|
PowerPoint –создание презентаций.
В
настоящее время развитие компьютерных технологий позволяет решать широчайший
круг задач, как в домашнем применении, так и в области бизнеса. На мировом рынке
программных продуктов пользователям предлагаются специализированные программы и
целые интегрированные пакеты программ, отвечающие все возрастающим запросам их
потребителей. Предположим, что мы являемся фирмой, и что наша фирма хочет
представить свою продукцию группе потенциальных заказчиков. Соответственно, мы
должны рассказать как можно больше интересного о нашем товаре: о том, как давно
мы работаем на рынке, о связях с другими фирмами в своей стране и за рубежом, о
том, как развивается наше дело. Другими словами, мы должны убедить аудиторию в
том, что мы надежный и солидный партнер, что в процессе работы с нами у
заказчика не возникнет никаких проблем. От того, как мы справимся с этой
задачей, естественно, будет зависеть и коммерческий успех нашего предприятия.
Поэтому подготовке доклада необходимо уделить большое внимание и постараться
провести его на должном уровне с использованием самых современных
технологий. В Microsoft Office для этого имеется превосходное средство —
PowerPoint. С помощью этой программы мы можем подготовить выступление с
использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках,
бумаге, 35-миллиметровых слайдах или просто демонстрировать на экране компьютера
или проекционного экрана, можно также создать конспект доклада и материал для
раздачи слушателям. PowerPoint создает файл презентаций, который имеет
расширение имени РРТ и содержит набор слайдов. Программа предоставляет
пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие
шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда мы
можем вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму. Кроме того, мы
можем изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав
дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не
его содержание. И, наконец, мы имеем достаточно времени и чувствуем в себе
способности дизайнера, можем начать работу над презентацией "с нуля" — в
PowerPoint для этого есть все средства. В данной работе мы рассмотрим
возможности и технологию работы с программой PowerPoint 7.0, входящей в состав
пакета MS OFFICE 7.0 для Windows 95. После щелчка на
пиктограмме PowerPoint в панели Microsoft Office появляется главное окно
программы и диалоговое окно , содержащее информацию,
которая поможет нам в дальнейшей работе над презентацией. Нажав в этом окне
кнопку — закрыть окно. После закрытия диалогового окна PowerPoint предложит
несколько путей создания презентаций: с использованием Мастера автосодержания,
шаблона презентации или просто создание пустой презентации. Кроме того, мы имеем
возможность открыть файл уже существующей презентации. Если мы являемся
новичками в деле подготовки рекламных кампаний и всевозможных докладов и не до
конца определили, что же нам нужно, то лучше воспользоваться помощью Мастера
автосодержания, выбрав соответствующую селекторную кнопку и нажав кнопку В результате на экране последовательно
будут появляться шесть диалоговых окон, в которых мы можем задать основные
характеристики своей презентации. Как и в мастерах из других приложений,
переход к следующему диалоговому окну в Мастере автосодержания осуществляется
после нажатия кнопки Далее, а возврат к предыдущему окну — после нажатия кнопки
Назад. Во втором окне, окне ввода данных для оформления титульного слайда,
мы можем ввести данные о себе, название фирмы, какой-либо девиз и т.п. Эта
информация будет размещена на титульном слайде. Наиболее важным является
третье окно Мастера автосодержания, окно выбора типа презентации. В нем
представлены следующие типы презентации: отчет о достижениях; Продажа
продукта, услуги или идеи . В содержании мы можем рассказать о преимуществах
нашего продукта, услуги или идеи, сравнить их с конкурентами и т.д. ,
чтобы получить список шаблонов презентаций. Если мы выбрали шаблон презентации,
то после нажатия кнопки попадаем в последнее окно Мастера
автосодержания. В противном случае в четвертом окне мы можем выбрать стиль
оформления презентации и задать продолжительность своего выступления. В пятом
окне мы выбираем способ выдачи презентации и указываем, нужен ли нам раздаточный
материал. Наконец, в шестом окне PowerPoint сообщает нам, что предварительная
работа по созданию презентации завершена, и предлагает нажать кнопку
Через некоторое время на экране компьютера появится титульный
слайд презентации. Чтобы не потерять результаты своей работы, нужно сохранить
презентацию в соответствующей папке, вызвав команду Представление информации на экране PowerPoint
