(2) – Фамилия, титул, профессия, занимаемая должность и т. п., и адрес автора письма.

(3) – Должность (титул), адрес адресата.

(4) – Ссылочные элементы письма. Например: “В ответ на ваше объяснение” и т. д.

(5) – Тема письма: повод, по которому оно написано.

(6) – Обращение.

(7) – Первая фраза письма после обращения в официальных письмах.

(8) – Приветствие (заключительное).

Voilа le modиle d’une lettre d’affaires (Demande de l’emploi) :

On laisse a gauche 80 mm de marges. Apres la formule d’appellation il faut mettre une virgule puis un intervalle d’une ou deux lignes. Ensuite c’est le corps de la lettre meme (les marges de 30-40 mm). Chaque ligne doit etre ecrite tres droit avec des intervalles egaux entre les lignes. Entre les alines d’une lettre il faut faire un intervalle double. L’ecriture doit etre lisible, il est defendu de rayer et de corriger.

Il faut noter que l’exterieur d’une lettre joue un role tres important et parfois decisif.Certaines lettres d’affaires(par.ex. demande de l’emploi) doivent etre ecrites a la main.Les derniers temps on n’examine meme pas des lettres mal ecrites. Voila pourquoi il faut bien savoir les regles suivantes :

1). Il ne faut pas commencer une lettre par le mot “ Je ”. Sauf une “ J’ai l’honneur de vous informer… ” 

2). Le premier alinea doit etre bref. Il doit contenir l’information qui explique la raison de cette lettre. Il ne doit depasser de 5 lignes.

3). Le deuxieme alinea contient l’information essentielle.

4). Il est mieux de placer une lettre d’affaires sur 1 feuille.

5). En tous cas la marge a gauche doit etre droit et la marge a droite du texte-au moins 20 mm.

6). Dans la formule d’appellation il faut ecrire Monsieur et Madame.

7). Devant la formule de politesse il faut faire l’intervalle de 2 lignes.

8). La signature suit la formule de politesse. Si elle n’est pass lisible il faut ecrire le nom de l’auteur d’une lettre.

3. Les recettes de base. Voici des conseils qui valent pour toute votre correspondance.

Quel que soit le genre de la lettre а йcrire, le petit travail de rйflexion qu'elle nous impose est а peu prиs toujours le mкme. Qu'avons-nous exactement а dire ? Sur quels points devons-nous insister particuliиrement ? Quels arguments tenons-nous а prйsenter et а faire valoir ?

S'il s'agit d'une lettre un peu dйlicate, importante ou complexe, n'hйsitez pas а faire un plan : c'est encore la meilleure faзon d'y voir clair et de ne rien omettre. Une lettre bien faite, tout comme les dissertations ou les rйdactions que nous faisions en classe, comporte logiquement trois parties : l'exposition, le dйveloppement, la conclusion.

Dans la premiиre partie, aprиs l'appel (Monsieur, Cher Ami, Chиre Madame, Mon cher confrиre, etc.), vous exposez ce qui fait l'objet de votre lettre. Au cours de la deuxiиme partie, vous le dйveloppez avec tous les dйtails et prйcisions nйcessaires. La troisiиme partie sera la conclusion et se terminera par la salutation finale, encore appelйe formule de politesse.

Il est йvident que ces parties seront de taille inйgale. A la deuxiиme, vous ne craindrez pas de donner toute la longueur nйcessaire, tous les dйveloppements que vous jugerez utiles. Les premiиre et troisiиme parties peuvent кtre tenues pour accessoires, puisqu'elles ne traitent pas du sujet principal. Souvenez-vous pourtant qu'elles ont, en fait, une importance considйrable ; en effet, bien rйdigйes elles soulignent votre sens de l'ordre, votre logique, votre clartй de pensйe et, servant de cadre au dйveloppement, en facilitent grandement la comprйhension.

Pour йcrire une lettre sans fautes ni reproches... Une lettre n'est pas de la littйrature. On vous pardonnera de n'avoir pas de style personnel si vous йcrivez correctement et clairement. Fuyez l'emphase, la boursouflure, les formules prйtentieuses. Quand vous йcrivez, soyez naturel. Restez vous-mкme.

La langue franзaise, longtemps langue diplomatique, est la plus claire qui soit. N'abоmez donc pas ce merveilleux instrument qui vous a йtй donnй pour exprimer parfaitement votre pensйe.

Souvenez-vous aussi que vos correspondants ne sont pas tous des rentiers. N'envoyez donc pas d'interminables йpоtres. Mкme а vos amis, n'imposez pas la lecture de “ lettres-fleuves ”, mais ne leur йcrivez pas non plus, par un scrupule inverse, de lettres rйdigйes en style tйlйgraphique. Dans la correspondance comme en toutes choses, il faut un juste milieu. Affectez une prйcision sans sйcheresse, soyez simple sans vulgaritй, concis sans laconisme, йlйgant sans affectation, correct sans froideur.

