ВВЕДЕНИЕ
Значительная часть российских предприятий, переживших все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее, оставшихся на плаву, перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определенный опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.
Первичный учет является базой бухгалтерского учета, результаты анализа состояния первичного учета на 70-80 % можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии.
Необходимость планирования, надлежащего учета и контроля всех имеющихся на предприятии ресурсов наряду с пониманием того, что деятельность его должна быть прозрачна, обусловили повышение требований к системе, поставляющей оперативную и достоверную информацию для принятия решений. Однако на многих крупных предприятиях потребности руководства в такой информации не удовлетворяются, что негативно сказывается на общей эффективности управления.
Таким образом, организация первичного учета является в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения в любой организации.
Проанализировать и оценить эффективность функционирования системы организации первичного учета на конкретном предприятии является целью данной работы.
Для достижения поставленной цели, на наш взгляд, необходимо рассмотреть значение документации предприятия для бухгалтерского учета; систему организации первичного учета и документооборота; а также организацию первичного учета бухгалтерского учета.
Необходимо рассмотреть организацию первичного учета, действующую в организации, получающей основной доход от оптовой торговли, имеющей в настоящей работе наименование Общество с ограниченной ответственностью «ПОРТАЛ».
Проанализировано несколько ошибок первичного учета на исследуемом предприятии, приведено несколько примеров, а также приведены рекомендации по их исправлению.
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Руководители различного рода структур, являющихся собственниками документов негосударственной части Архивного фонда России, далеко не всегда учитывают установленные государством правила ведения делопроизводства и порядок сдачи документов на государственное хранение.
Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах.
Возможность подобного анализа предоставляет, в свою очередь, изучение учебной и другой специализированной литературы.
Так, практикум бухгалтера под редакцией Борисова А.Н. «Первичные документы: оформление, использование, хранение, выбытие» [14] дает представление о роли, которую играет первичный учет в системе бухгалтерского учета. Знакомит читателя с теорией организации первичного учета, терминами и основами оформления, исправления и хранения документов.
Книга Климовой М. А. «Делопроизводство в бухгалтерии» [18] раскрывает понятие документооборота и его значение в организации первичного учета, однако, очень поверхностно, и составлена книга не как научный труд, а как сборник нормативных актов по делопроизводству, в которых практически изменена только последовательность изложения материала, с цитированием нормативных документов целыми абзацами.
Практикум бухгалтера, написанный Ланиной И.Б. «Первичные документы в бухгалтерском и налоговом учете» [19], в подробностях описывает учет по участкам бухгалтерского учета с приложением примеров заполнения и использования унифицированных форм учетной документации, где также приводятся примеры составления неунифицированных документов. Данная книга также содержит цитаты целых абзацев нормативных документов (ПБУ и других), однако к каждой такой цитате есть дополнения и обоснования.
Актуальность исследования настоящей работы состоит в том, что основа любой системы бухгалтерского учета – первичные документы, а бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция фиксируется документом. Первичный бухгалтерский документ – письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации. На этом фундаменте строятся этажи здания – учетные регистры. Учетные регистры – это специальные формы, приспособленные для регистрации и группировки сведений о хозяйственных операциях, т.е. это обобщающие документы, свидетельствующие о наличии средств у организации и об операциях с ними. И, наконец, итогом строительства является крыша здания – отчетность организации (баланс и другие формы).
Если неправильно положен или отсутствует хотя бы один кирпичик в фундаменте здания, то такое здание может рухнуть. Поэтому к учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые в таком случае будут иметь юридическую силу.
Целью данной работы является отображение первичного учёта как самостоятельной, требующей исследования системы.
Основными задачами являются:
раскрытие структуры системы организации первичного учёта и цель её функционирования, а также функции и задачи входящих элементов;
рассмотрение понятий и классификаций документов, требований к их оформлению;
рассмотреть организацию первичного учёта в ООО «ПОРТАЛ»;
систематизировать типичные ошибки, свойственные организации и ведению первичного учёта на различных участках хозяйственной деятельности предприятия;
предложить пути совершенствования первичного учёта непосредственно для ООО «ПОРТАЛ».
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, приложения.
Методологической базой выполненной работы являются нормативно правовые акты Российской Федерации, специальная литература, исследования отечественных ученых, статистическая и отчетная информация по теме исследования.




ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
Понятие и значение первичного бухгалтерского учета и документооборота
Общеизвестно, что первичный учёт являет собой полноценную составляющую бухгалтерского и управленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт традиционно представлен как начальная стадия учётного процесса. Она включает «документирование операции (т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив». Вместе с тем многие специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние. В качестве примера можно применить определение первичного учёта, которое даёт З.В. Кирьянова: «первичный учёт представляет собой единую, повторяющуюся во времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления – её передачи и первоначальной обработки».
В частности, в упомянутой уже работе З.В. Кирьяновой говорится о том, что система первичного учёта служит «основой организации всей системы бухгалтерского учёта и используется как информационная база для оперативного экономического анализа деятельности…предприятия» [17, с. 10].
Современная информационная система – это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учётный документ, отражающий бизнес процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75% компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации [22, с. 39].
Кроме того, анализируя любую систему, необходимо определить, какие подсистемы ей принадлежат, так как именно анализ каждой подсистемы и её связей с другими подсистемами делает возможным анализ эффективности самой системы с точки зрения преследуемых ею целей. Всё это в равной степени относится и к системе первичного учёта. Нельзя, к примеру, за счёт только повышения качества оформления первичных учётных документов повысить эффективность системы первичного учёта, хотя, надо отметить, что ненадлежащее оформление документа грозит значительным увеличением риска неэффективности всей системы учёта (т.е. не только первичного учёта, но и финансового учёта вообще). Иными словами, улучшение качества документации в целом положительно повлияет на некоторые характеристики, определяющие эффективность функционирования системы первичного учёта в целом, однако велика вероятность того, что другие элементы системы могут отрицательно воздействовать на деятельность этой системы.
Исследуя систему, необходимо иметь чёткое представление о поставленных перед ней целях и задачах, а также о качественном уровне их достижения и выполнения. Не вызывает сомнения тот факт, что неправильный выбор целей при создании системы приводит к тому, что решаются не те проблемы, что должны решаться. Это может привести к гораздо большему ущербу, чем применение неэффективной системы для достижения правильно выбранных целей.
В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция оформляется документом. Документ в переводе с латинского языка означает свидетельство, доказательство. Таким образом, первичный документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации [10, c.12].
Документ – письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ – основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учётно-вычислительных работ в последнее время, но ещё более возросло.
Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи [10, c. 14].
К учету принимаются только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу. Налоговый учет обязаны вести все организации. Он тоже основывается на первичных документах, но сгруппированных в соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ.
К первичным документам относятся:
Официальные документы – заказы, акты сдачи-приемки. Платежные документы, договоры с поставщиками и покупателями и другие, на которых имеются подписи руководителя и главного бухгалтера и печати организации.
Внутренние распорядительные документы – приказы, распоряжения, приходные, расходные кассовые документы, накладные на приход и расход материальных ценностей, реализацию, лицевые счета по оплате труда и многие другие, заполненные на утвержденных бланках унифицированных форм Госкомстата России подписанные уполномоченными лицами [19, с. 10].
Справки, расчеты, составленные непосредственно бухгалтером, такие, как расчет рентабельности, расчет издержек производства реализованной продукции, расчет отпускных, исправительные записи.
В учете документы классифицируют по следующим признакам:
- по месту составления;
- по назначению;
- по объему содержания информации.
По месту составления документы делят на внутренние и внешние.
Внутренние документы составляются внутри предприятия, ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия (приходные и расходные кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основных средств) [19, с. 11].
Внешние документы составляют вне данного предприятия, ими оформляются операции, совершаемые между предприятиями (накладные от поставщиков, акты приемки-сдачи работ).
По назначению документы подразделяются на: распорядительные, оправдательные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления.
Распорядительные документы содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции, но не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете (приказ на выплату премии, о приеме на работу и т.д.).
Оправдательные документы подтверждают факт совершения определенных действий и обоснованность их совершения. Они служат основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете (авансовый отчет, накладная, расчетная ведомость по заработной плате).
Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных и оправдательных документов. Такой документ содержит информацию о распоряжении на проведение операции и подтверждение факта ее совершения (расчетно-платежная ведомость на зарплату или расходный ордер: с одной стороны распоряжение на выдачу денег, с другой – подтверждение факта их получения) [13, c. 38].
Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Предназначены только для целей бухгалтерского учета (бухгалтерская справка).
По объему содержания информации документы делят на первичные и сводные.
Первичные документы являются основой для записей в бухгалтерском учете, их составляют в момент совершения операции. В свою очередь, они делятся на разовые (составляются отдельно по каждой операции – накладная на отпуск материалов) и накопительные (отражают несколько операций за определенный период – лимитно-заборная карта).
