|
Пакет Microsoft Access
Перед тем как приступить к
изучению СУБД ACCESS рассмотрим несколько основных понятий. -
систематизированная и структурированная каким-либо образом информация.
Существуют по крайней мере три модели данных: - представление
данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной среды. Модели данных
используются как для концептуального , так и для логического и физического
представления данных. В данной работе мы будем рассматривать только логическое
представление данных, т.е. с точки зрения прикладного программиста и
пользователя. С их точки зрения данные делятся на записи, те в свою очередь
делятся на поля, и между полями, а так же и между записями могут быть
установлены различные связи. -
Иерархически
структурированные данные состоят из нескольких записей одна из которых
определена как корневая. Примером иерархической модели могут служить
деревья/ ориентированный граф(граф - пара множеств, одно из
которых описывает множество вершин, а другое множество связей между ними) где
все вершины, кроме корня, находятся в голове только одной дуги, корень не
находится в голове ни одной из дуг и связан с вершиной дерева один к одному "
указанной связи, определяется как исходная, а соответствующая элементу
" Сетевая модель подобна иерархической, но
является более общей моделью, в том смысле, что между записями присутствуют
связи " ", а так же здесь
нет корневого узла, т.е. любая запись может быть корневой. КЛИЕНТ - поля
записи Реляционная модель данных
является одним из самых простых видов представления информации и самой легкой
концепцией для понимания. Эта модель представляет собой данные упорядоченные в
таблицы, чаше всего двухмерные. Таблицы такого вида называются Каждая таблица состоит из столбов, строк каждому столбцу присвоено
однозначное имя, один элемент столбца называется . Данный пример показывает, что и сетевая модель, и
иерархическая могут быть приведены к реляционной. . База данных может
быть определена как совокупность предназначенных для машинной обработки и
хранения данных, которые могут использоваться одним или несколькими
пользователями. иерархическим, сетевыми и реляциоными С базами данных
неразрывно связано такое понятие как ) - программа которая управляет данными,
осуществляет хранение, извлечение, поиск, редактирование информации хранимой в
базе данных. СУБД также подразделяются на иерархические, сетевые и реляционые в
зависимости от данных которые они обрабатывают. Существуют множество различных
СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE, CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы
рассмотрим только - это интерактивная
реляционная СУБД( . Это программа, которую Вы можете использовать для хранения и
извлечения данных в зависимости от отношений, которые Вы установили. Работа с
ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки
производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и
распечаток. Все это благодаря поддержки WINDOWS представляет собой ссылку на определенную
информацию, которая остается в своей первоначальной форме. Новинкой программы -
Система суфлирования. Это обучающая система, предоставляющая пользователю
рекомендации по выходу из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При
знании английского языка пользователь всегда сможет получить подсказку о том,
что следует делать далее. также предоставляет в распоряжение
пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру,
можно прямо обращаться к базам данных . В
состав пакета ), дающий возможность формирования
специализированных систем управления базами данных. . Основными понятиями или объектами
этой системы являются: . И конечно же главным понятием
будет это набор
данных, который связан с определенной темой или назначением. Когда Вы создаете
базу данных в Microsoft Access, Вы создаете один файл, который содержит все
таблицы, запросы, формуляры, отчеты и другие объекты, которые помогают Вам
использовать информацию в базе данных. Для создания базы данных необходимо
выполнить следующие шаги : или щелкните
кнопкой New Database в и автоматически дает имя Вашей
базе данных , которое Вы можете заменить. ,
напечатайте Ваш вариант имени базы данных. Оно может содержать до 8 символов без
пробелов. к имени Вашей базы данных, если Вы этого не сделали. Directories list создает пустой файл базы данных и открывает
окно базы данных Созданную базу данных можно наполнить объектами различного рода и
выполнять операции с ними. Но с базой данных можно выполнять операции как с
неделимым образованием. Все операции такого рода - операции управления базой
данных - сосредоточены в меню или в
окне базы данных. Например, операция открытия базы данных включает следующие
шаги: ( высвечивает диалоговое окно выберите соответствующее имя базы данных, предварительно выбрав
соответствующую директорию в списке директорий Microsoft Access высветит окно соответствующей базы данных.
