|
Автоматизация управления предприятием
Государственный Университет Управления
Институт менеджмента в строительстве и управления проектом
Кафедра управления строительством
Специальность «Менеджмент» – 061100
Специализация управление проектом
Отделение вечернее
Курсовой проект
По дисциплине: Информационные технологии управления
На тему: "Корпорация "ПАРУС". Автоматизация управления
предприятием"
Исполнитель:
Руководитель проекта:
кандидат эк. наук, доцент Шемтова О.Г.
Москва 2000
Содержание:
Автоматизация в управлении предприятием 3
Проблемы управления предприятием 3
Корпорация «ПАРУС» 4
Базовые принципы построения Системы 6
Архитектурные решения при работе с базами данных 6
Модульность, масштабируемость, интегрируемость, открытость 7
Документооборот 11
Защита данных 11
Некоторые программные продукты и решения 12
Программный комплекс для автоматизации управления предприятием
ПАРУС 8.1 14
Управление финансами 16
Мультивалютность 18
Многовариантность учета 18
Учет по подразделениям балансовой единицы 19
Финансовое планирование 19
Оперативное планирование 22
Бухгалтерский учет 22
Объекты учета и учетные регистры модуля 26
Журнал учета хозяйственных операций 27
Обработка и обобщение информации 29
Оборотные ведомости 29
Распределение остатков и оборотов по счету на другие счета 30
Отчеты 31
Консолидация 31
Логистика 34
Закупки, склад, реализация 36
Функции приложений логистики 38
Управление персоналом 41
Администрирование Системы 44
Нужна ли автоматизация? 45
Список использованной литературы: 48
Автоматизация в управлении предприятием
Проблемы управления предприятием
В условиях рыночной экономики основой успешной деятельности
любого предприятия (организации, фирмы и т.п.) является обеспечение
требуемого уровня рентабельности его хозяйственной деятельности. Не
менее важно поддержание платежеспособности фирмы, планирование и
контроль связанного с этим фактором движения денежных средств.
Остановимся подробнее на проблемах крупных компаний (корпо-
раций, холдингов), для которых характерна сложная структура, связан-
ная с многопрофильностью подразделений, их территориальной распре-
деленностью и различием в производственном потенциале. Как правило,
это такие проблемы, как:
? Отсутствие организационного единства среди подразделений
предприятия, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-
процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нор-
мативно-справочной информации.
? Трудности планирования деятельности по всем горизонтам (долго-
срочного, текущего, оперативного) на всех уровнях управленческой вер-
тикали, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, кон-
троля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.
? Недостаточная оперативность (актуальность) данных о финансово-
хозяйственной деятельности подразделений, филиалов и корпорации в
целом.
? Высокая трудоемкость сбора и обобщения (консолидации) данных
территориально-распределенных участков, в частности, бухгалтерий,
каждая из которых ведет свои, "неполные" с точки зрения корпорации,
балансы; большое количество ошибок в подобных данных, их разнород-
ность и несогласованность.
? Отсутствие оперативной и достоверной информации о взаиморас-
четах (взаимозачетах) с внешними поставщиками и потребителями, а
также — филиалами предприятия, и, как следствие, трудность управле-
ния дебиторской - кредиторской задолженностью. Решение этой пробле-
мы значительно усложняется при изменении статуса контрагента (на-
пример, при покупке корпорацией фирмы, которая ранее была внешним
контрагентом).
В условиях переходного периода и экономического кризиса все
перечисленные выше проблемы усугубляются, а также появляются но-
вые, связанные с такими факторами, как инфляция и неплатежи; высокая
доля денежных суррогатов и сложных взаимозачетов в общем объеме
финансовых потоков; широкая распространенность натурального обмена
(бартера); частое изменение законодательства, в частности, налогового.
Это далеко не все проблемы управления предприятием, но указан-
ных здесь — вполне достаточно для понимания актуальности и сложно-
сти их решения.
Корпорация «ПАРУС»
Компания "ПАРУС" была зарегистрирована в декабре 1990 года. С
тех пор из небольшой фирмы "ПАРУС" вырос в разветвленную структу-
ру с региональными отделениями и представительствами по всей России
и СНГ. СЕГОДНЯ ПАРУС - ЭТО КОРПОРАЦИЯ.
Корпорация ПАРУС включает в себя помимо головного (москов-
ского) офиса, Центр Информационных Технологий, занимающийся раз-
работкой программных продуктов, Учебный центр и 29 региональных
отделений с общим числом сотрудников более 1200 человек, осуществ-
ляющих поддержку пользователей в регионах по всему перечню услуг.
При этом более половины сотрудников занимаются непосредственным
обслуживанием клиентов (обучением, внедрением программных продук-
тов, поставкой и ремонтом техники и пр.).
Начав с программных продуктов для автоматизации бухгалтерско-
го учета, сегодня ПАРУС предлагает полный спектр программных про-
дуктов для комплексной автоматизации деятельности предприятий, в том
числе и специализированные решения для различных отраслей.
В числе программных продуктов ПАРУСА - системы автоматиза-
ции бухгалтерского и кадрового учета, консолидация отчетности и ана-
лиза финансово-хозяйственной деятельности, системы автоматизации
для крупных предприятий.
Комплексный подход к автоматизации позволяет реализовывать
проекты как поэтапно, так и предлагать готовые решения "под ключ",
обеспечивая эффективное управление, планирование и анализ деятель-
ности предприятий.
С самого начала, стратегией фирмы было предоставление клиен-
там полного спектра услуг. Это позволяет гарантировать успех автомати-
зации, обеспечить максимум эффективности от внедрения технологий за
счет предлагаемых проектных решений и, в конечном итоге, гарантирует
высокую стабильность бизнеса.
Среди услуг фирмы:
? разработка проектов автоматизации;
? установка и настройка проектов автоматизации;
? обучение пользователей;
? поставка компьютеров, оргтехники и монтаж сетей;
? гарантийное и послегарантийное обслуживание;
? консалтинг по управлению, финансам и персоналу и аудит;
? консультационное сопровождение;
? поддержка пользователей в регионах по всему перечню услуг.
Базовые принципы построения Системы
Современные крупные информационные системы немыслимы без
использования локальных вычислительных сетей (ЛВС). Информация в
такой системе всегда хранится на сервере, а её обработка может быть
распределена между сервером и рабочими станциями разными способа-
ми.
Архитектурные решения при работе с базами данных
Архитектура "файл-сервер" предусматривает концентрацию обра-
ботки на рабочих станциях. Основным преимуществом этого варианта
является простота и относительная дешевизна. Подобное решение при-
емлемо, пока число пользователей, одновременно работающих с базой
данных, не превышает 5-10 человек. При увеличении количества пользо-
вателей система может "захлебнуться" из-за перегруженности ЛВС
большими потоками необработанной информации.
Важнейшим параметром крупной информационной системы явля-
ется быстродействие при значительном количестве пользователей, а так-
же надежность, масштабируемость и безопасность. Всё это обеспечивает
архитектура "клиент-сервер". Такая архитектура позволяет оптимально
распределить работу между клиентскими и серверной частями системы:
теперь приложение, работающее на рабочей станции, не читает записи
базы данных "напрямую", а посылает запросы на сервер, где они прини-
маются и последовательно отрабатываются специальными программами.
В результате на рабочую станцию поступают только обработанные дан-
ные, что радикально сокращает информационные потоки в ЛВС.
Сервер, как правило, — самый мощный и самый надежный ком-
пьютер. Он обязательно подключается через источник бесперебойного
питания, в нем предусматриваются системы двойного или даже тройного
дублирования. В особо ответственных случаях можно подключить вме-
сте несколько серверов так, что при выходе из строя одного из них в ра-
боту автоматически включится "дублер". Таким образом, при концентра-
ции обработки данных на сервере надежность системы в целом ограни-
чивается только материальными средствами, которые заказчики готовы
вложить в техническое оснащение.
Решение по автоматизации учета и управления в корпоративных
структурах предполагает распределенную обработку данных, организа-
цию параллельных вычислений, глубокое разграничение уровней досту-
па, возможность выбора различных операционных систем и серверных
платформ. Именно поэтому ПАРУС выбрал для управления базами дан-
ных, ядра Системы, продукт корпорации Огасlе. Принципы, заложенные
в Огас1е-технологию, в полной мере соответствуют задаче построения
сложных корпоративных проектов.
