4.АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АНАЛИЗА БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ
4.1 Преимущества автоматизации бухгалтерского учета и основные требования к бухгалтерским компьютерным программам. Критерии выбора бухгалтерской автоматизированной системы.
Бухгалтерский учет - прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров – обеспечивает регистрацию, хранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
В условиях экономической нестабильности и частой смены нормативных актов государства, правил ведения бухгалтерского учета профессия бухгалтера становится все более престижной, а его роль в управление предприятием - ключевой. Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеров постоянно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения действующим законом и учитывать их в практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы, с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уплаты налогов, а с другой – формально не нарушить закон и избежать штрафных санкций.
Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так-то легко получить решение, удобное не для искушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребност в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексов.
Компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера и другие ) с уже сформированными реквизитами предприятия.
Бухгалтерские системы должны уметь :
правильно производить арифметические расчеты;
обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;
осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;
производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;
обращаться к данным и отчетам за прошлые годы.
Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную отчетную деятельность.
Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормативы. При этом система должна уметь легко изменять их по запросу пользователя. Важно, чтобы правильность расчетов проверялась с помощью специальных надежных методов и одновременно результаты заносились во все необходимые документы и таблицы.
В любой бухгалтерской системе должен быть генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов. Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее система для ее пользователя.
Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями ( например, деноминацией ). При таких расчетах должно быть предусмотрено изменение данных во всех предыдущих документах и текущей отчетности.
Рассматривая проблему с позиций системного анализа, нельзя не остановиться на важнейших критериях оценки эффективности внедрения бухгалтерской автоматизированной системы на предприятии. Важный критерий выбора системы – ее функциональная полнота. Система должна уметь выполнять все основные операции учета на предприятии, а также некоторые специфические, характерные для конкретных типов предприятий. Большинство предлагаемых на российском рынке бухгалтерских систем имеют приемлемою функциональную полноту. При этом на первый план выходят другие параметры оценки системы.
Существуют несколько правил выбора информационной системы :
система должна быть понятной . Это возможность понимания принципов ее работы конкретным бухгалтером или другим специалистом;
система должна быть удобной. Это удобный интерфейс с пользователем. Сегодня в России на компьютере работают люди разных специальностей, имеющие различные квалификации, стаж работы, возраст и т.п. Именно поэтому нельзя говорить о том, что данная система удобна для работы в целом. Конкретный пользователь должен определить степень удобности автоматизированной системы для себя, и эта оценка должна быть решающей.
система должна быть надежной. Система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета. В ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намеренной порчи информации. Система должна быть устойчива к сбоям и поломки оборудования.
система должна быть адекватной. Переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях приобретаемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной к текущему положению дел. Возможны по крайней мере два пути решения этой проблемы. Первый путь достаточно традиционен : фирма разработчик готовит новую версию системы, заменяя ею старую. Второй путь предполагает настройку системы в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что она изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая.
Разработчик должен быть “солидным”. Оценка солидности фирмы определяется по нескольким критериям : стаж работы фирмы на рынке, количество проданных и внедренных систем, цена системы, отзывы пользователей уже купивших такую систему и другие.
4.2 Обзор рынка бухгалтерских компьютерных программ.
По результатам анкетирования ведущих российских фирм – разработчиков программ для бизнеса было установлено, что более половины из них (с учетом регионов – около 200 независимых фирм) занимаются, по их собственной оценке, разработкой автоматизированных систем для бухгалтерии. Наиболее известные и популярные российские разработчики автоматизированных бухгалтерских систем – это компания «1С» (серия программ «1С:Бухгалтерия»), «АйТи» (семейство «БОСС»), «Атлант-Информ» (серия «АККОРД»), «ДИЦ» («Турбо-Бухгалтер»), «Интеллект-Сервис» (серия «БЭСТ») и R-Style Software Lab (Универсальная бухгалтерия Кирилла и Мефодия», серия RS-Balance).
Новая версия «1С:Бухгалтерия 7.7» под Windows отличается следующими качествами: значительно расширены возможности ведения планов счетов, поддерживается ведение многомерной аналитики, реализована двухуровневая система регистрации информации о движении средств, производится объединение вводимых проводок в операции, реализован единый механизм построения отчетов. В этой версии имеются более мощные, по сравнению с предыдущими средствами для организации работы «от документа», которые сочетаются с развитыми режимами ручного ввода операций (работа с журналом операций и проводок, типовые операции). В системе версии 7.7 присутствует весь стандартный набор сервисных возможностей системы «1С:Бухгалтерия 7.5».