При открытии базы данных можно ограничить возможные операции с базой данных
только чтением и ограничить круг пользователей, имеющих доступ к базе данных
только собственной персоной. Такие ограничения могут оказаться полезными, если
база данных эксплуатируется в многопользовательской системе. Если необходимо
только просмотреть базу данных и содержащиеся в ней объекты, но не изменять их,
то при открытии базы данных необходимо активизировать контрольный индикатор
Если необходимо предотвратить
изменения данных и объектов данной базы данных со стороны других пользователей,
то при открытии базы данных необходимо установить опцию Базу данных можно подвергнуть сжатию, для
этого необходимо выбрать в меню создает копию базы данных и по-
новому размещает ее на диске. После выбора сжимаемого файла в диалоговом окне
сжатия базы данных появляется диалоговое окно цели сжатия( ), в котором можно выбрать имя для сжатой версии базы данных. Если
используется то же самое имя, и база данных оказывается успешно сжатой, то по
завершении сжатия Базу данных можно зашифровать для защиты секретной информации от
просмотра. Это осуществляется с помощью директивы ). В появившемся диалоговом окне
выберите подлежащую шифрованию/дешифрованию базу данных и щелкните на кнопке
. В результате откроется диалоговое окно целевого файла, где следует
указать имя файла, в который будет помещен результат шифрования/дешифрования.
Если используется то же самое имя и база данных была успешно
зашифрована/расшифрована, то В некоторых ситуациях база
данных может оказаться поврежденной. Для восстановления базы данных служит
директива . Эту операцию рекомендуется применять в целях профилактики так как
не замечает, что база данных была повреждена. В диалоговом окне
ремонта нужно ввести имя, директорию и накопитель поврежденной( займется "починкой" заданной базы данных и спасет то, что еще
можно спасти. Активизируйте окно базы данных, если это необходимо. Можно закрыть базу
данных и с помощью двойного щелчка мышью на кнопке вызова управляющего меню окна
базы данных или нажатием клавиш ( Следующим шагом
в построении базы данных будет ее заполнение, т.е. создание объектов и
присвоение последним необходимых свойств. Какого бы типа ни были Ваши данные,
Вам придется хранить их в одной или нескольких таблицах. Таким образом, первым
шагом в построении базы данных будет создание таблицы. - это
набор записей(строк таблицы), состоящих из отдельных полей(колонок таблицы), в
которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы
данных. Таблицы являются основной формой представления информации,
содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе
таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя способами: New TableWizards следуйте указаниям по добавлению полей в Вашей таблице.
директиву Tables в меню
View New Table откроет пустое окно проектирования
таблицы. Оно будет выглядеть так: В
этом окне задаются характеристики полей, составляющих запись ( выдает справочную информацию о допустимых на каждом шаге
проектирования действиях. Каждому полю, включаемому в запись, приписывается
тип данных, определяющий вид информации, которая будет храниться в данном поле.
Тип данных вносится в колонку различает следующие типы данных
полей: Текстовые поля содержат текст, длина которого не может быть
более 255 символов. Реальная длина поля устанавливается с помощью параметра
В Memo-полях
сохраняется текст длиной до 32000 символов. Поля этого типа данных не могут
индексироваться. Числовые поля содержат произвольные числовые
значению. Диапазон допустимых значений определяется параметром Поля даты/времени содержат значения
даты и времени в диапазоне от 100 до 9999 года. В денежных
полях можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от запятой и четырех
десятичных разрядов справа от запятой. на 1, когда в таблицу
добавляется новый блок данных. OLE Object
- графика, обработанные Характеристики каждого поля определяются рядом
параметров(свойств). Эти параметры объявляют способы обработки, сохранения и
индикации данных. Параметры специфицируемого поля перечисляются в режиме
проектирования в нижней части окна таблицы. Набор характеризующих поле
параметров зависит от типа данных, выбранного пользователем для данного
поля. Размер поля устанавливает максимальную длину
текстового поля или способ представления чисел в поле типа
Формат определяет способ представления данных.
Наряду с предопределенными форматами допускается использование собственных
форматов пользователя. Caption Заголовок
определяет надпись, которая будет использоваться в качестве наименования поля в
формуляре или отчете. Если для этого параметра не будет задано никакое значение,
то в качестве надписи будет по умолчанию использовано имя поля. Значение по умолчанию устанавливает значение, которое будет
автоматически введено в поле при генерации блока данных. Validation Text Сообщение о нарушении - текст возникающий при
попытке ввести в поле данные, не удовлетворяющие правилу, сформулированному в
В готовую
спецификацию можно вносить изменения. В частности, можно изменять параметры
отдельных полей, добавлять поля в запись в нужных местах и удалять лишние. Но
при этом следует постараться внести все исправления в спецификацию до начала
заполнения базы данных, т.к. попытка изменить параметры полей, заполненной базы
может повлечь за собой потерю или искажение данных. Выберите поле, подлежащее переразмещению, щелкнув кнопкой мыши в
селекторной колонке, расположенной на левом краю окна таблицы. Щелкните в
селекторной колонке опять и удерживая правую кнопку мыши нажатой перетащите
указатель мыши в нужную позицию. Откройте таблицу в
режиме проектирования. Или используйте клавиши управления курсором и
подведя указатель к соответствующему полю нажмите комбинацию клавиш
Shift+Spacebar или нажмите кнопку Delete Row в строке пиктограмм) Установите указатель строки к полю, над которым Вы бы хотели разместить
новое поле, с помощью мыши или клавишами управления курсором. . работает наиболее эффективно, если Вы
определили первичный ключ. Первичный ключ таблицы состоит из одного или
нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись в Вашей
таблице. Вам следует всегда определять первичный ключ т.к. при этом таблица
имеет следующие преимущества: автоматически создает
индекс для первичного ключа. Этот индекс ускоряет процессы запросов и другие
операции. покажет их
упорядоченными по первичному ключу по умолчанию. не позволит хранить данные с одним и тем же
значением первичного ключа. Поэтому Вы можете быть уверены ,что каждая запись
уникальна. Маркируйте поле, которое Вы хотите
использовать в качестве первичного ключа. Для объявления нескольких полей
первичным ключом, удерживая клавишу Ctrl маркируйте все необходимые поля. кнопку Set Primary Key в строке пиктограмм Access-таблицы прикладных программ и связать эти объекты с их родительскими
программами. сохраняет объект в
таблице. Двойным щелчком мышью на объекте запускается прикладная программа, с
помощью которой он был изготовлен - в ней можно произвести изменения в объекте.
