Стр.
TOC \o "1-3" \h \z \u HYPERLINK \l "_Toc107980686" ВВЕДЕНИЕ PAGEREF _Toc107980686 \h 2
HYPERLINK \l "_Toc107980687" 1. ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА PAGEREF _Toc107980687 \h 6
HYPERLINK \l "_Toc107980688" 1.1. Основные работы в компьютерной бухгалтерии PAGEREF _Toc107980688 \h 7
HYPERLINK \l "_Toc107980689" 1.2. Характеристика автоматизированных систем PAGEREF _Toc107980689 \h 13
HYPERLINK \l "_Toc107980690" 1.3. Классификация бухгалтерских автоматизированных систем PAGEREF _Toc107980690 \h 16
HYPERLINK \l "_Toc107980691" 1.4. Целесообразность внедрения информационной системы PAGEREF _Toc107980691 \h 32
HYPERLINK \l "_Toc107980692" 2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА PAGEREF _Toc107980692 \h 38
HYPERLINK \l "_Toc107980693" ООО «КОНТАКТ» PAGEREF _Toc107980693 \h 38
HYPERLINK \l "_Toc107980694" 2.1. Автоматизация бухгалтерского учета с использованием ABACUS Professional PAGEREF _Toc107980694 \h 39
HYPERLINK \l "_Toc107980695" 2.2. Основные возможности программного комплекса ABACUS Professional PAGEREF _Toc107980695 \h 41
HYPERLINK \l "_Toc107980696" 2.3. Автоматизированный бухгалтерский учет на ООО «Контакт» PAGEREF _Toc107980696 \h 45
HYPERLINK \l "_Toc107980697" 2.4. Обоснование целесообразности разработки проекта PAGEREF _Toc107980697 \h 56
HYPERLINK \l "_Toc107980698" ЗАКЛЮЧЕНИЕ PAGEREF _Toc107980698 \h 62
HYPERLINK \l "_Toc107980699" БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК PAGEREF _Toc107980699 \h 65
HYPERLINK \l "_Toc107980700" СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ PAGEREF _Toc107980700 \h 68
HYPERLINK \l "_Toc107980701" ПРИЛОЖЕНИЯ PAGEREF _Toc107980701 \h 69
ВВЕДЕНИЕ
В построении современного предприятия можно выделить два взаимосвязанных процесса: формирование производственно-opганизационной структуры (определяющей, как будет вестись бизнес) и структуры, управляющей информационными потоками, порождёнными деятельностью предприятия [21, c.17-24].
Информационная система (ИС) – система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи информации применяемая в процессе управления или принятия решений. Информационная система предприятия включает в себя информационно – справочный фонд, язык обработки информации, носители информации, комплекс моделей. Автоматизированная информационная система – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, аппаратных, программных, организационных, технологических средств и специалистов. Автоматизированная информационная система предназначена для эффективной эксплуатации экономической информационной системы.
Бухгалтерский учет - прикладная экономическая дисциплина, при обретающая в условиях переход ной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров — обеспечивает регистрацию, xpанение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В условиях экономической нестабильности и частой смены нормативных актов государства, правил ведения бухгалтерского учета профессия бухгалтера становится все более престижной, а его роль в управлении предприятием — ключевой. Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеров постоянно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к действующим законам и учитывать их в практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уплаты налогов, а с другой - формально не нарушить закон и избежать штрафных санкций. Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так-то легко подучить решение, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.
Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных, операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия [20, c.3-10].
Непременными структуры, управляющей информационными потоками являются инструментарий в виде современной системы автоматизации и управленческие кадры (менеджмент), которые могут эффективно её использовать. Для большинства российских предприятий сегодняшняя ситуация требует активных действий, преобразований, движения — иначе не выжить. Главное — определить в сформулировать цели преобразований, правильно выбрать направление и понять, каким средствами готово пожертвовать предприятие для их достижения. Целью, может быть повышение эффективности бизнеса, улучшение деятельности всего предприятия или его некоторых направлений. Необходимо оценить, что даёт в данном случае внедрение и использование ИС. При этом ее полезность может не обязательно измеряться в денежном эквиваленте. Все зависит от поставленных целей.
Руководителю российского предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.
Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов [16, c.5-6].
В настоящее время выбранная мной тема: «Бухгалтерский учет как информационная система» весьма актуальная, так как в условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений (а они принимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки. Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.
Цель исследования: изучить информационные системы, применяемые в бухгалтерском учете.
Объект исследования: ООО «Контакт» г. Октябрьский Республика Башкортостан.
Для достижения поставленной цели и проверки выдвинутой гипотезы исследования были определены следующие задачи:
1. проанализировать степень необходимости в программном обеспечении бухгалтерского учета;
2. выявить особенности ведения бухгалтерского учета в автоматизированной форме;
3. изучить программный комплекс, внедряемый на ООО «Контакт»;
4. разработать проект по внедрению новой информационной системы по реализации продукции на ООО «Контакт»;
5. сделать выводы и заключения.
Методы исследования:
Анализ, изучение научной и учебной литературы по автоматизации бухгалтерского учета;
Сравнение наиболее популярных автоматизированных систем, применяемых в бухгалтерском учете.
1. ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
1.1. Основные работы в компьютерной бухгалтерии
Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации [13, c.12].
Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия. Даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, не сведущий в бухгалтерском учете просто не сможет работать с бухгалтерской программой. Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь учетом и хранением первичных документов и выполнением простых расчетов, а также построением различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные алгоритмы поведения в любой ситуации. Программа не подсказывает нужные действия, бухгалтер самостоятельно должен выбрать, что он должен сделать в той или иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, и она автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, самостоятельно предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию. При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.
Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру Балабайченко Е.Е., Муштоватый И.Ф. Компьютер для бухгалтера. - М., 2001. - 320с. . Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.
Остальные документы попадают в бухгалтерию из других подразделений или из сторонних организаций. В этом случае ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения. Однако современные бухгалтерские программы не способны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию. Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов [12, c.11-13].
Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера. Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы попадают в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто. Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа. На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создается журнал операций на основе введенных документов. Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.
Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций Федеральный Закон в ред.от 10.01.2003г. № 8-ФЗ «О бухгалтерском учете»// СЗ РФ. 2003. №4 .
Требования ведения налогового учета наряду с бухгалтерским существенно увеличило нагрузку на бухгалтеров, однако, использование компьютера помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр. Главное, чтобы фирмы, производящие бухгалтерские программы, своевременно добавили ведение налогового учета в свои продукты. Кроме первичных документов, журнал хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Выше отмечалось, что справочники нужны для быстрого ввода документов. Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.
Конечная цель работы любой бухгалтерии – составление отчетов по результатам хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, шахматку, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала проводок. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ – автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале проводок верна [29, c.9-13].
В бухгалтерском учете имеется ряд периодических действий, которые следует регулярно выполнять. Начислять и выплачивать заработную плату, рассчитывать амортизационные отчисления и переоценивать валюту. Эти операции в большинстве бухгалтерских программ выполняются автоматически, при этом генерируются все необходимые проводки. Для бухгалтерии крупных предприятий чрезвычайно важно, чтобы бухгалтерская программа позволяла работать одновременно нескольким бухгалтерам с одной информационной базой. Также иногда возникает необходимость консолидации учета. Большинство бухгалтерских программ реализуют эти требования, однако при этом необходимо использовать более дорогую версию программы. При работе с большими объемами информации чрезвычайно важна приемлемая скорость ее обработки. Чтобы несколько бухгалтеров могли бы работать с одной информационной базой большого размера, и скорость работы при этом не снижались, программа должна быть оптимизирована для такой работы. К сожалению, при работе с некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей, а также количества первичных документов и проводок.
Бухгалтера в своей работе часто используют калькулятор и календарь. Многие программы включают их поддержку, но часто обычный настольный калькулятор или настенный календарь оказывается значительно удобнее, чем встроенные в программу. Также некоторые программы позволяют создавать текстовые документы, но для этих целей значительно удобнее использовать текстовый редактор Word. Если же программа позволяет создавать электронные таблицы, то они оказываются менее удобными, чем электронные таблицы Excel. Многие дополнительные возможности, встроенные в бухгалтерские программы, на практике используются достаточно редко [12, c. 151-153].
Следует отметить одну особенность бухгалтерского учета у нас в стране. Правила учета постоянно меняются, все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции. Бухгалтерская программа должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно модифицировать. Если программа не обновляется достаточно продолжительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибочными, и значительно больше операций придется выполнять вручную. Кроме того, для успешной работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия. Часто затраты на приобретение программы оказываются значительно меньше, чем затраты на ее адаптацию и обновление. Большинство современных программ имеют мощные средства настройки на особенности учета в конкретной организации. Часто программа поддерживает встроенный язык программирования, на котором можно описывать практически любую операцию. Однако для реализации сложных задач требуется специалист высокой квалификации, знающий не только особенности программирования на встроенном языке, но и все тонкости бухгалтерского учета. Неквалифицированный специалист может допустить ошибку, которая в результате приведет к значительным материальным потерям из-за неверного бухгалтерского учета. Создание сложных программ на встроенном языке программирования может потребовать значительного времени, так что часто проще вручную выполнять некоторые операции, не адаптируя программу под свои нужды.
Современные бухгалтерские программы вышли за рамки автоматизации бухгалтерской деятельности. Часто фирмы, производящие бухгалтерские программы, предлагают дополнительное программирование по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т.п. При этом все программы тесно связаны и позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям предприятия. Отдельные бухгалтерские программы могут напрямую работать с некоторыми автоматизируемым торговым и складским оборудованием. Таким образом, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров штрих-кодов и другого оборудования автоматически попадает в информационную базу программы Болтырева И.С. Специальная функциональность в системах автоматизации учета и управления // Бухгалтерский учет. – 2001. - №6. – 16-22 с. .
Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.
Хотелось бы отметить некоторые недостатки, присущие всем современным бухгалтерским программам. Они сильно уступают современным универсальным программам в продуманности пользовательского интерфейса, т.е. в принципах организации общения человека с компьютером. Ведущие фирмы, производящие универсальные программы, такие как Microsoft, Corel, Lotus, Adobe, Symantec до мелочей продумывают интерфейс своих программ, постепенно вырабатываются единые приемы работы с программами. Пользователям проще освоить новую программу, если в ней использованы общепринятые правила общения.