Для предприятий мелкого и среднего бизнеса Корпорация ПАРУС
предлагает решения на базе архитектуры "файл-сервер" с использовани-
ем СУБД Мicrosoft FохРго. Если бизнес не велик, подобное решение оп-
тимально. В перспективе, по достижении определенного уровня развития
предприятия, можно перейти на Огас1е — ведь решения ПАРУСА на
различных платформах составляют единую линию программных продук-
тов.
Модульность, масштабируемость, интегрируемость, открытость
Разумеется, Система ПАРУС является модульной. Многие ее ком-
поненты успешно функционируют автономно. Конечно, это более или
менее эффективно только для некрупных фирм. Для крупных предпри-
ятий целесообразнее приобретать сразу пакет модулей. В любом случае,
можно начинать с минимальных комплектаций, добавляя отдельные
компоненты Системы по мере надобности и оптимально по финансовым
возможностям.
Заказав проектное или специальное решение, можно получить мо-
дифицированный под собственные нужды "коробочный" или совершен-
но новый модуль, который информационно и функционально стыкуется
с остальными модулями Системы. Если необходимо использовать про-
граммные продукты других фирм, то можно наладить их взаимодействие
с Системой ПАРУС. Во многих случаях такое взаимодействие уже реа-
лизовано (например, модуля "Магазин" с программами для работы с кас-
совыми аппаратами и пластиковыми картами).
Корпоративные системы управления создаются не на один день и
должны обладать возможностью легко видоизменяться и адаптироваться
к любым структурным изменениям компании и экономическим ситуаци-
ям. Поэтому их наделяют возможностью масштабироваться, т.е. обла-
дать способностью к наращиванию количества рабочих мест, без сниже-
ния эффективности работы Системы.
Масштабируемость решений ПАРУСА базируется:
? на многоплатформенности технологий, что предполагает опти-
мальный подбор используемого программного обеспечения в зависимо-
сти от конкретной ситуации и допускает наряду с достижением целей
построения корпоративной системы управления, применение на отдель-
ных автоматизируемых участках относительно дешевых и легко сопро-
вождаемых решений на СУБД FoxPro или Btrieve, сопрягаемых с инфор-
мационным ядром Системы, реализованном на СУБД Oracle;
? на принципе построения продуктов ПАРУСа в единую преемст-
венную линию. Так, начав с относительно простой и дешевой Системы
7-й версии, использующей СУБД FoxPro, можно впоследствии перейти
на более мощную версию 8 на базе Oracle.
Microsoft Word, Microsoft Excel... Эти программы широко известны
среди пользователей персональных компьютеров. Фактически они стали
международным стандартом текстового процессора и электронных таб-
лиц. Разработчики ПАРУСа решили всемерно интегрировать Систему с
Microsoft Office (в который входят Word и Excel). А потому, когда поль-
зователь будет печатать подготовленные в Системе документы, строить
графики по отчетам, проводить массовый ввод информации через элек-
тронные таблицы, он сможет в полной мере использовать самые разно-
образные возможности этих программ.
Система располагает средствами подготовки отчетов практически
любого вида. Разумеется, в состав Системы входят все обычно необхо-
димые отчеты. Но можно добавить к ним любые, "под Ваши собствен-
ные запросы". В качестве инструментального средства для подготовки
шаблонов подобных отчетов был выбран генератор отчетов Crystal
Reports Professional фирмы Seagate Software – лидер в своем классе. Этот
программный продукт отличает:
? Быстрая разработка шаблонов отчетов благодаря широкому ис-
пользованию экспертов (проводников) – специальных средств, облег-
чающих создание шаблонов отчетов в интерактивном режиме. Простая
организация среды разработки, ясный интерфейс пользователя.
? Мощные средства обработки. Обширная библиотека встроенных
функций для проведения расчетов, в том числе специализированные
функции статистического и финансового анализа.
? Уникальные средства разностороннего представления данных (на-
пример, динамическое форматирование отчета в зависимости от инфор-
мации). Возможности включения диаграмм разных типов для наглядного
представления информации. Возможность получить отчеты презентаци-
онного качества.
? Разнообразие способов распространения отчетов: по электронной
почте; экспорт в HTML для публикации на Web-сервере; экспорт в попу-
лярные форматы данных: Excel, Lotus 1-2-3, Microsoft Word, WordPerfect,
ODBC, ASCII.
Для обмена информацией между территориально-удаленными ра-
бочими местами может быть использована электронная почта, поддер-
живающая интерфейс MAPI (например, Microsoft Exchange).
Система интегрируема с любыми приложениями на уровне инфор-
мационного сопровождения записи (минимальной информационной
порции), зарегистрированной в базе данных. Существует возможность
связать с записью Системы любой файл, а затем оперативно вызвать для
этой записи то приложение, которое связано общими установками
Windows для связанного файла с одновременной загрузкой данных этого
файла для их просмотра или коррекции.
Открытость Системы ПАРУС обеспечивается следующими факто-
рами:
? Вместе с Системой поставляется описание структур баз данных.
Это позволяет использовать эти данные, например, для построения са-
мых разнообразных отчетов при помощи генератора отчетов Seagate
Crystal Reports при работе с Системой, а также в среде самого генератора
(то есть без использования приложения Системы).
? При необходимости, в поставку Системы могут входить информа-
ционные модели IDEF и даже исходные тексты программного продукта.
Эти меры призваны облегчить специалистам предприятия развитие и
адаптацию Системы своими силами.
Современные технологии (возможность использования открытых
API-интерфейсов) позволяет сегодня интегрировать продукты Корпора-
ции ПАРУС с теми, что созданы силами специалистов АСУ предпри-
ятия. Так, вместе с Системой могут поставляться описания API-
интерфейсов.
Документооборот
Документооборот в Системе основан на следующих принципах:
? По отношению к зарегистрированному в Системе документу мо-
жет быть предпринят ряд действий, которые составляют этапы докумен-
тооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть мо-
дификация данных самого документа, снабжение его дополнительной
информацией, регистрация других документов и объектов учета Систе-
мы (например, хозяйственных операций бухгалтерского учета).
? Однажды выполненный этап документооборота можно отменить,
то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности,
снять с самого документа отметку о выполнении этапа.
? Возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поста-
вить в зависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для
этого же документа. Право выполнять этап может предоставляться огра-
ниченному кругу пользователей.
? Для каждого документа Система ведет "Журнал документооборо-
та", куда автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какими
особенностями проводил этапы. Для каждого документа можно опера-
тивно просмотреть список "родительских" и "дочерних" документов.
Помимо этого, учитывая возросшую потребность заказчиков в ор-
ганизации единого документооборота предприятия (как административ-
но-хозяйственного, так и финансового), специалисты Корпорации изу-
чают возможность сопряжения систем управления документооборотом,
таких как Novell GroupWise Work-Flow, Work-Route и Системой ПАРУС.
Защита данных
В такой ответственной сфере, как финансово-хозяйственная дея-
тельность, велика опасность как злоупотреблений, так и неумышленной
порчи данных неумелыми действиями сотрудника фирмы. И эта опас-
ность особенно актуальна, когда в одной компьютерной сети с одной ба-
зой данных одновременно работает много людей. Поэтому в Системе
ПАРУС большое внимание уделено вопросу разграничения прав пользо-
вателей. Каждому сотруднику могут быть назначены индивидуальные
права доступа как к разделам информации, так и к функциям Системы.
Так, оператор, занимающийся вводом первичных документов, не
сможет, например, получить доступ к обобщенной информации о дея-
тельности фирмы; сотрудники одного подразделения будут работать
только со своими документами, не имея доступа к документам других
подразделений, и т.д. И только администратор Системы может делать
все, в том числе распределять права между пользователями и отслежи-
вать действия, произведенные ими.
Некоторые программные продукты и решения
ПАРУС всегда славился добротными, качественными, устойчивы-
ми бухгалтерскими программами, которые и сегодня с успехом исполь-
зуют тысячи различных предприятий. Этой осенью Корпорация порадо-
вала и нынешних клиентов, и потенциальных заказчиков выходом целого
семейства новых программных продуктов (ПП), основанных на совре-
менных платформах (в т. ч. Oracle) и ориентированных на управление
бухгалтерским учетом и финансами. Это семейство вышло в широкую
продажу в конце 1998 г. под общим названием «Парус XXI-й век».
