Федеральное агентство по образованию Всероссийский заочный финансово-экономический институт Кафедра математики и информатики Контрольная работа Студентка Специальность № личного дела Группа Дисциплина Информационные системы в экономике Преподаватель Лысенко Леонид Гурьевич Барнаул 2007 ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ 3 1. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 4 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 18 ВВЕДЕНИЕ В настоящей работе приводится вариант решения задачи «Расчет заработной платы» с использованием MS Excel. Показаны приемы ввода, данных, формирования запросов и отчетов с использованием этого пакета. Многие вычисления, связанные с повседневной деятельностью человека, удобно и привычно выполнять в виде таблиц. К таким вычислениям относятся, например, бухгалтерские расчеты, расчеты оборота материалов и продукции на заводе, товаров на складе, различные инженерные и статистические расчеты и т.д. В виде таблиц можно оформлять деловые документы: счета, накладные, ведомости и проч. Вообще, представление данных в виде прямоугольных таблиц является чрезвычайно удобным и привычным. Для оперирования с табличными данными предназначены современные программы, называемые электронными таблицами. Электронная таблица – это попросту матрица из строк и столбцов, образующих отдельные ячейки. В эти ячейки могут записываться данные (числа, текст, логические переменные), а также формулы, по которым производятся различного рода вычисления. С помощью электронных таблиц можно составить, к примеру, смету личных расходов вычислить сложное тригонометрическое выражение или решить логическую задачу. Однако перечисленными задачами возможности электронных таблиц не исчерпываются. Возможности и тенденции развития электронных таблиц рассмотрим на примере MS Excel, который является лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Целью настоящей работы является освоение пакета Excel. Задача настоящей работы – практическое освоение программы MS Excel на конкретных примерах. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 1.1 Организационно-экономическая сущность задачи Наименование задачи: расчет начисления заработной платы. Место решения задачи: бухгалтерия ООО «Заря». Цель решения задачи: получение достоверных данных по начислению заработной платы по цехам и изделиям. Периодичность решения задачи: ежемесячно. Для кого предназначено решение задачи: работники цеха, бухгалтерия, руководство фирмы. Источники и способы получения исходных документов: Цех. ПЕРЕЧЕНЬ И ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ Наименование документа Вид документа Источник поступления документа Приемник документа Количество экземпляров документа за период Объем документа в знаках Метод контроля
Табель Произвольный Цех Бухгалтерия 30 200 Ручной
1.1.7 Информационная модель задачи а) контекстная диаграмма Нормативные документы Табель Ведомость Бухгалтерия
1.1.8. Экономическая сущность задачи. Имеются сведения о денежных суммах, начисленных работникам предприятия с отнесением этих сумм на подразделения предприятия и виды продукции (заказы). Необходимо на основании табелей выполнить группировку начисленной заработной платы АО видам начислений, заказам и цехам предприятия. 1.2. Описание входной информации 1.2.1 В качестве входной информации используется документ «Табель». На основании этого документа создается следующий машинный документ: Табель учета рабочего времени Табель Код цеха Код заказа Табельный номер Вид начисления Сумма
i d
v Sidv
Структура документа описывается с помощью следующей таблицы: Описание первичного документа «Табель» Реквизит Тип Длина Точность Метод контроля
Код цеха Числовой 2
Справ.
Код заказа Числовой 2
Справ.
Табельный номер Числовой 2
Справ.
Вид начисления Текстовый 3
Справ.
Сумма начисления Денежный 4 2
1.2.2. Количество документов за период: ежемесячно до 30 шт. 1.2.3. Количество строк в документе (в среднем): 40. 1.2.4. Контроль правильности заполнения документа: ручной. 1.3. Описание результирующей информации 1.3.1. В результате решения задачи следует получить ведомость: Реквизит Тип Длина Точность Метод контроля
Заказ Текстовый 2
Справ.
Начисление Текстовый 2
Справ.
Цех Текстовый 3
Справ.