Кроме не слишком качественного интерфейса, подавляющее большинство программ предлагает сложные процедуры настройки и обновления. В большинстве случаев для обслуживания этих программ потребуется привлекать специалистов. В то время как большинство универсальных программ становится все дружелюбнее и проще в освоении, бухгалтерские программы становятся все сложнее и запутаннее [19, c.11-16].
Таким образом, несмотря на все недостатки, другого выхода, кроме использования программ, автоматизирующих бухгалтерский учет, не существует. Вручную вести учет в современной бухгалтерии если и возможно, то уж точно нерационально. Главное, выбрать наиболее подходящую программу и постараться лучше ее освоить.
1.2. Характеристика автоматизированных систем
Идеальным для системы бухгалтерского и управленческого учета с точки зрения руководителя компании и собственника – это получение всей необходимой информации по всему предприятию на любой момент времени, а не за прошлый месяц. Только в таком случае можно управлять эффективно.
Когда система работает эффективно, это означает, что эффективно работает каждое ее звено, подразделение. Определен круг задач, отлажены документооборот и обмен информацией. Создание современной автоматизированной системы влечет за собой необходимость переоснащения технической базы и совершенствования организации обмена данными.
Комплексный подход к внедрению (настройка программного обеспечения с одновременной технической разработкой и поддержкой проекта) позволяет руководству компании получить на выходе систему управления предприятием как единым комплексом, с отдельными офисами, являющимися только «звеньями цепи» и частью целого. А это, в свою очередь дает возможность оперативно и эффективно управлять объединенным ресурсам компании – товарооборотом, складам, денежным средствам и дебиторской задолженностью [25, c.9-12].
Правильный выбор программного продукта – один из определенных моментов автоматизации бухгалтерского учета. Выбор программного обеспечения осуществляется на стадии организации и проектирования автоматизированных информационных систем (АИС) на основании данных обследования информационной системы объекта. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ от самых простейших, способных выполнить минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. При выборе программного обеспечения для предприятия возможны различные варианты.
Приобретение у фирмы-производителя готового типового программного продукта, полностью отвечающего потребностям этого предприятия. Такие типовые программные продукты успешно реализуют бухгалтерский учет на предприятиях однородной деятельности с общей спецификой учета и находят широкое применение на малых предприятиях.
Составление индивидуального проекта, если невозможно подобрать типовую программу для предприятия. Индивидуальное проектирование выполняется как силами программистов предприятия, так и с привлечением специалистов со стороны. Стоимость проектных работ при этом значительно увеличивается по сравнению с приобретением типового проекта. Индивидуальное проектирование рекомендуется проводить на предприятиях со своей спецификой учета, в основном на крупных и средних предприятиях.
Доработка и установка типового проекта «под ключ» осуществляется фирмами, занимающимися консалтингом в области информационных технологий, а также франчайзинговой сетью, обеспечивающими настройку системы на решение любых отраслевых и специализированных задач, адаптацию к специфике учета на конкретном предприятии [28, с. 15-21].
Первый и третий варианты выбора программного продукта фактически ставят пользователя в зависимость от производителя. Очень трудно вести речь об универсальности бухгалтерских автоматизированных систем. Специфика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях, постоянно меняющегося налогового законодательства, изменение форм отчетности определяет необходимость адаптации практически любой системы Вартанян А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии. // Бухгалтерский учет. – 2000. - №5. – 11-16 с. .
Характерной чертой отечественных программ для бухгалтерского учета стало расширение их традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др. Разработка программ ведется различными отечественными фирмами. Многие из них накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии. Фирмы составляют программные продукты в локальном и сетевом варианте. Реализация сетевых программ предусматривает организацию многоуровневой вычислительной сети в бухгалтерии и сетевой обмен информацией между уровнями. Сетевая версия включает в себя расширенный состав программ, цель которых – автоматизация задач финансово-хозяйственной деятельности, объединение решения бухгалтерских задач с коммерческими и техническими службами, производством, различными отделами управления [7, с. 45-48].
Итак, выбор программ для реализации поставленных целей – довольно трудоемкий процесс, который объясняется сложной организационной структурой предприятия, большим количеством сотрудников, сложным документооборотом.
1.3. Классификация бухгалтерских автоматизированных систем
Существующие прикладные системы бухгалтерского учета очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное программное обеспечение, но чаще всего специалисты выделяют следующие классы программ:- ориентация на размер предприятия; локальные и сетевые версии; ориентация на бухгалтерский учет в различных сферах деятельности, а также ориентация на бюджетный учет; отечественные и зарубежные программы [23, c.35-43].
Основным классификационным признаком бухгалтерских программ остается их ориентация на размер предприятия и состав выполняемых ими функций. Накопленный опыт составления и применения программ компьютеризации бухгалтерского учета позволяет выделить и их группы (см. Приложение 1). Рассмотрим краткую характеристику пакетов этих групп. Пакеты «Мини-бухгалтерия». К этой группе относятся программы бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, предназначенные для предприятий малого бизнеса, с бухгалтерией малой численности, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием «Проводка > Главная книга > Баланс», выполняющих в основном функции синтетического и несложного аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: «1С: Бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер», «Инфо-бухгалтер», «Финансы без проблем», «Интегратор-Соло», «Инфин» Глицкий А.Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 320с. цены и изменение цен за три года на бухгалтерские программы на российском рынке представлены в приложении 2 и 3 соответственно.
Программы «Мини-бухгалтерия» пользуются наибольшим спросом на современном рынке бухгалтерских программ, удовлетворяют потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие и легко адаптируются к условиям пользователя. Пакеты этого класса ориентированы на пользователя-непрофессионала и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственной операции в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков учета. Бухгалтер освобождается от ручной работы по ведению учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных операций, обеспечивается получение оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм. Все выходные формы могут выводиться на экран, жесткий диск, дискету и печать. Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно выделить их некоторые общие черты. Так, программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Наибольшее распространение получило кодирование субсчетов и счетов аналитического учета [7, c.54-61].
Можно также отметить такие общие характеристики программ, как похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых форм бухгалтерской документации, возможности работы с различной валютой, формирование в машине справочников, создание архивной копии, возможность получения расчетов за любой период, настройка машины на заданный период и др. Пакеты могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных поручений, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов. Приведенные характеристики в полной мере относятся буквально ко всем бухгалтерским программам, независимо от их ориентации на малые, средние или крупные предприятия [11, c.86].
Пакет «Мини-бухгалтерия» предусматривает ведение бухгалтерского учета на одном ПК путем организации локального автоматизированного рабочего места бухгалтера. Не исключена возможность организации на малом предприятии и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3-4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера. Не исключена возможность организации на малом предприятии и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3-4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера.
Пакеты «Мини-бухгалтерия» успешно применяются на малых предприятиях с небольшой численностью сотрудников и небольшим объемом информации. Но по российскому законодательству малыми в разных ситуациях могут считаться предприятия с различными характеристиками, в том числе и с численностью работников. Для промышленности, строительства и транспорта численность установлена до 100 человек, сельского хозяйства и научно-технической сферы — до 60 человек, в оптовой торговле — до 50 человек, а в розничной торговле и бытовом обслуживании населения — до 30 человек. В соответствии с Указаниями по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета на малых предприятиях, имеющих незначительное количество хозяйственных операций, учет может осуществляться по упрощенной форме учета, что вполне обеспечивается пакетом «Мини-бухгалтерия». Малое предприятие само выбирает форму бухгалтерского учета исходя из своих потребностей, приспосабливает учетные регистры к специфике своей работы при соблюдении основных принципов ведения учета, составляет рабочий план счетов. При упрощенной форме учета в качестве регистра синтетического учета используется книга учета хозяйственных операций, а в качестве регистров аналитического учета применяются различные ведомости: учета основных средств, учета производственных запасов и товаров, учета затрат на производство, учета денежных средств и фондов и др Глицкий И.С. Автоматизация учета в России: мифы и реальность // Бухгалтер и компьютер. – 1998. - №2. – 3-10 с. .
Обработка бухгалтерского учета на малых предприятиях с большой численностью работающих, со значительным объемом хозяйственных операций и при необходимости составления многих регистров аналитического учета затрудняется использованием пакета «Мини-бухгалтерия». Это и вызвало появление пакетов более высокого уровня — интегрированных систем.
Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система» (ИБС). Большинство разработок этого класса «выросло» из предыдущего. Сегодня группа ИБС является одной из наиболее распространенных. Как правило, система работает локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназначена для бухгалтерий численностью 2-5 человек. При локальном использовании системы на компьютере находится целиком вся система, в сетевом варианте — на нескольких АРМ по участкам учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа «1С: Предприятие (версии 7.5, 7.7)», кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота Гулин В. ИТ – проект: спасательный круг или омут? Как не наступить на те же грабли при внедрении автоматизированной системы.// Бухгалтер и компьютер. – 2003. - №9. – 17-24 с. .
Интегрированные бухгалтерские системы относятся к программам, объединяющим и поддерживающим ведение всех основных учетных функций и разделов. Реализуются обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Основой пакета, как и в «Мини-бухгалтерии», является Головной модуль «Проводка — Главная книга — Баланс», а также модули для выполнения отдельных участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету материалов, учету основных средств и учету товаров. Для учета заработной платы создается, как правило, самостоятельная программа, но этот модуль может находиться и в общей программе [9, c. 253-255].
Последовательность обработки учетных задач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок. После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач. Лучшими пакетами этого класса на выставках и конкурсах признаны программы корпорации «Парус», фирмы «1С» («1С: Предприятие версии 7.5, 7.7»), «Инфин», «Суперменеджер», «Инфо-бухгалтер», сетевая программа «Интегратор» фирмы «Инфософт», «Турбо-бухгалтер» (4, 5, 6), «БЭСТ-3» «Интеллект-Сервис» [23, c.35-43].
Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учета». Бухгалтерский комплекс программ впервые был разработан в 1950-х годах для осуществления комплексной механизации бухгалтерского учета на счетно-перфорационных машинах. В 1970-х годах обработка комплексов бухгалтерских задач была переведена на универсальные ЭВМ, где использовались «типовые проектные решения по бухгалтерскому учету» по каждому участку учета. При появлении персональных компьютеров сохранилась тенденция создания отдельных программ под каждый участок учета с возможностью последующей их интеграции.
Бухгалтерский комплекс рассчитан на средние и крупные предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется комплексом взаимосвязанных рабочих мест. Характерными чертами пакетов являются: наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета интерфейс обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности, развернутый аналитический учет по всем участкам учета, расширенный состав традиционного комплекса бухгалтерских задач.
Состав пакетов комплексов может быть следующим. АРМ главного бухгалтера (АРМ сводного учета), учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и НМА, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции.
Состав пакетов может быть расширен за счет модулей, обеспечивающих учет финансовых результатов, учет капитальных вложений, финансовый анализ и др. Состав пакетов может иметь отличие в комплексах, разработанных разными фирмами. Его содержание может пополняться за счет включения дополнительных модулей. Применение комплексов позволяет создать на средних и крупных предприятиях интегрированную бухгалтерию, где осуществляется комплексная автоматизация бухгалтерского учета. При этом необходимо соблюдать главный принцип: пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы-изготовителя, хорошо зарекомендовавшей себя на рынке программных продуктов. К ним относятся пакеты фирм: «Интеллект-Сервис» (программа «БЭСТ-4»), «Микро-Плюс» («Лука»), «Пролог», «Омега» («Бухкомплекс»), фирма «ЭЙС» («Гепард»), «Звезда», «Инфин» («Бухгалтерия-супер»), «Турбо-бухгалтер» (6 проф) Дубровина Л.А. Автоматизация бухгалтерского учета на основе программы «Бузгалтерия-ИНФИН»// Бухгалтер и компьютер. – 2002. - №1. –15-19 с. .
Корпоративные системы предназначены для автоматизации функций управления предприятием. Иногда такие системы называют «Корпоративными системами управления финансами и бизнесом». Система состоит из сложных компонентов, включающих в себя функционально полную подсистему бухгалтерского учёта, а также подсистемы управления, планирования, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства и т.д. Бухгалтерская составляющая в этих системах не является главенствующей, так как подобные системы в основном ориентированы на процесс управления. В такой системе большое значение имеет информационная взаимосвязь всех составных подсистем. Этот новый класс систем только зарождается в России. Многие зарубежные программные продукты относятся к этому классу. По прогнозам, в ближайшее время такие системы получат в России большое распространение, и спрос на них будет опережать предложение.
Корпоративные системы ориентированы прежде всего на управленцев-менеджеров и предусматривают организацию сложной многоуровневой локальной вычислительной сети предприятия и установку автоматизированных рабочих мест в различных подразделениях со сложным сетевым обменом информации. Системы отличаются большой сложностью, высокой стоимостью и требуют индивидуальной настройки под каждого клиента. Реализация корпоративных систем осуществляется, как правило, консалтинговыми организациями, выполняющими работу «под ключ».
Системы индивидуально дорабатываются и внедряются на базе типового ядра для каждого заказчика. Сложность построения корпоративных систем заключается в наличии различных модулей программ. Типичным примером может служить корпоративная система «Галактика», где выделены функциональные контуры административного управления, оперативного управления, управления производством и бухгалтерский учет, для автоматизированной обработки которых предусматривается около 40 программных модулей (АРМ). Систему можно комплектовать из различных модулей. Корпоративные системы предназначены для использования на крупных предприятиях, в торговых центрах и универмагах, но могут в усеченном составе модулей применяться и на средних предприятиях. В качестве примера можно привести некоторые отечественные организации, разрабатывающие корпоративные системы для крупных предприятий: корпорация «Галактика», фирмы «Инфософт», «Никос-софт», «Омега», «Цефей», «Звезда». Переходят на составление корпоративных систем для средних предприятий и корпорация «Парус», фирма «1С» и др. Несомненным достоинством этих организаций является комплексный подход к созданию АИС на предприятии. Они обеспечивают обследование информационной системы, выбор и поставку технических средств, установку программы «под ключ», сопровождение системы, обучение персонала. Можно утверждать, что будущее за такими организациями. (исследование информационных бухгалтерских программ по ценам представлено в приложении 2)
Из зарубежных разработок получили всемирную известность корпоративные системы «R/3», «Platinym», «Slala», «R/Style», «Concorde XAL» и др. [19, c. 11-16].
Таким образом, для правильного выбора и оптимального применения программного продукта, автоматизирующего бухгалтерский учет, необходимо учитывать размер предприятия, сферу деятельности, а также его специфику работы.
Рассмотрим критерии выбора предприятий программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета.
На отечественном рынке имеется много готовых программных продуктов по бухгалтерскому учету, самых разнообразных по качеству, функциональному назначению и стоимости. Можно утверждать, что рынок программ сложился, хотя он пока не поддается четкому упорядочению. При приобретении программ следует ориентироваться на профессиональные фирмы, имеющие большой опыт проектирования автоматизации бухгалтерского учета и хорошую репутацию. О качестве программ свидетельствует срок промышленной эксплуатации и количество внедрений на предприятиях, так как только при этих условиях выявляются и реализуются наиболее распространенные особенности методик учета, совершенствуются технология обработки и предусматриваются различные сервисные функции, например, автоматическое выделение НДС в проводках. Пакет должен иметь лицензию, сертификат качества. При ознакомлении нужно узнать на какое предприятие он ориентирован: малое, среднее, крупное; следует обратить внимание на отраслевую принадлежность пакета.
Программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учете, соответствовать современным его требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информации. Необходимо обратить внимание на наличие в программе функций, отвечающих профилю фирмы, специфику ее работы. Программа должна иметь достаточный уровень аналитического учета, т.е. возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в целом, обеспечивать автоматизацию формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтера. Система должна обеспечить комплексную автоматизацию бухгалтерского учета и осуществить стыковку с уже действующими программами. Необходимо изучить функциональные возможности программы, круг решаемых задач и возможности выполнения индивидуальной настройки при изменении в методе учета [7, c. 120-122].
Приобретение программного продукта не может вестись в отрыве от другого компонентов, обеспечивающих создание автоматизированной информационной системы. Одновременно должны решаться вопросы выбора, приобретения и установки технических средств обработки информации, обучения персонала. При решении комплекса сложных проблем желательно привлекать работников специальных фирм, выполняющих весь цикл работ по внедрению компьютерной техники на предприятие.
"1С:Бухгалтерия" — это универсальная бухгалтерская программа, которая не требует предварительного освоения.
Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. Ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций
Гибкие возможности учета: ввод, хранение и печать любых первичных документов, ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций, разнообразные отчеты, работа с распределенными информационными базами, конфигурирование, связь с другими программами, сервисные возможности, удобный пользовательский интерфейс, развитые средства администрирования, масштабируемость, многопользовательский режим (в сетевых версиях и версия для SQL).
Гибкие возможности учета:
использование нескольких планов счетов одновременно;
многоуровневые планы счетов;
многомерный аналитический учет;
многоуровневый аналитический учет;
количественный учет;
многовалютный учет по неограниченному числу валют;
ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий;
сложные проводки.
"1С:Бухгалтерия" позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежные поручения и другие банковские документы, счета на оплату, накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, доверенности, другие документы.
Исходной информацией в "1С:Бухгалтерии" является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию, произошедшую на предприятии. Операция содержит одну или несколько бухгалтерских проводок для отражения совершённой хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Операции могут быть введены вручную или сформированы введенными документами автоматически.
Кроме того, в "1С:Бухгалтерия" могут использоваться типовые операции, дающие возможность пользователю автоматизировать рутинный ввод часто повторяющихся операций.
"1С:Бухгалтерия" включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации. Все создаваемые отчеты могут быть выведены на печать.
Отчеты по синтетическому учету: оборотно-сальдовая ведомость, шахматная ведомость, главная книга, журнал-ордер и ведомость по счету, анализ счета - за период и по датам, карточка счета.
Отчеты по аналитическому учету: оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета, анализ счета в разрезе объектов аналитики, анализ объекта аналитики по счетам, журнал-ордер счета по объекту аналитики, карточка операций по объекту аналитики.
Работа с распределенными информационными базами включает в себя использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.
Типовая конфигурация "1С:Бухгалтерии" реализует наиболее общие схемы учета и может использоваться в большинстве организаций. Для отражения специфики учета конкретного предприятия типовую конфигурацию можно изменить в соответствии с требованиями учета. "1С:Бухгалтерия" имеет режим запуска Конфигуратор, который обеспечивает:
настройку системы на различные виды учета;
реализацию любой методологии учета организацию любых справочников и документов произвольной структуры;
настройку внешнего вида форм ввода информации настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно-ориентированного языка широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков возможность наглядного представления информации в виде диаграмм быстрое изменение конфигурации с помощью конструкторов [14, c.20-27].
Парус-бухгалтерия - эта система предназначена для подготовки и учета документов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, накопления информации о совершенных хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности. Система поставляется в различных комплектациях в зависимости от необходимости ведения учета операций в валюте, расширенного аналитического учета, учета торговых операций.
Основные возможности системы:
Учет основных средств и материалов:
учет поступлений, перемещения и выбытия основных средств, материалов;
подготовка хозяйственных документов (накладные, товарные чеки, разнарядки и т. п.);
получение оборотных ведомостей в разрезе счетов, материально ответственных лиц и наименований материальных ценностей в количественном и денежном выражении;
формирование ведомостей и журналов-ордеров по выбытию и перемещению основных средств, по расходу материалов;
печать инвентаризационных описей;
получение справок о наличии и движении материальных ценностей.
