Содержание:
1. Описание ООО «Технологии Нового Века»…………………………… 2
2. Техническое задание………………………………………………………...4
3. Организационная структура…...…………………………………………13
4. Анкета………...……………………………………………………………...16Описание ООО «Технологии Нового Века»
Организация существует на рынке предоставляемых услуг 5 лет.
Свою первоочередную задачу специалисты компании видят в предоставлении качественной продукции и услуг: широкий выбор наименований комплектующих и периферии, а также последние новинки компьютерного рынка. Гибкая ценовая политика.
Компания стремится максимально удовлетворить потребности своих заказчиков, не только повышая эффективность существующих бизнес-направлений, но и развивая новые, охватывающие все более широкий спектр деловой активности заказчиков.
Успешный опыт работы в сфере Информационных Технологий вывел компанию на тот уровень, когда она способна предоставить своим клиентам не просто компьютеры, периферию, оргтехнику, а мультимедиа, сетевые и мобильные технологии и решения, законченные проекты, подкрепленные высококачественным послепродажным сервисом и технической поддержкой.В сфере интересов кроме непосредственно компьютерных технологий также распространение широкого спектра оригинальных и совместимых расходных материалов (РМ) к компьютерам и оргтехнике и обслуживание корпоративных заказчиков РМ на основе постоянных договоров и заявок.Гарантирована высокая надежность предлагаемого оборудования, дополненная квалифицированной технической поддержкой.
Основными целями деятельности организации являются:
Рост прибыли;
Организация новых систем сервиса, и улучшение имеющихся;
Привлечение к сотрудничеству крупных фирм и организаций и как следствие получение контроля на рынке своего региона.
Консультация и продажа частным лицам имеющейся номенклатуры по прайс листам.
Работа на рынке ATI технологий без использования систем современных информационных технологий не возможна. Для решения сложных задач связанных с организацией работ как в офисном так и техническом отделах, оборудование постоянно обновляется и совершенствуется (по мере возможности). Высокоскоростной доступ в интернет обеспечивает доступ к любым видам информации. В организации работы фирмы есть, конечно, небольшие недостатки, которые в свою очередь приводят к потере времени и, как следствие, напряженного графика.
С помощью АИС обеспечивается многовариантность расчетов, принимаются рациональные управленческие решения, в том числе в режиме реального времени, организуется комплексный учет и экономический анализ, достигается достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации.
Представим техническое задание на разработку и внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) для данной организации.
Техническое задание
на разработку и внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) для ООО «Технологии Нового Века»
В связи с использованием информационных технологий в сфере бизнеса и для повышения эффективности работы организации, а также принятия в короткие сроки рациональных управленческих решений в реальном времени, получения и использования полной, достоверной информации, возможности конкурентоспособности организации в экономической сфере.
Проблемами авторизации являются:
Устаревшей базы 1С Бухгалтерии (версия7.7)
Основной проблемой ведения бухгалтерский работы в фирме является работа с 1С между отделами. Так на пример главными пользователями баз является торговый отдел и отдел логистики. Общая номенклатурная база поделена на 4-е части:
Свободный склад (обозначает объем единиц товара по прайс листу доступного к свободной продаже, разумеется при наличии)
Главный склад (служит для резервов единиц товара по прайс листу привезенных на заказ за наличный и безналичный расчет, а также резерве со свободного склада, разумеется при наличии)
Гарантийный склад (служит для хранения комплектующих, принятых на ремонт или диагностику по установленному гарантийному сроку)
Витрина (в базе отображаются товары находящиеся на витрине для презентации)
Отдел гарантии, при работе с клиентами в случаях отсутствия возможности восстановления работоспособности комплектующих, обязан заменить оборудование или подобрать аналогичную замену по техническим характеристикам (в соответствии с законом о правах потребителя РФ). Но при отсутствии доступа к безе 1С выполнением этих работ вынужден занимается торговый отдел. Формированием заказов гарантийного отдела занимается на прямую не сам гарантийный отдел, заказами вынужден заниматься так же торговый отдел. Что в следствии тормозит его работу.
Отсутствие отдела для проектирования рекламы и распространения ее через электронную почту, а также обработку коммерческих предложений поступающий на электронный ящик.