Бизнес-приложение «БОСС-Финансист», разработанное на основе технологии Oracle для автоматизации крупных предприятий и объединений, включает следующие функциональные модули: «Операции на расчетных счетах», «Кассовые операции», «Подотчетные суммы», «Основные средства», «Сводный бухгалтерский учет» и Финансовый контроллинг». Данный программный комплекс может использоваться на предприятиях любой формы собственности и профиля деятельности, так как позволяет создать распределенную систему, поддерживать любое количество рабочих мест и не накладывает ограничений на объем обрабатываемых данных.
Корпорация «Галактика-Парус» предлагает программу «Парус» под Windows, созданную на базе системы «Парус 4.31» и «парус 5.11». разработка предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различного профиля деятельности. Она позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и финансово-хозяйственную деятельность предприятия, а также основные торговые бизнес-процессы и простейший складской учет. «Парус» под Windows, состоящий из подсистем «Бухгалтерия», «Реализация» и «Склад», может поставляться как целиком, так и в виде отдельных модулей.
Для автоматизации крупных корпораций предлагается программный комплекс «Парус 97», в который помимо стандартных модулей добавились две новые подсистемы – «Консолидация учета» и «Обработка авизо», применение которых дает возможность решать вопросы построения единого информационного поля для российских холдингов и объединений, а также автоматизировать различные бизнес-процессы компаний со сложной, многоуровневой, территориально-распределенной структурой управления.
Система «БЭСТ-4» под DOS является в первую очередь торговой системой, но тем не менее, обеспечивает автоматизацию всех основных участков учета на предприятии (ведение расчетных счетов, кассы и расчетов с подотчетными лицами, учет основных средств и материалов, расчет зарплаты) и может быть успешно использована для автоматизации предприятий любого профиля. Интерфейс системы направлен на пользователя, благодаря чему большинство настроек может быть выполнено пользователем самостоятельно, без привлечения специалистов фирмы-разработчика. «БЭСТ-4» поддерживает автоматизацию и оптовой, и розничной торговли, для каждого вида бизнеса предлагается готовое решение.
«БЭСТ-4» – это многофункциональная многопользовательская система оперативного и бухгалтерского учета с единым информационным полем. Она построена на автоматизации процедуры ввода первичных документов, их таксировки и разноски по счетам бухгалтерского учета. На основе введенных данных генерируются проводки и строятся все необходимые отчеты, вплоть до генерации баланса, его приложений, комплекта налоговой отчетности. В системе ведется многоуровневый аналитический учет.
К особенностям системы относятся: учет на удаленных объектах, взаимодействие с кассовыми аппаратами, оперативный учет товарно-материальных ценностей.
В 1996 году система «БЭСТ-4» заняла 1 место в конкурсе «КомпьюЛогЭкономика-96» в классе «Крупные торговые системы», а в 1997 году признана абсолютным победителем VI Международного конкурса программного обеспечения в области бухучета и финансов категории «Торгово-бухгалтерские комплексы».
Новая система «БЭСТ-ПРО» под DOS предназначена для автоматизации учета и управления, в том числе и во время кризисов.
В заключении следует остановиться на бухгалтерском комплексе нового поколения – «Универсальной бухгалтерии Кирилла и Мефодия» (разработка группы компаний R-Style). Данная система представляет собой высокотехнологичный программный продукт, базирующийся на многолетнем опыте разработки программ для бизнеса (RS-Bank, RS-Balance и др.). программа легко может работать как на автономном компьютере, так и в локальной сети.
Преимущества программы состоят, прежде всего, в простоте управления при одновременном использовании мощных алгоритмов обработки информации, что существенно повышает функциональность системы.
Новая версия «1С: Бухгалтерия 7.7 Проф» сетевая версия под Windows – универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета на неограниченное число пользователей, предназначена для учета наличия и движения средств предприятия. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С:Предприятия", на предприятиях разных направлений деятельности и форм собственности. Конфигуратор позволяет создавать для различных категорий пользователей индивидуальные интерфейсы, включающие пункты меню, панели инструментов, функциональные клавиши. Такой интерфейс обеспечивает быстрый доступ к режимам и функциям программы, которые необходимы пользователям в соответствии с кругом их обязанностей. Возможности конфигуратора позволяют настроить внешний вид программы под практически любые требования пользователей. 1С:Бухгалтерия 7.7 содержит разнообразные средства для связи с другими программами:
Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволяет обмениваться данными практически с любой программой. Встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF. Встроенный язык позволяет управлять работой других программ, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel. В документы и отчеты 1С:Бухгалтерии можно вставлять объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы, размещать в документах и отчетах рисунки и графики.