Учет финансово-расчетных операций: подготовка платежных банковских и кассовых документов; учет операций по расчетному, валютному и прочим счетам; учет кассовых операций; учет всех видов взаимных расчетов. Начисление заработной платы: расчет заработной платы по основной, совмещаемой и замещаемой должностям; расчет налогов и удержаний, оформление возврата сумм и перерасчет заработной платы; учет приказов по кадрам и оплате труда; формирование справок и налоговой отчетности; расчет выплат по больничным листам, отпускных, пособий на детей; печать расчетно-платежных ведомостей, расходных кассовых ордеров; перечисление зарплаты через банк; формирование сводов по заработной плате и журналов-ордеров. Отчеты: книга учета хозяйственных операций; ведомости аналитического учета (журналы-ордеры); главная книга; оборотный баланс; баланс и все формы приложений к балансу; отчетные документы по расчету налогов; справки о наличии и движении денежных средств и материальных ценностей Ивлиев М.К. Пошаговая методика обучения автоматизации бухгалтерского учета. – М.: Интеллект-Сервис, 2003. – 123с. .
Введен принципиально новый механизм, позволяющий пользователю самостоятельно настраивать формы всех документов по реализации (накладные, счета, заказы и пр.), вводить несколько форм одного и того же документа, а также добавлять в систему документы, разработанные пользователем. Расширенные возможности системы: учет финансово-хозяйственной деятельности в валюте, предоставлена возможность вести учет хозяйственной деятельности в рублевом эквиваленте и различных валютах без ограничения количества валют. По каждой валюте ведется история курса по отношению к рублю для выполнения последующих перерасчетов и переоценок валютных активов и пассивов на любое число. Существует возможность производить переоценку не только валютных денежных счетов, но и переоценку дебиторско-кредиторской задолженности, а также получать все справки и отчеты как в валюте, так и в рублевом эквиваленте.
Расширенный аналитический учет позволяет воспользовавшись возможностями расширенного аналитического учета, Вы сможете организовать учет затрат и доходов по направлениям, статьям и видам деятельности, иными словами, предоставляется возможность разукрупнить любой балансовый счет в разрезе аналитических признаков, причем на нескольких уровнях, что позволяет получать накопительные аналитические данные к счетам по указанным аналитическим признакам, а также осуществлять по ним различные выборки и выдавать на печать соответствующие отчеты.
Финансовое планирование и анализ - эта подсистема предназначена для финансовых служб предприятий, главных бухгалтеров, руководителей и позволяет: планировать предстоящие доходы и расходы, объединив их в финансовый план. План формируется на основе как разовых событий (ремонт помещения, приобретение мебели и т.п.), так и повторяющихся (уплата налогов, арендная плата и т.п.); контролировать платежи, оптимизировать финансовую деятельность, осуществлять анализ фактического исполнения планов; осуществлять расчет и анализ итоговых финансово-экономических показателей; проводить анализ реального финансового состояния предприятий по группам: структура имущества, собственные и заемные средства, оборотные средства и их источники, ликвидность, финансовая устойчивость, интенсивность использования ресурсов, рентабельность капитала и продаж; представлять результаты обработки информации в графическом виде (графики, диаграммы).
Электронные расчеты с банком - эта подсистема, использующая технологию "Банк-Клиент", позволяет передавать платежные документы, сформированные в компьютере бухгалтерии, по телефонным каналам связи прямо в компьютер банка и получать банковскую выписку в бухгалтерскую систему [30, c.24-32] .
"ИНФИН-Бухгалтерия" ориентирована на средние и крупные предприятия со сложным учётом и не требует внедрения и обучения. Осуществляется полный балансовый и забалансовый учёт. Сетевая версия работает в разных типах сети, а система блокировок и синхронизации сетевых процессов позволяет независимо работать с данными нескольким пользователям и видеть в динамике изменения, вносимые с других рабочих станций. Всевозможные сортировки, выборки, изменение порядка аналитик в балансовых счетах позволяют получать документ в разных разрезах информации. Работа возможна в любом периоде, как в закрытых месяцах, так и в любых будущих, что полезно для оперативного ввода первичных документов и корректировки уже введённой информации. Изменение данных в закрытых месяцах вызывает автоматический пересчёт остатков. Предусмотрена парольная защита информации с разными уровнями доступа. Программа Бухгалтерия" выполнена в вариантах Мини", Макси", Супер" и Элит", которые отличаются по функциональным возможностям и по стоимости, что позволяет пользователю выбрать необходимую конфигурацию программы. Каждый из вариантов исполнения включает в себя все возможности предыдущего [22, c.15-19].
Турбо-бухгалтер - для торговых, производственных, финансовых, аудиторских, страховых, бюджетных предприятий и организаций. Серьезные аргументы в пользу программы. Наборы стандартных проводок. Работа, как от проводок, так и от первичного документа. Контроль корреспонденции счетов и наличия обязательных аналитических признаков. Быстрое и эффективное восстановление бухучета Разделение бухгалтерии на участки учета. Ведение нескольких бухгалтерий. Высокая скорость построения отчетов. Банковские и кассовые операции, учет основных средств, нематериальные активы, малоценные быстроизнашивающиеся предметы, учет себестоимости и складской учет, расчет с контрагантами, расчет зарплаты, делопроизводство, учет в натуральном и денежном выражении, учет в любом количестве валют, многомерный и многоуровневый аналитический учет, финансовый анализ деятельности предприятия, оценка деятельности предприятия в твердых единицах, сводный учет в группе предприятий (см. таблицу 1).
Таблица 1
Возможности программы Бухгалтерия
Турбо Бухгалтер содержит мощные и почти не ограниченные средства настройки, форм первичных и отчетных документов, пользовательского интерфейса, на специфику учета предприятия, взаимосвязей между элементами бухучета (создание структуры учета), на создание индивидуальных приложений для автоматизации участков учета, на валюту и законодательство любой страны Коцюбинский А.О., Грошев С.В. Руководство для бухгалтера по работе на компьютере. – М.: ЗАО «Изд. Дом «Главбух», 2002. – 304с. .
Турбо Бухгалтер предлагает следующие версии программы:
Базовая - позволяет автоматизировать бухгалтерский и управленческий учет. Профессиональная - предлагает более расширенные возможности. Сетевая - обеспечивает одновременное ведение учета на разных рабочих местах в режиме клиент-сервер [27, c.20-25].
1.4. Целесообразность внедрения информационной системы
В данной работе представлено технико-экономическое обоснование разработки автоматизированной системы учета и анализа ассортимента готовой продукции на швейном предприятии ООО «Контакт».
Область применения разрабатываемого программного продукта – отдел хозяйственного учета рабочее место бухгалтера по учету готовой продукции на предприятии ООО «Контакт».
Целесообразность разработки проекта учета и анализа ассортимента готовой продукции автоматизированным способом заключается в следующем:
- отпадет необходимость ручной обработки информации по содержанию картотеки готовой продукции, которая в настоящий момент находится преимущественно на бумажных носителях;
- появится возможность оперативного получения общих или детализированных данных по итогам работы;
- повысится точность и полнота анализа данных;
- определение действительно рентабельных видов продукции для оперативного изменения номенклатуры выпуска;
определение эффективности работы рабочих бригад;
определение реальной выгодности для предприятия того или иного покупателя и дифференциация на основе этого сбытовой политики.
В настоящий момент на рынке программного обеспечения существует ряд продуктов, автоматизирующих данную область. Однако, не существует абсолютно универсальных программных продуктов, следовательно всегда, необходима адаптация продукта к предметной области, зачастую требующая привлечения профессиональных, а значит и высокооплачиваемых специалистов. Разрабатываемая информационная система не требует адаптации, существенных денежных затрат, а благодаря применению современных CASE-средств имеет короткий срок разработки.
Эксплуатационно-технический уровень (ЭТУ) разрабатываемого продукта - это обобщающая характеристика его эксплуатационных свойств, возможностей, степени новизны, являющихся основой качества продукта Олефиренко Б. Комплексная автоматизация – это реально: система на основе «1С: Предприятие» в компании ИТЛВ. // Бухгалтер и компьютер. – 2003. - №6. – 9-12 с. .
Для обобщающей характеристики ЭТУ системы целесообразно использовать аддитивно-мультипликативный показатель "значимость технического решения" (Зтр) в общем виде рассчитываемый по формуле:
Зтр = Аи ? Пр ? Сз + Мк ? Ои ? Шо (1)
где Аи – коэффициент актуальности решенной технической задачи;
Пр – коэффициент соответствия решенной технической задачи программам важнейших работ научно-технического прогресса;
Сз – коэффициент сложности решенной технической задачи;
Мк – коэффициент места использования решенной технической задачи;
Ои – коэффициент объема использования решенной технической задачи;
Шо – коэффициент широты охвата охранными мероприятиями решенной технической задачи.
Трудоемкость работ определяется с учетом срока окончания работ, объемом выполняемых функций, выбранной средой разработки, объемом информации.
Затраты на реализацию проекта рассчитываются по формуле:
Кр = Ко + Кг + Крр + Кс + Кib + Ки (2)
где Кo – затраты на основное и вспомогательное оборудование, руб.:
Kz – затраты на строительство и реконструкцию зданий ВЦ и помещений, тыс. руб.;
Kpp – затраты на приобретение типовых разработок руб.;
Kc – затраты на прокладку линии связи, руб.;
Kib – затраты на создание информационной базы, руб.;
Ku – затраты по подготовке и переподготовке кадров, руб.
В связи с тем, что для внедрения системы не будет затрат связанных с прокладкой линии связи, затрат на основное и вспомогательное оборудование, затрат на реконструкцию и строительство зданий, то данные затраты для внедрения системы не учитываются. Также не принимаются в расчет затраты по подготовке и переподготовке кадров, затраты на создание информационной базы и затраты на приобретение типовых разработок.
Таким образом, при внедрении системы затраты на его реализацию равны нулю.
К эксплуатационным затратам относятся затраты, связанные с обеспечением нормального функционирования проекта. Это могут быть затраты на ведение информационной базы, эксплуатацию комплекса технических средств, эксплуатацию систем программно – математического обеспечения, реализацию технологического процесса обработки информации по задачам, эксплуатация системы в целом.
