|
Вычислительная техника в управлении на примерре управления международных связей ВГУЭС.
Владивостокский государственный университет экономики и
сервиса
Кафедра экономики и менеджмента
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Менеджмент»
на тему «Использование вычислительной техники в управлении
производством»
на примере Управления международных связей Владивостокского
государственного университета экономики и сервиса
Руководитель Е.А. Бараусова
Исполнитель А.А. Крючков, ст. гр. МН95-03
Владивосток 1997
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 6
1.1 Информация как ресурс 6
1.2 Информационные системы менеджмента 7
1.3 Компьютеры в бизнесе 9
1.4 Аппаратное обеспечение компьютеров 10
1.5 Интернет и бизнес 12
1.5.1 Происхождение Интернет 12
1.5.2 Использование Интернета в бизнесе 14
1.5.3 Электронная почта 14
1.5.4 Рассылочные списки 15
1.5.5 Удаленный доступ 16
1.5.6 Основные клиенты 17
1.5.7 Корпоративная логистика 18
1.5.8 Конкуренция 18
1.5.9 Обратная связь и поддержка клиентов 19
2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 20
2.1 Использование компьютерной техники в УМС ВГУЭС 20
2.2 Основные направления использования ВТ в УМС 22
2.3 Основные проблемы с компьютеризацией УМС 22
2.4 Методы разрешения проблем 24
2.5 Окончательные предложения 25
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 27
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 28
ВВЕДЕНИЕ
Информация, по определению, есть «полученное или приоб-
ретенное знание о конкретном факте или событии». Таким обра-
зом, информация не есть по сути простой набор фактов, цифр,
графиков или диаграмм. Информация – это знание, полученное с
целью его использования в дальнейшем. Факты, цифры и графики
не являются информацией, если они не будут использоваться в
будущем. Бесполезные данные – это не информация.
Знаменитый исследователь в области менеджмента, Генри
Минцберг, произвел однажды исследование рутинной работы ме-
неджера. То, что он обнаружил, было поразительным. Вместо дол-
госрочного планирования и определения важных задач, стоящих
перед организацией, менеджеры в основном были заняты выпол-
нением множества мелких, зачастую не связанных между собой
действий. Вместо использования компьютера как источника всей
необходимой информации, менеджеры использовали пять различ-
ных методов ее получения: документы, телефонные звонки, запла-
нированные собрания, незапланированные собрания и инспекции.
Наиболее популярными при этом были телефонные звонки и соб-
рания. Работа менеджера при общем ее обозрении оказалась хао-
тичной, фрагментированной и довольно трудоемкой. Минцберг от-
метил, что если компьютер не заменит все эти пять источников
информации хотя бы частично, работа менеджера в будущем за-
труднится еще больше. Исследование было произведено в начале
80х гг. Одной из задач данной курсовой работы является опреде-
ление, насколько изменилось положение дел в наши дни.
Исследование производилось на основе Управления между-
народных связей ВГУЭС, одного из наиболее компьютеризирован-
ных подразделений университета, целями которого являются коор-
динация, инициация, анализ и стимулирование международного
сотрудничества остальных подразделений университета. Конечной
целью этой деятельности является реформа высшего образова-
ния, даваемого ВГУЭС, на основе лучшего мирового образова-
тельного опыта и международного сотрудничества.
В соответствии с приказом ректора №28/2 от 7.02.1997 г.,
Управление включает в себя следующие административные под-
разделения:
- информационно-аналитический отдел;
- отдел по работе европейскими странами, США и Канадой;
- отдел по работе со странами АТР;
- протокольный отдел.
Функции Управления включают в себя:
? Анализ потребностей и потенциала факультетов, кафедр, от-
дельных сотрудников ВГУЭС в развитии международного со-
трудничества. Выработка рекомендаций для администрации
университета по приоритетам финансовой и иной поддержки
международных программ со стороны университета.
? Отслеживание программ международных грантов, конкурсных
программ стажировок за рубежом, международных образова-
тельных возможностях через Интернет, контакты с грантодате-
лями и зарубежными партнерами, Анализ, отбор и адресное
распространение информации о грантах и образовательных
возможностях, отвечающих интересам и потенциалу сотрудни-
ков университета.
? Консультирование сотрудников по разработке проектов грантов
и заявок на стажировки за рубежом, оценка этих проектов с уче-
том приоритетов грантодателей и зарубежных партнеров. Со-
действие в деловой переписке и поиске зарубежной информа-
ции сотрудникам, только начинающим международное сотруд-
ничество.
? Распространение информации об университете, его возможно-
стях и интересах международного сотрудничества через Интер-
нет, издательскую деятельность, переписку с зарубежными ор-
ганизациями. Контакты со средствами массовой информации,
предоставление детальной информации по индивидуальным
зарубежным запросам.
? Оповещение студентов ВГУЭС об имеющихся возможностях
участия конкурсных программ обучения за рубежом, консульти-
рование студентов по содержанию и оформлению заявок на эти
программы. Организация программ студенческого обмена, со-
вместных программ обучения с зарубежными вузами.
? Выбор зарубежного офисного и библиотечного оборудования,
наиболее перспективного для установки во ВГУЭС. Решение
вопросов таможенного оформления и оплаты этого оборудова-
ния.
? Подготовка смет международных программ. Обеспечение визи-
тов, прием иностранных партнеров и сотрудников ВГУЭС, со-
действие в организации визовой поддержки и проживания со-
трудников ВГУЭС, выезжающих в зарубежные командировки.
? Поддержание двусторонней связи с городской, краевой админи-
страциями, общественными организациями г. Владивостока в
плане перспектив международного сотрудничества.