После завершения работы с родительской программой объект в измененной форме
будет сохранен в таблице. Объект следует встраивать только в том случае, если
его необходимо обрабатывать не покидая . Обычно речь идет об
объекте , который должен стать фиксированной составной частью базы данных, но
его нельзя изготовить прямо в Если же объект, порожденный
другой прикладной программой, связывается с без
встраивания, то объект сохраняется не в таблице, а в отдельном файле, причем
формат этого файла определяется прикладной программой, с помощью которой объект
был создан. В момент загрузки и открытия таблицы связывается с
этим файлом, извлекает его содержимоеи вставляет его в таблицу. Связывание
объектов (а не встраивание) рекомендуется в тех случаях, когда в . Например, речь может идти о таблице счетов, обрабатываемой
Excel-файлом гарантирует наличие последней версии
таблицы счетов во всех этих базах. Преимущество связи заключается в том, что
один оригинальный объект можно связать с несколькими В меню доступна в том случае, если в спецификации
таблицы активному в выберите необходимую Вам,
поддерживающую , чтобы открыть диалоговое
В меню становится доступной лишь
после того , как подлежащий связыванию Access позволяет создавать реляционные базы данных. В
реляционной базе данных пользователь может описать отношения между несколькими
таблицами. учитывает эти отношения при поиске взаимосвязанных
данных во время обработки запросов, формуляров и отчетов, базирующихся на
нескольких таблицах. , или щелкните мышью на кнопке
Если окно Table/Query выберите таблицу для которой вы хотите создать связь. Для
выбора более чем одной таблицы одновременно, удерживая клавишу Ctrl выберите все
необходимые таблицы. Чтобы выбрать все или блок таблиц отметьте первую таблицу,
а затем удерживая клавишу Shift укажите последнюю, нажмите кнопку Теперь с помощью мыши перетащите поля первичного
ключа первичной таблицы в соответствующее положение в связываемой таблице.
Проверьте
имена полей подлежащих связыванию, отредактируйте при необходимости. Установите
соответствующие опции, например, тип отношения: Связанные таблицы, например, могут выглядеть так: Таблицы, находящиеся в базе данных, созданной другой программой,
можно импортировать в , сохраняя их в форматах, понятных другим прикладным программам
управления базами данных. Но прежде чем непосредственно приступить к импорту или
экспорту, необходимо совершить соответствующие установки импорта или
экспорта. Проще всего выбрать уже существующую
спецификацию из списка Specification Name, и отредактировать ее при
необходимости. и впишите имя, нажмите
или нажмите кнопку выберите
нужный формат файла базы данных. Он может быть типа: - Таблицы dBASE iii Нажмите кнопку Import File Первоначально нужно
активизировать Базу данных из которой Вы хотите экспортировать таблицу выберите нужный формат
файла базы данных, куда Вы хотите экспортировать таблицу. Он может быть
типа: Btrieve . В
зависимости от выбранного формата появится соответствующее диалоговое окно для
выбора таблиц из базы-источника, а затем диалоговое окно для выбора файла
назначения. выдаст сообщение о результате
экспортирования. Запрос можно представить себе как точку зрения на
данные, включенные в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора
данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту,
которая соответствует определенному критерию(условию) и нужна для решения
конкретной задачи. Например, Вам может понадобится информация о поставщиках и
поставляемых ими товарах. Вы можете создать запрос типа "Какие товары поставляют
московские поставщики" или "Кто из петербургских поставщиков сигарет продал за
последний квартал наибольшую партию". Результат обработки программой . В эту
таблицу включены выбранные из основной таблицы(или нескольких таблиц) блоки
данных, которые удовлетворяют критериям запроса. - динамический,
временный набор данных, поэтому при каждом выполнении запроса он строится вновь
на основе "свежих" табличных данных. Выбрать поля, Вам
не надо включать все поля таблицы в запрос. Выбрать записи, Вы можете
специфицировать запрос таким образом что получите данные определенного вида.
