Как делать подарки
Автор: А. Логинова, заслуженный работник культуры Российской Федерации Источник: ''Управление персоналом'' №1, 2000 Дата публикации: 13.12.2000
http://www.congress-center.ru/content/ToBusinessman/BusinessStyle/GiftsПодарки как форма проявления внимания издавна приняты и в частной, и в деловой жизни. Поводов для дарения множество. Одни связаны со значимыми этапами и событиями в личной жизни и деятельности человека. Другие – с системой поддержания и развития отношений. Третьи – с праздничными календарными датами. И то же в жизни организации: этапы и события; поддержание и формирование отношений с деловыми партнерами, общественно значимых связей; праздничные даты.
Цель подарка в деловой жизни – знак внимания, демонстрация уважения, проявление добрых намерений, заинтересованности в контактах, содействие созданию атмосферы благожелательности, благодарность за плодотворное сотрудничество.
Как и в частной жизни, ценность подарка измеряется не столько его меновой стоимостью, сколько проявленным тактом, пониманием, искренностью и бескорыстием. Нужно всегда помнить, что этика деловых отношений негативно оценивает любую попытку использовать давление на партнера, прямую и замаскированную форму взятки.
При дарении большое внимание уделяется тому, кто дарит. Тому, кому должен быть вручен подарок. Тому, каковы отношения между ними, степени близости. Как соотносится их служебное и общественное положение, влияние в деловом мире. Серьезные фирмы, разрабатывая идеологию и политику своей организации в бизнесе, вырабатывают свою политику, связанную с подарками. Это касается отношений внутри коллектива и отношений внешних – с партнерами, поставщиками, клиентами, в том числе иностранными.
Сначала рассмотрим некоторые рекомендации и опыт, связанные с подарками на работе, внутри коллектива. Служебный этикет имеет иерархический характер, строго учитывает систему взаимодействия сотрудников с руководителями – служебную вертикаль. По служебному этикету не принято, чтобы сотрудники преподносили своему руководителю индивидуальные подарки. Они могут вручить коллективный подарок к Новому году либо по какому-то особому случаю. Однако если в коллективе существует традиция делать подарки всем мужчинам к 23 февраля или 9 Мая, а женщинам к 8 Марта, то руководители – женщина или мужчина – не могут быть обойдены вниманием. Секретарь руководителя может принять участие в общем подарке или, если они давно работают вместе, преподнести скромный сувенир от себя лично.
В США отмечается “неделя секретарей”. В эту неделю начальники дарят секретарям цветы. Подарки руководителю – официальному лицу, от которого во многом зависят сотрудники, не должны быть слишком дорогими, так как это может поставить его в неудобное положение либо заставит задуматься о подлинных мотивах этого подношения.
Руководитель отдела, организации может сделать подарок сотруднику, лишь опираясь на законное и очевидное основание, чтобы не провоцировать пересуды и сплетни в коллективе. Поводом к вручению подарка могут быть крупное достижение в работе, успешное завершение проекта, сверхурочная работа и т.п. Такие личные события, как рождение ребенка, вступление в брак, окончание учебного заведения, защита диплома, диссертации. И, наконец, юбилей. И очень особый случай – выход сотрудника на пенсию. Руководство обычно определяет, какого рода подарок вручается от имени предприятия или фирмы. Традиционно это могут быть дорогие часы, хрусталь, аудио- и видеоаппаратура. При этом учитываются заслуги и вклад в процветание организации. На подарке могут быть выгравированы имя сотрудника, даты начала и окончания его службы в компании – на память. Обычно в процедуре чествования активно участвуют сотрудники. Они вручают свои подарки, цветы, рассказывают с юмором и признательностью об отдельных эпизодах биографии этого человека.