Многопозиционные документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их – в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта [13, c.40].
Сводные документы группирую на однородные по экономическому значению первичные документы (кассовые, товарные, материальные отчеты).
В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, т.е. документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т. д.).
К общим функциям документа относятся:
информационная – любой документ создаётся для сохранения информации, так как необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа;
социальная – документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порождён той или иной социальной потребностью;
коммуникативная – документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами различных организационных структур.
К специфическим функциям документа относятся:
управленческая – документ является инструментом управления;
правовая – документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.
С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений [15, c. 26].
Становится возможным дать правовое обоснование фактов хозяйственной жизни. Они являются одним из главных источников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана [15, c.26].
Материальным носителем документа могут выступать учётный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учётная информация.
Учётный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит – единая, неделимая, строго оговорённая часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т.п [14. c. 218].
Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учётный документ должен быть составлен и принят к учёту по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом РФ.
Перечень таких форм первичных учётных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учёта.
Множество первичных документов образуют фундамент здания, который называется «бухгалтерский учет». На этом фундаменте стоят этажи – учетные регистры – специальные формы, приспособленные для регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операциях, т.е. это обобщающие документы, характеризующие наличие средств предприятия и операции с ними. Итогом является отчетность предприятия (баланс и другие формы) [18, c. 32].
Не вызывает сомнения тот факт, что первичный учёт действительно является «первичной стадией» бухгалтерского учёта, однако кроме того, - это основа управленческого учёта, база для текущего экономического анализа, предмет внутреннего и внешнего контроля.
Документирование – первый элемент метода бухгалтерского учета. С него начинается процесс обобщения данных о хозяйственной отчетности.
Документирование – способ отражения (регистрации) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей.
Документация – оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётные регистры и бухгалтерская отчётность [18, c. 33].
Создание первичных учетных документов или получение их от других предприятий, принятие их к учету, обработка, передача в архив называется документооборотом.
В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте
Организация документооборота подразумевает:
- разработку форм первичных документов случаях, когда нет аналогичных унифицированных форм;
- доработку унифицированных форм (при необходимости);
- разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности;
- создание графика документооборота;
- определение механизма принятия к учету;
- выбор системы обработки документов;
- порядок хранения и уничтожения документов.
Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а так же всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Он должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении [17, c. 21].
К Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Минфина СССР от 29 июля 1983г. №105, приведен пример графика документооборота [19, с. 11].
Разрабатывает график документооборота, так же как и учетную политику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности.
Работники предприятия создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на их участках первичные нетиповые документы. Эти первичные документы так же должны быть утверждены в приложении к учетной политике.
Контроль за соблюдением графика документооборота исполнителями по предприятию осуществляет главный бухгалтер.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а так же за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы [19, с. 12].


Нормативно-законодательное регулирование первичного
бухгалтерского учета
Единые правовые и методологические основы ведения первичного учета в организациях установлены Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н, и другими законодательными и нормативными актами.
Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета [15, c.58].
Правительство Российской Федерации Постановлением от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Оно также обязало Госкомстат России и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации [15, c. 59].
Указанный Порядок был утвержден Постановлением Госкомстата России и Минфина России от 29.05.1998, 18.06.1998 N 57а/27н.
В соответствии с этим Порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
Внедрение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории Российской Федерации как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно - распорядительным документом организации.
В 1997 - 1999 гг. утверждено 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:
- Постановлением Госкомстата России от 29.09.1997 N 68 - по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;
- Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а - по учету труда и его оплаты; по учету основных средств и нематериальных активов; по учету материалов; по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов; по учету работ в капитальном строительстве;
- Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 - по учету работы строительных машин и механизмов; по учету работ на автомобильном транспорте;
- Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 - по учету результатов инвентаризации; по учету кассовых операций;
- Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 - по учету торговых операций;
- Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66 - по учету продукции, товарно - материальных ценностей в местах хранения;
- Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100 - по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно - строительных работ. (Этот раздел является дополнением к формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 03.10.1997 N 71а) [14, c 118].
Указанные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации.
Унифицированная система первичной учетной документации является только одной из унифицированных систем документации (УСД). В частности, Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 01193 (ОКУД), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299, наряду с унифицированной системой первичной учетной документации (класс 0300000) помимо прочего включает следующие УСД:
- унифицированную систему организационно-распорядительной документации (класс 0200000);
- унифицированную систему банковской документации (класс 0400000);
- унифицированную систему финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (класс 0500000).
Проектирование унифицированных форм первичной учетной документации осуществляется Научно - исследовательским и проектно - технологическим институтом Госкомстата России (НИПИстатинформ Госкомстата России), который является официальным исполнителем данного направления работ.
НИПИстатинформ Госкомстата России при разработке унифицированных форм первичной учетной документации проводит экспертизу действующих законодательных актов, нормативно - методологической документации и на их базе определяет необходимый состав реквизитов, который систематизируется и формируется в соответствии с действующими стандартами (ГОСТами) [14, c. 123].
Разработка форм осуществляется с привлечением специалистов соответствующих федеральных органов исполнительной власти, профильных организаций Москвы.
Утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы первичной учетной документации регистрируются в общероссийском классификаторе управленческой документации. Им присваиваются коды ОКУД, которые проставляются отдельным реквизитом в верхнем правом углу форм. После этого унифицированные формы выпускаются отдельными альбомами (по разделам учета), которые, кроме форм, содержат краткие методологические указания по их применению и заполнению [13, c. 72].
Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Порядком, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, в соответствии с которым в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается [13, c. 68].
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанные в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
По общему правилу, закрепленному в п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Пункт 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» также допускает использование при первичном документировании форм документов, не являющихся унифицированными. Такие документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершениехозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Правила п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» воспроизведены в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н. В пункте 13 названного Положения также предусмотрено, что в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты [2].
Минфин России в письме от 1 августа 2001 г. № 16-00-14/364 также дал следующие разъяснения: в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утверждены Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается:
- вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации;
- организацией может быть разработана и утверждена организационно-распорядительным документом организации форма первичной документации в случае отсутствия формы в альбоме унифицированных форм Госкомстата России.
Положения п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» воспроизведены также в п. 9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденные приказом Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. № 86н/БГ-3-04/430. Документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
при оформлении от имени юридических лиц — наименование организации, от имени которой составлен документ, ее ИНН;
при оформлении от имени индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество, номер и дата выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, ИНН;
при оформлении от имени физических лиц — фамилия, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства, ИНН, если он имеется [14, с. 7].
Перечень обязательных реквизитов для документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, установлен в целях обеспечения возможности проверки достоверности сведений, указанных в первичных документах. Прямое указание на это содержится, в частности, в п. 9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей [14, c. 8] .
Пересмотр первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и иных документов, относящихся к унифицированным системам бухгалтерской учетной и отчетной документации, предусматривался в качестве одного из направлений реформирования системы бухгалтерского учета в Программе реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности, утв. постановлением Правительства РФ от 6 марта 1998 г. № 283.
Норма п. 6 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» предусматривает, что для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы [14, с. 8].
Отсутствие или неправильное оформление первичных учетных документов делает необоснованным отражение хозяйственной операции, описанной в этом документе, в бухгалтерском или налоговом учете.
Например, отсутствие первичных документов, счет-фактур, регистров бухгалтерского учета трактуется ст. 120 НК РФ как «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов объектов налогообложения» [18, с. 117].
Если правила нарушены в одном налоговом периоде, то предусмотрен штраф с юридического лица в размере пяти тысяч рублей, если в нескольких – пятнадцати тысяч рублей. Если же такое нарушение повлекло и занижение налоговой базы (например, неправильно оформленный акт приемки-сдачи работ), то штраф составит 10% суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей.
В случае отсутствия какого-либо документа на момент налоговой проверки к предприятию может быть применен штраф, предусмотренный ст. 126 НК РФ: «Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными агентами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ» [1, c. 108].
Помимо штрафа с юридического лица могут быть применены и меры административного воздействия к должностным лицам организации, ответственным за это.
Поскольку федеральным законодательством ответственность за ведение бухгалтерского учета возлагается на главного бухгалтера, штрафные санкции за его нарушение будут в основном полагаться лично главному бухгалтеру.
Практически все нарушения, за которые к нему могут быть применены меры административного воздействия, содержатся в Кодексе РФ об административных правонарушениях. Так, в ст. 15.11 указано: «Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере 20-30 минимальных размеров оплаты труда».
Следует иметь ввиду, что в этом случае под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается искажение:
- сумм начисления налогов и сборов не менее чем на 10%;
- любой статьи (сроки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.
В ст. 15.6 КоАп РФ говорится: «За непредставление документов или сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, на должностных лиц налагается административный штраф в размере от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда».
