|
Табличный процессор Excel
Общество не стоит на месте. Вчерашний
стереотип бухгалтера или экономиста - нарукавники, счёты и толстенные книги
учета, канул в лету. На смену счётам пришли сначала "железный Феликс", затем
калькулятор, счетные машины и компьютер. Трудно себе представить, что
"вчерашняя" амбарная книга, (та, что мы называем бухгалтерской) которую вел для
себя полуграмотный купец, этак лет 70 назад, смогла превратиться в
"распределенную базу данных" или т.н. "транснациональную главную бухгалтерскую
книгу" которую могут одновременно вести тысячи сотрудников компании, филиалы
которой разбросаны по всей планете. Чтобы преуспевать в любом бизнесе необходимо четкое планирование.
Для правильного планирования нужно иметь точную, самую свежую и удобочитаемую
информацию. Приведем очень простой пример для торговли. В магазине торгуют
спичками лампочками и карандашами. Со склада ежедневно завозят одинаковое их
количество. Лампочки и карандаши раскупаются а спички остаются. В этой ситуации
выгоднее было бы сократить закупку спичек и перераспределить средства на ходовой
товар. Но если бухгалтерия в магазине ведется обычным способом, значит известно
об этом станет лишь в конце месяца, после составления баланса. В следующем
месяце картина продаж может измениться. В этой ситуации приходится либо закрыть
глаза на происходящее и соответственно терять прибыль, либо назначить человека,
который будет ежедневно составлять отчет. Теперь усложняем пример: магазин
торгует товарами тысячи наименований, их завозят не ежедневно и не одновременно,
товары имеют сезонный спрос, спрос на них неравномерен в течении недели. Какой
человек справиться с этими многочисленными но..., и кто сможет проанализировать
отчеты. К тому- же в наше время очень актуальным становиться фактор "старения
информации". Если лет пять назад мы спокойно могли пользоваться информацией
месячной а то и квартальной давности, то сегодня выписанный Счет действует 3-10
дней, Прайс- лист действителен в течении недели, платеж доходит в любую точку
Украины за 1-2 рабочих дня, цены всех сделок устанавливаются в день заключения
сделки, информацию о товаре можно получить практически немедленно по "Internet",
электронной почте или факсу. Хотелось бы добавить пару слов об удобочитаемости
информации. Если Ваш Шеф затребует информацию например об объемах продаж за
текущий месяц, что Вы ему понесете ? Возьмите любые первичные документы или
журналы прихода-расхода, и можете считать, что вы на полпути к бирже труда. Но
если Вы принесете диаграмму или график продаж, на котором все с первого взгляда
ясно и понятно, где каждый товар отмечен столбиком да еще нанесены границы
прибыльности, можете готовиться к повышению. Возникает вопрос, где взять этот
график или диаграмму и самое главное где найти рабочее время, которого всегда не
хватает, чтобы обсчитать все эти километровые столбцы и строки чисел, да еще и
чтоб информация была "сегодняшней" ? Ответ прост- Вам нужен хороший компьютер
и программное обеспечение корпорации Microsoft, которое позволит выполнить
подобную работу за 10-15 минут. Несомненным лидером на рынке программного обеспечения (ПО) на
сегодняшний день является корпорация Microsoft. Если вы хоть раз сидели за
компьютером, значит вы работали с ПО Microsoft. Вспомните MS-DOS, MS-Windows
3.1, MS-Windows 95, MS-Word, MS-Excel, MS-Access и т.д.. Во всех названиях
встречается одна и та- же аббревиатура "MS" и обозначает она ни что иное, как
"Microsoft". Невзирая на нападки критиков, ПО Microsoft приобрело статус "Де
факто". Его изучают в школах и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и
на большинстве персональных компьютеров. В доказательство можно привести только
один пример - этот реферат также набран в MS-Word 97, на компьютере с
установленной операционной системой MS-Windows 95. Корпорация Microsoft
старается сделать так, чтобы пользователь при помощи ее ПО мог решить все
возникающие перед ним проблемы. Причем различные программные продукты имеют как
бы "одно лицо". Это позволяет пользователю освоив работу например в текстовом