Когда сослуживцы в связи с важным событием в жизни коллеги хотят вместо маленького подарка преподнести что-нибудь более ценное и памятное, они собирают деньги на коллективный подарок. Каждый, включая непосредственного начальника, вносит сколько может. Принцип – абсолютная добровольность. В некоторых организациях создается специальный подарочный фонд, чтобы избежать практики постоянных поборов. Коллективно определяется сумма взноса или процент от зарплаты, а также принципы расходования средств из общей кассы. Главное, чтобы покупки подарков не формализировались, люди не стали рассматривать их как форму “возвращения собственных денег”.
Индивидуальные подарки, которые сотрудники, не связанные субординационным соподчинением, делают друг другу, относятся к сфере межличностных отношений. Здесь нет регламентации. Служебный этикет требует от них только проявления такта, скромности и рекомендует вручать свой подарок без демонстрации, в неслужебной обстановке.
Правила делового общения с представителями других организаций базируются на принципах и нормах деловой и корпоративной этики. Сотрудник, независимо от должности и ранга, является представителем своей организации и должен способствовать сохранению и преумножению авторитета компании в бизнесе, в общественном мнении.
Подарки, которые деловые партнеры делают по разным поводам, в том числе с новогодними праздниками, Рождеством, могут варьироваться от сувенирных карманных календариков, вымпелов с эмблемой фирмы, бутылки хорошего вина до весьма ценных презентов. В сомнительной ситуации руководители и рядовые сотрудники не должны забывать о политике своей компании в этом вопросе. В некоторых случаях нужно вежливо поблагодарить за внимание и решительно отказаться от подарка. Это очень ответственный поступок, неприятный для дарителя. Отказ может быть мотивирован лишь принципиальной позицией компании или, в особых случаях, связан с нарушением такта дарителем, поведение которого воспринимается как давление. Служебный долг не оставляет выбора.
В том случае, когда Вы сами собираетесь подарить что-либо своему партнеру, Вы должны заранее навести справки о политике партнерской фирмы в данной сфере. В организации могут существовать ограничения и просто запреты. Но и тогда, когда нет официальных препятствий, купите что-нибудь хорошего вкуса, но не очень дорогое, может быть, чисто символическое.
Следует остерегаться подношений официальным лицам, видным бизнесменам, государственным чиновникам, банковским служащим. Здесь очень легко совершить бестактность. Это также касается их секретарей, помощников, ассистентов. При этом следует заметить, что самим секретарям, сотрудникам необходимо быть очень щепетильными и избегать презентов от “своих” и от “чужих”.
Как выбрать подарок? Главное, нужно думать о человеке, соотнести свой дар с поводом. Если Вы недостаточно хорошо знаете вкусы и интересы человека, расспросите заранее о них его друзей, сослуживцев, членов семьи. Не ориентируйтесь только на себя, на свой вкус, свои интересы. Очень тонкое замечание об этом есть у Андре Моруа: “Мужчины по большей части склонны считать, что женщине доставит удовольствие то, что им нравится самим. Что может быть ошибочнее такого представления! Я восхищаюсь таким-то философом и готов подарить полное собрание сочинений той, которой больше пришелся бы по душе самый дешевый мех, самое скромное украшение, пусть даже цветы. Подарки нужно выбирать для того, кому они предназначаются, а не для того, кто их преподносит!”.
Подарки официальным лицам, деловым партнерам, коллегам, друзьям, родственникам или знакомым имеют свою специфику. Изначально – личные вещи, белье можно дарить только очень близким.
Многие солидные организации создают у себя специальный подарочный фонд, который пополняют постоянно. Считается хорошим тоном, когда организация имеет сувениры с фирменной эмблемой. Они могут быть разной стоимости – сувениры и подарки.Представители фирмы-производителя иногда дарят своим партнерам образцы своих изделий или их макеты. На эти подарки распространяются общие положения этики. Нельзя забывать, что подарки, сувениры с броским логотипом фирмы относятся к разряду рекламной продукции и дарить их уместно только в том случае, когда рекламные цели совпадают с идеей подарка. Спрашивают, как следует относиться к денежным подаркам. Руководитель организации, коллеги по работе могут вручить деньги юбиляру, новоселу. Близкие родственники, друзья – преподнести деньги молодоженам, новоселам. Денежные подарки вручаются в конверте вместе с поздравительным письмом или адресом.