Отсутствие автоматической рассылки рекламы и деловых предложение через электронную почту, в условиях жесткой конкуренции на рынке, является серьезным недостатком. Однако это обстоятельство смягчается наличием электронной страницы в Интернете с ежедневно обновляемым прайс листом. И наличием адресов ICQ, менеджеров торгового отдела. Обработка и сортировка предложений или заказов поступающая на электронный ящик также осуществляется менеджерами торгового отдела, что при наличии 3-х менеджеров отнимает достаточно много времени, а вследствие загруженного графика работы приводит к ошибкам вызванных человеческим фактором.
Отсутствие оборудования банк/клиент.
Отделу бухгалтерии приходится получать выписки электронных платежей и денежных переводов непосредственно в банке, а не со своего рабочего места.
Отсутствие оборудования и программного обеспечения для связи со службой безопасности банка при оформление кредитов.
При оформлении кредитов через банк, приходится использовать систему анкетного заполнения, что в свою очередь так же не удобно с точки зрения времени. Так при оформлении одного кредита на компьютерную технику, времени затрачивается в 5-ть раза больше чем оформлении этой же техники, но за наличный расчет. Это обуславливается долгой обработкой данных службой безопасности банка. Сверкой анкеты со своими данными и дальнейшим вводом их в сою базу электронных контрагентов. Затрачиваемое время от 50мин до 1,5-ра часа в зависимости от загруженности кредитного отдела банка.
Этапы работ проведения АИС и АИТ.
1. проведение исследований включает в себя:
исследование организации на предмет присутствия каких-либо элементов АИС;
исследование информационного потока организации.
исследование структуры работы отделов и их взаимодействие
Время проведения 10 дней
Выполнение исследования возлагается на: руководителя проекта, работника ответственного за финансовое состояние организации, работника, ответственного за техническое обеспечение.
2. Разработка моделей АИС и АИТ ООО «Технологии Нового Века»:
создание моделей;
согласование созданных моделей с руководителем организации
Время проведения 30 дней
Выполнение работ возлагается на: руководителя проекта.
Ниже приведен список рабочего оборудования являющегося по мнению руководства оптимальным для решения задач, возникающих в работе фирмы, ниже прилагаю список ныне используемого оборудования всех отделов.
Список оргтехники торгового отдела:
Телефония торгового отдела:
Системный телефон Panasonic KX-T7431 цифровой <12 вх. линий>
Мини АТС Panasonic KX-T206RU (2х6)
Факс Panasonic KX-FT908 RU (термо, а/о, спикер, а/обрез)
Список тестового и рабочего оборудования применяемого техническим отделом (сборочный и гарантийный) :
Телефония технического отдела:
Бухгалтерия:
Телефония бухгалтерии:
Отдел логистики (склад) :
Телефония технического отдела:
Рассмотрим модернизацию отделов по этапам и по мере необходимости.
База бухгалтерского учета в целом:
Для расширения возможности работ бухгалтерии и базы всей фирмы в целом необходимо установить на серверную станцию 1С Бухгалтерию версии 8.0 с подобранным в зависимости от нужд пакетами инструментов и баз, с возможность обработки и формирования данных для каждого отдела. Что в свою очередь внесет окончательное распределение обязанностей, тем самым упростит растит работу отделов облегчит выявление и коррекцию ошибок, упростит формирование списка поставок, обеспечит всех без исключения работников доступом к работе со складом в зависимости от вида работ выполняемых в фирме.
В связи с ресурсоемкостью 1С версии 8.0 имеющийся компьютерный парк необходимо модернизировать следующей комплектацией:
Процессор Pentium-4 2800E BOX <800FSB, 1024Kb, 1.400V, Socket478>
Дополнительно установить DDR 256 Mb (pc-3200) 200MHz/400Mbps Samsung original
Торговый отдел:
Необходимо создать Ethernet соединение с службой безопасности банка применя Wireless Access Point формата 802. 11g с односторонним доступом, и на базе 1С Бухгалтерии установить пакет программ для оформления кредитов и составления электронных анкет, формой удобной банку. При этом время оформление кредита уменьшится до 25 минут в среднем.
Бухгалтерский отдел:
Для организации в бухгалтерском отделе сети клиент/банк достаточно установить модемное соединение с помегабайтной тарификаций и заключить договора с службой сетевого администрирования банка.