За повреждение и хищение документов, штампов, печатей полагается уголовная ответственность. В соответствии со ст. 325 УК РФ «похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев, либо исправленными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года» [15, 114].
За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организации, а так же на юридических лиц может быть наложен штраф.
В частности:
- нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации – от трех до пяти МРОТ (ст. 13.20 гл. 13 КоАП РФ);
- неповиновение распоряжениям представителей Росархива, а также воспрепятствование осуществлению ими служебных обязанностей (например, не пропустили их на территорию предприятия) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации – от десяти до двадцати МРОТ (ст. 19.4 гл. 19 КоАП РФ);
- неустранение в указанный срок отмеченных нарушений влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от десяти до двадцати МРОТ или дисквалификацию на срок до трех лет; на юридических лиц – от ста до двухсот МРОТ (ст. 19.5 гл. 19 КоАП РФ) [18, c. 19].
1.3. Основные положения и требования к первичному бухгалтерскому учету и документообороту
Первичный документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации.
Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:
Составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;
Передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;
Проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;
Обработка документа в бухгалтерии:
- таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в общий денежный измеритель.
- группировка – подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);
- контировка – указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
Сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров [19, с. 12].
Основные требования к документам изложены в федеральном законе по бухгалтерскому учету и в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983г. №105) по согласованию с ЦСУ СССР.
Согласно бухгалтерскому законодательству первичные документы необходимо оформлять на типовых бланках. Для большинства хозяйственных операций Госкомстат России разработал типовые (унифицированные) бланки первичных документов. Формы документов, используемых при безналичных расчетах, утверждает Центральный банк РФ.
Разрешается включать в типовые бланки дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, основание для выполнения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.д.) и прочие реквизиты, необходимые для оформления конкретной хозяйственной операции. Исключения составляют документы по учету кассовых операций и безналичных расчетов, т.е. никаких изменений и дополнений в них носить нельзя [19, с. 7].
Если для какой-либо хозяйственной операции типовой бланк не предусмотрен, организация может разработать его самостоятельно. Формы самостоятельно разработанных документов обязательно утверждаются в приложении к приказу об учетной политике предприятия.
Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты:
- наименование документа, которое заключает финансово-экономическое содержание хозяйственной операции, отражаемой бухгалтером. Бухгалтер не должен заполнять первичные документы с нечетким наименованием или при его отсутствии, а так же принимать от граждан или сторонних организаций документы с отсутствующим или нечетким наименованием.
- дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. При отсутствии даты становится непонятно, в какой момент должна быть отражена в учете хозяйственная операция, которая описана в первичном документе. В этом случае может быть неправильно определена налоговая база.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – это дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Оформляется дата документа арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц указывают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами:
ДД.ММ.ГГГГ
Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится нуль [19, с. 7].
- наименование организации, от имени которой составлен документ. Этот реквизит позволяет определить принадлежность документа к той или иной организации.
- содержание оформленной хозяйственной операции.
- измерители осуществляемой хозяйственной операции. Их три – натуральные, трудовые и денежные.
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Право на совершение определенных хозяйственных операций обычно входит в должностные обязанности конкретных должностных лиц. Поэтому указание должности необходимо для контроля за правомерностью совершения операции.
В соответствии с п. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Утверждение этого перечня оформляется приказом по предприятию. Отсутствие в первичном документе какого-либо обязательного реквизита является нарушением правил ведения бухгалтерского учета.
В пункте 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» также установлено, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами [14, с. 233].
Записи должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств компьютеризации, что должно обеспечить сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Запрещается использовать простой карандаш. Не принято заполнять документы пастой зеленого или красного цвета. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку [16, c. 101].
Итоговые данные в первичных документах указывают цифрами и прописью, причем суммы прописью пишут с заглавной буквы, что бы исключить возможность подделки документа.
Сроки составления первичных учетных документов должны осуществляться либо в момент совершения хозяйственной операции, либо сразу после нее.
В соответствии с п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке. Там же установлено, что первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык [14, с. 231].
В соответствии с ч. 1 ст. 68 Конституции РФ государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык.
В пункте 7 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
В случае если первичные и сводные учетные документы составляется на машинных носителях информации, то в соответствии с п. 7 cт. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию налоговых органов и других органов, осуществляющих контроль соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.
В соответствии с ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе [14, с. 240].
Во всех первичных документах (кроме кассовых и банковских) не допускаются неоговоренные исправления. Ошибки в документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы, и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, что бы можно было прочитать исправленное. В первичном документе исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью всех лиц, подписавших документ, а так же проставлена дата исправления [16, c. 88].
В кассовых и банковских первичных учетных документах (ПКО, РКО, ПП, ПТ и др.) исправления не допускаются. Поэтому если в них все-таки была сделана ошибка, документ следует переделать заново. В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть в обязательном порядке оговорены и заверены подписями кассира и главного бухгалтера. Подчистки в кассовой книге не допускаются.
Как установлено в ч. 1 ст. 5 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений; информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.
В соответствии с ч. 2 этой же статьи информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа) [14, с. 244].
Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны находиться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность [19, с. 12].
Первичные документы за текущий месяц, относящиеся к одному учетному регистру, хранятся в хронологическом порядке в отдельной папке.
Сроки хранения различных документов устанавливает Федеральная архивная служба РФ (Росархив), которая с 6 октября 2000г. утвердила Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Срок хранения всех бухгалтерских документов – не менее 5 лет. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
В статье 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для уплаты налогов, а так же документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение трех лет.
Тем не менее, здесь нет никакого противоречия, так как в Налоговом кодексе РФ говорится о документах, необходимых для целей налогообложения, а в законодательстве о бухгалтерском учете – о документах, необходимых для целей бухгалтерского учета. Этот же взгляд отражен в письме Минфина России от 9 февраля 1999г. №04-01-10 [18, c. 116].
Документы, отобранные на постоянное или временное хранение, оформляются в соответствии с правилами работы архивов организаций.
При подготовке документов для передачи в архив необходимо:
- вынуть документы из папки, убрать все скрепки и другие металлические предметы (булавки и т.п.)
- проверить хронологию. Она должна быть строгая – прямая (с января по декабрь, вместо образовавшейся в течение года – с декабря по январь).
- пронумеровать все документы простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Исправление номера листа не допускается. В случае допущенной ошибки старый номер зачеркивается, а рядом ставится новый. Нумерация делается арабскими цифрами. Лист-заверитель и лист-опись в общей нумерации не участвуют. В сшитой пачке должно быть до 250 страниц или до 4 см.
- составить опись документов. Она кладется сверху пачки. Листы описи имеют собственную нумерацию.
- составить лист заверитель с надписью «В деле подшито … листов». Количество листов дела указываются цифрами и прописью. Количество листов описи приплюсовывается к общему количеству листов дела через знак «+». Лист-заверитель, который прикладывается с конца дела, подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Заверительная надпись не должна быть оформлена ни на оборотной стороне последнего документа, ни на обложке дела [18, c. 117].
- создать переплет, надев твердую картонную обложку. Документы прошиваются суровыми нитками в четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
- составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй – в архив, третий – оставить у исполнителя).
В соответствии с правилами работы архивов организаций документы, образовавшиеся в результате деятельности организации в течение года, после их составления должны храниться в структурных подразделениях еще один год. По прошествии года проводится обработка документов с целью определения их на хранение в архив или к уничтожению [19, с. 17].
Уничтожаются документы временного хранения при следующих условиях:
- в организации должна быть создана экспертная комиссия для организации и проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение;
- комиссией составляется акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению;
- перечень документов к уничтожению должен быть согласован с местным архивом, на перечне документов должен быть гриф одобрения архива;
- должна пройти внешняя ревизия;
- документы уничтожаются путем сдачи их в соответствующие организации на переработку (утилизацию). Передача документов оформляется приемосдаточной накладной.
В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов [19, с. 18].




ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ДОКУМЕНТООБОРОТ В ООО «ПОРТАЛ»
Организационно-экономическая характеристика предприятия
ООО «ПОРТАЛ»
Общество с ограниченной ответственностью «ПОРТАЛ» образовалось в 2002г. Форма собственности – частная.
Предприятие создано в соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 N 14-ФЗ. В своей деятельности предприятие руководствуется Законами Республики Башкортостан, другими нормативными актами РБ и РФ, действующими на территории РБ. Предприятие несет самостоятельную ответственность за нарушение законодательства по налогообложению, пенсионного, статистического и другого действующего законодательства РБ и РФ. Управление предприятием осуществляется в соответствии с Уставом на основе принципов самоуправления трудового коллектива генеральным директором, исполнительным директором, главным бухгалтером. Генеральный директор осуществляет руководство текущей деятельностью предприятия на основе единоличия в рамках компетенции и прав, определенных Уставом (Приложение 11), решениями ООО «ПОРТАЛ», Совета директоров. Основной вид деятельности: оптовая торговля продуктами питания. Основной ассортимент товаров для оптовой торговли: мука, крупы, растительные и животные масла, консервы, майонезы, кондитерские изделия и др. Географический район обслуживания – территория РБ.