«1С: Бухгалтерия Проф» предоставляет бухгалтеру гибкие возможности учета:
произвольная структура кода счета дает возможность использовать длинные коды счетов (субсчетов) и вести многоуровневые планы счетов с большим уровнем вложенности;
возможность работать с несколькими планами счетов позволяет вести учет в нескольких системах учета (например, российской и GAAP);
программа содержит встроенные механизмы ведения количественного и валютного учета;
на любом счете можно вести многомерный (до пяти разных разрезов) и многоуровневый (до десяти уровней вложенности) аналитический учет;
программа поддерживает ведение консолидированного учета, поэтому может применяться в централизованных бухгалтериях.
Программа позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета: операции по банку и кассе; учет валютных операций; основные средства и нематериальные активы; материалы и МБП; товары и услуги; взаиморасчеты с организациями; расчеты с подотчетными лицами; расчет заработной платы; расчеты с бюджетом и другие.
Типовая конфигурация «1С: Бухгалтерия Проф» соответствует принятой в настоящий момент методологии бухгалтерского учета. Предусмотрен как ручной ввод бухгалтерских операций, так и работа «от документа» с автоматическим формированием проводок по различным разделам учета. В комплект включено более 30 форм отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды.
4.3 Выбор бухгалтерской компьютерной программы для АО КЭПС ВФСО
«Динамо».
На рассматриваемом в дипломе предприятии АО КЭПС ВФСО«Динамо» в2000 году была приобретена бухгалтерская компьютерная программа “СбиС++”.
Система Бухгалтерского и Складского учета предприятия (СБиС++) представляет собой комплекс программ, обеспечивающих процесс автоматизации бухгалтерского учета на базе персонального компьютера (ПК) типа IBM PC или локальной сети компьютеров данного типа. Комплекс разбит на части, решающие отдельные задачи бухучета, объединенные единой базой данных, имеющие похожий внешний вид и правила работы.
СБиС++ обеспечивает ввод и хранение первичных документов, справочников и получение на их основе широкого набора отчетных бухгалтерских форм. Средства настройки, входящие в систему, позволяют бухгалтеру самостоятельно вносить изменения в правила ведения учета (план счетов, набор типовых операций). Ввод информации может осуществляться как на уровне первичных документов (ордеров, поручений и т.д.), так и на уровне бухгалтерских проводок. Работа с первичными документами снижает вероятность ошибок в процессе работы и понижает требования к квалификации бухгалтера.
Для нормальной работы программы необходим IBM PC совместимый компьютер в следующей минимальной конфигурации:
процессор - Intel 80486 или совместимый с ним по системе команд (Pentium, Amd и так далее);
объем оперативной памяти, установленной на компьютере, не менее 8Мбайт, причем, объем свободной оперативной памяти должен быть не менее 4Мбайт (лучше 6) из них 500Кбайт - основной;
объем свободного пространства на жестком диске не менее 10Мбайт.
Для использования всех возможностей, предоставляемых комплексом, желательно наличие следующего оборудования:
цветной монитор;
графический VGA или SVGA адаптер;
накопитель для ГМД 5,25" или 3,5";
принтер (поддерживаются все распространенные марки принтеров);
манипулятор «мышь»;
для сетевой версии программы - сетевой адаптер.
Программа работает под управлением операционной системы MS DOS версии 3.30 и выше, Windows 3.1 и выше, Windows’95/NT. В файле «C:\CONFIG.SYS» должна присутствовать строка «FILES=200» (по крайней мере, значение должно быть не меньше 200).
Комплекс СБиС++ имеет собственный русификатор монитора и клавиатуры.
Для нормальной работы с манипулятором «мышь», перед запуском программы должен быть загружен стандартный драйвер этого устройства (см. инструкцию по эксплуатации «мыши»).
Какие преимущества предприятие получает при работе с программой на компьютере?
Стали не нужны бланки первичных документов, отчетных форм - все наиболее часто употребляемые уже заложены в программе, причем они могут быть быстро исправлены.
Однажды выписав документ, получили возможность контролировать его дальнейшее исполнение, т.е. уменьшается риск потери.
При поступлении полностью оформленного документа в бухгалтерию не нужно повторно списывать его реквизиты в ведомость или журнал-ордер - информация уже существует.
Определив для типовых документов (а их подавляющее большинство) правила, по которым выполняются проводки, программа автоматически сформирует их и поместит в журнал операций.