Управление международных связей ВГУЭС имеет право са-
мостоятельно предпринимать любые действия, отвечающие це-
лям, задачам и функциям Управления, если они не противоречат
документации, регламентирующим его деятельность. Управление
поддерживает делопроизводство по всем направлениям своей
деятельности, открытое для контроля со стороны администрации, а
также хранит и систематизирует и хранит все исходящие и входя-
щие документы. В случае если какая-либо информация является
конфиденциальной, доступ к ней регламентируется распоряжения-
ми, утвержденными ректором университета.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Информация как ресурс
Информационный менеджмент появился на свет как призна-
ние факта, что информация является абсолютно необходимым ре-
сурсом для того, чтобы менеджмент был систематичен. Менедже-
ры в сфере информационного менеджмента занимаются разработ-
кой и контролем систем, обрабатывающих и распределяющих ин-
формацию. Информация обладает всеми признаками ресурса. Она
однозначно необходима для любой фирмы. Для ее сбора, хране-
ния, передачи и отображения нужны деньги. Она, как и другие ре-
сурсы, обладает определенными качествами – своевременностью,
точностью, методами представления. Системы обработки инфор-
мации могут доставлять ее с различной скоростью, с большим или
меньшим качеством, в форме текста, цифровых данных или изо-
бражений. Рассмотрим некоторые из свойств информации, кото-
рые необходимы для принятия на ее основе решений.
? Точность. Информация должна быть безошибочной и объек-
тивной. Для достижения этого могут потребоваться неоднократ-
ные и независимые друг от друга проверки.
? Своевременность. Информация должна быть доступна тогда,
когда она необходима, не позже. Запоздалая информация мо-
жет привести к дорогостоящим ошибкам и задержкам.
? Уместность. Информация должна отвечать на определенные
вопросы, ответ на которые необходим в настоящий момент.
Информация может быть точной и своевременной, но совер-
шенно не относящейся к делу.
? Форма представления. Информация должна быть представ-
лена в той форме, в которой ее обработка наиболее удобна в
настоящий момент. Часто информация, представленная в не-
удобном или незнакомом формате попросту игнорируется.
? Доступность. Информация должна быть легко доступна для
того, кому она в первую очередь необходима.
1.2 Информационные системы менеджмента
Для более эффективной организации и использования ин-
формации многими западными фирмами были разработаны ин-
формационные системы менеджмента (ИСМ). Информационная
система менеджмента – это система сбора информации, обраба-
тывающая и представляющая ее в форме, наиболее удобной для
принятия на ее основе решений, и распределяющая ее между ко-
нечными пользователями. Как указывалось выше, хорошая ин-
формация должна быть точной, своевременной, уместной, легко
доступной и представленной в необходимом формате.
Мощь информационных систем менеджмента используется
многими западными компаниями. Например, корпорация XEROX
использует свои ИСМ для посылки и получения электронной почты,
обзорных отчетов, финансовых документов, для изучения инфор-
мации по потребителям и рынкам сбыта, а также для получения
самых последних новостей. В компании 3М информационные сис-
темы менеджмента используются для капитализации сэкономлен-
ных на издержках средств и внедрения инновационных технологий.
ИСМ позволяют 3М пользоваться децентрализованной системой
управления, обеспечивающей наибольшую гибкость в принятии
решений. Это достигается за счет увязки ИСМ в региональных
представительствах компании в одну большую сеть, регулирующую
критические аспекты деятельности фирмы в целом. Данные по фи-
нансам, управлению персоналом и инженерными проектами могут
быть легко пересланы из одного представительства в другие, а
также консолидированы в штаб-квартире компании с целью полу-
чения общей картины деятельности фирмы. Подобная интеграция
децентрализованных усилий позволяет значительно экономить
время и средства.
Для разработки конкретных ИСМ необходимо прежде всего
установить цели ее создания, определить возможные ограничения,
определить источники получения информации и каналы ее редист-
рибуции, и только затем приступать к конкретному планированию.
В процессе разработки необходимо обеспечить тесные контакты
между разработчиками и собственно конечными пользователями.
Следует помнить, что целью создания информационных систем
является обеспечение информационной поддержки менеджеров
при принятии ими решений. Эта поддержка заключается в следую-
щем:
? Своевременное предупреждение менеджеров о возможных про-
блемах в будущем
? Получение информации, используемой при принятии решений
? Автоматическое принятие системой мелких решений, не тре-
бующих вмешательства менеджера
? Автоматизация рутинных операций.
Ограничения при разработке информационных систем менедж-
мента могут быть обусловлены как внешними, так и внутренними
причинами. Внешние ограничения включают в себя правовые во-
просы, запросы потребителей и нужды поставщиков. К внутренним
ограничениям относятся издержки по разработке ИМС, доступность
рабочей силы к использованию в качестве персонала, направления
политики фирмы и технические характеристики компьютера, на ос-
нове которого разрабатывается ИМС.
Следующим шагом после определения целей создания инфор-
мационной системы является ясное определение целей использо-
вания информации. Конкретные цели зависят от менеджера, кото-
рый этой информацией будет пользоваться. Некоторым нужна
сложная компьютеризированная система, для других ИМС должна
быть как можно более простой. Одним нужны только факты, другим
– информация, конкретно необходимая в текущей ситуации. По оп-
ределении целей использования информации можно определить и
источники ее получения.
Затем необходимо собственно «собрать» систему. Для этого
надо сначала обозначить все потоки информации, как то, напри-
мер, отчеты по маркетинговой деятельности и продажам, опреде-
лить способ хранения информации, метод ее ввода в систему, а
также оборудование, которое для этого будет использоваться. Так
как для решения одной задачи можно теоретически разработать
множество различных систем, то необходимо также учитывать ко-
нечную стоимость информационной системы, ее технические ха-
рактеристики и приемлемость для конкретного пользователя.