ООО «ПОРТАЛ» имеет собственные ресурсы:
- человеческий (работники предприятия);
- капитал (уставной капитал, сформированный из взносов учредителей и основные фонды);
- технологии проведения маркетинговых исследований, осуществление оптовых продаж на рынке РБ;
- информацию о потребностях потребителей, конкуренции на рынке продуктов питания.
Основные цели создания предприятия ООО «ПОРТАЛ» можно условно разделить на внутренние и внешние.
К внутренним целям предприятия следует отнести:
- получение прибыли от осуществляемой предприятием деятельности (что в первую очередь подразумевает получение доходов учредителями предприятия);
- получение стабильного дохода в виде заработной платы наемным работникам предприятия.
Внешние цели предприятия:
- занять нишу между производителями и потребителями;
- обеспечить потребителя качественной продукцией.
Сфера проводимых маркетинговых исследований:
- потребительский рынок продуктов питания;
- основные потребности предприятия розничной торговли.
Для выполнения возложенных задач и деятельности ООО «ПОРТАЛ»:
- изучает и определяет на территории деятельности потребность потребителей в продуктах питания;
- составляет с посредническими организациями договора на поставку продукции;
- разрабатывает и осуществляет мероприятия по совершенствованию организации оптовой и мелкооптовой торговли продукции;
- определяет ассортиментную политику на основании маркетинговых исследований;
- обеспечивает выполнение условий заключенных договоров на поставку товаров розничным торговым предприятиям;
- осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью, обеспечивает сохранность собственности.
- осуществляет бухгалтерский учет и статистическую отчетность, проводит мероприятия, направленные на дальнейшее упрощение и совершенствование учета с внедрением средств вычислительной техники;
- проводит работу по подбору, обучению и повышению квалификации работников и служащих;
- обеспечивает решение вопросов организации труда, режима труда и отдыха, питания на предприятии, социального развития коллектива.
Общество реализует свои товары по ценам, устанавливаемым самостоятельно или на договорной основе, а в случаях, предусмотренных действующими законодательными актами – по регулируемым ценам.
Уставной капитал ООО «ПОРТАЛ» определяет минимальный размер имущества, гарантирующий интересы его кредиторов, составляет 10000 (десять тысяч) рублей, которые вносятся денежными средствами.
В ООО «ПОРТАЛ» могут создаваться фонд оплаты труда, амортизационный фонд, амортизационный фонд, фонд производственного и социального развития, иные фонды. Найм работников ООО «ПОРТАЛ» осуществляется на договорной основе и регулируется законодательством о труде. Формы, системы и размер оплаты труда работников устанавливается директором ООО «ПОРТАЛ», исходя из личного трудового вклада работников с учетом конечных результатов работы.
Организационную структуру ООО «ПОРТАЛ» можно охарактеризовать как одноуровневую линейную (рис. 1.) Она позволяет осуществлять оперативное и эффективное руководство данным предприятием и взаимодействие отдельных служб.

Рис.1. Организационная структура ООО «ПОРТАЛ»
При данной структуре управления сохраняется преимущество линейной структуры виде принципа единоначалия, и преимущество функциональной структуры виде специализации управления. При этом данная структура имеет и ряд недостатков. Во-первых, подобная структура препятствует введению инноваций, и всякие изменения требуют значительных усилий руководства. Во-вторых, сегментация подсистем вызывает их излишнюю замкнутость, что препятствует функционированию организации как единой системы. В-третьих, структура носит централизованный характер, что вызывает перегрузку высшего руководства и требует специального налаживания прямых связей подсистем. Впрочем, вышеназванные недостатки являются несущественными для предприятия со сравнительно небольшим персоналом, каким является. Общая численность работников ООО «ПОРТАЛ» на 1 октября 2007г. составила 115 человек. Структура предприятия основана на специализированном разделении труда, т.е. работа между людьми распределена не случайно. А закреплена за специалистами, способными ее выполнить лучше всех с точки зрения организации как единого целого.
Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, круглую печать со своим наименованием, круглую печать «Для документов», штамп для сертификатов и удостоверений качества, фирменное наименование. Предприятие не имеет представительств.
Место нахождения предприятия (почтовый адрес): Российская Федерация, Республика Башкортостан, 450112, г. Уфа, ул. Цветочная, 3/3. Предприятие имеет два расчетных счета: расчетный счет 40702810800130000016 в Уфимском филиале АКБ МБРР (ОАО) в г. Уфы, к/с 30101810900000000777. Директором ООО «ПОРТАЛ» является Мустаев Альберт Рашидович.
Анализ основных показателей деятельности ООО «ПОРТАЛ»:
ООО «ПОРТАЛ» занимается оптовой продажей товаров торговым предприятиям, населению и частным предпринимателям, которые покупают товары крупным, средним и мелким оптом. Организация имеет транспортный цех с парком машин. Здесь главной функцией обслуживания является доставка товаров поставщикам (покупателям). ООО «ПОРТАЛ» реализует товары, закупая их непосредственно у производителей продукции (заводов-изготовителей). Организация осуществляет товароснабжение своим потребителям на основании их заказов на поставку товара, заключая договор о поставке товара (Приложение 16). Заказ потребителя на поставку товаров может быть доставлен торговым представителем предприятия, почтой, курьером, либо передан по телефону.
По получении заказа потребителя ООО «ПОРТАЛ» приступает к его выполнению, стараясь максимально полно удовлетворить потребности заказчика. Определяется общая стоимость заказа, затем заказ передается на склад. Затем оформляются соответствующие первичные документы.
При доставке грузов заказчику, ООО «ПОРТАЛ» использует собственный транспорт или транспорт коммерческого транспортного агентства на договорной основе, заключая договоры с последними на одноразовое или длительное обслуживание в течение определенного периода времени.
Оплата за поставленный товар осуществляется покупателем путем перечисления денежных средств на расчетный счет организации.
Было проанализировано экономическое состояние предприятия. Для исследования была использована отчетность организации за 2005-2006г.г. (Приложение 1-10). В ООО «ПОРТАЛ» пояснительная записка не была предоставлена, так как в организации данный документ не составляется.
Рассмотрим основные показатели деятельности, которые представлены в таблице 1.
Таблица 1
Основные показатели деятельности ООО «ПОРТАЛ»
Одновременно с уменьшением выручки наблюдается уменьшение показателя себестоимости по сравнению с 2005г., которое связано с уменьшением объема продаж, что говорит о сокращении стремления предприятия повысить свою долю на рынке (рис.2.).



Рис.2. Динамика показателей прибыль (убыток) до налогообложения и чистая прибыть за 2005-2006г.г.
Данные таблицы 1 показывают, что в 2006г. по сравнению с прошлым произошло увеличение общей прибыли от продаж, которое произошло за счет роста валовой прибыли на 1683 тысяч рублей. Коэффициент валовой прибыли (который отражает динамику объема продаж и динамику себестоимости) вырос на 0,019 тысяч рублей.
В 2006 году наблюдается увеличение текущего налога прибыль на 89 тысяч рублей, что уменьшило чистую прибыль. Тем не менее, за счет изменения прибыли до налогообложения, чистая прибыль увеличилась на 246 тысяч рублей (рис. 3).


Рис.3. Динамика показателей прибыль (убыток) до налогообложения и чистая прибыть за 2005-2006г.г.
В результате, несмотря на увеличение суммы налога, предприятие получило увеличение суммы чистой прибыли отчетного года на 157 тысяч рублей по сравнению с прошлым годом.
Среднегодовая стоимость основных средств увеличилась на 36,5 тысяч рублей. Среднесписочная численность работников практически не изменилась.
Анализируя чистые оборотные активы, можно сделать вывод о том, что произошли весьма существенные изменения в соотношениях оборотных активов и краткосрочных обязательств. Отмечается значительное превышение обязательств над оборотными активами. Можно сказать, что в 2005г. предприятие располагало относительно большим объемом средств для обеспечения погашения своих обязательств, по сравнению с 2006г.
Рентабельность продаж в 2006г. увеличилась на 0,003. Рентабельность продаж по чистой прибыли увеличился на 0,00168. Данный показатель показывает долю чистой прибыли на 1 руб. проданной продукции.
Коэффициент текущей ликвидности (показывает какую часть текущих обязательств по кредитам и расчетам можно погасить, мобилизовав все оборотные активы) в 2006г. увеличился по сравнению с 2005г. на 0,133, это значит, что у предприятия увеличились оборотные средства, для того чтобы покрыть свои краткосрочные обязательства.
