Етичний аудит: базові підходи
Зрозуміло, що постійне вдосконалення вимагатиме не тільки визнання динамічності внутрішнього та зовнішнього бізнес-середовища і реалізації дій, що забезпечують необхідну пристосованість, гнучкість, адаптивність стратегії діяльності підприємства. Успішність на ринку сьогодні неможлива без чіткого усвідомлення своє місії, стратегічних та тактичних цілей, визначення пріоритетів діяльності. Можна збільшити продуктивність виробництва до економічно обумовленої границі, проте в подальшому ріст капіталізації компанії здебільшого залежить від сприйняття її ринком, тобто від суб’єктивних відносин до неї. За даними одного із світових лідерів в сфері управлінського консалтингу компанії “Ернст і Янг”, від 30% до 50% успіху підприємства – в його діловій репутації. Вартість репутації складає в середньому 20-25% ринкової вартості компанії, іноді досягаючи і 85% позначки. Репутація компанії має багато складових. Наприклад, фінансова – суттєво впливає на можливість залучення нових джерел інвестування розвитку бізнесу, сервісна – на визнання споживачами, кадрова – на відносини з власними чи потенційними співробітниками. І в цьому сенсі етичний аудит діяльності компанії має звести разом всі можливі фактори, що визначають загальну репутацію компанії та, врешті-решт, впливають на успішність її бізнесової діяльності. Сфера етичних відносин не є відповідною для кількісних вимірювань, оскільки має справу із людськими відносинами, моральними настановами та цінностями. Цю сферу не можна виразити цифрами, або перевірити за допомогою експерименту, її характеризують за допомогою якісних показників, які можна тільки відчути та усвідомити. Навряд можна очікувати від етичного аудиту чіткого виміру етичних цінностей організації і відповідного висновку, що етичні цінності компанії відповідають прийнятним нормам. Проте знання про етичний орієнтир компанії можуть суттєво вплинути як на реалізацію сьогоденних тактичних цілей, так і на створення довготермінової стратегії розвитку.Таким чином, етичний аудит можна визначити як процес перевірки і контролю внутрішньої та зовнішньої бізнесової спроможності підприємства до успішної діяльності на основі етичних норм та цінностей, що мають бути обумовленими інтересами всіх зацікавлених в розвитку бізнесу учасників. Впровадження етичного аудиту дозволить підтвердити прозорість та відповідність діяльності підприємства вимогам зовнішнього середовища, які мають етичну природу, та проаналізувати вплив внутрішніх етичних цінностей та норм підприємства на досягнення бізнесового успіху. Структура процесу етичного аудиту компаніїДосвід закордонних компаній по реалізації етичного аудиту свідчить, що аналіз внутрішньої та зовнішньої спроможності підприємства до успішної діяльності на основі етичних норм та цінностей передбачає:
· визначення сукупності показників, що можуть свідчити про подальше вдосконалення діяльності компанії;· аналіз наявних цінностей в діяльності компанії;· аналіз очікувань споживачів, співробітників, громадської спільноти, акціонерів, постачальників, партнерів від діяльності компанії. Основна увага цього аналізу має бути спрямована на очікування, що поки не справдилися;· формулювання цінностей та норм, що найбільше очікуються всіма зацікавленими в розвитку бізнесу учасниками від поведінки компанії на ринку;· аналіз специфічних проблем компанії, що, наприклад, можуть бути пов’язані з галузевою діяльності (тютюнова індустрія), операційною стратегією (географічна розпорошеність та національна неоднорідність) та ін.;· аналіз політики управління персоналом (систем прийому на роботу, звільнення, оцінки, мотивації, навчання);· визначення найбільш проблемних сфер діяльності компанії, що містять етичну складову. Таких, наприклад, що можуть свідчити про надмірну авторитарність, закритість, невиправдану жорсткість в прийнятті управлінських рішень.
Таким чином, етичний аудит орієнтований на цінності та норми, що обумовлюють повний спектр відносин між співробітниками всіх рівнів прийняття рішень, громадською спільнотою, акціонерами, постачальниками, партнерами, споживачами, а також визначають пріоритети бізнесового розвитку, з точки зору їхнього впливу на майбутні досягнення та поразки компанії. Треба зауважити, що хоча цінності, внутрішні процедури та зовнішні норми поведінки мають задовольняти всіх зацікавлених в розвитку бізнесу учасників, проте компанія сама визначає базову сукупність організаційних цінностей, що стає основою для її подальшого організаційного розвитку та вдосконалення. Таким чином, етичний аудит можна умовно представити у вигляді трьох послідовних взаємопов’язаних етапів аналізу цілісності, ефективності, адаптивності цінностей, стандартів та напрямків поведінки компанії.