При введении системы в действие нужно научить всех потенци-
альных пользователей работе с ней, объяснить принцип ее дейст-
вия, а также показать, какие именно выгоды несет использование
системы. В дальнейшем для улучшения работы ИМС полезно так-
же производить опросы о ее работе среди сотрудников организа-
ции.
1.3 Компьютеры в бизнесе
Компьютер – это устройство, выполняющее совокупность зара-
нее заданных операций с очень высокой скоростью. Он получает
исходные данные, инструкции по их обработке, обрабатывает дан-
ные соответственно инструкциям и предоставляет результат в
форме, которая может быть прочтена и использована человеком
или другим компьютером.
Использование компьютеров вместо людей при принятии ре-
шений имеет множество преимуществ. Рассмотрим лишь несколь-
ко наиболее очевидных.
Во-первых, компьютеры обрабатывают данные с очень высокой
скоростью. Скорость современных компьютеров достигает милли-
ардов операций в секунду.
Во-вторых, с помощью компьютеров можно решать задачи,
слишком сложные для человеческого разума. Полеты в космос, на-
пример, без компьютеров были бы невозможны.
В-третьих, огромные объемы памяти позволяют хранить боль-
шие количества информации с последующей ее обработкой.
В-четвертых, компьютеры не придают эмоциональной окраски
обрабатываемым данным. Они объективно учитывают все введен-
ные факторы и ограничения, и строят на их основе неискаженную
эмоциями модель.
И, наконец, для компьютера не имеет значения, насколько ру-
тинны выполняемые им операции.
Исходя из этих характеристик компьютеров можно предполо-
жить, что наиболее полезно использование компьютеров при ре-
шении задач, требующих быстрого завершения, для очень сложных
расчетов, а также для автоматизации повторяющихся рутинных
действий. К сожалению, все еще невозможно поручить компьютеру
работу, требующую изобретательности, интуиции или других по-
добных качеств. Тем не менее, работы в области искусственного
интеллекта постепенно начинают вмешиваться и в эти области че-
ловеческой деятельности.
1.4 Аппаратное обеспечение компьютеров
Аппаратным обеспечением называется сам компьютер, а
также совместно работающее с ним оборудованием, называемое
периферийным. Компьютер и периферийное оборудование вклю-
чают в себя устройства ввода-вывода, CPU, внешние устройства
хранения информации, а также средства коммуникации. Рассмот-
рим вкратце каждое из них.
Главной частью любого компьютера является системный
блок. Внутри него расположены блок питания, плата с централь-
ным процессором (ЦП или CPU), видеоадаптер, жесткий диск, дис-
ководы гибких дисков и другие устройства ввода/вывода информа-
ции. Часто видеоадаптер и контроллеры ввода/вывода размещены
прямо на материнской плате. В системном блоке могут размещать-
ся средства мультимедиа: звуковая плата и устройство чтения дис-
ков - CD-ROM. Кроме того, в понятие "компьютер" входит клавиату-
ра и монитор. Манипулятор мышь является необязательной, но
весьма важной деталью. Теперь коротко о выборе основных ком-
понентов ПК.
Процессор. Является основным компонентом любого ПК. В
настоящее время наиболее распространены процессоры фирмы
Intel, хотя процессоры других фирм (AMD, Cyrix) составляют им
достойную конкуренцию. В настоящее время выпускаются процес-
соры серии Pentium, а все более старые модели с производства
сняты. В то же время в России имеется достаточно большой парк
машин на основе предшествующих серий, которые уже сняты с
производства. Какую же информацию несёт в себе маркировка
процессора? Рассмотрим, например, варианты 486SX-33,486DX2-
50,486DX4-100. Первые три цифры указывают на серию. DX пока-
зывает наличие в процессоре специального блока для выполнения
операций с плавающей точкой (сопроцессор), SX - на его отсутст-
вие. Следующая цифра, если она имеется, говорит о том, во сколь-
ко раз частота работы ЦП больше, чем рабочая частота остального
оборудования. Двойка свидетельствует об удвоении частоты, чет-
вёрка- об утроении. Наконец, последние две или три цифры харак-
теризуют рабочую частоту процессора. С процессором серии
Pentium дела обстоят проще. Он характеризуется только своей ра-
бочей частотой, например, Pentium-120, Pentium-200.
Системная плата. Основной характеристикой системных плат яв-
ляется их архитектура. Основными шинами до недавнего времени
считались ISA (Industrial Standard Architecture) и EISA (Extended
ISA), работающие на частоте 8 МГц и имеющие разрядность соот-
ветственно 10 и 32. Для обеспечения нормальной работы видео-
адаптеров был разработан стандарт VESA (Video Electronic Stan-
dard Association), рассчитанный на применение процессора серии
486, работающей на частоте процессора (но не выше 33 МГц) и яв-
ляющейся дополнением к шине ISA или EISA. С появлением про-
цессора Pentium была разработана самостоятельная шина PCI, ко-
торая на сегодняшний день является наиболее быстрой и перспек-
тивной.
Дисковод для гибких дисков. Существуют два стандарта: 5.25" и
3.5". На сегодняшний день большинство компьютеров поставляет-
ся с дисководом 3.5", однако при наличии большого парка дискет
5.25", можно установить второй дисковод в системный блок
Жёсткий диск (фиксированный диск, винчестер). На сегодняшний
день наиболее распространены диски объёмом от 1 до 4 ГБ. Для
большинства приложений вполне достаточно объёма 0,8-1 ГБ, од-
нако для работы с полноцветными графическими изображениями
или вёрсткой, то необходим диск в 1.5- 2 ГБ или даже больше.
Следует придать значение не только емкости диска, но и его вре-
менным характеристикам. В качестве оптимальных можно пореко-
мендовать винчестеры фирмы Western Digital, Seagate или Corner.