предоставляет пользователю возможность работать и просматривать информацию в
различных видах. В зависимости от того, что делаем: вводим текст и хотим
рассмотреть его структуру, создаем заметки или вставляем в слайд графику — можно
установить соответствующий вид и тем самым повысить удобство своей работы. Таких
видов пять, и установить их можно, нажав одну из кнопок внизу главного окна
программы. Вид слайдов наиболее удобен, если мы постепенно
формируем каждый слайд, выбираем для него оформление, вставляем текст или
графику. Вид структуры следует устанавливать для работы над текстом
презентации. В этом случае возможно просмотреть заголовки всех слайдов, весь
текст и структуру презентации. Вид сортировщика слайдов наиболее
удобен для добавления переходов и установки длительности пребывания слайда на
экране. Кроме того, в этом режиме можно переставлять слайды. Демонстрация
используется для того, чтобы увидеть результаты работы. В этом режиме слайды по
очереди выводятся на экран. Установить нужный вид можно и с помощью команд из
меню Вид презентации будет лучше, если мы
оформим все ее слайды в одном стиле. Кроме того, часто возникает необходимость
размещения на всех слайдах одного и того же элемента дизайна. Поэтому в
PowerPoint существует возможность задания для всех слайдов и страниц одинаковое
оформление. Это делается в режиме работы с образцами. , а в открывшемся
подменю — элемент презентации, образец которого мы хотим исправить по-своему
усмотрению. Для слайдов в меню предназначены две команды — Образец слайдов
и Образец заголовков. Вторая команда применяется для определения образца
титульных слайдов, вид всех остальных слайдов презентации определяется
образцом видно,
что в каждой области слайда содержится подсказка о том, что нужно делать для
внесения тех или иных изменений в образец. Мы можем установить тип, начертание
и размер шрифта, задать параметры абзацев, изменить размеры областей образца,
вставить в него рисунок или нарисовать какой-либо графический элемент. Все
помещенные в образец элементы появятся на каждом слайде презентации, а внесенные
изменения сразу же отразятся на всех остальных слайдах Таким образом, в
PowerPoint можно создать индивидуальный дизайн и определить элементы, которые
должны быть одинаковыми для всей презентации. Если мы закрыли диалоговое окно, которое открывается при вызове
PowerPoint, или закрыли файл презентации, с которым работали, то для создания
новой презентации нам придется вызвать команду с
активным разделом В этом диалоговом окне можно
задать шаблон дизайна презентации. После щелчка на одном из шаблонов в окне
можно увидеть его изображение. Выбрав шаблон, выполним на нем
двойной щелчок. В результате откроется диалоговое окно можно определить авторазметку для вновь
создаваемого слайда. В правом нижнем углу окна содержится ее краткая
характеристика. При двойном щелчке на образце авторазметки на экране появится
новый слайд, содержащий заглушки. Окно для создания нового слайда можно
вызвать, выбрав команду Создать слайд из меню Вставить или активизировав
комбинацию клавиш (Ctrl+M). , то можно
запустить Мастер автосодержания или выбрать шаблон презентации. Теперь
активизируем раздел Общие. Мы увидем список шаблонов PowerPoint, которые
содержатся в папке MS OFFICE / ШАБЛОНЫ. Сейчас здесь находится только шаблон
. Выберем двойным щелчком нужный вид
слайда, после чего слайд появится на экране. Однако он не будет иметь
художественного оформления, и мы можем самостоятельно полностью разработать его
дизайн. Создавая презентацию с помощью
Мастера автоформы, мы уже вводилитекст непосредственно в слайд. Однако во многих
случаях работать с текстом гораздо удобнее, если презентация представлена в виде
структуры. В этом случае легче увидеть структуру презентации и удобнее править
ее текст, поскольку работа идет в одном окне. Для замены текста, который
содержится, например, в шаблоне, нужно выделить его, а затем ввести навой
текст. Когда презентация представлена в виде структуры, слева на экране
появляется панель структуры, в которой содержатся кнопки для повышения и
понижения уровня заголовков, для перемещения блока текста вверх или вниз, для
разворачивания и сворачивания структуры. Общие приемы работы со структурой
аналогичны работе с Word в режиме структуры документа, поэтому описывать их не
будем. Отметим только следующее: Для перемещения слайда вместе с содержимым
нужно перетащить значок слайда (он расположен слева от заголовка) в нужное место
документа. Для создания нового элемента списка необходимо установить курсор в
конец существующего списка и нажать кнопку Enter. Для перемещения элемента