Эксплуатационные затраты рассчитываются по формуле:
Зтек = Ззп+Са+Зэ+Зрем+Зм (3)
где Ззп – затраты на зарплату основную и дополнительную с отчислениями во внебюджетные фонды, руб.;
Са – амортизационные отчисления от стоимости оборудования и устройств системы, руб.;
Зэ – затраты на силовую энергию, руб.;
Зрем – затраты на текущий ремонт оборудования и устройств, руб.;
Зм – затраты на материалы и машинные носители, руб.;
Сумма амортизационных отчислений рассчитывается следующим образом:
EMBED Equation.3 (4)
где Cbj – балансовая стоимость j-ого вида оборудования, руб.;
tj – время работы j-ого вида оборудования, час;
Fэф – эффективный фонд времени работы оборудования в год, час;
aj – норма годовых амортизационных отчислений для j-ого вида оборудования, %;
gj – количество единиц оборудования j-ого вида.
Эффективный фонд времени работы оборудования можно вычислить:
Fэф = Др ? Нз (5)
где Dp – количество рабочих дней в году (Dp = 264 дня);
Нэ – норматив среднесуточной загрузки (Нэ = 8 часов).
Затраты на силовую энергию рассчитываются по формуле:
EMBED Equation.3 (6)
где Nj – установленная мощность j-го вида технических средств, кВТ;
tj - время работы j-ого вида технических средств, час;
gj - коэффициент использования установленной мощности оборудования;
Tэ - тариф на электроэнергию, руб./кВТ?ч.
Затраты на текущий ремонт оборудования рассчитываются по формуле:
EMBED Equation.3 (7)
где Cpi - норматив затрат на ремонт (Cpi = 0,05).
Таким образом, затраты на текущий ремонт оборудования для проекта составят:
Зрем = (0,05?15200?720) / 2112 = 259,09 руб.
Оценка экономической эффективности при создании автоматизированной системы основывается на расчете показателей сравнительной экономической эффективности капитальных вложений. Экономический эффект от использования разрабатываемой системы определяется по формуле:
Э = (Зб?Aк – Зп)?А2 (8)
где Зб, Зп – приведенные затраты на единицу работ, выполняемых с помощью базового и проектируемого вариантов процесса обработки информации, руб.;
Ak – коэффициент эксплуатационно-технической эквивалентности (Ak = 1,14);
A2 – объем работ, выполняемых с помощью разрабатываемого продукта, натуральные единицы (А2 примем равным 1).
Приведенные затраты Зi на единицу работ, выполняемых по базовому и разрабатываемому вариантам, рассчитываются по формуле:
Зi = Ci + Eн?Ki (9)
где Ci –текущие эксплуатационные затраты единицы работ, руб.;
Ен – нормативный коэффициент экономической эффективности (Ен = 0,33);
Ki – суммарные затраты, связанные с внедрением нового проекта.
После определения годового экономического эффекта необходимо рассчитать срок окупаемости затрат на разработку продукта по формуле:
Ток = К / Э (10)
где К – единовременные затраты на разработку продукта, руб.;
Э – годовая эффективность, руб.
Рассчитаем фактический коэффициент экономической эффективности разработки (Еф):
Еф = Э / К (11)
После определения экономической эффективности разработки внедрения новой информационной системы по реализации продукции мы сможем сделать выводы по эффективности этого внедрения.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА
ООО «КОНТАКТ»
2.1. Автоматизация бухгалтерского учета с использованием ABACUS Professional
Коллектив сотрудников компании осуществляет свою работу с 1993 года, предлагая услуги по комплексной охране жилых и нежилых помещений с помощью технических средств, с выводом на пульты централизованного наблюдения подразделений вневедомственной охраны при органах внутренних дел, а так же на пульты предприятий. В настоящее время ООО «Контакт» обладает достаточным потенциалом для оказания услуг по проектированию, монтажу и обслуживанию комплексов охранно-пожарной и тревожной сигнализации, систем безопасности и жизнеобеспечения, систем видеонаблюдения на объектах различной сложности (квартиры, коттеджи, офисы, банковские учреждения, торговые предприятия и т.д.). Занимается строительством под ключ специальных помещений на объектах особой важности и повышенной опасности (банковские хранилища, кладовые ценностей, хранилища ювелирных изделий и драгоценных металлов, спецхранилища взрывчатых и ядовитых препаратов и т.д.), с последующим оснащением данных объектов системами безопасности. Для повышения уровня инженерно-технической укрепленности объектов выполняем работы по защитному остеклению (специальные пленки), а так же бронированию объектов по любому классу устойчивости к взлому, в том числе и с использованием новейших технологий в области разнесенной стальной брони, композитной и гетерогенной брони.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет Генеральный директор. Бухгалтерский учет ведется силами бухгалтерии, возглавляемой Главным бухгалтером Приказ Минфина РФ от 30.03.2001г. №26н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01. – М.: Инфра – М, 2001. – 122с. .
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно Генеральному директору и несет ответственность за формирование Учетной политики в части разделов «Документирование хозяйственных операций», «Бухгалтерская отчетность», «Правила оценки статей бухгалтерской отчетности» ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств ООО «Контакт», его филиала и представительств.
Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением на правах отдела ООО «Контакт», подчиняется главному бухгалтеру.
В своей работе бухгалтерия руководствуется:
Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете»;
нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета;
действующим законодательством;
другими нормативными документами, регулирующими систему бухгалтерского учета на предприятии;
приказами и распоряжениями по предприятию;
настоящим положением.
- Положением о бухгалтерском учете и отчетности РФ.
Бухгалтерский учет ведется с использованием Рабочего плана счетов, разработанного на основе Приказа Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению», по сокращенной журнально-ордерной форме с элементами компьютерной обработки [1, с. 23].
На предприятии ООО «Контакт» применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета на основе программного комплекса ABACUS Professional, который позволяет накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах и на машинных носителях. В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: Проводка, хозяйственная операция, документ > Журнал хозяйственных операций > Обороты, итоги, отчеты.
2.2. Основные возможности программного комплекса ABACUS Professional
Для ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии ООО «Контакт» внедряется и уже частично используется сетевой программный комплекс ABACUS Professional.
Благодаря высокому быстродействию и безотказной работе с большими объемами данных, удобному интерфейсу, многофункциональности, простоте в использовании, поддержке одновременной работы большого количества пользователей в единой сети ABACUS Professional стал незаменимым средством автоматизации бухгалтерий. Он может использоваться для любых видов хозяйственной деятельности как крупных (до 50-60 рабочих мест), так и небольших предприятий (от 1 рабочего места), включая банки и бюджетные организации.
Комплекс имеет открытую архитектуру и встроенные средства разработки и настройки (ABACUS Designer) и может использоваться совместно с другими приложениями и программными продуктами.
Отличительными особенностями программного комплекса ABACUS Professional являются широкие возможности конфигурирования и гибкая настройка системы под особенности специфики ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии, высокое быстродействие и устойчивая работа при большом количестве пользователей в сети, что является огромным преимуществом для такого предприятия как ООО «Контакт».
Настраиваемость на любые изменения законодательства без дополнительных доработок определяет универсальность программного комплекса для использования на предприятиях всех форм собственности:
функциональная полнота и соответствие методике ведения учета, единая архитектура;
взаимоувязанные разделы, комплексное решение любой задачи учета;
четырехуровневый аналитический учет, в т.ч. многовалютный;
возможность обработки бухгалтерских проводок с детальной аналитической проработкой и поддержка сложных проводок, отражающих совокупность бухгалтерских операций;
независимость от плана счетов и структуры баланса, гибкая настройка при изменении методологии учета, конструктор ABACUS Designer (конструктор печатных форм, форм отчетности, отработки различных функций, если они не соответствуют стандартным); ABACUS Designer (AD) предоставляет в распоряжение бухгалтера средства, поддерживающие формирование произвольным образом запросов к аналитической и синтетической информации в базе данных, неограниченную работу с историей бухгалтерских проводок (добавление, удаление, корректировка), доступ к основным расчетным функциям и процедурам программного комплекса "ABACUS Professional" (ПК). Однако самое главное – это возможность создания, регистрации и выполнения новых последовательностей операций по обработке информации. Это означает, что в зависимости от изменения порядка учета на предприятии бухгалтер может менять правила и порядок выполнения операций;
учет затрат на производство и калькуляцию себестоимости продукции, финансовый анализ;
складской учет, списание по принципам LIFO (Last In First Out), FIFO (First In First Out) и средневзвешенной цене;
наличие и сопровождение справочников организаций, подразделений, валют, счетов, номенклатуры товаров, и т. д.;
система аппаратной и программной защиты информации в соответствии с правами доступа сотрудников предприятия;
экспорт-импорт информации для использования полученных результатов в программных продуктах других фирм.
Программный комплекс ABACUS Professional построен по модульному принципу. Его структуру составляют функциональные модули (разделы). Все разделы комплекса созданы на единой технологической платформе, имеют схожие принципы функционирования и тесно интегрированы между собой.
В основе концепции построения комплекса лежит единое поле бухгалтерских проводок. Это означает, что все операции, выполненные в одном разделе комплекса, находят свое отражение во всех остальных разделах, независимо от того, из какого раздела осуществляется ввод документов (проводок). Все они попадают в единую базу данных, соответствующие элементы которой доступны из каждого раздела комплекса. Из основного раздела главного бухгалтера "Работы со счетами" доступна вся база данных. Это дает возможность главному бухгалтеру оперативно контролировать и обрабатывать данные различных направлений бухгалтерского учета, выполнять предварительные операции с целью подготовки вариантов баланса, анализировать и проводить финансовый анализ хозяйственной деятельности предприятия, составлять отчетные и статистические формы. Кроме того, такая система обеспечивает высокую степень взаимодействия между отдельными участками работы бухгалтерии.
В комплексе кроме возможности синтетического учета (счет/субсчет), реализованы дополнительные возможности аналитического учета, т.е. группировка информации по дополнительным признакам, так называемым хозяйственным операциям (ХО) и хозяйственным подоперациям (ХПО).
На программном уровне в концепцию комплекса заложена идеология "файл-сервер". Все рабочие станции (рабочие места пользователей) используют одни и те же файлы баз данных, и на каждой рабочей станции проводится обработка информации (ввод, редактирование и удаление данных). При одновременном обращении к одной записи базы данных с различных рабочих станций выдаются предупреждающие сообщения, что позволяет различным пользователям корректно работать с одним и тем же разделом базы данных.
