|
Лабораторный практикум по СУБД Access 97
ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ ПО СУБД ACCESS 97.
ВВЕДЕНИЕ.
Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором
необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой
специалист независимо от сферы деятельности. Особенно это актуально для тех,
кто работает в информационной сфере производства, где основным сырьем и
продуктом является информация. Наиболее популярным программным продуктом,
обеспечивающим переработку данных, является СУБД Microsoft Access 97,
входящий в пакет Microsoft Office 97.
Цель настоящего практикума – изучение технологии работы в среде СУБД
Access 97, позволяющей профессионально создавать и редактировать БД
реляционного типа, а также осуществлять к ней запросы и формировать отчеты.
1. ТИПОВАЯ СТРУКТУРА ИНТЕРФЕЙСА
При работе с СУБД на экран выводится рабочее поле и панель управления.
Панель упраления при этом включает меню, вспомогательную область управления и
строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным
и зависит от конкретной установки или конкретного пользователя (установки
интефейса СУБД доступны для изменений и легко модифицируются).
Строка меню содержит все основные режимы программы. Выбрав один из
них, пользователь получает доступ к ниспадающему подменю, содержащему
перечень входящих в него команд. В результате выбора некоторых команд
ниспадающего меню появляется дополнительные подменю.
В строке состояния – статусной строке отражаются сведения о текущем режи-
ме программы, имени файла текущей БД и некоторые другие полезные сведения.
Панель инструментов предназначена для быстрого вызлва наиболее часто
употребляемых команд. Они отражаются в виде пиктограмм – значков, щелкнув мы-
шью по которым, можно вызвать на выполнение ту или иную команду. Все команды
панели инструментов можно вызвать и через главное меню.
Получение дополнительной помощи по различным командам и системе меню
СУБД возможно путем вызова справочной информации.
УПРАЖНЕНИЕ 1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПРАВОЧНОЙ ПОДСИСТЕМЫ.
Цель - научиться пользоваться справочной подсистемой СУБД Access 97.
ЗАДАНИЕ.
Ознакомиться с методами доступа к справочной подсистеме, проделать следующее:
1. Используя опцию -?- главного меню полчучить справки в разделе содержа-
ние по пунктам:
- введение в Microsoft Access 97
- получение справки
2. Используя опцию -?- главного меню полчучить справки в разделе содержа-
ние информацию о назначении всех кнопок панелей инструментов, а также
кнопок линейной и горизонтальной прокрутки.
3. Используя опцию -?- главного меню полчучить справки о назначении разде-
лов главного меню:
- раздел «Файл»: создать базу данных, открыть базу данных, сохранить,
сохранить как/экспорт, параменты страницы, предварительный про-
смотр,
- раздел «Правка»: копировать, вырезать, вставить
- раздел «Вставка»: таблица, запрос, форма, отчет.
- раздел «Окно»
- раздел «Сервис»: орфография, параметры.
2. СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ БД. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ.
2.1. Формирование структуры таблицы.
БД в Access 97 – единый большой объект, который объединяет такие основ-
ные составляющие как таблицы, отчеты, запросы, формы и позволяет их хранить в
едином дисковом формате.
Основным струтктурным компонентом БД является таблица, содержащая за-
писи определенного вида и формы. Каждая запись таблицы содержит всю необхо-
димую информацию об отдельном элементе БД. Такие отдельные структурные эле-
менты называют полями таблицы.
Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей,
из которых она должна состоять, их типов и размеров. При этом каждому полю при-
сваивается уникальное имя. Указываемый тип данных показывает СУБД, каким об-
разом нужно обрабатывать поле.
В Access 97 используются следующие основные типы полей:
- текстовый: предназначен для текстовой информации и чисел при невы-
полнении математических операций с ними
- числовой: предназначен для чисел при использовании их в математи-
ческих расчетах
- memo: предназначен для хранения произвольного текста, комментари-
ев (до 64000 сисмволов)
- денежный: предназначен для операций с деньгами
- дата/время: предназначен для хранения информации о дате и времени
- счетчик: специальное числовое поле, предназначенное для автомати-
ческого добавления уникального номера текущей записи в таблице
данных
- логический: предназначен для хранения всего двух значений «Да» и
«Нет»
- поле объекта OLE: предназначен для хранения объекта, созданного
другими приложениями (рисунок, график, диаграмма).
УПРАЖНЕНИЕ 2. ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ.
Цель – приобретение навыков создания структуры таблицы.
ЗАДАНИЕ.
Сформируйте структуру таблицы СТУДЕНТ для хранения в ней справочных све-
дений о студентах, обучающихся в ВУЗе.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ.