Коэффициент абсолютной ликвидности предприятия (показывает, какую часть краткосрочной задолженности предприятие может погасить в ближайшее время) 2006г. увеличился по сравнению с 2005г. на 0,078, это говорит о недостаточном наличии денежных средств у предприятия.
Хотя, согласно Федеральному закону от 21.11.2007 №129-ФЗ и приказу Минфина России от 30.12.1999 №107н пояснительную записку могут не составлять:
- субъекты малых предприятий, применяющие в соответствии с законодательством Российской Федерации упрощенную систему налогообложения учета и отчетности и необязанные (обязанные) проводить независимую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РФ.
- общественные организации (объединения), не осуществляющие предпринимательской деятельности и не имеющие, кроме выбывшего имущества, оборотов по продаже товаров (работ, услуг).
Организация ООО «ПОРТАЛ» не относится ни к одному виду из приведенных организаций. Бухгалтерия организации этот факт ни как не объясняет.
Отчет об изменениях капитала и движении денежных средств предоставляется в контролирующие органы один раз в год. Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках предоставляются ежеквартально.
2.2. Методика организации документооборота в ООО «ПОРТАЛ»
В ООО «ПОРТАЛ» документооборот представляет собой движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, подразумевая:
- разработку форм первичных документов в случаях, когда нет аналогичных унифицированных форм;
- доработку унифицированных форм (при необходимости);
- определение механизма принятия документов к учету;
- выбор системы обработки документов;
- порядок хранения и уничтожения документов.
Необходимо заметить, что в данной системе организации документооборота ООО «ПОРТАЛ» не указаны такие пункты как – разработка учетных регистров и форм внутренней отчетности и создание графика документооборота, как приложения к учетной политике организации. Так же следует учесть основные условия, в соответствии с которыми организация самостоятельно должна разработать формы первичных документов:
- форма должна быть утверждена приказом руководителя организации в составе учетной политики;
- форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- код формы документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц;
- расшифровки подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.
Система документооборота ООО «ПОРТАЛ» включает:
а) все стадии движения первичных документов:
- создание или получение от других организаций первичных документов;
- принятие к учету первичных документов;
- обработка первичных документов;
- передача в архив принятых к учету и обработанных документов;
б) движение учетных регистров, сформированных по первичным документам: от составления до сдачи в архив;
в) движение форм бухгалтерской отчетности (внутренней и внешней): составление, представление пользователям, сдача в архив;
г) движение форм налоговой отчетности: составление, представление пользователям, сдача в архив;
д) движение форм статистической отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета: составление, предоставление пользователям, сдача в архив.
Организация работы с документацией обеспечивает выполнение ряда функций, таких как:
функция учета документа, которая обеспечивается регистрацией первичных документов, т.е. записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправки или получения;
функция контроля исполнения документа;
функция поиска документации по запросам внутренних и внешних пользователей.
Принятие документов к учету и обработка первичных документов – это элемент документооборота, который обеспечивает выполнение одной из важнейших функций все системы организации первичного учета – функцию учета документа. Фиксирование первичного учетного документа представляет запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания или получения документа. Например, авансовые отчеты сдаются бухгалтеру, который проверяет наличие необходимых реквизитов и заносит все данные в компьютер. Документы в ООО «ПОРТАЛ», обрабатываются ежедневно и по мере их создания.
Это один из самых важных сегментов в системе документооборота, так как именно на данной стадии происходят проверка первичной документации, сортировка и определения места, которое документ должен занять в системе учета. Именно на этом этапе документы разделяются на «первичную учетную документацию» и «первичную оперативную документацию» в зависимости от информации, которую документ в себе несет. Кроме того, на этом этапе отсеиваются документы, оформленные с нарушением установленных правил и требующие замены или дооформления. Немаловажно отметить, что именно эта составляющая системы первичного учета ООО «ПОРТАЛ» очень тесно переплетается с системами бухгалтерского, финансового и управленческого учета, можно даже сказать, что в какой-то степени она плавно перетекает из одной системы в другую.
График документооборота в ООО «ПОРТАЛ» не разработан и фактически документооборот не регламентирован в организации. В организации плохо поставлена система внутреннего контроля за движением внутренней документации. Положение о бухгалтерии так же не разработано.
Как ранее было выявлено в ООО «ПОРТАЛ» отсутствует документально оформленный перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные документы. Перечень этих лиц должен утвердить руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Так как в ООО «ПОРТАЛ» отсутствует данный перечень, следовательно, лица, составившие и подписавшие первичные документы, не несут ответственности за своевременное и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных.
В ООО «ПОРТАЛ» без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не принимаются к исполнению.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером, возглавляющим службу бухгалтерского учета, которая обеспечивает, обработку документов, рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах и на их основе составление отчетности. В бухгалтерии ООО «ПОРТАЛ» работают главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера и бухгалтер-кассир, которые входят в состав материальной группы.
Бухгалтерия предприятия осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия.
Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается, и оформление такого рода документов особенно строго контролируется главным бухгалтером ООО «ПОРТАЛ». Документы, прошедшие обработку, имеют отметку, исключающую возможность их повторного использования.
Вместе с тем, в системе организации бухгалтерского учета в организации обеспечивается точность входящей информации и точность разноски по регистрам бухгалтерского учета, сохранность учетных документов, фиксация необходимых факторов и событий хозяйственной деятельности.
Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на компьютерную обработку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.
Во-первых, бухгалтером документы проверяются по существу, т.е. устанавливается целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом в ООО «ПОРТАЛ» используют метод встречной проверки документов (например, накладных на отгрузку продукции и накладные покупателей на прием этой продукции).
Во-вторых, производится формальная проверка документа, т.е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц участвующих в совершении операции и оформлении документов.
Входящие документы регистрируются в журнале регистрации входящих документов в день поступления. Регистрируются документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, используемые внутри, поступившие из вышестоящих, сторонних и частных организаций или направляемые в другие организации. Нумерация на входящие документы ведется в пределах календарного года. В правом нижнем углу каждого поступившего документа проставляется регистрационный штамп.
В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке (выражению натуральных показателей в денежные измерители и подсчет сумм) и контировке (уточнению счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции).
После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «выдано». Такое гашение документов проводиться для предотвращения злоупотребления путем вторичного использования уже проведенных документов.
Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Бухгалтерский учет организации ведется автоматизированным способом, в основе которого используется журнально-ордерная форма.

Рис.4. Журнально-ордерная форма бухгалтерского
учета ООО «ПОРТАЛ»
В основе журнально-ордерной системы бухгалтерского учета ООО «ПОРТАЛ» лежит принцип накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, что позволяет отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения данных из журналов ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса и открывается на год.
В организации оценка имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях и копейках.
В ООО «ПОРТАЛ» для ведения бухгалтерского (финансового) учета применяется компьютерная форма учета, которая обеспечена программным комплексом. Бухгалтерия предприятия имеет локальную сеть в составе 3 компьютеров, на которых установлено программное обеспечение: программа «1С:Предприятие 7.7» конфигурация «Бухгалтерский учет» и конфигурация «Зарплата + Кадры».
«1С:Предприятие 7.7» конфигурация «Бухгалтерский учет» не допускает счетных ошибок, поэтому база данных создается в результате функционирования программы. Происходит регулярное обновление.
Основными задачами подсистемы «Зарплата + Кадры» является ведение оперативно-справочной информации о субъектах учета, ведение табельного учета, расчет начислений и удержаний, оформление выплат и работа с документами.
Поддерживается возможность формирования сводных документов, справочных ведомостей по зарплате как по организации в целом, так по каждому отделу в отдельности, формирование документов по отдельным работникам.
В данную программу в начале работы вводится информация справочного характера, текущая учетная информация – с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных. Производится обработка учетных данных. Полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран и печать по запросу. Программа ведет сплошной непрерывный взаимоувязанный учет, в различных денежных и натуральных измерениях всех аспектов хозяйственной деятельности предприятия;
В бухгалтерии ООО «ПОРТАЛ» установлена информационно-справочная система «Консультант Плюс», которая периодически обновляется.
В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Так как согласно п. 6.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983г. №105, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия. Документы на предприятии хранятся в соответствии с установленными Главным архивным управлением правилами но не менее 5 лет, а лицевые счета работников предприятия - 75 лет.
С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для этого потребовались бы большие помещения, оборудование, штаты специальных работников, да и найти нужный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов «с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков хранения» (ГОСТ 16.487 – 83).
Рассматривая Учетную политику организации, было отмечено отсутствие графика документооборота, а, следовательно, и отсутствие утвержденного плана хранения документов. Мной был разработан примерный план архива для организации, который может выглядеть следующим образом (Приложение30).
Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от методов их классификации. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел, которая является классификационным справочником. Номенклатура дел закрепляет классификацию исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел, служит основным учетным документом в делопроизводстве.