Схема проведення етичного аудиту
Джерелами інформації при проведенні етичного аудиту можуть бути результати анкетування, опитування, вибіркових інтерв’ю, фокус-груп, нормативні внутрішні документи підприємства, статистичні звіти, незалежні свідчення - про репутацію підприємства, про його сприйняття ринком. Перший етап етичного аудиту - “цілісність” Перший етап аудиту має перевірити цілісність політики, філософії, моральних цінностей та етичних норм компанії. В сучасному бізнес-середовищі значна кількість компаній, особливо в розвинених країнах, має документально зафіксоване тлумачення політики, що здійснюється компанією, визначену сукупність відповідних норм і стандартів поведінки. Такий документ, називається корпоративним етичним кодексом.Як правило, кодекс охоплює весь спектр виробничої політики компанії. Наприклад, в нього можуть бути включені вимоги до кваліфікації співробітників на різних посадах, правила прийому на роботу, заходи щодо первинної адаптації нових співробітників і т. ін. Крім того до кодексу включаються норми, спрямовані на розширення філософських концепцій, визначених в місії компанії. Наприклад, в кодексі лікувального закладу може бути закладена норма про неприпустимість відмови у наданні медичної допомоги через нестачу фінансових ресурсів пацієнта. Підприємство сфери послуг може проголосити норму, що клієнт завжди правий. Таким чином, саме ці норми охоплюють притаманні менеджерам загальні моральні настанови та цінності.Проте численні українські компанії часто ще не мають корпоративного кодексу, чітко визначених місії та стратегічних пріоритетів розвитку. Тоді для визначення критеріїв етичного аудиту необхідно проаналізувати первісну мету створення підприємства, визначити пріоритети його діяльності.Таким чином, розпочатися цей етап етичного аудиту має визначенням системи етичних цінностей та нормативів, яке зумовлює спільне усвідомлення вищим керівництвом та співробітниками компанії важливості етичних цінностей та норм. Можна сказати, що етичні цінності та нормативи бізнесу є незмінними вже багато років: чесність, непідкупність, порядність і т. ін. Проте не проголошення, а впровадження в бізнесову практику цих якостей є справою значно складнішою. Головна увага на цьому кроці приділяється чинникам, що мають найбільш значний практичний вплив на бізнесовий успіх. В процесі аудиту необхідно звернути увагу на наступні чинники:
· усвідомлення вищим керівництвом компанії впливу етичних складових бізнесової стратегії на успішність діяльності підприємства в цілому; · поширеність, зрозумілість та підтримка проголошених етичних цінностей та норм компанії серед співробітників компанії;· активність, ясність та відкритість політики керівництва компанії щодо утвердження високих етичних стандартів та норм; · обізнаність всіх зацікавлених в розвитку бізнесу учасників з етичними цінностями та нормами компанії.
Виділення сукупності етичних цінностей та нормативів дозволяє розпочати аналіз існуючих в компанії бізнесових процесів та структур, що підтримують і розвивають цю сукупність. Зрозуміло, досить важко з’ясувати, як саме теоретичні, навіть проголошені, постулати впливають на реальний бізнес. Проте, якщо етичні зобов’язання визнаються невід’ємною складовою у досягненні цілей бізнесу, то їхнє втілення у бізнесову практику стає таким же необхідним, як і реалізація фінансової стратегії підприємства.Необхідною складовою в реалізації цього етапу етичного аудиту є виділення комунікаційних каналів, щоби з’ясувати, яким чином розповсюджується інформація, як саме стає відомо про цілі, стратегію, процедури й норми, прийняті в компанії. Такий аналіз дозволить відрізнити проголошені етичні цінності та нормативи, що мають лише офіційний, формальний характер, від тих, що дійсно стали нормою щоденної бізнесової практики, розділяються і приймаються всіма співробітниками, від вищого керівництва до операційних менеджерів. Аналіз комунікаційних каналів дозволить також з’ясувати, чи існує ефективний зворотний зв’язок, що забезпечує еволюцію етичних цінностей та нормативів у відповідності до змін зовнішнього середовища та внутрішнього розвитку бізнесу.Головними критеріями аналізу можуть бути:
· доступність вичерпної та ясної інформації щодо особливостей виробничої політики, впровадження стандартів поведінки, рекомендацій з процедур вирішення проблем для всіх зацікавлених в розвитку бізнесу учасників;· наявність організаційних механізмів, що забезпечують можливість відкритого обговорення спільних проблем компанії, заохочують конструктивну критику.На завершення даного етапу етичного аудиту необхідно провести аналіз управлінських компетенцій менеджерів компанії. Саме відповідні професійні та лідерські якості дозволяють ефективно реалізовувати як індивідуальні здатності менеджерів, так і їхні владні повноваження щодо усвідомлення всіма співробітниками індивідуальної та корпоративної відповідальності у просуванні та впровадженні етичних цінностей компанії, реалізації високих етичних стандартів діяльності. Можна запропонувати наступні показники як критерії для аналізу:· активне залучення як управлінців вищої ланки прийняття рішень, так і всіх співробітників у розробку етичних цінностей та нормативів компанії;· визнання всіма зацікавленими в розвитку бізнесу учасниками управлінців вищої ланки підприємства як осіб, що поєднують високі професійні та моральні якості та можуть слугувати зразками етичної поведінки;· розуміння всіма управлінцями необхідності просування та впровадження високих етичних стандартів діяльності через реалізацію всього комплексу владних повноважень та індивідуального авторитету.
