|
Нормативно-методическая база
Нормативно-методическая база (НМБ).
1-Состав НМБ.
НМБ – это совокупность законов, нормативно правовых
актов и методических документов, регламентирующих
технологию создания, обработки, хранения и
использования документов в текущей деятельности
учреждения, а также регламентирующих работу службы
делопроизводства, ее структуру, функции, штаты,
техническое обеспечение и др.
НМБ включает в себя:
1. Законодательные акты РФ в сфере информации и
документации.
2. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и
распоряжения Правительства РФ, регламентирующие
вопросы документационного обеспечения на
федеральном уровне.
3. Правовые акты федеральных органов исполнительной
власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.),
как общеотраслевого, так и ведомственного характера.
4. Правовые акты органов представительной и
исполнительной власти субъектов РФ и их
территориальных образований, регламентирующих
вопросы делопроизводства.
5. Правовые акты нормативного и инструктивного
характера, методические документы по делопроизводству
учреждений, организаций и предприятий.
6. Гос. Стандарты на документацию.
7. Унифицированные системы документации.
8. Общероссийские классификаторы технико-
экономической информации.
9. Гос. система документационного обеспечения
управления. Основные требования к документам и
службам документационного обеспечения. Этот
документ ГСДОУ.
10. Нормативные документы по организации
управленческого труда и охране труда.
11. Нормативные документы по организации архивного
хранения документов.
2-Законодательство РФ, правовые акты президента,
правительства РФ, федеральных органов, органов
исполнительной власти в области документационного
обеспечения.
Основу гражданского законодательства составляет
гражданский кодекс РФ. Первая часть, которого принята
21 октября 1994, вторая 22 декабря 1995.
Регулируются гражданские правоотношения
гражданский кодекс, который устанавливает виды и
разновидности документов создаваемых в целях:
? фиксация актов гражданских взаимоотношений;
? регистрация фактов их возникновения и прекращения;
? подтверждение правоотношений и др.
Наряду с гражданским кодексом РФ отдельные стороны
работы с информацией и документацией регулируются
специальными федеральными законами:
1. Закон РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 №5154-1.
Устанавливает правовые основы стандартизации в РФ.
2. Федеральный закон «Об информации, информатизации и
защите информации» от 20 июня 1995 №24-ФЗ.
Устанавливает, что информационные ресурсы
(документы и массивы документов) являются объектами
отношений физ-х, юр. лиц и гос-ва, и защищаются
законом наряду с др. ресурсами.
Законом устанавливается правовой режим создания,
хранения и использования информационных ресурсов, в
частности:
? Порядок документирования информации;
? Право собственности на отдельные документы и
отдельные массивы документов;
? Документы и массивы документов в информационных
системах;
Категории информации по уровням доступа к ней;
Порядок правовой защиты информации.
Собственник информационных ресурсов пользуется всеми
правами предусмотренные законодательством РФ, в том
числе имеет право:
? Назначать лицо осуществляющего хозяйственное
введение информации ресурсами или оперативное
управление ими;
? Устанавливает в пределах своей компетенции режим и
правила обработки и защиты информационных ресурсов
и доступа к ним;
? Определить условия распоряжения документами при их
копировании и распространении. Развитие отдельных
положений этого закона нашло выражение в Указе
Президента РФ «Об основах гос. политики в сфере
информации» от 20 января 1994, в постановлениях
Правительства «Об информационном обеспечении
предпринимательства в РФ» от 1 декабря 1994, «Об
улучшении информационного обеспечения населения
РФ» от 12 января 1996;
3. Закон РОФ «Об участии в международном обмене
информационном обмене» от 4 июля 1994 №85-ФЗ.
Направлен на создание условий для эффективного
участия России в международном информационном
обмене. Закон определяет объекты и субъекты. Объекты
международного информационного обмена могут быть:
документационная информация, информационные
ресурсы, информационные продукты, информационные
услуги и средства международного информационного
обмена. Субъектами являются РФ, субъекты РФ, органы
гос. власти, органы местного самоуправления, физ. И юр.
лица РФ, физ и юр лица иностранных государств, и лица
без гражданства;
4. Закон «О гос. тайне» от 21 июля 1993 №5485. Регулирует
отношения, возникающие в связи и отнесением сведений
к гос. тайне. Их рассекречиванием и защитой в интересах
безопасности РФ. Положения этого закона нашли
отражение в Указе Президента «Об утверждении перечня
сведений отнесенных к гос. тайне» от 30 ноября 1995.
Постановление правительства РФ «О перечни сведений,
которые не могут быть составлять коммерческой тайны»
от 5 декабря 1991. Постановление пенсионного фонда РФ
«Об утверждении перечня сведений составляющих
конфиденциальную информацию» от 30 августа 1996.
5. Основа законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и
архивах». Принятые Верховным Советом РФ 7 июля
1993, направленные на совершенствования организации
архивного дела в стране, предотвращение порчи,
уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи,
приобретения и вывоза документов за границу.