Новые программные продукты разработаны в среде Windows и
располагают широчайшим спектром настроек для различных отраслей, в
которых наиболее часто используются ПП «Парус» (торговля, строи-
тельство, СМИ, сфера услуг и пр.).
Новые продукты ПАРУСА, созданные для рынка бухгалтерских
систем, помимо простоты и надежности, обладают еще одним важным
свойством - масштабируемостью, которая позволяет использовать одну и
ту же систему для учета как в малом бизнесе, так и на крупном предпри-
ятии.
Наиболее существенной отличительной чертой новых продуктов
для крупных предприятий является наличие мощной системы управле-
ния финансами. Для крупных предприятий с большим числом операций
важной характеристикой является устойчивость и надежность работы,
которые обеспечиваются использованием СУБД Oracle. Кроме того, еще
одной особенностью является то, что система может быть доукомплек-
тована модулями складского учета, управления закупками и продажами,
ведения договоров, ВЭД, которые объединены в контур оперативного
управления.
Однако помимо традиционной активности на рынке бухгалтерских
продуктов, ПАРУС продолжает большую работу в области комплексных
систем управления на базе информационных технологий. Новая разра-
ботка получила название «Триумф». Создавая новый продукт, разработ-
чики использовали подход, основанный на поддержке современных
принципов менеджмента, рациональной организации бизнес-процессов,
которые реально применяются в крупных и успешных торговых фирмах
и в мировой торговой практике. Проделав такую огромную работу, ПА-
РУС имеет все основания для того, чтобы считать, что компанию, кото-
рая будет управлять своей деятельностью с помощью данной системы,
ждет успех, процветание - словом, триумф.
Совершенствование существующей системы управления способно
помочь снизить издержки, ускорить оборачиваемость финансов, повы-
сить товарооборот, а в результате - увеличить рентабельность и при-
быльность бизнеса. Все это возможно сделать с помощью нового про-
граммного продукта. На разработку этой системы было затрачено более
2 лет и около 3,6 миллионов долларов. И, судя по отзывам первых клиен-
тов, она одинаково успешно функционирует как в крупнейших торговых
компаниях (крупных оптовых операторах, торговых домах, сетях мага-
зинов, торговых холдингах), так и в розничных магазинах небольшого и
среднего размера. Авторы стремились поддержать в данном ПП весь
цикл движения информации - от ее сбора, упорядочения, планирования
до реализации товаров и анализа результатов деятельности по всем ос-
новным направлениям (управление финансами, закупками и продажами,
персоналом, инвестициями и пр.). Функционал системы покрывает по-
требности всех структурных подразделений, традиционно входящих в
торговые компании: коммерческие отделы, отделы закупок, подразделе-
ния по работе с розницей, оптовыми покупателями, финансами и инве-
стициями, бухгалтерские службы, автотранспорт, маркетинг и многое др.
За время своей работы Корпорация Парус накопила огромный
практический опыт автоматизации предприятий самых разных отрасле-
вых направленностей. Сейчас этот опыт вылился в целую гамму серий-
ных программных продуктов, которые могут удовлетворить самых взы-
скательных пользователей.
Наиболее подробно стоит рассмотреть Программный комплекс для
автоматизации управления предприятием ПАРУС 8.1.
Программный комплекс для автоматизации управления
предприятием ПАРУС 8.1
Большинство факторов, мешающих процветанию предприятия, так
или иначе связаны с проблемами в организации управления: это просче-
ты в планировании, ошибки управленческого и бухгалтерского учета,
управления дебиторской-кредиторской задолженностью и ряд других.
Решение таких проблем актуально всегда, но сейчас, в период экономи-
ческого кризиса, задача оптимизации управления становится наиболее
важной. И поэтому для предприятия может оказаться особенно эффек-
тивным сотрудничество с Корпорацией ПАРУС — фирмой, распола-
гающей богатейшим опытом в области автоматизации и оптимизации
процессов управления предприятием.
Корпорация ПАРУС давно завоевала авторитет и признание как
поставщик высококачественного программного обеспечения для автома-
тизации процессов управления, прежде всего — в области финансово-
экономической деятельности. За более чем восемь лет развития Система
ПАРУС превратилась в мощный многофункциональный программный
комплекс — уникальное орудие в руках профессионала.
Разработчики стремятся придать Системе широкие функциональ-
ные возможности, соответствующие потребностям реальных технологи-
ческих процессов и учитывающие особенности различных отраслей. В
основе Системы лежат такие основополагающие принципы, как исполь-
зование средств эффективной обработки и защиты данных; обеспечение
независимости от операционных сред и используемых компьютерных
платформ, интеграция с другими приложениями, как широко распро-
страненными и де-факто стандартными, так и специальными; модульный
принцип построения программного комплекса для достижения этапности
внедрения, оптимальности в комплектации и последующем его развитии
в соответствии с растущими потребностями предприятия.
Применение перспективной архитектуры "клиент-сервер" на базе
Oracle обеспечивает масштабируемость и безусловную надежность Сис-
темы.
Широкие возможности Системы позволяют Корпорации ПАРУС
успешно сотрудничать с крупными компаниями, включая корпоративные
структуры (холдинги). Но ПАРУС помнит и об интересах средних и мел-
ких фирм.
В Системе ПАРУС имеется набор решений для:
? промышленных предприятий и производственных компаний;
? фирм оптовой и розничной торговли; компаний, предоставляющих
различные услуги;
? организаций и учреждений, состоящих на государственном бюд-
жете;
? страховых компаний.
Это может быть не только типовое ("коробочный продукт"), но и
проектное (созданное на базе типового) или специальное (разработанное
"на заказ") решение.
Мощные, надежные и удобные программы являются необходи-
мым, но не единственным условием решения главной задачи: повышения
эффективности управления. Поэтому Корпорация ПАРУС нацелена на
долговременное сотрудничество для достижения конечного результата.
Корпорация готова оказать самую разнообразную помощь в автоматиза-
ции управления компанией на всех этапах жизненного цикла Системы.
Управление финансами
Широкое признание финансового менеджмента в России составля-
ет одно из главных содержаний нового этапа развития отечественной
науки и практики управления финансами предприятия. Эта дисциплина
призвана дать адекватные ответы на ряд актуальных вопросов:
? Как рыночная среда определяет логику функционирования финан-
сового механизма предприятия?
? Как управлять финансами предприятия на основе этой логики? Ка-
ковы рыночные критерии принятия финансовых решений?
? Как проводить и сочетать стратегию и тактику, долго- и кратко-
срочные аспекты жизнедеятельности предприятия?
? Какие особенности управления финансами имеются при инфляци-
онной среде?
? Какие законные методы финансового маневрирования существуют
для нейтрализации последствий кризиса? И т.п.
Финансовый менеджмент – это наука и практика управления фи-
нансами предприятия, направленного на достижение его стратегических
и тактических целей. Последние же индивидуальны для каждого хозяй-
ственного субъекта. Среди них стоит отметить, в качестве примера: под-
держание безубыточности предприятия и требуемого уровня рентабель-
ности его деятельности на основе планирования доходов и расходов,
обеспечение платежеспособности предприятия на основе планирования
движения денежных средств.
К функциям управления финансами относится, в частности, фи-
нансовый контроль на базе данных бухгалтерского учета. На многих
предприятиях финансовый менеджмент принимает непосредственное
участие и в работе бухгалтерии, например, по составлению внешней от-
четности. Вообще говоря, взаимоотношения финансиста с бухгалтерией
устанавливаются по-разному: одно дело, если в организационной струк-
туре управления предприятием финансовый менеджмент подчинен бух-
галтерии или существует самостоятельно, а другое – если он включает в
себя бухгалтерию. Руководитель предприятия волен принимать ту или
иную модель, но в любом случае к слову финансового менеджера стоит
внимательно прислушаться при выборе учетной политики организации.
Исходя из сказанного выше, модуль "Бухгалтерский учет" струк-
турно входит, наряду с модулями "Финансовое планирование" и "Консо-
лидация" в ту составную часть Системы ПАРУС, которая автоматизиру-
ет управление финансами предприятия. В соответствии с принципом мо-
дульности Системы и стремлением Корпорации обеспечить самые раз-
нообразные запросы пользователей, модуль бухгалтерского учета может
функционировать совершенно автономно.
