10.2005. Константин Самойлов, Наталья Швецова, партнеры компании ИнтранетДизайн: Как писать деловые тексты



Версия для печати 
Константин Самойлов, Наталья Швецова, партнеры компании ИнтранетДизайн
Непонятные, длинные тексты, написанные казенным стилем - распространенная болезнь компаний. Под деловыми текстами в этой статье мы понимаем описание процессов или продуктов, отчеты, распоряжения, деловую переписку, сообщения, материалы на внутреннем сайте и т.п.
Организацию давно рассматривают как живой организм, где все взаимосвязано. Не может быть вовлеченности сотрудников, если в компании выходят распоряжения, которые расставляют повсюду запретные красные флажки и написаны сухим казенным языком с обилием витиеватых запутанных фраз. Нельзя говорить о доверии, если информация подается не полностью, в общих словах, написана в пассиве, что скрывает действующих лиц и ответственность. Все это ведет к разобщенности в компании, усилению бюрократии, потере информации, отнимает у людей время.
Это мировая проблема и многие зарубежные учебные и консультационные центры помогают компаниям ее решать. Мы столкнулись с ней, когда разрабатывали и внедряли внутренние сайты (интранеты). Даже простой в использовании интранет не упрощает общение в компании, если его содержание остается непонятным. Это проблема всех деловых текстов в компании. Мы обобщили наш опыт, изучили опыт зарубежных коллег, и в результате создали и проводим курс «Как писать деловые тексты». В этой статье мы делимся своими решениями.
Наверняка и вы сталкивались с этой проблемой, как вы ее решаете?
Как писать деловые тексты
При чтении деловых текстов человек ожидает получить полную, точную, понятную информацию в минимальное время. Отсюда вытекают требования к таким текстам.
1. Полнота и точность содержания
Цель. Определите, для кого и с какой целью написан текст. Описать это часто сложно, но если цель неизвестна, то текст не нужен.
Не забудьте включить в текст:
Резюме. Его цель - позволить читателю быстро ознакомиться с предпосылками работы, ее ходом, результатами и будущими шагами, а также с основными числовыми данными. При этом чтобы понять резюме, он не должен заглядывать в сам текст. Явно разделите основной текст и резюме - оно должно восприниматься как самостоятельный блок. Если в документе несколько страниц, начните основной текст с новой страницы.
Автор, версия, дата. Укажите координаты автора - телефон, электронный адрес. Иногда бывает полезно ставить версию документа. Укажите дату написания текста, а если он описывает действия или события, то и их дату тоже. Без этого текст становится сиротой – непонятно откуда и когда он появился, к кому обратиться за разъяснениями или с предложениями.
Подбирайте точные выражения. Пишите кратко.
Подбирайте слова и термины, которые будут однозначно поняты вами и теми, кто будет читать.
Уберите из текста все лишнее, что ничего не скажет читателю: повторы, очевидные, общеупотребительные фразы. Например, наши товары конкурентоспособны - пишут все. Если это принципиальный вопрос, его надо раскрыть и обосновать.
Переформулируйте то, что может быть непонятно: объяснения через неизвестное, неточные определения. Например, слова мало, часто, очень и т.п., дают лишь иллюзию уточнения.
Заменяйте иностранные слова русскими, избегайте штампов, бюрократических выражений. Соблюдая деловой стиль можно сохранить живой язык изложения.
Пишите в активном залоге. Деловой стиль не предполагает обезличенность – за текстом должен быть виден человек, а не мифическое руководство или соображения необходимости. Пассив скрывает информацию, поэтому его часто используют, чтобы скрыть ответственность. Актив подталкивает к полному изложению. Например, во фразе Отдел персонала закончил проект активная форма глагола требует указания того, кто выполнил работу. А фраза Проект выполнен скрывает эту информацию.
Чтобы сделать текст живым замените отглагольные существительные глаголами. Например, фраза Мы договорились встретиться лучше, чем Договоренность о встрече была достигнута
В руководствах к действию описывайте конкретные шаги. Исследования в социальной психологии [1] показывают, что многие люди не выполняют требуемые действия, если не знают четкой последовательности своих шагов. Это происходит потому что людям надо сразу знать сколько сил и времени на это потребуется. За помощью многие обращаются неохотно, т.к. стесняются задавать "глупые" вопросы или испытывают сложности в общении.
Если у человека возникла задача, он должен прочитав инструкцию, ее решить. Поэтому инструкция должна быть написана исходя из полного решения задачи человека, а не из потребностей одного отдела, который обеспечивает лишь часть решения.
Пример:
Для получения ссуды
1. Напишите заявление (образец) 
2. Завизируйте заявление у непосредственного руководителя
3. Передайте заявление директору по персоналу Ивановой Алле за 2 недели до желаемого срока получения ссуды. Заявления рассмотрит генеральный директор. О решении вам сообщит Иванова Алла.
4. За деньгами обратитесь в кассу, она открыта ежедневно с 9.00 до 11.00. Отдайте кассиру свое заявление.
Такое описание лучше, чем:
Каждый сотрудник нашей компании может получить ссуду. Заявление за подписью своего руководителя подавайте в отдел персонала.
2. Возможность быстрого знакомства с текстом
Деловые тексты часто читают не полностью - их просматривают, чтобы понять содержание, а затем выбирают разделы, которые нужны в данный момент. Чтобы текст позволял это сделать, он должен отвечать следующим требованиям.
Разделы самостоятельны. Чтобы понять данный раздел человек не должен обращаться к другим разделам. 
Заголовки - путеводные знаки по тексту, которые делают очевидной его структуру. Они должны раскрывать содержание разделов, быть точными, краткими и как можно более конкретными. Используйте не более 2-3 уровней подзаголовков. Если внутри раздела несколько самостоятельных тем, их лучше визуально разделить, например, пустыми строками. Так будет видно, где темы начинаются и заканчиваются.
От главного к второстепенному. При редактировании черновика текста следите, чтобы в разделах и абзацах развитие темы шло от общего к частному. Первое предложение описывает основную мысль, следующие - ее раскрывают и уточняют. В предложении первые слова описывают главное действие или событие, следующие - подробности и обстоятельства. Это позволит читателю быстро понять содержит ли раздел нужную ему информацию.
Ключевые слова - путеводные знаки внутри разделов. Это словосочетания, которые раскрывают смысл абзаца или предложения. Они дают возможность не читать, а быстро просматривать текст. Обычно их выделяют жирным шрифтом. Выделенные слова должны представлять собой законченную мысль, поэтому часто необходимо изменить предложение так, чтобы оно содержало такую группу слов.
Чтобы не возникало визуального хаоса от разбросанных в тексте выделенных слов, ключевые слова ставьте в начале блока текста. Например, как в этом тексте.
Перечисления - лучше оформлять списком. Такое оформление привлекает внимание, четко выделяет элементы, за счет этого текст удобно читать и легче понять.
Проголосуйте за статью недели (12-18.10)