В системе реализуется принцип работы по первичным документам. Это означает, что все документы, подлежащие учету в бухгалтерии, должны иметь свой образ в компьютере. Для того чтобы несколько раз не вводить одну и ту же информацию, все этапы прохождения документов должны выполняться в одной программе - выписка, регистрация оформленного документа и создание проводок для него. Для наглядности опишем, как это реализуется.
Выписка документа
Сформированный документ распечатывается на принтере и передается для исполнения, при этом его образ (информация) остается в компьютере.
Регистрация или закрытие документа
Получив полностью оформленный документ, отмечаете его - т.е. закрываете, при этом просто подтверждается верность той информации, которую ранее ввели в программу.
Вообще, понятию закрытие документа можно найти свое соответствие и в реальной жизни. Например, если выписали платежное поручение, то это вовсе не означает, что его нужно тот час же провести в бухгалтерии. Вы имеете право сделать это лишь после того, как придет соответствующая выписка из банка, т.е. получив выписку, Вы как бы закрываете платежное поручение.
Другой пример с расходной накладной. Если менеджер выписал расходную накладную и отправил покупателя на склад, то накладная может считаться закрытой лишь после того, как товар будет отпущен кладовщиком, а не в момент выписки документа.
Создание проводок.
Каждому документу можно поставить в соответствие некое правило - алгоритм, по которому будут формироваться проводки. В момент закрытия документа программа автоматически формирует проводки, используя указанное правило, т.е. регистрация и создание проводок в программе происходят одновременно. Причем Вы в любой момент можете самостоятельно исправить уже имеющиеся правила или создать новые, удалить и заново сформировать проводки.
Анализ документов и проводок.
На основе информации о документах и выполненных проводках можно получить отчетные формы - как по видам документов (реестры, выборки, номенклатурные ведомости), так и по проводкам (журнал операций, журналы-ордера, аналитические ведомости, балансовые формы).
В общем виде схему работы с документами можно представить следующим образом:
EMBED MSDraw
Каждый документ оформляется на основании справочников (например, платежка на основании справочника организаций) и за каждым документом закрепляется определенное правило выполнения операции. При закрытии документа (закрытие - это своего рода аналог подписи на документе) автоматически выполняются проводки по документу согласно закрепленному правилу. Эти проводки будут всегда тесно связаны с первичным документом. Т.е. если вы меняете документ - меняются и проводки, удаляете документ - удаляются проводки.
Все проводки, выполненные в различных задачах комплекса, помещаются в единый журнал операций и служат в дальнейшем основанием для формирования всех основных отчетов (начиная от сальдо по счету и кончая балансом предприятия).
Кроме формирования проводок, некоторые документы реализуют и другие хозяйственные операции (например, количественно-суммовое движение товаров).
Структура программы
СБиС++ предлагает пользователю комплекс программ (задач), рассчитанных на несколько рабочих мест, в соответствии с видами обрабатываемых документов и разделением труда в бухгалтерии предприятия.
Задача «ТОВАРЫ И МАТЕРИАЛЫ»
Ведение количественного и денежного учета товаров, материалов и МБП на складе (складах) предприятия по себестоимости или продажной цене.
Формирование первичных документов: счетов на оплату, расходных или приходных накладных, требований (внутренних перемещений), счетов-фактур, актов переоценки, инвентаризационных описей; просмотр и печать соответствующих реестров документов, различных справок - о продажах, о потребности и т.д.
Ведение карточек складского учета.
Формирование отчетных форм по складам предприятия: ведомости остатков, оборотной ведомости и т.д.
Задача «ПРОИЗВОДСТВО»
Ведение количественного и денежного учета материалов и МБП на складах и в цехах предприятия по себестоимости или учетной цене.
Формирование первичных документов: лимитно-заборных карт, расходных или приемо-сдаточных накладных, требований (внутренних перемещений), актов сборки, разборки, выпуска продукции, переоценки, инвентаризационных описей; просмотр и печать соответствующих реестров документов, различных справок - о расходе, поставках, потребности и т.д.
Формирование состава материалов для производства изделия
Калькуляция себестоимости произведенной продукции.
Формирование отчетных форм по складам и цехам предприятия: ведомости остатков, оборотной ведомости и т.д.
Задача «РАСЧЕТНЫЙ СЧЕТ»
Формирование платежных поручений/требований, просмотр и печать соответствующих реестров (журналов регистрации) документов.
Просмотр и печать журналов-ордеров и ведомостей по расчетному, специальным и ссудным счетам.
Задача «КАССА И ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА»
Формирование приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей, обработка авансовых отчетов.