Ниже кратко описаны несколько общих принципов построения
модулей управления финансами.
Мультивалютность
Нормативные акты Российской Федерации требуют вести учет
имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях. Но учет в
национальной валюте не всегда удобен и не вполне отражает реальное
состояние дел. Можно ли, не нарушая закон, вести учет и планирование
в нескольких валютах? С помощью Системы ПАРУС – можно! Число
иностранных валют, одновременно используемых в расчетах, не ограни-
чено, причем для каждой валюты можно указать два курса пересчета:
официальный, например, устанавливаемый Центральным банком РФ, и
специальный (называемый также документарным или "внутренним"), –
этот курс может отличаться от официального. Система хранит не только
текущие, но и все предшествующие курсы валют с момента начала экс-
плуатации.
Многовариантность учета
Закон есть закон - его необходимо соблюдать. Однако в некоторых
случаях закон не вполне соответствует целям учета. Например, для под-
держания товарного запаса при изменении цен необходимо привлекать
дополнительные оборотные средства. Поэтому было бы правильно спи-
сывать товар по цене восстановления, исходя из суммы, необходимой
для закупки следующей партии аналогичного товара. Однако по инст-
рукциям прибыль от реализации товара положено определять как раз-
ность между суммой реализации и суммой закупки одной и той же пар-
тии товара. Другой пример: по закону только через определенный срок
можно списывать в убытки безнадежные долги, даже если фирма-
должник уже прекратила свою деятельность. А поэтому, формально пла-
нируя прибыль, фактически предприятие-кредитор уже обречено на
убытки.
Для решения таких проблем Система ПАРУС позволяет парал-
лельно с нормативным учетом вести управленческий учет. Для этого
суммы, регистрируемые в приложении управления финансами, имеют
два значения - "по бухгалтерской" и "по управленческой" оценкам. Для
подготовки строго регламентированных отчетных документов можно
пользоваться данными бухгалтерского учета, для принятия управленче-
ских решений - управленческого учета. Многовариантность управления
финансами выражается также возможностью использовать произвольные
временные периоды для агрегирования данных.
Учет по подразделениям балансовой единицы
Для правильной организации работы предприятия бывает необхо-
димо знать результаты деятельности каждого его подразделения, в том
числе и тех, которые не образуют самостоятельной балансовой единицы.
В модулях управления финансами предусмотрен механизм, когда для
каждой суммы можно указать код подразделения балансовой единицы
(ПБЕ). При обработке и обобщении данных, можно получить полную
информацию как по всей фирме в целом, так и по группам или отдель-
ным ПБЕ.
Финансовое планирование
Финансовый план – это комплекс плановых документов, в которых
в денежной форме выражены изменения объемов и структуры активов
предприятия и источников их формирования, финансовые результаты
его деятельности и движение платежных средств. Финансовым планиро-
ванием называется процесс определения показателей и формирования
документов финансового плана.
Условия рыночной экономики, когда степень неопределенности
характеристик внешней среды очень высока, ставят перед предприятием
сложнейшие задачи по прогнозированию тех или иных изменений и
своевременному реагированию на них, т.е. принятию соответствующих
решений. Предприятие встает перед необходимостью более эффективно-
го использования ресурсов, осуществления четкого контроля за показа-
телями своего финансового состояния. Налаженное планирование, по-
зволяющее создавать близкие по показателям к фактическим процессам
плановые документы, должно служить базой для раскрытия неопреде-
ленности внешней среды. Целью финансового планирования является
обеспечение руководителей финансовых служб и всего предприятия оп-
ределенного рода информацией, необходимой для эффективного управ-
ления ресурсами предприятия.
Исходя их сказанного выше модуль "Финансовое планирование"
реализован для автоматизации:
? текущего финансового планирования (обычно, на месяц или квар-
тал);
? долгосрочного (стратегического) финансового планирования (на
год или более);
? оперативного планирования и управления платежами для обеспе-
чения текущей платежеспособности предприятия;
? контроля за возникновением и погашением обязательств предпри-
ятия;
? оперативного учета исполнения планов, в частности, плана движе-
ния денежных средств (бюджета финансов);
? анализа выполнения финансовых планов;
Для самых разнообразных периодов, с учетом центров ответствен-
ности, инструментов оплаты (расчетный счет, вексель, взаимозачет),
приоритетов, источников финансирования, с привязкой к ответственным
распорядителям, с идентификацией причин и виновников отклонений и
др.
В окне "Планирование обязательств" можно провести изменения
записей о платежах и отгрузках (например, исправление их сумм и дат).
Часто для обеспечения платежеспособности необходимо, например,
"отодвинуть" на более поздний срок даты собственных платежей пред-
приятия, уменьшить их суммы (или разбить сумму платежа на несколько
и распределить часть их них по более поздним датам) и т.п. — все это
очень удобно сделать в окне "Планирование обязательств".
Контроль соблюдения лимитов (ограничений) обязательств срав-
нением утвержденных контрольных чисел (зарегистрированных в виде
финансовых показателей) с обобщенными суммами отгрузок и платежей.
По данным раздела "Планирование обязательств" могут быть
сформированы так называемые сводные финансовые показатели, являю-
щиеся по существу обобщенной информацией по записям возникновения
и погашения в разрезе самых различных характеристик, таких как:
? состояние (план/факт);
? элемент (направление) дохода и расхода;
? ответственный распорядитель;
? контрагенты; тип оплаты (аванс или по отгрузке);
? вид задолженности (дебиторская/кредиторская);
? подразделение, к которому относится обязательство;
? состояние задолженности (просроченная, текущая или будущая) и
т.п.
Сводные финансовые показатели, точно так же, как и "обычные",
могут использоваться для формирования таблиц планов, — таким обра-
зом, данные обязательств попадают в формируемые планы.
Оперативное планирование
Основным инструментом оперативного планирования и управле-
ния платежами в модуле является "Платежный календарь". Зарегистри-
рованные в Системе платежи представлены здесь в виде календарного
плана выплат и поступлений.
Выделенная строка соответствует текущей дате. Строки "выше те-
кущей даты" формируются по фактическим платежам, а строки ниже –
по плановым платежам. Значение дефицита выводится, если конечный
остаток – отрицательный.
Здесь можно оптимизировать план (например, свести дефицит) пу-
тем добавления новых платежей и изменения старых (а именно, – их
сумм, дат, инструментов оплаты и т.п.) Здесь же можно детализировать
платежи и поступления, вызвав дневной план платежей.
В Системе реализована также возможность регистрации договоров,
где фиксируются обязательства предприятия. По данным этих договоров
могут быть зарегистрированы плановые отгрузки и платежи. Дополни-
тельной возможностью является формирование заявки на платеж по пла-
новому платежу; по такой заявке можно впоследствии сформировать ав-
томатизированным образом фактический платеж.
Бухгалтерский учет
Сегодня представить бухгалтерский учет без огромных возможно-
стей, предоставляемых современными информационными технологиями,
практически невозможно. Поэтому роль разработчиков экономического
программного обеспечения в процессе реализации программы реформи-
рования достаточно высока как с точки зрения адаптации самого про-
граммного обеспечения, так и при обучении и поддержке пользователей.
В процессе реформы российским бухгалтерам придется столкнуться с
целым рядом проблем: это и большой объем методологических докумен-
тов и разъяснении, и изменение привычных схем работы, и необходи-
мость взглянуть на учет с управленческой, а не бухгалтерской точки зре-
ния. В таких условиях для российских предприятий чрезвычайно важно в
качестве партнера по автоматизации иметь фирму, программы которой
построены методологически правильно, в полном соответствии с норма-
тивными документами, и способную провести переобучение специали-
стов предприятия в свете новых потребностей ведения учета.
В соответствии с новыми национальными стандартами финансовой
отчетности оперативно модифицируются бухгалтерские приложения
Системы ПАРУС. Таким образом, для тысяч клиентов, работающих с
этими программами, процесс перехода на новые формы отчетности будет
осуществлен в ускоренные сроки. А одна из крупнейших в России (среди
компаний-производителей программного обеспечения) региональная
сеть Корпорации ПАРУС позволит переобучить специалистов по всей
стране.
Прежде чем перейти к краткому описанию приложения "Бухгал-
терский учет" стоит отметить, что оно может работать совершенно авто-
номно (впрочем, как и большинство других приложений Системы).