Оперативная память (RAM, ОЗУ). Здесь закон простой: чем
больше, тем лучше. В настоящее время трудно найти конфигура-
цию с объёмом памяти менее 4 МБ. Для нормальной работы боль-
шинства программных продуктов желательно иметь хотя бы 8 МБ
памяти. Однако следует заметить, что при увеличении ОЗУ более
чем 32 МБ быстродействие ПК увеличивается менее значительно,
и такая конфигурация необходима художникам и мультипликато-
рам.
Клавиатура. Стандартной в России является 101 - клавишная кла-
виатуры с английскими и русскими символами.
Мышь. Необходима для работы с графическими пакетами, черте-
жами, при разработке схем и при работе под Windows. Следует от-
метить, что некоторое игровое и программное обеспечение требует
наличие мыши. Основной характеристикой мыши является разре-
шающая способность, измеряемая в точках на дюйм (dpi). Нор-
мальной считается мышь, обеспечивающая разрешение 300-400
dpi. Неплохо иметь также специальный коврик под мышь, что обес-
печивает её сохранность и долговечность.
Монитор. Выбор этой части ПК следует уделить особое внимание,
поскольку от качества монитора зависит сохранность зрения пер-
сонала, работающего на компьютере, и общая утомляемость при
работе. Мониторы имеют стандартный размер диагонали в
14,15,17,19,20 и 21 дюйм. Необходимый размер диагонали монито-
ра выбирается исходя из разрешения, при котором должна вестись
работа. Так, для большинства приложений вполне достаточно
иметь 14 дюймовый монитор, который обеспечивает нормальную
работу при разрешениях до 800 на 600 точек, однако в последнее
время все большее распространение находят мониторы с диагона-
лью 15".
Звуковая карта. С одной стороны, звуковая карта не является не-
обходимым элементом компьютера, но, с другой стороны, полезно
при обучении и написании музыки, изучении языков. Простейшей
картой является Adlib, который позволяет воспроизводить только
музыку без оцифрованной речи, наиболее же распространены кар-
ты SoundBlaster различных модификаций.
CD-ROM. С одной стороны, также не являются необходимой для
функционирования компьютера частью, но становится всё более и
более популярными в связи с тенденцией поставлять профессио-
нальное, обучающее и игровое программное обеспечение на ком-
пакт-дисках.
Принтеры. Одно из наиболее часто используемых периферийных
устройств и, несомненно, одно из самых необходимых. В настоя-
щее время распространены три вида принтеров: матричные, ла-
зерные и струйные.
1.5 Интернет и бизнес
1.5.1 Происхождение Интернет
История создания Интернет началась в эпоху "холодной вой-
ны", когда после размещения советских ядерных ракет на Кубе со-
стояние обороны США перестало внушать спокойствие, и одной из
неотложных задач в сложившейся обстановке была разработка на-
дежной системы связи для передачи больших объемов данных,
необходимых для осуществления стратегического анализа и пла-
нирования.
Необходима была надежная телекоммуникационная сеть, ко-
торая продолжала бы нормально функционировать даже при фи-
зическом уничтожении значительной части линий связи. Именно
тогда Агентство Перспективного Планирования Министерства Обо-
роны США (DARPA) выступило с инициативой создания "средств
взаимосвязи пакетных сетей обработки данных".
Результатом этих усилий в 1970 году стала первая в США
компьютерная сеть с пакетной коммутацией, названная в честь по-
родившей ее организации ARPANet и связавшая два университета
штата Калифорния в Лос-Анджелесе и Санта-Барбара со Стэнд-
фордским Университетом и Университетом штата Юта в Солт Лейк
Сити. К 1972 году количество узлов выросло на порядок. Сорок
компьютерных центров могли теперь обмениваться между собой
электронной почтой, осуществлять сеансы работы с удаленными
на несколько сотен и тысячи километров машинами и передавать
файлы с данными.
В 1983 году часть ARPANET, обслуживающая военные орга-
низации, выделилась в отдельную сеть, Milnet, которая вскоре ис-
чезла из поля зрения. Оставшаяся же часть ARPANET была посте-
пенно замещена NSFnet и в 1990 году этот процесс был полностью
завершен.
В 1990 году Federal Networking Council (Федеральный Совет
по Информационным Сетям) отменил требование, заключавшееся
в том что для подсоединения к Интернет была необходима реко-
мендация какого-либо государственного органа США. Это решение
послужило началом "эпохи коммерциализации Интернет", посколь-
ку теперь любая организация могла получить доступ к Интернет
без каких либо серьезных оговорок или обоснований. Согласно
Internet Society на сегодняшний день в мире существует только
один регион, не имеющий доступа к Интернет - Центральная и Се-
верная Африка. В остальные странах и регионах, включая Антарк-
тиду, Интернет доступна либо непосредственно либо через другие
сети.
1.5.2 Использование Интернета в бизнесе
Когда-нибудь компьютерная сеть будет таким же обычным
делом как копировальный аппарат, факс, телефон и сам компью-
тер. Заниматься бизнесом, не используя сеть будет выглядеть
странным.
Сегодня Интернет охватывает порядка 3,5 миллиона соеди-
ненных между собой компьютеров, расположенных не только в
университетских и научных и военных центрах, как планировалось
изначально, но также включает в себя серверы таких известных
фирм как General Electric, McDonnel Douglas, Huges, Lokheed и мно-
гих других.
Бизнесмены идут в Интернет быстрее, чем какая-либо другая
группа пользователей. Все они находят, что Интернет может ре-
ально послужить им в проведении маркетинговых исследований,
поддержке поставщиков и клиентов, обмене коммерческой инфор-
мацией и создании совместных предприятий. С помощью Интернет
фирмы также могут разрабатывать новую продукцию, принимать
заказы, получать необходимую корреспонденцию и официальные
документы, вести специализированный информационный поиск в
соответствующих учреждениях, например, например, таких как
DIALOG Information Services Inc., Data Star, Dun & Bradstreet, Lexis-
Nexis и даже непосредственно сбывать свою продукцию.
