Когда имеешь дело со временем Виктор Чибисов, Советник, консультант, бизнес-тренер компании Chibisov&Chibisov Многие из вас после выходных совершенно не чувствуют себя отдохнувшими, восстановившими свои силы и энергию людьми. Все выходные дни, чем бы ни занимались, вы все время думали о том, что не сделано было в течение прошедших рабочих дней и о том, что надо обязательно сделать в течение следующей недели. Играя с детьми, выполняя накопившиеся домашние дела, принимая гостей или находясь в гостях, в театре или еще где-нибудь, вы все время мысленно находились в прошлом или будущем. В настоящем времени присутствовала лишь ваша физическая оболочка. Внешне вполне благополучные, спокойные, мягкие и даже улыбающиеся, а внутри напряженные, раздраженные и раздираемые противоречиями - это состояние характерно для многих людей в выходные дни. Первый день новой рабочей недели. Вы приезжаете в офис, включаете компьютер и на вас обрушиваются десятки новых дел. Вы начинаете работать с корреспонденцией, переключив телефон на автоответчик. Проходит немного времени и вот уже его огонек, бесстрастно мигая, сообщает вам о новых и новых поступающих сообщениях. Прежде, чем вы успеваете все их прослушать, к вам начинают поступать все новые и новые телефонные звонки. Каждый телефонный разговор, поступившая внешняя или внутренняя корреспонденция или зашедший в кабинет коллега приносят с собой новые задачи, проблемы, вопросы, требующие вашего внимания, вашей реакции, вашего решения - вашего времени. К полудню, решив сделать десятиминутный перерыв на чашку чая или кофе, вы ощущаете на себе всю тяжесть возложенных и добровольно взятых вами обязательств: выполнить, позвонить, узнать, найти, встретиться и т.п. Прошло полдня, а вы уже чувствуете себя батарейкой отдавшей всю свою энергию лампочке и теперь безразлично взирающей на то, как она медленно угасает на её глазах. И вы начинаете с надеждой думать о будущих выходных, как о спасительном лекарстве, способном восстановить потерянные силы и энергию. Наконец долгожданные выходные и все повторяется вновь. Это явление получило название «стресс травматизм» и от него страдают практически все люди, занимающиеся бизнесом. В настоящее время многие специалисты приходят к мнению, что эффективное распределение времени уже не является главной проблемой. Каждый из вас может найти достаточное количество информации (и эта книга в том числе) с многочисленными рекомендациями по её решению. Сегодня острее стоит вопрос, как научиться не разбрасываться, не увязнуть в рутине повседневных дел, не потерять способность быстро и адекватно реагировать на изменения обстановки и обстоятельств. Вы должны помнить о том, что скорость и качество вашей работы зависят только от вас. Вы сами создаете условия для того, чтобы повседневные проблемы накрыли вас с головой. Способность к самоорганизации, как и склонность, тратить время впустую, не даются нам от рождения. Это приобретенные нами привычки. Когда же вашей привычкой станет эффективное использование времени, тогда вы сможете убедиться, что это еще и ключ к вашей внутренней свободе и самопознанию. Вы на собственном опыте убедились, что дел всегда больше, чем времени отведенного на них. Вокруг нас столько потрясающих возможностей и все мы жаждем самореализации и признания со стороны окружающих, хотим наполнить свою работу смыслом и значением. Это как раз и приводит к тому, что вы начинаете разбрасываться на десятки новых и новых дел в надежде на то, что они придадут, смысл всему, что с вами происходит. От всего, начиная от ситуации, в которой вы находитесь, вашего окружения, да и от вас лично исходят импульсы в виде установок: «Ты должен это делать!». Ваше сознание полное стереотипных установок машинально выдает сигнал: «Ты должен это сделать!». И вы берете на себя все новые и новые обязательства. Периодически вы ловите себя на мысли, что взяли слишком много обязательств и начали слишком много дел, а завершить начатое представляется подчас неразрешимой проблемой. При этом вы отвергаете любую мысль о том, что какое-либо дело может остаться не завершенным. Это представляется вам вашей слабостью и безволием, неспособностью доводить до конца начатое, поражением перед трудностями. Вы мобилизуете последние силы, начинаете метаться от