1. Создание новой БД:
- используя средства Windows, создайте на диске С:\ папку для файлов
вашей БД
- в Access 97 выполните команду основного меню: Файл – Создать – Но-
вая БД
- в появившемся диалоговом окне «Файл новой БД» выбирите вашу папку
и укажите основные параметры БД: тип – Базы данных Access, имя –
Sess. Щелкните по кнопке «Ок».
2. Создание таблицы БД: в окне «База данных» выбирите Таблица – Создать –
Конструктор.
3. Определение полей таблице согласно приведенной ниже информации.
Поле
Тип поля
Размер поля
Номер
Текстовое
7
Фамилия
Текстовое
15
Имя
Текстовое
10
Отчество
Текстовое
15
Пол
Текстовое
1
Дата рождения
Дата
Краткий формат
Группа
Текстовое
5
После ввода всех данных экран должен иметь следующий вид:
4. Сохранение таблицы:
- выберите в меню Файл – Сохранить
- в окне «Сохранение» введите название Студент. Нажмите «ОК»
- на запрос о введении ключевого поля ответте отказом
5. Закройте базу данных, выполнив Файл – Закрыть.
2.2. Ввод и редактирование данных в режиме таблицы.
В созданную таблицу данные могут быть введены путем использования таб-
личной формы, предоставляемой СУБД Access по умолчанию, так и с применением
специально разработанной пользовательской формы. При редактировании записей
также используются два указанных подхода.
Ввод данных в режиме таблице позволяет видеть сразу несколько записей.
При этом допускается добавление и изменение данных.
Когда данных в таблице много, целесообразно использовать некоторые быс-
тые клавиши для перемещения по записям таблицы:
- первая запись: щелчок по кнопке «Первая запись»
- последняя запись: щелчок по кнопке «Последняя запись»
- первый столбец таблицы: клавиша «Home»
- последний столбец таблицы: клавиша «End»
- на строку вверх: «Up»
- на строку вниз: «Down»
- на экран вверх: «Page Up»
- на экран вниз: «Page Down»
- в левый верхний угол таблицы: «Ctrl+Home»
- в правый нижний угол таблицы: «Ctrl+End»ъ
Для удаления записи ее необходимо выделить и нажать «Del» и выбрать в
меню Правка – Удалить. При этом во избежании удаления нужных данных необхо-
димо подтвердить удаление в появившемся окне.
УПРАЖНЕНИЕ 3. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В РЕЖИМЕ ТАБ-
ЛИЦЫ.
Цель – приобретение навыков редактирования данных в стандартной табличной
форме.
ЗАДАНИЕ.
1. Введите данные по вашей группе в таблицу СТУДЕНТ, созданную в предыду-
щем задании.
2. Используя справочную помощь, изучите основные приемы редактирования
данных в стандартной табличной форме.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ.
1. Откройте ранее созданную БД Sess:
- выполните команды главного меню Файл – Открыть
- найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелк-
нув по нему мышью
2. Откройте таблицу Студент: в появившемся окне «Sess: база данных» выбери-
те Таблица – Сутент – Открыть
3. Введите данные по вашей группе (а также по другим группам) в таблицу.
При этом на экране должна отобразиться следующая информация:
4. Отредактируйте данные в таблице: измените значения полей, удалите старые
записи, а затем добавьте новые записи.
5. Измените структуру таблицы, а конкретно – длины полей (Фамилия, Отчест-
во), воспользовавшись конструктором таблиц (Таблица - Конструктор). Изме-
ните формат отображения даты и посмотрите, как это отразится на таблице.
*Замечание: по пунктам 4 и 5 воспользуйтесь справочной информацией
6. Закройте БД, дважды выбрав Файл – Закрыть.
2.3. Разработка однотабличных пользовательских форм.
Данные в таблицу вводить и редактировать намного удобнее, если воспользо-
ваться экраном в виде бланка или формы. Такой способ ввода позволяет видеть на
экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий зна-
чение каждого поля.
В Access 97 используется специальный мастер по созданию форм следующих
видов:
в один столбец – поля выводятся на экран в виде последовательности
строк
табличная форма – поля выводяься в виде строк и столбцов
диаграмма – представляет числовые данные таблицы в виде диаграм-
мы
составная форма – объединяет в себе данные нескольких таблиц
Сформированная форма позволяет изменять, удалять, а также вводить новые
данные в вашу БД.
УПРАЖНЕНИЕ 4. СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЙ ФОРМЫ.
Цель – приобретение навыков создания простейших экранных форм.
ЗАДАНИЕ:
1. Создайте однотабличную пользовательскую форму для ввода и редактирова-
ния данных таблицы СТУДЕНТ.