Другий етап етичного аудиту - “ефективність”Другий етап етичного аудиту має підтвердити ефективність управлінської структури компанії. Задача аудиту проаналізувати, наскільки співробітники компанії усвідомлюють та підтримують ролі, що їм визначені, чи дійсно управлінські рішення, що приймаються співробітниками компаній, мають етичну складову. Рекомендації цього етапу аудиту дозволять визначити перелік заходів, які підсилять систему етичних принципів і моральних настанов для забезпечення основи прийняття ефективних управлінських рішень.Розпочати другий етап етичного аудиту доцільно аналізом особливостей організаційної управлінської структури підприємства. Необхідно визначити, наскільки чітко усвідомлюється всіма співробітниками зміст їхніх посадових обов’язків, приймаються відведені їм ролі, визнаються зв’язки щодо посадової підпорядкованості та звітності, чи відповідають ці визнання та усвідомлення очікуванням вищого керівництва. Зміст цього процесу визначає й перелік критеріїв, що може використовуватися для аналізу:
· чітке дотримання процедур прозорості в прийнятті управлінських рішень, їх зрозумілість і обґрунтованість;· конкретні процедури впровадження управлінських рішень;· чітко визначена сукупність інформації про посадові обов’язки, права та зобов’язання;· чітко визначена та прозора політика прийому на роботу та призначення на більш високі посади, що прийнятна як для нових членів колективу, так і для співробітників, що отримують службове підвищення;· чітко визначені положення щодо підпорядкування та делегування повноважень, процедури контролю та звітності;· свідчення, що вище управлінське керівництво має необхідний авторитет і владу встановлювати та контролювати дотримання етичних норм та стандартів;· наявність відповідних процедур документації управлінських рішень.
В подальшому необхідно перевірити відповідність функціональних систем і процесів визначеном раніше етичному кодексу, стратегії розвитку, корпоративній політиці, процедурам, ролям, відповідальностям, та визначає чи існує можливість контролювати, переглядати та виправляти функціональні системи та процеси в разі необхідності. В цьому випадку сукупність критеріїв може бути наступною:
· прозорі, зрозумілі, чітко визначені основні принципи та положення щодо конфлікту інтересів, задоволення скарг, отримання подарунків чи виявлення вдячності та гостинності;· ефективні процедури зберігання ключової інформації, що може вплинути на етичну складову функціональних систем і процесів;· ефективні процедури контролю управлінських рішень, особливо, коли рішення приймається одноосібно;· визначення рівню функціонального ризику, що є прийнятним для ефективної роботи в бізнес-середовищі, проте гарантує дотримання раніше визначених етичних цінностей та нормативів.
Завершити даний етап етичного аудиту доцільно аналізом ситуацій, що можуть трактуватися неоднозначно в етичному сенсі, контролю відповідних управлінських рішень, наявності процедур по створенню та закріпленню правильної етичної поведінки співробітників. Критерії оцінки можуть включати:
· чітке визначення проблемних в етичному сенсі ситуацій, усвідомлення співробітниками можливих наслідків прийняття управлінських рішень; · наявність механізму вирішення складних етичних ситуацій, готовність детального їхнього аналізу, щоби знайти відповідне найкраще рішення;· можливість отримання кожним співробітником в разі необхідності відповідної етичної консультації, рекомендації щодо найкращої поведінки в проблемній ситуації;· регулярні перевірка та контроль і загальних, і специфічних чинників, що обумовлюють корпоративні етичні якості та нормативи;· можливість навчання співробітників, роз’яснення їм особливостей політики компанії, прийнятих етичних цінностей та стандартів поведінки; · ефективне використання зворотного зв’язку: аналіз набутого досвіду, вдосконалення процедур розв’язання проблемних ситуацій, розробка нових стандартів поведінки, відповідних до швидкозмінних умов бізнес-середовища.