одной проблемы к другой. Но без глубокого проникновения в суть проблемы, не приходит и её решение. Невыполненные задачи превращаются в постоянные раздражители, работоспособность снижается, накапливается усталость и растет напряжение. С напряжением приходит стресс, а не результат. Сегодня уже сложилось мнение - большая часть стрессов происходит не из-за того, что у человека слишком много дел, а из-за того, что он не может довести их до конца. Поэтому эффективность для каждого руководителя и менеджера - это вопрос завершения начатых дел. Пусть ваше недовольство тем, как вы используете своё время превратиться в увлекательный поиск приемов и способов его эффективного распределения. Вспомним наше состояние перед отпуском. В это время каждый стремиться закончить все дела с единственной целью, чтобы во время отдыха его не беспокоили мысли о не завершенных делах, при этом достаточно отчетливо представляя свои планы на будущее. Почему бы вам ни делать подобную ревизию каждую неделю? В начале каждой недели возьмите себе за правило определять, какие дела вы сможете выполнить за неделю, а какие нет, а за какие дела не стоит браться вообще. Рассматривайте новые задачи, с точки зрения их влияния на вашу жизнь. Если вы сочтете их важными, то можете заменить ими - менее важные. Именно заменить, а не приплюсовать новые задачи к уже именующимся, как часто бывает, и тем самым «спрессовать» время, а оно в свою очередь начинает давить на вас всей мощью своего пресса. При этом вам обязательно надо ответить на вопросы: «По каким причинам я не начинаю работать над этой проблемой или проектом? Что мне надо сделать, чтобы я мог начать работать над этой проблемой или проектом?» Одной из причин, почему у людей накапливаются незавершенные дела, является либо их плохая подготовка к выполнению дела, либо её полное отсутствие. В ходе выполнения какой-либо работы, они «вдруг» сталкиваются с тем, что у них нет тех или иных данных, или появляется необходимость в какой-либо дополнительной информации. Они вынуждены останавливать рабочий процесс, и он тут же «виснет» на них тяжелым грузом невыполненных обязательств. При этом к ним приходит осознание того, что этого могло бы и не случиться, что это всё можно было бы учесть и предусмотреть. Прежде чем браться за выполнение какой либо задачи вам необходимо ответить на вопрос: «Что может мне понадобиться для её успешного решения?» Мы живем в условиях временных ограничений и нам постоянно приходиться отвечать на вопрос, где и каким образом найти время, чтобы все это успеть сделать? При этом у нас есть пятнадцать, а иногда и двадцать-тридцать минут, между всевозможными встречами и переговорами. И они есть всегда! Введете в свою практику понятие о «нулевом уровне». «Нулевой уровень» - это мелкие дела, которые должны быть решены прямо сейчас. На нулевом уровне у руководителя малого бизнеса или менеджера среднего звена обычно накапливается столько мелких дел, что на их выполнение может уйти до тридцати-сорока часов рабочего времени. Проведите ревизию своих мелких дел. Для этого составьте их список и посчитайте, сколько может уйти времени на их выполнение. У вас появиться представление о вашем «нулевом уровне». Если вы всегда будете иметь под рукой список дел «нулевого уровня», то сможете их выполнять в каждый, образовавшийся между «большими» делами промежуток времени. Вы на практике убедитесь, как много можно успеть, используя этот простой по сути, но очень эффективный прием. Приучите себя рассматривать любой промежуток между делами, как представившуюся возможность сделать дело «нулевого уровня». Обычно действует правило: «На полноценное решение той или иной проблемы всегда не хватает двух-трех часов». Если нерешенная проблема постоянно напоминает о себе, ответьте на вопрос: «Какой результат может удовлетворить нас самих, наше руководство, наших клиентов?» Это может быть не лучший результат, какой мы можем достичь, но он может устроить тех, кто ждет его от вас. Кстати, этот ответ и может быть критерием при распределении ресурсов. На вопрос о результате и ресурсах можно ответить, только продумав и создав пусть примерный, но все же план действий. Делая какое-либо дело, никто из нас не застрахован от совершения каких-либо ошибок. Но есть две опасные ошибки, которые