списка в другую позицию нужно установить курсор слева от него (курсор
приобретает вид крестика) и перетащить данный элемент в нужное место. Для
создания нового слайда сначала нужно создать элемент списка, а затем нажать
кнопку Повысить уровень до тех пор, пока маркер не превратится в значок
слайда. Если мы хотим перейти из вида структуры в вид слайдов, нужно выполнить
двойной щелчок на значке соответствующего слайда. Удачно выбранный
шрифт и различные текстовые эффекты, которые предоставляет в распоряжение
пользователя PowerPoint, улучшат внешний вид нашей презентации и сделают ее
более удобной для восприятия. команду
. Затем выполнить щелчок в области, для которой мы хотим
провести изменения (вокруг нее появится рамка), и выбрать в панели инструментов
соответствующую кнопку для задания типа, размера и начертания шрифта. Можно
также задать для символов тень ( кнопка ). Если потребуется изменить
регистр выделенного текста, можно воспользоваться командой Мы можем создать и фигурный текст, например, расположить
символы вдоль кривой или окружности или поместить внутрь какой-либо фигуры. Для
этого из меню Microsoft WordArt . После этого на
слайде появится область, в которой будет размещен фигурный текст, и откроется
окно для ввода самого текста. Введем текст. Если выполнить щелчок на кнопке Панель инструментов
включает в себя списки для выбора формы фигурного текста, типа и размера шрифта,
а также кнопки, которые предназначены для задания различных
эффектов. Художественное оформление
является очень важным этапом разработки презентаций, т.к., во-первых,
представленные в графическом виде данные часто выглядят лучше текстовых, во-
вторых, использование графики позволяет выделить наиболее важные моменты
презентации или облегчить понимание трудных положений доклада. И вообще, чем
эффектней презентация, тем лучшее впечатление на слушателей произведет
выступление. PowerPoint предлагает пользователю большое
количество шаблонов дизайна, разработанных профессионалами. Задать для
презентации шаблон дизайна можно при помощи команды . После вызова команды откроется одноименное диалоговое окно.
Выполнив щелчок на имени шаблона дизайна, мы видим его изображение в окне
предварительного просмотра. Для выбора того или иного шаблона достаточно
произвести на его имени двойной щелчок. В PowerPoint можно самим нарисовать графический объект практически
любой степени сложности. Для рисования предназначена панель инструментов
, которая появляется на экране, если мы находимся в виде слайдов
или в виде заметок. Дополнительные средства рисования размещаются на панели
инструментов Рисование+, для отображения которой требуется установить указатель
мыши на любую панель инструментов, нажать правую кнопку мыши и в появившемся
контекстном меню выбрать команду Рисование+. Чтобы начать рисовать какую-либо фигуру, надлежит
выбрать инструмент рисования, нажав соответствующую кнопку на панели
инструментов. Чтобы нарисовать несколько объектов одного типа или выполнить
над готовыми объектами одинаковые действия, не вызывая каждый раз один и тот же
инструмент, следует выполнить на его кнопке двойной щелчок. Чтобы выполнить
над созданной фигурой какие-либо действия, необходимо сначала выделить ее,
выполнив щелчок мышью. Чтобы выделить объект, который полностью или частично
скрыт другими объектами , следует выделить объект, расположенный на первом
плане, а потом нажимать клавишу (Tab) до тех пор, пока не будет выделен нужный
объект. Чтобы инструментом Эллипс нарисовать окружность, инструментом
Прямоугольник - квадрат, а инструментом Дуга — дугу окружности , следет во время
рисования удерживать нажатой клавишу (Shift). Чтобы линия, которая рисуется
инструментом Линия, была горизонтальной или вертикальной , следует во время
рисования удерживать нажатой клавишу (Shift). Чтобы выделить несколько
объектов, необходимо последовательно выполнять на них щелчки мышью, удерживая
нажатой клавишу (Shift). Все объекты можно выделить, нажав комбинацию клавиш
(Ctrl+A). Для оформления своей
презентации мы можем воспользоваться библиотекой Microsoft ClipArt, которая
содержит сотни рисунков. Самый быстрый способ получения доступа к библиотеке
ClipArt —нажатие кнопки Вставить графику на панели инструментов. Если в списке
Разделы мы выберем элемент Все разделы, то сможем просмотреть все рисунки
библиотеки, расположенные в алфавитном порядке. Чтобы увидеть все рисунки на
определенную тему, необходимо выбрать ее из списка Разделы. Для вставки рисунка
в слайд надлежит выполнить на нем двойной щелчок. После того как рисунок
появится на слайде, мы можем изменить его размер и местоположение на экране.