Например, цены на товары за определенный месяц. Отсортировать записи, Вы
можете просматривать записи в определенном порядке. Например, Вы можете вывести
имена клиентов на экран в алфавитном порядке. Запрашивать данные из нескольких
таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и Вы можете
просмотреть совмещенные данные. Также Вы можете запрашивать данные из других баз
данных, таких как Выполнять
вычисления, Вы можете создавать новые поля которые будут содержать результаты
вычислений. Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров,
отчетов и других запросов. Каждый раз когда Вы будете открывать формуляр или
печатать отчет, Ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц. Вы
также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре основанном на
запросе. Изменять данные в таблицах, Вы можете обновлять, удалять, добавлять
группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе
существующей таблицы или группы таблиц. ). Пользователь дает им
определения, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с
использованием подсказок(образцов). ). Пользователь формулирует их с
использованием инструкций и функций, выстраивая описание. . Обратная
операция тоже не составляет труда. Вообще для Access безразлично, с каким типом
запроса работает пользователь. Запросы можно создавать с помощью Конструктора
запросов. Он ускоряет проектирование нескольких специальных типов
запросов: Запросы нахождения дубликатов. Находят дубликатные
записи в выбранной Вами таблице или запросе. Запросы архивов. Копируют записи из существующей таблицы в
новую и затем удаляют (по желанию) эти записи из таблицы оригинала. Создание запроса без помощи Конструктора запросов выдаст диалоговое окно Если Ваш запрос основывается на таблицах
активизируйте индикатор , если на обоих типах объектов выберите выберите необходимые для запроса источники. Для
выбора более чем одной таблицы/запроса одновременно, удерживая клавишу Ctrl
выберите все необходимые таблицы/запросы. Чтобы выбрать все или блок отметьте
первый пункт, а затем удерживая клавишу Shift укажите последний . Нажмите
кнопку и сам QBE-запроса может выглядеть так: Критерии отбора - это инструкции, посредством которых пользователь
сообщает . Критерии могут задаваться для одного или
нескольких полей запроса. выберите
директиву В нижней части окна проектирования, в строке
После того как выражение введено и нажата клавиша ввода, Пользователь может воспользоваться запросом для
проведения вычислений с блоками данных. Он может задать в каждом поле некоторую
функцию, обрабатывающую содержимое этого поля. Результат обработки выдается в
, которая
появляется после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческой литерой
" После того как запрос спроектирован, его можно выполнить,
щелкнув мышью в строке пиктограмм на кнопке с восклицательным знаком или вызывая
в меню блоки в виде таблицы. пользователь может
сформулировать сколь угодно сложные по структуре критериев и вычислений запросы.
Этот же язык позволяет управлять обработкой запросов.
представляет собой последовательность инструкций, в которую могут включаться
выражения и вызовы агрегатных функций. Начинающим пользователям рекомендуется
создавать запросы в режиме проектирования, выбирая необходимые поля, критерии
сортировки и функции в зоне спецификации. Для описания запросов на языке
Если пользователь хочет иметь
разработанный проект запроса в своем распоряжении и во время следующих сеансов
работы, то он должен его сохранить с помощью директивы . Если проект сохраняется впервые, то после обращения к этой
директиве появится диалоговое окно . В нем следует назначить
запросу имя, под которым он будет сохранен и включен в список запросов в окне
банка данных. Имя запроса не должно совпадать с именем таблицы. , то
старая версия будет заменена новым, измененным проектом запроса. Если изменения
не должны испортить предыдущую версию, а должны быть сохранены в другом запросе,
то следует вызвать директиву и назначить сохраняемому проекту
новое имя. Для сохранения табличного представления запроса следует выбрать
директиву Эта директива сохраняет
изменения в проекте имеющегося запроса и заменяет предыдущую версию запроса на
активную версию. Для того чтобы сохранить запрос впервые или создать копию
активного запроса, Наряду с запросами выбора, с помощью
Запросы действия. С помощью запроса действия
пользователь может изменять или переносить данные таблицы, а также
актуализировать, добавлять или удалять группы блоков данных ,изготавливать новые
таблицы из набора . Различают четыре типа запросов действий:
запрос добавления, запрос удаления, запрос актуализации и запрос создания
таблицы. видоизмененные варианты однажды
подготовленного базового запроса. Речь может идти, например, о запросе, который
позволяет выбирать из базы данных телефоны клиентов определенного региона,
причем сам регион задается отдельно, в диалоге. Такие запросы, параметрические,
видоизменяются от случая к случаю, но незначительно. Для их реализации
проектируется один параметрический запрос, в котором указывается тот критерий
(критерии), который может изменяться по заказу пользователя. Если необходимо объединить данные в формате строк-колонок (двумерная
таблица), то следует изготовить запрос кросс-таблицы. При проектировании запроса
кросс-таблицы можно указать в качестве заголовков для колонок значения некоторых
полей или выражений. Запросы кросс-таблиц позволяют более компактно, чем обычные
запросы, индицировать данные, объединяя однотипную информацию.
Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает
пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п.
Часто, однако, возникает необходимость работы с отдельными записями базы. В этом
случае присутствие на экране других записей (как это имеет место в режиме
заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством
формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу
информации. Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или
маску, накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс
заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод
информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить
объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе. Речь здесь также
может идти о блокировании индикации служебных или засекреченных полей. . При этом New выберите необходимую таблицу или запрос. Выберите Вам будут предложены вопросы, и на основе Ваших ответов
Конструктор создаст формуляр. Если пользователь уверен в том, что сможет
самостоятельно спроектировать формуляр без помощи Конструктора Формуляров
(вполне реальная ситуация при наличии достаточного опыта), то ему следует
создать пустой формуляр и затем внести в него требуемые поля, элементы
оформления и управляющие элементы. окне базы данных активизируйте кнопку Form.
При этом Microsoft Access покажет набор существующих формуляров Вашей базы
данных, если они есть. строке Select A Table/Query выберите необходимую
таблицу или запрос. Нажмите кнопку Blank Form (Пустой формуляр). Access
индицирует окно формуляра в режиме проектирования.В нем можно разместить поля и
другие элементы. Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих
элементов и формуляров определяются значениями характеристик этих объектов.
Характеристики объектов доступны пользователю через окно характеристик. Для
установки или изменения характеристик элемента его надлежит маркировать и из
меню . Можно также
выполнитьдвойной щелчок мышью на том элементе, окно свойств которого необходимо
вывести на экран. . Каждый инструмент, а точнее, создаваемый с его
помощью элемент управления/оформления, располагает собственным окном
характеристик, и в нем в виде списка представлены стандартные установки для
соответствующего управляющего элемента. Включаемые в формуляр поля можно
выбрать из списка полей, который будет виден на экране после обращения к
директиве При проектировании формуляра в
него можно вставить управляющие элементы. Речь идет, например, о командных
кнопках, списках, иллюстрациях и пр. Каждый управляющий элемент может быть
связан с некоторым объектом (полем) в таблице (или запросе), на которой
базируется форма.Например, связанное с некоторым полем блока таблицы текстовое
поле формуляра будет постоянно отображать содержимое "своего" поля активной
записи таблицы. Выбранные и размещенные в окне проектирования формуляра элементы
управления приобретают свой реальный вид только в режиме заполнения или при
просмотре прототипа распечатки (режим ). В режиме же
проектирования они обычно представлены условными обозначениями, зачастую
близкими к реальному виду обозначаемых элементов. View/Toolbox ), щелкнув в нем мышью на кнопке с изображением
размещаемого элемента и разместить элемент в окне проектирования фиксацией
курсора мыши на нужном месте в прототипе формуляра. В результате таких действий
в прототип формуляра будет помещен выбранный контрольный элемент с
характеристиками по умолчанию. Для создания управляющего элемента
"нестандартного" размера после фиксации курсора мыши следует, не отпуская кнопку
мыши, переместить ее, обозначив тем самым главную диагональ прямоугольника,
охватывающего размещаемый контрольный элемент. Указатель Конец страницы Текстовое поле Прямоугольник Существует два способа связывания
контрольного элемента с полем таблицы: изготовила связанный управляющий элемент автоматически, то при
генерации и размещении элемента кроме инструментального меню
( ). Из инструментального окна мышью выбирается управляющий
элемент, который необходимо вставить в формуляр. Затем из списка полей мышью
выбирается поле, с которым следует связать создаваемый управляющий элемент.После
этого, не отпуская кнопку мыши, следует отбуксировать выбранное поле в то место
прототипа формуляра, в котором надлежит разместить управляющий элемент. При
освобождении кнопки мыши в указанном месте создается элемент выбранного типа,
привязанный к указанному полю. Такой управляющий элемент имеет те же
характеристики, что и поле в таблице, скоторым он связан. Связать с полем
таблицы можно и ранее не связанный управляющий элемент. Для этого достаточно
вызвать окно характеристик управляющего элемента двойным щелчком на этом
элементе в окне проектирования формуляра. В окне характеристик следует найти
характиристику Если Вы бы хотели распечатать Ваш
формуляр, то сначала рекомендуется просмотреть его в виде, в котором он будет
представлен на странице. Print
Preview Для увеличения масштаба установите указатель
мыши на странице так чтобы он приобрел вид увеличительного стекла и нажмите
кнопку мыши. File высветит диалоговое окно выберите директиву Теперь
Вы можете сохранить и закрыть формуляр. высветит диалоговое
окно выбрать директиву Теперь формуляр стал частью Вашей базы данных. Отчет
это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями.
Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую
Вы можете использовать и распространять. Примерами отчетов могут служить
почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью
Вы можете спроектировать отчет который представит
информацию в том виде в котором Вы пожелаете. Вы можете использовать множество
различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии,
поля и графики для создания Вашего отчета.От Вас зависит, как и какие элементы
использовать для построения отчета. обеспечивает
несколько способов получения информации из Вашей базы данных - используя запрос,
формуляр или отчет.Вы можете выбрать тот метод, который наиболее подходит к
решению Вашей задачи. Для просмотра полной информации только
об одном товаре используйте формуляр. Отчеты также являются
эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Вы
можете создать проект отчета и сохранить его для дальнейшего использования.
Проект отчета останется неизменным, но каждый раз Вы будете получать распечатку
текущих данных. Перед тем как создать отчет, подумайте о том откуда Ваш отчет
будет извлекать данные. Если все данные из одной таблицы, то Ваш отчет будет
основываться на этой таблице.Если же Вам необходимы данные более чем из одной
таблицы, то Ваш отчет должен основываться на запросе. Вы можете создавать
отчеты как при помощи так и без помощи Конструктора Отчетов. Конструктор намного
ускорит процесс создания отчета, так как он сделает за Вас основную
работу. Самый наибыстрый способ создания отчета - используя Конструктор
Автоотчета.Отчет будет представлять собой единственную колонку, показывая все
поля таблицы или запроса. Выберите таблицу или
запрос на котором будет основываться Ваш отчет. В окне базы
данных активизируйте или выберите директиву New в меню
File, а затем активизируйте Report
выберите таблицу или запрос, содержащий данные для Вашего отчета. . Следуйте указаниям в диалоговых окнах Конструктора. В последнем
окне нажмите кнопку или выберите директиву Reports в
меню View Microsoft Access
выберите таблицу или запрос, содержащий данные для Вашего отчета. высветит отчет в режиме
проектирования. Для просмотра списка полей таблицы или запроса нажмите кнопку
В прототип отчета в процессе
проектирования можно встроить управляющие элементы. Управляющие элементы,
встроенные в прототип отчета, могут использоваться для оформления заголовков,
надписей и иллюстраций. ( ). В инструментальном меню выбирается кнопка создаваемого
управляющего элемента. После этого следует выполнить мышью щелчок в той позиции
прототипа отчета, где надлежит разместить данный управляющий элемент.
размещает выбранный элемент, приписывая ему по умолчанию
стандартные значения характеристик (размер, цвет и т.п.). Указатель Конец страницы Текстовое поле Прямоугольник Для изменения стандартных значений
характеристик управляющего элемента можно обратиться к окну характеристик,
предварительно маркировав настраиваемый элемент. Окно характеристик видно на
экране при установленной опции . Размер элемента и его
местоположение можно изменить "прямо на месте", перемещая с помощью мыши весь
элемент или его размерные манипуляторы. Зависимый управляющий элемент в отчете
связан с полем в соответствующей таблице. С помощью зависимого (связанного)
управляющего элемента можно ввести данные в поле или индицировать и
актуализировать их в отчете. Если пользователь хочет, чтобы Access автоматически
создала управляющий элемент, связанный с базовой для данного отчета таблицей, то
следует воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если
установлена опция . правляющий элемент,
изготовленный с помощью списка полей, имеет те же значения характеристик, что и
поле таблицы, с которым он связан. Для выполнения связывания следует
отбуксировать выбранное поле или поля из списка в отчет. Там надлежит поместить
курсор мыши в позицию, где должен находиться левый верхний угол управляющего
элемента (но не поля названного данного управляющего элемента), и затем
отпустить кнопку мыши.Access создает для каждого поля, выбранного в списке
полей, связанный управляющий элемент (текстовое поле). Если задним числом
необходимо связать с полем уже имеющийся, несвязанный управляющий элемент, то
это можно выполнить с помощью окна характеристик.В этом окне после маркирования
управляющего элемента в прототипе отчета перечислены характеристики этого
элемента. При занесении имени связываемого поля в это окно в качестве значения
характеристики Вы можете
распечатать отчет посылая его прямо на принтер или пересылая его в файл, который
Вы распечатаете позже. Microsoft
Access распечатка выборочной области Print Quality Для установки числа копий введите номер в строку
Если принтер Вам недоступен Вы можете переслать отчет в
файл. выдаст диалоговое окно
распечатка выборочной области Активизируйте строку Напечатайте имя файла
назначения и нажмите В меню
Нажмите Сохраняя
результат, полный отчет - проект вместе с данными - в файле, который Вы сможете
использовать в других поддерживаемых Следуйте инструкциям в диалоговых полях Макрокоманда представляет из себя последовательность операций,
записанных в виде инструкций на специальном языке. При оработке данных часто
приходится делать длинные последовательности действий. Но любые действия,
операции могут быть записаны в виде макрокоманд. Вызов макрокоманд приводит к
выполнению последовательности ранее описанных действий. Применение макрокоманд
позволяет автоматизировать различные повторяющиеся процессы, такие как
заполнение Базы, выполнение запросов, открывание различных объектов и
т.д. Последовательность операций вводится пользователем в окно проектирования
макрокоманд. Для создания макрокоманды в окне Базы данных нажмите кнопку
. После этого откроется окно
проектирования макрокоманд. Полный вид этого окна: В окне
проектирования макрокоманд каждая строка может содержать одну инструкцию в
колонке . Нужную
инструкцию вы можете выбрать из предоставляемого списка. содержит условные выражения для управления процессом выполнения
макрокоманды. Эта колонка не обязательна и при первоначальной загрузке окна
проектирования макрокоманд она не высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню
Вы так же можете создать
макрогруппу содержащую несколько макрокоманд. Каждая из макрокоманд будет
выполнятся независимо от других макрокоманд в группе. Макрокоманды в ходящие в
макрогруппу представляют собой именованные последовательности инструкций.
