Принципы работы Службы документационного обеспечения управления
Содержание
Выясним для начала, что представляет собой Служба документационного обеспечения управления (СДОУ), каковы ее задачи, функции, проводимые операции и т.д.
Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.
Рассмотрим основные операции, проводимые СДОУ:
К организации труда работников СДОУ предъявляют общие требования. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация разрешает обеспечить оперативное выполнение документационных работ, образовывает чёткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов.
Для этого необходимо чёткое организационное построение СДОУ, предпочтение более рациональной формы работы с документами: все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов, обрабатываемых учреждением за год) в учреждении первой, второй и третьей категорий. Обработку документов должна осуществлять канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариат.
Для целесообразной организации рабочих мест и предоставления благоприятных условий труда могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.
Производительность и качество труда, работоспособность человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения благоприятных условий труда.
Рассмотрим еще несколько моментов организации труда работников СДОУ.
Нормированием труда можно обеспечить нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при стандартном напряжении на рабочем месте, установить критерии, оценки работы каждого сотрудника.
Указаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно-технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, выполнение машинописных работ.
В решении этой проблемы поможет разработка и внедрение нормативных документов, инструкции по документированию управленческой деятельности; государственные стандарты, должностные инструкции.
Службы документационного обеспечения управления действуют и в практике управления.
1. Общий отдел относится к органам управления общественных организаций и органам управления на местах. В его состав входят архив, группа контроля, подразделения по учёту и регистрации документов, протокольная и копировально-множительная служба.
2. Управлением делами (министерства, ведомости России) занимается канцелярия инспекция при министре, отделы рационализации делопроизводства, писем (жалоб), центральный архив, секретариат.
3. В подведомственности канцелярии – министерства и ведомства автономных республик.
Функцию СДОУ выполняет в учреждениях, не имеющих данной службы, её секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо.
В службах документационного обеспечения управления выделяют три категории работников СДОУ.
К первой категории относятся руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, заведующий архивом, начальник протокольной части, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, начальник отдела писем, начальник инспекции.
В категорию 2 входят специалисты, такие, как инспектор, помощник министра, секретарь министра, методист, архивист, референт, редактор.
И, наконец, к третьей категории относятся технические исполнители: секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1, 2 категории, корректор, стенографист 1, 2 категории.
Выделяют следующие функции служб документационного обеспечения управления:
Формы организации работы с документами.
СГСДОУ – это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.
Категории учреждения по объёму документооборота.
Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям.
3 формы организации работы с документами.
1. Централизованная
2. Децентрализованная
3. Смешанная
При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:
а) объём документооборота.
б) характер работы учреждения, его территориального размещения.
в) структура учреждения и его подразделения.
г) технич. оснащённость.
д) квалифицированные руководители, специалисты и технические исполнители.
Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.
Для определения учреждения по документообороту используют категорийность, предложенную СГСДО.
1 категория: учреждения с объёмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год.
2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.
3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.
4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.
Нормирование документационных работ.
Последовательность работ с шифром, представляет собой определённую последовательность элементов труда проц. по работе с документами. Это такие операции как: приём корреспонденции, вскрытие конвертов определения ценности вложения, сортировка по направлениям использования документов, регистрируемых исполнение по существу вопроса, подшивка в дела, оформление документов на пишущей машинке, поиск документов, внесение на документ служ. отметок, перевод на машиноносителе.
При нормировании документационных операций используются нормативы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности.
Нормирование времени – это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ при определённых организациях технических и санитарно гигиенических условиях труда.
Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:
1. Определения расходов на работу всего учреждения.
4. Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени.
5. Улучшения планирования работы учреждения.
6. Обеспечения рационального использования технических средств.
Расчёт нормы времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле: Норма вр. = Мon (1+К/100)
Мon - оптимальное время.
К - сумма времени на подготовительно заключительную работу, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (8%).
Mon=59,6 мин. К=8%.
Н.вр.=59,6(1+8%/100)=59,6*1,08=64,4 минут на подшивку документов.
Норматив численности – определяет количество сотрудников требующихся для выполнения качеств закрепляется за данным подразделением при существующих организационно технических условий.
Ч=Нвр.*О*К/М-(М*А)
Ч-норматив численности (необходимое количество сотрудников)
Нвр. - средняя норма времени на обработку 1 документа 0,64 часа.
О - количество документооборота (корреспонденция 1 год).
К - коэффициент измерения трудоёмкости раб.
М - годовой номинальный фонд рабочего времени.
А - коэффициент неявок на работу=0,3.
Должностные инструкции
Рациональное разделение труда работников служб документации на предприятиях, в организациях и учреждениях определяется должностными инструкциями.