"Бухгалтерский учет" — это приложение, построенное по прове-
ренной временем и тысячами клиентов концепции работы автоматизиро-
ванной бухгалтерии. Оно реализует все необходимые функции для эф-
фективной и точной работы бухгалтерии, предоставления полной бух-
галтерской отчетности, ведения учета для нужд управления предприяти-
ем и предоставления данных в вышестоящие организации для консоли-
дированного учета.
Приложение "Бухгалтерский учет" поможет вести учет в нацио-
нальной и иностранных валютах:
? основных средств и нематериальных активов;
? малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
? товарно-материальных ценностей;
? расчетов с дебиторами и кредиторами;
? денежных средств на счетах;
? затрат на производство и других расходов;
? и при этом:
? детализировать учет по счетам расширенного аналитического уче-
та до пятого порядка, а также по ряду вспомогательных признаков, опре-
деляемых самим пользователем;
? детализировать учет по материально-ответственным лицам и под-
разделениям предприятия, не являющимся самостоятельными балансо-
выми единицами;
? использовать для оценки материальных ценностей методы "Учет-
ные цены", "Средние цены", "Партионный учет", "Учет по дате поступ-
ления", а также вести учет по складам и связанным с ними материально-
ответственным лицам;
? рассчитывать амортизационные отчисления и проводить пере-
оценку основных средств;
? проводить переоценку валютных активов и пассивов;
периодически контролировать результаты учета при помощи оборотных
ведомостей;
? создавать платежные документы;
? формировать книги покупок и продаж;
? готовить нормативную отчетную документацию, а также отчеты
любой формы и содержания.
Внешние информационные связи приложения "Бухгалтерский
учет" представлены на рисунке 1.
Рис. 1. «Внешние информационные связи приложения «Бухгалтерский учет»
Распоряжение на оплату представляет собой основание для подго-
товки банковского или кассового документа, который, в свою очередь,
отрабатывается в журнале учета хозяйственных операций. Однако суще-
ствует и другой вариант отработки, так как Система не требует обяза-
тельной электронной регистрации всех документов. Так, по "электрон-
ному" распоряжению об оплате может быть сформирован только "бу-
мажный" документ. Тогда основанием для регистрации в Системе хозяй-
ственной операции выступает само распоряжение об оплате.
Товарный отчет позволяет избежать регистрации в Системе от-
дельных документов по каждой хозяйственной операции. Например, в
торговых залах магазина работа может вестись без выписки документов
по каждой операции. В других случаях документы (счета, накладные и
т.п.) выписываются, но не регистрируются сразу в Системе. После за-
вершения рабочего дня (смены или иного периода) составляется товар-
ный отчет, который регистрируется вручную или автоматизированно,
например, в приложении логистики, а затем отрабатывается в учете при
помощи бухгалтерского приложения Системы.
Входящее и исходящее авизо обеспечивают автоматизированный
процесс передачи и отработки в учете данных о хозяйственных операци-
ях внешних подразделений (филиалов) Вашей организации.
Финансовая выписка представляет собой выборку из журнала уче-
та хозяйственных операций за некоторый период времени, сделанную по
определенным правилам и поступающую в другие приложения Системы
ПАРУС. Таким образом, пользователь приложения (например, логисти-
ки) получает возможность отследить прохождение отработки своих до-
кументов в бухгалтерском учете и перенести информацию из финансо-
вой выписки в специализированные учетные регистры (например, в жур-
нал платежей).
Объекты учета и учетные регистры модуля
Объектами бухгалтерского учета являются имущество предпри-
ятия, его обязательства и информация об их движении
Данные в денежном выражении об остатках имущества и об обяза-
тельствах предприятия хранятся в Системе в регистре "Остатки средств
по счетам". Информация в этом регистре хранится отдельно для каждого
синтетического счета бухгалтерского учета, аналитического счета, под-
разделения балансовой единицы, а также по каждой валюте. Также в
Системе имеются регистры "Остатки материальных ценностей", "Деби-
торская/кредиторская задолженность" и "Инвентарная картотека". В этих
регистрах ведется учет остатков: товарно-материальных ценностей, обя-
зательств по отношению к дебиторам/кредиторам, основных средств.
Однако эти регистры вторичны по отношению к регистру остатков
средств по счетам и позволяют детализировать хранящуюся в нем ин-
формацию.
Остатки на начало первого с момента начала эксплуатации Систе-
мы учетного периода вводятся в Систему вручную. Остатки на конец
очередного периода рассчитываются автоматизированно при его закры-
тии по данным об остатках на начало периода и об оборотах средств, ма-
териальных ценностей и обязательств. Затем эти остатки переносятся на
начало следующего учетного периода.
Информация о движении средств, материальных ценностей и обя-
зательств с дебиторами/кредиторами накапливается в регистре, который
называется «Журнал учета хозяйственных операций».
Журнал учета хозяйственных операций
Каждый факт хозяйственной жизни отражается соответствующим
документом. А потому процесс заполнения журнала учета хозяйствен-
ных операций сводится к переносу данных из этого документа в журнал.
Назовем этот процесс отработкой документа в журнале учета. Поскольку
отработка документа в журнале учета хозяйственных операций автома-
тически приводит к отражению его данных на счетах бухгалтерского
учета и в бухгалтерской отчетности, в рамках Системы понятия "отра-
ботка в журнале учета хозяйственных операций" и "отработка в бухгал-
терском учете" фактически совпадают.
Если документ был сформирован или зарегистрирован в каком-
либо разделе Системы, его отработка в значительной мере автоматизиро-
вана. На основании такого документа по предварительно заданному пра-
вилу формируется запись в журнале учета хозяйственных операций.
Если документ не был зарегистрирован в Системе и имеется толь-
ко на бумаге, хозяйственная операция формируется вручную. Система
предлагает различные способы для облегчения этого процесса. Напри-
мер, можно воспользоваться специально подготовленным образцом или
выбрать в качестве образца ранее зарегистрированную подобную хозяй-
ственную операцию. Можно отработать документ в учете, не выходя из
соответствующего раздела; как альтернативный вариант, данные можно
поставить в буфер на отработку, а затем, работая непосредственно с
журналом учета хозяйственных операций, провести отработку данных в
учете из этого буфера.
Регистрируемая в журнале учета хозяйственная операция состоит
из заголовка, включающего ее общие характеристики, и спецификации,
состоящей из неограниченного количества бухгалтерских проводок, ка-
ждая из которых описывает движение средств с одного счета на другой.
На рисунке 2 приведены только основные параметры заголовка и
проводки хозяйственной операции, регистрируемой в Системе. На самом
деле их значительно больше, например, для проводки - более сорока! Ра-
зумеется, в простейших случаях можно формировать только несколько
необходимых параметров.
? Дебетуемый и кредитуемый счета можно дополнять аналитиче-
скими счетами (признаками) до пятого порядка и кодом подразделения
балансовой единицы, к которому относится проводка.
? Дополнительные характеристики – это набор определяемых поль-
зователями признаков, по которым Система может отбирать проводки
для отчетов и оборотных ведомостей. Эти признаки не связаны с бухгал-
терскими счетами, а потому их можно использовать для получения лю-
бых срезов информации.
? Наименование и количество материальных ценностей, перемеще-
ние которых отражаются проводкой, задаются только в проводках по
счетам, назначенным в плане счетов для материального учета. Сумма
проводки задается по "бухгалтерской" и по "управленческой" оценке.
Если сумма указана в иностранной валюте, дополнительно приводится
эквивалентная сумма в национальной валюте, также по "бухгалтерской"
и по "управленческой" оценке.
Рис. 2. "Основные параметры заголовка и проводки хозяйственной операции "
Обработка и обобщение информации
Сбор и регистрация информации — это только одна из сторон бух-
галтерского учета. Другая его сторона — обобщение информации, пред-
ставление ее в форме, пригодной для отчета перед налоговыми органами,
учредителями, акционерами или вышестоящей организацией, а также для
анализа и принятия управленческих решений.
Оборотные ведомости
Оборотные ведомости используются в приложении как средство
оперативного контроля финансового состояния предприятия, а также как
удобный инструмент для поиска и исправления ошибок в бухгалтерском
учете. Такая ведомость формируется за любой период времени между
двумя произвольными датами.