За границей денежные подарки распространены шире, чем у нас. Дарят деньги в конверте, банковский чек, целевой чек на покупку в конкретном (большом, дорогом, специализированном) магазине, оплачивают уик-энд в красивом месте. Молодоженам могут предоставить карт-бланш на наем автомобиля на один или несколько дней, если известно, что они собираются взять его напрокат. Иногда от имени тех, кому дарят, переводят деньги в благотворительный фонд.
Иногда для юбиляров, отмечающих свои поздние даты, для тех, кто празднует “золотую” свадьбу, устраивают “денежное дерево”. Перед празднованием к ветвям искусственного дерева или срезанной ветки привязывают скатанные в трубочки или упакованные в красивую бумагу чеки и банкноты. Отдельно от них собираются визитные карточки и поздравления, чтобы вручить их юбилярам.
Но если денежные подарки вызывают у многих сомнения, то цветы можно дарить в любых случаях. В качестве подарка и в дополнение к нему. В последние годы мужчины по торжественным случаям в личной и деловой жизни также с удовольствием принимают их. Цветы дарят деловым партнерам в знак приветствия, по поводу знаменательного события или благодарности за участие в том или ином мероприятии, совместной поездке.
Есть такие поводы, при которых не преподнести цветы нельзя. Если Вы стеснены в средствах, не стесняйтесь вместо букета подарить розу, несколько гвоздик, ветку сирени, фиалки, зимой – сухие цветы.
Цветы дарят срезанными. Но в таких ситуациях, как новоселье, переезд в новый офис, наличие зимнего сада, пристрастие хозяина, можно подарить редкий цветок, миниатюрное дерево, пальму в горшке. Однако на день рождения, свадьбу, в роддом цветы в горшках дарить не принято.
В официальных букетах лучше использовать цветы одного типа. Но очень красивыми могут быть букеты, собранные из разных цветов, если они составлены профессионально. При выборе цветов нужно учитывать повод и адресата. В прошлом язык цветов был этикетным знаком, характеризовал поведение воспитанного человека. Сейчас это знание для большинства утрачено. Мы выбираем цветы, руководствуясь собственным чувством прекрасного. Тем не менее и сегодня полезно знать, что в разных странах есть особое восприятие цвета, цветов, их количества в букете. В России, например, по радостному случаю дарят нечетное количество цветков, четное – в траурные дни. В Венгрии, во Франции, Италии, Испании белые хризантемы – цветы скорби. В Германии и многих других странах красные розы – свидетельство любви, страсти. Неодинаково воспринимаются гвоздики и т. д. Если дарим цветы иностранцам, лучше посоветоваться с кем-либо из знатоков.Подарок должен быть обязательно красиво упакован, не должен быть анонимным. К нему необходимо приложить визитную карточку или поздравление. С живых цветов целлофановую обертку снимают, если она не является частью аранжировки. В упаковке дарят цветы в аэропорту, на вокзале, при встрече.
У нас в стране долгое время этому не уделяли внимания. И даже теперь, покупая коллекционную куклу в русском национальном (не стилизованном, а настоящем!) костюме – шедевр большого художника, можно услышать от продавца, что коробки нет или она слишком простая. По этикету не дарят алкогольные напитки без коробок. Но фирменного варианта, как правило, нет. Не расстраивайтесь. Во многих магазинах есть специальные отделы, где по Вашей просьбе Ваш подарок сумеют достойно упаковать. Секретарь-референт, учитывая, что ситуации с вручением подарка могут возникать регулярно, должна иметь в “своем хозяйстве” запас фирменной или просто красивой бумаги, ленты, скотч, пакеты, представительские визитные карточки фирмы. Большое внимание уделяется самой процедуре вручения. Тому, кто непосредственно вручает подарок, словам поздравления, устным и письменным (адрес). Требуется учесть место, где будет вручаться подарок – на торжественном официальном чествовании, в дружеском кругу сотрудников отдела, в процессе визита к деловому партнеру, на большом семейном торжестве, на маленькой вечеринке, тет-а-тет.