Просмотр и печать кассовой книги, журнала-ордера по кассе, ведомости по подотчетным лицам, платежной ведомости на зарплату.
Задача «ЗАРПЛАТА»
Расчет зарплаты с возможностью гибкой настройки начислений/удержаний.
Печать расчетных листков и всевозможных справок по сотрудникам.
Формирование расчетных и платежных ведомостей.
Формирование всех необходимых справок для налоговой инспекции.
Выполнение проводок по начислению зарплаты и отчислениям в бюджет от фонда оплаты труда.
Задача «КАДРЫ»
Личные карточки на каждого сотрудника предприятия.
Поддержка архива уволенных сотрудников.
Просмотр, заполнение и печать штатного расписания.
Автоматическое и ручное формирование табеля учета рабочего времени.
Просмотр и корректировка реестра отпусков и больничных.
Формирование анкеты застрахованного лица для персонифицированного учета в пенсионном фонде.
Задача «ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА»
Ведение инвентарных карточек основных средств и нематериальных активов.
Формирование актов приемки-передачи основных средств и нематериальных активов.
Начисление амортизации, проведение переоценки.
Просмотр и печать ведомости амортизационных отчислений и переоценки.
Задача «БАЛАНС И АНАЛИЗ»
Учет документов по оказанным/полученным услугам, взаимозачетам.
Контроль над любым документом в программе и проводками, выполненными по этим документам.
Ввод недокументированных проводок.
Просмотр и печать учетных регистров: журнала операций, журнала-ордера, аналитической ведомости по любому счету/субсчету, сводной оборотной и шахматной ведомости, главной книги и т.д.
Учет взаиморасчетов с поставщиками и заказчиками.
Учет затрат.
Просмотр и печать баланса предприятия и налоговой отчетности.
Задача «ДОКУМЕНТООБОРОТ»
Описание путей прохождения документов по стадиям выполнения.
Трассировка документов по стадиям.
Ведение расписания сотрудников.
Обмен сообщениями.
Построение отчетов о затраченном времени.
Задача «ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ»
Учет путевых листов.
Расчет нормативного расхода горючего.
Учет движения горючего по автомашинам.
Отчет по перевезенным грузам.
Структура меню задачи
Все задачи комплекса имеют типовой интерфейс, т.е. набор команд и их расположение в меню примерно одинаковы во всех задачах. Основное (верхнее) меню каждой из них включает в себя следующие пункты:
ДОКУМЕНТЫ. Здесь находятся команды управления первичными документами. Для каждого вида документов, обрабатываемых в задаче, есть специальный реестр - список документов данного вида. В процессе работы в него заносятся новые, корректируются или удаляются старые. Находясь в соответствующем реестре можно, кроме того, отфильтровать документы по каким-либо признакам или сформировать отчетные формы, анализирующие отобранные в данный момент документы.
СПРАВОЧНИКИ. В этом пункте находятся различные справочники, в соответствии с которыми оформляются документы и ведется номенклатурный и бухгалтерский учет. В каждой задаче для выбора предлагаются как общие, так и специфические, относящиеся только к этой задаче справочники: организаций, банков, сотрудников, частных лиц, видов валют, складов, должностей... Справочники также доступны для редактирования. Кроме того, находясь в них, можно сформировать ряд отчетных форм, анализирующих состояние объектов справочника, например, получить справку о взаиморасчетах с организацией.
ОТЧЕТЫ. Отсюда вызываются основные отчеты, которые составляются на данном рабочем месте - это могут быть бухгалтерские, налоговые, номенклатурные и прочие отчеты и справки, относящиеся к данной задаче. Здесь необходимо заметить, что кроме основных отчетов в каждой из задач есть очень много дополнительных, которые вызываются из локальных меню различных окон и на первый взгляд невидны.
УСЛУГИ. В этом пункте представлены вспомогательные команды, предназначенные для удобства работы и общей настройки задачи. Например: вызов встроенного калькулятора, календаря и текстового редактора, команды работы с открытыми окнами задачи, а также настройки принтера.
ПОМОЩЬ. Пункт, предназначенный для получения (чтения) общей информации о задаче или комплексе в целом: порядок работы, термины, правила работы....
ВЫХОД. Содержатся команды выхода из программы СБиС++ и переключения между задачами. Для перехода в главное меню надо либо нажать клавишу <F10>, либо щелкнуть левой клавишей мыши на нужном пункте меню.