Применяемое оборудование:
Модем USR Courier 56 V. Everything EXT rus Retail
Схема организации локальной сети:
1.1 и 1.2 – рабочее оборудование бухгалтерии;
2.1; 2.2; 2.3; 2.4 и 2.5 – рабочее оборудование технического отдела;
3.1; 3.2; 3.3 и 3.4 – рабочее оборудование торгового отдела;
4 – сервер DNS
5 – Zyxel ZYAIR G-560 (802.11g Wireless Access Point) – беспроводная точка доступа формата 11g обеспечивающая доступ к Интернету через организацию ООО «Квантум»;
А, В, С, D – Ethernet маршрутизатор – Интернет коммутаторы, обеспечивающие доступ клиенту или группе клиентов объединенных в сети клиент/сервер к общему серверу с ресурсами.
SHAPE \* MERGEFORMAT
2.3
2.1
1.2
1.1
3.1
3.2
3.3
3.4
5
2.4
2.5
4
А
С
D
В
2.2

Локальная сеть построена по принципу клиент/сервер.
Сеть клиент /сервер:
В сети клиент/сервер каждый компьютер играет определенную роль. Сервер предназначен для предоставления всех ресурсов в зависимости от протоколов доступа всем клиентским компьютерам в сети.
Для организации Ethernet(10BASE5) локальной сети использованы 3 Интернет коммутатора TrendNet N-Way Switch TE100-S8P (10/100Mbps, 8 port). Pathc cord-ы Peralli категории UTP(Unshielded Twisted Pair) 5e (для соединения клиентских компьютеров с Интернет маршрутизаторами). И короба для укладки проводов 20х10 и 40х16 по длине кабелей.
Для обработки и распределения сетевых ресурсов применяется сервер следующей конфигурации:
Для максимальной производительности сервера был выбран процессор Pentium 4 D 820.
В качестве ОЗУ была выбрана серверная регистровая оперативная память (применяется для коррекции ошибок).
Для большего повышения отказоустойчивости жесткие диски были объединены в SATA RAID 1(зеркальный массив).
Для работы с Ethrnet сетью на сервере установлена сетевая операционная система Windows 2003-Server, также установлена база 1С Бухгалтерии.
В качестве сетевой операционной системы также возможно применение Linyx Red Hot.
Сервер содержит всю необходимую информацию для работы фирмы. Начиная от клиентской базы и бухгалтерскими отчетами заканчивая медиа-ресурсами (музыка, фильмы, клипы, игры). В зависимости от видов деятельности и квалификации работника на сервере каждому открывается доступ к тем или иным видам информации или баз данных.

Организационная структура
ООО «Технологии Нового Век»
Сборщик4
Сборщик3
Сборщик2
Сборщик1
Старший
менеджер
Менеджер 1
Заместитель директора по хозяйственной части
Логист
Менеджер 2
Заместитель
Директора
Начальник
склада
Старший
гарантийщик
Помощник
гарантийщика
Сборщик5
Главный бухгалтер
Генеральный Директор
Бухгалтер
Заместитель главного бухгалтера
Бухгалтерия.
В обязанности бухгалтерии входит обработка безналичных платежей, поступающих на счет ООО «Технологии Нового Века» от юридических лиц крупных коммерческих организаций и банков (при оформлении кредитов). Основной задачей главного бухгалтера и заместителя главного бухгалтера является подготовка данных и предоставление их налоговым инстанциям. Схема подчинения бухгалтерского отдела представлена выше.
Торговый отдел.
Работой торгового отдела является работа с частными и юридическими лицами. Продажа оборудования осуществляется с наличных складов и на заказ. Частным лицам предоставляется система кредитов. Менеджерами торгового отдела осуществляется привлечение постоянных клиентов и становление ценовой политики, отслеживание рынка сбыта и проведение рекламных акций.
Склад (отдел логистики), гарантийный отдел.
Отдел логистики тесно связан с отделом гарантии. Именно отделом логистики осуществляется прием оборудования и комплектующих для дальнейшего выявления гарантийным отделом неисправностей и вынесения технического заключения с последующей заменой или ремонтом. Так же обязанностями отдела логистики является выдача оборудования и комплектующих по товарным накладным. Поверка склада и образцов на витринах производится регулярно перед пополнением склада.
Заместитель директора по хозяйственной части.
Занимается обеспечением предметами первой необходимости всего рабочего коллектива, пополнением запасов медикаментов, и является ответственным за продовольственное обеспечение.
Заместитель директора.
Является непосредственным начальником гарантийного и технического отделов. В отсутствие директора он единственный обладает полномочиями решения организационных вопросов графика работы технического персонала, а так же является главным ответственным лицом при сопровождении грузов, начиная с момента закупок в Москве и до момента отгрузки на склады офиса.