Ответственным за сохранность документов в ООО «ПОРТАЛ» назначен директор. Уничтожение документов, срок хранения которых истек, осуществляется приказом руководителя (Приложение 15), в соответствии с которым создается экспертная комиссия, в которую входят офис-менеджер, начальник торгового одела, менеджер, и председатель комиссии – главный бухгалтер ООО «ПОРТАЛ».
Документы уничтожаются в соответствии с Актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. По факту физического уничтожения документов экспертная комиссия составляет Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек.
Оценка состояния системы первичного учета в
ООО «ПОРТАЛ»
Для оформления фактов хозяйственной деятельности предприятие применяет типовые формы первичных учетных документов, установленные Государственным комитетом РФ по статистике, Минфином РФ и другими уполномоченными органами. Документы, по которым не предусмотрены типовые формы, разрабатываются предприятием самостоятельно с учетом требований ст.9 Федерального закона от 21.11.1996г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Рассмотрим первичные учетные документы системы бухгалтерского учета ООО «ПОРТАЛ», которые непосредственно связаны с основной деятельностью организации – учетом товаров организации. Их можно поделить на три группы:
- первичные документы, участвующие в приемке товара;
- первичные документы, участвующие в реализации товара;
- первичные документы складского учета;
ООО «ПОРТАЛ» получает товар от заводов-изготовителей по договорам поставки (Приложение 16). Когда по результатам приемки товара на склад организации установлено соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную (Приложение 17), счет-фактуру (Приложение 18), товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.) накладывается штамп ООО «ПОРТАЛ». При оприходовании товара, имеющего количественные и качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика, организация составляет акт «об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей», который является основанием для предъявления претензии поставщику или грузоотправителю, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании. Акты о приемке товаров и сопроводительные документы на товар поступают в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей по дебету счета 41 «Товары».
Для оплаты (предоплаты) покупателем отгрузки организация выписывает счет по форме № 868 (Приложение 19). Для покупателя счет является подтверждением обоснованности платежа, а для ООО «ПОРТАЛ» счет – основание для учета запаса товара на складе и планирование его закупок.
Если организация получает товары по месту нахождения поставщика, делает возврат продукции из торговой точки или получает денежные средства из кассы контрагента, то на имя сотрудника, который будет получать их выписывается доверенность. Выдача доверенности лицам, не работающим в организации, не допускается. Для доверенности предусмотрен типовой бланк по форме №М-2 (утвержденная постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997г. №71а).
В ООО «ПОРТАЛ» отпуск (продажа) товаров отпускается по товарной накладной (Приложение 23), которая составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, и является основанием для списания подотчета материально ответственного лица, а второй передается покупателю, возврат товара осуществляется путем оприходования возвратной товарной накладной (Приложение 22).
Унифицированная форма № ТОРГ-16 в организации применяется как «Акт о списании товаров», применяющийся при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной директором ООО «ПОРТАЛ».
Журнал учета движения товаров на складе (форма № ТОРГ-18) применяется для учета движения остатков товаров на складе, ведется менеджером по складам по наименованиям, сортам и количеству. Товарный отчет составляется в двух экземплярах на основании приходных и расходных документов.
Заказ (форма № ТОРГ-26) применяется для оформления продажи товаров по предварительным заказам с доставкой по указанному адресу на конкретное время и дату. Подписывается лицами, ответственными за прием, отбор, комплектацию, исполнение заказа. Для учета выполнения заказов покупателей организацией ведется Журнал учета выполнения заказов покупателей (форма № ТОРГ-27).
Сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31) применяется для регистрации приходных и расходных документов. Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию для внесения данных в программу «1С: Предприятие», а второй экземпляр остается у материально ответственного лица.
В ООО «ПОРТАЛ» предусмотрено оформление первичных документов налогового учета, который предусматривает дополнительное к бухгалтерскому учету первичное документирование:
- счета-фактуры – как для налогоплательщиков налога на добавленную стоимость;
- налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц – как для налоговых агентов по налогу на доходы физических лиц (Приложение 28);
- карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налогового вычета) – как для налогоплательщиков единого социального налога и плательщиков страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;
- справки бухгалтера – как для налогоплательщиков налога на прибыль организации (Приложение 27).
Рассмотрим первичные учетные документы по расчетам с подотчетными лицами ООО «ПОРТАЛ».
Подотчетными лицами являются работники организации, которым выдаются денежные средства в бухгалтерии для покрытия предстоящих расходов. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы предъявить в бухгалтерию ООО «ПОРТАЛ» отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для подтверждения израсходованных сумм подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет (Приложение 26), который может быть составлен как на бумажном, так и на машинном носителе. Оправдательные документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерией производится списание подотчетных сумм.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в бухгалтерию организации по приходному кассовому ордеру (Приложение 24), перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (Приложение 25).
Данные первичные документы используются в ООО «ПОРТАЛ» при осуществлении хозяйственных и представительских расходов.
Путевой лист, который является основным первичным учетным документом, определяющим показатели для учета работы автомобиля и водителя, а также данные для начисления заработной платы водителю, осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности. Путевой лист выдается водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы.
Рассмотрим первичные учетные документы по банковским операциям ООО «ПОРТАЛ».
Через расчетный счет в банке осуществляется абсолютное большинство расчетных операций предприятия. Безналичные денежные расчеты организация осуществляет в основном с помощью платежного поручения (Приложение 20), платежного требования, чека. Предприятие ведет учет платежных поручений в журнале регистрации платежных поручений, разработанном самостоятельно. За каждый операционный день, в котором банком были произведены операции со счетом организации, банк выдает выписку с расчетного счета (Приложение 21), которая дает достоверную информацию о состоянии счета и движении средств на расчетном счете.
Кассовые операции ООО «ПОРТАЛ» производятся бухгалтером-кассиром, который использует унифицированные формы первичных документов, которые приведены в таблице 2, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. №88.
Таблица 2
Первичные документы по кассовым операциям ООО «ПОРТАЛ»
При документальном оформлении кассовых операций бухгалтер-кассир организации придерживаться следующих требований:
- не допускает применение бланков по устаревшим и произвольным формам;
- производит записи в первичных документах чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;
- контролирует подчеркивание свободных строк в документах;
- контролирует присутствие даты записи на первичных документах, в учетном регистре прошедших обработку, и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;
- все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки «Получено» («Оплачено») с указанием даты (число, месяц, год).
При поступлении денежных средств в кассу ООО «ПОРТАЛ» оформляется приходным кассовым ордером (унифицированная форма №КО-1) (Приложение 24), который выписывается в одном экземпляре бухгалтером-кассиром. Выдача денежных средств из кассы организации производится по расходному кассовому ордеру (форма №КО-2) (Приложение 25). Расходный кассовый ордер (РКО) выписывается в одном экземпляре бухгалтером-кассиром, подписывается руководитель организации и главным бухгалтером и регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3). Каждая страница журнала регистрации разделена на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов, другая для расходных.
Для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе организации применяется кассовая книга (формы №КО-4), которая ведется автоматизированным способом. Листы кассовой книги формируются параллельно «Отчету кассира», как – «Вкладной лист кассовой книги». Нумерация книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Во вкладном листе кассовой книги, последним, за каждый месяц автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последнем за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.
В течение года листы кассовой книги хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года вкладные листы кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителей и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
В данной главе были рассмотрены система документооборота, организация архива и первичные документы, участвующие в основных операциях ООО «ПОРТАЛ».
По полученным данным можно сделать вывод о том, что в организации функционирует система документооборота, в которой не организован порядок хранения документов. В основном все первичные документы имеют унифицированные формы. Самостоятельно разработанных форм организация практически не имеет, так же как графика документооборота и альбома форм первичных документов разработанных для внутренней отчетности. Тем не менее, все производимые операции в ООО «ПОРТАЛ» имеют документальную обоснованность.
Таким образом, система первичного учета и документооборот в ООО «ПОРТАЛ» показывает, что в анализируемой организации постановка аналитической работы функционирования данной системы находится не на должном уровне, что позволило определить основные направления по оптимизации первичного учета и документооборота, которые приведены в следующей главе выпускной квалификационной работы.



ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ПОРТАЛ»
Рекомендации по совершенствованию документации ООО «ПОРТАЛ»
Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все операции предприятия были документально подтверждены. Между тем с подтверждением операций нередко возникают проблемы. Это происходит, потому что документы поступают в бухгалтерию с ошибками, составленными не по той форме, с опозданием или вообще не доходят до работников бухгалтерии.
Для того чтобы не возникало подобных ситуаций, в ООО «ПОРТАЛ» необходимо оптимизировать документооборот между бухгалтерией и другими отделами организации.