Dans le passй, on prenait beaucoup de libertйs avec l'orthographe car elle ne rйpondait pas а des rиgles strictes. Les grands seigneurs d'autrefois ne rougissaient pas d'йmailler leurs йpоtres d'innombrables fautes et Napolйon lui-mкme est dйtenteur en la matiиre d'une espиce de record posthume.

Que ces exemples ne vous .servent pas d'excuse : les fautes d'orthographe ne sont plus permises. Recourez sans hйsiter au dictionnaire chaque fois que vous кtes dans l'incertitude. Les pages qui suivent vous prйsentent quelques-unes des nombreuses difficultйs de notre langue, et un moyen amusant d'en vaincre beaucoup, grвce au Jeu des cent erreurs.

Voici d'abord des mots qui, si l'on en juge par la lecture des journaux, des lettres ou des manuscrits, semblent poser des problиmes а beaucoup de monde...

On a trop souvent tendance а les oublier lorsqu'on йcrit а la main. Ne soyez ni nйgligent ni ignorant. Dans le doute, consultez votre dictionnaire. Il y a des cas oщ il est permis d'hйsiter. En voici quelques-uns :

aiguл (aigue selon l'Acadйmie), assener, bвiller, bвillement la bailler belle et bayer aux corneilles, за et lа, diesel, йvйnement (l'Acadйmie admet aujourd'hui йvйnement, conforme а la prononciation), fйriй (jour ordinaire) et fйerie, fйerique, genevois, grвce et gracieux, rйbellion et se rebeller receler, refrйner ou rйfrйner, rиgle, rиglement et rйglementer, repartie (rйplique) revolver, roder, rфdeur et roder (un moteur), select, tйter et tкtard

Toujours dйplaisantes pour nos correspondants, voire irritantes ou grossiиres, les abrйviations, en principe, doivent кtre formellement bannies de nos lettres et cartes. La mкme remarque s'applique aux enveloppes. N'йcrivons pas “ Chиre Mlle ” mais Chиre Mademoiselle ; n'adressons pas notre lettre а “ M. Durand ” ou а “ Mme Dupont ” mais а Monsieur Durand, Madame Dupont.

Il ne faut pas envoyer а un correspondant des rйbus du genre de celui-ci : Cf. vers. C/C. S. P., mais йcrire en toutes lettres : reportez-vous au versement qui a йtй effectuй au compte courant de la Sociйtй parisienne. Les abrйviations n'ont d'autre excuse que de faire gagner du temps ; faut-il que notre correspondant, la sueur au front, perde le sien а les dйchiffrer ?

Dans la correspondance commerciale, certaines abrйviations sont tolйrйes, que l'on trouvera а leur place ; en correspondance courante, l'abrйviation n'est admise que pour certaines charges et certains titres nobiliaires, dont on trouvera la liste dans tous les dictionnaires, et aussi pour dйsigner certains mots conventionnels d'utilisation frйquente : T.S.V.P. (priиre de tourner la page), P.-S. (post-scriptum), N.B. (nota bene), R.S.V.P. (priиre de rйpondre), etc.

De mкme, on pourra йcrire Au. pour avenue, Bd (ou Bld) pour boulevard, Cdt pour Commandant, St-Antoine pour Saint-Antoine, mais il sera toujours prйfйrable d'йcrire le mot en entier.

II se trouve marquй toutes les fois que l'on va а la ligne. Il est indispensable de commencer un nouvel alinйa chaque fois que l'on change de sujet. Mais ne craignez pas de le faire aussi souvent qu'il le faut : votre lettre y gagnera en clartй et sera d'une lecture plus agrйable. Je me souviens avoir lu un traitй assez rйbarbatif avec le plus grand plaisir parce que l'auteur avait pris la prйcaution d'aller frйquemment а la ligne. Une typographie ainsi aйrйe incitait а la lecture alors qu'en “ pavй ”, elle aurait vite dйcouragй les meilleures volontйs !

b). LA PONCTUATION. On ne saurait trop insister sur l'importance de la ponctuation, car non seulement elle facilite la lecture de nos lettres, mais c'est elle, la plupart du temps, qui donne aux lignes que nous traзons leur sens vйritable. Jamais gratuite, la ponctuation est la logique mкme.

Trois aspects d'une mкme phrase vous en convaincront :

Pierre dit Paul est un menteur. Pierre, dit Paul, est un menteur. Pierre dit : Paul est un menteur.