Регулируют формирование, организацию, хранение, учет,
использование архивных фондов и управление ими. В
развитие основ законодательства об Архивном фонде РФ
и архивах приняты указы: Указ Президента РФ от 17
марта 1994 «Об утверждении Положения об Архивном
фонде РФ», постановление Совета Министров-
Правительства РФ от 3 марта 1993 «О порядке
ведомственного хранения документов и организации их в
делопроизводство. Законодательство РФ регулирует и др.
сферы деятельности тесно связанные с документным
обеспечением.
3-Гос. стандарты на документацию.
Закон «о стандартизации» от 10 июня 93г.
Стандарт–деятельность по установлению норм, правил,
характеристик в целях обеспечения:
1. Безопасности продукции, работ и услуг для окр. среды,
жизни, здоровья, имущества;
2. Тех и информ совместимости, а также
взаимозаменяемости прод-ии;
3. Кач-ва прод-ии, работ и услуг в соответ. с ур-нем
развития науки, техники, технологий, единства
измерений;
4. Экономии всех видов ресурсов;
5. Безопасности хоз. объектов с учетом риска
возникновения природных и техногенных катастроф и др
чрезвычайные ситуации;
6. Обороноспособности и мобилизационной готовности
страны.
К нормативным док-ам по стандартизации относятся:
1. ГОСТ, применяемый в установленном порядке;
2. международные (региональные) стандарты, правила,
нормы и рекомендации по стандартизации;
3. общеросс. классификаторы технико-экон и социал инф-
ии;
4. стандарты отраслей, предприятий, научно-технич и
инженерных обществ и др обществ объединения.
Госстандарты и общеросс классификаторы технико-экон и
соц инф-ии принимает Госстандарт РФ.
Требования, устанавливаемые стандартами, общеобязат для
всех гос органов упр-ия и субъектов хоз деятельности всех
форм собственности.Все Госстандарты объединены в
единую госсистему стандартизации.
Единая госсистема стандартизации–это иерархически
организованная система классификации и кодирования
самих госстандартов.
Самостоят комплекс сост-ют стандарты на унифицир
системы документации и единую систему классификации и
кодирования технико-экон инф-ии:
ГОСТ 6.01.1-87 «Единая система классификации и
кодирования технико-экон инф-ии»;
ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицир системы документации. Запись
инф-ии унифицированных док-ов в коммуникативном
формате»;
ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицир системы документации.
Придание юр силы док-ам на машинном носителе и
машинограмме, создаваемыз средствами вычислит техники.
Общие положения».
ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы
документации. Требования к построению формуляра-
образца».
ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой
документации. Формуляр-образец»
ГОСТ 6.10.7-90 «Единая система внешнеторговой
документации. Счет».
ГОСТ Р6.30-97 «Унифицированная система документации.
Ситсема организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению док-ов»
ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения».
4-Унифицированные системы документации (УСД).
Цель УСД:
? Унификация производится с целью ?кол-ва применяемых
в деятельности предприятий док-ов;
? типизации их формы;
? снижения трудовых, временных и мат затрат на их
подготовку и обработку;
? достижения информ совместимости автоматизированных
баз данных.
В основе создания УСД лежит метод унификации –
установления единообразия состава и форм,
управленческих док-ов, создаваемых при решении
однотипных управленческих задач.
Одновременно разрабатывают классификаторы технико-
экон и социал инф-ии, обеспечивающие интегрированную
автоматизированную обработку данных, содержащихся В
УСД.
В наст время действует 8 УСД:
1. Унифицированная система (УС) организационно-
распорядит документации (УС ОРД);
2. УС банковской документации;
3. УС финансовой, учетной и отчетной бух документации
бюджетных учрежедений и орг-ий;
4. УС отчетно-статистической документации;
5. УС учетной и отчетной бух документации предприятий;
6. УС документации по труду;
7. УС документации Пенсионного фонда РФ;
8. УС внешнеторговой документации.
5-Общероссийские классификаторы технико-
экономической и социальной информации.
Эти классификаторы обеспечивают интегрированную
обработку данных в автоматизированных информационных
системах.
В настоящее время разработаны и действуют 37
общероссийских и продолжающих действовать
общесоюзных классификаторов.
В зависимости от области применения классификаторы
подразделяются на 3 группы:
1. общероссийские;
2. отраслевые;
3. классификаторы предприятий.
С точки зрения содержания классификаторы делятся на 3
группы:
1. Классификаторы информации об управленческих
документах, задачах, решаемых в автоматизированных
системах управленческой деятельности экономических и
социальных показателях.
К ним относятся: общероссийский классификатор (ОК)
стандартов (ОКС), ОК продукции (ОКП), ОК валют (ОКВ),
ОК единиц измерения (ОКЕИ), товарная номенклатура
внешнеэкономической деятельности (ТНВЭД).
