Для чего нужно управлять знаниями
Карен Джанетто, Энн Уиллер Управление знаниями. Руководство по разработке и внедрению корпоративной стратегии управления знаниями, - М.: Добрая книга, 2005
Сегодня, когда для многих компаний знания стали стратегически важным видом активов, никто не сомневается, что будущее любой компании напрямую зависит от ее способности извлекать, создавать, хранить и распространять знания. Разработка процедур, обеспечивающих выявление, передачу, пополнение знаний, и обмен знаниями становятся одним из основных направлений деятельности руководства компаний. Эта книга - первое систематизированное руководство по внедрению системы управления знаниями в организации. За последнее десятилетие в деятельности бизнес-сообщества произошли колоссальные изменения. Во многом они были обусловлены появлением новых технологий, которые открыли мировые рынки для самых разных компаний и генерировали огромное количество данных, требующих сортировки, переработки в информацию или сохранения и использования в качестве знаний.Изменение облика компанийВ прошлом для компаний были характерны иерархическая структура, четкие границы между службами, четкая система подчинения и наличие задокументированных процедур и правил, а служащие могли работать на одном и том же месте много лет. Знаниями не управляли, но найти сотрудника, способного оказать поддержку в любой форме, было гораздо легче. Однако теперь, когда появился такой феномен, как портфельные карьеры, когда люди все реже долго работают в одной компании и рано уходят на пенсию, утратить ценные, годами накапливавшиеся знания стало легче, а найти того, к кому можно обратиться за помощью, — труднее.Из-за сокращения штатов и бюджетных ограничений менеджеры работают сегодня с более малочисленным, чем раньше, персоналом и поэтому должны строго следить за тем, чтобы каждый вносил свой вклад в общее дело.В прошлом, если служащие компании были разбросаны географически, то ее отделения нередко работали совершенно самостоятельно, и знания, полученные в одном региональном отделении, могли так никогда и не стать достоянием других филиалов. Однако в настоящее время многие компании поняли, что смогут выжить, только если будут иметь отделения по всему миру и эти отделения наладят между собой обмен информацией и знаниями.Если раньше товары и услуги были продуктами, главным образом, физического труда, то теперь многие из них стали наукоемкими, и поэтому ценность знаний признается уже повсеместно.При слияниях и поглощениях компании нередко объединяют свои процессы и данные и определяют, кого из наиболее ценных сотрудников им необходимо удержать. К сожалению, они далеко не всегда располагают при этом надежными данными, необходимыми для принятия подобных решений.Перегрузка знаниямиБолее дешевая технология и возможность работать в сети означают, что мы можем проще хранить, сортировать и получать информацию, но не все компании управляют своей информацией (не говоря уже о знаниях) так, чтобы их сотрудники могли не делать двойную работу и легко находили то, что им необходимо.Нередко компании перегружают своих служащих неструктурированной информацией, что осложняет ее усвоение и не позволяет отделить жизненно важные сведения от массы бесполезных и ненужных.Реальные преимущества работы и конкурентные преимуществаСегодня отделы и рабочие группы компаний не могут больше работать как прежде, т.е. держать свои знания при себе. Важные конкурентные преимущества получают теперь такие компании, в которых новые знания быстро распространяются, а все сотрудники делятся этими знаниями друг с другом. В результате новые служащие быстро обучаются, а компания становится гибкой и может быстро реагировать на происходящие изменения. Все новые методы работы и ход реализации новых проектов необходимо анализировать и доводить результаты этого анализа до общего сведения.Если обмен знаниями в компании отсутствует, то люди нередко выполняют двойную работу. Они придумывают способы решения проблем, которые давно решены, и повторяют одни и те же ошибки. А это означает постоянный перерасход ценных ресурсов, особенно человеческих.Обучение, инновации и обмен опытомПо мере того как компании осознают необходимость стать более гибкими, инновационными и быстродействующими, они все чаще начинают видеть в управлении и обмене знаниями способ повысить эффективность использования своих человеческих ресурсов и получить важные конкурентные преимущества. Теперь от сотрудников ждут, что они будут гораздо активнее, чем раньше, смогут генерировать идеи и решать проблемы, а также выполнять больше заданий в более сжатые строки.Чтобы сотрудники соответствовали этим требованиям, им нужно обеспечить возможность быстро получать знания. Поэтому теперь компании придают гораздо больше значения самообучению персонала (обмену опыта, постоянному совершенствованию товара и услуг, повышению квалификации сотрудников).Преимущества управления знаниямиВ этом разделе мы перечислим основные преимущества, которые может дать внедрение управления знаниями. Какие из них вы реально получите, создав у себя систему управления знаниями, зависит также и от уже имеющихся в вашей компании систем управления информацией. Итак:
Сотрудники лучше представляют себе цели компании, ее процессы и т.д.
Более активный обмен информацией способствует улучшению взаимоотношений между сотрудниками.
Все сотрудники компании учатся, извлекают уроки из своих и чужих ошибок и используют достижения друг друга.
Информационные сети и средства связи позволяют объединить как отдельных сотрудников, так и целые группы, включая и те, что работают в отдаленных районах.
Сотрудники могут быстрее найти или получить необходимую им информацию.
Сотрудникам легче составлять отчеты, разрабатывать правила, готовить презентации.
Совершенствуется процесс принятия решений.
Использование общих знаний и опыта позволяют сократить цикл разработки новой продукции.
Улучшается работа с потребителями, поскольку сотрудники получают от них информацию в порядке обратной связи и принимают соответствующие меры.
Сотрудники активно занимаются инновационной деятельностью и используют идеи своих коллег.
Сотрудников поощряют к тому, чтобы они повышали свою квалификацию и накапливали опыт.
Использование общих знаний позволяет компании быстрее реагировать на изменения запросов рынка.
Сотрудники и подразделения компании работают более эффективно (благодаря тому, что не приходится делать двойную работу и т.д.).
Решения принимаются объективно, а не на основе субъективных представлений.
Управление знаниями и самообучение компанииЕсли в компании существуют процедуры обмена знаниями, то ее можно считать самообучающейся, даже при отсутствии формальной системы управления знаниями.Однако создание такой системы в масштабах всей компании дает мощный толчок самообучению.Если это еще не делается, необходимо:
информировать сотрудников о результатах анализа хода реализации проектов;
распространять новые идеи и поощрять их генерирование;
широко обсуждать ошибки, а также способы их исправления;
побуждать сотрудников, посещающих курсы или выполняющих какую-либо работу для других компаний, делиться со своими коллегами новыми достижениями, идеями, опытом и практикой работы в других компаниях;
знакомить сотрудников с планами их обучения и повышения квалификации и должностными требованиями, на основе которых сотрудники службы персонала и менеджеры поручают им ту или иную работу и назначают на новые должности;
поощрять использование таких методов работы, которые способствуют активному обмену знаниями и общению всех сотрудников компании.
Если служащих мотивируют к тому, чтобы они сами занимались повышением своей квалификации и определяли свои потребности в обучении, то они без колебаний обращаются за помощью, не опасаясь, что тем самым обнаружат свою слабость. Также менеджеры могут быть для них ролевыми моделями, показывая им, что сами постоянно повышают свою квалификацию и отнюдь не считают, что «и так уже все знают».Если компания подойдет к управлению знаниями как к способу стать коллективом людей, работающих совместно для того чтобы постоянно узнавать что-то новое и совершенствоваться (а вовсе не для того, чтобы стать придатком к электронной библиотечной системе!), то будет гораздо легче внедрить у себя этот процесс, а положительный эффект от внедрения будет больше.