Каковы же конкретные возможные пути использования Ин-
тернет в сфере бизнеса? Большие компании, такие как General
Electric Co. или Addison-Wesley Publishing Co. широко используют
Интернет для глобальной связи при осуществлении широкомас-
штабных проектов, требующих объединения усилий нескольких
подразделений и филиалов, а также предоставляемые сетью уни-
кальные возможности информационного доступа.
1.5.3 Электронная почта
При наиболее низкой плате за сервис, состоящей, как прави-
ло, из ежемесячной платы за арендованный канал или за доступ
через коммутируемую телефонную сеть, бизнесмены получают
доступ к коммерческим и некоммерческим сетевым услугам в США
и других странах. Электронная почта - наиболее популярный вид
услуг в Интернет. В то время как в некоторых сетях требуется не-
сколько часов или даже дней на доставку сообщения по e-mail, в
Интернет на это уходит не более нескольких минут. Межсетевые
протоколы почты обрабатывают загрузку очередей и управление
потоком сообщений автоматически.
Передача изображений по каналам e-mail стала также воз-
можной при обмене корреспонденцией благодаря разработке Мно-
гоцелевого Межсетевого Расширенного Почтового Протокола,
Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME). Протокол MIME позво-
ляет включать в почтовое сообщение факсимиле, звук, видео,
шрифты, а также символьные наборы для иностранных языков.
При этом адресат не нуждается в специальном программном обес-
печении, чтобы получить такое сообщение, а для того, чтобы иметь
возможность его прочитать, Интернет предоставляет широкий вы-
бор бесплатных утилит.
1.5.4 Рассылочные списки (mailing lists), newsgroups
Интернет не ограничивает бизнесменов одной лишь персо-
нальной перепиской. Рассылочные списки дают возможность поль-
зователю послать одно письмо в адрес группового псевдонима.
Программное обеспечение в этом случае автоматически посылает
копию этого письма каждому адресату в этом списке, экономя тем
самым время на персональную рассылку. Коммерческие организа-
ции используют такие списки, например, для того, чтобы сообщать
о новых изделиях своим интерактивным клиентам. Так как Интер-
нет также поддерживает систему newsgroups (групповые новости) в
среде телеконференций USENET, их члены могут получать сооб-
щения и статьи согласно определенному профилю их группы.
С рассылочными списками и newsgroups, не только клиенты
имеют выбор получения глобальной информации проблемного или
коммерческого характера, но и сами фирмы могут также поддержи-
вать свои собственные рассылочные списки в сочетании с
newsgroups. Таким образом, они могут находиться в состоянии по-
стоянного контакта с клиентами, регистрировать их обращения и
проводить опросы.
Например, некоторые крупные издания, типа Houston
Chronicle, The Village Voice, the New York Times and The Economist,
проводят опросы своих читателей, используя данный вид сервиса
Интернет. Компании могут также получать информацию от экспер-
тов, адреса которых внесены в специальный географический ин-
формационный рассылочный список.
Предприниматели могут присоединяться к рассылочным спи-
скам, с тем, чтобы быть постоянно в курсе обсуждаемых вопросов,
относящихся к их сфере деятельности. Например, имеются списки,
связанные с темами передачи технологии, исследования японской
деловой практики, нефтегазовой промышленности, которая вклю-
чает ежедневную регистрацию цен на нефть, что весьма актуально
для финансовых компаний при принятии инвестиционных решений.
Технология newsgroups еще более эффективна, чем рассылочные
списки и может поддерживать большее количество участников. В
то время как копия сообщения посылается каждому абоненту спи-
ска, сообщения для newsgroups посылаются каждой машине, кото-
рая подпишется к newsgroups. Таким образом, большее количество
людей в newsgroups может читать ту же самую копию статьи или
сообщения. В настоящее время сеть USENET имеет больше чем
2,000 newsgroups и более двух миллионов пользователей. Имеют-
ся newsgroups, ориентированные на операционные системы, объ-
ектом интереса других групп является прикладное программное
обеспечение и т.п.
Поскольку Интернет присоединена к глобальной Матрице се-
тей, которая включает, среди прочих, CompuServe, MCI и Bitnet,
предприниматели, имеют возможность доступа через e-mail более
чем к 20 миллионам абонентов.
За определенную плату, службы типа ClariNet дают возмож-
ность пользователям находить и выбирать то, что их интересует
среди традиционных телеграфных новостей, спортивных репорта-
жей, аналитических обзоров, синдицированных информационных
столбцов, деловых новостей, информационных бюллетеней и пр. В
сущности, абонент ClariNet получает полностью приспособленную к
его запросам газету.
1.5.5 Удаленный доступ
Электронная почта, объединенная с быстрыми интерактив-
ными протоколами типа TELNET и протокола передачи файлов
(FTP) позволяет предпринимателям продуктивно взаимодейство-
вать через среду Интернет. FTP и TELNET предоставляют клиен-
там со своих машин разделенный доступ к ресурсам соответст-
вующей удаленной машины в интерактивном режиме (on-line). FTP
дает возможность пользователям соединиться с другими компью-
терами и осуществить поиск в их каталогах публичного доступа,
копирование заинтересовавшей их информации и размещения
собственной корреспонденции. TELNET-протокол соединяет поль-
зователей с удаленной машиной и предоставляет им разделенный
доступ к ее программным ресурсам.