Должностная инструкция – нормативный документ, утверждаемый руководителем учреждения или его подразделения, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными работниками.
Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников служб документации в течении рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряжённости труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей.
Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные. Типовые должностные инструкции разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц; они носят обязательный характер. Некоторые типовые должностные инструкции работников служб документации даны в соответствующих нормативных документах. Примерные должностные инструкции разрабатываются вышестоящими органами. К ним относят квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (общеотраслевые квалификационные характеристики). В него включено 17 секретарских должностей, а также должности заведующего секретариата и ассистента.
Для секретаря – машинистки и секретаря стенографистки определены должностные обязанности, требования к знаниям и квалификационные требования.
К недостатку этих примерных должностных инструкций надо отнести повторяемость одних и тех же требований начиная с 1965г. Изучив фактические требования к обязанностям и правам секретарей-практиков в Ленинграде, секция методики преподавания секретарского дела Ленотделения Педобщества РСФСР в 1986г. утвердила должностную инструкцию секретаря (автор разработки Л.В. Власов). Эта инструкция включает в свой состав: общую часть, обязанности (базовые и основные), права, ответственность.
Организация рабочего места секретаря
Организация рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировки и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей. Использование современной оргтехникой, к его оборудованию и оснащению, является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда. Сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня, обеспечения действительно секретарского обслуживания.
Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждениях. Так как секретарь является “лицом учреждения”, то и его место должно быть образцом правильной организации.
Рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
- в помещение приёмной должны находиться предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём, удобной для её размещения.
Секретарь должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.
В комплект мебели (рабочее место секретаря) должно входить: стол канцелярский, вспомогательный стул или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, стулья для посетителей, шкафы и полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.
Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормами норма площади служебных помещений должна составить не менее 4м 2 на одного работника. Общая площадь приёмной, где находится секретарь, не должна быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.
Интерьером приёмной следует хорошо обдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Наилучшим, признано естественное освещение.
Интерьер служебного помещения и оборудования рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника.
Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок своё рабочее место.
Примерный комплект технических средств
Организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места секретаря.
Примерный комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места руководителя.
Условия труда СДОУ
Освещение рабочего места и помещения
Одним из благоприятных условий микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение.
Для обеспечения рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ-ЛХБ.
Распределение яркости света имеет важное значение, так как большинство документационных операций связанно с использованием зрения (чтение, письмо, работа на пишущей машинке и т.д.). Напряжение зрения вызывает напряжение мускулов тела и влечёт общее утомление.
Помещение служб документации должны иметь естественное освещение, которое оказывает благотворное психологическое воздействие на человека.
Свет должен падать на рабочие поверхности столов и средств оргтехники с левой стороны или спереди, определяющий эффект недопустим. Источник света следует располагать под углом более 30 о от горизонтальной линии взора.
Требуемая сила света должна сочетаться с правильной подачей его на рабочее место. Поле зрения человека охватывает примерно 45% всех направлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться.
Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольной лампы).
Температурный режим в служебных помещениях
В соответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях должна быть в пределах 18-20 о С, а в летний 50-55%.
Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психического и зрительного утомления работников способствуют размещению в служебных помещениях цветов.
Оптимальные климатические условия в служебном помещении является посылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что особенно вредно для людей занятых умственным трудом.
Шум в служебных помещениях.
Уровень посторонних шумов, проникающих извне, определяется в соответствии с действующими нормами, но не более 40дБ. Понятие шума включает все акустические явления, которое ухудшают самочувствие человека, снижает работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отклонения или ухудшение физического состояния. Точно определить степень отрицательного воздействия звука трудно.
Борьба с шумом в помещении ведётся путём звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест.
При подборе оборудования руководствуются уровнем шума, указанным в технических характеристиках аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют, покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглощающими материалами. Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки. Высота перегородок 15-20см. выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2-3 дБ. В области низких частот и до 6 дБ. В области высоких частот. Кроме того для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев.
Однако следует знать, что в определённых дозах шум не только не вреден, но даже полезен. Так, приятная, правильно подобранная музыка стимулирует производительность труда, способствует ритмичности.
Цветовое оформление служебных помещений
Применение определенного цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, оказывает на сотрудников соответствующие психологическое влияние, сокращает утомляемость. Поэтому выбор окраски служебных помещений должен производится с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений, то есть в соответствии с требованиями технической эстетики.
Определенные цветовые гаммы соответствуют функциям помещения. Используя разные тона, можно зрительно разделить служебное помещение на отдельные участки. В холодные тона следует окрашивать помещения с высокой температурой (южные районы страны), в тёплые тона целесообразно окрасить помещения с низкой температурой (северные районы страны). Таким же образом можно подчеркнуть или затушевать особенности помещения. Следует учитывать, что светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная уменьшает.