Наряду с бухгалтерскими компьютерными программами в арсенал бухгалтеров прочно вошли компьютерные правовые системы. Это обусловлено частыми изменениями в законодательстве, что вызывает множественные вопросы: в каких случаях применяется данный документ, какой документ действует в данном случае, правильно ли начислены налоги и т.д. Справочно-правовые системы позволяют быстро найти нужный документ, получить ответ на возникший вопрос, а также консультацию специалиста.
Для обеспечения главного бухгалтера оперативной информацией об изменениях в законодательстве ОАО «Княжич» необходимо приобрести справочно-правовую систему Консультант-Плюс. Данная система включает в себя все нормативные акты Российской Федерации, а также правовые акты официального разъяснения, ненормативные акты общего характера и правоприменительные акты по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета, по вопросам общего значения и по финансово-экономическим вопросам отраслевого значения.
Система предъявляет невысокие требования к компьютерам, поэтому на предприятии не должно быть сложности в ее установке и использовании.
Принципы работы с системой Консультант-Плюс аналогичны принципам работы с большинством других приложений для Windows:
- запуск системы Консультант-Плюс осуществляется двойным щелчком мыши по ярлыку «Консультант-Плюс»;
- вверху экрана под заголовком окна «Консультант-Плюс» расположена строка главного меню, каждый пункт которого позволяет выполнить определенные действия. Строка главного меню всегда имеется на экране, и любое допустимое в данной ситуации действие может быть выполнено выбором соответствующей команды соответствующего пункта;
- под строкой главного меню расположено пиктографическое меню (панель кнопок). Оно введено для быстрого вызова наиболее часто используемых функций;
- для того, чтобы увидеть основные действия, доступные в конкретном месте программы и выбрать одно из них, можно воспользоваться локальным меню нажатием правой кнопки мыши.
В системе Консультант-Плюс организована специальная система поиска документа. Для того, чтобы найти конкретный документ, необходимо заполнить карточку Реквизитов. Система Консультант-Плюс позволяет найти необходимый документ по следующим основным реквизитам:
- вид документа (например, закон, указ, постановление, инструкция и т.д.);
- принявший орган (например, Президент РФ, Минфин РФ, Правительство РФ);
- дата принятия;
- номер;
- название документа;
- поиск по статусу (все акты кроме недействующих редакций и утративших силу, недействующая редакция, утратившие силу);
- тематика (по конкретной теме, например, «Международное право и процесс»);
- текст документа и другим.
Все это позволяет быстро найти необходимый документ по 2-3 известным реквизитам.
Система Консультант-Плюс очень удобна в пользовании, т.к. предусмотрен ряд сервисных функций:
1. Гиперссылки.
Непосредственно в тексте документа есть ссылки на другие документы в информационном банке, которые тем или иным образом связаны с просматриваемым документом. Они выделены в его тексте другим цветом и позволяют переходить к указанным в них документам, минуя заказ через карточку Реквизитов. Таким образом, мы имеем дело с так называемым гипертекстом, наличие которого является одной из важнейших особенностей программной оболочки системы Консультант-Плюс. Переход по гипертекстовой ссылке осуществляется в то место (статью, пункт, абзац) упоминаемого документа, которое указано в исходном документе.
2. Создание закладок.
В системе Консультант-Плюс предусмотрена возможность использования специальных электронных закладок в текстах документов, созданных по аналогии с обычными бумажными закладками. Они аналогично используются для мгновенного поиска конкретного места (строки) в тексте документа, найденного ранее. Все закладки сохраняются после выхода из системы. Наиболее часто они используются при работе с документами большого объема.
3. Экспорт документов в текстовый редактор.
Программная оболочка Консультант-Плюс позволяет в удобной для пользователя форме копировать выделенный фрагмент текста или весь текст документа информационного банка Консультант-Плюс в текстовый редактор Word.
4. Печать документов.
Система Консультант-Плюс позволяет распечатать документ или его часть на принтере.
4.4 Определение экономической эффективности автоматизации учетных задач
Компьютерная программа “ СБиС++” была приобретена на рынке программных продуктов по рыночной цене 7500 р. Также будет приобретена справочно-правовая компьютерная система “Консультант Плюс” по рыночной цене 11000 р.
Были приобретены компьютер модели Pentium – 200 МГц по рыночной стоимости 8000р., дополнительное техническое оснащение рабочего места пользователя, в том числе: принтер HP Laser Jet 6P - 2425 р., монитор 4345 р.
При определении эффективности автоматизации аналитических задач и бухгалтерской отчетности необходимо рассчитывать и проанализировать следующие показатели:
общие капитальные затраты на ее внедрение (КЗа);
текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией учетных и аналитических задач.
