Міністерство освіти і науки України Національний університет "Львівська політехніка"
“Створення та налагодження звітів” Методичні вказівки до лабораторного заняття з дисципліни “Бази даних в інформаційно-комп'ютерних технологіях” для студентів базового напрямку 6.091 “Електронні апарати” Затверджено на засіданні кафедри ЕЗІКТ Протокол № ___ від ___ ______ 2005 р. Львів 2005 Створення та налагодження звітів. Методичні вказівки до лабораторного заняття з дисципліни "Бази даних в інформаційно-комп'ютерних технологіях” для студентів базового напрямку 6.091 “Електронні апарати”/ Укл. Л.К.Гліненко.-Львів; Вид-во Нац. ун-ту "Львівська політехика" , 2005. - 12 с. Укладач: Л.К.Гліненко, канд. техн. наук, доц. Відповідальний за випуск – Г.В.Юрчик , канд. техн. наук, доц. Рецензенти: О.М.Воблий, канд. техн. наук, доц. І.В.Атаманова, канд. техн. наук, доц. Створення та налагодження звітів 1. Мета роботи Одержання навичок роботи зі створення звітів 2. Теми для попереднього вивчення Призначення і порядок створення звітів. Розділи бланка звітів. Елементи управління. Форматування елементів управління. Сортування і групування. Збереження і друк звіту. 2. Стислі теоретичні відомості 2.1. Звіти Звіти – це об’єкти Access, які призначені для виводу даних у вигляді друкованих форм на папір. Безпосередньо перед друком звіт завжди можна попередньо переглянути на екрані в режимі WYSIWYG (What You See Is What You Get). У вигляді звітів оформляють усі документи, що потребують друку на папері, наприклад, рахунки, накладні, ордери тощо. Звіти і форми Access мають багато спільного. Однак, на відміну від форм, звіти не призначені для введення і виправлення даних у таблицях. В звітах можна використовувати такі ж елементи управління для вказівки стану перемикачів, прапорців і списків. Але вони дозволяють лише переглядати і друкувати дані. У звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм. Загальний принцип створення звітів багато у чому подібний до принципу створення форм: визначається джерело даних для звіту, поля джерела даних переміщують у звіт, є можливість визначити підзвіт, тобто підпорядкований звіт тощо. Звіт, так само як і форма, може складатися з декількох частин: заголовка і приміток звіту (виводяться тільки на першій і останній сторінках багатосторінкового документу), верхнього і нижнього колонтитулів (виводяться на кожній сторінці багато сторінкового документу), області даних. Заголовок, примітки і колонтитули можуть включатись/ виключатись зі звіту (режим Конструктора, меню Вид). Звіт, як і форма, може бути створений за допомогою майстра. Розділи звіту подібні розділам форми і включають заголовок і примітку звіту, область даних, а також верхній і нижній колонтитули. У примітку звіту часто поміщають поля з підсумковими значеннями. Елементи управління можуть бути додані в звіт за допомогою панелі інструментів Панель елементів (Toolbox), ідентичної тій, що використовується в режимі Конструктора форм. Форматування й групування елементів управління в звіті виконуються аналогічно форматуванню й групуванню елементів управління у формі. Звіти створюються у закладці Отчеты головного вікна бази даних Access. Зауважимо, що в операційній системі Windows має бути встановлений драйвер принтеру (будь-якого): у протилежному випадку намагання створення звіту призведе до виводу на екран повідомлення про необхідність встановлення драйвера принтеру. 2. Створення звітів Access пропонує кілька способів створення звітів. Найбільш простим з них є використання засобів автоматичного створення звіту. Автоматично створюваний на основі таблиці чи запиту звіт називається автозвітом. Access дозволяє автоматично створювати звіти двох форматів: у стовпець і стрічковий. Щоб створити автозвіт: На панелі об'єктів одона База данных (Database) клацніть по ярлику Отчеты (Reports) й натисніть кнопку Создать (New). З'явиться діалогове вікно Новый отчет (New Report) В списку діалогового вікна Новый отчет (New Report) виділіть один з елементів: Автоотчет: в столбец (AutoReport: Columnar) чи Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular). В поле зі списком в нижній частині діалогового вікна Новый отчет (New Report), містяться імена усіх таблиць й запитів бази даних, які можуть бути використані як джерела даних для звіту. Клацніть лівою кнопкою миші по кнопці зі стрілкою для відкриття списку, а