Если многолюдное торжество состоится вне офиса и вне дома, целесообразно не приносить подарков с собой, а передать их заранее. Там же, где состоится прием, праздник, надо отвести для подарков специальный стол. Кто-то из друзей или родственников должен помочь собрать, увезти подарки и составить список, чтобы позже поблагодарить дарителей.
Принимать подарки – тоже искусство. Благодарность – этикетный знак, который требует соблюсти некоторые правила хорошего тона. Подарок следует принять бережно, а не “между прочим”. Посмотрев собеседнику в глаза, одарить его (ее) своей самой лучшей улыбкой и поблагодарить. Затем подарок развернуть и еще раз поблагодарить за внимание, выбор, время, хороший вкус, остроумие, редкость, практичность, угаданное желание, приятный сюрприз и другое. И все это независимо от того, является ли данный подарок скромным знаком дружеских чувств или представляет собой нечто ценное. Кстати, демонстрировать “суперподарки” другим гостям не вполне корректно. Слова нужно подыскать и в том случае, когда подарок не понравился.
Если на многолюдном празднике Вы не сумели сделать всего этого, если подарок оставлен на столе для подарков, передан через другого, прислан по почте, поблагодарить нужно во всех случаях. Наиболее вежливо – отправить благодарственные письма или открытки. В тексте положено подарок назвать. Если Вам подарили деньги или денежный чек, нужно назвать сумму и упомянуть, на что Вы планируете ее потратить – на специальную покупку, путешествие, театр, создание семейного фонда и др. Этим летом я гостила у своих голландских друзей в дни семейного юбилея и была свидетелем того, как супруги по списку-перечню полученных подарков писали своим друзьям и родственникам благодарственные письма, каждому свое, особое.
При церемонии вручения коллективного подарка нужно выразить признательность, обратившись одновременно ко всем: “Дорогие друзья!”, “Мои дорогие!” (менее официально), “Уважаемый NN (в адрес руководителя), коллеги…” и т.п. При этом сделать общие поклоны – прямо перед собой, направо, налево – с учетом того, как расположились присутствующие. Если это в “кругу”, пожать двоим-троим руки, остальным поклониться… После торжества можно написать “открытое письмо”, разослать его по местным компьютерным каналам или разместить на доске объявлений. В деловых контактах с иностранцами также существует практика обмена подарками и сувенирами. Особенно серьезно к этой традиции относятся партнеры из стран Азии. Но и при встречах с американцами и европейскими партнерами нужно приготовить сувениры на случай приема у руководителей фирмы.
По этикету при первой встрече подарки делают представители принимающей стороны. Это знак гостеприимства и желания укреплять и развивать партнерство. Сувениры вручают после подписания всех протоколов, при расставании. Последующий обмен сувенирами обязателен. На официальных встречах при вручении подарков нужно соблюдать иерархию. Руководителю фирмы, делегации – подарок особый. Руководителю делегации подарок вручает руководитель принимающей стороны, членам делегации – сотрудники, помогающие в приеме. Подарки вручают упакованными, но в отличие от бытовой ситуации развертывать их не нужно. В последующих контактах не следует повторять подарки, кроме спиртных напитков, цветов, конфет. Это считается серьезным нарушением этикета. Рекомендуется вести запись врученных подарков.
Лучшими сувенирами для зарубежных гостей во всех странах считаются чисто национальные. Надин де Ротшильд в книге по этикету на вопрос, что привезти как сувенир из той или иной страны, рекомендует: из Германии – традиционную керамическую кружку из Мюнхена, саксонский фарфор; из Великобритании – шотландское и ирландское виски, непременную коробку чая от “Фортнам энд Мейсон”; из Бельгии – кружева из Брюгге; из Испании – вышитые скатерти и изделия из кожи; из Голландии – книги по живописи, дельфтский сине-белый фарфор, луковицы тюльпанов и амариллисов… и т. д., и т.п. Но когда она заводит речь о Москве, то не находит памятных вещей. Автор говорит о главном воспоминании – прекрасной прогулке при луне по Красной площади. Безусловно, такая прогулка запомнится на всю жизнь! И тем не менее мы можем с гордостью подарить зарубежным друзьям и партнерам знаменитые палехскую и федоскинскую лаковые миниатюры, хохломские изделия, вятскую глиняную игрушку с ее бесконечным остроумием и разнообразием, подносы из Жостова, изделия Гжели, вологодское кружево, владимирскую вышивку, золотошвейные изделия из Торжка и многое другое.