2. Классификаторы информации об организационных
структурах.
К ним относятся: ОК органов гос. власти и управления
(ОКОГУ), ОК предприятий и организаций (ОКПО), ОК
экономических районов (ОКЭР), ОК отраслей народного
хозяйства (ОКОНХ), ОК пунктов погрузки и выгрузки на
ж/д, речном, морском, воздушном и автомобильном
транспорте (ОКППВ).
3. Классификаторы информации о населении и кадрах.
К ним относятся: ОК информации по социальной защите
населения (ОКИСЗН), ОК специальностей по образованию
(ОКСО), ОК профессий рабочих, должностей служащих и
тарифных разрядов (ОКПДТР), ОК информация о
населении (ОКИН).
Структура и содержание классификаторов технико-
экономической информации на примере ОК управленческой
документации выглядит следующим образом: - ОКУД
содержит информацию об унифицированных системах
документации и формах документов разрешенных к
применению в народном хоз-ве.
Он предназначен для решения следующих задач:
1. регистрации форм документов;
2. упорядочивание информационных потоков в народном
хозяйстве;
3. сокращение количества применяемых форм;
4. исключения из обращения неунифицированных форм
документов;
5. обеспечение учетом и систематизацией
унифицированных форм;
6. обеспечение учетом и систематизацией документов на
основе их регистрации;
7. контроля за составом документов и исключения
дублирования информации применяемой в сфере
управления;
8. рациональная организация контроля за перемещением и
применением унифицированных форм документов.
Объектами классификации ОКУД являются:
-общероссийские (межотраслевые, межведомственные)
унифицированные формы документов, утвержденные
министерствами (ведомствами) РФ, разработчиками
унифицированных систем документов (УСД).
В ОКУД применены наименования и кодовые обозначения
унифицированных форм документов, входящих в
утвержденные УСД. (Пр.: 02000002 – унифицированная
система ограничения распределения документации).
Код унифицированной системы состоит из 7 цифр и
контрольного числа.
В ОКУД принята иерархическая классификация с 3
ступенями. Каждая позиция классификации состоит из 2
блоков:
1. блок идентификации;
2. блок наименований объекта классификаций.
Идентификация унифицированной формы производится
через классификацию.
Код в ОКУД строится след. образом:
ХХ ХХ ХХХ Х
В кодовом обозначении унифиц. формы документа
отражены след. признаки классификации:
1. 1 и 2 знаки (класс форм) – принадлежность
унифицированного документа к соответствующей
унифицированной системе документации;
2. 3 и 4 знаки (подкласс форм) – общность содержания
множества форм документов и направленность их
использования;
3. 5,6 и 7 знаки – регистрационный номер
унифицированной формы документа внутри класса.
Кроме того, 6 унифицированная система отчетной
документации (класс 06) помимо кодового обозначения
унифицированной формы докум. контрольного числа и
наименования формы содержится также индекс и
периодичность представления в связи с необходимостью
обеспечения преемственности обозначений сложившихся в
органах гос. статистики.
6-Гос. системы документационного обеспечения
управления. Основные требования к документам.
ГСДОУ – это совокуп. принципов и правил,
устанавливающих единые требования к документированию
управленческой деятельности и организации работ с
документами в органах гос. управления на предприятиях...
Основные цели ГСДОУ:
1. в упорядочении документооборота организации;
2. сокращение кол-ва и повышение качества документов;
3. создание благоприятных условий для применения
технических средств и современных технологий сбора,
обработки и анализа информации;
4. совершенствование аппарата управления.
ГСДОУ распространяется на все системы документации
органов гос. управления, суда, прокуратуры, арбитража,
учреждения, организации, включая документы создаваемые
средствами вычислительной техники.
Основные положения ГСДОУ охватывают след.
положения:
1. документирование управленческой деятельности;
2. организации работ с документацией;
3. механизации и автоматизации работ с документами;
4. организация службы ДОУ.
Раздел документирования управленческой деятельности
содержит:
1. Положения, определяющие состав управленческих
документов;
2. Основные направления и порядок проведения
унификации и стандартизации;
3. Оформление реквизитов управленческих документов,
включая машиночитаемые документы;
4. Содержит общие требования к составлению документов.
Раздел организации работы с документами устанавливает
принципы и порядок:
1. принципы и порядок документооборота организации;
2. построение информационно-поисковой системы по
документам учреждения;
3. контроля исполнения документов;
4. подготовки документов к передаче в ведомственный
архив на хранение.
Положения ГСДОУ внедряются в практике путем
разработки и издания стандартов, инструкций по
делопроизводству, методик, правил, рекомендации по
различным аспектам. Унификации состава и формы
управленческих документов. Положения ГСДОУ получили
развитие применительно к соответствующему уровню
управления. Типовой инструкции по делопроизводству в
министерствах и ведомствах РФ, которая была разработана
в 1993 году.
| |