Посредством FTP и e-mail Интернет позволяет находящимся
на значительном расстоянии бизнесменам, ученым, государствен-
ным и корпоративным служащим обмениваться проектами доку-
ментов и комментариями и тем самым способствует быстрому при-
нятию окончательных решений.
1.5.6 Основные клиенты
Это, конечно, прежде всего, крупные промышленные пред-
приятия, включая разработчиков высоких технологий, фирмы -
производители компьютеров и оргтехники, нефтяные компании,
фармацевтические компании, предприятия здравоохранения, фи-
нансовые учреждения и банки. Рост объема передаваемой некото-
рыми из этих компаний информации превышает 100% в квартал.
По данным National Science Foundation (NSF, США) такие фирмы
как Xerox, Bell, LSI Logic имеют от четырех до шести с лишним ты-
сяч компьютеров с постоянным выходом в Интернет.
Сказанное выше вовсе не означает, что только индустриаль-
ные гиганты могут использовать Интернет. Множество малых
предприятий и частных предпринимателей пользуются услугами
Интернет через недорогих посредников. В России таковыми по-
средниками, прежде всего, являются узлы Демос Плюс и уже упо-
минавшийся узел РЕЛКОМ, а в США имеется целый ряд посредни-
ков, например, Delphi или America Online.
Во второй половине 1993 года около ста ведущих журналов
начали помещать в Интернет свои оглавления и наиболее сущест-
венные статьи и обзоры, а такой журнал как Bites and Bytes Online
ежедневно публикует свою полную электронную версию в Интер-
нет.
Само слово Интернет за последние два года стало симво-
лом. Более 54 торговых марок, содержащих слово Интернет, заре-
гистрировано в Службе Патентов и Торговых Марок США. К приме-
ру, это торговые марки систем электронной обработки данных для
финансовых служб, центров обучения и консультаций и компью-
терных коммуникаций.
Крупнейшие финансовые институты, такие как J.P.Morgan &
Co., Lehman Brothers, Pane Webber, а также Federal Reserve Board
(США) используют Интернет. По данным упоминавшегося уже NSF,
эти компании в настоящее время получают из Интернет объемы
информации, в десятки раз превышающие посылаемые в Интернет
ими самими. Это дает основание предполагать, что они используют
Интернет для проведения своих собственных финансовых иссле-
дований.
1.5.7 Корпоративная логистика
Поскольку Интернет является постоянно действующей гло-
бальной сетью, предприниматели, поставщики и клиенты имеют
возможность эффективно общаться как в асинхронном режиме, ис-
пользуя e-mail, либо систему сетевых конференций, так и в режиме
реального времени, учитывая, разумеется, разницу во временных
поясах.
В ряде случаев Интернет даже создать виртуальные компа-
нии (virtual companies), сотрудники которых могут жить и работать в
совершенно разных местах, общаясь через средства Интернет.
1.5.8 Конкуренция
Возможность располагать самой последней информацией о
рынке и своих возможностях на нем исключительно важна для биз-
несмена.
Интернет позволяет осуществить это с помощью так назы-
ваемых discussion lists - дискуссионных групп, насчитывающих в
настоящее время по оценкам экспертов порядка 3000. Некоторые
из них посвящены вопросам маркетинга, бухгалтерского учета,
public relations, использованию высоких технологий и материалов и
вопросам контроля качества. Так, в настоящее время множество
фирм используют Интернет в целях улучшения качества производ-
ства и обслуживания, находя в ряде случаев новые идеи и даже
конкретные пути их реализации.
Стратегия поиска конкурентной информации в Интернет
включает в себя следующие основные шаги:
1. Выбор удаленного севера, который содержит краткие анно-
тации по интересующей тематике и позволяет осуществлять
поиск по ключевым словам. Примеры: NewsFlash в сети
NewsNet, Dow Jones News/Retrieval.
2. Изучение аналитических инвестиционных обзоров по конку-
рентам.
3. Изучение пресс-релизов, публикуемых конкурентами.
4. Сравнительный анализ конкурентов и собственной компании
по следующим показателям: курсы акций, доход, оборот и т.п.
5. Регулярное наблюдение за конкурентами и их продукцией.
6. Изучение тенденций в отрасли. Поиск возможных "белых пя-
тен" и ниш.
7. Хранение и архивирование полученной информации на вин-
честере для дальнейшего использования.
1.5.9 Обратная связь и поддержка клиентов
Помимо всего прочего, Интернет может помочь клиентам и
покупателям получать необходимые консультации и поддержку от
фирм-производителей и сервисных служб в любое время дня и но-
чи.
Многие фирмы создают так называемые Bulletin Board
Services (BBS) для пользователей, куда помещают ответы на наи-
более часто задаваемые вопросы, тем самым используя BBS как
инструмент маркетинга. Например, Microsoft Corporation предос-
тавляет своим клиентам базу знаний, содержащую анализ конкрет-
ных примеров использования продукции фирмы, практические со-
веты, информацию о нововведениях и другие статьи о продукции
фирмы Microsoft.
2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1 Использование вычислительной техники в Управлении
международных связей ВГУЭС
Будучи одним из наиболее компьютеризированных подраз-
делений университета, Управление международных связей (далее
УМС) наиболее интенсивно использует персональные компьютеры
в своей работе. В таблице 2-1 приведено распределение парка вы-
числительных машин по отделам Управления.
Таблица 2-1.
Распределение парка вычислительных машин Управления
Наименование отдела
Используемые ПК
Пользователи
Начальник Управления между-
народных связей
Pentium 120, 16Mb, 256K,
1.6Gb, 14", Internet Access,
клавиатура, мышь, pad
Начальник УМС
Информационно-аналитический
отдел
486DX2-66, 8Mb, 126K,
520Mb, 14", Internet Ac-
cess, CD-ROM 8x, SB16,
клавиатура, мышь, pad
Главный спе-
циалист по
коммерческому
направлению.