Значимым является использование цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного порядка на рабочем месте, для обеспечения лучшей организации труда. Для сотрудников служб документации необходимо создать определённый зрительный комфорт. В работе секретаря, например, используется цветовой “семафор” при раскладке документов в папки различных цветов.
Режим труда и отдыха
В зависимости от внутреннего трудового распорядка регламентируется режим труда и отдыха. Сотрудники СДОУ должны предусматривать установленное чередование периодов труда и отдыха.
При общей продолжительности рабочей недели 36 часов в пятидневной рабочей неделе рабочий день персонала СДОУ должен составлять 7часов 15мин. По действующему законодательству сотрудникам выделяется перерыв в 1час, который должен предоставляться не позднее, чем через 4часа после начала работы.
Проведение физкультурных пауз в 5-10мин. за 1,5ч. до обеда и за 1-1,5 до окончания работы благотворно повлияет на повышение производительности труда и улучшение рабочей атмосферы в помещении.
Состав воздуха
На состав воздуха хорошо влияет озеленение служебных помещений. Регулярное проветривание в служебном помещении необходимо. Состав воздушной массы полностью меняется, если хорошо проветривать помещение, устраивать сквозняки на 5-8 минут.
Организация рабочего места руководителя
Снабжение всем необходимым рабочего места руководителя, контроль за исправностью технических средств, поддержанием порядка и чистоты в кабинете является обязанностью секретаря.
Ничего не изменять по своему усмотрению в кабинете руководителя, не обсудив предварительно с ним возможность перестановки средств оргтехники, мебели, расположения канцелярских принадлежностей и документов на рабочей поверхности стола - этим правилом следует руководствоваться секретарю. В его работу входит знать привычки своего начальника, особенности работы с документами и учитывать их; следить за тем, чтобы на столе всегда была чистая, аккуратно нарезанная по формату бумага для заметок, чистый стакан, заточенные карандаши, свежая вода в графине.
Особые принципы имеет планировка рабочего места руководителя. Обычно в комплект мебели для кабинета руководителя входят: письменный стол, стол –тумба для средств связи и оргтехники, стол и стулья для приёма посетителей, кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, кабинетная стенка. Стол руководителя имеет большую поверхность, а стол для приёма посетителей ставится обычно перпендикулярно столу руководителя.
Переговорное устройство, которое позволяет осуществлять обмен информацией, существенно облегчает работу руководителя и секретаря. При наличии такого устройства отпадает необходимость вызова секретаря в кабинет руководителя для получения задания.
Рассмотрим функции некоторых должностей сотрудников предприятия.
В обязанности заведующего складом входят несение ответственности по учёту материалов (вспомогательных материалов, запасных частей), точное и своевременное документальное отражение операций, обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов.
Материально ответственным лицом организации является главный бухгалтер, который назначается и снимается с должности директором предприятия. В своей работе главный бухгалтер руководствуется инструкциями по бухгалтерскому учёту и действующим законодательством.
Заместитель генерального директора предприятия выполняет обязанности директора в его отсутствие. Он является ответственным лицом за правильное составление технической документации предприятия, выполнение технологического процесса правил техники безопасности.
За технологический процесс, который проводится на предприятии, за сбыт продукции, за обеспечение предприятия материалами необходимы для выполнения технологического процесса, соблюдение правил техники безопасности и правильность выполнения производственного процесса несёт ответственность генеральный директор предприятия.
Организация рабочего места секретаря
Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении.
Так как секретарь является “лицом учреждения”, то его рабочее место должно быть показателем высокой культуры труда, образцом правильной организации, потому что нередко судят о работе всего учреждения по тому, как выглядит рабочее место секретаря.
Необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня является способ организации рабочего места секретаря в соответствии с требованиями научной организации труда к его планировке и обслуживанию, возможностями использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению.
Оснащение рабочего места секретаря должно отвечать требованиям экономии площади помещения и обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей. Условия планировки рабочего места секретаря:
Так как секретарь должен осуществлять контроль за сохранность материалов в местах хранения и контроль за соблюдение установленных норм запасов, то внутренняя организация участков стола, зависящая от его устройства, вместимости, характера обрабатываемых документов, является значимым элементом организации рабочего места. Ящики должны бесшумно, легко, плавно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления.
Секретарь должен иметь возможность свободно вставать, удобно вытянуть ноги, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения, потому что большую часть рабочего времени работает сидя, что очень утомляет.
Список используемой литературы.