В программном комплексе предусмотрена возможность ведения четырехуровневого аналитического учета. В разделе «Работа со счетами» используются встроенные инструменты для выполнения бухгалтерских операций по любому синтетическому счету в поддерживаемом в этом счете аналитическом разрезе. Это позволяет выполнять типовые операции как над каждой записью-проводкой (ввод, коррекция, удаление, копирование информации), так и специфические действия над группой проводок (групповое списание курсовой разницы, списание в разрезе хозяйственных операций, аналитический разбор по выбираемым признакам, ведение пакетных и сложных проводок и пр.) Суворова Е. Автоматизация предприятия: когда и как // Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №1. – 15-21 с.
В программный комплекс заложена возможность формирования и печати баланса, различных отчетных документов и справок для налоговых, финансовых и других организаций, реализована возможность формирования ведомости аналитического учета в выбираемом пользователем формате и аналитическом разрезе. В качестве базовой валюты, в которой формируется баланс, может быть использована любая валюта. Все валютные операции во всех разделах программного комплекса отслеживаются по коду валюты. Они могут быть пересчитаны в какую-либо иную заявленную валюту, в которой будет сформирован любой из отчетов в соответствующих разделах комплекса.
Состав комплекса: работа со счетами, основные средства и вложения, складской учет и накладные, банк и касса, подотчетные лица, договоры и расчеты, заработная плата, отчеты, печать бухгалтерских документов, печать сопровождающих документов, печать налоговых документов, сервис и инсталляция.
2.3. Автоматизированный бухгалтерский учет на ООО «Контакт»
Рассмотрим основные разделы, доработанные и используемые на предприятии ООО «Контакт» в полном объеме.
Учет основных средств и капитальных вложений с использованием ABACUS Professional на ООО «Контакт»
Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Документальное оформление, учет поступления, движения и использования основных средств в рамках автоматизированного бухгалтерского учета с использованием системы ABACUS Professional ведется в разделе «Основные средства и вложения».
Раздел "Основные средства и вложения" предназначен для ведения учета вложений предприятия в собственные и долгосрочно арендуемые основные средства (ОС), нематериальные активы (НМА), учета других долгосрочных финансовых вложений, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП).
Основными функциональными возможностями раздела «Основные средства и вложения» являются:
- регистрация инвентарных карточек по объектам учета с отражением всех необходимых характеристик материальных ценностей и автоматическим формированием проводок по оприходованию;
- оперативный контроль правильности оприходования материальных ценностей;
- снятие с учета одного (нескольких) объектов учета в связи со списанием продажей, автоматическое формирование бухгалтерских проводок;
- осуществление передачи одной (нескольких) материальных ценностей в другое подразделение и другому материально-ответственному лицу (МОЛ);
- ведение автоматизированного расчета амортизационных начислений на все виды вложений по нормам на полное восстановление основных фондов по «Положению по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01», утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 18.05.02 №45н [4, с. 35];
- осуществление автоматизированной переоценки основных средств в соответствии с коэффициентами переоценки или под рыночную стоимость;
- ведение аналитического учета вложений по группам инвентаризации, подразделениям и материально-ответственным лицам;
- пересчет проводок, отражающих балансовое состояние объекта учета, под заявленную валюту.
Учет основных средств и вложений ведется как в натуральном, так и в стоимостном выражении.
Таким образом, учет материальных ценностей предусматривает:
- ведение инвентарных карточек учета материальных ценностей, на которых отражаются разнообразные сведения об объекте;
- учет движения денежных средств на счетах бухгалтерского учета, отражающий изменения балансовой стоимости материального объекта.
Расчет амортизации материальных ценностей производится в подразделе «Амортизация материальных ценностей. Расчет».
В режиме «помесячно» расчет амортизации проводится со следующего месяца после постановки на учет и до полного погашения стоимости объекта учета, в соответствии с методом расчета амортизационных отчислений, указанным на карточке.
На предприятии расчета амортизации ведется линейным способом. При линейном способе расчета амортизационных отчислений годовая сумма начислений рассчитывается исходя из первоначальной стоимости ОС и нормы амортизации, исчисленной по сроку полезного использования. Месячная сумма амортизации рассчитывается следующим образом: первоначальная стоимость делится на количество лет полезного использования и делится на 12.
Переоценка основных средств проводится на основании инструкции, в которой указаны индексы переоценки для каждой группы основных средств в зависимости от времени приобретения предмета. Каждой указанной в инструкции группе основных средств соответствует группа имеющихся в базе предметов, шифр которой соответствует шифру группы основных средств по нормативным документам.
Для производственных и непроизводственных основных средств счет учета переоценки может быть различным и указывается при описании инструкции. Счет учета амортизации задается при настройке, при проведении расчетов амортизации. Учет основных средств и вложений ведется как в натуральном, так и в стоимостном выражении.
Раздел «Складской учет и накладные» предназначен для ведения учета движения товарно-материальных ценностей (материалов, малоценных и быстро изнашивающихся предметов, готовой продукции, товаров и прочее) в количественно-суммовом выражении.
Раздел предоставляет следующие возможности:
настройка на любую методологию ведения складского учета, принятую на предприятии;
формирование проводок по счетам бухгалтерского учета одновременно с вводом первичных документов;
создание, хранение и печать приходных и расходных документов по каждой номенклатурной единице путем ведения журналов приходных и расходных документов;
формирование цены поступления ТМЦ с учетом особенностей налогообложения и накладных расходов;
отпуск со склада по любой из возможных методик: методов FIFO или LIFO, цене произвольной партии, по средневзвешенной или отпускной цене;
формирование и хранение истории изменения отпускных цен путем ведения прайс-листов в любой валюте с пересчетом в базовую валюту (рубли) по произвольному курсу с учетом необходимых поправочных коэффициентов;
расчет поступившей и реализованной торговой наценки при ведении учета в розничной торговле;
расчет реализации отгруженного товара при методике ведения бухгалтерского учета «по отгрузке» или «по оплате»;
В подразделе «Оперативная работа на складах» отражается движение материальных ценностей на выбранном счете, определенном для ведения количественно-суммового учета. К каждому счету можете открыть необходимое количество субсчетов для организации аналитического учета, например, по структурным подразделениям предприятия, местам хранения материальных ценностей (складам), видам материальных ценностей и прочее.
Для возможности оформления и хранения расходных накладных определяется счет учета в соответствии с принятой на предприятии методикой ведения бухгалтерского учета отгрузки и определения факта реализации отгруженных материальных ценностей – «По отгрузке» или «По оплате». При оформлении накладной формируются проводки на количество и сумму отгрузки по каждой материальные ценности со складских счетов в корреспонденции со счетом учета расходных накладных, а также проводка на общую сумму задолженности покупателя перед организацией также в корреспонденции со счетом учета расходной накладной.
По выписанной накладной формируется счет-фактура, регистрируется в Журнале регистрации счетов-фактур, а также при наступлении факта реализации относится в Книгу Продаж.
Подразделы «Прайс-листы», «Доверенности», «Настройка системы скидок» позволят провести необходимые настройки для успешной работы комплекса, а также формировать необходимые документы.
В процессе хозяйственной деятельности ООО «Контакт» постоянно ведет расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и оказанные услуги; с покупателями за купленную ими продукцию; с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям, с бюджетом по различного рода платежам; с другими физическими и юридическими лицами по различным хозяйственным операциям. Безналичные операции производятся в соответствии с Положением Минфина РФ «О безналичных расчетах в РФ» [2, с. 48].
Денежные средства ООО «Контакт» находятся на счетах в банках, в виде безналичных средств, в кассе, в выставленных аккредитивах, в векселях и пр. Таким образом, контроль за оплатой счетов, получение долгов с заемщиков и дебиторов, наблюдение за расходами, совершаемыми путем оплаты с расчетного счета и из кассы, управление денежной наличность ООО «Контакт» ведется посредством раздела «Банк и касса» в программном комплексе ABACUS Professional.
Основными функциональными возможностями раздела являются: ведение раздельного учета операций по нескольким расчетным счетам одновременно; ведение учета банковских и кассовых документов в любой национальной валюте с указанием корреспондирующего счета /субсчета для платежной операции; контроль курсовой разницы, ее вычисление и ведение проводок курсовой разницы; ведение оперативного контроля остатков и оборотов за любой промежуток времени; ведение журнала платежных и кассовых документов; формирование отчетных документов по участку "Банк и касса".
Безналичные расчеты с юридическими и физическими лицами производятся с помощью следующих документов: платежное поручение, платежное требование, платежное требование-поручение, аккредитив, вексель, а также операции по взаимозачету. Все расчетные документы оформляются, регистрируются и формируются в виде бухгалтерской проводки в ПК ABACUS Professional.
В подразделе «Платежные поручения и требования» составляются и распечатываются собственные платежные поручения, требования и другие платежные документы, как в рублевом, так и в валютном режиме. Подтвердить факт прохождения документа через банк, отраженный в выписке с расчетного счета. Сформировать и распечатать "Журнал платежных поручений, платежных требований".
При этом так как на предприятии открыто несколько расчетных счетов, то платежные документы по этим текущим счетам ведутся на отдельных субсчетах счета 51 (рублевый банк) и/или 52 (валютный банк), соответственно.
Каждому субсчету (1, 2 и 3) в списке организаций-контрагентов должна быть зарегистрирована карточка организации с тем же номером, что и номер субсчета, в которой указаны соответствующие реквизиты расчетных счетов.
При открытии следующего текущего счета (рублевого или валютного) ему назначаются очередные субсчета 51 и/или 52, а в списке организаций-контрагентов создается карточка № 4 с новыми банковскими реквизитами данной организации.
ООО «Контакт» имеют несколько расчетных счетов в различных банках, поэтому ведение безналичных расчетов удобнее производить в автоматическом режиме системы ABACUS Professional подраздела «Банковские документы», который предназначен для обработки выписки банка, т.е. для регистрации платежных документов, пришедших от сторонних организаций, и обобщения информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валюте на расчетных счетах предприятия.