Сумма з/п в цехах Денежный 8 2
Сумма з/п по начислению Денежный 8 2
Сумма з/п на заказ Денежный 8 2
1.3.3. Количество документов за период: ежемесячно 1 шт. 1.3.4. Количество строк в документе (в среднем): 100. 1.3.5. Контроль правильности документа: логический контроль полученных сумм. 1.4. Описание условно-постоянной информации. Для решения задачи используются четыре справочника: Справочник работников (Работники) – служит для расшифровки кодов работников; Справочник цехов (Цеха) – служит для расшифровки кодов подразделений; Справочник групп (Заказы) – служит для расшифровки кодов заказов; Справочник видов начислений (Начисления) служит для расшифровки кодов начислений. Работники Реквизит Тип Длина Точность Метод контроля
Табельный номер Числовой 2
Справ.
Фамилия, И.О. Текстовый 40
Цеха Реквизит Тип Длина Точность Метод контроля
Код цеха Числовой 2
Справ.
Наименование Текстовый 40
Заказы Реквизит Тип Длина Точность Метод контроля
Код заказа Числовой 2
Справ.
Наименование Текстовый 40
Начисления Реквизит Тип Длина Точность Метод контроля
Код начисления Числовой 2
Справ.
Наименование Текстовый 2
1.5 Описание алгоритма решения задачи. Stqz – сумма заработной платы, начисленная работнику с табельным номером t, работающему в цехе q, для выполнения заказа z. Cz - сумма заработной платы начисленная для заказа z. Cq - сумма заработной платы, начисленная в цехе q. Cz = ?q?tStqz; Cq = ?z?tStqz 1.6. Решение задачи средствами MS Excel При использовании ППП MS Excel выполняется проектирование исходных таблиц, в которые будут вноситься данные для решения задачи. Затем, проектируются отчеты. Создание таблицы. При запуске Excel открывается окно в котором будем создавать таблицу. Создаваемой таблице присвоить имя, выбрав пункт меню Файл / Сохранить как … В появившемся окне ввести имя таблицы (Зарплата) и нажать ''Сохранить''. Далее присваиваем имя листу 1. Для этого щелкаем мышкой по надписи Лист 1 и вводим имя, например, Работники.
Создаем таблицу работников и вводим в нее данные. Затем выделяем графу кодов и выбираем пункт меню Данные / Проверка
Задаем параметры проверки кода работника. Обводим таблицу работников и выбираем пункт меню Вставка / Имя / Присвоить вводим имя Работники. 7. Аналогично создаем справочники Заказы, Цеха, Начисления.
8. Добавляем новый лист и называем его Зарплата. Составляем таблицу для ввода данных:
В графы Цех, Заказ, ФИО и Начисление вводим формулы для поиска наименований в соответствующих справочниках. Для ввода формул выбираем пункт меню Вставка / Функция, выберем категорию Ссылки и массивы и функцию ВПР
Для ввода искомого значения цеха щелкаем мышью на А3, для выбора таблицы цех щелкаем на закладку с именем листа Цеха и выбираем диапазон клеток с именем Цеха. Задаем номер столбца 2 и интервальный просмотр 0.
Копируем формулу вниз, для всех введенных строк данных. Аналогично вводим формулы для расшифровки кодов заказов, табельных номеров, видов начислений.
9. Создадим отчет. Для этого вставим новый лист и назовем его Ведомость. Выберем пункт меню Данные / Сводная таблица.
Задаем диапазон данных
и нажимаем кнопку Готово.
Перетаскиваем поля Заказ, Начисление, Цех в боковик таблицы, а поле Сумма в область данных. Получим сводную таблицу, которая отображает данные в требуемом виде.
После завершения ввода данных в таблицу Зарплата переходим на лист Ведомость, нажимаем правой кнопкой мыши на таблицу и выбираем пункт контекстного меню Обновить. В ведомости появятся результаты с учетом вновь введенных данных. 1.7. Контрольный пример Таблица базы данных с исходными данными приводится ниже.