Помимо рисунков PowerPoint позволяет также добавлять к презентациям аудио- и
видеоклипы, которые позволяют нам идти в ногу со временем и ставят нас в один
ряд с ведущими производителями мультимедиа! Чтобы познакомиться с этими
возможностями, необходима специальная аппаратура (дорогие видео и аудио карты,
хороший дисплей и высококачественная акустическая система), а также аудио и
видео файлы. Аудио- и видеоданные вставляются с помощью меню Вставка точно так
же, как любые фрагменты из библиотеки иллюстративных вставок. Для использования в нашей презентации
электронной таблицы нам понадобится помощь широко известных программ Использование Word-таблицы в PowerPoint. Мы можем
создавать таблицы в PowerPoint. Но если мы уже создали таблицу в Word, можно, и
даже нужно, использовать ее в презентации. Мы можем связать Word-таблицу со
слайдом, используя возможности магистрали с двусторонним движением, называемой
OLE. OLE является сокращением выражения object linking and embedding
(связывание и внедрение объектов). Этот инструмент программы Windows позволяет
нам взять файл из одной программы и аккуратно поместить взятую информацию в
другой программе. Если мы внедряем подобную информацию, она передается вместе с
документом, в котором хранится. Если же она связывается, мы можем хранить ее где
угодно и работать с ней в родительской программе; при каждом последующем
открытии нами документа, содержащего подобную связь, этот документ будет
автоматически обновляться. Создать PowerPoint-таблицу несложно: достаточно
обратиться к кнопке Создать слайд и выбрать слайд с таблицей. Добавить Word-
таблицу к слайду чуть сложнее. Прежде чем поместить таблицу в слайд, необходимо
скопировать ее в , используемой в качестве временной памяти
всеми программами. Более подробно эта процедура выглядит так: 2. Нажать Ctrl+C или выбрать Правка, Копировать. В
результате выделенная таблица будет скопирована в Буфер обмена. 3. Запустить
программу PowerPoint или переключиться в нее, если она уже выполняется. Для
этого нужно щелкнуть на инструментальной панели Office на кнопке PowerPoint
. 4. Переключиться в режим просмотра слайдов и найти слайд, в который мы хотим
вставить таблицу, или создать новый слайд с использованием кнопки Создать
слайд. 6. Щелкнуть на Объект
Документ Microsoft Word, затем нажать селекторную кнопку Связать. Выбрав
Вставить, мы внедрим таблицу и оборвем все ее связи с исходным документом. Связывание хорошо использовать в тех случаях,
когда нам приходится много раз возвращаться назад и редактировать данные во
вставленной таблице. Но чтобы просто скопировать Word-таблицу в презентацию нам
необходимо выполнить следующее: 4.
Перейти к нужному нам слайду. 6.
Нажать Ctrl+V или выбрать Правка, Вставить, чтобы вставить таблицу из В очередной
раз мы прибегнем к помощи Буфера обмена, чтобы передать данные между
программами. Нужно открыть необходимую электронную таблицу Excel и выполнить
следующие шаги: 2. Переключиться в
PowerPoint. 3. В режиме сортировки слайдов перейти к слайду, в который хотим
поместить электронную таблицу, или создать новый слайд. 5. Щелкнуть на Объект Лист Microsoft Excel и нажать
селекторную кнопку Связать. Если нам связь не
требуется, то нет проблем. Нужно повторить шаги, описанные выше, но на шаге 5
нажать кнопку . Еще лучше заменить
шаги 4, 5 и 6 нажатием Ctrl+V , обеспечивающим быструю вставку данных из
Таким образом, мы познакомились с
многообразием возможностей программы PowerPoint для создания нашей презентации.
Теперь наша фирма может смело представить свою информацию о товаре заказчикам,
не боясь, что она будет скучной и неинтересной. Поскольку, добавляя рисунки,
таблицы и другие красочно оформленные специальные эффекты, наши слайдовые
демонстрации не клонят ко сну, а превращаются в мощный инструмент продажи
продукции и идей, и превращают даже самого пассивного слушателя в активного
участника презентации (пример создания красочно оформленной презентации показан
в приложении – это демонстрация возможностей новой версии программы "1С:
Торговля и склад" системы программ "1С: Предприятие"). Как мы убедились, эта
программа позволяет получать потрясающие результаты, и в то же время ее легко
использовать, поскольку именно она выполняет вместо нас огромный объем
работы.
| |