годовую экономию от ее использования (Эг);
срок окупаемости общих капитальных затрат (Ток).
Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией исследуемых аналитических задач, определяются по формуле
где: КЗбкп – капитальные затраты на покупку компьютерной программы (КП) по рыночной цене с учетом удельного веса занятости БКП решением задач, рассматриваемых в дипломной работе (определено на основе экспертной оценки совместно с руководителем работы, консультантом по применению БКП и специалистами предприятия 3000 р.);
КЗспп – капитальные затраты на покупку справочно-правовой программы (СПП) по рыночной цене с учетом удельного веса занятости СПП в содействии решению задач, рассматриваемых в дипломной работе (определено на основе экспертной оценки совместно с руководителем работы, консультантом по применению БКП и специалистами предприятия 3300 р.);
КЗн – капитальные затраты на настройку компьютерных программ приняты в размере 2 МРОТ, т.е. 264 р.;
КЗрм – капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера;
КЗтех – капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места бухгалтера;
КЗпр – прочие капитальные затраты, связанные с автоматизацией аналитических задач.
В прочие капитальные вложения, связанные с использованием компьютерных программ, включаются расходы на покупку дискет для архивных копий баз данных, по обучению работников пользованию новой программой, по приобретению учебных пособий по использованию купленных программ и др. Принято 5 МРОТ, т.е. 660 р.
Капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера рассчитываются по формуле:
EMBED Equation.3
(2)
где S – размер площади, которую занимают мебель под компьютер и другую оргтехнику и бухгалтер, работающий с помощью компьютера (принято5 кв.м);
Цпл – рыночная цена 1 кв.м. производственной площади на момент автоматизации исследуемых задач принято в размере 12 МРОТ, т.е. 1584 р.;
КЗмеб – капитальные затраты на приобретение специальной мебели, повышающей производительность и комфортность работы пользователя компьютерной программы (спец. стол под компьютер, принтер и другое техническое оснащение, вращающееся и катающееся кресло, держатель листов с информацией и др.) Эти затраты приняты в размере 15% от рыночной цены компьютера, используемого для решения аналитических задач.
Кзмеб = 8000 * 15 % = 1200 р.
где Тм – время использования компьютера в течение года для решения аналитических задач, исследуемых в дипломной работе, с помощью
приобретенных программных продуктов;
Тоб – общее время использования компьютера в течение года.
Общее время эксплуатации компьютера в течение года рассчитывается следующим образом:
где ds – длительность смены (8 часов);
S – число смен работы компьютера;
Др – среднее число рабочих дней в месяце (21 день);
Nм – число месяцев в году эксплуатации компьютера;
Кис – средний коэффициент использования компьютера в течение смены (принято в пределах 0,9);
Тоб = 8 * 1 * 21 *12 * 0,8 = 1612 час.
Величина затрачиваемого компьютерного времени (Тм) на решение аналитических задач, исследуемых в дипломной работе, с помощью приобретенных программных продуктов определяется по формуле:
где Вз – время решения исследуемых бухгалтерских и аналитических задач с помощью приобретенных компьютерных программ в течение одного рабочего дня (принято 3 часа);
Др – количество рабочих дней в году, в течение которых решаются исследуемые аналитические задачи (принято 250 дня).
Тм = 3 * 250 = 750час.
Так величина затрачиваемого машинного (компьютерного) времени (Тм) на решение аналитических задач меньше общего время эксплуатации компьютера в течение года, то достаточно одного компьютера.
Тогда капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера равны:
КЗрм = ((5 * 1002 + 1200) *750) / 1613 = 3880 р.
Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места бухгалтера рассчитываются по формуле
EMBED Equation.3
(5)
где Цком – рыночная цена компьютера на момент покупки программного обеспечения (по прайс-листу);
Цком = 8000 р.
Цтех – рыночная цена дополнительного технического оснащения рабочего места пользователя (стоимость принтера и монитора по прайс-листу);
Цтех = 2425 + 4345 = 6770 р.
Кт - коэффициент, учитывающий затраты на транспортировку и наладку компьютера и других технических средств (принято Кт=0,02)
Киз- коэффициент, учитывающий степень износа, действующей компьютерной техники (принято Киз = 0);
Кзтех = ((8000+6770)*(1+0,02)*(1-0)*750) \ 1613 = 9415 р.
Расчет общей величины капитальных затрат на автоматизацию исследуемых аналитических задач и их состав для наглядности представлен в таблице 4.1.