Директор.
Директор – главный управленческий элемент. Занимается решением вопросов касательно подписания договоров, актов о выполненных работах, актов о ремонтных работах, контролем рабочего персонала, плановых организациях работ и решением вопросов не входящих в компетенцию других сотрудников.
При учете всех недостатков и попытки их изменения, применяя коррекцию используемого оборудования и программного обеспечения, намечается тенденция роста отделов фирмы, имеющих описанные выше проблемы. При минимальных затратах финансовых средств упростит и ускорит финансовый и товарный оборот. И, тем самым, вызовет расширение фирмы на региональном рынке, и расширит возможности сферы деятельности, создавая серьезную конкуренцию фирмам, работающим в этом направлении.
В процессе анализа состояния организации на предмет использования информационных технологий, были применены следующие экспертные методы:
Метод экспертных оценок при улучшении организационной структуры управления с использованием ИТ.
Форма анкеты для руководителей
«Оценка организационной структуры управления»
Форма анкеты для сотрудников
«Оценка организационной структуры управления с использованием ИТ»

Практическая работа:
Диагностика организационной структуры управления организации (подразделения организации) ООО «Технологии Нового Века»
Этап развития организации (подразделения)
Какова миссия Вашей организации (основная цель деятельности подразделения): ______Качественный и быстрый сбыт продукции. _Повышение финансового_благополучия_руководителей_и_работников.___
Основные Клиенты и востребованные ими результаты деятельности:
частные лица, организации малого бизнеса, крупные корпоративные объединения.
Тип организационной структуры управления:
Бюрократическая
Органическая
Степень сложности (кол-во уровней иерархии): ___1___ уровня
Вид организационной структуры (отметить все проявления, проранжировать):
Механизмы координации работы (отметить все применяемые, проранжировать):
Тип группирования структурных единиц:
Степень проектной выраженности
Проектная форма организации работ применяется и желательна
Проектная форма организации работ применяется, но нежелательна
Проектная форма организации работ неприменима
Проектная форма организации работ не применяется, но желательна в случаях:
Расчетная норма численности: ____18______чел., фактическая численность: ____19______ чел.

Характеристика организационно-функциональной структуры
1 Основные функции: Сбыт компьютерной техники и комплектующих, периферийных устройств и оргтехники.
2 Несвойственные функции: -
3 Недостаточные, желаемые функции: минимальная затрата времени на выполнение операций
Степень централизации ответственности:
Степень делегирования прав и полномочий:
Соответствует ли права, предоставленные руководителю, возложенной на него ответственности:
Да
Нет, желательно наделение правами:
Соответствует ли права, предоставленные сотрудникам подрадзедения, возложенной на них ответственности:
Да
Нет, желательно наделение правами:
Подкреплена ли ответственность, возложенная на руководителя, необходимыми ресурсами:
Да
Нет, желательно предоставление следующих ресурсов:
Соответствует ли уровень управленческой и профессиональной компетентности руководителя и сотрудников подразделения возложенной ответственности:
Да
Нет, желательно обучение по темам:
Организационная грамотность
Все структурные и штатные единицы в составе подразделения названы корректно
Не все структурные единицы и должности в составе подразделения названы корректно__________________________________________________________________
Характеристика информационной структуры ОСУ, средств обмена информацией внутри и вне подразделения:
Устная форма
Преимущественно бумажный носитель
Электронная почта
Применяемые программные продукты: ICQ pro, the Bat.
Документы, регламентирующие ОСУ: ___законы, приказы, заявления__
Кто в подразделении поддерживает организационную регламентирующую документацию в актуальном состоянии:
Глава подразделения
Характеристика результативности ОСУ:
Подразделение стабильно, из месяца в месяц выполняет все поставленные задачи
Подразделение иногда не выполняет некоторые из поставленных задач
Подразделение стабильно, из месяца в месяц не выполняет некоторые из поставленных задач
Подразделение стабильно, из месяца в месяц не выполняет все поставленные задачи
Причины невыполнения задач, которые можно объяснить недостатками ОСУ подразделением:
Несвоевременное выполнение распоряжений, в следствии загруженности отделов
В чем преимущества данной конфигурации ОСУ:
удобный доступ к информации и быстрая ее передача, быстрота расчетов.
В чем недостатки данной конфигурации ОСУ: ----
Оцените перспективы развития ОСУ Вашего подразделения:
Перспектива роста фирмы. Благотворное воздействие на работу всего персонала.