Создать макрогруппу Вы можете так: сначала создайте макрокоманду, а затем в
колонке в первой строке задайте ей имя. Эта колонка так же не
обязательна и при первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не
высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню В одном окне проектирования макрокоманд может содержаться
несколько макрогрупп. Выполнить макрокоманду Вы можете нажав на кнопку в меню При решении
достаточно сложных задач Вы скоро столкнетесь с ограниченностью макрокоманд. Для
преодоления возникших проблем Вы можете попробовать написать свою программу на
встроенном в . Он
представляет из себя средство визуального программирования и является диалектом
языка Visual Basic. Такая процедура оформляется как Модуль. Модуль
представляет из себя совокупность объявлений (деклараций) и последовательностей
исполняемых команд (процедур, функций) записанных на язаке New Это
окно представляет из себя текстовый редактор, с автоматической проверкой
синтаксиса при заканчивании строки, где вы можете набирать текст своей программы
состояший из переменных, операторов, вызываемых функций. ) выполняется при вызове и
выполнии операции в которой используется Ваша функция, при нажатии кнопки: 3.
ПОСТРОЕНИЕ НЕБОЛЬШОЙ БАЗЫ ДАННЫХ.
построим свою Базу данных. Сначала определимся какую информацию будет содержать
наша База данных. База данных может содержать информацию о чем угодно: о
зарплате, о торговых поставках, о больных в поликлинике, о студентах ВУЗа, о
друзьях, о книгах в вашей библиотеке. Мы постоим самую простую - о студентах
какого-нибудь ВУЗа. Эта База данных будет состоять из трех взаимосвязанных
таблиц: Список факультетов, который будут содержать такую
информацию: Список студентов, который будут содержать
такую информацию: И это далеко не полный список того что мы можем знать о
студенте, но ведь мы делаем небольшую Базу и этого хватит что бы понять как
строить Базу данных. Где стрелочками показаны связи или отношения(реляции) между таблицами
( Students и
начнем конструировать первую таблицу. Вводим имена поле и их типы, первой
записью вы можете ввести счетчик( при сохранении таблицы
спросит: "Создать первичный ключ?" если Вы выберите Да, то он создаст новое поле
с именем Эти таблицы будут выглядеть
так: Дальше
нам нужно установить связи между таблицами, для этого в меню и установите связи между полями. Для
установления связи выберите нужное вам поле, укажите на него мышкой и удерживая
правую кнопку мыши покажите на поле с которым Вы хотите установить связь. Но
здесь есть небольшое ограничение: поля между которыми Вы хотите установить связь
должны быть одного типа. После установления связей наши таблицы будут выглядеть
так (в данном случае мы установили связь один ко многим): Эти
связи нам нужны для облегчения поиска и выборки информации. Например при
просмотре списка университетов Faculties Теперь мы можем заполнить
какой-либо информацией эти три таблицы. Для этого в окне Базы Данных нажмите
кнопку заполняются автоматически.