При полном и правильном вводе документов, прошедших через банк, выходят следующие результаты:
- остаток по конкретному субсчету счета учета банковских операций (51 счет) равен остатку денег на расчетном счете предприятия;
- в результате суммы, прошедшие по банку, разносятся на указанные корреспондирующие счета бухгалтерского учета;
- в любой момент времени автоматически формируется журнал-ордер №2 (счет 51).
Документооборот в подразделе «Касса» на ООО «Контакт» осуществляется в виде приходных (прием наличных денег) и расходных (выдача наличных денег) кассовых ордеров.
Подраздел «Касса» позволяет составить и распечатать приходные и расходные кассовые ордера, как рублевые, так и валютные, с автоматическим расчетом эквивалентной суммы в рублях по курсу выбранной валюты, сформировать и распечатать «Кассовую книгу» и «Журнал кассовых ордеров».
Кассовая книга ведется для оформления поступления и выдачи наличных денег предприятия. Формирование записей в кассовую книгу производятся сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру. Ежедневно в автоматическом порядке подсчитываются итоги операций за день (суммарный приход кассы – оборот по дебету, суммарный расход – оборот по кредиту). Выводится остаток денег в кассе на конец рабочего дня. Одновременно формируется «Отчет кассира», включающий все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
В подраздел «Касса» имеются возможность ведения кассовых операций и в валютном режиме. Ввод валютных кассовых ордеров аналогичен и разница лишь в том, что заполняются дополнительные поля: валюта, дата котировки, котировки валют.
Учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Контакт» основные документы, которые используют при учете расчетов с подотчетными лицами, являются: расходные и приходные кассовые ордера, командировочные удостоверения, платежные ведомости, авансовые отчеты, квитанции и т.д.
Данный раздел программного комплекса «ABACUS Рrofessional» позволяет выполнять следующие операции:
- проводить взаиморасчеты предприятия с подотчетными лицами (выдача денег в подотчет и составление авансовых отчетов, как в рублевом, так и в валютном режимах);
- вести аналитический учет расчетных операций с подотчетными лицами по авансовым отчетам (см. приложение 4);
- получать отчетные документы.
Все бухгалтерские действия найдут автоматическое отражение в проводках. В данном разделе вводятся и корректируются авансовые отчеты с указанием корреспондирующего счета / субсчета списания по каждой строке авансового отчета, учитываются валютные авансовые отчеты, ведется аналитический учет наличных и безналичных расчетов с подотчетными лицами, ведется журнал лиц в подотчете; имеется возможность получить различную справочную информацию о результатах взаиморасчетов за любой промежуток времени, печатать сформированные авансовые отчеты и справочную информацию о подотчетных лицах за указанный период.
Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71. По дебету этого счета отражается выдача денег подотчетному лицу, по кредиту их расход, а также возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм. Хозяйственной операцией на 71-м счете является индивидуальный номер частного лица. Хозяйственной подоперацией является номер авансового отчета.
Работа в валютном режиме аналогична работе в рублевом режиме, только в случае, когда за одним подотчетным лицом (на одном субсчете) числятся разные валюты, вместо валютной суммы задолженности и изображения валюты может появиться сообщение: «Разные валюты».
С целью обеспечения достоверности бухгалтерской отчетности в ООО «Контакт» составляется промежуточная и годовая бухгалтерская отчетность с применением форм бухгалтерской отчетности «О формах бухгалтерской отчетности организации» и приложенных приказом Минфина РФ от 22.07.2003 №67н бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и приложений отчетности. [5, с. 45]
Бухгалтерская отчетность составляется и формируется с применением ПК ABACUS Professional в разделе «Отчеты». Раздел предназначен для настройки порядка расчета и составления промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности, а также любых бухгалтерских отчетов, налоговых деклараций и отчетов произвольного вида.
Программа содержит отчеты, входящие в состав годовой бухгалтерской отчетности: Бухгалтерский баланс (ф. № 1), Отчет о прибылях и убытках (ф. № 2), Отчет об изменениях капитала (ф. № 3), Отчет о движении денежных средств (ф. № 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5).
Для расчета отчетных документов в подразделе «Список показателей» заводится перечень показателей. Перечень групп показателей организуется в виде древовидного справочника, структура которого может быть определена самостоятельно. Для группы заводятся номер, полное и краткое наименование. Показатели можно заводить в любую группу вне зависимости от вложенности, кроме корневой группы.
Показателю определяется номер внутри группы, полное и краткое наименование, а также шифр. Шифр у каждого показателя должен быть уникальным. Для каждого показателя определяется порядок расчета, действующий начиная с заданной даты. Порядок расчета можно задать с помощью так называемой «Кнопочной настройки», либо с помощью алгоритма ABACUS Designer (SBW).
Для формирования отчета необходимо указать период, за который будут рассчитываться данные по показателям. Периоды расчета хранятся. Можно выполнить предварительный расчет показателей в подразделе «Результаты расчета» данного раздела. Для этого показатель или группа показателей помечается и выполняется операция расчета. Расчет может производиться в рублевом или в валютном режимах. В валютном режиме расчет может производиться только по проводкам, сформированным в конкретной валюте, либо в пересчете под заявленную валюту.
Для заданных параметров расчета показателя (сальдо на начало, сальдо на конец, оборот дебетовый, оборот кредитовый, раздельное сальдо начальное и конечное (дебетовое и кредитовое)) одновременно определяются данные в рублях, в количестве и в валюте.
Расчет и печать отчетного документа производится по данным, сформированным за выбранный диапазон времени. В случае если предварительный расчет показателей отчета не производился, он осуществляется в момент формирования документа. При повторной печати, сохраненные данные просто заносятся в отчет. Можно задать режим обязательного пересчета показателей в момент формирования отчетной формы.
Системы ABACUS Professional не позволяет вести бухгалтерский учет в полной мере, который требует предприятие, т.е.:
учет капитальных вложений ведется по договорам, контрагентам, статьям затрат;
применяется единое поле проводок, не приемлемое для такого крупного предприятия с миллионным количеством проводок, которое в последующем разбито на участки;
не все участки бухгалтерского учета подробно прописаны в системе и не все применимы к предприятию;
нет возможности вести развернутую аналитику по векселям третьих лиц;
нет возможности вести учет услуг по квартплате, жилья, находящегося на балансе предприятия;
перечень типовых документов очень мал, необходимо дополнить его всеми отчетными документами получаемые бухгалтером.
По основным средствам:
дата начала и окончания действия системных характеристик не доступны для корректировки, т.е. дата начала действия характеристики начинается с даты приобретения, а не со следующего месяца;
не предусмотрена настроечная таблица корреспонденций счет/субсчет учета амортизации соответствующих каждому субсчету учета первоначальной стоимости, с затратными счетами;
предусмотрено внутреннее перемещение инвентарного объекта от одного МОЛ другому, передачи в другое подразделение, перемещение с субсчета на субсчет, тогда как внутреннее перемещение это передача ИО от одного МОЛ другому, т.к. перемещение между субсчетами не является внутренним перемещением;
не предусмотрена связь инвентарного объекта с процедурой списания НДС.
По складскому учету:
- необходимо в структуру справочной информации добавить справочник складов предприятия;
приход и расход материальных ценностей привязывается не только к счёту и субсчёту на счетах с аналитическим признаком «Складской учёт», но и к коду склада; кроме того, необходима привязка материальных ценностей к подразделению и к частному лицу (МОЛ);
- раздел должен содержать справочник складов со следующими реквизитами: код склада, наименование склада, код подразделения, которому принадлежит склад.
По капитальному строительству:
необходимо производить ввод справочной и оперативной информации об объектах капитального строительства;
на основании справочной и оперативной информации формировать записи в истории проводок по выполненному объему строительно-монтажных работ (СМР), материалам, расходуемым на строительство объекта, в качестве ХО или ХПО используя объект капитального строительства;
производить расчёт налога на добавленную стоимость в зависимости от способа строительства (подрядный или собственными силами);
производить расчет сумм возмещения НДС при вводе объекта;
формировать отчёты по незавершённому строительству на основании справочной и оперативной информации.
Не достаточно продумана контрольная функция системы, т.е. если случайно или умышленно будет удалена операция или проводка, то это никак отражается в программе – нельзя проследить, как это произошло, и кто это сделал.
Системе ABACUS Professional не достаточно быстродействия, т.к. несколько операций, формирование документов, отчетов может занимать достаточно продолжительное время, а при большом количестве работников бухгалтерии, это достаточно большой минус системе.
2.4. Обоснование целесообразности разработки проекта
В данной работе представлено технико-экономическое обоснование разработки автоматизированной системы учета и анализа ассортимента готовой продукции на швейном предприятии ООО «Контакт».
Область применения разрабатываемого программного продукта – отдел хозяйственного учета рабочее место бухгалтера по учету готовой продукции на предприятии ООО «Контакт».
Целесообразность разработки проекта учета и анализа ассортимента готовой продукции автоматизированным способом заключается в следующем:
- отпадет необходимость ручной обработки информации по содержанию картотеки готовой продукции, которая в настоящий момент находится преимущественно на бумажных носителях;
- появится возможность оперативного получения общих или детализированных данных по итогам работы;
- повысится точность и полнота анализа данных;
- определение действительно рентабельных видов продукции для оперативного изменения номенклатуры выпуска;
определение эффективности работы рабочих бригад;
определение реальной выгодности для предприятия того или иного покупателя и дифференциация на основе этого сбытовой политики.
Для обобщающей характеристики ЭТУ системы целесообразно использовать аддитивно-мультипликативный показатель "значимость технического решения" (Зтр) в общем виде рассчитываемый по формуле 1
Расчет коэффициентов эксплуатационно-технического уровня приведен в таблице 2.
Таблица 2
Определение коэффициентов ЭТУ
Для оценки JЭТУ рекомендуется 5-ти бальная шкала оценивания. В таблице 3 представлены результаты расчета бально-индексным методом.
Таблица 3
Расчет показателя качества (балльно-индексный метод)
Вычислим коэффициент технического уровня Ak
Ak=5,6 / 4,9=1,14,
этот метод также оправдывает с технической точки зрения создание данного проекта.