потім виділіть в списку необхідний елемент. Натисніть кнопку ОК. Ще одним простим і швидким способом створення звітів є використання Майстра звітів. Щоб створити простий звіт: На панелі об'єктів вікна бази даних клацніть по ярлику Отчеты (Reports) й натисніть кнопку Создать (New). З'явиться діалогове вікно Новый отчет (New Report). В спискові діалогового вікна Новый отчет (New Report) виділіть елемент Мастер отчетов (Report Wizard). В поле зі списком в нижній частині діалогового вікна Новый отчет (New Report) містяться імена усіх таблиць и запитів бази даних, які можуть бути використані як джерела даних для звіту. Розкрийте цей список й виділіть в ньому потрібну таблицю чи запит. Оберіть потрібні для звіту поля, як Ви робчи це ри застосуванніф Майстра форм чи Майстра запитів. В другому діалоговому вікні необхідно вказати, яким чином будуть структуровані дані в звіті. Майстер перевіряє зв'язки між таблицями й у залежності від обраного представлення пропонує кілька варіантів групування записів в звіті. У третьому діалоговому вікні Майстра звітів необхідно визначити додаткові рівні групування в звіті. Майстер звітів дозволяє задати інтервали значень, по яких групуються дані. Щоб змінити їх у цьому ж (третьому) діалоговому вікні Мастера отчетов, натисніть кнопку Группировка (Grouping Options). На екрані з’явиться діалогове вікно Интервалы группировки (Grouping Intervals). Змінюючи інтервал групування, можна впливати на спосіб групування даних у звіті. Для числових полів можна задати групування по десятках, сотнях і інших значеннях. Для текстових полів можливе групування по першій букві, першим трьом буквам тощо. Щоб указати для стовпця звіту підсумкову інформацію, натисніть" на кнопку Итоги (Summary Options). У діалоговому вікні Итоги (Summary Options), що з'являється, можна задати параметри для обраного стовпця Натисніть кнопку Далее (Next), щоб перейти до п'ятого діалогового вікна Майстра звітів. Майстер звітів запропонує на вибір шість варіантів оформлення згрупованих даних (варіантів макета звіту). У лівій частині діалогового вікна Майстра відображається ескіз обраного макета. Виберіть у групі Макет (Layout) слушний перемикач. В останньому діалоговому вікні Майстра звітів уведіть його назву. 3. Режими роботи зі звітами Робота зі звітами Access 2002 може відбуватися в трьох режимах: у режимі Перегляду зразка, у режимі Попереднього перегляду й у режимі Конструктора. Переключитися з одного режиму в інший можна або за допомогою команди Образец (Layout Preview), Предварительный просмотр (Print Preview) або Конструктор (Design View) в меню Вид (View) у будь-якому режимі роботи зі звітом, або за допомогою кнопки Вид (View) панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design) у режимі Конструктора. Режим Попереднього перегляду призначений для перегляду звіту в Access у тому вигляді, як він буде виведений на печатку. У режимі Конструктора можна розробляти звіти, модифікувати їхню структуру, змінювати зовнішній вигляд, додавати і видаляти поля. Цим режимом звичайно користаються розробники звітів Access. Щоб перейти в режим Конструктора, виберіть команду Вид, Конструктор (View, Design View) чи натисніть на стрілку, розташовану праворуч від кнопки Вид (View) панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design) і в списку, що відкрився, виберіть елемент Конструктор (Design View). Створити новий звіт можна "з нуля", починаючи його розробку відразу в режимі Конструктора, не користаючись засобами автоматичного створення звітів і Майстром звітів Access. Для цього досить двічі клацнути по ярлику Создание отчета в режимі конструктора (Create report in Design view) над списком звітів у вікні бази даних. Створення звіту у режимі Конструктора аналогічно створенню форми у цьому ж режимі. Найзручніше режим Конструктора застосовувати для коригування отриманих іншими способами звітів. 3. Практичні завдання Створення простих, підпорядкованих і складних звітів на основі запитів Завдання I. У БД “Відділ кадрів” створити простий звіт, що містить: список співробітників підприємства з полями: Ідент код, Прізвище, Ім'я, По батькові, Телефон; Згрупувати дані по 1-ій літері прізвища; Обчислити кількість прізвищ у кожній групі. Вигляд звіту представлений на рисунку 1.
СПИСОК СПІВРОБІТНИКІВ ПІДПРИЄМСТВА 26.02.01
Ідентифікаційний код Прізвище Ім'я По батькові Телефон