Третій етап етичного аудиту - “адаптивність” Останнім, третім етапом етичного аудиту є визначення та детальний аналіз механізмів, що забезпечуючи адаптивність бізнес-системи в цілому, сприяють утвердженню і поширенню високих етичних стандартів ведення бізнесу. Розпочати третій етап етичного аудиту пропонується визначенням впливу прийнятих стандартів на всі бізнесові операції. Показниками позитивного впливу можуть бути наступні чинники:
· усвідомлення, утвердження та розвиток високих етичних стандартів ведення бізнесу є частиною корпоративного бачення, складової стратегії, що підтримується всіма співробітниками компанії;· етичні стандарти є складовими всіх процесів прийняття та контролю управлінських рішень;· етичні стандарти є складовими всіх відносин із усіма зацікавленими в розвитку бізнесу учасниками.
Продовженням заключного етапу аудиту має стати аналіз етичних складових у людських відносинах. Увага має бути спрямована на те, яким чином відбувається утвердження етичних цінностей та норм. Критеріями оцінки може бути наступна сукупність показників:
· наявність дієвої політики активного розповсюдження та утвердження етичних стандартів в повсякденній практиці;· свідчення підтримки співробітників з боку вищого керівництва, що сприяють розповсюдженню та утвердженню етичних стандартів;· спрямованість загальної політики компанії на прозорі та зрозумілі відносини між співробітниками, громадська нетерплячість до пліток, наговорів;· навченість менеджерів, особливо менеджерів вищої ланки, надати вичерпне роз’яснення про природу тих чи інших етичних норм, здійснити ефективну консультацію щодо особливостей застосування корпоративних етичних стандартів.
Адаптивність компанії до вимог швидко змінного середовища неможлива без постійного навчання та розвитку персоналу. Завершенням етичного аудиту має стати аналіз потреб компанії у навчанні, яке сприяло би розвитку, впровадженню та утвердженню етичних засад ведення бізнесу.Критерії, що використовуються для такого аналізу:
· включення до програм адаптації для співробітників, що прийняті на роботу в компанії або отримали призначення на нову посаду, спеціальних розділів про етичні цінності, норми, процедури, прийняті в компанії;· включення до спеціалізованих програм навчання тем, що сприяють розумінню необхідності дотримання етичних засад ведення бізнесу, усвідомленню значного впливу етичних чинників на економічні показники успішності компанії;· наявність механізмів аналізу результатів програм навчання,;· перегляд і оновлення програм навчання у відповідності до нових умов і потреб зовнішнього середовища.
Особливості процесу етичного аудитуЗазначимо одну з найбільших загроз у запровадженні етичного аудиту. Якщо реалізація визначених етапів не носитиме характер самоаналізу, буде досить зверхня, то етичний аудит може переродися з управлінського заходу, спрямованого на розвиток бізнесу, на рекламну акцію. Шкода від проведення такого формального аудиту не обмежиться відсутністю реальних позитивних змін в компанії. Значно більший негативний вплив на всіх зацікавлених в розвитку бізнесу учасників буде мати їхнє усвідомлення формальності проголошених спрямувань на постійне вдосконалення, наявність у вищого керівництва компанії подвійних стандартів у реалізації етичних принципів.Діяльність компанії має бути таким чином організована, щоби заохочувати правильну поведінку, а аудит має сконцентруватися на тих чинниках, де впровадження етичних норм затримується, а етичні цінності невизначені через особливості діяльності. Етичний аудит не передбачає кінця процесу. Визначення, яким чином змінюється, підсилюється бізнесова практика завдяки етичним цінностям і нормативам, фактично стає його початковим етапом. Аудит не спрямовується тільки на констатацію сильних та слабких сторін компанії. Оскільки аудит - інтерактивний процес, то поширення його результатів в компанії, має започаткувати процеси самопізнання, обговорення, розробки нових пропозицій для подальшого вдосконалення та, можливо, встановлення нових цілей. Треба підкреслити, що аудит це діалектичний, а не циклічний процес. Оскільки він завжди спрямований на зміну – покращення бізнесової практики, втілення результатів аудиту мають вивести компанію на новий рівень виробництва, сервісу, фінансових здобутків, визнання партнерами. Таким чином, етичні цінності та норми можуть бути переглянуті, стати ще більш жорсткими, вимогливими.Необхідно зазначити, що останнім часом запровадження етичного аудиту стає все більш поширеним в світі. Наслідком гучних фінансових скандалів у США стало те, численні американські корпорації вводять сьогодні керівну посаду управителя, чиїми посадовими обов’язками є нагляд за дотриманням та сприяння утвердженню етичних норм в повсякденній діяльності співробітників. Хоча для більшості європейських компаній подібна практика є досі незвичною, наявність етичного корпоративного кодексу вважається в Європі невід’ємною складовою успішної діяльності компанії.