Глеб Архангельский «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» . – М.: «Манн, Иванов и Фербер», 2005.
Сегодня мы публикуем главу из книги члена Сообщества, инициатора российского ТМ-движения, основателя Тайм-менеджерского сообщества, руководителя корпоративных ТМ-проектов в крупных российских и западных компаниях и генерального директора компании «Организация времени» Глеба Архангельского.
«Тайм-драйв» - первая книга, которая выходит со специальным знаком «Сообщество менеджеров E-xecutive рекомендует» . Она в простой пошаговой форме и на реальных примерах дает ответ на главный вопрос менеджера: как успевать больше? В ней приводятся советы по организации рабочего времени и отдыха, по мотивации и целеполаганию, планированию, расстановке приоритетов, эффективному чтению и пр. Но, возможно, самое главное - книга заставляет задуматься, насколько осмысленно мы тратим время своей жизни – бесценный и невосполнимый капитал, и учит перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели и достигать их, не только мечтать, но и воплощать мечты в реальность.
Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное
Всем известно, что жизнь состоит из черных и белых полос. Они постоянно меняются. И все надеются, что за черной всегда придет белая полоса. Но вот никто не догадывается, что можно идти всю жизнь и вдоль какой-то одной полосы. Главное, правильно выбрать ее цвет.
Если бы меня попросили передать всю суть этой книги одной строчкой, я бы сказал так: «Тратьте ваше невосполнимое время на Главное».
К сожалению, в наших школах и вузах практически не учат расстановке приоритетов, не учат определять для себя, что – главное, а что – не очень. Есть обязательная программа, из которой, как считается, необходимо усвоить «все». Что из этого «всего» вам нужно, что очень нужно, а что – так себе или вообще не нужно, - об этом обычно никто не задумывается.
В нашей жизни, к счастью или к сожалению, такой «обязательной программы» нет. Хочется многого: и успехов в работе, и счастья в личной жизни, и сходить в ресторан с друзьями, и почитать любимую книгу… Но «все-все-все» - не успеешь, приходится выбирать. Вся наша жизнь – непрерывный выбор. И лучше, если этот выбор будет делаться осознанно, а не «как придется».
Стратегии отказа
Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, - расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это в частности означает – умение говоирть «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.
Во многих западных книжках по тайм-менеджменту затрагивается эта тема, но в России, как обычно, есть «своя специфика». Наше общество ближе к Востоку, чем к Западу. Ценятся личные, неформальные взаимоотношения. Отказ воспринимается как личная обида.
На ТМ-тренингах мы разыгрываем сценки из жизни, например:
Близкий родственник или знакомый просит помочь ему устроиться на работу в вашу компанию.
Начальник просит встретить его родственников на вокзале.
Подруга просит вечером посидеть с ее ребенком.
Условия жесткие: вам нужно отказать, по возможности не испортив отношения. Это не значит, конечно, что всегда в жизни в таких ситуациях нужно отказывать; но если в данной конкретной ситуации нужно отказать – как вы это сделаете?
Разыгрывая сценки, участники семинаров проявляют чудеса управленческой борьбы и изобретательности. При этом проявляется несколько основных стратегий отказа:
1. «Военная хитрость». «Иван Иванович, я рад бы встретить ваших родственников, но, к сожалению, машина сломалась (варианты: везу вечером ребенка в больницу; встречаюсь в ресторане с нашим любимым клиентом)». Или «Видя вызов от клиента, который любит поболтать, переадресую на сотрудника, который говорит, что я сейчас недоступен – на совещании, собрании совета директоров, и т.п. Если у клиента какой-то важный вопрос, я ему через некоторое время перезваниваю».
Эта стратегия, на одном из тренингов названная «вранье с форс-мажором», опасна тем, что обману бывает свойственно раскрываться, и отношения могут быть испорчены безнадежно.
2. «Логическая аргументация». «Я бы рад помочь твоему сыну устроиться к нам на работу, я его хорошо знаю, он толковый мальчик, но в нашей компании и на этой должности он не справится, потому-то и потому-то».
Стратегия наиболее разумная и поэтому часто используемая. Проблема в том, что русский народ эмоционален, и на каждый аргумент находится либо эмоция, либо контраргумент. Диалог в сценке на тренинге приходится прерывать – спор между участниками может длиться бесконечно.