La premiиre phrase, totalement privйe de ponctuation, est inintelligible ; dans ! la deuxiиme, deux virgules suffisent а nous faire comprendre que Pierre, selon Paul, est un menteur ; dans la troisiиme, enfin, deux points suffisent а renverser la question, et c'est Paul, de l'avis de Pierre, qui devient un menteur.

On pourrait multiplier les exemples de ce genre et montrer mкme que certains textes, peu ou mal ponctuйs, ont eu pour effet d'engendrer de graves complications historiques. Dans la pratique, il suffit de se souvenir que des virgules ou des points mal placйs (ou absents) peuvent dйnaturer complиtement le sens d'une phrase et causer ainsi un trиs grave prйjudice. Du reste, la simple politesse nous impose de ponctuer notre correspondance comme il convient.

A l'heure actuelle, la plus grande fantaisie rиgne dans ce domaine. Pourtant, des rиgles bien prйcises gouvernent la ponctuation. Si tel ou tel йcrivain a trouvй bon de s'en donner de nouvelles, il est hors de question de les oublier quand on йcrit une lettre, quel qu'en soit le destinataire.

Elle sйpare les parties semblables d'une mкme phrase, ou les diffйrents termes d'une йnumйration ; on l'emploie aussi avant et aprиs tout groupe de mots qu'il est possible de supprimer sans que la phrase cesse d'кtre comprйhensible.

II sйpare des parties importantes d'une phrase, sans pour cela marquer une coupure aussi nette que le point.

II s'emploie devant une citation, une explication, une йnumйration, ou encore devant une phrase qui dйveloppe une idйe contenue dans la prйcйdente.

II sert а marquer la fin de chaque phrase.

Placйs а la fin d'une phrase, ils indiquent un sous-entendu qu'il appartient au lecteur de commenter lui-mкme. Ils donnent souvent aussi un ton ironique а la phrase ainsi inachevйe et tiennent alors lieu de ce fameux point d'ironie dont on parle toujours sans l'inventer jamais... Notons enfin que le nombre de points de suspension n'est pas indiffйrent : la rиgle veut que l'on en mette trois, ni plus, ni moins. Il ne faut jamais faire suivre l'indication abrйviative “ etc. ” par des points de suspension : ce serait un plйonasme !

Ils marquent respectivement la fin des phrases exclamatives et interrogatives. Dans chacun de ces deux cas, un seul point suffit ; les !!!! ou ???? sont seulement des marques de mauvais goыt, et le systиme hybride !!??!! ou ?!?! une discutable fantaisie.

On enferme entre ses deux йlйments toute phrase ayant un sens а part, au milieu d'une autre.

Ils se placent au commencement et а la fin des citations ou des paroles que 'on rapporte textuellement. On ouvre les guillemets (“) au dйbut de la citation et on les ferme (”) aprиs la derniиre marque de ponctuation de cette citation. On entoure de guillemets un mot йtranger lorsqu'il n'est pas employй couramment en franзais.

II est surtout utilisй pour sйparer les paroles de deux interlocuteurs ; dans tous les autres cas, et notamment lorsqu'il s'agit d'exprimer une idйe subsidiaire, il est prйfйrable de recourir а la parenthиse qui ne risque pas, elle, d'кtre prise pour un trait d'union (plus court que le tiret).

c). LES PARTICIPES PASSЙS. II n'est pas question de s'йtendre sur les rиgles des participes passйs, il y a des grammaires pour cela. Vous n'avez sыrement pas oubliй qu'avec l'auxiliaire кtre, le participe passй s'accorde avec le sujet et qu'avec avoir, il s'accorde avec le complйment d'objet direct (c.o.d.) du verbe, quand celui-ci le prйcиde : j'ai chantй une chanson ; la chanson que j'ai chantйe.

Vous trouverez donc ici les principaux cas oщ il est permis de se poser la question : y a-t-il accord ? Les dictionnaires ne sont pas toujours explicites sur ce point et il est bien peu satisfaisant d'accorder un participe passй au petit bonheur ou d'avoir а recommencer une lettre parce qu'on a prйfйrй tourner la phrase autrement.

Relisez de temps en temps ces cas particuliers. Comme ils s'appuient sur la logique, vous verrez que, trиs vite, vous ne considйrerez plus ces diables d'accords comme des йpouvantails !

Ce sont ceux que l'on rencontre surtout dans les lettres commerciales. Placйs avant un nom (ou substantif), ils sont invariables.

On peut aussi йcrire : йtant donnйes les circonstances. Mais on йcrira : les feuilles ci-jointcs, les piиces ci-incluses.

Mйfiez-vous de certains verbes qui peuvent кtre, selon le sens de la phrase, transitifs (avec c.o.d.) ou intransitifs (sans c.o.d.).

Par exemple :

Les caisses (c.o.d.) qu'il a pesйes.