486DX4-100, 8Mb, 128K,
800Mb, 14", Internet Ac-
cess, клавиатура, мышь,
pad
Главный спе-
циалист по ВЭД
Pentium 120, 16Mb, 256K,
1.6Gb, 14", Internet Access,
клавиатура, мышь, pad
Главный спе-
циалист по Ин-
тернет, инспек-
тор информа-
ционно-
аналитического
отдела
Pentium 120, 16Mb, 256K,
1.6Gb, 14", Internet Access,
CD-ROM 2x, SB16, кла-
виатура, мышь, pad
Инспектор ин-
формационно-
аналитического
отдела, инспек-
тор протоколь-
ного отдела
Продолжение табл. 2.1
Отдел по работе с европейскими
странами, США и Канадой
Pentium 60, 4Mb, 400Mb,
14", Internet Access, кла-
виатура, мышь, pad
Главный спе-
циалист по
американскому
направлению,
инспектор от-
дела
Отдел по работе со странами
АТР
286-18, 1 Mb, 40Mb, 14",
клавиатура
Главный спе-
циалист по ази-
атскому на-
правлению
Протокольный отдел
486DX4-100, 8Mb, 128K,
800Mb, 14", Internet Ac-
cess, клавиатура, мышь,
pad
Переводчик от-
дела, главный
специалист по
организацион-
но-
протокольному
направлению
486DX4-100, 20Mb, 256K,
800Mb, 14", Internet Ac-
cess, клавиатура, мышь,
pad
Главный инже-
нер
В данной части анализируется текущее распределение парка
вычислительной техники УМС исходя из задач отделов и целесо-
образность его замены и перераспределения.
Таблица 2-2
Оснащенность УМС периферийными устройствами
Устройство
Количество
Пользователи
Принтер Star NX-1500
1
Главный специалист по
Интернет, главный спе-
циалист по азиатскому
направлению
Принтер HP Laser Jet 6L
1
Разделенный доступ для
всех остальных
2.2 Основные направления использования вычислительной
техники в УМС
Вычислительная техника в УМС используется по следующим
направлениям (первыми приведены основные направления ис-
пользования):
? Электронная почта
Электронная почта (email) используется в УМС для ведения де-
ловой переписки с зарубежными партнерами и значительно сокра-
щает время, необходимое для установления контактов, и средства,
которые могли бы быть затрачены на международные телефонные
переговоры или факсы. В Управлении также широко используются
рассылочные листы (mailing lists), позволяющие своевременно от-
слеживать образовательные гранты. Кроме того, электронная поч-
та является одним из средств передачи информации внутри отде-
ла, если необходимо ознакомление с ней всех сотрудников отдела.
Таким образом рассылается информация о предстоящих незапла-
нированных собраниях, о прибытии иностранных делегаций и др.
? Использование Интернет
Интернет является еще одним средством, используемым для
отслеживания возможных грантов. Кроме того, он используется для
получения информации о потенциальных международных партне-
рах университета. УМС также ответственно за поддержание до-
машней страницы, посвященной международному сотрудничеству
ВГУЭС.
? Протокольная работа
Компьютеры в УМС используются также для набора и распечат-
ки необходимых в работе отдела документов и материалов.
2.3 Основные проблемы, связанные с компьютеризацией УМС
В ходе анонимного опроса, проведенного среди сотрудников
УМС, каждому сотруднику был задан следующий вопрос: «Каковы,
по Вашему мнению, основные проблемы, связанные с компьютери-
зацией отдела?». В результате был получен следующий список по-
тенциальных проблем (в порядке убывания важности):
? Острая нехватка алфавитно-цифровых печатающих устройств
(принтеров).
Как видно из табл. 2-2, УМС оснащено всего лишь двумя прин-
терами, один из которых – матричный. Это существенно затруд-
няет работу в связи с необходимостью вести большие объемы
протокольной работы и переписки. Кроме того, в случае неис-
правности лазерного принтера, работа по существу будет со-
рвана.
? Плохая организация распределения времени работы на компь-
ютерах, используемых одновременно несколькими сотрудника-
ми.
Некоторые из компьютеров УМС используются одновременно
несколькими сотрудниками, что оправдано, так как трое из них
работают лишь половину рабочего дня. К сожалению, время их
работы часто пересекается. Несмотря на то, что в обычные дни
это не создает особых трудностей, во время приема иностран-
ных делегаций (когда работы всегда много) это создает сущест-
венные неудобства.
? Медленное соединение с сетью Интернет.
Управление международных связей ВГУЭС подключено к сети
Интернет также, как и все остальные подразделения Универси-
тета. В связи с тем, что в последнее время наблюдался значи-
тельный рост количества подключенных к сети абонентов, ско-
рость соединения резко упала.
? Неудобная организация работы с локальной сетью.
УМС не подключен к общей внутренней сети университета и,
следовательно, не имеет доступа ко многим ресурсам. Компью-
теры Управления подключены только в свою локальную сеть,
изолирующую их от сети университета. Кроме того, использова-
ние этой сети очень неудобно.
? Устаревшая техника.
Из девяти используемых в Управлении компьютеров только три
можно назвать современными. Один из этих компьютеров стоит
у начальника Управления и практически используется только
для набора текстов и проверки электронной почты, в то время
как сотрудники, интенсивно использующие Интернет, вынужде-
ны довольствоваться морально устаревшими 486 машинами.
2.4 Методы разрешения проблем
В качестве метода для разрешения вышеперечисленных
проблем был использован экспертный метод принятия и обоснова-
ния решений. При этом в качестве экспертов выступали студенты
групп МН-95-03 и МН-95-02, каждый из которых получал список
проблем, перечисленных в п. 2.3 и предлагал методы их решения.