При осуществлении оценки организации бухгалтерского учета в организации, изучая документы, регламентирующие учетную политику и документооборот, я пришла к выводу, что правильная организация документооборота является неотъемлемым условием успешной работы бухгалтерской службы. При плохо поставленном документообороте, а тем более отсутствии графика документооборота, теряется ответственность подотчетных работников, идет несвоевременное предоставление отчетных данных руководящему звену и, следовательно, руководство несвоевременно реагирует на происходящие изменения, а так же точное соблюдение графика документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.
Так как единой схемы организации документооборота для предприятий не существует, ООО «ПОРТАЛ» необходимо разработать ее самостоятельно.
К организации документооборота не следует подходить формально, так как от того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете, зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Кроме того, при проведении аудита наличие определенной схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля.
На предприятии ООО «ПОРТАЛ» оптимизировать документооборот необходимо с составления графика документооборота, который предусматривал бы оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы на предприятии, усилению контрольной функции бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации работ. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. Мной был разработан примерный график документооборота, который выглядит следующим образом (Приложение 29). При этом работу по составлению графика документооборота должен организовать главный бухгалтер, а руководитель предприятия утвердить своим приказом.
Разрабатывая собственную структуру графика документооборота необходимо руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. под № 105, который действует по настоящее время.
Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников, в которых должна быть установлена конкретная ответственность работников за соблюдение графика документооборота, четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию.
Как альтернативу можно создать отдельный стандарт «Документооборот в бухгалтерском учете торговых операций», в котором определен порядок оформления первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета. Этот стандарт должен предусматривать возможность формирования этих документов в электронном виде, а также устанавливать общий порядок организации документооборота на предприятии.
Не обязательно знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников. Для каждого сотрудника можно подготовить выписку из графика, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы указанные документы.
Можно поступить и по-другому – один общий график документооборота разбить на несколько более узких, создав несколько локальных актов, регулирующих порядок и сроки представления документов. Во-первых, это общее положение об организации документооборота в ООО «ПОРТАЛ». Во-вторых, положения по документообороту отдельных операций (регламент предоставления документов в бухгалтерию, положение по согласованию и подписанию договоров, положение по торговым операциям, процедура выполнения функций склада и т. д.). В-третьих, регламентировать представления документов по прочим операциям (в том числе авансовых отчетов). При этом для оперативности в ООО «ПОРТАЛ» можно применить электронную систему документооборота. Сначала в централизованную бухгалтерию из других подразделений (или наоборот) документы передаются в электронном виде, проверяются и при необходимости в них вносятся исправления. Окончательный вариант передается уже на бумаге. Как исключения в данной ситуации могут быть документы, поступающие на предприятие извне (накладные, счета-фактуры), сразу передаются в бухгалтерию на бумажном носителе. При этом со всеми действующими на предприятии положениями при желании может ознакомиться любой сотрудник организации, заглянув на сетевой диск организации.
Кроме этого важно добиться от сотрудников четкого выполнения своих обязанностей, регламентированных графиком документооборота и должностными инструкциями. В данном случае возможны варианты, такие как:
- работать по принципу убеждения. На предприятии с небольшим документооборотом это вполне оправданно.
- за несвоевременное представление документов в бухгалтерию предусмотреть определенные штрафные санкции. Просто установить штрафы или понизить зарплату за нарушение сроков представления документов не позволяет Трудовой кодекс РФ. Однако администрация вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе такой вид наказания, как снижение или даже лишение премии для особо забывчивых работников. Например, на основании служебной записки от уполномоченного работника подразделения на имя директора.
Еще как предложение график документооборота не нужно делать частью приказа об учетной политике. Лучше внести в него фразу: «Документирование хозяйственных операций осуществляется в соответствии с графиком документооборота, который руководитель организации утверждает отдельным приказом». Тогда график можно править так часто, как понадобится. В отличие от учетной политики, любые изменения в которой можно применять только с начала очередного года.
Предложения по совершенствованию первичного учета ООО «ПОРТАЛ»
С помощью первичного учета и при соблюдении установленных для надлежащего его ведения правил достигается своевременное и правильное оформление учетных документов. От качества первичного учета зависят результаты анализа данных учета и отчетности, своевременность принятых мер по развитию производственной деятельности и сохранность государственной и общественной собственности.
В ООО «ПОРТАЛ» не зафиксированы типовые (унифицированные) формы документов по отдельным разделам учета и соответствующие специфике деятельности организации.
Также в организацией не утверждены формы документов внутреннего учета, не предусмотренные альбомами унифицированных форм первичных документов, но в организации они применяются в тех случаях, когда унифицированные формы первичных документов не подходят, т.е. в основном используются, как документы предусмотрены альбомами унифицированных форм, которые содержат данные, отображенные в произвольной форме.
Порядок контроля за хозяйственными операциями и другими решениями необходимыми для организации и эффективности системы бухгалтерского учета выглядит следующим образом: все документы проходят через директора и все основные решения по организации бухгалтерского учета принимаются им же.
Единственный учет ведется при поступлении входящей документации, где получатель должен поставить подпись в графе регистрации исходящей документации, или же указать пусть следования документа. Все остальное движение документов основывается на доверии.
Таким образом, в ООО «ПОРТАЛ» плохо составлена система внутреннего контроля за движением внутренней документации, что в последствии может привести к использованию документации не по назначению и в корыстных целях.
Так же в организации отсутствуют перечень измененных форм унифицированных документов, которые тоже используются в работе организации.
Все выше перечисленные говорит о недостатках в постановке организации первичного бухгалтерского учета и контроле организации. Хотя и имеется ревизионная комиссия, но при этом отсутствует должный анализ ведения бухгалтерского учета и соответственно разрабатываемых рекомендаций к нему, ревизионная комиссия не в полной мере справляется с возложенными на нее функциями. Необходимо конечно учесть, что в Уставе организации зафиксированы функции ревизионной комиссии, но при этом инструкции по выполнению контрольных процедур отсутствуют.
Проверка отчетности проводится фиктивно и не несет за собой никаких изменений в финансово-хозяйственной деятельности общества и контрольных рекомендаций, т. е. составление отчетов и выводов носит характер «на бумаге».
Рассмотрев наиболее типичные ошибки и нарушения, свойственные плохо организованной системе первичного учета можно прийти к выводу, что у предприятия существует потребность в конструктивных предложениях по совершенствованию системы первичного учета и внутреннего контроля организации. Сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учету. Во избежание ошибок и нарушений, свойственных данной подсистеме, в ООО «ПОРТАЛ» целесообразно давать детальные инструкции конкретным исполнителям о порядке и сроках регистрации данных на носителе. Целесообразно использовать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей. Контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.), проводимые с постоянно меняющимися членами комиссии, также снижают риск неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.
Массив первичной учетной документации. Совершенствование данной подсистемы подразумевает достижение следующей цели: все документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции, должны иметь юридическую силу. Среди мероприятий, способствующих повышению эффективности этой подсистемы, следует выделить следующие:
- внедрение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, использование которых обязательно для всех сотрудников участвующих в процессе первичного учета. Применение унифицированных форм предупреждает возможные ошибки и нарушения. Так как в основе всей системы бухгалтерского учета лежит документирование хозяйственных операций. Через документы, которыми оформляют каждую операцию, осуществляется сплошная и непрерывная регистрация хозяйственных операций для отражения в бухгалтерском учете. Поэтому особое значение приобретают рационализация и качество первичной документации, которые наиболее полно реализуются в унифицированных формах. Унифицированные формы предназначены для оформления операций однородных, типовых, применяемых в деятельности предприятий и организаций, независимо от их вида деятельности.
- предусматривается, что на основании унифицированных форм будут разрабатываться специализированные формы первичного учета, в которых должны учитываться особенности бухгалтерского учета различных видов деятельности в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997г. N 835 «О первичных учетных документах». Необходима разработка альбома форм внутренних первичных документов и измененных унифицированных документов, утверждение руководством ООО «ПОРТАЛ» и контроль за соблюдением данного утверждения;
- издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;
контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления внутренней и внешней первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за ее несоблюдение);
проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.
Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать четкие инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от других организаций. Это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:
комплектность документации (правильность оформления документов);
сроки предоставления документации;
ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.
На стадии регистрации документов в учетных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать метод «служебных записок» - своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающей порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:
какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;
какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;
какую бухгалтерскую проводку, в каком ученом регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.
Кроме того, риск неполного отражения документов в учетных регистрах снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.
При использовании документов в текущей работе руководству предприятия следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам. Поскольку на предприятии существует автоматизированная система обработки данных, то правильный доступ к данным будет через систему паролей.
Данный подход, более перспективный, так как он подразумевает безопасное использование комплексного программного пакета первичного учета, интегрированного (на уровне экспорта/импорта данных) с бухгалтерской системой. Этот вариант, позволяет выстроить в компании единую систему первичного учета, где отражена специфика предприятия, и избежать при этом постоянных доработок, связанных с изменениями в бухгалтерском пакете и несанкционированным доступом.
Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. Для совершенствования системы первичного учета ООО «ПОРТАЛ» можно предложить как вариант еще один подход к автоматизации, включающий как первичный учет, так и модели бухгалтерского, налогового и управленческого учета, настраивающийся на основе первичного учета и позволяющий получить полностью замкнутый контур автоматизации всего учета на предприятии и в компании со всеми преимуществами такого подхода. Это возможность реализации сквозного учета снизу до верху для любых, самых сложных бизнес-процессов, характерных для систем, оперативное получение себестоимости и прибыли по товарам, клиентам, контрактам и многое другое.







ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении следует отметить, что первичный учёт - это самостоятельная система, требующая надлежащей организации и имеющая свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние. В теории бухгалтерского учета традиционно первичный учет представлен как начальная стадия учетного процесса, которая включает в себя «документирование операций... (т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив». Система первичного учёта является информационной базой для оперативного экономического анализа деятельности предприятия.
Независимо от размеров и получаемых доходов все организации должны документально оформлять хозяйственные и финансовые операции, а так же вести бухгалтерский учет. Документационное обеспечение необходимо в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.
Основная цель системы первичного учёта – это обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта, при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.
Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами. На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи. С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.
Объектом исследования в данной работе являлось ООО «ПОРТАЛ». Целью создания предприятия является – получение прибыли от осуществляемой предприятием деятельности и получение стабильного дохода в виде заработной платы наемным работникам предприятия.
В ООО «ПОРТАЛ» содержится большое количество различных первичных документов: по учёту основных средств, по учёту товаров, по учёту труда и его оплаты, а также по учёту денежных средств, которые составляют систему первичного учёта на предприятии. В целом практически все документы, используемые на анализируемом предприятии содержаться в унифицированных формах, утвержденными Госкомстатом РФ. Также для некоторых документов необходимо создать произвольную форму с использованием обязательных реквизитов, утвержденных законодательством.
Налоговый учёт выдвигает определённые требования к организации первичного учёта. Не соблюдение этих требований ведет к штрафным санкциям и занижению прибыли.
В ходе данной работы было проанализировано экономическое состояние предприятия. Для исследования была использована отчетность организации.
Организация работы с документами в ООО «ПОРТАЛ» – самая важная составляющая системы первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих построение документооборота, использование документации в текущей деятельности организации и хранение документов. Среди задач этой составляющей следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта, защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности документации в соответствии с действующим законодательством.
Анализ типичных ошибок и нарушений, свойственных неэффективно функционирующей системе организации первичного учёта, позволяет сделать вывод о том, что большинство нарушений невозможно исправить «незаметно», и оптимальным способом их исправления является переоформление документации или внесение исправление в первичный документ.
Лучший способ избежания ошибок и нарушений – осуществление организационных мероприятий, направленных на повышение достоверности и оперативности системы первичного учета.
После проведения проверки в ООО «ПОРТАЛ» были предложены следующие пути усовершенствования существующего первичного учёта:
- в организации необходимо оптимизировать документооборот между бухгалтерией и другими отделами организации;
- зафиксировать типовые (унифицированные) формы документов по отдельным разделам учета соответствующие специфике деятельности организации;
самым главным преобразованием в организации должно стать создание графика документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа. ООО «ПОРТАЛ» необходим график документооборота, который предусматривал бы оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учётной работы на предприятии, усилению контрольной функции бухгалтерского учёта, повышению уровня автоматизации и механизации учётных работ;
издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;
контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за её несоблюдение);
проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации;
проверка службами внутреннего контроля правильности оформления внешней документации:
комплектность документации (правильность оформления документов);
сроки предоставления документации;
ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.
на стадии регистрации документов в учётных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать метод «служебных записок»; - своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающей порядок бухгалтерской обработки того или иного документа;
при использовании документов в текущей работе руководству предприятия следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам. Поскольку на предприятии существует автоматизированная система обработки данных, то правильный доступ к данным будет через систему паролей;
организации функционирует система документооборота, в которой не организован порядок хранения документов;
организовать сетевой диск, на котором будут размещены выписки из графика документооборота и должностных инструкций, для постоянного ознакомления сотрудников организации.
В результате проведенной работы, следует отметить, что изначально поставленную цель можно считать достигнутой, то есть задачи, которые необходимо было решить в процессе выполнения данной работы решены – на примере ООО «ПОРТАЛ» изучен документооборот и система первичного бухгалтерского учета исследуемой организации, выявление недостатков и преимуществ данной системы, разработка практически применимых рекомендаций по совершенствованию системы первичного учета и документооборота.
- изучен процесс организации работы бухгалтерской службы в ООО «ПОРТАЛ»;
- проведена экспертиза учетной политики организации ООО «ПОРТАЛ»;
- было проанализировано состояние системы первичного бухгалтерского учета ООО «ПОРТАЛ»;
- изучена методика организации документооборота ООО «ПОРТАЛ»;
- по результатам исследования системы первичного учета и документооборота и на основании полученных данных были даны рекомендации по исправлению выявленных несоответствий.
Мной был разработан график документооборота и план хранения архива для ООО «ПОРТАЛ».
Главному бухгалтеру, возможно, следует дать некоторые рекомендации, с целью недопущения возможных несоответствий в будущем – прежде всего это исправление недочетов учетной политики, бухгалтерской финансовой отчетности, контроль эффективного функционирования документационной структуры, контроль деятельности работников службы бухгалтерии, проведении ежемесячных совещаний, небольших внутренних семинаров с целью повышения профессионального уровня службы бухгалтерии ООО «ПОРТАЛ».



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть I – Федеральный закон от 31.06.1998 № 146-ФЗ и Часть II – Федеральный закон от 05.08.2000г. №117-ФЗ,– М.: Инфра-М, 2006г. – с. 656
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996г.
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98г. № 34н.
Положение по бухгалтерскому учёту «Учёт материально-производственных запасов» ПБУ 5/01. Приказ Министерства финансов РФ №44н от 09.06.2001г.
План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Приказ Министерства финансов РФ №94н от 31.10.2000г.
Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999г. «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учётной документации».
Постановление Госкомстата РФ от 21 января 2003г. №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту основных средств».
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».
Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998г., №88 (ред. от 03.05.2000г.) «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».
Агафонова М.Н. Бухучет в оптовой и розничной торговле, - М.: Бератор, 2006. – с. 496
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. Москва: ЗАО «Бизнес-школа», «Интел-синтез», 2000г. – с. 318
Анодина Н.Н. Документооборот в организации – М.: Изд-во Омега-Л, 2006г. – с. 172
Баскаков М.И. Документы и документооборот в бухгалтерии: Практическое пособие. Москва: ИКЦ « МарТ»; Ростов н/Д.: Издательский дом «МарТ», 2003г. – с. 289
Борисов А.Н. Первичные документы: оформление, использование, хранение, выбытие. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2007г. – 336 с.
Елгина Е. Б. Первичные документы. - М.: Издательско-консультационная компания «Статус-Кво 97», 2004г. – с. 208
Кирьянова З.В. Методологические и организационные основы первичного учета. - М.: Финансы и статистика, 2003г. – с. 288
Климова М.А. Делопроизводство в бухгалтерии. - М.: Издательство РИОР, 2004г. – с. 157
Касьянова Г.Ю., HYPERLINK "http://www.chtivo.ru/chtivo=3&bkid=1104190.htm" Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете. – М.: Издательство АБАК, АРГУМЕНТ ИД – 2007г. – с. 532
Ланина И.Б. Первичные документы в бухгалтерском и налоговом учете 5-е изд. - М.: Омега-Л, 2007г. – с. 201
Ларионов А.Д. Бухгалтерская финансовая отчетность. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005г. – с. 208
Новодворский В.Д., Сабанин Р.Л. Бухгалтерский учет на малых предприятиях. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006г. – с. 296
Подольский В.И., Макарова Н.С. Аудит первичного учёта предприятий. – М.:Юнити-дана, 2003г. – с. 186
Страженова В.И. Анализ хозяйственной деятельности в промышленности. – М.: Финансы и статистика, 2001г. – с. 350
Суглобов А.Е. Бухгалтерский учет и аудит. А.Е. Суглобов. – М.: КНОРУС, 2005г. – с. 496
Журнал «Бухгалтерский учет» №7, 2006г.
Журнал «Бухгалтерский учет» №10, 2005г.
Журнал «Главбух» №5, 2005г.
Журнал «Главбух» № 3, 2007г.
Журнал «Главбух» №23, 2007г.
Журнал «Расчет» №6, 2005г.
Журнал «ЭиЖ-Сибирь» N 42, 2006г.
Финансовая газета «Региональный выпуск» №9, 2005г.