Не выходя из оборотной ведомости, можно получить полный спи-
сок хозяйственных операций, на основании которых сформировано та
или иная строка ведомости, исправить любую из этих хозяйственных
операций или сформировать новую хозяйственную операцию для ис-
правления обнаруженной в учете ошибки.
В ведомости движения средств по счетам для каждого синтетиче-
ского счета (отдельно для каждого подразделения балансовой единицы и
вида валюты) отражаются обороты по дебету и кредиту, входящие и ис-
ходящие остатки как по бухгалтерской, так и по управленческой оцен-
кам.
В ведомостях по аналитическим счетам, по корреспондирующим
счетам и по дополнительным признакам эти обороты детализируются.
Для оборотной ведомости по корреспондирующим счетам возможна
группировка счетов по дебету или по кредиту, учет всех аналитических
счетов или только определенных порядков, составление ведомости в раз-
резе определенных счетов, валют, подразделений балансовой единицы
или специальных признаков и т.п.
И наконец, в ведомости по движению материальных ценностей от-
ражаются остатки и обороты по счетам материального учета в разрезе
материально-ответственных лиц и наименований товарно-материальных
ценностей.
Распределение остатков и оборотов по счету на другие счета
На практике нередко бывает нужно отнести остатки или обороты
по одному счету на несколько других счетов. Либо разнести единовре-
менно понесенные затраты по разным месяцам. Либо и то, и другое. На-
пример, стоимость коммунальных или арендных платежей можно рас-
пределить между подразделениями фирмы, а крупные расходы на уча-
стие в ежегодной выставке разнести по месяцам и направлениям дея-
тельности.
Чтобы выполнить подобную операцию, достаточно задать правила
распределения (счета формируемых проводок, коэффициенты распреде-
ления и разноска по месяцам), и по команде пользователя Система авто-
матически сформирует одну или несколько хозяйственных операций.
Отчеты
Приложение "Бухгалтерский учет" позволяет формировать боль-
шое количество разнообразных отчетов. Прежде всего, речь идет о стан-
дартных документах, которые обязана готовить бухгалтерия любого
предприятия: баланс предприятия, оборотный баланс, главная книга,
кассовая книга, ведомости аналитического учета (журналы-ордера) и т.д.
Если подобных отчетов недостаточно, то можно сформировать от-
четы любого вида и содержания, используя Microsoft Excel или Seagate
Cristal Reports, с которыми интегрируется Система.
Консолидация
Приложение "Консолидация" служит для накопления и анализа
данных о финансово-хозяйственной деятельности структурных единиц
предприятия, которые могут являться юридическими лицами или вхо-
дить в предприятие на правах филиалов. Источником данных для прило-
жения консолидированного учета являются данные бухгалтерского учета
структурных единиц, подготовленные с помощью приложения
'Бухгалтерский учет" Системы ПАРУС.
Данные передаются в виде ордеров. В бухгалтерском приложении
формируется исходящий ордер: он представляет собой выборку из жур-
нала учета хозяйственных операций за некоторый период времени. При-
ложение консолидации, установленное в головной организации, прини-
мает этот ордер как входящий.
Перечислим основные способы обмена ордерами между указанны-
ми выше приложениями Системы.
? Если приложения консолидации и бухгалтерского учета установ-
лены на компьютерах, соединенных локальной вычислительной сетью, и
оба приложения используют общую базу данных, то можно воспользо-
ваться наиболее быстрым и удобным способом передачи при помощи
специальной команды в разделе "Исходящие ордера" бухгалтерского
приложения. Если затем войти в раздел "Входящие ордера" приложения
консолидации, то там сразу появится запись о полученном ордере.
Именно первый вариант передачи ордеров наиболее удобен в головной
организации, где ведется самостоятельный бухгалтерский учет и консо-
лидация бухгалтерского учета.
Если приложения консолидации и бухгалтерского учета установ-
лены, но полностью изолированных друг от друга компьютерах, то надо
применить стандартное средство Системы: файловый экспорт/импорт.
При этом промежуточным "хранилищем" информации надо задавать
съемный магнитный носитель, например, дискету. Отметим, что при по-
мощи файлового экспорта/ импорта можно быстро передать ордера меж-
ду приложениями, установленными на компьютерах, которые соединены
ЛВС, но не используют общую базу данных. При этом в качестве про-
межуточного "хранилища" информации можно указать общедоступный
каталог жесткого диска сервера ЛВС.
В каждом ордере указано, от какой организации он поступил. Бо-
лее того, при дальнейшей обработке всегда сохраняется информация,
указывающая организацию — источник информации. Поэтому консоли-
дированную информацию можно получить для каждой организации (фи-
лиале) раздельно, по произвольным группам и обобщенную для всех ор-
ганизаций.
Приложение "Консолидация" (см. рис. 3) организовано аналогично
приложению "Бухгалтерский учет", что позволяет быстро освоить его
пользователю, знакомому с бухгалтерским приложением, и обеспечивает
сходные функции в части финансового учета:
? Ведение консолидированных журналов хозяйственных операций,
остатков средств по счетам и дебиторской-кредиторской задолженности.
? Переоценка валютных активов и пассивов. Расчет остатков средств
на счетах и остатков по взаиморасчетам с дебиторами/кредиторами, ко-
торые переносятся на начало следующего учетного периода.
? Формирование консолидированных оборотных ведомостей по сче-
там, аналитическим счетам, корреспондирующим счетам, дополнитель-
ным признакам.
? Формирование консолидированной главной книги и ведомостей
аналитического учета предприятия.
? Подготовка самых разнообразных консолидированных отчетных
документов.
Приложение "Консолидация" обеспечивает также:
? взаимоисключение расчетов между филиалами компании;
? сверку данных на основании консолидированной главной книги и
отчетности бухгалтерий отделений.
Современная система консолидации бухгалтерского учета должна
обеспечивать гибкие средства согласования планов счетов отдельных ор-
ганизаций (филиалов) с планом счетов консолидации, которые, вообще
говоря, могут попарно отличаться друг от друга. Система ПАРУС в пол-
ной мере отвечает этому требованию. Она обеспечивает такую согласо-
ванность при помощи механизма счетов соответствия, устанавливающе-
го, в простейшем случае, для каждого счета консолидированного учета
номер соответствующего счета для каждой организации.
Рис. 3. «Приложение «Консолидация»
Логистика
В последние годы в сфере товарного обращения ряда стран про-
изошли существенные изменения, в хозяйственной практике стали ис-
пользоваться новые методы и технологии доставки товаров, которые ба-
зируются на концепции логистики. Идеи интеграции снабженческо-
производственно-распределительных систем, в которых бы увязывались
функции снабжения материалами и сырьем, производства продукции, ее
хранения и распределения, трансформировались в самостоятельное на-
правление научных исследований и форму хозяйственной практики – ло-
гистику.
Основное направление в определении логистики связано с функ-
циональным подходом к товародвижению, то есть управлением всеми
физическими операциями, которые необходимо выполнять при доставке
товаров от поставщика к потребителю.
Логистика – это планирование, управление и контроль поступаю-
щего на предприятие, обрабатываемого там (если это производственное
предприятие) и покидающего это предприятие потока материальной
продукции (материалов, сырья и т.п.) и соответствующего ему информа-
ционного потока с целью оптимального, например, с точки зрения полу-
чения прибыли, ускорения движения материальных ресурсов и товаров
внутри и вне предприятия. Важнейший аспект логистики – возможность
влиять на стратегию и тактику работы предприятия и на создание новых
конкурентных преимуществ для фирмы на рынке, то есть на ее конечные
цели.
Логистика имеет несколько функциональных областей или, други-
ми словами, имеется несколько видов логистики: закупочная, запасов и
сбытовая. Соответственно в логистической цепи, то есть пути, по кото-
рому проходят товарный и информационный потоки от поставщика до
потребителя, выделяются следующие главные звенья: закупка товаров,
их хранение и реализация.
Факторами, обуславливающими бурное развитие логистики в на-
стоящее время является:
? Усложнение (а для России – установление и развитие в условиях
кризиса) системы рыночных отношений и повышение требований к ка-
чественным характеристикам процесса распределения.
? Создание гибких (перенастраиваемых) закупочно-сбытовых и
производственных систем.
? Унификация правил и норм по поставке товаров в национальных
рамках и во внешнеэкономической деятельности.
? Технический прогресс в средствах связи и автоматизации. И, как
следствие, использование в управлении хозяйственной практикой пред-
приятий электронно-вычислительной техники и экономических про-
граммных продуктов (систем).