После этого список всех предложений компилировался и предос-
тавлялся всем экспертам для ранжирования в порядке степени их
пригодности в УМС (метод простой ранжировки). Каждый эксперт
также предоставлял комментарии ко всем решениям.
В таблице 2-3 представлены имена экспертов, в таблице 2-4
– обработанные результаты работы экспертов.
Таблица 2-3
Эксперты
Фамилия, имя
Группа
Ситенков Алексей
МН-95-03
Клименко Роман
МН-95-02
Горб Лилия
МН-95-03
Бутенко Ольга
МН-95-03
Петров Вячеслав
МН-95-02
Таблица 2-4
Предложенные решения по результатам ранжирования
Проблема
Предложенные решения
Ранг
Нехватка принтеров
Покупка дополнительных принтеров
Улучшение организации работы с
имеющимися принтерами
Плохая организация ра-
боты на компьютерах,
используемых несколь-
кими сотрудниками
Составление долгосрочного расписа-
ния работы
Покупка дополнительных компьюте-
ров
Сокращение штатов
Продолжение табл. 2.4
Медленное соединение с
сетью Интернет
Переход на модемное подключение
Перенос режима работы с Интернет
на утренние и вечерние часы (время
низкой загрузки сети)
Обновление парка ЭВМ
Неудобная организация
работы с локальной се-
тью
Произвести унификацию локальной
сети
Прямое подключение к локальной се-
ти ВГУЭС
Устаревшая техника
Обновление парка устаревшей ком-
пьютерной техники
Upgrade компьютеров с низкой степе-
нью морального износа
2.5 Окончательные предложения
С учетом предложений экспертов мною были предложены
следующие меры по разрешению проблем.
1. Необходимо срочное обновление части парка компьютерной
техники. В частности, подлежит немедленному списанию и за-
мене 286 компьютер. При наличии достаточных средств реко-
мендуется постепенно, но в короткие сроки прекращать экс-
плуатацию 486х машин с заменой их на более современные
компьютеры.
2. При отсутствии средств на покупку новой компьютерной техники
рекомендуется произвести upgrade 486 машин до Pentium. Это
обойдется гораздо дешевле, нежели покупка новой техники, од-
нако не будет иметь долгосрочного эффекта. Кроме того, реко-
мендуется расширить объем оперативной памяти у машин с
8Mb до 16Mb.
3. Покупка дополнительных принтеров. Необходимо приобрести
по меньшей мере еще один лазерный принтер, который мог бы
заменить первый в случае неисправности, а также снизил бы за-
грузку первого принтера.
4. Перераспределение пользователей вычислительной техники.
Более мощные компьютеры должны использоваться в первую
очередь для работы с сетью Интернет, в то время как менее
мощные – для работы с документами и электронной почтой.
Сюда же входит и перераспределение времени работы некото-
рых сотрудников с целью разработки более удобного и менее
конфликтного расписания.
5. Унификация локальной сети. Унификация позволит наладить
более удобную работу с ресурсами Университета и подключит к
ним ресурсы Управления.
6. Остальные из предложенных решений либо не совсем адекват-
ны для нужд Управления (как сокращение штатов), либо излиш-
не дорогостоящи (переход на модемное подключение).
Заключение
В условиях рыночной экономики информация выступает как
один из основных товаров. Успех коммерческой и предприниматель-
ской деятельности связан с муниципальными, банковскими, бирже-
выми информационными системами, информатизации об оптовой и
розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и
занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, разви-
тием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной ин-
формации, электронной почты, электронного обмена данными и др.
Управленческая деятельность выступает в современных усло-
виях как один из важнейших факторов функционирования и разви-
тия фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соот-
ветствии с объективными требованиями производства и реализа-
ции товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением ро-
ли потребителя в формировании технико-экономических и иных
параметров продукции. Большую роль играют также, изменения в
организационных формах и характере деятельности фирм, повы-
шение значения транснациональных корпораций в международных
хозяйственных связях.
Изменения условий производственной деятельности, необхо-
димость адекватного приспособления к ней системы управления,
сказываются не только на совершенствовании организации, но и на
перераспределении функций управления по уровням ответственно-
сти, формам их взаимодействия и т.д. Все это требует от фирм
адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противо-
речий в экономическом и научно-техническом процессах.
Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к
новым концепциям в организации информационных служб. Благода-
ря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам
информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим
местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов,
инженеров и других категорий работников. Совершенствуются пер-
сональные системы обработки данных, упрощается документообо-
рот, внедряются автоматизированные рабочие места на базе персо-
нальных компьютеров. На этой основе в 80-х годах наметилась тен-
денция развития информационно-вычислительной техники.
Подходя к современным требованиям, предъявляемых к каче-
ству работы управленческого звена коммерческой компании, нель-
зя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от
уровня оснащения офиса компании электронным оборудова-
нием, таким, как компьютеры, средства связи, копироваль-
ные устройства.
В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое
электронное оборудование, связанное с их использованием в каче-
стве инструмента для делопроизводства и рационализации управ-
ленческого труда. Их использование в качестве информационных
машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее
время становится основным видом их применения, позволяет со-
кратить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых
и производственных проектов, а также облегчает процесс управле-
ния и производства.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Локальные вычислительные сети. Справочник. Под ред. С.В.
Назарова. М.: "Финансы и статистика",1994
2. Колесник А.П. Компьютерные системы в управлении финан-
сами. - М.: "Финансы и статистика",1994
3. W.H. Cunningham, R.J. Aldag, S.B. Block. Business in a Chang-
ing World. South-Western Publishing Co., 1993
4. W.J. Baumol, A.S. Blinder. Economics: Principles and Policy. The
Dryden Press, 1994.
| |
