторами, депоненты, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджетным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).
Учет материально-производственных запасов (учет материалов, товаров, выпуска готовой продукции) предполагает учет поступления, отпуска, остатков материальных ценностей, переоценка материальных ценностей; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, инвентаризация.
Учет труда и заработной платы (начисление заработной платы по различным системам оплаты и удержания, составление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет).
Учет основных средств и нематериальных активов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и НMA; начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМА, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).
Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции связан с функциями управления производством, договорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми операциями и финансовыми расчетами с покупателями.
Учет затрат на производство (учет расходов, издержек и затрат) обеспечивает подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода и др.
Финансовая отчетность. В этом комплексе формируются ведомости синтетического учета, и составляется бухгалтерская отчетность. Имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.
5. Перечень и характеристика используемых системных и прикладных программных продуктов для решения учетных задач
На компьютерах ЗАО «Милана» используется операционная система Windows XP. ………………….
В ЗАО «Милана» используются следующие прикладные программные продукты для решения учетных задач:
1. Программа «1С: Бухгалтерия 7.7 (сетевая версия)» предназначена для малых и средних фирм, где бухгалтерский учёт ведётся несколькими сотрудниками.
К положительным сторонам можно отнести то, что в конфигурации автоматизировано ведение практически всех участков бухгалтерского учета, а также есть возможность расчёта ЕСН и взносов в ПФР по регрессивной шкале. Налоговый учёт, реализованный в программе, охватывает все участки бухгалтерского учёта и ведётся одновременно с ним на отдельных вспомогательных счетах. Имеется возможность сравнения полноты ведения налогового учёта, с тем, чтобы легче было обнаружить ошибки при работе.
К недостаткам можно отнести ограниченные возможности для ведения расчётов заработной платы: программа автоматически начисляет месячный оклад без учёта фактически отработанного времени. Суммы больничных листов, отпускных и других выплат вводятся в программу пользователем вручную.
2. СПС «КонсультантПлюс» – это справочно-правовая система, которая позволяет бухгалтеру найти документы по изучаемому вопросу, когда нет точных данных о номере каждого документа, дате его выхода и т. д. В этом случае пользователям КонсультантПлюс помогает Правовой навигатор – удобный инструмент поиска информации по конкретному правовому вопросу. К важнейшим преимуществам использования новой технологии можно отнести следующие: простой поиск документа; быстрое изучение документа; оперативное составление подборки документов; анализ правовой проблемы; сохранение результатов работы и подготовка собственных документов; актуальная справочная информация и новости законодательства.
6. Технология решения учетной задачи
Рассмотрим технологию решения учетной задачи на примере учета кассовых операций в программной среде «1С: Бухгалтерия 7.7».
«1С: Бухгалтерия 7.7» это универсальная бухгалтерская программа, ориентированная на широкий спектр возможных применений. Программа может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета.
Программа имеет современный внешний вид. Разделы главного меню (рис. 4) понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты, журналы документов – что дает возможность удобно и быстро работать с ними.
Рис. 4. Главное меню программы «1С: Бухгалтерия 7.7».
Технологический процесс учета кассовых операций включает в себя подготовительный, начальный и основной этапы.
Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе и включает следующие операции:
Откорректировать план счетов (Операции – План счетов);
Откорректировать состав типовых проводок (Операции – Корректные проводки);
Настроить параметры системы:
а) установить рабочую дату (Сервис – Параметры – Закладка «Общие»);
б) установить период расчета бухгалтерских итогов (Сервис – Параметры – Закладка «Бухгалтерские итоги»);
в) установить интервал видимости журналов (Сервис – Параметры – Закладка «Журналы»;
Ввести реквизиты предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере (Сервис – Сведения об организации);
Ввести сведения об учетной политике (Сервис – Учетная политика);
Установить значения для констант (Операции – Константы);
Заполнить справочники (Справочники);
Ввести начальные остатки (сальдо) по балансовым счетам:
а) установить рабочую дату и период расчета бухгалтерских итогов, предшествующие текущим (Сервис – Параметры – Закладка «Общие» и Закладка «Бухгалтерские итоги»);
б) ввести входящие остатки (Журналы – Журнал операций) с помощью проводок, которые состоят из номера счета, его корреспонденции со счетом «00» и суммы. При этом, если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите – «00», и наоборот;
в) проверить правильность ввода остатков (Отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость). Если остатки введены верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми.
Начальный этап связан с операциями сбора и регистрации первичных документов, т.е. предполагает ведение учета хозяйственных операций с помощью средств, предоставляемых программой. Учет кассовых операций предполагает следующие действия:
Заполнение расходных и приходных кассовых ордеров (Документы – Приходный (расходный) кассовый ордер или Журналы – Касса – Новый документ);
Сохранение документа в базе данных (Записать);
Формирование печатной формы документа (Печать);
Формирование бухгалтерской проводки (ОК).
Основной этап является завершающим в работе с программой и связан с формированием необходимой бухгалтерской отчетности в соответствии с используемой методологией учета и требованиями действующего законодательства. Учет кассовых операций предполагает:
Формирование кассовой книги (Отчеты – Кассовая книга);
Формирование журнала ордера по счету 50 (Отчеты – Журнал-ордер (ведомость) по счету);
Вывод печатной формы документа (Печать).
В процессе учета кассовых операций формируются выходные документы: приходный кассовый ордер (приложение 1), расходный кассовый ордер (приложение 2) и кассовая книга.
7. Информационные связи бухгалтерии
Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи (рис. 5). Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета. Внешние – взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.
Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии.
Развитие сетевой обработки позволяет организовать автоматический обмен информацией (получение нормативных и методологических материалов, передача сводной финансовой отчетности) с АИС других организаций: налоговыми службами, органам статистики, финансовым организациям и др.
Информационные связи бухгалтерского учета с другими подразделениями относятся к разновидности внешних связей. Все документы, сформированные в различных подразделениях, считаются первичными. Первичные документы могут поступать в бухгалтерию извне на бумажных носителях, а также формироваться автоматически на автоматизированных рабочих местах специалистов.
Поставщики и покупатели Налоговая инспекция SHAPE \* MERGEFORMAT Подразделения предприятия Бухгалтерия Внешние организации АРМ менеджера по кадрам АРМ главного бухгалтера АРМ бухгалтера АРМ бухгалтера-кассира АРМ зам. ген. Директора по строительству АРМ зам. ген. директора по финансовым вопросам Рис. 5. Информационные связи бухгалтерии.
Заключение
Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы является одной из наиболее важных задач.
В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему автоматизации бухгалтерского учета, исходя из задач и имеющихся ресурсов.
При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.
Список использованной литературы
Брага В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем. Практикум. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2001.
Информационные системы бухгалтерского учета: Учебник. / Под ред. В.В. Подольского – 2-е изд., перераб. и доп. –М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.
Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита: Учебное пособие / Г.В. Федорова – 2-е изд. –М.: Изд-во Омега-Л, 2006.