Закупки, склад, реализация
В процессе управления закупками и реализацией товаров в Систе-
ме формируются два встречных информационных потока — о товарах и
финансах. Каждый из этих потоков имеет плановую и фактическую со-
ставляющую. Система обеспечивает план-факт-контроль и анализ логи-
стического потока.
Для оперативного контроля и анализа равнодействующей этих по-
токов по каждому контрагенту они сводятся вместе в лицевом счете.
Важной функцией подобного счета является контроль получения/отпуска
товаров, а также отправки/получения денежных средств в соответствии с
установленными графиками поступления/отпуска товаров и платежей.
Этот контроль осуществляется по трем группам сумм, совокупность ко-
торых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контр-
агентом:
? Суммы по графику — формируются на основании графиков по-
ступления/отпуска товаров и платежей по лицевому счету. Эти суммы
отражают заранее оговоренные и согласованные с контрагентом объемы
и периоды поступления/отпуска товаров и осуществления платежей.
? Плановые суммы — формируются на основании плановых товар-
ных документов (распоряжений на отгрузку товаров, плановых приход-
ных ордеров и т.п.) и плановых платежей, а фактические суммы — на
основании фактических товарных документов (накладных на отпуск то-
варов, фактических приходных ордеров и т.п.) и фактических платежей.
Плановые и фактические суммы отражают оперативную информа-
цию по лицевому счету об ожидаемых и совершенных поступлени-
ях/отгрузках товаров, а также об ожидаемом и фактическом поступле-
нии/ отправке денежных средств. На основании этих сумм автоматиче-
ски формируются исходящий плановый и фактический остатки по лице-
вому счету, отрицательные значения которых указывают на плановую и
фактическую задолженность контрагента по отношению к Вашей орга-
низации, а положительные — на задолженность организации контраген-
ту.
Лицевой счет содержит также сумму лимита кредита, которая пре-
доставляется покупателю для оплаты закупок товаров. Если покупатель
исчерпал сумму, внесенную для оплаты закупок (при этом исходящий
остаток становится отрицательным), то он может закупать товары в счет
лимита кредита. Превышение лимита кредита допускается, но при этом
Система предупреждает о подобной ситуации.
Исходные данные лицевого счета формируются вручную или на
основании этапа договора. Учет и контроль исполнения взаимных обяза-
тельств сторон, возникающих после заключения контрактов на покупку
и продажу товаров, ведется при помощи договоров, каждый из которых
содержит список этапов, которые, в свою очередь, характеризуются гра-
фиками поступления (отпуска) товаров и платежей. При регистрации
этапа договора в Системе автоматически формируется лицевой счет
контрагента. Кроме того, на основании этапа договора можно сформиро-
вать любой из документов, связанных с его исполнением: приходный ор-
дер, счет на оплату, распоряжение на отгрузку потребителю, накладную
на отпуск потребителю, плановый платеж и фактический платеж, при-
ходную накладную и т.п.
В договоре автоматически формируются три группы сумм (анало-
гичных суммам лицевого счета), совокупность которых отражает полную
картину состояния взаимных расчетов с контрагентом по данному дого-
вору.
Таким образом, функции регистрации, контроля и анализа логи-
стического потока сконцентрированы в лицевом счете (для отдельного
контрагента) и/или в договоре.
Функции приложений логистики
Все приложения логистики обеспечивают учет товаров по партиям
с точностью до модификаций и упаковок.
Приложение "Закупки" обеспечивает учет (формирование):
? Заявок на приобретение товаров от подразделений предприятия.
? Планов закупки товаров и заказа работ на основании заявок под-
разделений.
? Договоров с контрагентами, оперативное отслеживание выполне-
ния договоров.
? Приходных накладных, входящих счетов-фактур и актов о выпол-
нении работ.
? Приказов на принятие товарно-материальных ценностей (ТМЦ),
приходных ордеров и актов рассогласования.
? Финансовых и материальных транзакций по расчету с поставщи-
ками в разрезе лицевых счетов и договоров.
? Товарных отчетов о приобретении товаров и выполнении работ.
? Отчетов о различных аспектах работы, связанных с закупками —
сводных или в разрезах по товару, группе товаров, контрагенту, догово-
рам, лицевым счетам, налоговым группам и т.п.: о закупках за период,
баланс расчетов с контрагентами, о приходе товаров; а также о внесен-
ных заявках, их утверждении и выполнении (в разрезах подразделений,
товаров и т.п.), о планах закупок, их утверждении и выполнении (в раз-
резах направлений финансирования, подразделений, товаров и т. п.
Приложение "Склад" — это:
? Автоматизация всех учетных операции по приходу и отпуску то-
варов.
? Ведение единых карточек складского учета.
? Учет приходных ордеров и актов недостачи.
? Учет расходных накладных.
? Учет накладных на внутреннее перемещение товара (между скла-
дами предприятия и внутри склада между материально-ответственными
лицами).
? Поддержка комплектов товаров и учет накладных на комплектова-
ние/разукомплектование товара.
? Учет актов списания.
? Формирование товарных отчетов на основании данных о переме-
щении товаров.
? Учет инвентаризационных описей и генерация актов рассогласо-
вания.
? Формирование отчетов о товарных запасах (по складам, по това-
рам, группам товаров, партиям, модификациям и т.п.).
Приложение "Реализация" — инструмент управления торговыми
операциями для:
? Ведения учета номенклатуры и цен реализации товаров и услуг.
Цена реализации зависит от многих факторов, например: склада, вида
оплаты (наличная, безналичная и пр.), вида отгрузки (самовывоз, транс-
портом продавца и пр.).
? Перерасчета цен в прайс-листах.
? Выписки счетов на оплату товаров и услуг с учетом скидок, наце-
нок и налогов и контроль их оплаты.
? Контроля количества свободного товара при выписке счета с уче-
том ранее выписанных счетов и накладных.
? Резервирования и снятия товара с резерва.
? Формирования накладных на отпуск товара на основании счетов.
? Формирования исходящих счетов-фактур для покупателей.
? Ведения учета расчетов с покупателями в разрезе лицевых счетов
в журналах финансовых и материальных транзакций.
? Формирования товарных отчетов о реализации услуг.
? Формирования отчетов о деятельности, связанной с реализацией,
— в разрезе контрагентов, потребителей и т.п.: о реализации товаров и
услуг, потребителям или в подразделения; о возврате товаров - сводный,
от потребителей, из подразделений; о прибыли и рентабельности и дру-
гие.
Приложения логистики обеспечивают также:
? прогнозирование объема закупок и продаж;
? учет накладных расходов при движении товара;
? проведение взаимозачетов между поставщиками и потребителями
товаров;
? анализ товарооборота.
Все приложения логистики обеспечивают многовалютный учет.
В рамках логистики в Системе реализован персональный ситуаци-
онный центр, который служит средством анализа товарных потоков (в
разрезе групп и партий товаров с возможностью детализации до каждого
наименования товара) и предназначен для оценки текущего состояния
компании. Для анализа используются первичные документы и агрегиро-
ванные данные различных учетных регистров.
Управление персоналом
Вся работа, связанная с персоналом, обеспечивается модулями
(АРМ) "Учет персонала", "Табельный учет рабочего времени" и "Расчет
заработной платы", которые по своим функциональным возможностям
полностью удовлетворяют потребностям кадровой службы и планово-
экономического отдела (в части управления персоналом) предприятия и
его подразделений по расчету заработной платы.
Фундаментальным свойством этих модулей является обеспечение
тесной связи процессов кадрового учета, учета труда и расчета заработ-
ной платы, которые находятся, как правило, в компетенции разных под-
разделений предприятия.
В модуле учтена отраслевая специфика хозрасчетных предприятий
и бюджетных учреждений (медицина, образование, наука, культура и
т.п.) по управлению кадрами.
В части учета персонала обеспечивается:
? Учет штатного расписания – структурных подразделений и долж-
ностей. Каждая должность тарифицируется – составляется фонд заработ-
ной платы должности, содержащий оклад (по разряду ЕТС, месячный,
почасовой) и надбавки.
? Учет сведений о сотрудниках – в объеме, соответствующем типо-
вой форме Т-2, а также дополнительных данных.
? Учет сведений об исполнении сотрудниками должностей.