Расчет затрат на основную заработную плату приведен в таблице 4:
Таблица 4
Затраты на основную заработную плату сотрудника
Тогда с учетом дополнительной заработной платы и отчислений по налогам:
Ззп = 12857,40 ? 1,3?1,356 = 22665,02 руб. – для автоматизированного труда
Ззп = 30000,06 ? 1,3?1,356 = 52885,06 руб. – для ручного труда
По формуле 5 определим фонд времени работы оборудования:
Fэф=264?8= 2112 часов.
Рассчитаем амортизационные отчисления по применению оборудования:
Для проекта:
g1 = 1;
a1 = 10;
t1 = 90?8=720 часов;
Cb1 = 15200 руб.
Сумма амортизационных отчислений для проекта составит:
Са = 0,01??(15200?10?1?720) / 2112? = 518,18 руб.
По формуле 7 определим затраты на силовую энергию:
Зэ = 0,23?720?0,12 = 19,87 руб.
Таким образом, затраты на текущий ремонт оборудования для проекта составят:
Зрем = (0,05?15200?720) / 2112 = 259,09 руб.
Расчет эксплуатационных затрат для проекта и ручного учета по статьям представлен в таблице 5.
Таблица 5
Расчет эксплуатационных затрат для проекта и аналога.
Таким образом, эксплуатационные затраты составят:
Для проекта Зтек = 23462,16 руб.
Для ручного труда Зтек = 52885,06 руб.
Расчет экономического эффекта приведен в таблице 6
Таблица 6
Расчет экономического эффекта.
Фактический коэффициент экономической эффективности разработки составит:
EMBED Equation.3
Сопоставим его с нормативным значением коэффициента эффективности капитальных вложений Ен = 0,33:
Так как Еф = 2,89 > Ен, то разработка и внедрение разрабатываемого продукта является эффективным, т.е. эффект от использования данной системы окупает все затраты, связанные с проектированием и эксплуатацией. В таблице 7 представлено экономическое обоснование разработки и внедрения предложенного проекта.
Таблица 7
Сводная таблица экономического обоснования разработки и внедрения проекта.
Проделанные расчеты показывают, что внедрение разработанной информационной системы имеет экономическую выгоду для предприятия.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
При проведении исследования и анализа темы «Бухгалтерский учет как информационная система» сделаны следующие выводы:
1. Правила учета постоянно меняются, все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции. Бухгалтерская программа должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно модифицировать.
2. Вручную вести учет в современной бухгалтерии если и возможно, то уж точно нерационально. Главное, выбрать наиболее подходящую программу и постараться лучше ее освоить.
3. Правильный выбор программного продукта – один из определенных моментов автоматизации бухгалтерского учета.
4. На предприятии ООО «Контакт» применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета на основе программного комплекса ABACUS Professional, который позволяет накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах и на машинных носителях.
5. Системе ABACUS Professional применяемой на ООО «Контакт» не достаточно быстродействия, т.к. несколько операций, формирование документов, отчетов может занимать достаточно продолжительное время, а при большом количестве работников бухгалтерии, это достаточно большой минус системе.
6. После расчета внедрения новой информационной системы на ООО «Контакт» был сделан вывод, что внедрение разработанной информационной системы имеет экономическую выгоду для предприятия.
Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.
В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур решения бухгалтерских задач.
Комплексные информационные системы высвобождают творческий потенциал специалистов, позволяют планировать материальные, финансовые и трудовые ресурсы, получать информацию, которую без использования подобных систем невозможно отыскать в ворохе цифр, отчетов, сводок [17, c.142-143].
В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему автоматизации бухгалтерского учета, исходя из задач и имеющихся ресурсов.
Для того чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, следует учесть следующие аспекты.
Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.
Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала.
- Принять в штат технического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения.
- Целесообразно предварительно провести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.
В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.
В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.
При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.
Достаточно яркий пример применения автоматизированной формы бухгалтерского учета является ООО «Контакт» - это предприятие со сложным, разветвленным на участки бухгалтерским учетом, который без применения программного комплекса ABACUS Professional вести очень сложно и трудоемко. ABACUS Professional позволил не только упростить бухгалтерский учет на предприятии, но и качественно улучшить его. В настоящее время после внедрения комплексной информационной системы выделилась аналитическая служба, помогающие руководству принимать важные решения, проводить мониторинг ключевых проблем, связанных с финансами, материальными ресурсами, производством, оперативным управлением и инвестиционными проектами.
Таким образом, бухгалтер перестает работать исключительно на внешнюю отчетность и начинает более полно влиять на принятие управленческих решений.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Федеральный Закон в ред.от 10.01.2003г. № 8-ФЗ «О бухгалтерском учете»// СЗ РФ. 2003. №4
2. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению». – М.: ООО «ВИТРЭМ», 2001, - 128с.
3. Приказ Минфина РФ от 30.03.2001г. №26н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01. – М.: Инфра – М, 2001. – 122с.
4. Приказ Минфина РФ от 22.07.2003г. №67н «О формах бухгалтерской отчетности организации».
5. Положение «О безналичных расчетах в РФ» (утв. ЦБ РФ от 12.04.2001г. №2-П)
6. Балабайченко Е.Е., Муштоватый И.Ф. Компьютер для бухгалтера. - М., 2001. - 320с.
7. Брага В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем. Практикум. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2001. – 220с.
8. Болтырева И.С. Специальная функциональность в системах автоматизации учета и управления // Бухгалтерский учет. – 2001. - №6. – 16-22 с.
9. Быкова Н.В. Автоматизация бухгалтерского учета. Лабораторный практикум. – М., 2003. – 80с.
10. Вартанян А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии. // Бухгалтерский учет. – 2000. - №5. – 11-16 с.
11. Глицкий А.Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 320с.
12. Глицкий И.С. Автоматизация учета в России: мифы и реальность // Бухгалтер и компьютер. – 1998. - №2. – 3-10 с.
13. Гулин В. ИТ – проект: спасательный круг или омут? Как не наступить на те же грабли при внедрении автоматизированной системы.// Бухгалтер и компьютер. – 2003. - №9. – 17-24 с.
14. Дубровина Л.А. Автоматизация бухгалтерского учета на основе программы «Бузгалтерия-ИНФИН»// Бухгалтер и компьютер. – 2002. - №1. –15-19 с.
15. Ивлиев М.К. Пошаговая методика обучения автоматизации бухгалтерского учета. – М.: Интеллект-Сервис, 2003. – 123с.
16. Информационные системы бухгалтерского учета / Под ред. проф. В.И. Подольского. – М.: ЮНИТИ, 1998. – 195с.
17. Коцюбинский А.О., Грошев С.В. Руководство для бухгалтера по работе на компьютере. – М.: ЗАО «Изд. Дом «Главбух», 2002. – 304с.
18. Королев Ю.Ю. Классификация программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета. // Компьютеры в бухгалтерском учете и аудите. – 1998. - №2. –35-43 с.
19. Королев Ю. Развитие автоматизированной формы учета // Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №3. – 5-8 с.
20. Олефиренко Б. Комплексная автоматизация – это реально: система на основе «1С: Предприятие» в компании ИТЛВ. // Бухгалтер и компьютер. – 2003. - №6. – 9-12 с.
21. Пищиков С. Единство и борьба противоположностей: бухгалтерские системы и ERP. // Бухгалтер и компьютер. – 2003. - №1. – 31-34 с.
22. Святенко О. Основные принципы работы программы «Турбо-Бухгалтер» // Предприниматель. – 2000. - №8. –20-25 с.
23. Суворова Е. Автоматизация предприятия: когда и как // Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №1. – 15-21 с.
24. Умнова Э.А., Шаниров М.А. Система автоматизированной обработки учетной информации. – М.: Финансы и статистика, 1998. – 246с.
25. Харитонов С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.7. в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета. – СПб.: Элби, 2002. – 250с.
26. Шуремов Е.Л. и др. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: Учебное пособие. – М.: Перспектива, 2001. – 363с.
27. Шуремов Е.Л. Системы автоматизации бухгалтерского учета. – М.: Бухгалтерский учет, 1996. – 256с.
28. Харитонов С. Свежее решение: составление новой бухгалтерской отчетности на компьютере. // Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №2. – 9-13 с
29. Шуремов Е. Конкурс «Бизнес-Софт 2001»: Основные итоги // Бухгалтер и компьютер. – 2001. - №6. – 24-32 с.
30. Чистов Д.В., Порохина И.Ю., Слукин П.А. Новый план счетов в системе компьютерного учета «1С: Бухгалтерия 7.7». – СПб.: Элби, 2001. – 163с.
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
Приложение 1
SHAPE \* MERGEFORMAT Функциональные пакеты прикладных программ бухгалтерского учета Мини-бухгалтерия Интегриро-ванные бух системы Комплексные системы бух учета Корпоративные системы Характеристики систем Ориентация на размер предприятия Малые Малые, средние Средние, крупные Средние, крупные Организационная форма Локальные АРМ Локальные АРМ Локальные вычислительные сети Локальная вычислительная сеть бухгалтерии Локальная вычислительная сеть предприятия Автоматизация функций управления Синтетический бухгалтерский учет Комплексный бухгалтерский учет, аналити-ческий учет по некоторым участкам Комплексный бухгалтерский учет по всем участкам учета Комплексная автоматизированная обработка всех функций управления, включая бухгалтерский учет
Рис. 1. Классификация бухгалтерских автоматизированных систем
Приложение 2
Таблица 1
Цены на бухгалтерские программы для "средних" предприятий
(**) - По мнению консультантов, при наличии у клиента сети, объединяющей 10 и более рабочих мест, имеет смысл использовать другую SQL- версию 1С:Предприятие.
Продолжение приложения 2
Таблица 2
Изменение цены на бухгалтерские программы для "средних" предприятий за три года
Приложение 3
Учетные регистры Инвентарная карточка Картотека МБП Картотека векселей Остатки средств по счетам Журнал учета хозяйственных операций Дебиторская/ кредиторская задолженность
Средства оперативного контроля. Отчетные документы Главная книга Кассовая книга Баланс
Ведомость аналитического учета
Оборотные ведомости
Пользовательс-кие отчеты
Рис. 3. Использование и формирование отчетных документов