После заполнения, содержимое этих таблиц может выглядеть, например, так: Как вы
понимаете это минимальный набор информации по этой теме, но нам и его
хватит. И так на данном этапе мы имеем Базу данных состоящую из трех связанных
таблиц и содержащую некоторую информацию. Дальше нам надо как-то работать с этой
Базой и в первую очередь нам надо производить поиск и выборку информации. Для
этого существуют запросы. 1. Отсортируем
таблицу student в алфавитном порядке по полю name. Для этого сделаем И если мы просмотрим 2. Дальше нам, например, может понадобиться выбрать из списка
студентов всех обучающихся на первом курсе. Для этого существуют критерии
выборки. Для того чтобы осуществить нужную нам выборку нам надо в это значит что из таблицы Student будут выбраны все записи у которых в
поле столбца year стоит '1' 3. Так как у нас есть несколько связанных таблиц, то мы
можем сделать запрос основанный на нескольких таблицах. Например, из имеющихся у
нас таблиц сделаем такую выборку: Название ВУЗа, название факультета где
обучается студент, имя студента и курс, отсортированную по полям то увидим следующую
таблицу: Access Но что Вы будете делать если в Вашу Базу
данных ввод информации будет осуществляется неквалифицированным пользователем.
Чтобы такие люди могли спокойно работать с вашей Базой и не видели того, что им
ненужно видеть, способов создания формуляров
выберем самый простой - это использование Конструктора формуляров. Свой формуляр
сделаем на основе запроса который мы, в свою очередь сделали на основе
нескольких таблиц. Из предлагаемых формуляров выберем . После всего этого у нас
должно получиться что-то вроде этого: В этом
окне можно как редактировать так и вводить новую информацию. Помимо этого,
формуляры можно распечатывать на принтере. Посмотреть как будет выглядеть данный
формуляр на листе бумаге Вы можете в конце работы. Отчеты . Отчеты отличаются от формуляров одним: в отчете
нельзя редактировать данные. Давайте создадим один, но основанный только на
одной таблице . Для этого также воспользуемся Конструктором
отчетов, т.к. это более легкий и понятный способ построения чего-либо. Для этого
из предлагаемых запросов и таблиц выберем таблицу , порядок полей в отчете оставим такой же,
сгруппируем по полю , выберем
стиль формы отчета и нажмем кнопку
Обрабатывая таким образом информацию мы часто повторяем определенные
последовательности операций и для того чтобы избежать этого, а также повысить
эффективность общения с Базой данных и сократить время обработки данных. Access
предоставляет набор . В нашей Базе есть одно такое
повторяющееся действие: если при каждой загрузке Базы данных мы хотим открывать
сразу все наши таблицы, запросы, отчеты или что-нибудь еще, то мы можем записать
последовательность макрокоманд делающих это. Для этого создадим окно
проектирования макрокоманд, здесь каждая строка может содержать одну инструкцию
в колонке есть список макрокоманд из которого выберем нужные
нам макрокоманды: Открыть
отчет ) и разобьем их на макрогруппы с именами 1, 2, 3. Первая
макрогруппа будет выдавать сообщение, открывать три таблицы и минимизировать их.
Вторая будет выдавать сообщение, открывать запрос и минимизировать его. Третья
будет выдавать сообщение, открывать отчет и минимизировать его. Теперь
чтобы запустить это, надо в меню и
выбрать из списка нужную вам макрогруппу. Например, если вы запустите первую, то
сначала увидите сообщение: Если
Вы нажмете на кнопку OK, то увидите что-то вроде этого: Наша
макрогруппа отработала: открыла таблицы и минимизировала их. Если вы запустите
остальные, то результат будет такой же, только открыты будут запрос и отчет.
Работая с макрокомандами Вы скоро увидете, что это довольно ограниченный
инструмент управления Базой данных. Помимо макрокоманд Access имеет втроенный
язык програмирования - Access Basic, этот язык представляет собой диалект языка
Visual Basic . Для написания программ Access предоставляет такое средство как
Модуль. Модуль представляет собой небольшой текстовый редактор с проверкой
ситаксиса при завершении строки. Здесь Вы можете писать свои функции и
процедуры. Access Basic, как и любой язык програмирования, имеет переменные,
константы, операторы цикла, условия и набор функций для выполнения различных
действий. Проведем небольшие сравнение этих двух СУБД. Их главное различие это
то что Clipper предназначен для работы в DOS, а Access - в Windows. Существует
также различие в структуре обрабатываемых данных. Access, как было сказано выше,
поддерживает, без конвертирования, такие форматы как Clipper в этом отношении намного беднее, он поддерживает
только dDASE формат. отличается более развитым языком
программирования в этом отношении он больше похож на Си, Паскаль, чем на чисто
СУБД, такую как Access, например. Конечно в ), дающий возможность формирования специализированных систем
управления базами данных, но более бедный. ориетирован больше на
людей не занимаюшихся программированием. Он имеет очень удобный и понятный
интерфейс, очень многие операции у него автоматизированы с помощью различных
Конструкторов. Так же не надо придумывать и писать свой интерфейс для своей Базы
данных, надо только выбрать из уже сушествующих. в этом отношении
намного беднней и не имеет таких средст автоматизации проектирования и обработки
данных. являются реляционными СУБД, то основные термины практически не
отличаются. И там, и там пользователь имеет дело с таблицами, полями,
записями.
| |