Таблица 4.1 – Капитальные затраты на автоматизацию аналитических задач
Общие годовые текущие затраты предприятия, связанные с автоматизацией учетных и аналитических задач (ЗA), исследуемых в дипломной работе, следует рассчитать по формуле
где Зком – текущие затраты, связанные с использованием компьютера;
Здр – текущие затраты, связанные с использованием других объектов
технического оснащения рабочего места пользователя (принтера) составляют 40% от Зком;
Здр = 34291 * 50 % = 17145 р.
Зкп – текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ для решения исследуемых учетных задач;
Зпр – прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых аналитических задач.
Текущие затраты, связанные с использованием компьютера для решения исследуемых аналитических задач, определяются следующим образом :
где См – стоимость одного часа эксплуатации компьютера на предприятии.
На предприятии нет данных о стоимости одного часа эксплуатации компьютера, и поэтому она определена укрупненно по формуле :
(8) EMBED Equation.3
где Ом – месячный оклад бухгалтера, занятого решением аналитических задач, в соответствии со штатным расписанием предприятия (принято 1700 р.);
Кнр – коэффициент, учитывающий накладные и другие расходы, связанные с работой компьютера (принят 2).
См = (1700 / (21 * 8)) * (1 + 2) = 30 р.
Следовательно, текущие затраты, связанные с использованием компьютера составят:
Зком = 1008 * 30 = 30603 р.
Текущие затраты, связанные с использованием других объектов рабочего места пользователя приняты в размере 40% от Зком:
Здр = 30603* 40 % = 12241 р.
Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ, рассчитываются по формуле :
EMBED Equation.3
(9)
где Тс – полезный срок использования компьютерных программ (с учетом морального износа принято 4 года);
Зп – затраты на пополнение справочно-правовой программы за год приняты в размере 8500руб.
Зкп = (3000 + 3300) / 4 +(8500* (1008 / 1613)) = 6886 р.
Прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых аналитических задач (расходы на бумагу, на ремонт мебели) приняты в размере
20 % от Зкп.
Зп = 6886* 20 % = 1377 р.
Расчет общей величины годовых текущих затрат, связанных с автоматизацией исследуемых учетных задач, и их состав для наглядности представлен в
таблице 4.2.
Таблица 4.2 – Текущие затраты, связанные с автоматизацией аналитических задач
Годовую экономию от проведения автоматизации исследуемых аналитических задач (Эг) определяют по формуле:
где Зд – текущие затраты, связанные с осуществлением аналитических задач на действующем предприятии ручным способом.
(11) EMBED Equation.3 При ручном способе решения исследуемых аналитических задач Зд определяется по формуле :
где Р – число работников, участвующих в решении аналитических задач ручным способом в течение года (принято 1 человека);
Вуч – время участия каждого работника в решении аналитических задач ручным способом в течение года, в часах.
Вуч определяется по формуле:
где Nч – число часов занятости работника решением исследуемых аналитических задач в течение недели (принято 25 ч);
Nн – число недель в году, в течение которых работник участвует в выполнении исследуемых задач (принято 48 недель).
Вуч = 25 *48 = 1200 ч;
где П - премия, предусмотренная для работников, участвующих в решении задач, принято в размере 30 % от Ом;
П = 1700 * 30 % = 510 р.
Врк – выплаты по районному коэффициенту (установлены для г.Кирова в размере 15% от (Ом+П);
Врк = (1700 + 510) * 15 % = 331 р.
Отсюда, текущие затраты, связанные с осуществлением аналитических задач ручным способом, будут равны:
Зд = 3 * ((288 / (8 * 21)) * (1700 + 510 + 331 + 986) = 75578 р.
Тогда годовая экономия от проведения автоматизации составит:
Эг = 75578 – 51107 = 24471 р.
EMBED Equation.3 (54) Срок окупаемости капитальных затрат на автоматизацию исследуемых аналитических задач рассчитывается по формуле:
где Ток – расчетный срок окупаемости капитальных затрат.
Ток = 20181 / 24471 = 0,8 года
Расчетный срок окупаемости оказался не более 5 лет (предельный срок окупаемости капитальных вложений в условиях рынка), следовательно автоматизация исследуемого участка учета для предприятия будет экономически выгодна.
После проведения обоснований и расчетов в конце раздела приведены технико-экономические показатели, характеризующие эффективность автоматизации учетных задач в таблице 4.3.
По данным сводной таблицы видно, что экономически целесообразно внедрение автоматизации исследуемой аналитической задачи.
Таблица 4.3 – Технико-экономические показатели, характеризующие эффективность автоматизации учетных задач