нельзя совершать ни при каких ситуациях. Первая - заключается в том, чтобы просто сидеть, сложа руки и нечего не делать, выжидая неизвестно чего (ничегонеделанье и выжидание - хорошие тактические приемы, если они являются частью хорошо продуманного плана). Вторая ошибка еще более опасная, чем первая - она заключается в том, что люди стремятся что-то делать, лишь бы делать, без всякого на то плана или хотя бы приблизительного просчета возможных последствий. Большая часть всевозможных пособий по «управлению временем» рекомендует вам начинать день с решения самых важных задач. Сложно возразить. Только, как быть с тем, что у нас просто может не оказаться энергии, средств и всех необходимых ресурсов, чтобы их решить. Иногда нас хватает только на то, чтобы полить цветы в офисе и это может быть лучшее начало дня. Выполните с утра простое, но осмысленное и понятное по результатам действие, и получите хороший рабочий настрой на целый день. Рекомендуем обращаться к этому способу и тогда, когда вы чувствуете, что вам трудно собраться с мыслями или сосредоточиться на каком-либо вопросе. В этом случае уберите со стола все, не относящиеся к предстоящей работе, и разложите только те материалы, которые могут вам понадобиться для выполнения только этой задачи. Начните с простого просмотра материалов и набрасывания мыслей, возникающих при этом, и вы не заметите, как втянитесь в работу. Обращаем ваше внимание на то, что речь идет не только о скорости в выполнения тех или иных задач, речь идет о более четком представлении своей жизни. О том, что даже мелочи должны иметь смысл. Возьмите за правило не делать ни одного дела, прежде не осмысленного вами. Когда вы стоите перед выбором приоритетов, разложите все задачи на пять уровней. Еще их называют – пятью уровнями смысла. Пять уровней смысла: на «нулевом уровне», находятся все мелкие и текущие задачи; на «первом уровне» находятся рабочие процессы, сложившиеся системы и идет работа над проектами; на «втором уровне» вы можете контролировать и корректировать свои цели и роли; на «третьем уровне» вы можете задумываться о своем ближайшем будущем, прогнозировать и определять, какой вы хотели бы видеть свою жизнь через год-полтора; «четвертый уровень» требует от вас того же, что и «третий», только на три-пять лет вперед; «пятый уровень» интересен тем, что призывает задуматься о вашем предназначении в этом мире. Каждый день нам приходиться принимать решения на разных уровнях и часто делать это одновременно. Представим, что вам предложили сделать какое-то серьезное дело и необходимо принять решение. Прежде всего, вам надо на «нулевом уровне» найти время, чтобы все хорошенько обдумать и согласовать с оставшимися четырьмя уровнями. «Первый уровень» поможет вам понять, как новое дело может отразиться на текущих делах. «Второй» - о том, как оно может совпадать с вашими целями в настоящем, и будет ли способствовать их достижению или наоборот станет преградой на пути. «Третий уровень» может подсказать, как выполнение этого дела или его не выполнение, может поставить под угрозу срыва все ваши ближайшие планы или отодвинуть их на неопределенный срок. «Четвертый уровень» может посеять в вас сомнение в том, что это вообще может быть вам интересно. «Пятый» - жестко поставит перед вами вопрос: «Зачем вам это нужно вообще?» Из собственного опыта мы уже знаем, что очень трудно контролировать свои желания и ограничивать амбиции. Подконтрольность желаний и амбиций во многом упрощает нашу жизнь. Ваше чувство ответственности по отношению к своей работе и коллегам, должно быть соразмерно вашей способности отвечать на вызовы извне. Этому хорошо учат восточные единоборства. Они говорят о том, что наша способность нанести мощный удар прямо пропорциональна нашей способности расслабиться. Сила удара зависит не от мускулов, а от скорости. Мускулы в состоянии продолжительного напряжения не могут обеспечить высокую скорость движения, а значит наивысшую силу удара. Отсюда напрашивается простой вывод: вы ничего не сможете делать эффективней, пока не научитесь сбавлять обороты в каждодневной практике. Прежде чем приступать к решению сложных задач, вам надо научиться, какими бы понятными или наоборот не понятными они вам не казались, несколько минут не думать о том, что вам предстоит