Сотрудник может исполнять должность как основной, временный,
сверхштатный работник, внешний или внутренний совместитель. Фор-
мируется фонд заработной платы (фонд заработной платы должности
корректируется в соответствии с индивидуальными особенностями со-
трудника). Система проводит контроль соответствия фонда заработной
платы исполнения сведениям о сотруднике и учетным данным испол-
няемой им должности.
? Выполнение действий по кадровым перемещениям и изменениям в
штатном расписании, формирование отчетности. В процессе повседнев-
ного учета выполняются: ввод в штатное расписание новых подразделе-
ний и должностей, прием на работу, увольнение и кадровые перемеще-
ния сотрудников: перевод на другую должность, совместительство, за-
местительство, совмещение профессий, исполнение обязанностей и т.д.
? Формирование и учет приказов по сотрудникам и штатному рас-
писанию.
Табельный учет использования рабочего времени подразумевает:
раздельное ведение табелей учета рабочего времени по внутренним
структурным подразделениям; автоматическое формирование табелей в
соответствии с индивидуальным рабочим календарем сотрудника и ос-
нованиями для оплаты (больничными листами, отпусками и т.п.).
Модуль "Расчет заработной платы" обеспечивает расчеты:
? Заработной платы по каждой исполняемой сотрудником долж-
ности.
? Расчет может выполняться индивидуально или массово, вклю-
чать произвольный набор выплат и удержаний, полагающихся сотрудни-
ку по исполняемой должности. Расчет ведется с учетом норм рабочего
времени, заданных в графике работ исполняемой должности, и табеля
учета рабочего времени. Данные из табеля можно фильтровать, отбирая
их по классификационным признакам (ночные, сверхурочные и т.д.).
? Окладов (почасовых и тарифных), надбавок (процентных и в виде
увеличения разрядов ЕТС к окладу). При расчете используются тарифи-
кационные данные из фонда заработной платы исполняемой должности.
? Авансов, доплат, премий, пособий на детей и т.п. с учетом индек-
сации суммы на величину районного или иного коэффициента, опреде-
ляющего особый характер местных условий.
? Выплат из среднего заработка – отпусков, пособий по временной
нетрудоспособности, по уходу за ребенком и т.п.
? Удержаний по исполнительным листам и по кредиту, подоходного
налога, пенсионных, профсоюзных и других взносов. Расчет ведется с
учетом ранее рассчитанных по другим исполнениям выплат и удержа-
ний. Подоходный налог может рассчитываться сразу в нескольких ис-
полняемых должностях (или несколько раз, но с разной налогооблагае-
мой базой). Настройка позволяет установить правильное взаимодействие
таких налогов. При расчете подоходного налога и пенсионного взноса
можно отдельно учесть суммы, подлежащие льготному налогообложе-
нию (северные надбавки, районные коэффициенты и т.п.). Расчет али-
ментов выполняется с учетом районного коэффициента получателя.
? А также "переходящих копеек" и "долга по округлению".
В ходе расчета заработной платы проводится учет перечислений в
банк и депонентов.
При этом ведется учет карточек депонентов и перечислений, с воз-
можностью отработки в бухгалтерском учете соответствующих хозяйст-
венных операций и формирования платежных документов. Предусмот-
рен инструмент для анализа состояния расчетов по депонентам и пере-
числениям – оборотная ведомость.
В результате проведения расчета заработной платы формируются и
могут быть распечатаны:
? Расчетно-платежные и сводные ведомости, а также платежные до-
кументы на основе этих ведомостей.
? Система показывает распределение проходящих по ведомости
сумм по набору аналитических признаков "подразделение – категория
персонала – вид исполнения", по фондам и статьям целевых расходов.
? Ордера – произвольно настраиваемые своды проводок по оплате
труда. Подобные ордера могут быть отработаны в бухгалтерском учете.
? Лицевые счета (текущие и архивные) и расчетные листы; ведомо-
сти отпусков, больничных листов и пособий; отчетные формы и реестры.
Администрирование Системы
Система имеет набор специальных средств для общей настройки и
сопровождения. Подобные функции осуществляются при помощи моду-
ля "Администратор", который обеспечивает:
? логическое разбиение базы данных на независимые части;
? ведение списка пользователей Системы, разграничение прав дос-
тупа этих пользователей к ее ресурсам;
? оптимизацию работы Системы;
? общесистемный мониторинг;
? а также выполнение других служебных функции.
Логическое разбиение базы данных позволяет "сымитировать" на-
личие нескольких независимых физических баз. Благодаря этой возмож-
ности Вы сможете попеременно работать с данными нескольких пред-
приятий, находясь на одной рабочей станции, простым перезапуском се-
ансов работы без выхода из прикладного модуля, а для словарей с нор-
мативо-справочной информацией – даже не выходя из раздела Системы!
Информацию определенных словарей можно сделать общей сразу для
нескольких организаций, что особенно удобно при консолидации дан-
ных.
Современная система, рассчитанная на одновременное использо-
вание сразу многими пользователями, не может обходиться без мощных
средств разграничения прав доступа. Система ПАРУС в полной мере от-
вечает этому требованию, обеспечивая многоуровневое разграничение
прав по доступу к:
? модулям,
? логическим частям базы данных,
? разделам Системы,
? функциям, которые можно выполнить в разделе (например, добав-
лению новой информации, ее исправлению или удалению),
? отдельным записям базы (например, по условию "запретить про-
смотр документов, сумма которых превышает заданную, или документов
с особыми пометками).
Общая совокупность прав пользователя складывается из возмож-
ностей, связанных с определенными ролями, зарегистрированными в
Системе, и отдельно присваиваемых индивидуальных прав. Применение
концепции ролей позволяет проводить групповое изменение прав сразу
всех пользователей, связанных с "исправляемыми" ролями.
Средства оптимизации позволяют увеличить производительность
Системы в ходе ее эксплуатации при помощи специальных действий со
статистиками, индексами и вторичными ключами таблиц базы данных –
это значительно проще и надежнее сделать в модуле "Администратор",
чем с использованием средств ORACLE.
Общесистемный мониторинг (аппарат отслеживания событий) дает
возможность без снижения производительности работы выяснить, кто
выполнил ту или иную операцию в Системе. Подобный мониторинг яв-
ляется эффективным средством для выявления пользователя, выполнив-
шего некорректное действие.
Нужна ли автоматизация?
Использование информационных систем для управления предпри-
ятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет по-
вышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной
конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:
? Повысить эффективность управления компанией за счет обеспече-
ния руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и
достоверной информацией на основе единого банка данных.
? Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандар-
тизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его
процедур.
? Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов
обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудни-
ков компании к нужной информации. Изменить характер труда сотруд-
ников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность
сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
? Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходова-
ния денежных средств на всех уровнях управления.
? Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать дея-
тельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и анали-
тические отчеты для руководства и смежных отделов.
? Повысить эффективность обмена данными между отдельными
подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
? Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех
этапах обработки информации. И многое другое.
На основании опыта, накопленного Корпорацией ПАРУС, вырабо-
таны следующие принципы:
? Автоматизация — не самоцель, а целенаправленная перманентная
деятельность по рационализации и оптимизации организационно-
штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов, информацион-
ная поддержка связанных с этим мероприятий.
? Система автоматизации не должна навязывать свои правила вы-
полнения работ. Она призвана обеспечивать поддержку принятой на
предприятии и отвечающей его нуждам технологии.
? Автоматизация дает значительно больший эффект при комплекс-
ном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или
функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Одна-
ко при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а по-
рой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персо-
нала; не устраняется несогласованность работы подразделений.
Поэтому настоятельно рекомендуется комплексное решение про-
блем с выходом на единую информационную базу предприятия. Проек-
тирование отдельных подсистем сразу ведется в расчете на функциони-
рование в составе единой Системы.
Список использованной литературы:
1. http://www.parus.../main.htm
2. Финансовая газета № 35, 1999 г. - «Автоматизация и статистика»,
С. Золотова
3. ComputerWorld № 40, 1999 г. – «К оружию. Мощное средство в
борьбе за выживание», М. Зырянов
4. PCWeek № 41, 1999 г. – «Богатым быть лучше...», Андрей Масало-
вич
5. PCWeek № 40, 1999 г. – «Компании "Парус" и БИГ вооружают фи-
нансистов», Татьяна Богатова
48
20
| |
