Стерлитамак 2008г.
Оглавление TOC \o "1-6" \h \z \u
HYPERLINK \l "_Toc192336875" 1. Постановка задачи. PAGEREF _Toc192336875 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc192336876" 1.1. Организационно-экономическая сущность задачи. PAGEREF _Toc192336876 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc192336877" 1.2. Описание входной информации. PAGEREF _Toc192336877 \h 3
HYPERLINK \l "_Toc192336878" 1.3. Описание условно-постоянной информации. PAGEREF _Toc192336878 \h 4
HYPERLINK \l "_Toc192336879" 1.4. Описание результирующей информации. PAGEREF _Toc192336879 \h 5
HYPERLINK \l "_Toc192336880" 1.5. Описание алгоритма решения задачи. PAGEREF _Toc192336880 \h 5
HYPERLINK \l "_Toc192336881" 2. Решение задачи средствами MS Access. PAGEREF _Toc192336881 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc192336882" 2.1. Создание и заполнение форм таблиц «Приходная накладная», «План поставок», «Справочник материалов», «Справочник поставщиков», «Выполнение плана». PAGEREF _Toc192336882 \h 7
HYPERLINK \l "_Toc192336883" 2.2. Создание взаимосвязей между таблицами «Приходная накладная», «План поставок», «Справочник материалов», «Справочник поставщиков», «Выполнение плана». PAGEREF _Toc192336883 \h 9
HYPERLINK \l "_Toc192336884" 2.3. Создание запроса «Ведомость выполнения плана поставок». PAGEREF _Toc192336884 \h 10
HYPERLINK \l "_Toc192336885" 2.4. Формирование отчета «Выполнение плана поставок материалов». PAGEREF _Toc192336885 \h 11
HYPERLINK \l "_Toc192336886" 3. Список использованной литературы. PAGEREF _Toc192336886 \h 12
1. Постановка задачи. XE "1. Постановка задачи." XE "1. Постановка задачи."
1.1. Организационно-экономическая сущность задачи. XE "1.1. Организационно-экономическая сущность задачи."
1.1.1. Наименование задачи: учет недопоставок материалов.
1.1.2. Место решения задачи: плановый отдел.
1.1.3. Цель решения задачи: контроль за поставками материалов в запланированном количестве; автоматизация составления отчета по недопоставке материалов.
1.1.4. Периодичность составления: ежемесячно.
1.1.5. Для кого предназначено решение задачи: для отдела снабжения и руководства предприятия.
1.1.6. Источники получения исходных документов: поставщики материалов.
1.1.7. Экономическая сущность задачи: учет и контроль поставками и, соответственно, недопоставками материалов позволяет своевременно выявлять отклонения фактических поставок от запланированных. Отчет, получаемый в результате решения задачи, делает руководство предприятия информированным о количестве материалов, поставленных фактически, а также о проценте выполнения плана поставок материалов каждым поставщиком. Это позволяет оперативно принимать соответствующие ситуации управленческие решения (корректировка планов поставок, смена поставщиков и т.д.)
1.2. Описание входной информации. XE "1.2. Описание входной информации."
1.2.1. В данном пункте приведем документы, используемые в процессе решения задачи.
1.2.2. В качестве входной информации используем документ «Приходная накладная» (таблица 1.1.) и документ «План поставок» (таблица 1.2.)
Описание структуры документа «Приходная накладная»
Таблица 1.1.
Описание структуры документа «План поставок»
Таблица 1.2.
Выделяются два типа данных: символьные С, т.е. не поддающиеся арифметической обработке и числовые Ч, т.е. те, которые поддаются таковой.
1.3. Описание условно-постоянной информации. XE "1.3. Описание условно-постоянной информации."
1.3.1. В данном разделе покажем перечень справочников, необходимых для решения задачи, а также их структуру.
Для решения задачи используются два справочника:
- справочник поставщиков (расшифровка кодов поставщиков);
- справочник материалов (расшифровка кодов материалов).
1.3.2. Описание структуры справочников (таблица 1.3.; таблица 1.4.)
Описание структуры документа «Справочник поставщиков»
Таблица 1.3.
Описание структуры документа «Справочник материалов»
Таблица 1.4.
1.4. Описание результирующей информации. XE "1.4. Описание результирующей информации."
1.4.1.Спроектируем форму результативного документа (таблица 1.5.)
Выполнение плана поставок материалов за ___
Таблица 1.5.
1.4.2. Приведем структуру результирующего документа (таблица 1.6.)
Описание структуры результирующего документа
Таблица 1.6.
1.4.3. Количество документов за период: ежемесячно 1 шт.
1.4.4. Контроль правильности документа: логический контроль полученных сумм.
1.5. Описание алгоритма решения задачи. XE "1.5. Описание алгоритма решения задачи."