процессоре Word, уверенно чувствовать себя в Excel , что значительно сокращает
время освоения программ. К тому же ПО для бизнеса объединяется в так называемый
пакет MS-Offis. В него обычно входят 3-4 взаимосвязанных программных оболочки
позволяющих создавать, вести и обрабатывать любые документы и информацию. Причем
информация набранная например в Excel может быть свободно перенесена в Word или
наоборот. Табличный процессор Excel фирмы
Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших объемов
данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и
обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц
составляет "рабочую книгу", в этом случае таблицы называются рабочими листами
этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги
в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с
расширением "xls". Характеристика Число пользовательских кнопок Число открытых документов Максимальный размер листа от 0 до 409 пунктов Число листов в книге Ограничивается только объемом памяти (максимальное число листов
книги, открываемой по умолчанию - 255) Значение Ограничивается только
объемом памяти, хотя в итоговый отчет включаются первые 251
сценарий Ограничивается только объемом памяти, хотя в окне диалога
Диспетчер видов выводится список первых 256 видов Максимальное
отрицательное число 32767 Ограничивается только объемом
памяти Число
стандартных функций Ограничивается только объемом памяти Ограничивается только
системными ресурсами Число связанных
листов Интервал масштабирования Ограничивается только объемом памяти 3 для однократной сортировки; неограниченно для последовательных
сортировок Значение Ограничивается только объемом
памяти Число элементов в ряду данных Суммарное число
элементов во всех рядах данных диаграммы не более 255 Число
весовых коэффициентов линии Самый простой способ познакомиться с MS-Excel это взять сам Excelи
попробовать ввести в таблицу какие-то пробные данные. Возьмем пример с
магазином: Итого: Так будет выглядеть экран по окончанию
работы. Весь "фокус" заключается в том, что Вы не заполняете те поля которые
можно рассчитать а вводите только первичную информацию, в данном случае столбцы
"Товар", "Получено", и "Продано" а все подсчеты выполняет программа. На самом
деле, чтобы ваша таблица выглядела так как показано выше Вы должны ввести
следующее: 2 Правило первое:
Любую ячейку можно адресовать, как букву столбца и цифру строки. Например, в
нашей таблице в ячейке A4 находится текст "Спички". Правило второе: Все
вычисляемые поля в Excel начинаются со знака равенства, этот знак сообщает
программе, что в данной ячейке необходимо вывести не то что в нее введено а
результат действия. Основываясь на этих двух правилах мы можем сделать вывод,
что в ячейке D2 , будет выведена разность ячеек В2 и С2 и соответственно при
веденных 10-8=2. Основной смысл таблиц Excel заключен в том, что один раз
составив формы и введя их в необходимые ячейки, мы в последствии только меняем
данные, а все расчеты лежат на программе. Это во первых экономит время и во
вторых "машина не делает ошибок". При этом в любое время мы можем
отредактировать формулы и тем самым изменить порядок расчетов, что дает очень
большую гибкость наших расчетов. Хочется добавить, что Excel позволяет за 5
шагов построить диаграмму или график который будет наглядно отражать результаты
расчетов. Товар И кроме всего прочего,
этот график будет изменяться вместе с изменением входных данных и их
расчетами. Товар Хотелось бы добавить, что
данные для расчетов могут находится как на одном рабочем листе так и на
нескольких рабочих листах книги или даже в другой рабочей книге - это не имеет
значения. Нужно только помнить правила адресации: Для данных с другого
листа- указывается Имя листа ! столбец + строка (Лист1!А1) ( [Книга4] Лист1!А1) Книга при этом должна быть
открыта. Следовательно, если установить три компьютера на складе, в отделе
сбыта и у шефа и объединить их в сеть. Поручить кладовщику вести на его листе
учет прихода товара, а бухгалтеру на своем листе вести учет продаж в удобном для