3. «Отложить / замотать» («дать надежду»). «Пусть твой брат пришлет резюме в отдел кадров, они рассмотрят». Часто выбираемая стратегия, она одна из самых простых – потратив минимум времени на разговор, вы и не испортили отношений, и не сказали явного «да». Проблема в том, что русский человек часто воспринимает надежду как обещание, и отношения в итоге могут быть испорчены еще хуже.
Когда я работал в банке помощником председателя правления, одна знакомая, директор благотворительного фонда, попросила – «Глеб, вы банкиры, у вас денег много, помогите нам провести такую-то конференцию». – «Я рад бы помочь, но банкир деньги на благотворительные проекты обычно не дает. Я даже не уверен, что смогу с ним затронуть этот вопрос. Так что попробую поговорить, но ничего не обещаю».Через две недели – «Мне удалось поговорить с банкиром, как я и ожидал, денег он не дал.» - «Как?? Ты же обещал! Мы уже в бюджет заложили, иностранных гостей пригласили...» Отношения серьезно испорчены.
Думаю, более разумно (и менее губительно для отношений) было бы сразу твердо отказать – «банкир денег не дает, и даже разговаривать с ним об этом не буду, не обижайтесь». Если выпадет случай – поговорить; если вдруг случится чудо и денег дадут – обрадовать просившего. Но ни в коем случае не давать тень надежды, в воображении контрагента быстро разросшуюся до твердого обещания.
4. «Сделать желаемое непривлекательным». «Мариночка, душа моя, я с удовольствием посидела бы с твоим Васечкой, но я чихаю, и похоже это не простуда, а грипп, как бы я его не заразила». «На работу к нам я тебе могу помочь устроиться, но зарплата будет очень невысокая…» Вариант, сочетающий «военную хитрость» и «логическую аргументацию», и имеющий все их недостатки.
5. «Третий путь». «Иван Петрович, на тренинг по тайм-менеджменту в выходной я, к сожалению, не смогу прийти, но я понимаю важность этой темы для компании, поэтому попрошу Василия записать все на диктофон, прослушаю, проработаю литературу, и обязательно буду применять». «В нашу компанию, к сожалению, твоей сестре не могу помочь устроиться, но помогу написать грамотно резюме и подскажу, в какие компании лучше его послать». Иногда это лучший выход, но не всегда он работает. Участница открытого семинара в Киеве, начальник отдела продаж: «Подружки просятся ко мне на работу, я вижу, что объективно не подходят, не смогут работать в продажах. Пытаюсь предложить третий путь, помочь найти подходящую для них работу. Но им лень что-то искать, втемяшилось им в голову «хотим работать у тебя», и никак их ни на что другое не переключить».
Итак, пять типовых путей отказа. Среди них нет путей «правильных» и «неправильных», у каждой стратегии есть свои достоинства и недостатки. Обычно человек применяет максимум одну-две стратегии. Попробуйте расширить ваш арсенал и применить какую-либо из стратегий, которая раньше вами не применялась.
Пример разумного отказа, сочетающего несколько стратегий. Топ-менеджер днепропетровской компании «Днепротехсервис» (управляющая компания завода «Днепротяжмаш») на семинаре задала вопрос: «Моя мама часто звонит на работу совершенно не по делу, если не беру трубку – волнуется, названивает подчиненным. Много раз пыталась ее убедить перезвонить попозже, если вопрос не срочный. Убедить ее никак не удается, а я тоже не могу не взять трубку, вдруг что-то серьезное случилось?» Совместными усилиями нашли несколько подходов:
«Аварийный» мобильный телефон – только на крайний случай. Можно упаковать его в специальную коробочку (вспомните кнопки пожарного вызова, для нажатия которых нужно разбить стекло). На вызовы с городского телефона отвечаем только после завершения текущего дела, например, в ежечасном 5-минутном перерыве.
Вызовы принимает подчиненный (кстати, нужно быть готовым к «нет» с его стороны!), если что-то действительно срочное – сообщает топ-менеджеру.
Наконец, просто «жестко отучать» (формулировка самой задавшей вопрос). «Припугну, что если будешь так часто меня дергать на работе, могу не ответить быстро, когда что-то действительно важное случится. Тем более это не просто запугивание, а и правда так».
Обратите внимание: мы не обсуждаем вариант «