Изумительные сувениры делают на российских старинных художественных производствах: каслинское чугунное литье, малая бронзовая пластика и памятные медали, изделия камне- и косторезов, художественное стекло, фарфор, коллекционные куклы в национальных и старинных костюмах. Выполненные великолепными мастерами, эти подарки будут хранить долгую память о поездке в Россию, о встречах с русскими деловыми людьми.
Неплохим подарком может стать бутылка, штоф знаменитых белых и цветных водок завода “Кристалл”. Но это сугубо мужской подарок!Любителям театра, музыки можно подарить видеозаписи балетных спектаклей Большого и Кировского (Мариинского) театров, записи русской классической и современной симфонической музыки в исполнении отечественных оркестров под руководством таких знаменитых дирижеров, как Евгений Светланов, Владимир Спиваков, Валерий Гергиев, русской церковной музыки, старинных русских и цыганских романсов, песен, танго тридцатых годов. По-прежнему ценят Владимира Высоцкого, Жанну Бичевскую, Булата Окуджаву. Картинные галереи, художники России, иконопись богатейшим образом представлены в альбомах и видеозаписях. Партнеров могут интересовать различные тематические справочники, словари и др. Таким образом, выбор есть. Главное – видеть личность того, кому подарки предназначены. Очень важно, как и всегда, в отношении их стоимости, чтобы слишком дорогие не заставляли гостей чувствовать себя вашими должниками.
Книга английского дипломата Эрнеста Сатоу “Руководство по дипломатической практике” пользуется мировой известностью. В параграфе 163 “Подарки” автор пишет об этикете обмена подарками: “Существует ясное различие между подкупом, вознаграждением и принятием обыкновенных подарков… В некоторых странах существует обычай в известных случаях, например, к Новому году, посещая друзей или сослуживцев, дарить им цветы. Представители стран, славящихся теми или иными местными продуктами, время от времени дарят своим коллегам образцы этих продуктов. Если эти подарки сколько-нибудь ценные, то принято дарить за них что-нибудь равноценное… При обстоятельствах, сходных с описанными выше, ничего нельзя возразить против их принятия”.
И еще два совета. Выбирая подарок для зарубежного партнера, приехавшего в Россию по делам, стoит принять во внимание вес и размеры презента. И очень важно: подарки не должны вызывать у ваших гостей осложнений при прохождении таможенного контроля.Собираясь в зарубежную командировку, изучите литературу об особенностях ведения бизнеса в стране, куда Вы едете, о специфике делового этикета, в том числе о местной традиции обмена подарками и сувенирами. Перед отъездом посоветуйтесь с руководством и о том, как политика Вашей компании по этим вопросам учитывает местные условия.
Мне хочется завершить разговор словами Андре Моруа, чьи замечательные эссе каждый раз помогают мне и в жизни, и при чтении лекций, и при написании статей. Он пишет: “Вот и настало время делать друг другу подарки. Признаюсь, что я встречаю его с радостью. Не столько из-за тех даров, что мне предстоит получить (на свете мало предметов, способных доставить мне удовольствие), сколько из-за тех чувств, какие побуждают людей делать подарки. Любовно выбранный дар без труда узнаешь среди прочих по стремлению дарителя угодить тем, кому он предназначен, по неповторимости выбора и по тому, как вручается подарок… Но больше, чем получать, я люблю их дарить. Какое удовольствие видеть, как радость озаряет лицо дорогого нам человека.”