них виде. То у Шефа на его листе всегда будет диаграмма объемов продаж, причем
эта диаграмма будет столь же динамична, сколь динамична и фактическая работа
т.е. она будет отражать динамику работы в реальном режиме времени. У Excel
есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система "растет" вместе с вашими
потребностями, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет
поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть
расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими
элементамиуправления. Вы можете не только использовать стандартные панели
инструментов. но и создавать свои собственные. При открытии или создании новой рабочей книги в верхней части
экрана располагается основное меню Excel. Оно состоит из 9 раскрывающихся
подменю которые в свою очередь содержат пункты меню или раскрывающиеся подменю
второго порядка. Файл - Подменю для работы с файлами, их открытия
закрытия и сохранения. Вид - Подменю для изменения внешнего вида таблицы и
представления данных. Формат -Подменю для изменения вида
представляемых данных в таблице. Данные - Подменю обработки данных таблицы
их сортировки и группировки. Рассмотрим
подробнее каждое подменю Создать Открыть существующую рабочую
книгу. Сохранить Сохранить рабочую область Свойства Параметры страницы - Задать Список последних файлов которые вы открывали. Можно повторно
открыть указанный в списке файл. Вырезать выделенный объект в буфер Специальная вставка Заполнить Заполнить выделенный интервал
значениями расположенными в первой ячейке. Или скопировать формулу из первой
ячейки со сменой ее аргументов для каждой строки или столбца. Примечаний к
ячейкам Переместить/скопировать Заменить Вид Вставка Вставить новую ячейку Столбец Вставить новый рабочий лист. Вставить вновь создаваемую диаграмму. Вставка в книгу нового листа
макросов Вставить символ обозначающий переход на новую страницу при
печати. Вызов
мастера функций для создания или редактирования существующей в клетке функции.
Присвоение или удаление имени
выделенному интервалу Замена ссылок в
формуле на имена. -
Высота Скрыть строку из
вида - Стандартная ширина Сделать видимым скрытый
столбец Размещение - Влияющие ячейки Показать зависимости при
помощи стрелок Указать
источник ошибки для данной ячейки Подбор параметра - Защитить книгу Работа по созданию,
записи и назначению клавишам макросов. Сортировка - Показать все Показать все записи Поиск,
изменение и удаление записей базы данных Создание в выделенном диапазоне таблицы подстановки значений в
формулу Разбор текста в выделенном диапазоне по столбцам - Автоструктура Подменю по созданию, изменению и удалению
параметров структуры документа Получить внешние данные Окно Открыть новое
окно Показать 2 Активное окно ? Справочная
система с подробным описанием всех функциональных возможностей. Данные о версии, номере
продукта и параметрах системы. Все команды меню могут быть вызваны с помощью клавиатуры. Для этого
нажмите клавиши ALT+ подчеркнутая буква в имени меню, а затем нажмите клавишу с
изображением буквы, подчеркнутой в команде меню. Перечень команд функциональных клавиш приведен в таблице. CTRL +SHIFT Вывести справку или открыть окно
помощника Перейти к правке содержимого ячейки и
строки формул Выполнить команду Сохранить как
Присвоить имя Повторить
последний переход или поиск) Перейти в следующую область окна Переместить окно книги Включить режим перехода к следующему участку выделяемой
области Пересчитать все листы во всех открытых книгах Перейти в строку меню Вставить лист для макроса Microsoft Excel
4.0 Выполнить команду Сохранить (меню Файл) Выполнить команду Печать (меню
Файл) Для того, чтобы знать Excel нужно в нем
работать. Используя эту программу, Вы, наверняка будете открывать все новые и
новые возможности и свойства. Исследуйте и экспериментируйте. Если результаты
Вам не нравятся, попробуйте снова. Последствия почти всех действий в Excel можно
отменить, поэтому экспериментируя, вы не потеряете ничего, кроме нескольких
минут вашего времени.
| |