сделать в следующий момент. Для этого заранее приготовьте какое-либо небольшое, минут на десять – пятнадцать, интересное и важное для вас дело. Обращаем ваше внимание на то, что продолжительность этого дела от начала его выполнения до получения результата не должно превышать десяти – пятнадцати минут. Благодаря такой паузе вы сможете по-новому взглянуть на предстоящее дело. Вам приходилось испытывать ощущение, что на какой-то период время и пространство как бы исчезают для вас? Обычно такое ощущение мы испытываем, когда смотрим хорошее кино, читаем увлекательную книгу или занимаемся своим хобби. В это время мы настраиваемся на собственный ритм. Он может быть очень медленным или очень быстрым, для нас это не имеет никакого значения. Это вне рамок времени. Это наше самое продуктивное время. Когда мы над чем-то увлеченно и сосредоточенно работаем, не думая над каждым своим действием, то мы работаем в своем персональном ритме, который и даёт нам наивысший результат от нашей деятельности. Практически невозможно выйти на свой ритм, когда нас что-то заботит, отвлекает, раздражает. И особенно это сложно сделать, когда на нас давит груз невыполненных дел и обязательств. Почувствовав эту тяжесть, а каждый из нас испытывает её по-своему, прекратите делать любую работу, покиньте под любым предлогом офис и просто прогуляйтесь в ближайшем сквере или парке, вдохните полной грудью воздух или отправляйтесь в кафе или бар с тихой и приятной атмосферой. По дороге купите новый журнал. Закажите чашечку кофе и выпейте мелкими глотками, наслаждаясь его вкусом и запахом. Неторопливо пролистайте страницы журнала, прочитайте одну-две небольшие страницы «не по делу». Посмотрите на все, что вас окружает, обращая внимание на приятные улыбающиеся лица, стильно одетых людей, красивый пейзаж за окном, вслушайтесь в звуки города и найдите в них приятные для вас. Просто улыбнитесь… Главная задача - выйти за рамки времени и пространства, сменить ритм, в котором вы жили последнее время. Через тридцать - сорок минут вы почувствуете, что напряжение спадает. Посидите еще минут пятнадцать, и спокойным шагом возвращайтесь на своё рабочее место. Вернувшись в офис начните с того, что наведите порядок на своём столе. После этого задайте себе вопрос: «Что мне нужно сделать прямо сейчас? Сколько мне понадобится на это времени?» И ответив на эти вопросы, приступайте к работе. Предлагаем вам в конце каждой рабочей недели или перед началом новой, пройти все пять уровней и выполнить следующие операции: 1. Просмотрите планы за прошедшую неделю по каждому дню. Проведите их ревизию, не остались ли невыполненные задачи. И если вы их обнаружите, то ответьте на вопрос: «Осталась ли целесообразность в их выполнение?» При положительном ответе, включите их в расписание новой недели. 2. Просмотрите список «нулевого уровня». Проведите ревизию и отметьте все, что уже выполнено из этого списка. Просмотрите все записи, сделанные вами по самому различному поводу в течение всей недели в еженедельнике, в блокнотах, на отдельных листочках и т.п. Проведите их ревизию и продумайте, какие действия необходимо предпринять. Внесите их в список и зарезервируйте время на их выполнение. Это касается так же визиток и квитанций. 3. Проведите ревизию «Первого уровня» и определите, на какой стадии находится реализация каждого из ваших проектов. Посмотрите все материалы по проектам, над которыми вы работаете. Все ли идет, как запланировано, а если нет, то какие действия необходимо предпринять в течение новой недели для ликвидации отставания по видам работ и намеченным срокам. 4. Используя свой творческий потенциал чаще поднимайтесь на третий и четвертый уровни! Возьмите за правило вести списки идей категории «Когда-нибудь!» и «Может быть!». Записывайте туда все новые, оригинальные, неожиданные, неоднозначные и может быть в чем-то провокационные идеи. Проведите ревизию и посмотрите, может быть пришло время реализовать какие-то из них. 5. И обязательно каждую неделю находите время для размышлений на пятом уровне, что бы затем безжалостно расставаться со всем, что превращает вашу жизнь в крысиную гонку! И НЕ ЗАБЫВАЙТЕ С УТРА ПОЛИВАТЬ ЦВЕТЫ В ОФИСЕ, ПОМНЯ О ТОМ, ЧТО ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ДЛЯ ВАС САМЫМ ЛУЧШИМ НАЧАЛОМ ДНЯ.