Чтобы получить для отдела снабжения документ, содержащий информацию о выполнении плана поставок материалов необходимо рассчитать следующие показатели:
- общая сумма материалов, поставленная каждым поставщиком за месяц;
- процент выполнения плана поставок материалов.
Для вычисления этих показателей используются следующие формулы:
Сi ф = ? Sik; С = Сi ф / Сi пл *100%
где Sik – сумма поставки k-го материала i-м поставщиком.
Сiф – сумма поставок материалов, выполненных каждым поставщиком.
С – процент выполнения плана поставок материалов;
Сi пл – план поставки i-го материала.
2. Решение задачи средствами MS Access. XE "2. Решение задачи средствами MS Access."
2.1. Создание и заполнение форм таблиц «Приходная накладная», «План поставок», «Справочник материалов», «Справочник поставщиков», «Выполнение плана». XE "2.1. Создание и заполенние форм таблиц \«Приходная накладная\», \«План поставок\», \«Справочник материалов\», \«Справочник поставщиков\», \«Выполнение плана\»."
Для этого создаем файл новой базы данных «Недопоставка материалов», выбираем команду в появившемся диалоговом окне «Создание таблицы в режиме конструктора».
Описание полей таблицы «Приходная накладная»
Таблица 2.1.
Проектирование формы таблицы «Приходная накладная».
Рис. 2.1. Макет таблицы «Приходная накладная»
После указания всех необходимых параметров полей таблицы в режиме конструктора, открываем (меню диалогового окна «Отрыть») форму таблицы и осуществляем ввод данных.
Описание полей таблицы «План поставок»
Таблица 2.2.
Далее осуществляем создание таблицы в режиме конструктора, открываем ее и вводим сведения.
Описание полей таблицы «Справочник материалов»
Таблица 2.3.
Последующие действия аналогичны указанным выше.
Описание полей таблицы «Справочник поставщиков»
Таблица 2.4.
Далее повторим действия, указанные выше.
Для целей решения задачи создадим таблицу «Выполнение плана». В режиме конструктора она выглядит следующим образом (рис. 2.2).
Рис 2.2. Макет таблицы «Выполнение плана»
Далее после совершения всех необходимых действий в режиме конструктора, открываем данную таблицу и вводим данные (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Таблица «Выполнение плана» с данными.
2.2. Создание взаимосвязей между таблицами «Приходная накладная», «План поставок», «Справочник материалов», «Справочник поставщиков», «Выполнение плана». XE "2.2. Создание взаимосвязей между таблицами \«Приходная накладная\», \«План поставок\», \«Справочник материалов\», \«Справочник поставщиков\», \«Выполнение плана\»."
Для этого используем меню Сервис – Схема данных.
Далее осуществляем добавление всех таблиц.
После чего осуществляем создание связей по соответствующим полям. В результате таблицы «Справочник материалов», «Справочник поставщиков», «Выполнение плана» будут связаны с таблицами «Приходная накладная» и «План поставок» (рис. 2.4).
Рис. 2.4. Организация связей между таблицами.
2.3. Создание запроса «Ведомость выполнения плана поставок». XE "2.3. Создание запроса \«Ведомость выполнения плана поставок\»."
Для этого выбираем вкладку «Запросы» в диалоговом окне базы данных и создаем запрос с помощью конструктора. Осуществляем добавление необходимых таблиц и последовательный выбор в каждом столбце нижней части запроса имени таблицы и имени поля.
В результате получаем запрос «Ведомость выполнения плана поставок» (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Ведомость выполнения плана поставок.
2.4. Формирование отчета «Выполнение плана поставок материалов». XE "2.4.Формирование отчета \«Выполнение плана поставок материалов\»."
Для начала необходимо выбрать вкладку «Отчеты» в диалоговом окне и создание отчета с помощью мастера.
В открывшемся диалоговом окне мастера создания отчетов выбираем в качестве источника данных таблицу «Ведомость выполнения плана поставок». Далее выбираем поля код поставщика, код материала, единица измерения, фактические поставки, плановые поставки, процент выполнения плана и следуем указаниям мастера.
В итоге получаем необходимый нам результирующий документ «Выполнение плана поставок материалов» (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Отчет «Выполнение плана поставок материалов»
3. Список использованной литературы. XE "3. Список использованной литературы."
1. Информатика для юристов и экономистов / Симонович С.В. и др. – СПб.: Питер, 2001.
2. Информационные технологии управления/ Под ред. Г.А. Сидоренко. - М.: ЮНИТИ, 2003.
3. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Автоматизация аудита. – М.: ЮНИТИ, 2001.
4. Соколова Г.Н. Информационные технологии экономического анализа. - М.: Экзамен, 2001.
5. Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем. – М.: ИНФРА – М, 2005.