2. Ознакомления с возможностями создания однопользовательских форм.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
1. Откройте ранее созданную БД Sess:
- выполните команды главного меню Файл – Открыть
- найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелк-
нув по нему мышью
2. Выберите ФОРМА – СОЗДАТЬ.
3. В окне НОВАЯ ФОРМА выберите МАСТЕР ФОРМ. В качестве источника дан-
ных выберите таблицу СТУДЕНТ.
4. Выполняйте указания мастера форм. Дайте название формы ФОРМА 1. По-
пробуйте изменить внешний вид формы, используя готовые шаблоны.
5. Откройте созданную форму и введите новые данные в БД.
6. Познакомьтесь с возможностями перемещения по таблице, представленной в
виде формы. При необходимости используйте спрвочную информацию.
7. Сохраните вашу БД.
3. ВЫВОД ДАННЫХ.
Разработка детального отчета.
Access 97 выводит информацию из БД в виде отчета (распечатки содежимого
БД). Все отчеты подразделяются на 3 категории:
простая распечатка содержимого БД
детальные отчеты – хорошо подготовленные отчеты в удобном для
пользователя виде
специальные отчеты – позволяют подготавливать почтовые наклейки и
формы писем
Отчеты позволяют надлежащим образом сгруппировать данные для более
удобной работы с ними. При этом возможно использования как стандартных
средств оформления, так и задаваемых пользователями.
УПРАЖНЕНИЕ 5. РАЗРАБОТКА ДЕТАЛЬНОГО ОТЧЕТА.
Цель – приобретение практических навыков создания детального отчета по БД.
ЗАДАНИЕ.
1. С помощью мастера создайте детальный отчет для вывода данных табли-
цы СТУДЕНТ следующего вида:
СТУДЕНТ
Фамилия
Имя
Отчество
Группа
2. Ознакомление с основными принципами создания отчетов
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ.
1. Откройте ранее созданную БД Sess:
- выполните команды главного меню Файл – Открыть
- найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелк-
нув по нему мышью
2. Выберите ОТЧЕТ – СОЗДАТЬ.
3. В окне НОВЫЙ ОТЧЕТ выберите МАСТЕР ОТЧЕТОВ. В качестве источника
данных укажите таблицу СТУДЕНТ.
4. Выполняйте указания мастера отчетов. Дайте имя отчета СТУДЕНТ. Попро-
буйте изменить внешний вид и форму отчета. При необходимости воспользуй-
тесь справкой.
5. Сохраните вашу БД.
4. ПОИСК И ОТБОР ДАННЫХ.
4.1. Команды поиска, фильтрации и сортировки.
Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей по поиску и
сортировке данных БД. К таким средства следует отнести использование комынды
«Поиск», фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.
УПРАЖНЕНИЕ 6. КОМАНДЫ ПОИСКА, ФИЛЬТРАЦИИ И СОРТИРОВКИ.
Цель – приобретение практических навыков осуществления основных операций по
поиску и сортировке данных БД.
ЗАДАНИЕ.
1. Осуществить поиск данных по всем полям в режиме формы.
2. Осуществить сортировку данных БД в режиме таблицы.
3. Осуществить фильтрацию записей БД.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ.
1. Откройте ранее созданную БД Sess:
- выполните команды главного меню Файл – Открыть
- найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелк-
нув по нему мышью
2. Окройте окно формы ФОРМА 1.
3. Находясь в ФОРМЕ 1, щелкните по содержимому поля ФАМИЛИЯ.
4. Выберите в главном меню ПРАВКА – НАЙТИ. В появившемся окне «Поиск по
полю:» введите фамилию, которую хотели бы найти. Задайте критерии поиска
и щелкните по кнопке «Найти».
5. Попробуйте осуществить поиск по разным полям и с разными критериями по-
иска. При необходимости воспользуйтесь справочной информацией.
6. Закройте окно формы и откройте БД в режиме таблицы.
7. Определите поле, по которому будут отсортированы данные. Выберите в
главном меню ЗАПИСИ – СОРТИРОВКА и тип сортировки. Повторите сорти-
ровку по каждому полю. При необходимости воспользуйтесь справочной ин-
формацией.
8. Задайте фильтр вывода данных. Для этого выберите в главном меню ЗАПИ-
СИ – ФИЛЬТР – ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР. В появившемся окне задайте формат
фильтра (укажите условия вывода данных). Затем выберите ФИЛЬТР – ПРИ-
МЕНИТЬ ФИЛЬТР.
9. Попробуйте осуществить фильтрацию данных по всем полям с заданием раз-
личных условий фильтрации.
| |