Les 10 kilos (c. circonstanciel de poids) que ces caisses ont pesй.

Les fautes (c.o.d.) qu'elle a faites.

Durant les vingt minutes (c. circonstanciel de temps) que j'ai couru.

Les risques (c.o.d.) que j'ai courus.

II y a accord si le sens est actif :

Les soldats que j'ai vus partir (j'ai vu les soldats qui partaient, qui йtaient en train de partir).

Il n'y a pas accord si le sens est passif :

Les soldats que j'ai vu dйcorer (j'ai vu les soldats кtre dйcorйs).

Ces lettres que l'on m'a dit кtre de vous.

Je les ai fait chercher (le participe passй/ait est toujours invariable lorsqu'il est suivi d'un infinitif).

Quand le est neutre, il n'y a pas accord :

Jeanne йtait moins heureuse qu'elle ne l'avait imaginй. Quand le reprйsente un nom bien dйfini, il y a accord :

Cette maison, je l'avais imaginйe plus accueillante.

Comme les meilleurs auteurs font ou ne font pas l'accord, la rиgle la plus simple sera de laisser le participe invariable :

Voyez ces plats, en avez-vous goыtй ? Des cerises, combien en avez-vous pris ?

L'accord est commandй par ce qui domine dans la phrase : le sujet ou la quantitй.

La moitiй du travail qu 'il a terminй(e).

La partie du mobilier que vous avez rйparй(e).

Le peu de confiance que vous m'avez lйmoignй(e).

C'est donc а vous de choisir ce que vous dйsirez faire ressortir.

• II y a accord avec l'objet direct s'il est placй avant :

Jean et Jacques se sont battus (ils ont battu se, c'est-а-dire eux-mкmes). Les efforts qu'il s'est imposйs (il a imposй а lui que, c'est-а-dire les efforts). Elle s'est coupйe, elle s'est sentie mal. Ils se sont imaginйs libres.

• II n'y a pas accord si l'objet direct est placй aprиs :

Elle s'est coupй les ongles.

Ils se sont imaginй qu 'on leur en voulait.

Elle s'est senti attraper par le bras.

• Avec l'infinitif, les deux formes sont bonnes :

Elle s'est laissй(e) mourir.

• Sans c.o.d., pas d'accord :

Nous nous sommes йcrit, parlй (а qui ? а nous : c.o. indirect). Mais on йcrira :

Nous nous sommes vus (qui ? nous : c.o.d.).

• Avec des verbes pronominaux а sens non rйciproque, il y toujours accord avec le sujet :

Elles se sont dйfiйes de lui. Ils se sont prйvalus de leur grade.

* Avec des verbes pronominaux de sens passif, il y a toujours accord avec le sujet :

Ces toiles se sont bien vendues.

Le participe passй de ces verbes est toujours invariable :

Quelle tйmйritй il lui a fallu ! Les tempкtes qu'il y a eu. Les chaleurs qu 'il a fait.

d). LA CONCORDANCE DES TEMPS . Dans beaucoup de cas, elle n'est plus aujourd'hui respectйe car l'imparfait du subjonctif, avec ses terminaisons en asse et assiez, isse et issiez, est tombй dans un juste oubli. En revanche, la 3 ^e personne du singulier est encore en usage, surtout si l'on s'adresse а des puristes :

Je souhaite qu'il vienne. Je souhaitais (ou souhaiterais) qu 'il vоnt.

Mais on ne vous tiendra pas rigueur d'йcrire qu'il vienne dans les deux cas.

Inversement, il peut arriver que vous mettiez un verbe au subjonctif alors qu'il doit s'йcrire а l'indicatif :

C'est а ce moment qu'il vint (ou qu'il vоnt ?) Un bon moyen d'йviter la faute : imaginez la phrase а un autre temps :

C'est а ce moment qu'il est venu (et non qu'il soit venu). Le verbe venir doit donc кtre а l'indicatif.

Attention : aprиs que entraоne toujours l'indicatif, jamais le subjonctif.

e). LA CONSTRUCTION DES PHRASES .Voici deux dйfauts assez rйpandus, mкme chez ceux qui font profession d'йcrire...

Rien n'est plus irritant que de lire une phrase qui peut avoir deux sens. On ne sait lequel choisir et la comprйhension en souffre. Voici quelques exemples qui montrent cette nйgligence de construction.

Les professeurs ne donnent plus d'interrogations йcrites aux йtudiants, si bien qu'ils ont moins de travail.

Qui ? les professeurs ou les йtudiants ? Jean est allй а la pкche avec Jacques et sa sœ ur. La sœur de qui ? de Jean ou de Jacques ? Richard est au loin, Gé rard ne pense qu'а lui. Gйrard est-il un altruiste ou un йgoпste ?